Matriz de riesgo adecuada CJCR (1).xlsx
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UNIVERSIDAD DE LOS LLANOSUNIVERSIDAD DE LOS LLANOSCODIGO: FO-ECS-08
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VERSIÓN: 02
Pág: 1 de 1
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PROCESO DE EVALUACION, CONTROL Y SEGUIMIENTO INSTITUCIONALPROCESO DE EVALUACION, CONTROL Y SEGUIMIENTO INSTITUCIONALFECHA: 03/03/2014
4
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DEL RIESGO - Mapa de RiesgosPROCEDIMIENTO GESTIÓN DEL RIESGO - Mapa de RiesgosVIGENCIA: 2014
5
IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO
Contexto estratégico: Diagnóstico de Factores Internos: Infraestructura física y tecnológica, gestión de talento humano, estructura organizacional, marco normativo, sistemas de información; Diagnóstico de Factores Externos: Políticos, económicos, sociales, culturales, ambientales, tecnológicos.
ANÁLISIS DEL RIESGO ( Incorpora Calificación (probabilidad e impacto) y Evaluación (grado de exposición y zona R)
Calificacion: Medidas de probabilidad e impacto, y Evaluación: Compara resultados de calificación con los criterios de grado exposición frente al R
VALORACIÓN DEL RIESGO (A partir
de califiación R, se fija ctrl, criterio, efectividad y la prioridad manejo).
Valoración R y Ctrl
Ver documentación, aplicación, efectividad y minimización del R

MANEJO DEL RIESGO

Políticas admón R: Representante legal y comité coordinador de Control Interno. Las políticas señalan qué y cómo administrar y controlar R (Opciones para tratar y manejar R, con base en la valoración. Toma de decisiones gerenciales o de alta dirección. Guías de acción al talento humano para su cumplimiento.)
Objetivos qué se espera alcanzar con las políticas adoptadas; Estratégias cómo desarrollar las políticas CP, MP, LP; Controles medidas adoptadas para controlar el R; Acciones actividades concretas, secuenciales y efectivas Recursos tiempo, talento humano, esponsables, financiación; Eval / Seguim monitoreo e implementación para velar por la efectividad de las políticas

MONITOREO Y SEGUIMIENTO
(Exclusivo de Of. Control Interno)

Monitoreo e implementación para velar por la efectividad de las políticas
6
PROCESO

Donde se estudia el riesgo: Referenciar el Mapa de Procesos Institucionales SIG - Unillanos
DESCRIPCIÓN

Expresar la posible ocurrencia del R y sus efectos; las características o formas de manifestación de aquella situación que afecta el desempeño Proceso
FACTOR
( Int, Ext )

Evento, circunstancia, medio o agente que genera incertidumbre sobre el normal desempeño del proceso o institución ... amenaza el logro de objetivos
CAUSAS

Aspectos o condiciones que ocasionan u originan el riesgo; posteriormente se identifican acciones para eliminar el riesgo, desde su causa u origen
EFECTOS O CONSECUENCIAS

Manifestaciones negativas en términos de interrupciones, incumplimiento, pérdida de credibilidad, sanciones, hasta lesiones físicas.
PROBALIDAD

Frecuencia y tiempo ocurrencia
IMPACTO

Magnitud del efecto del R
GRADO EXPOSICIÓN ENTIDAD

Entidad ante R
EVALUACIÓN
Zona R

Matriz colores ( P * I )
CONTROL EXISTENTE

P= Control Preventivo: Elimina causa para evitar R.
C= Control Correctivo: Reestablece actividad afectada
CRITERIO CONTROL EXISTENTE
( 1…4 )
VALORACIÓN FINAL RIESGO
( 1…4 )

La misma valoración de la zona de riesgos.

Confronta resultados de la evaluación del R con los controles para priorizar el manejo y fijar políticas
CLASE RIESGO ( 1…6 )

1. Estratégico: administrar la entidad, con los asuntos globales misión, visión, objetivos estratégicos, políticas y decisiones.
2. Imagen: la percepción, confianza de la ciudadanía hacia la institución.
3. Operativo: funcionamiento, estructura y articulación de dependencias.
4. Financiero: manejo de recursos, presupuesto, ejecución, informes int y ext, rendición cuentas.
5. Cumplimiento: capacidad institucional de atender requisitos legales, contractuales, éticos y otros compromisos con comunidad académica y sociedad.
6. Tecnológico: l información y comunicación, como apoyo a funciones misionale y de soporte.
OPCIONES MANEJO RIESGO (1…4)

1. Evitarlo: Tomar medidas para prevenir su ocurrencia.
2. Reducirlo: Desarrollar acciones encaminadas a disminuir tanto la probabilidad de ocurrencia (prevención), como el impacto (protección).
3. Compartirlo / Transferirlo: Reduce el efecto a través del traspaso de las pérdidas a otras entidades (contratos de seguros, de riesgos compartidos). En los procesos internos, si se tienen acciones comunes y conjuntas.
4. Asumirlo: Despues de reducir o transferir el riesgo, puede quedar un riesgo residual que se mantiene y hay que poner atención. Elaborar planes de contingencia para su manejo.
PROCESO RECEPTOR

Si hay Transferencia (PONER NOMBRE DE DEPENDENCIA DONDE SE TRANSFIERE): Cuando se comparta o se transfiera un R, el Proceso que lo recibe, debe manifestar su aceptación
ACCIÓN A EMPRENDER. (Preventivas o correctivas)

Controlar la situación: Actividades precisas y efectivas que apuntan al control de la situación problema o riesgo, según la calificación y valoración. Todas las acciones para tales fines, deben ser viables en los aspectos técnico, jurídico, institucional, económico y relación beneficio / costo

P= Actividades establecidas para evitar que ocurra un evento que afecte el normal desarrollo de un proceso.

C= Actividades previstas para reestablecer una situación que fue afectada por un evento o circunstancia.
RESPONSABLE DE LA ACCIÓN
Cargo del funcionario lider de proceso
COSTO ESTIMADO ACCIÓN.

Calcular en millones de pesos, el monto aproximado de la acción para garantizar el presupuesto que permita ejecutar la actividad.
PLAZO
Inicio-Fin

Determinar el mes de inicio y mes de finalización de la acción, para precisar el cronograma
INDICADOR
DE LA ACCIÓN
Medición de producto.

Forma cualitativa o cuantitativa de verificar los avances o retrazos de la actividad que enfrenta la causa R, para velar por el logro de los objetivos del proceso
FACILITADOR
Nombre y cargo

Nombre del funcionario que acompaña la gestión del riesgo en cada uno de los procesos institucionales. Esto facilita la comunicación directa con los intervinientes en el análisis.
RESULTADO INDICADORTIPO CONTROL
P=
C=
DOCUMENTO
Soporte
EFECTIVIDAD CONTROLOBSERVACIONES DEL AUDITOR
OFICINA CONTROL INTERNO
7
8
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Orientar y definir la gestión institucional organizadamente y en prospectiva en actividades necesarias para la formulación de los elementos de direccionamientos estratégico, con el fin de satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos.
Formulación de planes estratégicos incoherentes con la realidad InstitucionalINTERNO•Toma de decisiones aisladas, sin tener en cuenta directrices institucionales.

• Inadecuada metodología para la formulación de los planes.

• Desconocimiento de las evaluaciones a los planes, o la no realización de las mismas
• Direccionamiento Institucional fuera del contexto actual.

• Dificultad para el logro de los objetivos institucionales.

• Desperdicio de recursos por aplicación a objetivos equivocados
3-MODERADO4-MAYOR
4. Importante
4. EXTREMA
P=
Evaluar y ajustar los diferentes planes, de acuerdo con las necesidades de la Institucion.
4-SON EFECTIVOS Y ESTAN DOCUMENTADOS. 4. EXTREMA1. Estratégico2. ReducirloNOP=
Establecer metodología para realizar seguimiento a los planes estratégicos

• Propiciar la participación estamentaria y de entes externos que influyan en la orientación de los planes.

• Establecer metodología para actualizar el PDI.
Asesor de Planeacion$ 0Seis (6) Meses Mayo-Oct
2015
Metodologias de seguimiento y de actualización de planes estratégicos, implementadas.


Control de participantes con sus iniciativas

Resultados de evaluaciones de planes anteriores
CJCR, Asesor de planeación100%P
C
SIAlta->81%El proceso esta analizando su metodologia para tomar acciones de actualización, debido a variables externas y dinamicas que se presentan de legislación

La evidencia se encuentra en el acuerdo superior 031 de 1999, Documento que reposa en la ofician de planeación y contiene la metodologia y seguimientos.

En Google drive se realiza el control y resultado de la evaluación de los planes, especificamente en el link: https://docs.google.com/spreadsheets/d/18nnnYvPWJ73Gv7n_gxbgUCTtp7R3Jy8wD6Ioj_ldqEw/edit#gid=24&vpid=A1
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Aprobación de Proyectos de inversión que no cumplan con los objetivos estratégicosINTERNO• Desconocimiento del PAI por quien formula el proyecto.

• Desactualización de los procedimientos del Banco Proyectos para canalizar la inversión institucional.

• Falta de capacitación al personal académico-administrativo en la formulación de proyectos.

• Desarticulacion de los objetivos del proyecto con los objetivos de los planes PEI, PDI, PAI, Políticas Estampilla.
• Incumplimiento de los objetivos institucionales.

• Utilizacion ineficiente de los recursos de Inversion.

• Dificultad para alcanzar las metas institucionales
4-PROBABLE4-MAYOR
5. Inaceptable
4. EXTREMA
C=
Se evalúan los proyectos de inversion presentados al BPUNI para viabilización
4-SON EFECTIVOS Y ESTAN DOCUMENTADOS. 4. EXTREMA5. Cumplimiento1. EvitarloNOP=
• Exigir a funcionarios académico-administratvios, la formulación de objetivos y metas del proyecto con los objetivos y metas institucionales de los planes estratégicos PAI.

•Verificar y evaluar los proyectos para determinar la articulacion e institucionalidad de objetivos y metas.

• No viabilizar proyectos que no cumplan con el logro de objetivos y metas del PAI
Asesor de Planeacion$ 0Seis (6) Meses Mayo-Oct
2015
Capacitaciones impartidas y proyectos mejorados.

Evaluaciones de proyectos que conllevan a expedir los conceptos de viabiliad

Proyectos no viabilizados por no cumplir con el PAI
HAG, PGI de banco de proyectos100%P
SIAlta->81%La evidencia se encuentra en link:
//docs.google.com/spreadsheets/d/1z2hN09AV2YouPD6njdy6s8Ch4uKgXvCopVUd3UxgxHE/edit#gid=12
Donde se encuentra la evaluación y viabilización de los proyectos.
La capacitaciones se encuentra en la carpeta con nombre capacitación individual proyectos.
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COMUNICACIÓN INSTITUCIONALComunicar de forma inoportuna e inadecuada la información institucional INTERNODesconocimiento de los
lineamientos del manual de direccionamiento estrategico para la comunicaciones

- Deterioro de la imagen institucional en el público externo e interno

- Desinformación en los grupos de interés

-Pérdida de interés por parte de los medios de comunicación
4-PROBABLE4-MAYOR
5. Inaceptable
4. EXTREMA
p= desarrollo de estrategias para la difusión de la información que propenda por la adecuada recopilación de la información y comunicación de la misma. 4-SON EFECTIVOS Y ESTAN DOCUMENTADOS. 4. EXTREMA2. Imagen2. ReducirloNOAdecuada divulgación del manual de direccionamiento estrategico para la comuniciones

Diseño de la matriz para el manejo de la información recibida por secretaria general.
Líder del Proceso, Coordinador de la Oficina de Comunicaciones$ 0Ocho (8) meses Mayo-Diciembre 2015Matriz de control de la información Coordinador de la Oficina de Comunicaciones100%PSIAlta->81%La oficina de comunicación esta en el proceso de levantamiento de la información, para el diseño de la respectiva matriz.

La evidencia se encuentra en el equipo HP con No. 224200670088 en las carpetas mis documentos/carpeta comunicación estrategica/matriz comunicaciones-proceso
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Incumplimiento de compromisos durante la prestación del servicios de comunicaciónINTERNOContratración del personal no ídoneo al cargo, la falta de personal para el cumplimiento de las tareas.
Falta de condiciones salariales para el personal.

Deterioro o daño de equipos tecnólogicos.

Trámite y presupuesto de adquisión de equipos tecnológicos y software
Incumplimiento de los planes de acción propuestos

Deterioro de la imagen
4-PROBABLE4-MAYOR
5. Inaceptable
4. EXTREMA
P= Gestión de adquisión de equipos a través de proyectos, mantenimientos y contratación, diligenciamiento de los formatos de estuio y conveniencia. 4-SON EFECTIVOS Y ESTAN DOCUMENTADOS. 4. EXTREMA3. Operativo2. ReducirloNOEvaluación y seguimiento al plan de comunicaciones para determinar ajustesLíder del Proceso, Coordinador de la Oficina de Comunicaciones$ 0Ocho (8) meses Mayo-Diciembre 2016Plan de comunicaciones ajustado Coordinador de la Oficina de Comunicaciones100%PSIAlta->81%La evidencia se encuetnra en el equipo con serial: 2CE3310Vfy , en la carpeta digital con conmbre marcela/comunicación estrategica.

La evidencia se encuentra en la pagina web de la universidad en link: http://sig.unillanos.edu.co/index.php?option=com_docman&task=cat_view&gid=42&Itemid=55
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GESTIÓN DE LA CALIDADQue la Universidad pierda la certificación del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) otorgada por ICONTEC.INTERNOFalta de compromiso del personal con la implementación del SGC.

La operatividad de los procesos no se puede consolidar debido a la rotación del personal.

No se de oportuno cumplimiento a lo establecido en el Plan de Mejoramiento Institucional.
Deterioro de la imagen institucional, pérdida de credibilidad y confianza hacia la Universidad por las partes interesadas.3-MODERADO4-MAYOR
4. Importante
4. EXTREMA
P= Realizar seguimiento y control al cumplimiento del Plan de Mejoramiento Institucional.

P= Prestación de asesoría técnica para la revisión, ajuste, elaboración e implementación de herramientas encaminadas a la implementación y mejora del SGC.
4-SON EFECTIVOS Y ESTAN DOCUMENTADOS. 4. EXTREMA1. Estratégico3. Compartirlo
Transferirlo
SIFortalecer la cultura organizacional orientada a la calidad a través de campañas de sensibilización.

Comunicar a todos los procesos sobre la realización de la auditoría de renovación de certificado y prepararlos para la atención de la misma.

Asesorar a los procesos en la mejora del SGC, especialmente aquellos que han sido reincidentes en las no conformidades establecidas.

Verificar periódicamente el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Norma NTCGP 1000.
Oficina Coordinadora del SIG, Oficina de Control Interno de Gestión, Líderes de Proceso$ 011 meses, a partir de Enero 02 de 2015Certificado del SGC renovado por parte de ICONTEC.COORDINADOR DEL SIG100%PSIAlta->81%Se evidencia que el asesoramiento a los proceso de la universidad se encuentra en la carpeta con serie: 30210-02, subserie: 30210-02-03 y nombre actas de asesoramiento en construcción de documentos a los diferentes procesos. Para la verificación periodica de la norma NTCGP 1000 se evidencia en la carpeta con nombre Comité de alta dirección SIG.

Las demas acciones estan sugetas a las fechas progamadas por el ICONTEC.}
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Que la Universidad se vea implicada en un proceso sancionatorio ambiental.INTERNOFalta de competencia y/o compromiso del personal involucrado en la operatividad de los aspectos ambientales.

Asignación deficiente de recursos para la operatividad de los aspectos ambientales.

Falta de conocimiento e implementación de la normatividad legal vigente.

Direccionamiento deficiente de la Gestión Ambiental realizada por la Universidad.
Sanciones económicas, penales y/o administrativas, suspensión de las actividades impactantes (captación de agua, vertimientos, etc), deterioro de la imagen institucional y de las condiciones ambientales de la Universidad, limitar procesos de certificación, acreditación y/o registro.4-PROBABLE4-MAYOR
5. Inaceptable
4. EXTREMA
P= Elaboración y seguimiento del cumplimiento de la matriz legal ambiental.

P= Evaluación de los aspectos ambientales.

P= Diagnóstico y seguimiento de los compromisos adquiridos ante la autoridad ambiental respecto a trámites, pérmisos y/o autorizaciones.

P= Organización del direccionamiento concerniente a la gestión ambiental.

P= Contratación de asesoría ambiental competente.
4-SON EFECTIVOS Y ESTAN DOCUMENTADOS. 4. EXTREMA5. Cumplimiento1. EvitarloNOElaboración de herramientas encaminadas a la implementación del SGA.

Capacitar al personal encargado de realizar la operación de la Gestión Ambiental.

Sensibilizar a la comunidad universitaria en temas relacionados con la Gestión Ambiental.

Realizar el saneamiento de los procesos que actualmente se encuentran registrados ante la autoridad ambiental.

Definir las fechas o términos de vigencia y los compromisos de los nuevos trámites realizados ante la autoridad ambiental.

Gestionar los recursos necesarios para la implementación de la Gestión Ambiental.
Asesores ambientales del SIG, Vicerrector de Recursos Universitarios$ 011 meses, a partir de Enero 02 de 2015Procesos sancionatorios ambientales en contra de la Universidad = 0ASESORES AMBIENTALES DEL SIG60%psi
Media->50%-80%
La evidencia se encuentra:
Equipo de computo con serial No. MXL3242DFZ en el escritorio con nombre de archivo Diagnostico residuales hospitalarios similares unillanos, MXL3242DH7 el nombre del archivo es plan gestión respel.
Carpeta con serie 30210-02 con nombre comite tecnico ambiental carpeta 2
Carpeta con serie 30210-02 nombre correspondecia y en medio digital con nombre informe cumplimiento requerimeinto legales en computador (MXL3242DH7).
Carpeta con nombre Documentos concesión pozo profundo 135 mts expediente No. PM-GA 3.37.26.010.021

2 sanciones que ya estan en proceso.
La evidencia se encuentra en el equipo con serial MXL3242DFZ - 22420068-96 en el escritorio, carpeta con nombre expediente unillanos cormacarena, carpeta expediente tramites vigentes, carpeta unillanos 3.11.010.236 sansonatorios aguas superficial cenar (archivos pdf con nombres resolución apertura), carpeta unillanos 3.11.014.022 sancionatorios captación ilegal aljibe (archivos de pdf con nombre resolucion de apertura)
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DOCENCIANo reporte de notas por parte de los profesores dentro de los términos establecidos para tal finINTERNOIncumplimiento del calendario académico, contratación tardía de profesores e incumplimiento de los plazos de revisión de notas, según Reglamento Estudiantil.El estudiante no dispone de manera oportuna de la información pertinente respecto a su desempeño académico y no puede hacer las reclamaciones correspondientes. Se dificulta para los Directores de Programa hacer seguimiento al desarrollo de los cursos, especialmente en cuanto al rendimiento académico de los estudiantes. Se dificulta para la oficina ARCA la entrega oportuna de listas de inscritos o la entrega oportuna de notas definitivas.3-MODERADO4-MAYOR
4. Importante
4. EXTREMA
C=Vencidos los términos; informar a los Directores de Programa respecto a los profesores que no han reportado notas con el fin de que se realice el seguimiento al cumpliiento de esta labor.4-SON EFECTIVOS Y ESTAN DOCUMENTADOS. 4. EXTREMA3. Operativo2. ReducirloDivulgar oportunamente el calendario académico y actualizaciones del mismo a los profesores y Directores de Programa con el ánimo que se tengan presente las fechas de reporte de notas establecidas en el mismo.Dirección General de Currículo$ 0
Ocho (8) Meses
Correos informativos enviadosFrancy Arevalo Burgos100%PSIAlta->81%La evidencia se encuentra en el correo: viceacademica@unillanos.edu.co con fecha 24 de septiembre de 2014 (Facultades, secretarias academicas y dependecia relacionada a docencia).
Tambien es divulgado en la pagina web de la universidad de los llanos Link: http://web.unillanos.edu.co/index.php/admisiones/calendario-academico/calendario-academico-2015 o en la resolución academica No. 117 de 2014
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Renuncia de profesores ocasionales con un perfil muy específicoINTERNOGeneralmente por aceptación de otras opciones laborales más favorables.Suspensión del desarrollo del o los cursos que el docente apoyaba, entre tanto se cubra la vacante.3-MODERADO4-MAYOR
4. Importante
4. EXTREMA
C= Apertura inmediata de concurso de méritos para vinculación de profesor ocasional o catedrático.4-SON EFECTIVOS Y ESTAN DOCUMENTADOS. 4. EXTREMA1. Estratégico2. ReducirloRealización de concurso público de méritos para vinculación de profesores ocasionales.Vicerrectoría Académica$ 0
Ocho (8) Meses
Concurso Público de méritos realizadoFrancy Arevalo Burgos100%PSIAlta->81%La evidencia se encuentra en la pagina de la universidad en el link: http://web.unillanos.edu.co/index.php/convocatorias96/docentes-ocasionales .
El proceso de convocatoria de ocasionales va hasta el mes de diciembre.
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insuficiente número de profesores de plantaINTERNODurante un lapso considerable de tiempo, no se realizaron concursos para vinculación de profesores a la planta docente. En el año 2012 y 2013 se realizaron concursos para proveer 23 y 28 plazas respectivamente, de las cuales solo fueron provistas 24, es decir, de un total de 51 plazas ofrecidas, 27 quedaron desiertas. Igualmente para el año 2014 se realizo convocatoria de 58 plazas abiertascon un cubrimiento de vinculando 43 quedando deciertas 15, para lo cual puede ser probable una nueva en el año 2015.El hecho de que el número de profesores de planta sea siganificativamente menor al número de profesores ocasionales y catedráticos genera que en los procesos de formación (Docencia), investigaación y proyección social, se presente descontinuidad debido al retiro de profesores o a la intermitencia de los periodos de contratación, lo que afecta en gran medida el logro de objetivos misionales.4-PROBABLE3-MODERADO
4. Importante
3. ALTAC= Suplir la prestación del servicio educativo con profesores ocasionales y catedráticos2-NO SON EFECTIVOS 3. ALTA1. Estratégico2. ReducirloRealización de concurso público de méritos para vinculación de profesores a la planta docente.Vicerrectoría Académica$ 0
Ocho (8) Meses
Concurso Público de méritos realizadoFrancy Arevalo Burgos100%PSIAlta->81%La evidencia se encuentra en link: http://web.unillanos.edu.co/index.php/convocatorias96/convocatorias-planta

En medio fisico se encuentra en el archivo de la oficina de vicerectoria academica con serie: 7. Concurso y subserie:40.07. Concurso personal docente.
Desde la carpeta 1 hasta la 12.
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INVESTIGACIÓNIncumplimiento de las actividades de investigación y desarrollo tecnológicoINTERNO* Disponibilidad oportuna de los recursos para actividades de investigación

*Inadecuada asignación de los recursos para actividades de I+D

*Falta de incentivos para la participación en actividades de investigación y desarrollo tecnológico

*Inadecuada gestión administrativa de las actividades de I+D

* Baja productividad investigativa

* Incumplimiento en la calidad e impacto de los productos esperados

*Baja participación de los investigadores en actividades de I+D

* Incumplimiento de los indicadores
2-IMPROBABLE4-MAYOR
4. Importante
3. ALTAP= Se presenta el proyecto BPUNI de acuerdo con las necesidades4-SON EFECTIVOS Y ESTAN DOCUMENTADOS. 3. ALTA3. Operativo1. EvitarloNOP= Articulación de cronogramas de actividades de investigación y cronograma presupuestal

*Realizar evaluaciones financieras rsepectivas a las actividades de I+D propuestas

*Presentación de la propuesta de Incentivos ante el Consejo Académico

* Revisar y medir los indicadores propuestos
Consejo Institucional de Investigaciones $ 0Ocho (8) meses Mayo -Diciembre de 2015Dos informes de gestión anuales Director General de Investigaciones75%PSI
Media->50%-80%
Se esta haciendo el levantamiento de lainformación para generar el informe, la evidencia se encuentra en link:

https://docs.google.com/document/d/12cJ6hi6-uHwHlMy2fFjEwJBTKJOf8-nZCWXRpnU9PGg/edit

La evidencia se encuentra en el equipo de serial: MXL20221YJ nombre del archivo informe de gestiòn I semestre del 2015
18
PROYECCIÓN SOCIALQue los programas académicos de la Universidad no puedan renovar su registro calificado debido al incumplimiento de lo establecido en el Decreto 1295 de 2010 en lo referente a la condición 6.4 “Programa de egresados”.INTERNOIncumplimiento en los requerimientos de información sobre los Egresados de Unillanos, Existencia de 8 bases de datos de egrsados en Excel lo que genera duplicidad de información, Informacion faltante e incoherente Dificultad para compilar la informacion, Indicadores inconsistentes, Informacion resultante no veridica 4-PROBABLE4-MAYOR
4. Importante
4. EXTREMA
C= Se propone implementación de un sistema unificado de egresados.4-SON EFECTIVOS Y ESTAN DOCUMENTADOS. 4. EXTREMA3. Operativo4. AsumirloNOCompilar información existente en una plataforma de datos unificada, con los requerimientos adecuados a las necesidades de la institución, eliminando informacion erronea y/o duplicidad de informaciónDirector General de Proyección Social $ 08 MesesBase de datos Unificada Sindy Paola Hernandez - Profesional de Apoyo 100%CSIAlta->81%La evidencia se encuentra en link:
http://egresados.unillanos.edu.co/

Archivo digital en el computador serial: 2ce33225ot con nombre BASE DATOS EGRESADOS DE CARNET PARA ENTREGAR_INDICADOR N° 1

La evidencia se encuentra en el equipo con serial No. MXL21823C1 donde se almacena la información de la base de datos en linea desde la siguiente dirección web: https://docs.google.com/a/unillanos.edu.co/forms/d/16B8pabAkQ1nk_O-2LPX5VgPslODuKGNzzDSh8cXtxOc/viewform
En Google drive:https://docs.google.com/spreadsheets/d/1u-rqVSSbMu-773niUvLlMIPN-Q4c1I3bBL5kOIgLqVg/edit#gid=636988188 https://docs.google.com/spreadsheets/d/1u-rqVSSbMu-773niUvLlMIPN-Q4c1I3bBL5kOIgLqVg/edit#gid=636988188
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Que no se haga una adecuada transmisión del conocimiento generado en la Universidad hacia el entorno social.INTERNOAusencia de articulación entre investigación y proyección social, Canales de comunicación no apropiados, Informacion ineficiente.
Detrimento de la imagen institucional , Incumplimiento al objetivo misional de la proyección social
3-MODERADO4-MAYOR
4. Importante
4. EXTREMA
P= Información correcta a partir de la articulación entre investigación y proyección social , canales apropiados para la efectiva transmisión del conocimiento.3-SON EFECTIVOS PERO NO ESTAN DOCUMENTADOS 4. EXTREMA1. Estratégico1. EvitarloNODiseño del procedimiento para el funcionamiento de la unidad de medios de Proyección social, Mejorar la estrategia de la recolección de la informacion, maximizar los canales de transmisión de forma articulada entre investigaciones y Proyección Social Director General de Proyección Social $ 05 Meses Estrategia de comunicación pertinente a los procesos de la oficina de proyección social Sindy Paola Hernandez - Profesional de Apoyo 75%PSI
Media->50%-80%
Se esta construyendo el documento de la estrategia.

La evidencia se encuentra en el equipo con serial No. 2CE332250T y la ruta es C:\Users\Indira\Desktop\VIGENCIA 2015\CONTROL INTERNO\MAPA RIESGO\2DO INDICADOR_ACUERDO 021 ARTICULACION DIRECCIONES INVESTIGACION Y PROY. SOCIAL
Esta por revisión y aprobación del consejo institucional de proyección social.
20
Demanda de los programas académicos ofrecidos por la universidad no sea la que la institución requiere. INTERNOAusencia de planeacion de un cronograma de visitas, Incumplimiento de recursos financieros por parte de la universidad Poca credibilidad por parte del entorno académico hacia la Universidad de los llanos. 3-MODERADO3-MODERADO
3. Moderado
3. ALTAP= Se propone controlar las causas realizando una planeación estratégica de la promocion académica 4-SON EFECTIVOS Y ESTAN DOCUMENTADOS. 3. ALTA1. Estratégico2. ReducirloNOCumplir a cabalidad el cronograma de visitas establecido, y demas acciones planteadas para promocionar los programas académicos que ofrece la Universidad.Director General de Proyección Social $ 07 Meses Cronograma de visitas Sindy Paola Hernandez - Profesional de Apoyo 100%PSIAlta->81%La evidencia se encuentra en el equipo de la universidad serial: 2ce33225ot en archivo digital con nombre escritorio\matriz de riesgo\plan de trabajo I-2015

La evidencia se encuentra en el equipo con serial No. 2CE332250T y en la ruta C:\Users\Indira\Desktop\VIGENCIA 2015\CONTROL INTERNO\MAPA RIESGO\3CER INDICADOR_PLAN DE TRABAJO O CRONOGRAMA DE PROMOCION
21
Que la Universidad no cumpla con lo pactado en la ejecución de los proyectos INTERNODemora y/o incumplimiento en la entrega de informes, por parte de docentes y coordinadores de proyectos de proyeccion Social, proyectos aprobados sin medios para su ejecución.Incapacidad de evaluar oportunamente los resultados de los proyectos de Proyeccion Social, Imposibilidad de actualizar el Sistema Nacional de Información de Educación Superior. Dificultad para dar respuesta a los Organismos de Control Interno y Externos.3-MODERADO3-MODERADO
4. Importante
3. ALTAP= Proyectos deben ser evaluados y avalados en Consejo institucional de proyección Social, Se solicita a los docentes y Directores de proyeccion Social de las Facultades, la entrega oportuna de informes de los proyectos ejecutados. 4-SON EFECTIVOS Y ESTAN DOCUMENTADOS. 3. ALTA1. Estratégico1. EvitarloNOSolicitar en consejo de proyección social, el cumplimiento de la entrega de informes periodicos sobre los Proyectos de Proyeccion Social desarrollados por cada una de las Facultades.Director General de Proyección Social $ 03 Meses Memorando proyectado Sindy Paola Hernandez - Profesional de Apoyo 100%PSIAlta->81%Por cronograma de la oficina y las decanaturas esta porgramado la reunión del consejo de proyección social para el mes de agosto.

Por lo siguietne se le oficiara por medio de memorando el cumplimiento de los infomes.

La evidencia se encuentra en el equipo con serial No. 2CE332250T y en la ruta C:\Users\Indira\Desktop\VIGENCIA 2015\CONTROL INTERNO\MAPA RIESGO\4TO INDICADOR_MEMORANDO COMUNICANDO A LOS CENTROS CUMPLIMINETO DE LO RELACIONADO CON LOS PROYECTOS
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BIENESTAR INSTITUCIONAL

Ejecutar acciones que contribuyan al desarrollo humano mediante la formación integral, el mejoramiento de la calidad de vida y la complementación en la construcción de comunidad con el proposito de aportar en el cumplimiento de la misión institucional.
Que no se pueda prestar el servicio oportuno ante una eventual emergencia en salud.INTERNO
_ No se cuenta con los profesionales suficientes e idoneos para la atencion de emergencia


_Falta de socialización y apropiación de los protocolos de atención de emergencia por las parte interesadas.

- Que no se disponga de un servicio de transporte especializado oportuno ante una eventual emergencia.

-Que no se cuente con la disponibilidad de elementos biomédicos para la atención de eventuales emergencias.
Incumplimiento de los objetivos del procesos de Bienestar Institucional para la atencion de emergencias en salud.4-PROBABLE3-MODERADO
4. Importante
3. ALTAP=A través del área de salud se desarrollan capacitaciones de atencion de primeros auxilios a docentes y estudiantes

P=Se hace el requerimiento necesario del personal de salud idoneo para la atención de emergencia y para la disposicion de transporte especializado.
4-SON EFECTIVOS Y ESTAN DOCUMENTADOS. 3. ALTA5. Cumplimiento2. ReducirloNO
_Socializar los protocolos de atención de emergencias con el personal docente, administtativo y estudintes de la Universidad.

_Implementar acciones para la formación de estudiantes en primeros auxilios básico cómo primer respondiente.

_Presentar el requerimiento para la contratación de personal idoneo con el fin de ampliar la cobertura del servicio a toda la jornada académica.

Coordinación de promoción de la salud $ 0Mayo - Dic.Informe de gestión semestralAdiela Gutiererz _ Coordimnadora área de promoción de la salud B.I. 75%PSI
Media->50%-80%
Se esta haciendo el levantamiento de la información para la construcción del informe.

La evidencia se encuentra en el equipo con serial No. MXL3242Z2H especificamente en mis documentos en la carpeta con nombre informes y el archivo con nombre Informe gestiòn 1-p 2015,

Para el informe del segundo semestre no se ha terminado por que no han terminando la vigenicas ni el semestre academico, por los siguiente se encuentran avances de informes en Google drive y en la carpeta con nombre informes mensuales.
23
Que no se contribuya significativamente a la formación integral de la comunidad estudiantilINTERNO_Falta apoyo por parte de las direcciones de programa en la asignación de espacios necesarios y suficientes para el desarrollo de las acciones establecidas como aporte a la formación integral de la comunidad estudiantil.

_Los docentes no le dan la importancia suficiente a la intervención de bienestar en la formación integral de los estudiantes.

_Desarticulación entre la oferta de los servicios de Bienestar y el propósoto de los programas en sus procesos de autoevaluación con fines de renovacion de registro calificado y acreditación.
Incumplimiento con las condicionmes minimas establecidas para los procesos de acreditación y renovacion de registro calificado contemplados por el MEN3-MODERADO3-MODERADO
3. Moderado
3. ALTAP=Solicitud de espacios para el desarrollo de las temáticas ante las direcciones de programa.

P=Socialización de la oferta de talleres en temas de competencias ciudadanas, liderazgo, métodos de estudio. Otros.

C=Se realizan jornadas de sensibilización fuera del aula.
4-SON EFECTIVOS Y ESTAN DOCUMENTADOS. 3. ALTA5. Cumplimiento2. ReducirloNO
_ Solicitar reunión con direcciones de oprograma y docentes para socializar las temáticas a ofertar con el fin de lograr una articulación Bienestar-Academia.

_Hacer llegar a las direcciones de programa el portafolio de servicios del área, solicitando especio para el desarrollo de las tematicas según las lineas ofertadas

_Solicitud de profesionales idoneos para brindar acompañamiento a grupos poblacionales específicos.





Coordinación Desarrollo Humano$ 0Mayo - Dic.Número de programas que brindan un espacion para bienestar / número de programas de pregrado. Julieth Cortés
Coordinadora área de desarrollo humano B.I.
88%PSIAlta->81%Se esta haciendo el levantamiento de la información dar cumplimiento del indicador.

La evidencia se encuentra en el equipo con serial No. MXL3242Z2H especificamente en mis documentos en la carpeta con nombre informes y en la carperta D humano en el archivo d excel con nombre base de datos 1 del 2015
24
Demandas y recursos legales por parte de los estudiantes en lo que se refiere al proceso de descuento socioeconómico.INTERNOResultados del proceso de descuento no acordes a la normativa.Sentencias que comprometan fiscal y juridicamente la Universidad.4-PROBABLE4-MAYOR
4. Importante
4. EXTREMA
C=Ajustar las proyecciones de descuento de acuerdo al presupuesto asignado, con base a unos criterios aprobados por el Comité de Trabajo Social.3-SON EFECTIVOS PERO NO ESTAN DOCUMENTADOS 4. EXTREMA4. Financiero2. ReducirloNoSolicitar ante las instancias pertinentes la revisión de la vigencia y aplicabilidad de la normativa existente en lo que se refiere a los parametros para la asignacion del porcentaje de descuento.Coordinación promoción socioeconómica $ 0Abril-DicSolicitud al comité de trabajo social revisión de la normatividad proceso de descuentos.Fabian Hernandez
Coordinador área promoción socioeconómica B.I.

Comité de trabajo social

División financiera

Oficina de juridica
90%PSIAlta->81%La solicitud esta en curso. (asesoramiento juridico y consultas para su revisión).

La evidencia se encuentra en el equipo con serial Nol. MXL3242Z2H en mis documento en la carpeta control interno, nombre del archivo documento diagnostico
(La solicitud se encuentra en tramite de estudio por parte del comite de trabajo social)
25
GESTIÓN JURÍDICAFalta de control para la emisión de los tiempos de respuesta de los derechos de petición, tutelas y demandas.INTERNONo se establece el tiempo de respuesta ni tampoco se direcciona a quien corresponda.Imcumplimiento a las normativas2-IMPROBABLE3-MODERADO
4. Importante
2. MODERADA
Se propone herramienta on line, con control de medición de tiempo para la respuestas y/o solicitudes.4-SON EFECTIVOS Y ESTAN DOCUMENTADOS.
2. MODERADA
3. Operativo1. EvitarloNOMatriz de control utilizando herramientas on line en google drive para el control de los derechos de petición, tutelas , demandas y/o solicitudes.Asesor Jurídico$ 0Ocho (8) meses mayo- diciembre de 2015Número de derechos de petición y/o solicitudes vs matriz de control on lineDIEGO HUELGOS. PROFESIONAL 95%PSIAlta->81%La evidenica se encuentra en la matriz de derecho I y II semestre del 2015 en google drive con dirección URL:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1hayLno37oD4IgSPok6TsJYngBpKHfCJzqHkvuUvOk7Q/edit#gid=0

Carpetas fisicas con codigo 30.40 serie: 10 subseries: Derechos de peticiones solicitudes 2015,
Carpetas fisicas con codigo 30.40 serie: 13 asunto carpeta o expediente: Coenceptos juridicos 2015,
Carpeta fisica con codigo: 30.40 serie: 01.01 subserie: Acciones constitucioenales.
26
No notificar a la Oficina Jurídica por parte de las decanaturas, centros de investigación sobre la suscripción de convenios con las diferentes entidades.INTERNONo se designa supervisor del convenio por parte de la Universidad debido al desconocimiento.No conocer el segumiento y vigilancia del desarrollo del convenio.3-MODERADO3-MODERADO
4. Importante
3. ALTANotificar mensualmente a las diferentes decanaturas y centros de investigación sobre los convenios suscritos vigentes para verificar si se tiene nombrado un supervisor por parte de la Universidad.1- NO EXISTEN CONTROLES 3. ALTA3. Operativo1. EvitarloSIEnviar correo mensual a las diferentes áreas comprometidas con el tema de convenios.Asesor Jurídico$ 0Ocho (8) meses mayo- diciembre de 2015Correos enviados mensualmente vs respuestas enviadas por las decanaturas y los centros de investigación.EDNA ROCIO DUARTE CARDONA100%PSIAlta->81%La evidencia se encuentra en el correo con nombre juridica@unillanos.edu.co

La evidencia se encuentra en el correo con nombre juridica@unillanos.edu.co
27
Repetición de sucesos adversos al procedimiento de pago de los contratos de prestacion de servicio inferiores al 10% de la menos cuantia. INTERNONo cumplimiento de los tiempos establecidos para el tramite de los pagos de los contratistas por parte de cada una de las dependencias involuccradas en el procedimiento. Incumplimiento de los tiempos estabelcidos para el pago de los contratistas.4-PROBABLE4-MAYOR
4. Importante
4. EXTREMA
P= Control a traves de la lista de chequeo para pago de los contratos de prestacion al momento de ser radicados en la oficina jurídica. Relación para pago con solicitud de obligación al momento de ser radicados en la division financiera y relación de dispersion para el pago al momento de ser radicados en la tesoreria.3-SON EFECTIVOS PERO NO ESTAN DOCUMENTADOS 4. EXTREMA3. Operativo2. ReducirloSIDeterminar un cronograma al interior de las dependencias involucradas en el prodecimiento para el pago de contratos de prestacion de servicios, donde se determine los tiempos de participación de cada una de las areas. Cumplir con lo establecido en el calendario para repceción de documentos.Asesor Jurídico$ 0Ocho (8) meses mayo- diciembre de 2015Número de documentos soprtes para pago radicados mensualemente en la oficina juridica / Número de pagos realizados mensualmente a los contratistas.YISELL MAYERLY PEREZ MONDRAGON 95%CSiAlta->81%La evidencia se encuentrea el modulo adminstrativo del SIIF de la universidad de los llanos.

Modulo arroja relación de pagos y relación para la unidad de tesoreria (disperci´pon).

Aplicativo SIIF, modulo administrativo, relación pagos solicitudes de obligaciones vs tesoreria.}
28
GESTIÓN TALENTO HUMANOQue no tenga cuenta las recomendaciones de cumplimiento de desarrollo del Sistema de Gestión Seguridad y Salud en el Trabrajo y otra normatividad
INTERNOFalta de capacitación y actualización de la normatividadIncumplimiento de las actividades establecidas en el Decreto 1443 del 31 de julio de 2014 y normatividades vigentes en el SGSST

Sanciones, multas, tutelas y Disciplinarios.
3-MODERADO4-MAYOR
4. Importante
4. EXTREMA
c=
Reestructuración al sistema gestión seguridad y salud en el trabajo
2-NO SON EFECTIVOS 4. EXTREMA3. Operativo2. ReducirloNOc: Establecer el sistema de gestión de seguirdad y salud en el trabajo establecido en la normaPGI División de Servicios Administrativos$ 0Seis meses (Junio a Diciembre) de 2015cumplimiento del Decreto 1443/2014 al 100%PVCC
PGI D.S.A.
70%PSI
Media->50%-80%
Se encuntra en la construcción y actualización de la información, según reforma del decreto 1443/2014.

La evidencia se encuentra en el equipó con serial MXL3242K26 especificamente en mis documentos, carpeta con nombre SGSST 2015 (Manula sistema SGSST), carpeta con nombre Dcouementos SGSST

El marco legal establecido en el 1443 fue compilado en el decreto 1072/2015 guia de transición cambio de documento.
29
Elaboración de la nómina con errores humanos al momento de la liquidación y el no pago de la seguridad socialINTERNOError al momento de ingresar la información al sistema

Error en la validación de las novedades

Inclusión de novedades sin el soporte respectivo

incumplimiento de normatividad.

Inconformidad de los servidores por la demora del pago y desprotección en tema de seguridad social
3-MODERADO4-MAYOR
4. Importante
4. EXTREMA
P=
Cronograma, prevalidaciones, normatividad vigente, sistemas de información.
4-SON EFECTIVOS Y ESTAN DOCUMENTADOS. 4. EXTREMA3. Operativo1. EvitarloNOp: filtrar y revisar los aplicativo utilizado para la liquidación de nominaPGI División de Servicios Administrativos$ 0Cinco meses (mayo a octubre) de 2015N° controles agregados/N° de inconformidadesPVCC
PGI D.S.A.
90%PSIAlta->81%La evidencia se encuentra en la carpeta fisica con nombre docentes ocasionales la cual es comparada con la nomina impresa por el SIIF - modulo nomina
(Se toma la nomina del mes anterior y se compara con la nomina del mes a pagar).

Se implementara un nuevo software para los controles de nomina a partir del mes de enero del 2016
30
Que no se tenga cuenta los controles a la gestión de avances, viáticos y pagos a catedráticos.INTERNOFalta de procedimiento a la gestión de avances, viáticos y pago a catedráticos.Incumplimiento de las normas.

inconformidad por parte de los docentes y no docentes en la prestación del servicio.
3-MODERADO4-MAYOR
4. Importante
4. EXTREMA
C=
Cumplimiento del procedimiento establecido
1- NO EXISTEN CONTROLES 4. EXTREMA3. Operativo1. EvitarloNOEstablecer e implementar procedimiento para el desarrollo de esta actividad en la División de Servicios AdministrativosPGI División de Servicios Administrativos$ 0Seis meses (Junio a Diciembre) de 2015formatos de control del procedimeinto vs avances, viaticos y pago catedratico PVCC
PGI D.S.A.
100%PSIAlta->81%La evidencia de los formatos y procedimientos para viaticos, avances y pagos catedraticos se encuentra en el link: http://sig.unillanos.edu.co/index.php?option=com_docman&task=cat_view&gid=98&Itemid=55&limitstart=30


31
GESTIÓN FINANCIERAQue la informacion financiera de la Institucion no sea razonable, veraz y oportuna.INTERNO1 No se cuenta con un sistema integrado de informacion adecuado para el manejo de la informacion financiera en la Universidad, presentándose continuas fallas 2 Omitir e ingresar Información en los campos del módulo financiero.Que la ineracción entre los módulos no sea homogénea con respecto a su paramtrización3-MODERADO3-MODERADO
3. Moderado
3. ALTAP: comparación de los informes entre Tesoería y División Financiera2-NO SON EFECTIVOS 3. ALTA3. Operativo2. ReducirloP: Diseño de formato de cuentas presupuestales-contables-de caja y tesorería.

C: Generar la parametrización en el módulo financiero
$ 0Módulo Financiero ParametrizadoMartha Inés Varón Rangel
Profesional División Financiera
100%CSIAlta->81%La evidencia se encuentra en la AZ con nombre parametrización presupuestal 2015, igualemente en el archivo del computador con serial: d7qfk-f77cf-90vwt-g83tv-gqf26 en carpeta/parametrizaciónprespuestal2015
32
Falta de seguridad en los Módulos Financieros del SIIF INTERNOCambios constantes en la información ya reportada1 Información entragada errónea
2 Sanciones por
Incumplimiento de Normatividades
4-PROBABLE3-MODERADO
3. Moderado
3. ALTAp=Verificación manual de cifras3-SON EFECTIVOS PERO NO ESTAN DOCUMENTADOS 3. ALTA3. Operativo3. Compartirlo
Transferirlo
SIP=Establecer una metodología de seguimiento comparativo de la información financiera reportada contra la existente en el sistema.

C: Gestionar con la oficina de Sistemas seguridad de los Módulos Financieros del SIIF
PGI División Financiera$ 0Ocho meses (8) May-Oct 15 Rubros presupuestales y/o Cuentas Contables Vs Módulo Financiero y/o Módulo contable SIIF (coincidir información)Martha Inés Varón Rangel
Profesional División Financiera
100%PSIAlta->81%La evidencia se encuetra en la carpeta fisica entes de control 2015 y en los modulos SIIF de presupuestal y de tesoreria que se encuentra el aplicativo en el computador serial: d7qfk-f77cf-90vwt-g83tv-gqf26
33
GESTIÓN DE INTERNACIONA-
LIZACIÓN
Falta de socializacion a estudiantes y docentes de los actividades llevadas a cabo por la oficina de InternacionalizacionINTERNO • Falta de una metodologia de socializacion que inicie desde los primeros semestres a los estudiantes • Falta de instructivos de la metodologia para acceder a los ofrecimientos academicas a nivel internacional • Perdida de las oportunidades academicas ofrecidas a traves de los convenios internacionales para la participacion en las convocatorias y otras actividades internacionales4-PROBABLE
5-CATASTROFICO
5. Inaceptable
4. EXTREMA
P = Charlas oportuna a los estudiantes de pregrado, posgrados y docentes por la oficina de internacionalizacion1- NO EXISTEN CONTROLES 4. EXTREMA1. Estratégico1. EvitarloNOC= • Seguimiento a las convocatorias academicas ofrecidas a nivel internacional a traves de las asesorias que brinden la oficina de internacionalizacion • Capacitacion permanente y oportuna al personal encargado de la asesoria en la oficina de internacionalizacion Jefe oficina Internacionlización$ 0Seis (6) Meses Julio - Dic
2015
• Estadistica del porcentaje de movilidad estudiantil y docentes a nivel internacional • Numero de capacitaciones realizadas semestre/ Numero de capacitaciones programadas semestralmente Shirley Alfonso98%PSIAlta->81%Se encuentra en el levantamiento de la información para su tabulación.

Se programaron las capacitaciones para el segundo semestre, ya que por variables externas y legales modifico el cronograma.

Para el segundo seguimiento y evaluación el riesgo la evidencia de los datos estadisticos se encuentra en red: \\Oiri3\en linea, especificamente en el computador de NUFFIC (Computador del proyecto Nuffic).
La evidencia se encuentra:
En la carpeta fisica con nombre control de asistencia charla movilidad.
34
Poca demanda de movilidad internacional de estudiantes de pregado y egresados a postulaciones academicas que ofrecen las universidades a traves de la oficina de InternacionalizacionINTERNO • Falta de publicidad pertiniente. • Ausencia de curriculos internacionales. • Falta de incentivos economicos y/o apoyos a los estudiantes. • Inoportuna renovacion de convenios internacionales acordes a la demanda estudiantil • Desconocimiento de la gestion de la oficina de internacionalizacion • Impacto negativo academicos de los indicadores de gestion internacional • Bajo reconocimiento internacional de la institucion • Debilitamiento en las relaciones internacionales de la universidad4-PROBABLE4-MAYOR
4. Importante
4. EXTREMA
P= Organización de charlas a estudiantes para motivar a la movilidad academica internacional • Generar actividades de participacion de la comunidad universitaria que motiven el cambio de actitud
4-SON EFECTIVOS Y ESTAN DOCUMENTADOS. 4. EXTREMA1. Estratégico2. ReducirloNOP= • Motivacion a la comunidad estudiantil a traves de charlas y publicidad de las oportunidades de becas e intercambio academico internacional • Organizacion y elaboracion de charlas y ferias informativas a estudiantes con la participacion de estudiantes matriculados del primer semestre para mostrar los beneficios de su internacionalizacion Jefe oficina Internacionlización$ 0Seis (6) Meses Julio - Dic
2015
• Numero de asistentes a charlas de movilidad estudiantil / Numero de estudiantes salientes a movilidad para el semestre proximo • Control de asistentes a las charlas de motivacion por la oficina de internacionalizacion • Verificacion semestral de la movilidad academica ofrecida a nivel internacionalShirley Alfonso100%PSIAlta->81%La evidencia se encuentra:
En la carpeta fisica con nombre control de asistencia charla movilidad.

Carpeta fisica con nombre control de asistencia movibilidad.

La evidencia de verificación de movibilidad se encuentra en el link: http://internacionalizacion.unillanos.edu.co/index.php/movilidad

http://internacionalizacion.unillanos.edu.co/index.php/oportunidades-internacionales
35
GESTIÓN DE BIENES
Y SERVICIOS
Mala formulación de los estudios previos (técnicos, económicos y legales) de conveniencia y oportunidad INTERNOFalta de capacitación de los profesionales y/o técnicos encargados de la elaboración de los estudios previos
Errores en el análisis y aprobación de los estudios técnicos, así como reprocesos y demoras en el calendario programado4-PROBABLE4-MAYOR
4. Importante
4. EXTREMA
p= se propome capacitar a las diferentes funconarios de cada una de las dependencias donde se origine la necesidad3-SON EFECTIVOS PERO NO ESTAN DOCUMENTADOS 4. EXTREMA1. Estratégico1. EvitarloNOP: -Capacitar a los funcionarios involucrados en la actividad del análisis de estudios previos con el fin de minimizar errores.
-Estandarizar el modelo de estudio previo
Profesional VRU$ 0Mayo a Diciembre 2015# 1 lista de asistencia de capacitaciónDiana Castro Q. Profesional VRU100%PSIAlta->81%Pendiente la programaciòn y fecha para realizaciòn de capacitaciòn.

La evidencia se encuentra en la carpeta fisica con nombre varios
36
No llevar en forma clara y ordenada el proceso de contratación.INTERNO
Complejidad a la hora de resolver las observaciones allegadas al proceso generando un atrazo en el mismo
Incumplimiento del cronograma del proceso contractual. 4-PROBABLE4-MAYOR
4. Importante
4. EXTREMA
p= se propone establecer cronogramas de actividdaes acorde con el cronomograma del proceso respectivo3-SON EFECTIVOS PERO NO ESTAN DOCUMENTADOS 4. EXTREMA1. Estratégico1. EvitarloNOP: - Concientizar a los profesionales encargados de dar respuesta a las observaciones el cumplimiento del cronograma
- Anexar todos los soportes que se generen en el tramite pre contractual, contractual, post contractual
Profesional VRU$ 0Mayo a Diciembre 2016
Carpeta del proceso vs Adenda
Diana Castro Q. Profesional VRU73%PSI
Media->50%-80%
La evidencia se encuentra:
EN el archivo de la oficina juridica con codigo 30.40, sierie 10 contratos, subseries servicios con nombre de la carpeta C.1170 del 2015 servicios integrales.

El numero de proceso corresponde hasta el mes de octubre con la correspondiente adenda, pendiente noviembre y diciembre para su 100%
37
Incumplimiento de la normatividad vigente sobre temas contractuales.INTERNOCambios permanentes en la legislación contractualErrores en la estructuracion de estudios previos y pliegos de condiciones sin el llenode los requisitos legales 4-PROBABLE4-MAYOR
4. Importante
4. EXTREMA
p=
se propone mantener actilizacion en la normatividad contractual a los funcionarios que manekan el area de contratacion
3-SON EFECTIVOS PERO NO ESTAN DOCUMENTADOS 4. EXTREMA1. Estratégico1. EvitarloNOP: Capacitaciones a los profesionales encargados de liderar los procesos contractualesProfesional VRU$ 0Mayo a Diciembre 2017# 1 lista de asistencia de capacitaciónDiana Castro Q. Profesional VRU100%PSIAlta->81%Pendiente la programaciòn y fecha para realizaciòn de capacitaciòn.

La evidencia se encuentra en la carpeta fisica con nombre varios
38
GESTIÓN DOCUMENTALQue la correspondencia no sea entregada oportunamenteINTERNO* No contar con el personal de apoyo
* No encontrar los funcionarios que deben recibir el documento
* Mal direccionamiento del Oficio
* Demora en las respuestas
* Descontrol del documento, en caso que se traspapele
* Inconvenientes legales
3-MODERADO4-MAYOR
4. Importante
4. EXTREMA
P=
Setienen planillas de control de Correspondencia Externa Recibida
4-SON EFECTIVOS Y ESTAN DOCUMENTADOS. 4. EXTREMA3. Operativo2. ReducirloNOp:: Verificación y Seguimiento a la entrega de las planillas de correspondencia Externa

p: Matriz de medición de tiempos de entrega
Luz Saida Arias Mena P.G.I. Correspondencia y Archivo$ 0Reducción en los tiempos de entrega de la correspondenciaLuz Saida Arias Mena P.G.I. Correspondencia y Archivo100%PSiAlta->81%La evidencia se encuentra en libro con nombre: Control de entrega correspondencia, ubicado en la oficina de archivo y correspondencia.
39
Que los documentos se pierdan de los Archivos de Gestión INTERNO* Constantes cambios en el personal de apoyo
* Desinterés por parte del personal en aplicar los procedimientos de arhivo
* Desorganización en los Archivos de Gestión
* Incumplimiento de la normatividad archivística
4-PROBABLE4-MAYOR
4. Importante
p: Acompañamiento, capacitación y asesoría en normatividad archivística2-NO SON EFECTIVOS 4. EXTREMA3. Operativo2. ReducirloNOP: Seguimiento y monitoreo a la aplicación de la Tabla de Retención Documental de la dependenciaLuz Saida Arias Mena P.G.I. Correspondencia y Archivo$ 0Actas de Visita a Dependencias/Actas de Cumplimiento Luz Saida Arias Mena P.G.I. Correspondencia y Archivo100%PSIAlta->81%La evidencia se encuentra en la carpeta fisica con número de serie 30.30.20.27 subserie 30330.20.27.3 con nombre Actas de visitas y seguimientos.
40
GESTIÓN DE TICFalla en la infraestructura tecnologica de la universidadINTERNOFalla en equipos computacionales y de comunicación

Falla en servidores web y de base de datos

Falla en la red alambrica e inalambrica



Perdida de comunicación y demoras en gestión de actividades

Dificultad para acceder a procesos web y sistema de información

fallo en comunicación entre procesos, entre aplicaciones y sistema de información


3-MODERADO3-MODERADO
3. Moderado
3. ALTAP=Efectuar el plan de mantenimiento preventido anual a equipos computacionales , de comunicaciones y redes4-SON EFECTIVOS Y ESTAN DOCUMENTADOS. 3. ALTA6. Tecnológico2. ReducirloNOP=Ejecutar anulamente el mantenimeinto preventido en equipos computacionales y de comunicaciones, servidores, actualizar parches de seguridad y monitorear la redPGI de la oficina de sistemas$ 0Doce (12) meses Ene-Dic 2015Plan de mantenimiento anual, hojas de vida actualizada de equipos y reporte de monitoreo de redBelkin Rodriguez94%PSIAlta->81%Se evidencia en archivos fisico y digitales los siguientes docuementos:
El plan de mantenimiento se encuentra en google drive en el link: https://drive.google.com/drive/folders/0B5BBNpgNswimaTdZUUVlTnVOS0k , las hojas de equipos se encuentra en AZ fisicas con nombre hoja de vida equipos de computos y los reportes de monitoreo de red se encuentra en el servidor con serial MXQ30903WS, producto No.  668812-001 aplicativo virtual con nombre solardwinds.
41
GESTIÓN DE APOYO A LA ACADEMIAFalta de divulgación de información a la comunidad universitaria, con respecto a los servicios del sistema de bibliotecasINTERNODesinterés a las capacitaciones de biblioteca.

No existe retroalimentacion ( docente-estudiante)en el uso de las herramientas ofertadas por la biblioteca.

Condiciones inadecuadas para las realizar capacitaciones.

Recurso Humano no capacitado.

No hay continuidad en la ejecucion del presupuesto aprobado cada año. para la adquisición de Recursos Bibliográficos.
Desaprovechamiento de los recursos del sistema de bibliotecas.

Reducción en los indicadores de gestión.

Material Bibliografico desactualizado.

3-MODERADO3-MODERADO
4. Importante
3. ALTAP: Cronograma de capacitaciones con pre-u y solicitud de la comuidad.

P: Capacitaciones al personal.

P: Cronograma de capacitaciones con los proveedores.
4-SON EFECTIVOS Y ESTAN DOCUMENTADOS. 3. ALTA3. Operativo2. ReducirloNOC: evaluar la metodología de las capacitaciones a la comunidad universitaria.

P: Articular plan de capacitaciones con los programas académicos o las facultades.

P: Distribucción de publicidad (folletos promocionales) a la comunidad Academica interna y externa.

P: Cronograma de capacitaión al Recurso Humano asignado, en las herramientas tecnicas y tecnologicas existentes.
PGI Biblioteca$ 0Ocho meses (8) mayo a diciembre de 2015# de estudiantes matriculados / # estudiantes capacitadosEduard Camargo90%PsiAlta->81%La evidencia se encuentra en medio fisico y digital, en digital su ubicación es equipo con serial No. MXL3242DM3 a cargo del funcionario Eduard Camargo, archivos tiene la siguiente ruta: Escritorio, carpeta escritorio, carpeta IIPA2015, carpeta mapa de riesgo, Nombre de archivo estudiante del primer semestre PREU IIPA 2015 y archivo con nombre capacitaciones de PREU IPA 2015.

Carpeta en estado fisico con nombre capacitaciones PREU I-IIPA 2015.
42
EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO La asesoria y acompañamiento a los procesos no efectuarla oportunamenteINTERNOFalta de actualzación, capacitación e información en los temas objetos de la asesoria y acompañamientoIncumplimiento de normatividades, politicas, planes y programas por parte de los procesos4-PROBABLE3-MODERADO
4. Importante
3. ALTAP= Evaluación previa de los temas asesorar / solicitud de información y capacitación de los funcionarios de la oficina.1- NO EXISTEN CONTROLES 3. ALTA3. Operativo2. ReducirloP=Seguimiento previo a los temas objetos programado y solicitudes de formación para los auditories internos Jefe de oficina de control interno de gestión$ 0Ocho meses (8) mayo a diciembre de 2015Numero de asesorias no ejecutadas oportunamenteObeth Romero100%PSIAlta->81%La evidencia se encuentra en la carpeta con serie 30.10.19.6 informe de gestión
43
Que los seguimientos efectuados se presenten fuera de los terminos establecidos del plan de mejoramiento u oficio recibido.INTERNODilatación de la ejecución de las actividades que tienen terminos de cumplimientoIncumplimiento de normatividad, MECI o solicitudes escritas por partes de funcionarios o usuarios/partes interesadas3-MODERADO3-MODERADO
4. Importante
3. ALTAP=programa anual de auditoria interna de gestión/seguimiento por parte del jefe de las actividades asignadas4-SON EFECTIVOS Y ESTAN DOCUMENTADOS. 3. ALTA3. Operativo2. ReducirloP=Reunión de control para el seguimiento de las actividades asignadasJefe de oficina de control interno de gestión$ 0Ocho meses (8) mayo a diciembre de 2015Numero de seguimientos realizados fuera del termino legalObeth Romero100%PSiAlta->81%La evidencia se encuentra en cada carpeta de auditoria que reposa en la oficina de control interno de gestión.
44
Valoración equivocada o demora en el trámite de la quejaINTERNOerror al momento de analizar y valorar la quejano cumplimiento conlos fines de la oficina de Control Interno disciplinario,1- RARO
1- INSIGNIFICANTE
1. Aceptable
1. BAJAP= se analiza toda la información que se recepciona en el despacho por parte del asesor de la oficina con apoyo del personal bajo su dirección.4-SON EFECTIVOS Y ESTAN DOCUMENTADOS. 1. BAJA5. Cumplimiento1. EvitarloNOP=remitir por competencia al organo crrespondientes PROCURADURIA, Convivencia Laboral Asesor oficna Control Interno Disciplinario y grupo de apoyo$ 0Ocho meses (8) mayo a diciembre de 2016Numeros de quejas, informes o información de servidor publico radicadas / Numeros de quejas, informes o información de servidor publico tramitadosAsesor oficina de control discilplinario100%PSIAlta->81%La evidencia se encuentra en libro radicador de correspondencia de la oficina de control interno disciplinario

La evidencia se encuentra en Google drive en link: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1KrGrLEVwo-a5F52YyNtIFy7FNI03YzYK8VkUpyxs8Ds/edit#gid=0
Esta herramienta hace la funciòn de un libro radicador de la oficina.
45
AUTOEVALUACIÓN

Fortalecer y fomentar la cultura de la autoevaluación y la autorregulación en la Universidad, a partir de la implementación de un Modelo Institucional de Autoevaluación con miras a la construcción de una cultura de la calidad.
Que algún (os) programa(s) académico(s) pierda(n) el Registro Calificado INTERNO1. Incumplimiento de los procesos y procedimientos del aseguramiento de la calidad académica. 2. Incumplimiento de las condiciones de calidad de los programas académicos. 3. Incumplimiento de las fechas señaladas para la radicación del programa en el SACES. 4. Incumplimiento de las agendas establecidas para el ejercicio de autoevaluación y registro del programa. • Se impide el cumplimiento de los objetivos institucionales, al no poderse ofertar el programa.

- Entorpece el logro de las metas metas institucionales. • Se afecta la imagen institucional y en consecuencia la credibilidad en la Universidad. • Afecta la calidad institucional . • Se afectan los derechos de los estudiantes matriculados en el programa. • Al no entregarse el informe de autoevaluación del programa dentro del período académico establecido en la agenda, se puede tipificar detrimento patrimonial debido a que los docentes asignados para el desarrollo del proceso, cuentan con descarga académica y asignación de tiempos para este ejercicio.
4-PROBABLE5-CATASTROFICO5. Inaceptable 4. EXTREMA1. Seguimiento al Comité de Programa en el cumplimiento de sus funciones de revisión permanente del currículo (autorregulación). 2. Informes de seguimiento y avances de los ejercicios de autoevaluación de los programas4-SON EFECTIVOS Y ESTAN DOCUMENTADOS. 4. EXTREMA1. Estratégico3. Compartirlo
Transferirlo
SIP: 1. Actualizar el Modelo Institucional de Autoevaluación y Autorregulación acorde con la política de aseguramiento de la calidad institucional. Vicerrector Académico y Secretaria Tëcnica de Acreditación$ 0Enero de 2015 a Diciembre de 2015Acto administrativoMartha Soraya González Vargas - Profesional S.T.A.75%PSI
Media->50%-80%
La oficina esta en levantamiento de la información debido a cambios legales por el ministerio de eduacación y su dinamismo flexible.

Se presenta el día jueves 26 de noviembre del 2015 "Al comite institucional de acrediatación" el modelo institucional de autoevaluación y autorregulación acorde con la política de aseguamiento de la calidad institucional, El modelo se encuentra en el equipo con serial MXL4112155, En acta # 20 de la secretaria técnica de acreditación actualizo el modelo de autoevaluación y autorregulación institucional.
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2. Actualizar el Plan de Autoevaluación y Acreditación de Programas y elaborar las agendas semestrales de acuerdo con este plan.Secretaria Tëcnica de Acreditación$ 0Enero de 2015 a Diciembre de 2015Cronograma actualizado y agendas semestrales en desarrollo.Martha Soraya González Vargas - Profesional S.T.A.100%PSIAlta->81%La evidencia se encuentra en:
PC Hewlett Packard EliteDesk 800 G1 SFF
No. Serial: MXL40716Q5
Windows 7 Professional
C:\Users\marcela.preciado\Documents\ACREDITACION\PIACA\PIACA 2015\PIACA New 2015.xlsx
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3. Realizar el seguimiento y monitoreo a los planes de mejoramiento producto de la autoevaluación de programas académicos. Secretaria Tëcnica de Acreditación$ 0Enero de 2015 a Diciembre de 2015Informes de seguimiento y monitoreo a los planes de mejoramiento de los programas académicos.Martha Soraya González Vargas - Profesional S.T.A.100%PSIAlta->81%La evidencia se encuentra en la carpeta fisica con serie 40.90.-27.2 con nombre seguimiento planes de mejoramiento.

LA evidencia se encuentra en el equipo con serial no. MXL4461SX con nombre de archivo consolidado planes de choques-acreditación30.9.2015
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4. Diseñar y ejecutar jornadas de capacitacion focalizada, según las necesidades identificadas en los ejercicios de autoevaluación. Secretaria Tëcnica de Acreditación $ 0Enero de 2015 a Diciembre de 2015Jornadas de capacitación ejecutadas.Martha Soraya González Vargas - Profesional S.T.A.100%PSIAlta->81%La evidencia se encuentra en la carpeta fisica con serie 40.90.-30.4 con nombre Proceso fortalecimiento currircular

La evidenica se encuentra en la carpeta con rotulado numero 40.90.30.4 con nombre proceso fortalecimiento curricular.
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5. Sensiblizar y organizar a la comunidad académica de los progamas que inician el proceso de Renovación de Registro Calificado. Secretaria Tëcnica de Acreditación$ 0Enero de 2015 a Diciembre de 2015Jornadas de sensiblización ejecutadas.Martha Soraya González Vargas - Profesional S.T.A.100%PSIAlta->81%La evidencia se encuentra en las series 40.90.3.1 ; 40.90.30.2 con nombres proceso acreditación de alta calidad y proceso registro calificado

La evidencia se encuentra en la carpeta con rotulado numero 40.90.30 con nombre sensibilización proceso autoevaluación.
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6. Asesorar y corregir la elaboración de los documentos de condiciones de calidad de los programas Secretaria Tëcnica de Acreditación$ 0Enero de 2015 a Diciembre de 2015Programas asesorados de acuerdo conlas agendas.Martha Soraya González Vargas - Profesional S.T.A.100%PSIAlta->81%La evidencia se encuentra al 100% del primer semestre en:
serie 40.90.30.3.2 con nombre asesorias comite tecnico acreditación proceso reonvación registro calificado

La evidencia se encuentra con rotulado numero 40.90.30.2.2 con nombre Asesorias comité técnico acreditación proceso registro calificado.
-Especialización en sanidad animal
-Esp. Gestión de proyectos-Distancia Tradic.
-Maestria administración de negocios.

rotulado con numero 40.90.30.1.2 con nombre asesorias comite tecnico acreditación proceso acreditación de alta calidad.

rotulado con numero 40.90.30.3.2 con nombre asesorias tecnico acreditación proceso renovación regiestro calificiado.
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7. Realizar seguimiento permantente al cumplimiento de los tiempos señalados en las agendas de autoevaluación para RN RC de programas académicos. Secretaria Tëcnica de Acreditación$ 0Enero de 2015 a Diciembre de 2015Informes de seguimiento sobre el cumplimiento de las agendas para RN RC de programas académicos.Martha Soraya González Vargas - Profesional S.T.A.100%PSIAlta->81%La evidencia se encuentra al 100% del primer semestre en:
serie 40.90.01.1 con nombre actas comite institucional de autoevaluación y acreditación

La evidencia se encuentra en Google drive, en el siguiente link: https://drive.google.com/a/unillanos.edu.co/folderview?id=0B45ueyJcxxxSRnY3OERwZkh2dHc&usp=sharing_eid&ts=564c9acc.
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Que se niegue la reacreditación de los programas académicos ya acreditados.INTERNO 1. No demostrar avances en el mejoramiento continuo del programa.
2. Incumplimiento de las fechas señaladas para la radicación del programa en el SACES - CNA.


- Entorpece el logro de las metas metas institucionales. • Se afecta la imagen institucional. • Afecta la calidad institucional .
4-PROBABLE3-MODERADO
4. Importante
3. ALTA1. Monitoreo semestral a los planes de mejoramiento
de los programas académicos. 2. Informes de seguimiento y avances de los ejercicios de autoevaluación de los programas. 3. monitoreo y seguimiento al cumplimiento de la agenda.
4-SON EFECTIVOS Y ESTAN DOCUMENTADOS. 3. ALTA2. Imagen3. Compartirlo
Transferirlo
SIP: 1. Asesorar el ejercicio de autoevaluación a los programas académicos en reacreditación . 2. Asesorar la elaboración del informe de autoevaluación documentos de los programas que se presenten a reacreditación.Secretaria Tëcnica de Acreditación$ 0Enero de 2015 a Diciembre de 2015Informes al Comité de Autoevaluación y Acreditación Institucional Martha Soraya González Vargas - Profesional S.T.A.100%PSIAlta->81%La evidencia se encuentra al 100% del primer semestre en:
serie 40.90.01.1 con nombre actas comite institucional de autoevaluación y acreditación

La evidencia se encuentra en la carpeta con rotulado con numero40.90.01.1 con nombre acta comite institucional de autoevaluación y acreditación.
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Que se niegue la acreditación de los nuevos programas académicos presentados ante el CNA.INTERNO1. No demostrar los niveles de calidad exigidos por el MEN para los programas académicos.
Entorpece el logro de las metas institucionales.3-MODERADO2-MENOR2. Tolerable
2. MODERADA
monitoreo y seguimiento al cumplimiento de la agenda4-SON EFECTIVOS Y ESTAN DOCUMENTADOS.
2. MODERADA
5. Cumplimiento3. Compartirlo
Transferirlo
SIP: 1. Asesorar el ejercicio de autoevaluación a los programas académicos para avanzar en el cumplimiento de las condiciones iniciales para su acreditación de calidad. 2. Asesorar la elaboración del informe de autoevaluación documentos de los programas que se presenten a reacreditación. Secretaria Tëcnica de Acreditación$ 0Enero de 2015 a Diciembre de 2015Informes al Comité de Autoevaluación y Acreditación Institucional Martha Soraya González Vargas - Profesional S.T.A.100%PSIAlta->81%La evidencia se encuentra al 100% del primer semestre en:
serie 40.90.01.1 con nombre actas comite institucional de autoevaluación y acreditación

La evidencia se encuentra en la carpeta con rotulado con numero40.90.01.1 con nombre acta comite institucional de autoevaluación y acreditación.
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