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2 | Hybrid Event Budget Template | https://www.smartsheet.com/try-it?trp=8783&utm_source=template-google-sheet&utm_medium=content&utm_campaign=Hybrid+Event+Budget-google-sheet-8783&lpa=Hybrid+Event+Budget+google-sheet+8783 | ||||||||||||||||||||||||
3 | ||||||||||||||||||||||||||
4 | Event Name | Date | ||||||||||||||||||||||||
5 | Onsite Location | Estimated Attendance | ||||||||||||||||||||||||
6 | Virtual Location | |||||||||||||||||||||||||
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11 | Estimated | Actual | Variance | |||||||||||||||||||||||
12 | Expenses | $58,500.00 | $60,350.00 | $1,850.00 | ||||||||||||||||||||||
13 | Revenue | $132,000.00 | $158,000.00 | $26,000.00 | ||||||||||||||||||||||
14 | Profit/Loss | $73,500.00 | $97,650.00 | $24,150.00 | ||||||||||||||||||||||
15 | ||||||||||||||||||||||||||
16 | ||||||||||||||||||||||||||
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20 | Expenses | Estimated | Actual | Variance | Notes | Revenue | Estimated | Actual | Variance | Notes | ||||||||||||||||
21 | Venue (In-Person) | Subtotal | $53,500.00 | $55,500.00 | $2,000.00 | Ticket Sales | Subtotal | $130,000.00 | $156,000.00 | $26,000.00 | ||||||||||||||||
22 | Venue Rental | $50,000.00 | $52,000.00 | $2,000.00 | General Admission (In-Person) | $80,000.00 | $81,000.00 | $1,000.00 | ||||||||||||||||||
23 | Additional Furnishings / Equipment Rental | $3,500.00 | $3,500.00 | $0.00 | Virtual Access Passes | $50,000.00 | $75,000.00 | $25,000.00 | ||||||||||||||||||
24 | AV Setup | $0.00 | VIP Tier | $0.00 | ||||||||||||||||||||||
25 | Internet Access | $0.00 | $0.00 | |||||||||||||||||||||||
26 | Venue Tech Support Staff | $0.00 | $0.00 | |||||||||||||||||||||||
27 | Security / Event Staff | $0.00 | $0.00 | |||||||||||||||||||||||
28 | Other | $0.00 | $0.00 | |||||||||||||||||||||||
29 | $0.00 | $0.00 | ||||||||||||||||||||||||
30 | $0.00 | $0.00 | ||||||||||||||||||||||||
31 | $0.00 | $0.00 | ||||||||||||||||||||||||
32 | Décor | Subtotal | $5,000.00 | $4,850.00 | -$150.00 | Sponsorships | Subtotal | $2,000.00 | $2,000.00 | $0.00 | ||||||||||||||||
33 | Lighting | $5,000.00 | $4,850.00 | -$150.00 | Gold Sponsor | $2,000.00 | $2,000.00 | $0.00 | ||||||||||||||||||
34 | Floral | $0.00 | Silver Sponsor | $0.00 | ||||||||||||||||||||||
35 | Custom Banners / Signage | $0.00 | Bronze Sponsor | $0.00 | ||||||||||||||||||||||
36 | Stage Design | $0.00 | Featured Vendor | $0.00 | ||||||||||||||||||||||
37 | Other | $0.00 | Sponsored Sessions | $0.00 | ||||||||||||||||||||||
38 | $0.00 | $0.00 | ||||||||||||||||||||||||
39 | $0.00 | $0.00 | ||||||||||||||||||||||||
40 | $0.00 | $0.00 | ||||||||||||||||||||||||
41 | $0.00 | $0.00 | ||||||||||||||||||||||||
42 | $0.00 | $0.00 | ||||||||||||||||||||||||
43 | Food / Beverage | Subtotal | $0.00 | $0.00 | $0.00 | Other Revenue | Subtotal | $0.00 | $0.00 | $0.00 | ||||||||||||||||
44 | Onsite Catering | $0.00 | Merchandise Sales | $0.00 | ||||||||||||||||||||||
45 | Onsite Beverages | $0.00 | Ad Revenue | $0.00 | ||||||||||||||||||||||
46 | Catering Service Staff | $0.00 | Vendor Booth Fees | $0.00 | ||||||||||||||||||||||
47 | Virtual Meal Vouchers | $0.00 | $0.00 | |||||||||||||||||||||||
48 | Other | $0.00 | $0.00 | |||||||||||||||||||||||
49 | $0.00 | $0.00 | ||||||||||||||||||||||||
50 | $0.00 | $0.00 | ||||||||||||||||||||||||
51 | $0.00 | $0.00 | ||||||||||||||||||||||||
52 | $0.00 | $0.00 | ||||||||||||||||||||||||
53 | $0.00 | $0.00 | ||||||||||||||||||||||||
54 | Virtual Platform & Technology | Subtotal | $0.00 | $0.00 | $0.00 | Subtotal | $0.00 | $0.00 | $0.00 | |||||||||||||||||
55 | Event Platform / Mobile App | $0.00 | $0.00 | |||||||||||||||||||||||
56 | Virtual Event Producer | $0.00 | $0.00 | |||||||||||||||||||||||
57 | Registration Platform | $0.00 | $0.00 | |||||||||||||||||||||||
58 | Licensing Fees | $0.00 | $0.00 | |||||||||||||||||||||||
59 | Closed Captioning / ASL Services | $0.00 | $0.00 | |||||||||||||||||||||||
60 | Other | $0.00 | $0.00 | |||||||||||||||||||||||
61 | $0.00 | $0.00 | ||||||||||||||||||||||||
62 | $0.00 | $0.00 | ||||||||||||||||||||||||
63 | $0.00 | $0.00 | ||||||||||||||||||||||||
64 | $0.00 | $0.00 | ||||||||||||||||||||||||
65 | Programming & Talent | Subtotal | $0.00 | $0.00 | $0.00 | Subtotal | $0.00 | $0.00 | $0.00 | |||||||||||||||||
66 | Keynote Speaker Fee | $0.00 | $0.00 | |||||||||||||||||||||||
67 | Panelist Honorariums | $0.00 | $0.00 | |||||||||||||||||||||||
68 | Emcee / Moderator | $0.00 | $0.00 | |||||||||||||||||||||||
69 | Entertainment (Hybrid-Friendly) | $0.00 | $0.00 | |||||||||||||||||||||||
70 | Other | $0.00 | $0.00 | |||||||||||||||||||||||
71 | $0.00 | $0.00 | ||||||||||||||||||||||||
72 | $0.00 | $0.00 | ||||||||||||||||||||||||
73 | $0.00 | $0.00 | ||||||||||||||||||||||||
74 | $0.00 | $0.00 | ||||||||||||||||||||||||
75 | $0.00 | $0.00 | ||||||||||||||||||||||||
76 | Marketing & Promotion | Subtotal | $0.00 | $0.00 | $0.00 | Subtotal | $0.00 | $0.00 | $0.00 | |||||||||||||||||
77 | Digital Ads | $0.00 | $0.00 | |||||||||||||||||||||||
78 | Email Marketing | $0.00 | $0.00 | |||||||||||||||||||||||
79 | Graphic Design | $0.00 | $0.00 | |||||||||||||||||||||||
80 | Photography | $0.00 | $0.00 | |||||||||||||||||||||||
81 | Video Production | $0.00 | $0.00 | |||||||||||||||||||||||
82 | Printed Materials | $0.00 | $0.00 | |||||||||||||||||||||||
83 | Postage / Shipping | $0.00 | $0.00 | |||||||||||||||||||||||
84 | Event Website / Landing Page Design | $0.00 | $0.00 | |||||||||||||||||||||||
85 | Other | $0.00 | $0.00 | |||||||||||||||||||||||
86 | $0.00 | $0.00 | ||||||||||||||||||||||||
87 | Attendee Experience | Subtotal | $0.00 | $0.00 | $0.00 | Subtotal | $0.00 | $0.00 | $0.00 | |||||||||||||||||
88 | Swag / Gift Boxes for Virtual Attendees | $0.00 | $0.00 | |||||||||||||||||||||||
89 | Onsite Check-In Equipment | $0.00 | $0.00 | |||||||||||||||||||||||
90 | Onsite Information Desk | $0.00 | $0.00 | |||||||||||||||||||||||
91 | Door Prizes / Contests | $0.00 | $0.00 | |||||||||||||||||||||||
92 | Event Materials | $0.00 | $0.00 | |||||||||||||||||||||||
93 | Other | $0.00 | $0.00 | |||||||||||||||||||||||
94 | $0.00 | $0.00 | ||||||||||||||||||||||||
95 | $0.00 | $0.00 | ||||||||||||||||||||||||
96 | $0.00 | $0.00 | ||||||||||||||||||||||||
97 | $0.00 | $0.00 | ||||||||||||||||||||||||
98 | Logistics & Operations | Subtotal | $0.00 | $0.00 | $0.00 | Subtotal | $0.00 | $0.00 | $0.00 | |||||||||||||||||
99 | Insurance & Permits | $0.00 | $0.00 | |||||||||||||||||||||||
100 | Transportation / Parking | $0.00 | $0.00 | |||||||||||||||||||||||