ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ
1
2
Matriz Mapa de Riesgos
3
4
Con la expedición del Decreto 1499 de 2017 “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015”, se crea un solo Sistema de Gestión y se alinea con el Sistema de Control Interno, hoy todas las entidades públicas requieren actualizar y/o implementar el Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG, modelo que incorpora el Modelo Estándar de Control Interno MECI a través de la 7a dimensión del mismo. En este marco general, el proceso de administración del riesgo es un esfuerzo conjunto entre la Alta Dirección y los servidores en todos sus niveles, ejercicio que inicia con la formulación de la política de Administración del Riesgo, la cual incluye los niveles de responsabilidad frente al seguimiento y evaluación, aspectos que deberán definirse acorde con el Esquema de Líneas de Defensa vinculado a la Dimensión 7.

Teniendo en cuenta lo anterior y dada la necesidad de las entidades frente a la estructuración de los mapas de riesgos, como herramienta fundamental frente a la gestión del riesgo, el presente formato desarrolla un esquema completo acorde con los contenidos metodológicos de la Guía para la Administración del Riesgo y el diseño de controles V5. El formato cuenta con celdas parametrizadas y permite contar con los respectivos mapas de calor para riesgo inherente y riesgo residual.
5
6
Orientaciones Generales
7
Antes de iniciar con el diligenciamiento de la información en la matriz, se requiere haber avanzado en el análisis del proceso, su objetivo, alcance, actividades clave, considere los lineamientos establecidos en el Paso 2: identificación del riesgo, donde se explica ampliamente las bases para adelantar este análisis.
Así mismo, considere en el Paso 3: valoración del riesgo los lineamientos para definir el No. de veces que se hace la actividad con la cual se relaciona el riesgo y su impacto en términos económicos o reputacionales. En este mismo paso se analizan los controles que deben responder a los atributos de eficiencia e informativos.
8
9
Las hojas se encuentran protegidas para evidar dañar las formulas, para desprotegerlas no se requiere contraseña
10
11
Se debe ingresar información solo en las celdas identificadas con color NARANJA CLARO, las demás contienen formulas de autollenado
12
13
El formato de fecha es: DD/MM/AAAA
14
15
El archivo contiene las siguientes hojas:
16
17
1 INSTRUCTIVO: Identifica el contenido del archivo y su funcionalidad
18
19
2 CONTEXTO E IDENTIFICACIÓN: Se establece el Número, Descripción y Factor del riesgo
20
21
ColumnaDescripción - Lineamientos para el diligenciamiento
22
ProcesoDiligencie el nombre del proceso al cual se le identificarán y valorarán los riesgos.
23
Objetivo del ProcesoDiligencie el objetivo del proceso.
24
No. de RiesgoPermite definir unl consecutivo de riesgos.
Una entidad puede ir en el riesgo 150, pero tener 70 riesgos, lo que permite llevar una traza de los riesgos. Esta información la debe administrar la oficina asesora de planeación o gerencia de riesgos. Cuando un el riesgo salga del mapa no existirá otro riesgo con el mismo número.
25
¿QUÉ?
IMPACTO		Analice las consecuencias que puede ocasionar a la organización la materialización del riesgo, Seleccione de la lista desplegable entre:
Posibilidad de pérdida Económica
Posibilidad de pérdida Reputacional
Posibilidad de pérdida Económica y Reputacional
26
¿CÓMO?
CAUSA INMEDIATA 		Circunstancias bajo las cuales se presenta el riesgo, es la situación más evidente frente al riesgo, redacte de la forma más concreta posible.
(Iniciar con la palabra por)
27
¿PORQUÉ?
CAUSA RAÍZ		Causa principal o básica, corresponde a las razones por la cuales se puede presentar el riesgo, redacte de la forma más concreta posible.
(Iniciar con debido a)
28
DESCRIPCIÓN DEL RIESGOConsolida o resume los análisis sobre impacto + causa inmediata + causa raíz, permitiendo contar con una redacción clara y concreta del riesgo indentificado. Tenga en cuenta la estructura de alto nivel establecida en al guía, inicia con POSIBILIDAD DE + Impacto para la entidad (Qué) + Causa Inmediata (Cómo) + Causa Raíz (Por qué)
(Se genera automáticamente)
29
FACTOR DEL RIESGO / TIPOSeleccione de la lista desplegable entre las opiciones:
A_Ejecución_y_Administración_de_procesos
B_Fraude_Externo
C_Fraude_Interno
D_Fallas_Tecnológicas
E_Relaciones_Laborales
F_Usuarios_Productos_y_Prácticas_Organizacionales
G_Daños_Activos_Físicos
30
FACTOR DEL RIESGO / SELECCIONE FUENTE GENERADORA DEL EVENTO PARA TIPO E,F,GSi en TIPO seleccioneó las opiciones:
E_Relaciones_Laborales
F_Usuarios_Productos_y_Prácticas_Organizacionales
G_Daños_Activos_Físicos
Debe definir la fuente generadora de la lista desplegable
31
RESULTADO FUENTE GENERADORA DEL EVENTOSe rellena automáticamente según lo seleccinado de FACTOR DEL RIESGO
32
33
3 PROBABIL E IMPACTO INHERENTE:
34
35
ColumnaDescripción - Lineamientos para el diligenciamiento
36
No. veces que realiza la actividad al añoDefina el número de veces que se ejecuta la actividad durante el año, (Recuerde la probabilidad e ocurrencia del riesgo se define como el No. de veces que se pasa por el punto de riesgo en el periodo de 1 año). La matriz automáticamente hará el cálculo para el nivel de probabilidad inherente.
La matriz calcula automáticamente:
Frecuencia de la Actividad
% Probabilidad
Nivel Probabilidad
37
Afectación EconómicaSelecciona de la lista desplegable el rango de afectación económica y la matriz calcula:
%
Nivel
38
ReputacionalSelecciona de la lista desplegable el rango de afectación reputacional y la matriz calcula:
%
Nivel
39
Resultado / Porcentaje de Impacto / Nivel de ImpactoSe calcula automáticamente según la información de afectación económica y reputacional
40
41
4 MAPA CALOR INHERENTE: Representación gráfica de la ubicación de cada riesgo inherente en el mapa de calor (En esta hoja no se ingresan datos)
42
43
5 VALORACIÓN DEL CONTROL: Se realiza la descripción y atributos del control, calcula automáticamente el Valor Total del Control, Probabilidad residual e Impacto Residual
44
45
ColumnaDescripción - Lineamientos para el diligenciamiento
46
Descripción del ControlRecuerde que el control se define como la medida que permite reducir o mitigar un riesgo. Defina el control (es) que atacan la causa raíz del riesgo, considere la estructura explicada en la guía: Responsable de ejecutar el control + Acción + Complemento
47
Tipo de controlDebe seleccionar de lista desplegable entre:
Preventivo
Detectivo
Correctivo
48
Peso del ControlSe calcula automáticamente según lo seleccionado en Tipo de Control
Preventivo: 25 %
Detectivo: 15 %
Correctivo: 10 %
49
Afectación o Desplazamiento en la MatrizSe calcula automáticamente según lo seleccionado en Tipo de Control
Preventivo: 25 %
Detectivo: 15 %
Correctivo: 10 %
50
ImplementaciónDebe seleccionar de lista desplegable entre:
Automático: 25 %
Manual: 15 %
51
Peso de la implementaciónSe calcula automáticamente según lo seleccionado en Implementación
Manual
Automático
52
InformativosDebe seleccionar de listas desplegables
Documentación: Documentado - Sin Documentar
Frecuencia: Continua - Aleatoria
Evidencia: Con registro - Sin registro
53
Valor Total del ControlSe calcula automáticamente:
Peso del Control + Peso de la implementación
54
Probabilidad residualSe calcula automáticamente:
% Probabilidad Riesgo Inherente-(% Probabilidad Riesgo Inherente*Valor Total del Control)
55
Impacto Residual% Impacto Riesgo Inherente-(% Impacto Riesgo Inherente*Valor Total del Control)
56
57
6 MAPA CALOR RESIDUAL: Representación gráfica de la ubicación de cada riesgo residual en el mapa de calor (En esta hoja no se ingresan datos)
58
59
7 MAPA CALOR INHEREN Y RESIDUAL: Comparación gráfica de la ubicación de cada riesgo inherente y residual en el mapa de calor (En esta hoja no se ingresan dados)
60
61
8 MAPA RIESGOS: Establece el Tratamiento, Plan de Acción, Seguimientos por parte del Líder del Proceso, Verificación por parte de segunda línea de defensa o quien haga sus veces, Verificación por parte de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces y el estado de la acción.
62
63
ColumnaDescripción - Lineamientos para el diligenciamiento
64
SEVERIDAD (NIVEL DE RIESGO)Se calcula automáticamente según CALIFICACIÓN RIESGO RESIDUAL / PROBABILIDAD E IMPACTO
65
TratamientoSe calcula automáticamente según SEVERIDAD (NIVEL DE RIESGO):
Extremo, Alto, Moderado: Reducir, mitigar, Transferir, Evitar
Bajo: Aceptar
66
¿Requiere Plan de Acción?Se calcula automáticamente según Tratamiento
Reducir, mitigar, Transferir, Evitar: Requiere plan de acción
Aceptar: No requiere plan de acción
67
Plan de Acción
Descripción de la Acción, basado en el análisis de causas
Responsable (Cargo)
Fecha de Inicio
Fecha de Finalización
Esta casilla dependerá del tratamiento establecido, si es Aceptar no se requieren acciones adicionales, en caso de escoger Reducir (mitigar) se deben diligenciar las acciones que se adelantarán como complemento a los controles establecidos, no necesariamente son controles adicionales. Para Reducir (compartir), es viable diligenciar la acción que deriva de esta (ejemplo póliza seguros, terceración), indicando información relevante.
68
Seguimientos por parte del Líder del ProcesoRealizar descripción de los seguimientos por parte del proceso
69
Verificación por parte de segunda línea de defensa o quien haga sus veces (Fecha y Descripción)Realizar descripción de las verificaciones de la segunda línea de defensa
70
Verificación por parte de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces (Fecha y Descripción)Realizar descripción de las verificaciones que realiza Control Interno o quien haga sus veces.
71
EstadoUtilice la lista de despligue que se encuentra parametrizada, le aparecerán las opciones:
Sin Iniciar, En proceso, Cerrado,
la selección en este caso dependerá de las acciones del plan que se hayan establecido en cada caso.
72
73
9 RIESGO DEL PROCESO: Calcula el nivel de riesgo del proceso (En esta hoja no se ingresan datos)
74
75
11 FORMULAS: La información que contiene se utiliza para realizar operaciones en las demás hojas (En esta hoja no se ingresan datos) (OCULTA)
76
77
78
Lista de datos de la matriz:
79
80
81
HojaColumnaDescripción - Lineamientos para el diligenciamiento
82
2ProcesoDiligencie el nombre del proceso al cual se le identificarán y valorarán los riesgos.
83
2Objetivo del ProcesoDiligencie el objetivo del proceso.
84
2No. de RiesgoPermite definir unl consecutivo de riesgos.
Una entidad puede ir en el riesgo 150, pero tener 70 riesgos, lo que permite llevar una traza de los riesgos. Esta información la debe administrar la oficina asesora de planeación o gerencia de riesgos. Cuando un el riesgo salga del mapa no existirá otro riesgo con el mismo número.
85
2¿QUÉ?
IMPACTO		Analice las consecuencias que puede ocasionar a la organización la materialización del riesgo, Seleccione de la lista desplegable entre:
Posibilidad de pérdida Económica
Posibilidad de pérdida Reputacional
Posibilidad de pérdida Económica y Reputacional
86
2¿CÓMO?
CAUSA INMEDIATA 		Circunstancias bajo las cuales se presenta el riesgo, es la situación más evidente frente al riesgo, redacte de la forma más concreta posible.
(Iniciar con la palabra por)
87
2¿PORQUÉ?
CAUSA RAÍZ		Causa principal o básica, corresponde a las razones por la cuales se puede presentar el riesgo, redacte de la forma más concreta posible.
(Iniciar con debido a)
88
2DESCRIPCIÓN DEL RIESGOConsolida o resume los análisis sobre impacto + causa inmediata + causa raíz, permitiendo contar con una redacción clara y concreta del riesgo indentificado. Tenga en cuenta la estructura de alto nivel establecida en al guía, inicia con POSIBILIDAD DE + Impacto para la entidad (Qué) + Causa Inmediata (Cómo) + Causa Raíz (Por qué)
(Se genera automáticamente)
89
2FACTOR DEL RIESGO / TIPOSeleccione de la lista desplegable entre las opiciones:
A_Ejecución_y_Administración_de_procesos
B_Fraude_Externo
C_Fraude_Interno
D_Fallas_Tecnológicas
E_Relaciones_Laborales
F_Usuarios_Productos_y_Prácticas_Organizacionales
G_Daños_Activos_Físicos
90
2FACTOR DEL RIESGO / SELECCIONE FUENTE GENERADORA DEL EVENTO PARA TIPO E,F,GSi en TIPO seleccioneó las opiciones:
E_Relaciones_Laborales
F_Usuarios_Productos_y_Prácticas_Organizacionales
G_Daños_Activos_Físicos
Debe definir la fuente generadora de la lista desplegable
91
2RESULTADO FUENTE GENERADORA DEL EVENTOSe rellena automáticamente según lo seleccinado de FACTOR DEL RIESGO
92
3No. veces que realiza la actividad al añoDefina el número de veces que se ejecuta la actividad durante el año, (Recuerde la probabilidad e ocurrencia del riesgo se define como el No. de veces que se pasa por el punto de riesgo en el periodo de 1 año). La matriz automáticamente hará el cálculo para el nivel de probabilidad inherente.
La matriz calcula automáticamente:
Frecuencia de la Actividad
% Probabilidad
Nivel Probabilidad
93
3Afectación EconómicaSelecciona de la lista desplegable el rango de afectación económica y la matriz calcula:
%
Nivel
94
3ReputacionalSelecciona de la lista desplegable el rango de afectación reputacional y la matriz calcula:
%
Nivel
95
3Resultado / Porcentaje de Impacto / Nivel de ImpactoSe calcula automáticamente según la información de afectación económica y reputacional
96
5Descripción del ControlRecuerde que el control se define como la medida que permite reducir o mitigar un riesgo. Defina el control (es) que atacan la causa raíz del riesgo, considere la estructura explicada en la guía: Responsable de ejecutar el control + Acción + Complemento
97
5Tipo de controlDebe seleccionar de lista desplegable entre:
Preventivo
Detectivo
Correctivo
98
5Peso del ControlSe calcula automáticamente según lo seleccionado en Tipo de Control
Preventivo: 25 %
Detectivo: 15 %
Correctivo: 10 %
99
5Afectación o Desplazamiento en la MatrizSe calcula automáticamente según lo seleccionado en Tipo de Control
Preventivo: 25 %
Detectivo: 15 %
Correctivo: 10 %
100
5ImplementaciónDebe seleccionar de lista desplegable entre:
Automático: 25 %
Manual: 15 %