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1 | TASK | Person(s) In Charge | Current Progress | Responsibility Description | Additional Information | Company & Contact | Costs | Past Price | Test | Deadline | Needs | Notes | ideas | |||||||||||||||||
2 | *Day of race task | |||||||||||||||||||||||||||||
3 | ||||||||||||||||||||||||||||||
4 | Volunteer Coordinator | Jennifer D/Pam W | rsvp | |||||||||||||||||||||||||||
5 | Vendors and Sponsor Coordinator | Alex Gunter | Designate vendor cap, make vendor map, # of tables | |||||||||||||||||||||||||||
6 | Vendor Sign Up Deadline | Alex Gunter | ||||||||||||||||||||||||||||
7 | POST RACE- Snack Donation Organizer | Rochelle - Thrive , Dana - Fruit | Purchase fruit | |||||||||||||||||||||||||||
8 | SWAG//Raffle Prize Organizer | Alex | Leadership collecting prizes | |||||||||||||||||||||||||||
9 | Water Containers | Purchase 3 / 4 total | ||||||||||||||||||||||||||||
10 | Water on route - 2 stations | Lucille / need one more station | Place on course day of race / trash bags for cups | contact: Crystal springs, sparklets, Coca-Cola, Walmart | ||||||||||||||||||||||||||
11 | PA system | |||||||||||||||||||||||||||||
12 | Marketing Committee (2-3 people) | Morgan & Team | Create flyer | Activities for race day - Photo booth | ||||||||||||||||||||||||||
13 | Social media | Morgan & Team | Recognize sponsors/vendors/raffle proze donators, market the race | |||||||||||||||||||||||||||
14 | July 15th, 2018 T-shirt Sales also Volunteer shirts | |||||||||||||||||||||||||||||
15 | Registration Table | Jessica White +2 volunteers | ||||||||||||||||||||||||||||
16 | Set Up the night before | |||||||||||||||||||||||||||||
17 | Monthly LG5k Meetings | 3rd Thursday of the month | ||||||||||||||||||||||||||||
18 | Vendor Bingo | Alex | ||||||||||||||||||||||||||||
19 | Volunteer Additional Meeting Pre-LG5k | |||||||||||||||||||||||||||||
20 | Providing racers with their times (2-3) | Ken and team | ||||||||||||||||||||||||||||
21 | Follow the last racers for entire course (1-2) | |||||||||||||||||||||||||||||
22 | man the raffle table | Patrick Dyer, Jennifer D's coworker | ||||||||||||||||||||||||||||
23 | Race Insurance | Jennifer Delaney | ||||||||||||||||||||||||||||
24 | Payment System Reviewed | |||||||||||||||||||||||||||||
25 | print paper waivers | |||||||||||||||||||||||||||||
26 | Fact Signs | Place on course the day of race | ||||||||||||||||||||||||||||
27 | Day of Registration/sign ups (3-4) | Jessica | ||||||||||||||||||||||||||||
28 | Design and order T-shirts | Lauren | Social media contest for design - winner will receive 2 free race day tickets | T-shirts willl be ordered on July 15 | ||||||||||||||||||||||||||
29 | Make Change for race morning ($) | Jennifer Delaney | ||||||||||||||||||||||||||||
30 | Governor's Proclamation | Jackie | Recieved! | |||||||||||||||||||||||||||
31 | Route/course marking | Lauren Williams | ||||||||||||||||||||||||||||
32 | Race Bibs | |||||||||||||||||||||||||||||
33 | Printing flyers | Lauren Williams | ||||||||||||||||||||||||||||
34 | National Anthem | Jennifer - Kelly Bevel | ||||||||||||||||||||||||||||
35 | Kids Fair | UNR - Early Head Start | We will provide all activities and play sets | |||||||||||||||||||||||||||
36 | Emcee | Kelly Bevel and husband | Needs Script | |||||||||||||||||||||||||||
37 | Vendor, Sponsor, Volunteer Thank you Notes | Lauren | Photo from race - send post race meeting, 8/6 | |||||||||||||||||||||||||||
38 | Volunteer thank you Notes | |||||||||||||||||||||||||||||
39 | Volunteer Breakfast | Jennifer Delaney | Contacting Einsteins | potluck | ||||||||||||||||||||||||||
40 | Balloon Arch | Lauren | ||||||||||||||||||||||||||||
41 | BF welcome here table (2-4 people/2 shifts 8-10, 10-12) | Sarah Metcalf, Maternal & Infant Health Coordinator adn sister | ||||||||||||||||||||||||||||
42 | Sort t-shirts prior to race into sizes | |||||||||||||||||||||||||||||
43 | Flyer- Distribution | |||||||||||||||||||||||||||||
44 | Kids race | Lauren | ||||||||||||||||||||||||||||
45 | Mommy Mile | |||||||||||||||||||||||||||||
46 | set up Breastfeeding tent, Man breastfeeding tent | Volunteers | ||||||||||||||||||||||||||||
47 | set up race Timer | |||||||||||||||||||||||||||||
48 | UNR Ambassador | College of Education Child and Family Research Center | ||||||||||||||||||||||||||||
49 | Vendor Applications | Alex | ||||||||||||||||||||||||||||
50 | make vendor map | Alex | ||||||||||||||||||||||||||||
51 | Write the Manuscriot for MC | Leadership team | ||||||||||||||||||||||||||||
52 | mark tables day | Alex | ||||||||||||||||||||||||||||
53 | Big latch on coordination | Meredith | ||||||||||||||||||||||||||||
54 | clean up course markings (post race) | Volunteers | ||||||||||||||||||||||||||||
55 | race photograher (2) | Megan Annis, Dainelle L, Morgan V | ||||||||||||||||||||||||||||
56 | Photography contract(s) | Lauren | ||||||||||||||||||||||||||||
57 | race warm up | Rochelle Aquino | Kid's Race, Mommy Mile, and 5K - Gymboree did the Kid's Race last year and it was excellent | |||||||||||||||||||||||||||
58 | check porta potties water day of | Jennifer Delaney - order and stay for pick-up but unable to check water b/c it comes with limited supply | ||||||||||||||||||||||||||||
59 | raffle prize hostess, walks around and sells (2) | |||||||||||||||||||||||||||||
60 | T shirt table next to registration | |||||||||||||||||||||||||||||
61 | Organize volunteer snacks and drinks | Jennifer Delaney | Contacting Einsteins | |||||||||||||||||||||||||||
62 | Facepainting (day of) 8-11am | Jensen and Co | ||||||||||||||||||||||||||||
63 | A-Frames and Pick-Up/Drop-Off (4) | Lauren | ||||||||||||||||||||||||||||
64 | Order Porta-Potties | Jennifer Delaney | ||||||||||||||||||||||||||||
65 | Latch-On | Meredith | ||||||||||||||||||||||||||||
66 | Kids area snacks | Rochelle - Thrive / Dana - fruit | Fruits and Thrive Snacks | |||||||||||||||||||||||||||
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