イベントチェックシート
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1
項目内容チェック整理担当いつ決めるか懸念着地
2
イベント
目的
参加者のWINはどんな所か。失敗の具体例・成功の具体例・大成功の具体例
3
依頼者のWINはどんな所か。
4
運営者のWINはどんな所か。
5
イベントの意義、ビジョン、継続性等(なんの為にやっているのか)
6
開催日等イベントの時間帯(朝or昼or夜)
7
平日 or 休日開催
8
開催時間
9
集合解散時間
10
休憩時間の考慮
11
会場までのアクセス
12
他の大型イベントの有無
13
場所等
下見
下見の有無
14
会場予約のフロー
15
会場費の見積もり。特別料金等の有無
16
会場のレギュレーションを確認(物販等可能か)
17
会場の広さ部屋の広さ(図がもらえるか)大型イベントだと消防局等の確認が必要
18
部屋の明るさ(電気のスイッチと消灯できる範囲のチェック)
19
電源設備の確認(アンペア、ワット、拡張が可能か、コンセント位置、三叉コンセントではないかどうか)
20
冷暖房機の有無
21
飲食の可否(可能な場所の確認)
22
会場の立地/アクセスのよさ(緊急避難先の確認、災害時のフロー確認)
23
会場/近隣駐車場の有無(駐車場は有料か無料か、規模も確認、また事前に車両登録が必要か)
24
開催場所が屋内or屋外
25
会場設備(トイレ、コピー機の有無など) 規模に応じて男子トイレを臨時女子トイレとして変更可能か等
26
コンビニが近くにあるかどうか(足りないもの、忘れ物の買い足しのため)
27
喫煙の可否、場所
28
ごみ箱、ごみの捨てる方法の確認
29
インカム(チャンネルの確認、1F~実施会場での確認)、Wifiの接続確認(接続上限、速度、周波数)
30
講師
審査員
プロフィール確認(掲載SDL 完成イメージの共有 どこに載るか、チラシ or WEB)写真と紹介文の仕様共有
31
謝礼金の有無、支払いフローの共有・手続き
32
宿泊手配の有無
33
交通費、交通手段の連絡
34
懇親会の有無(有料・無料)/ 出欠の確認
35
送迎があるか
36
打ち合わせの方法、回数の調整、zoom等打ち合わせプラットフォームの確認
37
緊急連絡先
38
担当窓口の確立
39
参加者
来場者
参加人数 性別/男女比 申し込みフロー 年齢層 初参加orリピーター 職業 どんなスキルを持った方が来るか
40
有料の場合参加費の徴収方法
41
服装の指定あるかどうか
42
職業
43
交通手段
44
事前のアンケートの情報 / 期待値の調整
45
子ども預かりの有無 参加者以外のお連の方をどうするか
46
懇親会出欠確認
47
事前運営
準備
協力してくれる人の有無と人数(ボランティア等)誰が当日何時から何時まで参加可能か一元管理
48
謝礼の有無 請求フロー
49
ボランティアの契約、書類関係の準備
50
事前打ち合わせの設計(直接、メール、zoomなど)
51
当日の連絡スレッド、チャネル、指揮命令系統、意思決定のフローの確認(運営)
52
役割分担(進行、議事録、カメラマン、参加者連絡係、受付など)
53
議事録やファイルの管理 (目的の確認、進め方 アジェンダ整理など)
54
名簿/アンケート作成(個人情報の管理含む)
55
当日緊急連絡部隊の設置(お問い合わせ窓口等)
56
演出(BGM等)
57
緊急時の避難フロー、避難先、応急処置の備品
58
キャンセルポリシーの定義
59
参加者へのリマインド連絡
60
リハーサル、担当部署リーダーのシミュレート、懸念点の洗い出し。
61
遅刻者・欠席者対応の相談
62
落とし物、迷子窓口
63
当日緊急連絡部隊の設置(お問い合わせ窓口等)
64
資料の用意、印刷等どうするか
65
事後
タスク
エラー、ご意見等の洗い出し、対応についての優先度、対応方法の意思決定(イベント終了後のMTG推奨)
66
個人情報(名簿等)を管理者以外のメンバーが持っていないか確認、回収、破棄
67
備品確認(正しい場所にもどっているか、なくなったもの、壊れたものはないか)
68
謝礼、イベント費用の支払い周り、確認、連絡
69
各担当部署の引き継ぎ、資料のアーカイブ化(準備SDL,反省等)
70
写真、記事等のアーカイブ化
71
落とし物の保管、破棄
72
振り返りの設計(定義したイベント目的への振り返り、アンケート集計、項目についての精査)
73
次回イベントへ向けた、報告書の作成、準備SDLの相談(いつだれが発起の提案をするか)
74
広報告知/告知媒体の管理
75
プレス受付窓口・問い合わせ窓口の設置有無
76
媒体名、担当者、対応者の管理
77
露出可能性のあるものの一元管理(プレス、当日、事後)
78
プレスリリース(共同 or 別々)リリース内容、リリース日の打ち合わせ
79
事後レポートの配信先、内容確認のフロー、リードタイムの確認
80
事前・当日SNSの運用、ポリシーの確認(開催まであと何日!等を行う場合は大事)
81
ハッシュタグの決定、フォトブース、看板、アイテム等の検討(基本1つ 他のイベントと被っていないか)
82
個人情報同意書の回収(基本お申し込み時点で回収 WEBなどで)
83
備品/配送貸出可能な備品の確認、レンタルフローの確認
84
事前郵送の宛先の確認
85
事前郵送受け取り可能日時の確認(行政の場合17時以降受け取れない等あり)
86
事前郵送の送付、追跡情報の控え
87
到着連絡(追跡情報での確認、会場への確認)
88
返送フローの確認
89
集荷の手配(佐川2日前まで、ヤマト基本前日まで、大きな荷物ヤマト便、佐川、赤帽等)
90
備品/PC当日使用PCの環境
91
WifiのPASS / 最悪接続できない場合の予備準備等
92
当日使用ソフトのインストールなどの準備
93
PCの持ち込みが可能か
94
PCの接続端子、アダプタの有無
95
スライドやデータなどの指定
96
コスト人件費の見積もり
97
貸出備品の見積もり
98
当日買い出し等の見積もり
99
出費の一元管理シートの作成、担当メンバーへの記入依頼
100
申請、請求期限、フロー、回覧の依頼
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