【HERP Hire】コンタクト作成自動化テンプレート（※コピーしてご利用ください）

	B	C	D	E
1	HERP Hire コンタクト作成自動化ツールご利用方法
2
3	このツールは、Google Apps Script (GAS)とHERP Hire APIを利用して、スプレッドシート上の情報に基づきHERP Hireの選考ステップ更新/コンタクト作成/選考終了処理を自動化するものです。
4	現状HERP Hire APIで可能なのは新規コンタクト登録（同時に選考予定作成 / 日程調整用URL発行と評価依頼も可能）で、登録済のコンタクトの更新（例: 登録済のコンタクトに選考予定を追加する）はできませんのでご了承ください。
5	初期設定・運用方法についてはこちらの動画解説もご参考ください。
6
7	2026/1：下記2点テンプレートを拡張いたしました
8		①ユーザーが未アサインの場合に、アサインとコンタクト作成を同時に実行
9		②選考終了理由列を追加し、選考終了処理にも対応
10
11	注意事項
12	カスタマイズについて:
13		このツールはHERP社が作成したテンプレートです。個別の企業ごとの追加依頼は原則として承っておりません。ただし、GASの知識がある方はご自由にコードを調整いただいて構いません。
14	サポートについて:
15		関数（コード）の修正対応やエラー調査は原則として承っておりません。エラー発生時はご自身でログをご確認いただくか、後述の「エラーが発生したとき」をご参照ください。
16	免責事項:
17		万が一、GASコードが原因で意図しないコンタクト作成やデータ更新が行われた場合でも、責任は負いかねます。特に初めのうちは、実行後にHERP Hire上のデータが正しいかご確認ください。
18	APIキーの管理:
19		APIキーは機密情報です。第三者に漏洩しないよう、管理には十分にご注意ください。GASコード内に直接記述するため、スプレッドシートの共有設定などにもご留意ください。
20	操作者について:
21		このツールでは、コンタクト作成者・評価依頼者が「作成者指定」タブで指定したユーザーに固定されます。そのため、HERP Hire上では誰がこのツールを操作してコンタクトを作成したかを直接確認することはできません。（スプレッドシートの「候補者管理」タブの変更履歴を確認するのが最も近い方法となります。）
22
23	本ツールがお役に立つ企業様のイメージ
24	・イレギュラーな選考フローがなく、エントリーや特定の選考ステップで一律の処理をしている
25		書類選考依頼でのみ利用等、一部の選考ステップ・職種にてご利用いただくことも可能です
26	・HERP Hireの操作を1人が担当している
27		複数人で運用されている場合もご利用可能ですが、操作が重複しないように社内ルールを整備ください
28	・正確性より効率性を重視されている
29		重複応募判定フラグをシートに同期することができないため、過去お見送り者も評価依頼してしまう等は防ぐのが難しくございます
30
31	初回準備
32	初めてこのツールを使用する際には、以下の準備が必要です。
33
34	・Googleの認証:
35		スクリプトを初めて実行する際（メニューのボタンを押した時など）に、「承認が必要です」という画面が表示される場合があります。
36		ご自身のアカウントを選択し、「詳細」→「（プロジェクト名）（安全ではないページ）に移動」をクリックし、表示されるすべてのチェックボックスにチェックを入れて「許可」をクリックしてください。
37	1. GASコードの設定:
38		スプレッドシートのメニューバーから「拡張機能」→「Apps Script」を選択します。
39		GASエディタが開いたら、左側のメニューから「歯車アイコン（プロジェクトの設定）」をクリックします。
40		「スクリプトプロパティ」のセクションまでスクロールし、「スクリプトプロパティを追加」をクリックし、下記を入力します。
41			・プロパティ：HERP_API_KEY
42			・値：Bearer （HERP Hire上で発行したAPIキー）
43				※APIキーの発行方法については、HERP Hireのヘルプページ等をご参照ください。
44		「スクリプトプロパティを保存」をクリックします。
45	2. 定期実行トリガーの設定:
46		スプレッドシートのメニューバーに戻り、「HERP Hire操作メニュー」→「⑤[初回のみ]新規応募者の定期実行トリガーを設定」をクリックします。（認証が必要な場合は許可してください）
47			※「HERP Hire操作メニュー」はシートに編集権限をお持ちの方にだけ表示されます。テンプレートを貴社のフォルダにコピーした後にご確認ください。
48		確認のため、「拡張機能」→「Apps Script」を開き、左側のメニューから「時計アイコン（トリガー）」をクリックします。
49		`syncNewApplicants` という関数に対して、「イベントの種類」が「時間ベース」、「時間ベースのトリガーの種類」が「時間主導タイマー」になっているトリガーが設定されていれば成功です。
50			※デフォルトでは4時間に1回実行されます。頻度を変更したい場合は、右側の「ペンアイコン（編集）」から設定を変更してください。
51	3. 初期データの反映:
52		メニューバーの「HERP Hire操作メニュー」から「③ 職種一覧を更新」と「④ ユーザー一覧を更新」をそれぞれクリックします。
53			実行後、「職種ID突合」シートと「ユーザーID突合」シートに、HERP Hireから取得したアクティブな職種情報とユーザー情報が反映されていることを確認してください。
54			※アーカイブ済の職種・ユーザー情報を利用されたい場合は「職種ID突合」「ユーザーID突合」のシート上で直接ご追記ください。
55		「評価フォームID突合」シートのD列以降に、HERP Hireの集計用データからダウンロードした評価フォームデータを貼り付けてください（A列・B列は数式が入っているため触らないでください）。
56			※評価フォームデータの取得方法については、サービスガイドをご参照ください。
57		（任意）現在アクティブな候補者の一覧を同期したい場合は、「HERP Hire操作メニュー」から「⑥ [初回のみ]全てのActiveな候補者を取得」をクリックします。
58			実行後、「候補者管理」シートに、HERP Hireから取得したアクティブな候補者情報が反映されていることを確認してください。
59	4. 作成者/依頼者の設定:
60		「作成者指定」シートを開き、C3セルで「コンタクト作成者」、C4セルで「評価依頼者」として固定したいユーザー名をプルダウン等から選択してください。（D列に該当ユーザーのIDが自動で入力されます）
61		ここで指定するユーザーは、HERP Hire上でアシスタント権限以上である必要があります。
62	5. 選考フローマスタの設定:
63		「選考フローマスタ」シートを開き、コンタクト作成のルールを設定します。
64		黄色でハイライトされている列（A, C, D, E, F, G, I, J, K, M列）に、職種・選考ステップ・コンタクトタイプごとに、作成したいコンタクトの内容（コンタクトタイプ、参加者名、評価フォーム名など）を入力してください。
65		入力内容は「選考フローマスタ（データ入力サンプル）」シートを参考にしてください。
66		注意事項:
67			- 「三次選考」「内定承諾」の選考ステップは、HERP Hire側で有効化されている場合のみ利用可能です。
68			- 現状APIでは、HERP Hireでテナントごとに独自に追加したカスタムコンタクトタイプや、会議室の予約には対応していません。
69			- 選考予定の参加者（H列）や評価者（N列）を複数名指定したい場合は、対応するID（ユーザーID突合シート参照）を半角カンマ区切りで手動入力してください。
70			- 「選考フローマスタ」で`日程調整方式`（例: I列）や`評価フォームID`（例: L列）のどちらか、または両方を空欄にしておけば、それぞれ日程調整処理や評価依頼処理は行われず、スキップされます（例: 両方空欄ならコンタクト登録のみ実行）。
71
72	コンタクト作成時の操作方法
73	日々の運用は以下の流れで行います。
74
75	1. 新規応募者の確認:
76		デフォルトでは4時間に1回、HERP Hireから新規応募者情報が自動で取得され、「候補者管理」シートの最終行の下に追加されます。
77		すぐに新規応募者を追加したい場合は、メニューバーの「HERP Hire操作メニュー」→「⑦ 新規応募者を今すぐ同期」をクリックしてください。
78	2. 選考ステップの確認（任意）:
79		シート上の選考ステップ情報（E列）を最新にしたい場合は、メニューバーの「HERP Hire操作メニュー」→「① 現在の選考ステップを更新」をクリックします。
80			※選考が終了した候補者は、APIからActiveな応募として取得できないため、E列が「応募情報なし」と表示されます。必要に応じて、該当行のデータを削除するか、フィルタ機能で見えないようにしてください。
81	3. コンタクト情報の入力:
82		「候補者管理」シートで、コンタクトを作成したい候補者の行について、G列以降の情報を入力します。
83			G列:次に進める選考ステップ
84			I列:作成するコンタクトタイプ
85			J列:日程調整を行う場合は、調整方式を選択（「空き枠提示」「候補提示」「予定作成」）。行わない場合は空欄。
86			K列・L列（「予定作成」の場合）:確定した選考の開始日時と終了日時を `YYYY-MM-DD HH:MM` の形式で入力します。（例: `2025-10-26 14:00`）
87			M列～AF列（「候補提示」の場合）:候補として提示したい日程の開始日時と終了日時を `YYYY-MM-DD HH:MM` の形式で入力します。（最大10候補まで入力可能。1つだけでもOK）
88		入力内容は「候補者管理（データ入力サンプル）」シートも参考にしてください。
89	4. 選考終了情報の入力:
90		「候補者管理」シートで、選考終了処理したい候補者のH列で「選考終了理由」を選択します。
91			※選考終了者は選考ステップ更新・コンタクト作成されないため、選考ステップ更新と選考終了処理をしたい場合は先に選考ステップ更新を実行→改めて選考終了処理を実行ください
92	5. 実行:
93		コンタクト情報を入力し終えたら、今回作成対象としたい行のF列「反映」チェックボックスにチェックを入れます。
94			【！】注意:前回の処理時にチェックを入れたままになっていないか、必ず確認してください。不要な行のチェックは外してください。
95		チェックを入れたら、メニューバーの「HERP Hire操作メニュー」→「② ステップ更新＆コンタクト作成&選考終了処理を実行」をクリックします。
96		処理が完了すると、「ステップ② の処理が完了しました。」というポップアップが表示されれば成功です。
97			【重要】特に導入初期やマスタを更新した後などは、念のためHERP Hire上でも意図した通りに選考ステップ更新・コンタクト作成（参加者、時間、評価依頼者などが正しいか）・選考終了処理されているかをご確認ください。
98
99	エラーが発生したとき
100	「コンタクト作成に失敗しました、エラーログをご確認ください」というポップアップが表示された場合や、予期せぬ挙動があった場合は、以下の手順で原因を確認してください。