seguimiento_estrategia_racionalizacion_consolidado_2do_cuatrimestre_2022.xls

	B	C	D	E	F	G	H	I	K	L	M	N	O	P	R	S	T	U	V	W	X	Y	Z	AA	AB
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2	Nombre de la entidad:		UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA
3									Orden:			Territorial
4	Sector administrativo:		No Aplica						Orden:			Territorial
5	Sector administrativo:		No Aplica
6									Año vigencia:			2022
7	Departamento:		La Guajira						Año vigencia:			2022
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11	Municipio:		RIOHACHA
12	Municipio:		RIOHACHA							Fecha		07 de septiembre de 2022
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14	DATOS TRÁMITES A RACIONALIZAR					ACCIONES DE RACIONALIZACIÓN A DESARROLLAR							PLAN DE EJECUCIÓN					MONITOREO				SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
15	Tipo	Número		Nombre	Estado	Situación actual	Mejora a implementar	Beneficio al ciudadano y/o entidad		Tipo racionalización	Acciones racionalización		Fecha inicio	Fecha final racionalización	Fecha final implementación	Responsable	Justificación	Monitoreo jefe planeación	Valor ejecutado (%)	Observaciones/Recomendaciones	Justificación	Seguimiento jefe control interno	Observaciones/Recomendaciones
16	Plantilla Único - Hijo	72755		Grado de pregrado y posgrado	Inscrito	El estudiante en proceso de graduación debía recoger las firmas físicas que autorizaban su paz y salvo en materia financiera, académica, biblioteca, bienestar universitario, para proceder a autorizar su volante de pago de derecho a grado.	Desarrollo de una aplicación digital para facilitar la Interoperabilidad entre dependencias que aportan las certificaciones que habilitan al estudiante para el pago del derecho a grado.	Es estudiante ya no deberá hacer largas filas para obtener las certificaciones firmadas por las diferentes Dependencias que legalizan su estado en la universidad, mejorando el tiempo del trámite, costos de transporte y el seguimiento se podrá hacer de manera virtual		Tecnologica	Interoperabilidad interna		01/02/2022	22/12/2022	01/09/2022	Ofician de Admisiones Registro y Control Académico		Sí	100			Si	Respondió	Pregunta	Observación
17																							Si	1. ¿Cuenta con el plan de trabajo para implementar la propuesta de mejora del trámite?	Se pudo verificar que cuentan con el plan de trabajo para realizar la mejora del presente tramite, el cual culmina con la racionalización de este.
18																							Si	2. ¿Se implementó la mejora del trámite en la entidad?	Se cuenta con las evidencias donde se pudo constatar que la mejora se encuentra implementada.
19																							Si	3. ¿Se actualizó el trámite en el SUIT incluyendo la mejora?	Se cuentan con las evidencias de respaldo de la actualización del trámite en la plataforma SUIT.
20																							Si	4. ¿Se ha realizado la socialización de la mejora tanto en la entidad como con los usuarios?	Se cuenta con las evidencias que dan muestra de la socialización del trámite con las partes interesadas.
21																							No	5. ¿El usuario está recibiendo los beneficios de la mejora del trámite?	Al momento de realizar el seguimiento, no se presentaron evidencias que den respuesta a la pregunta.
22																							No	6. ¿La entidad ya cuenta con mecanismos para medir los beneficios que recibirá el usuario por la mejora del trámite?	Al momento de realizar el seguimiento, no se presentaron evidencias que den respuesta a la pregunta.
23	Plantilla Único - Hijo	74830		Reingreso a un programa académico	Inscrito	El estudiante hacia la solicitud a través de un oficio o correo electrónico al consejo de factultad que le compete. En el caso del oficio era necesario dirigirse directamente a la facultad para entregar la solicitud.	Desarrollo de una aplicación digital para facilitar la Interoperabilidad y proceder a realiza la solicitud a través de la plataforma de mi campus (SMA) la cual entregara esta solicitud vía correo electrónico.	El usuario se ve beneficiado en la reducción de pasos para hacer la solicitud al no tener que buscar el correo al cual escribirá la solicitud, sino que en la plataforma realiza inmediatamente la acción. Reducción en los costos de transporte por la oportunidad de hacer el trámite de manera virtual por la página de mi campus de la Universidad.		Tecnologica	Radicación, y/o envío de documentos por medios electrónicos		01/02/2022	22/12/2022	01/09/2022	Oficina de Admisiones Registro y Control Académico		Sí	100			Si	Respondió	Pregunta	Observación
24																							Si	1. ¿Cuenta con el plan de trabajo para implementar la propuesta de mejora del trámite?	Se pudo verificar que cuentan con el plan de trabajo para realizar la mejora del presente tramite, el cual culmina con la racionalización de este.
25																							Si	2. ¿Se implementó la mejora del trámite en la entidad?	Se cuenta con las evidencias donde se pudo constatar que la mejora se encuentra implementada.
26																							Si	3. ¿Se actualizó el trámite en el SUIT incluyendo la mejora?	Se cuentan con las evidencias de respaldo de la actualización del trámite en la plataforma SUIT.
27																							Si	4. ¿Se ha realizado la socialización de la mejora tanto en la entidad como con los usuarios?	Se cuenta con las evidencias que dan muestra de la socialización del trámite con las partes interesadas.
28																							No	5. ¿El usuario está recibiendo los beneficios de la mejora del trámite?	Al momento de realizar el seguimiento, no se presentaron evidencias que den respuesta a la pregunta.
29																							No	6. ¿La entidad ya cuenta con mecanismos para medir los beneficios que recibirá el usuario por la mejora del trámite?	Al momento de realizar el seguimiento, no se presentaron evidencias que den respuesta a la pregunta.
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