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1 | FUNDAÇÃO SANTO ANDRÉ | |||||||||||||||
2 | COMITÊ GESTOR DE ACERVO INSTITUCIONAL | |||||||||||||||
3 | TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS | |||||||||||||||
4 | PROCESSOS DOS SETORES: | SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO, ARRECADAÇÃO, DIPLOMAS, COBRANÇA JURÍDICA | ||||||||||||||
5 | PRAZOS DE GUARDA | |||||||||||||||
6 | SETOR-RAIZ DO DOCUMENTO | DOCUMENTO | FASE CORRENTE | FASE INTERMEDIÁRIA | DESTINAÇÃO FINAL | BASE LEGAL | ||||||||||
7 | (SETORES DIRETAMENTE RELACIONADOS) | [RECOMENDADO] | [RECOMENDADO] | [REALIZADO] | ||||||||||||
8 | SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO | ANÁLISE DE GRADE (TRANSFERÊNCIA INTERNA E TRANSFERÊNCIA EXTERNA) | Manter enquanto o aluno mantiver o vínculo com a IES | 5 anos | Arquivado permanentemente no prontuário digital do aluno (Sistema E2doc / Sistema TOTVS) | 125.23, 134.23, 144.23 (TTD-IFES) | ||||||||||
9 | SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO | ATESTADO DE VINCULO | 5 anos | Guarda Permanente | Prazo indeterminado. Arquivado permanentemente. | 125.131 (TTD-IFES) | ||||||||||
10 | SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO | ATIVIDADES COMPLEMENTARES | Enquanto vigora | * | Prazo indeterminado. Arquivado permanentemente. | 122.32 (TTD-IFES) | ||||||||||
11 | SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO | CERTIFICADO DE CONCLUSÃO DE CURSO (GRADUAÇÃO E PÓS-GRADUAÇÃO) | 5 anos | 5 anos | Não é arquivado. É entregue ao aluno. Porém Sistema TOTVS gera um relatório com os dados, que é arquivado permanentemente em sistema informático, acessível via consulta. | 125.422, 144.422 (TTD-IFES) | ||||||||||
12 | SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO (ARRECADAÇÃO; COBRANÇA JURÍDICA) | COMPROVANTE DE ENDEREÇO DO ALUNO (MATRÍCULA E PRONTUÁRIO DO ALUNO) | Manter enquanto o aluno mantiver o vínculo com a IES | * | Original físico arquivado permanentemente; cópia física eliminada; cópia digitalizada no ESTEC e2Doc; envio nato-digital pelo Sistema TOTVS, dados arquivados permanentemente | 125.43, 144.43 (TTD-IFES) | ||||||||||
13 | SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO | CONTEÚDO PROGRAMÁTICO (TRANSFERÊNCIA EXTERNA) | 10 anos | 10 anos | Arquivado permanentemente no prontuário digital do aluno (Sistema e2doc / Sistema TOTVS) | 125.33, 135.34, 144.33, 436.32, 446.32, 456.32 (TTD-IFES) | ||||||||||
14 | SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO | CONTEÚDO PROGRAMÁTICO | 10 anos | 10 anos | Arquivado permanentemente no prontuário digital do aluno (Sistema e2doc / Sistema TOTVS) | 125.33, 135.34, 144.33, 436.32, 446.32, 456.32 (TTD-IFES) | ||||||||||
15 | SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO | CONTRATO (MATRÍCULA) | Manter enquanto o aluno mantiver o vínculo com a IES | 5 anos | Via física arquivada permanentemente; cópia digitalizada no Sistema ESTEC e2Doc arquivamento dos dados no Sistema CRM e no Sistema TOTVS | 125.21, 134.21, 144.21 (TTD-IFES); Lei nº 8.078/1990 – Código de Defesa do Consumidor (regulamenta o contrato de prestação de serviços educacionais); Lei n.º 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais), art. 7º, inciso V, art. 11, incisos IIa e IIb, e art. 50; Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, §5°, inciso I | ||||||||||
16 | SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO | CONTROLE DE APLICAÇÃO DE PROVAS | Manter até a homologação do evento ou a conclusão do caso | 1 ano | Arquivado durante 2 anos | 125.113, 134.113 e 144.113 (TTD-IFES) | ||||||||||
17 | SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO | DECLARAÇÃO DE VÍNCULO COM OUTRA INSTITUIÇÃO (TRANSFERÊNCIA EXTERNA) | Manter enquanto o aluno mantiver o vínculo com a IES | Guarda Permanente | Arquivado permanentemente no prontuário digital do aluno (Sistema ESTEC e2Doc) | 125.13, 134.12 (TTD-IFES) | ||||||||||
18 | SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO (SETOR DE DIPLOMAS) | EMISSÃO DE DIPLOMA 1ª E 2ª VIA (ALUNO SOLICITA À SGA) | 5 anos | 5 anos | Prazo indeterminado. Arquivado permanentemente. | 125.421, 144.421 (TTD-IFES) | ||||||||||
19 | SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO | FORMULÁRIO DE REMATRÍCULA (REMATRÍCULA) | Manter enquanto o aluno mantiver o vínculo com a IES | 5 anos | Via física arquivada permanentemente; arquivamento dos dados no Sistema ESTEC e2Doc e no Sistema TOTVS | 125.22, 144.22 (TTD-IFES) | ||||||||||
20 | SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO | HISTÓRICO DA INSTITUIÇÃO DE ORIGEM (MATRÍCULA E TRANSFERÊNCIA EXTERNA) | Manter enquanto o aluno mantiver o vínculo com a IES | Guarda Permanente | Arquivado permanentemente no prontuário digital do aluno (Sistema ESTEC e2Doc) | 125.43, 125.13, 144.43 (TTD-IFES) | ||||||||||
21 | SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO | HISTÓRICO ESCOLAR | Manter enquanto o aluno mantiver o vínculo com a IES | 5 anos | Prazo indeterminado. Arquivado permanentemente. | 125.41,134.41 e 144.41(TTD-IFES) | ||||||||||
22 | SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO | REQUERIMENTO À DISPENSA DE DISCIPLINA | Manter enquanto o aluno mantiver o vínculo com a IES | 5 anos | Prazo indeterminado. Arquivado permanentemente. | 125.23, 134.23 e 144.23 (TTD-IFES) | ||||||||||
23 | SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO (ARRECADAÇÃO) | REQUERIMENTO DE CANCELAMENTO DE CONTRATO | Manter enquanto o aluno mantiver o vínculo com a IES | 25 anos | Indeterminado. Arquivado permanentemente. | 125.242, 144.242(TTD-IFES) | ||||||||||
24 | SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO (ARRECADAÇÃO) | REQUERIMENTO DE CANCELAMENTO DE MATRÍCULA | Manter enquanto o aluno mantiver o vínculo com a IES | 25 anos | Indeterminado. Arquivado permanentemente. | 125.242, 144.242 (TTD-IFES) | ||||||||||
25 | SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO | REQUERIMENTO DE COLAÇÃO DE GRAU (COLAÇÃO DE GRAU SIMPLIFICADA) | 5 anos | - | Prazo Indeterminado. Guarda Permanente | 124 (TTD-IFES) | ||||||||||
26 | SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO | REQUERIMENTO DE LICENÇA MÉDICA / GESTANTE | Manter enquanto o aluno mantiver o vínculo com a IES | 2 anos | Prazo indeterminado. Arquivado permanentemente no prontuário do aluno (Sistema ESTEC e2Doc) | 125.5, 125.51, 125.52 (TTD-IFES) | ||||||||||
27 | SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO | REQUERIMENTO DE MATRÍCULA E REMATRÍCULA (MATRÍCULA E REMATRÍCULA) | Manter enquanto o aluno mantiver o vínculo com a IES | 5 anos | Via física arquivada permanentemente; arquivamento dos dados em via eletrônica no Sistema ESTEC e2Doc e no Sistema TOTVS | 125.21, 125.22, 144.21, 144.22 (TTD-IFES) | ||||||||||
28 | SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO | REQUERIMENTO DE RECONTAGEM DE FALTAS | 10 anos | 10 anos | Prazo indeterminado. Arquivado permanentemente no prontuário do aluno (Sistema ESTEC e2Doc) | 125.33, 144.33 (TTD-IFES) | ||||||||||
29 | SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO | REQUERIMENTO DE REGULARIZAÇÃO DA VIDA ACADÊMICA | Manter enquanto o aluno mantiver o vínculo com a IES | * | Prazo indeterminado. Arquivado permanentemente no prontuário do aluno (Sistema ESTEC e2Doc) | 125.43, 144.43 (TTD-IFES) | ||||||||||
30 | SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO | REQUERIMENTO DE REMATRÍCULA FORA DO PRAZO (REMATRÍCULA) | Manter enquanto o aluno mantiver vínculo com IES | 5 anos | Prazo indeterminado. Arquivado permanentemente no prontuário do aluno (Sistema ESTEC e2Doc) | 125.22, 144.22 (TTD-IFES) | ||||||||||
31 | SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO | REQUERIMENTO DE REVISÃO DE NOTA (ALUNO SOLICITA REVISÃO DE NOTA) | Devolução ao aluno após o registro das notas | 1 ano | Prazo indeterminado. Arquivado permanentemente no prontuário do aluno (Sistema ESTEC e2Doc) | 125.31 (TTD-IFES) | ||||||||||
32 | SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO | REQUERIMENTO DE REVISÃO DE PROVA (ALUNO SOLICITA REVISÃO DE PROVA EM 2ª INSTÂNCIA) | Devolução ao aluno após o registro das notas | 1 ano | Prazo indeterminado. Arquivado permanentemente no prontuário do aluno (Sistema ESTEC e2Doc) | 125.31 (TTD-IFES) | ||||||||||
33 | SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO (ARRECADAÇÃO) | REQUERIMENTO DE TRANCAMENTO DE MATRÍCULA (TRANCAMENTO TOTAL) | Manter enquanto o aluno mantiver vínculo com IES | 10 anos | Prazo indeterminado. Arquivado permanentemente no prontuário do aluno (Sistema ESTEC e2Doc) | 125.242,134.242, 144.242 (TTD-IFES) | ||||||||||
34 | SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO | REQUERIMENTO DE VALE TRANSPORTE ESTUDANTIL (ALUNO SOLICITA VIABILIZAR VALE TRANSPORTE) | Manter equanto o aluno mantiver vínculo com a IES | 10 anos | Prazo indeterminado. Arquivado permanentemente no prontuário do aluno (Sistema ESTEC e2Doc) | 523.2 (TTD-IFES) | ||||||||||
35 | SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO | REQUERIMENTO GERAL | Manter enquanto o aluno mantiver o vínculo com a IES | * | Prazo indeterminado. Arquivado permanentemente no prontuário do aluno (Sistema ESTEC e2Doc) | 125.43, 144.43 (TTD-IFES) | ||||||||||
36 | SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO | REQUERIMENTO REFERENTE À ENTREGA DE DOCUMENTAÇÃO (MANIFESTAÇÃO VOLUNTÁRIA DO ALUNO EM CASO DE NECESSÁRIA ATUALIZAÇÃO CADASTRAL) | Manter enquanto o aluno mantiver o vínculo com a IES | * | Prazo indeterminado. Arquivado permanentemente no prontuário do aluno (Sistema ESTEC e2Doc) | 125.43, 144.43 (TTD-IFES) | ||||||||||
37 | SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO | RESPOSTA AO TRANCAMENTO DE MATRÍCULA | Manter enquanto o aluno mantiver o vínculo com a IES | 10 anos | Prazo indeterminado. Arquivado permanentemente. | 125.242, 144.242 (TTD-IFES) | ||||||||||
38 | SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO | SOLICITAÇÃO DE AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO (ALUNO SOLICITA MÉDIA GLOBAL) | 10 anos | 10 anos | Prazo indeterminado. Arquivado permanentemente no Sistema TOTVS. | 125.33, 144.33 (TTD-IFES) | ||||||||||
39 | SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO | SOLICITAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA DE CURSO (REOPÇÃO DE CURSO) | Manter enquanto o aluno mantiver vínculo com IES | - | Prazo indeterminado. Arquivado permanentemente no prontuário do aluno (Sistema ESTEC e2Doc) | 125.14, 144.23 (TTD-IFES) | ||||||||||
40 | SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO | SOLICITAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA DE PERÍODO (MUDANÇA DE TURNO) | Manter enquanto o aluno mantiver vínculo com IES | - | Prazo indeterminado. Arquivado permanentemente no prontuário do aluno (Sistema ESTEC e2Doc) | 125.14, 144.23 (TTD-IFES) | ||||||||||
41 | SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO | SOLICITAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA DE TURMA (TRANSFERÊNCIA INTERNA) | Manter enquanto o aluno mantiver vínculo com IES | - | Prazo indeterminado. Arquivado permanentemente no prontuário do aluno (Sistema ESTEC e2Doc) | 125.14, 144.23 (TTD-IFES) | ||||||||||
42 | SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO | TERMO DE COLAÇÃO DE GRAU (PROCESSO DE FORMATURA / COLAÇÃO DE GRAU / COLAÇÃO DE GRAU SIMPLIFICADA) | 5 anos | - | Prazo indeterminado. Arquivado permanentemente. | 124.1 (TTD-IFES) | ||||||||||
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