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1 | Item | Price | Quantity | Estimated Total | Actual Total | Notes | |||||||||||||||||||||
2 | Starting Balance | $27,621.74 | $27,621.74 | 2024 reserved funds | |||||||||||||||||||||||
3 | INCOME | 2024: 3 platinum, 5 gold, 7 silver, 11 bronze, 34 micro | 34 microsponsors *$150 = $5100, BUT 8 of these also bought t-shirts, and $400 was tracked in in tshirt donations below | ||||||||||||||||||||||||
4 | Sponsorships | Number sold in 2025 | |||||||||||||||||||||||||
5 | Platinum | $5,000.00 | 3 | $15,000.00 | $15,000.00 | 3 | |||||||||||||||||||||
6 | Gold | $3,000.00 | 5 | $15,000.00 | $15,000.00 | 5 | |||||||||||||||||||||
7 | Silver | $1,500.00 | 7 | $10,500.00 | $9,000.00 | 6 | |||||||||||||||||||||
8 | Bronze | $500.00 | 12 | $6,000.00 | $7,500.00 | 15 | |||||||||||||||||||||
9 | Microsponsors | $150.00 | 12 | $1,800.00 | $3,450.00 | 23 | |||||||||||||||||||||
10 | Sponsorships Income: | $48,300.00 | $49,950.00 | ||||||||||||||||||||||||
11 | |||||||||||||||||||||||||||
12 | Donations | ||||||||||||||||||||||||||
13 | Attendee/registration donations | $10.00 | 50 | $500.00 | $580.00 | As of 10/22/25; This is JUST reg donations that are not t-shirts | In 2024: combined reg donations, general donations & t-shirt donations was $4,410 +$400 for microsponsors with t-shirt | ||||||||||||||||||||
14 | General donations | $40.00 | 100 | $4,000.00 | $2,431.08 | As of 10/22/25; Donations made outside of registration | |||||||||||||||||||||
15 | Donations at registration w T-shirt | $50.00 | 80 | $4,000.00 | $2,900.00 | 58 as of 10/22/25; 71 in 2024 ($3550) | |||||||||||||||||||||
16 | Donations Income: | $8,500.00 | $5,911.08 | ||||||||||||||||||||||||
17 | Total Income: | $56,800.00 | $55,861.08 | ||||||||||||||||||||||||
18 | Total Available Funds: | $84,421.74 | $83,482.82 | ||||||||||||||||||||||||
19 | |||||||||||||||||||||||||||
20 | EXPENSES | ||||||||||||||||||||||||||
21 | Technology/SaaS | ||||||||||||||||||||||||||
22 | Google Workspace (email groups) | $116.00 | 3 | $348.00 | $509.79 | As of 6/12/25 - this should be final amt; includes refund. | |||||||||||||||||||||
23 | Mailchimp | $125.00 | 12 | $1,500.00 | $1,122.73 | As of 10/22/25; as of 5/20, get 15% non-profit discount + no sales tax (~$25/mo savings) | |||||||||||||||||||||
24 | Domain Registrations | $185.00 | 0 | $0.00 | $0.00 | 5-year registration paid by Joe Dolson in 2022, next renewal 2027 | |||||||||||||||||||||
25 | Website Hosting | $49.00 | 12 | $588.00 | $588.00 | as of 5/29/25 | |||||||||||||||||||||
26 | Buffer | $720.00 | 1 | $720.00 | $396.83 | renewed on 09/02/25 for $319.20 tracked on Finance Ledger as Software: General | |||||||||||||||||||||
27 | X/Twitter | $8.64 | 3 | $25.92 | $8.64 | Monthly for 3 months for livestreaming sponsor interviews | |||||||||||||||||||||
28 | Zoom Meetings | $170.00 | 1 | $170.00 | $0.00 | Renewed on 09/05/2024 (tracked on Finance Ledger as Software:General) | |||||||||||||||||||||
29 | Zoom Events | $5,250.00 | 1 | $5,250.00 | $4,200.00 | Tracked on Finanace Ledger as Software: Events | |||||||||||||||||||||
30 | Technology/SaaS Subtotal: | $8,601.92 | $6,825.99 | ||||||||||||||||||||||||
31 | |||||||||||||||||||||||||||
32 | Accessibility | ||||||||||||||||||||||||||
33 | Live Captioning Services | $4,336.50 | 1 | $4,336.50 | $5,588.84 | in 2024: $4,130.00 - budgeted for a 5% increase; expected $4,095.00 (live + CC was $5882.99, got 5% discount for paying in 24 hrs) | |||||||||||||||||||||
34 | Sign Language Interpreters | $6,756.75 | 1 | $6,756.75 | $6,547.86 | in 2024: $4,130.00 - budgeted for a 5% increase; expected $6,892.50; was 6892.50, got 5% discount for paying in 24 hrs | |||||||||||||||||||||
35 | Misc. A11y Vendor Fees | $400.00 | 1 | $400.00 | $380.00 | In 2024: $300 for Empire captions coordination fees; Tracked in 2025 ledger as "Professional Services"; 5% discount for paying in 24 hrs | |||||||||||||||||||||
36 | Post-event Video Transcription - English | $1,638.00 | 1 | $1,638.00 | $1,787.99 | In 2024: $1,560.00 Empire gave us a discount of $1.25 per recorded minute - budgeted for a 5% increase | |||||||||||||||||||||
37 | Post-event Video Translation - Spanish | $80.00 | 48 | $3,840.00 | - | Humans = $40/hour * 2 hours/talk * 48 talks - Goal is to do 2025 and 2024 + some 2023 if translators available. | |||||||||||||||||||||
38 | Post-event Video Translation - French | $80.00 | 48 | $3,840.00 | - | Humans = $40/hour * 2 hours/talk * 48 talks - Goal is to do 2025 and 2024 + some 2023 if translators available. | |||||||||||||||||||||
39 | Post-event Video Translations - Actual | - | - | - | $1,520.00 | as of 7/9/25 | |||||||||||||||||||||
40 | Accessibility Subtotal: | $20,811.25 | $15,824.69 | ||||||||||||||||||||||||
41 | |||||||||||||||||||||||||||
42 | Gifts | ||||||||||||||||||||||||||
43 | Organizers, Speaker & Volunteer shirts | $5,000.00 | 1 | $5,000.00 | $2,186.65 | As of 10/2/25; In 2024: $4,180 | |||||||||||||||||||||
44 | Speaker Honorarium - Session | $300.00 | 23 | $6,900.00 | $6,000.00 | All paid out as of 10/22, although some still in process (wires) | |||||||||||||||||||||
45 | Speaker Honorarium - Keynote | $1,000.00 | 1 | $1,000.00 | $0.00 | ||||||||||||||||||||||
46 | Attendee feedback t-shirts | $25.00 | 50 | $1,250.00 | $0.00 | Only 31 claimed in 2024; this was an organizer mistake 50 winners were not selected. | |||||||||||||||||||||
47 | Knowbility Annual Fiscal Sponsor Fee | $2,500.00 | 1 | $2,500.00 | $0.00 | Unsure if this will need to be paid this year, so budgeted for, but we didn't need it because our 501c3 was approved. | |||||||||||||||||||||
48 | Charitable Donations or Awards | $0.00 | $0.00 | ||||||||||||||||||||||||
49 | Gifts Subtotal: | $16,650.00 | $8,186.65 | ||||||||||||||||||||||||
50 | |||||||||||||||||||||||||||
51 | Services/Miscellaneous | ||||||||||||||||||||||||||
52 | Post-event Video Editing | $1,000.00 | 1 | $1,000.00 | $0.00 | In 2024: $500 | |||||||||||||||||||||
53 | Stripe Fees + Bank fees (~2.5% of revenue) | - | - | $1,420.00 | $1,115.14 | As of 8/6/25; In 2024: $1625.82; In 2023: $1102.57; | |||||||||||||||||||||
54 | Insurance | $462.00 | $462.00 | D&O Board insurance | |||||||||||||||||||||||
55 | Postal/mail box | $188.00 | |||||||||||||||||||||||||
56 | Tax filing service | $20.00 | $19.90 | ||||||||||||||||||||||||
57 | Texas Registered Agent | $99.00 | $99.00 | $99.00 | Registered agent + official mail forwarding | ||||||||||||||||||||||
58 | Other TBD | $0.00 | $0.00 | ||||||||||||||||||||||||
59 | Services/Misc. Subtotal: | $2,519.00 | $1,884.04 | ||||||||||||||||||||||||
60 | Total EXPENSES: | $48,582.17 | $32,721.37 | ||||||||||||||||||||||||
61 | |||||||||||||||||||||||||||
62 | NET INCOME | $8,217.83 | $23,139.71 | ||||||||||||||||||||||||
63 | Ending Account Balance | $35,839.57 | $50,761.45 | ||||||||||||||||||||||||
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