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Nombre de la Entidad:UNIVERSIDAD INTERNACIONAL DEL TRÓPICO AMERICANO UNITRÓPICO
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Periodo Evaluado:1 DE ENERO A 30 DE JUNIO DE 2022
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Estado del sistema de Control Interno de la entidad87%
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Conclusión general sobre la evaluación del Sistema de Control Interno
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¿Están todos los componentes operando juntos y de manera integrada? (Si / en proceso / No) (Justifique su respuesta):En procesoLos cinco (5) componentes operan parcialmente teniendo en cuenta las observaciones que por cada uno se han evidenciado, tanto en el diseño (existencia) , como en la ejecución y efectividad (funcionamiento). Las actividades implementadas en la estructura de control y en los componentes que conforman el Sistema de Control Interno operan de manera integrada bajo las directrices estandarizadas y lineamientos dados por la Alta Dirección y las directrices impartidas y definidas desde el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno.
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¿Es efectivo el sistema de control interno para los objetivos evaluados? (Si/No) (Justifique su respuesta):SiSi bien se han observado algunas debilidades y aspectos por mejorar, el Sistema de Control Interno opera y es efectivo, puesto que permite identificar oportunamente posibles desviaciones, materialización de riesgos, debilidades en los controles teniendo en cuenta la estructura de control bajo el esquema de las tres líneas de defensa, en tanto si una línea de defensa no las ha identificado probablemente serán identificadas desde los roles de otra línea de defensa. Sin embargo, como se puede observar en en el análisis de fortalezas y debilidades es necesario que se revise y complemente la estructura de control en la cual se definan y aclaren las funciones y deberes, roles y responsabilidades, así como los insumos que se verificarán, periodicidad y comunicación o reporte de resultados (canales de reporte).
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La entidad cuenta dentro de su Sistema de Control Interno, con una institucionalidad (Líneas de defensa) que le permita la toma de decisiones frente al control (Si/No) (Justifique su respuesta):SiLa universidad tiene definido el esquema de líneas de defensa, la cual opera en razón a las actividades de monitoreo y reporte general de las matrices de riesgos, sin embargo, es necesario que se defina la estructura de control general en la cual se incorporen insumos, acciones de controles (que no necesariamente estén identificadas en las matrices de riesgos), instancias de evaluación y monitoreo y los resultados que generará la aplicación de las acciones de control, incluyendo en esta estructura los roles y responsabilidades que deben desarrollarse en todos los procesos.
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Componente¿se esta cumpliendo los requerimientos ?Nivel de Cumplimiento componente Estado actual: Explicacion de las Debilidades y/o Fortalezas encontradas en cada componente
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AMBIENTE DE CONTROLSi88%FORTALEZAS: Mediante Acuerdo 205 del 8 de septiembre de 2020 se adopta y mediante REC No. 017 del 27 de enero de 2021 se actualizó el Código de Buen Gobierno, establecido mediante los lineamientos del Ministerio de Educación Nacional y el Departamento Administrativo de la Función Pública, Ley de Transparencia y demás lineamientos que contribuyen al mejoramiento administrativo. Desde cada vicerrectoria se realiza seguimiento y evaluación de la estructura del control, generarando escenarios de interacción con los funcionarios públicos para dar a conocer los lineamientos institucionales y asegurar las condiciones mínimas para el ejercicio del control. DEBILIDADES: A partir de septiembre de 2021 dado el proceso de transformación de Fundación a Universidad Pública no se evidenció ninguna actualización. Se observa desconocimiento y en algunos casos falta de estructuración y detalle de los roles y responsabilidades de la estructura de control basada en las líneas de defensa
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EVALUCION DEL RIESGOSi75%FORTALEZAS: La Universidad mediante REC Rectoral No. 040 del 28 de enero de 2022, adoptó la Matriz de riesgo Institucional, Plan de Acción Institucional y el Plan de Anticorrupción y Atención al Ciudadano. DEBILIDADES: Para el primer semestre 2022, se realizó por parte de la Oficina Asesora de Planeación seguimiento y evaluación a la matriz de riesgos institucional, del primer cuatrimestre 2022. Se evidenció la colaboración de las dependencias y la alta dirección, ya que constituye un escenario de seguimiento de control en la materialización de riesgos, establecer rutas de atención, seguimiento a planes de mejora e intensificar el monitoreo de los riesgos y asi evitar hechos de corrupción y falencias administrativas. Siempre se debe entender que el riesgo está asociado a todas las actividades que se desarrollan en la universidad, por lo tanto la gestión de riesgos no es estática; se integra en el desarrollo de la estrategia, la formulación de los objetivos de la entidad y la implementación de esos objetivos a través de la toma de decisiones del día a día en las operaciones en los diferentes niveles de la universidad. Es indispensable que se realice el seguimiento y evaluación de la matriz de riesgos durante toda la vigencia 2022.
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ACTIVIDADES DEL CONTROLSi90%FORTALEZAS: La universidad tiene claro que cada vez que se ejecuta un control se está llevando a cabo una actividad de seguimiento y mejoramiento, donde se verifica que las condiciones establecidas se cumplan, evitando incumplimientos o materializaciones de riesgo. Se ha realizado evaluación independiente al diseño de los controles, que ha permitido obtener recomendaciones para la mejora y optimización de las actividades de control que deben ser implementadas, buscando el mejoramiento continuo dentro de la universidad. DEBILIDADES: La universidad para el segundo semestre tiene contemplado el diseño e implementación de mapas de procesos y procedimientos, planes y manuales que conlleven a la mitigación de los riesgos y a obtener el control de los procesos, implementando mecanismos para dar tratamiento a los mismos. Se debe socializar cada una de ellos, articulándolos, estableciendo responsables y apropiación de cada uno de los procesos de la entidad. (autoevaluación concurrente: Línea de defensa y evaluación independiente: Ejercicio de auditoría). No se ha realizado un análisis específico ni generado lineamientos sobre la adecuada segregación de funciones para la ejecución de actividades de control, que permita equilibrar y evaluar adecuadamente los controles definidos, reducir el riesgo de error o de incumplimientos de alto impacto en la gestión
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INFORMACION Y COMUNICACIÓNSi93%FORTALEZAS: La Oficina Asesora de Prensa, Comunicaciones y Mercadeo junto con la División de Sistemas de Información y Técnología a través de las plataformas digitales, dan a conocer los procesos y gestión administrativa que adelanta la universidad, esto, conforme lo establece la Ley de Transparencia. DEBILIDADES: Es importante que se habiliten espacios de autoevaluación de las gestiones adelantadas, socializando con cada uno de los funcionarios la importancia y el deber legal de divulgar en debida forma los procesos que se adelantan.
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ACTIVIDADES DE MONITOREO Si90%FORTALEZAS:A través del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno se realiza monitoreo de los procesos que adelanta la universidad, realizando seguimiento al desarrollo de cada una de las auditorías aprobadas por el comité, permitiendo establecer acciones de mejora o tomar decisiones sobre aspectos prioritarios que en estos ejercicios se hayan observado. En cada comité se realiza una exposicioón de la ejecución de las auditorias que se van adelantando y de los planes de mejoramiento en el caso que se suscriban. DEBILIDADES: Se debe establecer de manera clara los roles que cada líder de proceso tiene de acuerdo a la línea de defensa que le corresponde, monitoreando y evaluando la gestión institucional a través de la autoevaluación y la evaluación independiente. No se realiza por parte de la Oficina de Control Interno de Gestión seguimiento y monitoreo a los Planes de Mejoramiento suscritos con entes externos de control debido a que la Oficina no tiene conocimiento de primera mano de estos.
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