| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | O | P | Q | R | S | T | U | V | W | X | Y | Z | AA | AB | AC | AD | AE | AF | AH | ||
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1 | PLAN DE MEJORAMIENTO | |||||||||||||||||||||||||||||||||
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4 | 5/7/2026 | |||||||||||||||||||||||||||||||||
5 | Nº | Nº | PROCESO | DEPENDENCIA O ÁREA | HALLAZGO, NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA | CAUSA RAIZ | ASOCIACIÓN CON EL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL | ORIGEN | ACCIÓN DE MEJORAMIENTO DEFINITIVA | TIPO DE ACCIÓN | PESO DELA ACCIÓN | OBJETIVO DE LA ACCIÓN | RIESGO ASOCIADO | RESPONSABLE(S) | RECURSOS REQUERIDOS | FECHA PLANEADA | DÍAS DIFERENCIA RESPECTO A TERMINACIÓN | META | PRODUCTO / INDICADORES | SEGUIMIENTO | ESTADO | FECHA REAL DE CUMPLIMIENTO | ¿OPORTUNA? | COMENTARIOS U OBSERVACIONES | ||||||||||
6 | DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN | DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD | HUMANOS | FINANCIEROS | LOGÍSTICOS | INICIO | TERMINACIÓN | FECHA DEL SEGUIMIENTO | DESCRIPCIÓN DE AVANCE DE LA ACCIÓN | MEDIOS DE VERIFICACIÓN | % DE AVANCE | % FALTANTE | ||||||||||||||||||||||
7 | 18 | 1 | ESTRATÉGICO | COMUNICACIONES | Algunos de los documentos soportes de los que habla el procedimiento se llevan de forma diferente, las cuales no están descritas en dicho procedimiento (Documento soporte de las tareas 2 y 5). | El procedimeinto para la atención al ciudadano, se está llevando de forma diferente a lo planteado en el procedimiento, especialmente en la tarea de evaluación del servicio. | Mejoramiento de los servicios de atención al ciudadano | Auditoría Interna | Se debe revisar el procedimiento de atención al ciudadano y ajustarlo de acuerdo a las necesidades o cambios que se han identificado en el procedimiento. | Realizar una reunión con el equipo de trabajo para revisión del procedimiento de atencióan al ciudadano y solicitar su actualización del mismo en la plataforma web en el Sistema Integrado de Gestión. | AC | 50 | Que el procedimiento de atención al ciudadano sea ajustado corresponda a lo descrito en el mismo, especialmente con los documentos soportes. | Distorsión de la imagen institucional | Paola Moscarella - Eicer Mejía- Liz carrillo | asesor de comunicaciones. Asesor de calidad | $ 0 | equipo de computo, acceso a internet | 19-nov-20 | 30-nov-20 | CUMPLIDA | 100% | Procedimiento de atención al ciudadano ajustado | 24-abr-21 | Se actualizo la Caracterización del Proceso y ya se puede evidenciar la Inclusión de la Emisora. | Oficios de solicitud de las distintas actualizaciones al SIGUG. La Web, Link del SIGUG (Comunicaciones (Caracterización)). | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 24-abr-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | ||
8 | 19 | 2 | - La Atención al ciudadano es una actividad que debe desarrollar la oficina de Secretaria General. | El proceminiento se encuentra actualmente en el proceso de comunicación institucional y por competencias debe estar en secretaría general. | Mejoramiento de los servicios de atención al ciudadano | Auditoría Interna | Solicitar a al proceso de sistema integrado de gestión sacar el procedimiento de atención al ciudadano del proceso de comunicación institucional, para que sea asignado e integrado al àrea competente, que para este caso es la oficina de secretaría general. | Solicitar mediante oficio a la oficina de planeación que el procedimeinto de atención al ciudadano sea cambiado al proceso de secretaría general. | AM | 50 | Que el procedimeinto de atencióm al ciudadano sea gestionado por el área competente. | Distorsión de la imagen institucional | Paola Moscarella - Liz Carrilo | asesor de comunicaciones. Asesor de calidad | $ 0 | equipo de computo, acceso a internet | 20-nov-20 | 30-nov-20 | CUMPLIDA | 100% | Oficio enviado de forma digital | 24-abr-21 | La Matriz de Indicadores se viene trabajando conforme a los tiempos establecidos (Trimestral y Semestral) para realizar la medición de la Gestión del Proceso. | Matriz de Indicadores del Proceso. | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 24-abr-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | ||||
9 | PROTOCOLO | Procedimiento para la organización del brindis y ceremonia de grados: El procedimiento no está publicado en la página web institucional, link SIG/Procesos/Comunicación Institucional. | La Oficina de Imagen y Protocolo Institucional había realizado la solicitud de actualización del procedimiento del Brindis y Ceremonia en el año 2019 , pero no se había logrado los cambios efectuados con tiempo. | El plan de accion establece la Revisión, actualización de los documentos necesarios asociados a los procesos (procedimientos, guías, instructivos, manuales y formatos). Corresponde al proceso mantener la actualización de los documentos asociados al Sistema Integrado de Gestión para la Calidad y realizar las acciones de toma de conciencia. | Auditoría Interna | Se realiza la actualización y socialización del procedimiento de Brindis y Ceremonia de grados con el equipo de Protocolo Institucional y Comunicaciones | Se realiza una reunión con el equipo de Protocolo y Comunicaciones para la presentar de la actualización del procedimiento | AC | 100 | Compartir con los responsables de cada área asociada al proceso l y equipo de tranajo la información actualizada con respecto a los procedimientos para realizar el brindis y ceremonia de grado de la Universidad de La Guajira. Asi mismo contar con la información y el equipo logistico de manera pertinente y asertiva. | Imcumplimiento del plan de acción y plan de trabajo. | Ana María Uribe Orrego | Personal universitario de la Oficina de Planeación | $ 0 | Computador y palataforma Meet | 20-nov-20 | 11-dic-20 | CUMPLIDA | 90% | Matriz de caracterización del proceso de comunicación institucional actualizada con la información de la Emisora Uniguajira Estéreo 89.3 F.M. y publicada en el SIGUG. | 19-abr-21 | Se evidencia que fue actualizada y publicado el procedimiento en el SIGUD | aplicativo SIG | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 19-abr-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | |||||
10 | No adoptaron controles para que los miembros del equipo de trabajo, continuaran desarrollando las actividades desde casa debido a la pandemia del Covid-19. | La funcionaria no contaba con las herrmaientas tecnologicas para el desarrollo adecuado de sus labores. | El hallazgo identificado pon la auditoria interna puede generar retrasos en el Plan de Acción de manera inmediata por el retraso de actividades. | Auditoría Interna | Se realiza una socialización con la funcionaria explicando el hallazgo y las consecuencias que esto implica para a Universidad. | Se realiza un requerimiento y permiso a la Oficina de Recursos fisicos para el traslado del equipo tecnologico (COMPUTADOR) al domicilio de la funcionaria | AC | 100 | Desarrollar las actividades requeridas por parte de la asesora de Imagen y Protocolo para el funcionamiento adecuado y eficiernte de la Oficina | Imcumplimiento a las actividades y labores | Ana María Uribe Orrego | $ 0 | Computador y palataforma Meet | 20-nov-20 | 13-nov-20 | cumplida | 100% | 19-abr-21 | Se solicita de manera formal y telefonica el computador, para el desarrollo de las actividades de la funcionaria | correo electronico | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 19-abr-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | ||||||||
11 | EMISORA | No cuentan con evidencias de que se esté desarrollando la evaluación de la programación radial conforme al procedimiento EMISON DE PROGRAMAS DE LA EMISORA UNIGUAJIRA ESTEREO CI -P -05 | No se evalua la programación radial conforme a lo establecido en el procedimiento. | Plan de trabajo | Auditoría Interna | Rediseño de la matriz de gestion de la parrilla de programcion de la emsiora institucional para realizar la evaluación. Modificación del procedimiento CI-P-05 EMISON DE PROGRAMAS DE LA EMISORA UNIGUAJIRA ESTEREO | Rediseñar en la matriz de gestión de la parrilla de programacion los parametros de evaluacion de la programcion de la emsiora institucional. De igual manera, rediseñar el procedimiento para dicha evaluación | AC | 100 | Modificar el procedimiento Rediseñar la matriz de gestión de la programación. | Incumplimiento del procedimiento | Grizzly Tovar | 1 | Gl | 9-nov-20 | 4-feb-21 | CUMPLIDA | 100% | Numero de procedimiento modificado Matriz rediseñada. | 24-mar-21 | Realizaron los ajustes al PROCEDIMIENTO EMISIÓN DE PROGRAMAS DE LA EMISORA UNIGUAJIRA ESTEREO 89.3 F.M. Medio de verificación: http://migug.uniguajira.edu.co/repo/DOCUMENTO%201522%20-%2003-18- 2021%20091028.%20PROCEDIMIENTO%20EMISI%C3%93N%20DE%20PROGRAMAS%20DE%20LA%20EMISORA%20UNIGUAJIRA%20ES TEREO%2089.3%20FM.pdf | http://migug.uniguajira.edu.co/repo/DOCUMENTO%201522%20-%2003-18-2021%20091028.%20PROCEDIMIENTO%20EMISI%C3%93N%20DE%20PROGRAMAS%20DE%20LA%20EMISORA%20UNIGUAJIRA%20ESTEREO%2089.3%20FM.pdf | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 24-mar-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | ||||||
12 | PLANEACIÓN | Plan de Mejoramiento producto de auditoria interna del año 2019 realizada por la Oficina de Control Interno; dicho Plan aún cuenta con hallazgos abiertos | Se esta trabajndo y analizando los hallazgos presentados | Auditoría Interna | Revisar el hallazgo pendiente y para la vigencia 2021 cerrarlo | Analizar los hallazgos pendientes y cerrarlos | AC | 100 | Cerrar los hallazgos pendientes | Airadin Pinedo | 4 | Computador internet | 20-ene-21 | 20-jun-21 | CUMPLIDA | 100% | 100% de los hallazgos cerrados | 3-dic-21 | Se evidenia que se realizaron las actividades u acciones pertinentes para subsanar las situaciones detectadas en la auditoria de la vigencia anterior | Matriz de plan de mejoramiento | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 3-dic-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | ||||||||
13 | Plan de Acción del Proceso: Al momento de la auditoria se observa un nivel de cumplimiento del 27% a corte del mes de Septiembre. Debido a las dificultades económicas por las que atraviesa la institución, dificulta el cumplimiento de los indicadores; a la actual vigencia se le suma la pandemia por el Covid-19 que le ha dado un vuelco al desarrollo normal de las actividades | Debido a la pandemia que se esta atravesando a nivel mundial sumado a la carencia de recursos economico, se ha obtenido bajo nivel de cumplimineto del plan de accion del proceso | Auditoría Interna | Elaborar el plan de accion del proceso de la vigencia 2021 con los proyectos dispuestos según plan de desarrollo y teniendo en cuenta el contexto de la pandemia | Revisar y analizar los proyectos que van hacer incluidos en el plan de accion del proceso 2021 | AC | 100 | Cumplir con la meta dispuesta para cada unos de los cortes | Incumplimento del plan de accion | Airadin Pinedo | 4 | Computador internet | 20-ene-21 | 22-dic-21 | CUMPLIDA | 1 | una meta cumplida | 3-dic-21 | Se evidencia cumplimiento de la actividades, se soportó las autoevaluaciones de los diferentes trimestres, así mismo la consolidación. | Matriz de plan de Plan de acción | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 3-dic-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | ||||||||
14 | Indicadores de Gestión del Proceso: Se presenta dificultades de cumplimientos en algunos de los indicadores debido a las dificultades económicas y la situación de salud mundial debido a la pandemia del Covid-19. | Debido a la pandemia que se esta atravesando a nivel mundial sumado a la carencia de recursos economico, se ha obtenido bajo nivel de cumplimineto del plan de accion del proceso | Auditoría Interna | Identificar los indicadores con bajos cumplimientos y levantar las acciones correctivas pertinentes | Revisar y analizar la matriz de indicadores del procesos y hacerle seguimiento a aquellos indicadores de bajo rendimiento | AC | 100 | Cumplir con la meta dispuesta para cada unos de los cortes | Incumplimento del plan de accion | Airadin Pinedo | 4 | Computador internet | 20-ene-21 | 22-dic-21 | CUMPLIDA | 1 | Cumplir con la meta dispuesta para cada unos de los cortes | 3-dic-21 | Se evidenció que el proceso realizó una valoración sobre los indicadores, así mismo se evidenció la aactualización de los mismos | Matriz de Indicadores del Proceso. | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 3-dic-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | ||||||||
15 | Estrategias de participación ciudadana (Acciones de Control Social, Rendición de Cuentas y Veeduría Ciudadana): 2020: Al momento de la auditoria no se pudo evidenciar un documento con las estrategias para la participación ciudadana. El PAAC 2020 tiene incluido una Estrategia para la Participación Ciudadana, pero la actividad registrada como: Identificación de las instancias de participación, no se ha cumplido. Fecha límite en el PAAC: 30/09/2020. | Falta de consolidacion de un grupo de trabajo que se encargue de ejecutar la estrategia de participacion ciudadana | Auditoría Interna | Elaborar la estrategia de participacion ciudadana para la vigencia 2021 según la normatividad que le rige Realizar seguimiento a las estrategias de participacion ciudadana de la vigencia 2021 | Ejecutar la estrategia de participacion ciudadana para la vigencia 2021 | AC | 100 | Cumplir con las metas de la estretgia de particpacion ciudadana | Incumplimento del plan de accion | Airadin Pinedo | 2 | Computador internet | 20-ene-21 | 22-dic-21 | CUMPLIDA | 1 2 | *un documento elaborado *dos seguimientos realizado | 3-dic-21 | Se evidencia construcción de la estrategia de rendición de cuenta de la vigencia 2020 y 2021 | Estrategia de Rendición de cuentas, colgada en el link de transparencia de la insititución. | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 3-dic-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | ||||||||
16 | Informe de Gestión Vigencia Anterior (Incluye todos los componentes de MIPG V2): Se cuenta con el informe, pero no tiene incluido los componentes de MIPG | No se ha tenido en cuenta en las ultimas vigencias, debido a que MIPG esta en proceso de implementacion en la Universidad de La Guajira | implementacion de Mipg | Auditoría Interna | Elaborar el informe de gestión teniendo en cuanta los componentes de MIPG | Revisar la normatividad que le rige para realizarlo de acuerdo a ella | AC | 100 | Construir el infomre de gestion 2021 con los componentes de MIPG | Airadin Pinedo | 4 | Computador internet | 7-dic-21 | 22-dic-21 | CUMPLIDA | 1 | un informe de gestion con los componentes de MIPG | 3-dic-21 | Se evidenicia la integración de los componentes de MIPG dentro del informe de gestión de la presente vigencia | Informe de Gestión, colgado en el link de transparencia de la insititución | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 3-dic-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | ||||||||
17 | Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano (PAAC): se identificó incumplimiento en algunas de las actividades que componen dicho plan. a) Cronograma de actividades para el tema de riesgo de corrupción. Mapa de riesgo de Corrupción. Actividad 1.1 Aprobar la Política de administración del riesgo. Fecha límite: 28/02/2020. b) Cronograma de actividades para la rendición de cuentas. Actividad 2.1 Divulgar la estrategia de rendición de cuentas. Fecha límite: 30/10/2020. 2.2 Diseñar y divulgar el cronograma que identifica y define los espacios de diálogo presenciales. Fecha límite: 30/10/2020 c) Cronograma componente 5: Transparencia y acceso a la información pública. Actividad Gestionar la publicación y actualización de la información de los servidores públicos, empleados y personas naturales vinculadas mediante contrato de prestación de servicios en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público – SIGEP. Fecha límite: 30/06/2020. d) Iniciativas iniciales 2: Estrategia de Participación Ciudadana. Actividad: Identificación de las instancias de participación. Fecha límite: 30/09/2020 | Se debe realizar un seguimiento a la activdades del plan anticorrupcion para realizar dentro del tiempo estipulado | Incumplimiento del plan de accion | Auditoría Interna | a. Enviar la Política de administración del riesgo al comité institucional de control interno para ser aprobada b. Refutada c. Sensibilizar a los oficina de talento humano a seguir gestionando la publicación y actualización de la información de los servidores públicos, empleados y personas naturales vinculadas mediante contrato de prestación de servicios en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público – SIGEP que se cumpla el al menos el 80% d. Elaborar para la próxima vigencia Estrategia de Participación Ciudadana. Actividad: Identificación de las instancias de participación | a. gestionar la aprobacion de la politica de adminitracion del riesgo c. realizar monitoreo a la oficio de talento acerca de su gestion de la publicacion y actualizacion de hojas de vida de los contratistas en el SIGEP d.realizar seguimiento a la estrategia de participacion ciudadana 2021 | AC | 100 | Ejecutar las acciones o actividades pendientes del PAAC identificadas en el hallazgo | Incumplimento del plan de accion | Airadin Pinedo | 2 | Computador internet | 20-ene-21 | 22-dic-21 | 1656 | 100% | 100% de las actividades del paac enontradas en el hallazgos realizadas | 3-dic-21 | No se proporción evidencia que de cuenta del avance de las acciones propuesta en esta actividad | 40% | 60% | PARCIALMENTE | NO | De aacuerdo con el nivel de avance de la acción y en vista que no se ha cumplido ocn las acciones palanteadas en el proceso, no es viable cerrar la acción. | |||||||||
18 | Plan Racionalización de trámites / SUIT: No cuentan con la totalidad de las evidencias de las preguntas de validación de la racionalización de los trámites en la plataforma SUIT de Función Pública. 1. Tramite Cursos intersemestrales. 2. Tramite Grado de pregrado y posgrado. 3. Tramite Matrícula aspirantes admitidos a programas de pregrado. 4. Tramite Reingreso a un programa académico. | Se realizaban los monitoreos mas no se recolectaban las evidencias | Auditoría Interna | Recolectar las evidencias de las preguntas de validación de la racionalización de los trámites en la plataforma SUIT de Función Pública | Enviar evidencias de cada una de las pregntas de la estrategia de racionalizacion de tramites | AC | Reunir las evidencias de los monitoreso realizados al plan de racionalizacion de tramites | Incumplimento del plan de accion | Airadin Pinedo | 4 | Computador internet | 20-ene-21 | 22-dic-21 | CUMPLIDA | 100% | 100% de las evidencias recolectadas | 3-dic-21 | El proceso soportó la evidencias de las preguntas relacionadas con el SUIT, así mismo se puedo conocer el monitoreo que se realiza al SUIT | Matriz de seguimiento del SUIT | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 3-dic-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | |||||||||
19 | Política de administración de riesgos: La política de administración de riesgo fue construida, se le realizaron algunas correcciones y se envió a la Oficina jurídica para la revisión y visto bueno; en estos momentos se encuentra en manos de la alta dirección para su respectiva aprobación, cabe indicar que debe ser aprobada por el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Incumplimiento a la fecha límite (28/02/2020) de la actividad en el PAAC (Actividad 1.1 Aprobar la Política de administración del riesgo). | No se tenia claridad acerca de quien era el encargado de la aprobacion final de la politica de administracion de riesgos institucional | Auditoría Interna | Gestionar la aprobación final de la política institucional de administración de riesgos. | Realizar presentación de la política de administración de riesgos ante el comité institucional de control interno según lo estipula la normatividad para su aprobaciòn | AC | gestionar la aporbacion de la poliitca | Airadin Pinedo | 2 | Computador internet | 20-ene-21 | 22-dic-21 | CUMPLIDA | 1 | una politica de administracion del riesgos aprobada | 3-dic-21 | Se evidenció borrador de la actualización de la politica de riesgos | Documento borrador con las actualizaciones conforme a la ultima guia para la Administración de riesgos Versión 5 | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 3-dic-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | ||||||||||
20 | SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN | Plan de trabajo: No cumplieron con la realización de la auditoria interna de calidad | Debido a que la auditoria externa se realizo en el mes de agosto | Sostener la certificación ISO 9001:2015 del Sistema integrado de gestión de la calidad de la Universidad de La Guajira | Auditoría Interna | Realizar la auditoria interna de calidad de la vigencia 2020 y 2021 | *Reprogramar la auditoria interna de calidad para mayo de 2021 * Ejecutar el plan de trabajo | AC | Realizar la auditoria interna de calidad | Incumplimiento en la programación de auditorias | Airadin Pinedo Celina Obregón | 4 | Computador internet | 20-ene-21 | 20-jun-21 | CUMPLIDA | 1 | una auditoria interna de calidad realizada | 20-abr-21 | Se realizaron las auditorias de calidad para la presente vigencia en el mes de julio | Programa anual de auditorias 2020, i Planes de auditoria, informes de auditoria 2020. | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 20-abr-21 | SI | Es viable cerrar la acción de mejora, porque presentaron el documento que origino el hallazgo y que el trascurso de la auditoria no se evidencio. | |||||||
21 | Matriz de Indicadores: Al momento de la auditoria se establece el incumplimiento del indicador Nº 10. % de cumplimiento de auditorías de calidad (0%) debido a que no se van a realizar dichas auditorias. | Debido a la pandemia, la auditoria externa realizada en agosto y a la carencia de auditores internos para llevar acabo la auditoria se decidio aplazarla para 2021 | Sostener la certificación ISO 9001:2015 del Sistema integrado de gestión de la calidad de la Universidad de La Guajira | Auditoría Interna | *Realizar la auditoria interna de calidad de la vigencia 2020 y 2021 | Levantar accion correctiva por el incumplimiento de meta | AC | Cumplir con la meta del indicador N° 10 | Incumplimiento en la programación de auditorias | Airadin Pinedo Celina Obregón | 4 | Computador internet | 20-ene-21 | 22-dic-21 | CUMPLIDA | 1 | una meta cumplida | 20-abr-21 | Se evidencia que se actualizó la matriz de indicadorrs en su integralidad. | Matriz de Indicadores del Proceso. | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 20-abr-21 | SI | Es viable cerrar la acción de mejora, porque presentaron el documento que origino el hallazgo y que el trascurso de la auditoria no se evidencio. | ||||||||
22 | Matriz de Riesgos: Se identificó la materialización del 4 riesgo, debido al incumplimiento del programa de auditoria | Debido a la pandemia, la auditoria externa realizada en agosto y a la carencia de auditores internos para llevar acabo la auditoria se decidio aplazarla para 2021 | Sostener la certificación ISO 9001:2015 del Sistema integrado de gestión de la calidad de la Universidad de La Guajira | Auditoría Interna | Reprogramar la auditoria interna de calidad para mayo de 2021 | Ejecutar el programa de auditoria | AC | 100 | Realizar la auditoria interna de calidad | Incumplimiento en la programación de auditorias | Airadin Pinedo Celina Obregón | 4 | Computador internet | 20-ene-21 | 22-dic-21 | CUMPLIDA | 1 | una auditoria interna de calidad realizada | 20-abr-21 | Se evidenció que se levantó una accion de mejora para subsanar la situación detectada | Formato de acciones correctivas y de mejora | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 20-abr-21 | SI | Es viable cerrar la acción de mejora, porque presentaron el documento que origino el hallazgo y que el trascurso de la auditoria no se evidencio. | |||||||
23 | 20 | 3 | Vigencia de la certificación de Icontec: La visita por parte de Icontec se realizó, pero aun la Institución no cuenta con la certificación actualizada | El ente certificador demora en enviar la certificacion actualizada | Sostener la certificación ISO 9001:2015 del Sistema integrado de gestión de la calidad de la Universidad de La Guajira | Auditoría Interna | Solicitar al Icontec la entrega del certificado | Gestionar la entrega del certificado de calidad | AC | 100 | Contar con la certificacion de calidad actualizada | Certificacion desactualizado | Airadin Pinedo Celina Obregón | 2 | Computador internet | 10-dic-20 | 23-dic-20 | CUMPLIDA | 1 | Un certificado actualizado | 20-abr-21 | Se envio correo a la Iocntec solicitando el certificado actualizado, el cual fue enviado del plazo estipulado | Correos electronicos | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 20-abr-21 | si | Es viable cerrar la acción de mejora, porque presentaron el documento que origino el hallazgo y que el trascurso de la auditoria no se evidencio. | |||||
24 | 21 | 4 | APOYO | ADMISIONES Y REGISTRO | Estudiantes Matriculados financiera y académicamente con condición especial | El documento que soporta la condición especial no se encuentra en dicho archivo | No aplica | Auditoría Interna | Traslado de los documentos de condiciones especiales desde la oficina de Bienestar Universitario a la oficina de Admisiones e inclusión en las carpetas de los estudiantes. | Personal de la oficina de Admisiones, Registro y Control Académico ingresa los soportes de condiciones especiales a las carpetas de hoja de vida académica de los estudiantes beneficiarios. | AC | 100 | Unificar los documentos pertenecientes a los estudiantes beneficiarios de descuentos por condiciones especiales. | Espacio físico insuficiente para realizar el trabajo en la oficina de Admisiones, Registro y Control Académico, debido al hacinamiento en que se encuentra. | ARINDA FUENTE OROZCO | Profesional de apoyo | Internet Computador | 1-abr-21 | 31-jul-21 | CUMPLIDA | 80% | 20-nov-20 | Se puedo verificar la información suministrada por parte del proceso auditado, lo que permitió contatar que dicha información tenia coherencia con las acciones formuladas en el plan de mejoramiento propuesto | Correo elecetronico | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 20-nov-20 | Si | Es viable cerrar la acción de mejora, porque presentaron el documento que origino el hallazgo y que el trascurso de la auditoria no se evidencio. | ||||
25 | 22 | 5 | Digitación de notas: Incumplimiento del ingreso de Notas en los tiempos dispuesto en el Calendario Académico | Incumplimiento de las fechas establecidas en el calendario académico. | No aplica | Auditoría Interna | Envío de recordatorios sobre el ingreso de las notas a las decanaturas. Solicitud a la decanatura para que verifiquen si los docentes tienen acceso a la plataforma académica, como también que tengan su grupo asignado. Reactivación de la amonestación docente a través de la plataforma académica SMA. | Enviar correos electrónicos recordando las fechas de ingreso de notas y solicitar que se verifique el acceso a la plataforma académica por parte de los docentes. Amonestación electrónica de los docentes que incumplan con el registro a tiempo de las notas en el sistema académico. | AC | 100 | Minimizar las consecuencias y afectaciones que acarrean el incumplimiento del ingreso de notas por parte de los docentes, tales como los beneficios que reciben los estudiantes por instituciones del Gobierno Nacional y las ONG. | ARINDA FUENTE OROZCO | Profesional de apoyo | Internet Computador | 8-mar-21 | 30-nov-21 | CUMPLIDA | 80% | 20-nov-20 | Se puedo verificar la información suministrada por parte del proceso auditado, lo que permitió contatar que dicha información tenia coherencia con las acciones formuladas en el plan de mejoramiento propuesto | Correo electronico | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 20-nov-20 | SI | Es viable cerrar la acción de mejora, porque presentaron el documento que origino el hallazgo y que el trascurso de la auditoria no se evidencio. | |||||||
26 | 23 | 6 | GESTIÓN DE BIENES, SERVICIOS ACADÉMICOS Y BIBLIOTECARIOS | Planificación del mantenimiento preventivo y correctivo de muebles, equipos y bibliotecarios/Plan Institucional de mantenimiento preventivo y correctivo | Aun no se cuenta con la unificación de un solo Plan Institucional de Mantenimientos preventivos y correctivos. | Plan de mantenimiento del campus universitario | Auditoría Interna | Se debe elaborar o adoptar un formato para la planificacion de los mantenimientos preventivos y correctos de equipos, maquinaria, muebles, enseres e instalaciones fisicas en general | se adopto el formato GL-F-37. programación anual de mantenimiento, del proceso Gestión de laboratorios | AP | 100 | buscar uniformidad en la informacion y realizar el seguimiento de los mantenimientos que realizan las dependencias que tienes bajo su custodia equipos, maquinarias, muebles, enseres e isntalaciones fisicas en general | Incumplimiento de los planes de mantenimiento preventivos y correctivos del proceso | Freddy rodriguez Castro | 1. Tecnico grado 17 2. Apoyos al plan de mantenimiento instutucional ( dependencias asociadas a los amntenimientos) | 2-dic-20 | 2-may-21 | CUMPLIDA | formato ajustado para la planificacion de los mantenimientos preventivos y correctivos | 28-mar-21 | Adoptaron el formato GL-F-37. programación anual de mantenimiento, del proceso Gestión de laboratorios, en el cual trabajaron para lograr unificar los diferentes planes de mantenimientos preventivos de la institución en uno solo. | Plan institucional de mantenimiento preventivo. | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 28-mar-21 | SI | Es viable cerrar la acción de mejora, porque presentaron el documento que origino el hallazgo y que el trascurso de la auditoria no se evidencio. | ||||||
27 | 33 | 7 | Plan de mantenimiento preventivo y correctivo: No cuentan con un documento donde se identifique la planificación del desarrollo de los mantenimientos preventivos del proceso. | No se tiene levantado dentro de plan de mantenimiento institucional, la limpieza(mantenimiento preventivo) de libros y mobiliario de Biblioteca, pero se desarrollan las actividades. | Plan de mantenimiento del campus universitario | Auditoría Interna | Se debe incluir dentro del plan institucional el mantenimiento preventivo de libros y mobiliario | Elaborar las acciones para el mantenimiento preventivo y corretivo para Biblioteca | AP | 100 | Mantener los libros y estanteria en buen estado para prestar un buen servicio a los usuarios | Incumplimiento de los planes de mantenimiento preventivos y correctivos del proceso | Marinela Mengual Meza | 2 Auxiliar de servicio al público 1 Apoyo a procesos técnicos | Bayetilla Alcohol Colbón Lija Bata Tapabocas Guantes Bolsillo hojas de prestamo | 2-dic-20 | 2-mar-21 | CUMPLIDA | acciones para el mantenimiento preventivo y correctivo de libros y mobiliarios de la dependencia de biblioteca | 28-mar-21 | Se incluyó dentro del plan institucional de mantenimiento preventivo lo concerniente al mantenimiento de libros y mobiliario del área de biblioteca. | Plan institucional de mantenimiento preventivo. | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 28-mar-21 | SI | Es viable cerrar la acción de mejora, porque presentaron el documento que origino el hallazgo y que el trascurso de la auditoria no se evidencio. | ||||||
28 | 34 | 8 | TALENTO HUMANO | No están creados los procedimientos que se requieren en la oficina de Talento Humano y la de Seguridad y Salud en el Trabajo, para formalizar el orden en que se manejan sus trámites. | No se encuentra disponible los procedimientos de SST en la plataforma del Sistema | SI | Auditoría Interna | Disponer los procedimientos y documentos del SST en la plataforma del Sistema de Gestión de la Calidad | Enviar la informacion documental para su cargue en la plataforma del sistemas | AC | 100 | Disponer para su consulta la informacion documental asociada al proceso de Talento Humano | Incumplimiento normativo o del plan de accion | CLEYRIS LOPEZ LEDYS VARGAS | 2 | $ 0 | GL | 4-dic-20 | 11-dic-20 | CUMPLIDA | 100% | # de documentos cargados | 11-dic-20 | Se encuentra disponible en el proceos de Talento Humano del aplicativo SIG la informacion de SST y TH | aplicativo SIG | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 11-dic-20 | SI | Accion Correctiva | |||
29 | 35 | 9 | No cuentan con el Plan de Seguridad Vial, el documento cuenta esta elaborado revisado por jurídica, en espera de la firma del rector. | No se viene operativizando el plan estratégico vial | SI | Auditoría Interna | Seguimiento, Aprobación, socializacion e Implementación del Plan de Estratégico Vial Institucional | Verificar el proceso de aprobacion del Plan de Estratégico Vial Institucional para su respectiva socializacion a los estamentamentos universitarios | AC | 100 | Dar cumplimiento al funcionamiento de las directrices del Plan de Estratégico Vial Institucional | Incumplimiento normativo o del plan de accion | CLEYRIS LOPEZ LEDYS VARGAS | 2 | $ 0 | GL | 4-dic-20 | 11-dic-20 | CUMPLIDA | 100% | # de documentos aprobados y socializados | 14-abr-21 | Se encuentra el documento elaborado para su aprobacion. | Documento elaborado por SST | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 14-abr-21 | SI | Accion Correctiva | ||||
30 | 36 | 10 | Los exámenes de ingreso los realizan después de la posesión de los funcionarios | No se encuentra publicado en el aplicativo SIG el procedimiento de selección y vinculación del personal Administrativo y el procedimiento de selección y vinculación del personal Docente de planta | NO | Auditoría Interna | Institucionalizar el Plan Estratégico Vial y crear conformar el comité para su Implementación. | Disponer en el aplicativo SIG proceso Talento Humano los procedimientos de selección y vinculación del personal Administrativo y el procedimiento de selección y vinculación del personal Docente de planta | AC | 100 | Disponer para su consulta la informacion documental asociada al proceso de Talento Humano | Incumplimiento del procedimiento | CLEYRIS LOPEZ LEDYS VARGAS | 2 | $ 0 | GL | 4-dic-20 | 11-dic-20 | CUMPLIDA | 100% | # de documentos cargados | 8-dic-20 | Se encuentra disponible en el proceos de Talento Humano del aplicativo SIG la informacion de TH | aplicativo SIG | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 8-dic-20 | SI | Accion Correctiva | ||||
31 | 37 | 11 | BIBLIOTECA | Plan de mantenimiento preventivo y correctivo: No cuentan con un documento donde se identifique la planificación del desarrollo de los mantenimientos preventivos del proceso. | No se tiene levantado con un Plan de mantenimiento preventivo para la limpieza de libros y mobiliario de Biblioteca, pero se desarrollan las actividades. | Auditoría Interna | Se debe realizar el plan de mantenimiento preventivo y correctivo | Elaborar el plan de mantenimiento preventivo y corretivo para Biblioteca | AP | Mantener los libros y estanteria en buen estado para prestar un buen servicio a los usuarios | Marinela Mengual Meza | 2 Auxiliar de servicio al público 1 Apoyo a procesos técnicos | Bayetilla Alcohol Colbón Lija Bata Tapabocas Guantes Bolsillo hojas de prestamo | 2-dic-20 | 2-mar-21 | CUMPLIDA | Plan de mantenimiento preventivo y correctivo. | 23/3/2021 | Desarrollaron las siguientes actividades para dar respuesta al hallazgo producto de la Auditoria interna del año 2020: Plan de Mantenimiento Preventivo y correctivo del área de Biblioteca. Informe con imágenes de las actividades desarrolladas dando cumplimiento a lo dispuesto en el Plan de Mantenimiento preventivo y correctivo del área de Biblioteca. Video de algunas actividades desarrolladas enmarcadas en el Plan de Mantenimiento Preventivo y Correctivo del Proceso. | Medio de verificación: Email enviado desde biblioteca@uniguajira.edu.co al correo electrónico jaraujo@uniguajira.edu.co el día 23 de Marzo 2021, el cual contiene 2 archivos como son: Video de limpieza de libros y un informe con imágenes de evidencias de actividades desarrolladas como fumigación, limpieza de estantería y libros y restauración de libros. El día 26 de Marzo del 2021 a través del email biblioteca@uniguajira.edu.co se envió el PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO del área de Biblioteca al correo electrónico jaraujo@uniguajira.edu.co | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 23/3/2021 | SI | Es viable cerrar la acción de mejora, porque presentaron el documento que origino el hallazgo y que el trascurso de la auditoria no se evidencio. | ||||||||
32 | 38 | 12 | JURÍDICA | Las carpetas judiciales carecen de algunas piezas procesales obligatorias, para poder verificar el desarrollo completo del proceso judicial. | Debido a la pandemia que estamos atravezando a nivel mundial no fue posible realizar la actividad decripta en el plan de mejoramiento de la viencia anterior, debido a que lo juzgados fueron cerrado y ahora prestan sus servicios virtual, por otra parte no fe poible tramirar la caja menor para cubrir los gastos que generan las copias. | Auditoría Interna | verificar cada uno de los expedientes judiciales con el fin de determinar que actuaciones hacen falta. | Designar a un abogado para que solicite ante los despachos judiciales las copias de las piezas procesales que hacen falta en algunos expedientes. | AC | 50 | identifcicaciòn en su orden cronológico las piezas procesales que contiene el expediente judidicial | Incumplimiento de la ley 594 de 2000 . De que quien consulte el expediente no pueda identificar el contenido de los documentos. | FELIX SANCHEZ, ABOGADO DESIGNADO, YESSY RIVADENEIRA | ABOGADOS OFICINA | $ 100.000 | transporte | 1-mar-20 | 30-may-20 | 2227 | 100% | 50% | 50% | PARCIALMENTE | NO | ||||||||||
33 | 39 | 13 | Persiste la mora en las investigaciones disciplinarias que se tramitan en estos momentos en la oficina, | Debido al aislamiento derivado de la pandemia, se han presentado dificutad en constactar a las partes interesadas, lo que conlleva a que el tramite de los pocesos disciplinarios se atrasen. | Auditoría Interna | Replantear el plan de choque de la vigencia anterior con las actividades que se requiere para darle celeridad a los procesos disciplinarios | Realizar un analisis por parte de los abogados encargados de llevar los procesos disiciplinarios, con el fin de determinar su estado actual y la medida a implementar con cada uno de ellos. . | AC | 50 | Poner al día los procesos disciplinarios | Incumplimenro de la LeY 734 de 200, Acuerdo 005 de 2006, acuerdo 0628 de 2018 | CLARA RICARDO AARRON YANELIS MENGUAL MEJIA GEISY PINO ALARCON | 3 | NA | NA | 1-mar-20 | 30-may-20 | 2227 | 70% | 50% | 50% | PARCIALMENTE | NO | |||||||||||
34 | 40 | 14 | GESTIÓN DOCUMENTAL | No se encontró un plan de acción propio de su dependencia. | Supuesta inexistencia del plan de accion vigencia 2020 | PLANES ESTRATEGICOS INSTITUCIONALES ARTICULADOS AL DECRETO 612 DEL 4 DE ABRIL DEL 2018 | Auditoría Interna | Presentacion de la evidencia del plan de accion 2020 | Enviar la evidencia del plan de accion 2020 | AM | 40 | Presentar el plan de accion vigencia 2020 | Riesgo de incumplimiento de la gestión institucional | Secretaría General | 4 | GL | 1-ene-20 | 23-dic-20 | CUMPLIDA | 100% | Plan de Accion 2020 preentado | 20-nov-20 | Se puedo verificar la información suministrada por parte del proceso auditado, lo que permitió contatar que dicha información tenia coherencia con las acciones formuladas en el plan de mejoramiento propuesto | Plan de Accion | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 20-nov-20 | SI | Es viable cerrar la acción de mejora, porque presentaron el documento que origino el hallazgo y que el trascurso de la auditoria no se evidencio. | ||||
35 | 41 | 15 | No se encuentra indicadores de gestión que le permita medir su proceso | Supuesta inexistencia de la Matriz de Indicadores de Geston | Auditoría Interna | Presentar la evidencia de la existencia de la matriz de indicadores del proceso de gestion documental | Enviar la evidencia de la matris de indicadores | AM | 60 | Presentar la matriz de indicadores de gestion | Riesgo de incumplimiento de la gestión institucional | 4 | GL | 1-ene-20 | 23-dic-20 | CUMPLIDA | 100% | Matriz de indicadores presentada | 20-nov-20 | Se puedo verificar la información suministrada por parte del proceso auditado, lo que permitió contatar que dicha información tenia coherencia con las acciones formuladas en el plan de mejoramiento propuesto | Matriz Indicadores de Gestion | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 20-nov-20 | SI | Es viable cerrar la acción de mejora, porque presentaron el documento que origino el hallazgo y que el trascurso de la auditoria no se evidencio. | |||||||
36 | 42 | 16 | No se articula con la sedes provincial el tema de gestion documental, para unificar criterios y mantener la unidad documental. | No se evidenció acciones de articulacion del proceso de gestion documental con las extensiones | PLANES ESTRATEGICOS INSTITUCIONALES ARTICULADOS AL DECRETO 612 DEL 4 DE ABRIL DEL 2018 | Auditoría Interna | Se solicita incluir en el plan de capacitacion general de Talento Humano formacion en archivistica para las extensiones | Evidencia de la capacitacion realizada en Organización de Archivos y Transferencias Documentales | AM | 25 | Cumplimineto de los lineamientos de la Ley 594 del 2000 | Falta de organización y/o pérdida de información. | Secretaría General | 10 | GL | 1-ene-20 | 23-dic-20 | CUMPLIDA | 100% | Evidencia de capacitacion realizada | 20-nov-20 | Se puedo verificar la información suministrada por parte del proceso auditado, lo que permitió contatar que dicha información tenia coherencia con las acciones formuladas en el plan de mejoramiento propuesto | Evidencia,( listado de asistencia ) | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 20-nov-20 | SI | Es viable cerrar la acción de mejora, porque presentaron el documento que origino el hallazgo y que el trascurso de la auditoria no se evidencio. | |||||
37 | 43 | 17 | No cuenta con matriz que identique de riesgo del proceso ni los controles para administrarlo | No se evidenció matriz de riesgo del proceso ni los controles para administrarlos | Auditoría Interna | Presentar la evidencia de la matriz de riesgo y los controles para administrarlo | Enviar evidencia de la matriz de riesgo y controles administrativos | AM | 25 | Incumplimiento de la gestión institucional, materialización de riesgos. | 10 | GL | 1-ene-20 | 23-dic-20 | CUMPLIDA | Matriz de riesgo del proceso presentada. | 20-nov-20 | Se puedo verificar la información suministrada por parte del proceso auditado, lo que permitió contatar que dicha información tenia coherencia con las acciones formuladas en el plan de mejoramiento propuesto | Evidencia Matriz de Riesgo | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 20-nov-20 | SI | Es viable cerrar la acción de mejora, porque presentaron el documento que origino el hallazgo y que el trascurso de la auditoria no se evidencio. | |||||||||
38 | 44 | 18 | MISIONALES | FACULTAD DE CIENCIAS BASICAS Y APLICADAS | No se encuentra consolidado de necesidades y requerimientos del entorno laboral. | Al momento de la auditoria , no se encontraba el documento aplicado a los egresados. | Factor misión , proyecto institusional y de programa . | Auditoría Interna | Revisión del documento consolidado | Entrega del documento consolidado, del instrumento de las ecuestas aplicadoas a los graduados según las necesidades y requerimientos laborales. | MC | 100% | Entregar el informe consilidado. | La ausencia de información, puede que los estudios orientados a identificar las necesidades y requerimientos del entorno laboral (local, regional, y nacional) en términos productivos y de competitividad, tecnológicos y de talento humano. | Alana Mangones Cervantes | x | 9-nov-20 | 23-dic-20 | CUMPLIDA | 100%de la relaización del documento | Documentos que describan los estudios orientados a identificar las necesidades y requerimientos del entorno laboral (local, regional, y nacional) en términos productivos y de competitividad, tecnológicos y de talento humano. | 18-mar-21 | Se puedo verificar la información suministrada por parte del proceso auditado, lo que permitió contatar que dicha información tenia coherencia con las acciones formuladas en el plan de mejoramiento propuesto | Estudio elaborado | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 31-mar-21 | SI | El seguimiento se realizó sin ningún tipo de incovenientes. Existió buena disposición por parte de las personas presentes en la actividad. | ||||
39 | 45 | 19 | Falta informe de campos de formación sore el grado de correspondencia entre los trabajos y actividades realizadas con las competencias a desarrollar. Consolidación de las guias propedeuticas por campos de formación. | A la fecha no se cuenta con el informe de campos de formación formación sobre el grado de correspondencia entre los trabajos y actividades realizadas con las competencias a desarrollar. Consolidación de las guías propedeuticas por campos de formación. | Procesos académicos. | Auditoría Interna | Contrucción del documento | Revisión del documento elaborado | MC | 50% | Entregar el informe consolidado. | Desinformación en el seguimiento de los procesos académicos entre los trabajos y actividades con los estudiantes y las formas de evalución por competencias. | Alana Mangones Cervantes | x | 9-nov-20 | 23-dic-20 | CUMPLIDA | 100%de la relaización del documento | Informe que describa las actividades por cada campo de formación en relación a las competencias a desarrollar. | 18-mar-21 | Se puedo verificar la información suministrada por parte del proceso auditado, lo que permitió contatar que dicha información tenia coherencia con las acciones formuladas en el plan de mejoramiento propuesto | Documento elaborado | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 31-mar-21 | SI | |||||||
40 | FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS | Ausencia de soporte documental: No fueron aportados los documentos solicitados que soportan el cumplimiento de las acciones evaluadas | No fueron aportados los documentos solicitados que soportan el cumplimiento de las acciones evaluadas en el momento en que el auditor los solicitó en su correo electrónico. | Proceso gestión docencia | Auditoría Interna | Enviar la documentación solicitada por el auditor encargado. | Es necesario enviar la documentación solicitada por el auditor encargado. | AC | 100 | Dar cuenta de los documentos que fueron revisados al detalle en la auditoría. | Soporte documental | Victor Iguarán Manjarres | 1 | $ 0 | Un computador con acceso a internet. | 18-jul-20 | 18-jul-20 | CUMPLIDA | Enviar la documentación | Correo enviado con la documentación solicitada | 19-mar-21 | El objetivo de la acción ha sido cumplido satisfactoriamente | Correo institucional, atas de reunion. | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 19-mar-21 | SI | Los documentos solicitados por el auditor y causantes del hallazgo fueron enviados el día 27 de Noviembre del 2020. Dando cumplimiento al presente plan de mejoramiento | |||||
41 | 18 | 1 | DIRECCIÓN DE SISTEMAS | La página web de la Institución al momento de la auditoria, no cuenta con accesibilidad para el acceso de las personas con discapacidad (Discapacidad visual y auditiva) | Se debe rediseñar la pagina web de la Universidad de La Guajira, incorporando aplicaciones que permitan el acceso a personas con discapacidad visual y auditivas | Auditoría Interna | Rediseñar pagina web de la Universidad de La Guajira | Definir aplicaciones que permitan el acceso a la pagina web de la Institución a personas con discapacidad visual y aduitivas | AC | 100 | Rediseñar la pagina web de la Universidad de La Guajira | NO permitir el acceso a la pagina web de la Institución a personas con discapacidad visual y auditivas | Director de Sistemas | 2 | $ 500.000.000 | 2-feb-21 | 15-dic-21 | CUMPLIDA | Rediseño de la Pagina Web | % de cumplimiento de las necesidades de infraestructura tecnológica | 10-jun-21 | Rediseño de la página web de la Universidad de La Guajira. Incorporación de aplicaciones (Chat en línea) que permitan el acceso a personas con discapacidad. | Pagina web de la universidad de La Guajira www.uniguajira.edu.co | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 10-jun-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | |||||
42 | DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN | Se evidencio que el en momento de la auditoria interna por parte de Control Interno, los indicadores de los planes de acción se encuentran muy bajos en un 46%. Se evidencio que por consecuencia de la pandemia muchos de los proyectos y metas del proceso de investigación plasmados en los planes de acción, ya que es necesaria la presencialidad de sus actores para poderlos llevar acabo y por lo tanto sus indicadores son bastante bajos. | Debido a la situación del COVID – 19, no se viene cumpliendo oportunamente el desarrollo de todas las actividades establecidas en el Plan de Acción vigencia 2020 del Proceso Gestión del Conocimiento e Innovación, manteniendo por debajo los indicadores de gestión. | Incumplimiento de los indicadores de gestión | Auditoría Interna | Establecer estrategias para reprogramar las actividades contempladas en el Plan de Acción vigencia 2020 y que por causa del COVID 19 no se podrán realizar para ejecutarlas en la vigencia 2021 | Reunirse previamente con la oficina de Planeación para determinar cuáles serían las actividades que no se podrán realizar en la vigencia 2020 para reprogramarlas en el Plan de Acción vigencia 2021 | AC | 100 | Reprogramar las actividades que estaban contemplada en el Plan de Acción 2019 para realizarlas en la vigencia 2020 | Incumplir con los indicadores institucionales | Víctor Pinedo Sulmira Medina | X | X | X | 30-nov-20 | 23-dic-20 | CUMPLIDA | 100% | Cumplimiento de las indicadores institucionales | 25-mar-21 | Se formuló la acción y se envió correo a la oficina de Planeación solicitando la reunión para reprogramar las actividades del plan de acción vigencia 2020 | Se evidencio que se rectificó y se ajustó mancomunadamente, con la oficina de planeación el ajuste de las actividades contempladas en el plan de acción 2020, para reprogramarlas en el plan de acción vigencia 2021. | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 25-mar-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | |||||
43 | DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN | Se pudo constatar que al igual por consecuencia de la pandemia les toco devolver recursos de financiación de proyectos de investigación a los diferentes docentes investigadores al área de tesorería de la institución | Debido a la situación del COVID – 19, no se podrán desarrollar las actividades planteadas en los proyectos a financiar en el marco de la convocatoria interna para financiar proyectos de semilleros de investigación y los docentes que recibieron avances deben hacer la devolución de los recursos antes de finalizar la vigencia fiscal 2020. | Uso inadecuado de los recursos públicos | Auditoría Interna | Verificar que cada uno de los docentes coordinadores de los semilleros de investigación que recibieron recursos económicos en el marco de la convocatoria interna para financiar proyectos de los semilleros, devuelvan el avance recibido, toda vez que por causa de la pandemia no pudieron llevar a cabo las actividades planteadas. | Enviar correos a los docentes coordinadores de los semilleros de investigación que recibieron avance, solicitando la devolución de los mismos Realizar seguimiento permanente del estado devolución de los recursos | AC | 100 | Verificar que los docentes coordinadores de los semilleros de investigación que recibieron avances, hagan la devolución de los recursos antes de finalizar la vigencia 2020 | Uso inadecuado de los recursos destinados para la financiación de proyectos a los semilleros de investigación | Víctor Pinedo Sulmira Medina | X | X | X | 30-nov-20 | 23-dic-20 | CUMPLIDA | 100% | Devolución de los avances recibidos en el marco de la convocatoria para financiar proyectos a los semilleros de investigación | 25-mar-21 | Se le envió correo a los docentes informando que debían hacer la dovulución de los recursos e indicando los pasos para realizarlo. Se le envió correo a la oficina de Tesorería, solicitando información para determinar cuáles docentes no habían realizado la devolución | Se evidencian un listado de docentes con su respectiva resolución de los recursos legalizados. | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 25-mar-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | |||||
44 | Vicerrectoría de Investigación y Extensión | La Vicerrectoría de Investigación aún no se encuentra incluida dentro del proceso misional de investigación dentro de la estructura del sistema de gestión de calidad de la Universidad de La Guajira, pero se constató que se esta trabajando mancomunadamente con la oficina de planeación para darle finalidad al cumplimiento de este proceso. | No existe un documento, acuerdo o criterio para darle cumplimiento en la estructura misional a la vicerretoria de investigación y extensión. | Auditoría Interna | Generar los documentos que incluyan en los procesos misionales de investigación y proyección social a la Vicerrectoría de Investigación y Extensión dentro de la estructura del sistema de gestión de calidad de la Universidad de La Guajira. | Presentar al Consejo Superior la propuesta de actualización del Estatuto de Investigación de la Universidad de La Guajira para su aprobación. | AC | 100 | Inclusión de la Vicerrectoría de Investigación y Extensión en la estructura del sistema de gestión de calidad de la Universidad de La Guajira. | Que no sea aprobado la propuesta de actualización del Estatuto de Investigación de la Universidad de La Guajira | Víctor Pinedo Guerra | x | 15-dic-20 | 29-ene-21 | CUMPLIDA | 100% | Un Estatuto de Investigación actualizado | 29-mar-21 | Evidenciamos el acta del Consejo Superior y el Acuerdo 003 de 2021 mediante el cual fue aprobada la actualización del Estatuto de Investigación. | Aplicactivo GUNIG de la universidad de La Guajira. | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 29-mar-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | ||||||||
45 | Vicerrectoría de Investigación y Extensión | Se evidencio que en el momento de la auditoria el GE-P-11 procedimiento para asesorías y formulación de planes de negocios o proyectos el cual es fundamental en el proceso de emprendimiento no se encuentra colgado en el SIG. | Traumatismos en el manejo funcional con base al cumplimiento de este procedimiento. | Auditoría Interna | Enviar solicitud formal a la oficina de planeación para realizar el cargue del mismo. | Remitir oficio de solicitud a la oficina de Planeación para cargar el procedimiento de asesorías y formulación de planes de negocios o proyectos | MC | 100 | Incluir en el SIG el procedimiento para asesorías y formulación de planes de negocios o proyectos | No subir a tiempo el procedimiento en la estructura del sistema de gestión de calidad de la Universidad de La Guajira. | Victor Pinedo Guerra - Rosa Muñiz Rodriguez - Airadin Pinedo | X | 13-dic-20 | 11-jun-21 | CUMPLIDA | 100% | Un procedimiento colgado en el SIG | 29-mar-21 | Evidenciamos formato SI-F-11 SOLICITUD DE ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ANULACIÓN DE DOCUMENTOS Y FORMATOS mediante el cual se solicitó formalmente el cague de los procedimientos GE-P- 11. Igualmente remito evidencia de las solicitudes a Planeación y del cargue de los mismos. | Correo institucional, aplicativo SIG | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 29-mar-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | ||||||||
46 | Vicerrectoría de Investigación y Extensión | Se encontró de que hay algunos formatos en el SIG que están desactualizados, pero se constató que existen solicitudes realizadas a planeación para la socialización y actualización de dichos formatos. | No se viene trabajando actualmente con los formatos que se requieren para una mejor operatividad en sus procedimientos. | Incumplimiento de los indicadores de gestión | Auditoría Interna | Actualizar los formatos en el SIG asociados a los procesos. | Solicitar el cargue de formatos actualizados y nuevos formatos a la oficina de planeación | MC | 100 | Realizar actualización permanente de los formatos adscritos a los procesos en el SIG | Incumplir con las actualizaciones | Victor Pinedo Guerra - Rosa Muñiz Rodriguez - Airadin Pinedo | X | X | 29-sept-20 | 5-feb-21 | CUMPLIDA | 100% | Cumplimiento de las indicadores institucionales | 29-mar-21 | Evidenciamos la solicitud presentada a la oficina de Planeación para el cargue de los nuevos formatos actualizados al SIGUG. | Virtual (Correos y SIG) | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 29-mar-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | ||||||
47 | VIcerrectoría de Investigación y Extensión | Se evidenció que en el momento de la auditoria que no existe evidencias de inducciones o capacitaciones por parte de los funcionarios nuevos adscritos a esta oficina. | Falta de conocimiento de sus funciones de los funcionarios nuevos. | Auditoría Interna | Solicitar mediante oficio a la oficina de Talento Humano la inducción o capacitación del funcionario nuevo adscrito a la dependencia de Graduados | Enviar correo a la oficina de Talento Humano solicitando la inducción o capacitación del funcionario nuevo adscrito a la dependencia de Graduados, del cual deben quedar evidencias. | MC | 100 | Mantener actualizado y capacitado a los nuevos funcionarios sobre sus funciones. | No cumplimiento de las funciones por parte del funcionario. | Víctor Pinedo Guerra - Aldo Núñez Núñez - Cleiri Rivadeneira | X | 18-ene-21 | 30-jun-21 | CUMPLIDA | 100% | Un funcionario capacitado | 29-mar-21 | Evidenciamos correo enviado a la oficina de Talento Humano solicitando la inducción o capacitación del funcionario nuevo adscrito a la dependencia de Graduados y además la respuesta emitida por esta dependencia y evidencias de las capacitaciones a las cuales ha sido vinculado el funcionario como miembro de la dependencia Graduados. | Correo Institucional, Grabaciones | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 29-mar-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | ||||||||
48 | Vicerrectoría de Investigación y Extensión | Se evidencio un total hacinamiento en cuanto a la gestión documental de archivos que no pertenecen a esta oficina y se encuentran bajo la custodia de la misma generando con esto a altos riesgos de perdida información y además de la propagación de diversos insectos que ocasionan problemas de salubridad a sus funcionarios. | Alto riesgo de perdida de documentacion de archivos, ademas de alto riesgo de contraer alguna enfermedad ocasionada por roedores o inseectos a los funcionarios. | Auditoría Interna | Solicitar mediante oficios a la oficinas de Gestión Documental y Recursos Físicos desarrollar la gestión adecuada para la reubicación de los archivos. | Enviar correo a la oficinas de Gestión Documental y Recursos Físicos para solicitar desarrollar la gestión adecuada para la reubicación de los archivos. | AC | 100 | Realizar el trámite pertinente para dar solución oportuna al hacinamiento documental. | Continuar con falta de mobilidad en la dependencia por el hacinamiento documental y problemas de salubridad en los funcionarios. | Víctor Pinedo Guerra - Aldo Núñez Núñez | X | 18-ene-21 | 23-dic-21 | CUMPLIDA | 100% | Total archivo de la oficina de Graduados reubicado y clasificado adecuadamente | 29-mar-21 | Evidenciamos solicitud mediante oficios a la oficina de Gestión Documental y Recursos Físicos desarrollar la gestión adecuada para la reubicación de los archivos y además correo enviado a las dependencias de Planeación Física, Secretaría General, Archivo y Correspondencia y la Rectoría la solicitud de la gestión correspondiente a los riesgos de pérdida de la información por deterioro de las carpetas de los documentos. | Correo con solitudes a gestión documental, asistencia a capacitaciones realizadas por Talento Humano | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 29-mar-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | ||||||||
49 | Vicerrectoría de Investigación y Extensión | Se encontró que la infraestructura física de esta oficina es muy pequeña para las diferentes necesidades de los usuarios del servicio en el trabajo presencial. | Generacion de aglomeraciones en un recinto pequeño. | Auditoría Interna | Solicitar mediante oficios a la oficinas de Planeación Física y Recursos Físicos desarrollar la gestión adecuada para la reubicación de la dependencia de Graduados. | Enviar correo a la oficinas de Planeación Física y Recursos Físicos desarrollar la gestión adecuada para la reubicación de la dependencia de Graduados. | AM | 100 | Realizar el trámite pertinente para la reubicación de la dependencia de Graduados. | Continuar con el problema de asinamiento y salubridad en la oficina de Graduados. | Víctor Pinedo Guerra - Aldo Núñez Núñez | X | 18-ene-21 | 23-dic-21 | CUMPLIDA | 100% | Reubicación de la oficina de Graduados | 29-mar-21 | Se envio solicitud a recursos fisicos y planeación fisica para re ubicar la oficina | solicitud por medio de correo electronico | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 29-mar-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | ||||||||
50 | Vicerrectoría de Investigación y Extensión | Se verifico de que actualmente se está trabajando de forma mancomunada con la oficina de planeación para la creación de procedimientos que son fundamentales en este proceso y la debida actualización de formatos. | Eficiencia y eficacia en los procesos con base en la construcción de debidos procedimietos y actulizacion de formatos. | Incumplimiento de los indicadores de gestión | Auditoría Interna | Trabajar en equipo con la oficina de Planeación para la creación de los procedimientos correspondientes a la oficina de Graduados y su debida actualización | Generar un cronograma de trabajar para la oficina de planeación para la creación de procedimientos que son fundamentales en este proceso. Y la pulicación de los mismos en el SIG. | AC | 100 | Elaborar los procedimientos fundamentales para este proceso desde la oficina de Graduados | No subir a tiempo los procedimientos en la estructura del sistema de gestión de calidad de la Universidad de La Guajira. | Víctor Pinedo Guerra - Aldo Núñez Núñez | X | 18-ene-21 | 23-dic-21 | CUMPLIDA | 100% | # de procedimientos creados y colgados en el SIG | 29-mar-21 | Se realizó mesas de trabajo con apoyo del sistema integrado de gestión para actualizar los procedimientos | Correo electronico, acta | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 29-mar-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | |||||||
51 | Vicerrectoria Administrativa y Financiera (Tesorería, Presupuesto, Contabilidad y Crédito y Cartera) | Los procedimientos no vienen acutualizandose acorde a los cambios en el área administratva y financiera. Ello trae como consecuencia la defiencia y traumatismos en el logro de la consecución de los objetivos. | Los funcionarios no actualizan los procedimientos disponibles en la plataforma cuando se modifican las actividades en el desarrollo cotidiano. | X | Auditoría Interna | Actualizar los procedimientos conforme el quehacer actual del proceso disponibles en la página web institucional. | Modificar y disponer los procedimientos según los cambios realizado en las actividades actual en la Plataforma del Sig. | AC | 100 | Actualizar y dar cumplimiento a los procedimientos según la descripción detallas de estos. | Incumplimiento del Plan de Acción y objetivos unstitucionales. | Vicerrector Administrativo y Financiero | Equipo definido | Gl | 20-ene-21 | 15-abr-21 | CUMPLIDA | 100% | Número de Procedimientos actualizados | 14-abr-21 | Los procedimientos fueron actualizados y cargados en el SIGUG acorde a los cambios en el área administrativa y financiera | www.uniguajira.edu.co SIGUG-Proceso de Apoyo Gestion Adtva y Financiera. | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 14-abr-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | ||||||
52 | Vicerrectoria Administrativa y Financiera (Tesorería, Presupuesto, Contabilidad y Crédito y Cartera) | La cartera morosa de la institución es considerablemente alta. Lo cual puede conducir que convertise en deuda de difícil cobro para la institicion. | Alta cartera morosa por parte de los estamentos institucionales (estudiantes y docentes) | X | Auditoría Interna | Revisar, rediseñar y aplicar las politicas de crédito y cartera para reducir los altos indices de deudores morosos. | Revisar las politicas y directrices establecidas para evaluar su conveniencia y aplicación de las mismas. | AC | 100 | Reducir los altos indices de cartera morosa que tiene la institución con el fin de evitar la perdida de estos ingresos. | Incumplimiento del Plan de Acción y objetivos unstitucionales. | Vicerrector Administrativo y Financiero | Equipo definido | Gl | 20-ene-21 | 15-abr-21 | CUMPLIDA | 100% | % de disminución de la cartera morosa. | 14-abr-21 | Se aplicaron las políticas de recaudo con la finalidad de mejorar el desempeño de las actividades en el proceso de gestión de cobro de los créditos otorgados a los estudiantes de la Universidad de La Guajira. | www.uniguajira.edu.co SIGUG-Proceso de Apoyo Gestion Adtva y Financiera-PROCEDIMIENTOS | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 14-abr-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | ||||||
53 | Vicerrectoria Administrativa y Financiera (Tesorería, Presupuesto, Contabilidad y Crédito y Cartera) | % de Disminución de consignaciones realizadas por el personal. | La comunicación entre tesorería y contabilidad, no es fluida, no es eficiente, no es oportuna. | X | Auditoría Interna | Diseñar y apropiar directrices, politicas o procedimientos para optimizar los procesos de comunicación entre las areas de tesorería y contabilidad. | Definir y documentar acciones conducentes para mejorar las actividades de las areas de tesorería y contabilidad. | AC | 100 | Mejorar los canales de comuniciación en las diferentes areas del proceso de gestión Administrativa y Financiera. | Incumplimiento del Plan de Acción y objetivos unstitucionales. | Vicerrector Administrativo y Financiero | Equipo definido | Gl | 20-ene-21 | 15-abr-21 | CUMPLIDA | 100% | Numero de directrices, politicas o procedimientos apropiados para optimizar los procesos de comunicación | 14-abr-21 | La comunicación entre Tesorería y Contabilidad se está realizando de manera fluida y oportuna, viéndose reflejado entre las conciliaciones de saldos iguales y en el balance general de la Universidad de La Guajira. | Balance General, conciliaciones-Contabilidad y Tesoreria | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 14-abr-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | ||||||
54 | Vicerrectoria Administrativa y Financiera (Tesorería, Presupuesto, Contabilidad y Crédito y Cartera) | Inconsistencias en la información reportada a entes de control. Puede traerle como consecuencias riesgo de sanciones. | La información que se reporta a los entes de control es inconsistente. | X | Auditoría Interna | Disponer de la información de manera oportuna en cuanto a tiempo e información para su reporte efectivo. | Consolidar y revisar la información reportada a los entes de control previammente para asegurarse de su eficiencia y eficacia. | AC | 100 | Optimizar la eficacia y eficiencia en el reporte de la información ante los entes de control. | Incumplimiento del Plan de Acción y objetivos unstitucionales. | Vicerrector Administrativo y Financiero | Equipo definido | Gl | 20-ene-21 | 15-abr-21 | CUMPLIDA | 100% | % en la eficacia del reporte de la información ante los entes de control. | 14-abr-21 | Se evideció que existe compromiso por las areas de Tesoreria y Contabilidad para mejorar la comunicación y realizar el reporte oportuno de la información a los entedes de coontrol para evitar sanciones | Mesas de trabajo | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 14-abr-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | ||||||
55 | Vicerrectoria Administrativa y Financiera (Tesorería, Presupuesto, Contabilidad y Crédito y Cartera) | Riesgo de la perdida de información en el área de presupuesto. Puede traer como consecuencia riesgo de la perdida de la información presupuestal de la institución. | Existen riesgos en la conservación de la información documental del área de presupuesto. | X | Auditoría Interna | Realizar Back-up de la información documental del area de presupuesto institucional. | Recepcionar consolidar la información de las diferentes areas de la vicerreectoria para asegurarla en medios magneticos (Disco duros, correos electronicos, etc). | AC | 100 | Salvaguardar la información documental de las diferes areas de la vicerrectoria administrativa y financiera como la memoria contable institucional. | Incumplimiento del Plan de Acción y objetivos unstitucionales. | Vicerrector Administrativo y Financiero | Equipo definido | Gl | 20-ene-21 | 30-mar-21 | CUMPLIDA | 100% | Numeros de Back-up de la información realizados | 14-abr-21 | Presupuesto viene trabajando en el software SINAP V6, cargando la información presupuestal en el sistema, lo cual le permite guardar un backup como respaldo de seguridad de la información financiera y presupuestal de la institución. | SINAP V6 - Oficina de Presupuesto | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 14-abr-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | ||||||
56 | Vicerrectoria Administrativa y Financiera (Tesorería, Presupuesto, Contabilidad y Crédito y Cartera) | La comunicación entre tesorería y contabilidad, no es fluida, no es eficiente, no es oportuna. Los alto riesgo en que los registros contables de la institución no sean oportunos, no sean veraces. | La comunicación entre tesorería y contabilidad, no es fluida, no es eficiente, no es oportuna. | X | Auditoría Interna | Diseñar y apropiar directrices, politicas o procedimientos para optimizar los procesos de comunicación entre las areas de tesorería y contabilidad. | Definir y documentar acciones conducentes para mejorar las actividades de las areas de tesorería y contabilidad. | AC | 100 | Mejorar los canales de comuniciación en las diferentes areas del proceso de gestión Administrativa y Financiera. | Incumplimiento del Plan de Acción y objetivos unstitucionales. | Vicerrector Administrativo y Financiero | Equipo definido | Gl | 20-ene-21 | 30-mar-21 | CUMPLIDA | 100% | Numero de directrices, politicas o procedimientos apropiados. | 14-abr-21 | La comunicación entre Tesorería y Contabilidad se está realizando de manera fluida y oportuna, viéndose reflejado entre las conciliaciones de saldos iguales y en el balance general de la Universidad de La Guajira. | Balance General, conciliaciones-Contabilidad y Tesoreria | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 14-abr-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | ||||||
57 | Vicerrectoria Administrativa y Financiera (Tesorería, Presupuesto, Contabilidad y Crédito y Cartera) | Existencia de hacinamiento en la documentación de archivos en el área de tesorería. Existen alto riesgo de hacinamiento y conglomeración de archivos. | En el Área de Tesoría hay hacinamiento en la documentación de archivos por la falta de espacio físico. | X | Auditoría Interna | Realizar actividades de tranferencia documental y solicitud de adecuación de espacios fisicos en el area de tesorería. | Coordinar con la oficina de Secretaria Generaal dell desarrollo de las actividades de transferencia como la adecuación del espacio físico existente. | AC | 100 | Mejorar las condiciones de trabajo del talento humano que labora en el area de tesorería de la institución | Incumplimiento del Plan de Acción y objetivos unstitucionales. | Vicerrector Administrativo y Financiero | Equipo definido | Gl | 20-ene-21 | 30-mar-21 | CUMPLIDA | 100% | Numero de actividades conducentes a mmejorar la calidad laboral en el area de tesorería. | 14-abr-21 | En la oficina de Tesorería se está a la espera de habilitar el área de gestión documental para trasladar parte del archivo de esta dependencia. | SOLICITUD A GESTIÓN DOCUMENTAL | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 14-abr-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | ||||||
58 | Vicerrectoria Administrativa y Financiera (Tesorería, Presupuesto, Contabilidad y Crédito y Cartera) | El Software Contable SINAP V6 el momento de la auditoria no se encuentra implementado en el área de tesorería se trabaja manualmente. Pues, los procedimiento en el área de tesorería no están articulados con el software Contable SINAP V6 dificultando la eficiencia de los procesos. | El Software Contable SINAP V6 el momento de la auditoria no se encuentra implementado en el área de tesorería . | X | Auditoría Interna | Solicitar un informe del diseño del modulo de tesorería en el Software Contable SINAP V6, para su socialización y puestaa en funcionamiento por parte del personal responsable de tesorería. | Enviar solicitud escrita o correo electronico sobre el estado del modulo de tesorería en el Software Contable SINAP V6, para su implementación | AC | 100 | Sistematizar y agilizar los procedimientos que se llevan a cabo en la tesoreria institucional. | Incumplimiento del Plan de Acción y objetivos unstitucionales. | Vicerrector Administrativo y Financiero | Equipo definido | Gl | 20-ene-21 | 30-mar-21 | CUMPLIDA | 100% | Modulo de tesorería en el Software Contable SINAP V6 Diseñado e implementado. | 14-abr-21 | El Software Contable SINAP V6 módulo de Tesorería se está alimentando con la información cargada en el sistema, lo cual ha permitido que la información concuerde con la dependencia de Contabilidad. | SINAP V6 | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 14-abr-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | ||||||
59 | Vicerrectoria Administrativa y Financiera (Tesorería, Presupuesto, Contabilidad y Crédito y Cartera) | Existe un alto riesgo en el envío de consignaciones en efectivo a las diferentes entidades bancarias, por parte de la tesorería. Lo cual puede generar alto riesgo de hurto por parte de la delincuencia común. | Existen alto indices de consignaciones en efectivo a las diferentes entidades bancarias, por parte de la tesorería de manera personalizada. | X | Auditoría Interna | Adoptar estrategias y directrices para el desarrollo de las consignaciones generadas de los ingresos que recauden en las instalaciones de la institución. | Diseñar o documentar estrategias y directrices para el desarrollo de las consignaciones generadas de los infresos que recauden en las instalaciones de la institución. | AC | 100 | Disminuir los riesgo de hurto como lesiones al personal encargado de las consignaciones de manera personalizada. | Incumplimiento del Plan de Acción y objetivos unstitucionales. | Vicerrector Administrativo y Financiero | Equipo definido | Gl | 20-ene-21 | 30-mar-21 | CUMPLIDA | 100% | % de Disminución de consignaciones realizadas por el personal. | 14-abr-21 | El riesgo de consignaciones en efectivos realizadas por Tesorería, se encuentra controlado debido a que los estudiantes se encuentran pagando en bancos, transferencia, nequi, y pse, entre otros. | Caja-Tesoreria | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 14-abr-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | ||||||
60 | 46 | 20 | Vicerrectoria Administrativa y Financiera (Tesorería, Presupuesto, Contabilidad y Crédito y Cartera) | Inexistencia de controles definidos por parte de la tesorería sede principal a las diferentes cajas de las sedes provinciales en el manejo de efectivo. Puesto que No se tiene con claridad el efecto de flujo de efectivo de las diferentes cajas de las sedes provinciales. | Inexistencia de controles definidos por parte de la tesorería sede principal a las diferentes cajas de las sedes provinciales en el manejo de efectivo. | X | Auditoría Interna | Definir y adoptar controles para el reporte de los gastos que realizan las sedes con recursos de caja menor. | Definir directrices de control controles para el reporte de los gastos que realizan las sedes con recursos de caja menor. | AC | 100 | Asegurar la eficacia en los gastos que se realizan desde las sedes por concepto de caja menor. | Incumplimiento del Plan de Acción y objetivos unstitucionales. | Vicerrector Administrativo y Financiero | Equipo definido | Gl | 20-ene-21 | 30-mar-21 | CUMPLIDA | 100% | Numero de controles adoptados para el manejo de caja menor en las sedes. | 14-abr-21 | Se evidencia información enviada a la sed principal | tesoreria | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 14-abr-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | ||||
61 | 47 | 21 | SEDE FONSECA | GESTIÓN DE BIENESTAR SOCIAL UNIVERISITARIO | La Coordinación del Proceso de Gestión de Bienestar Social Universitario en la sede provincial de Fonseca, carecen de inventario de los medicamentos que entrega a los usuarios. | No se cuenta con un formato institucionalizado donde se lleve el control del inventario de los medicamentos. | Mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad | Auditoría Interna | Solicitar a la oficina de Bienestar Social Universitario Sede Principal, el que se elabore y socialice el formato de inventario de medicamentos. | *Enviar correo a la oficina de Bienestar Social Universitario sede principal, donde se informe la importancia de elaborar un formato especial para llevar el control del inventario de los medicamentos *programar reuniones para configurar el formato y despues de elaborado se envie a la oficina de Plaeación Institucional para ser controlado y subido en plataforma. *Una vez recibido el formato hacer el inventario de los medicamentos de la sede. | AC | 100 | Que se establezca y ulitilice un formato especifico para llevar el control del inventario de los medicamentos. | MARIA INMACULADDA PELAEZ | Profesional de apoyo | Computador e internet | 1-feb-21 | 16-abr-20 | Falta fecha de Terminación. | 80% | Formato de control de inventarios establecido | 9-abr-21 | 1- Regionalización informo del hallazgo a la dirección de bienestar social. 2- Regionalización solicitan a la dirección de sistema el uso y apropiación del módulo de registro de atención y entrega de medicamento y asignación de roles al funcionario de la sede de Fonseca que manejan el tema 3- Reunión virtual para inducción y entrega del módulo entre los equipo de trabajo de la dirección de bienestar social universitario y a la sede de Fonseca. | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 9-abr-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | |||||
62 | 48 | 22 | GESTIÓN DE TALENTO HUMANO | La Coordinación del Proceso de Gestión de Talento Humano de la sede provincial de Fonseca, no conoce el plan de acción diseñado por la dirección de Talento Humano para todo el proceso, ni los indicadores de gestión para su cumplimiento, ni los procedimientos que pertenecen al proceso. | Desconocimiento del plan de acción del proceso, de los indicadores y procedimientos del proceso. | Mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad | Auditoría Interna | Solicitar el plan de acción de la oficina de Talento Humano el plan de acción de la misma. | *Socilitar a la Dirección de Talento Humano el plan de acción de la oficina para el proceso. *De igual manera socializar los indicadores y procedimientos del proceso establesido. | AC | 100 | Que los funcionarios conozcan tanto el plan de acción de su proceso como sus procedimientos e indicadores | JUANELIS TONCEL ROSADO | Profesional de apoyo | Computador e internet | 1-feb-21 | 16-abr-20 | Falta fecha de Terminación. | 80% | Número de funcionarios capacitados | 9-abr-21 | Tres correos electrónicos por parte de la sede de Fonseca dirigido a la dirección de talento humano solicitándole los planes de acción de las vigencias 2020 y 2021 con su debida socialización. | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 9-abr-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | ||||||
63 | 49 | 23 | GESTIÓN TECNOLÓGICA Y SISTEMA DE INFORMACIÓN | Desconocimiento del Plan de Mantenimiento preventivo del proceso: Desde el proceso se elabora un plan de mantenimiento preventivo detallado con los distintos tipos de actividades a realizar a lo largo del año y con la periodicidad que se deben desarrollar cada una de ellas, con el fin de alargar la vida útil de los equipos tecnológicos con los que cuenta la Institución. (Del plan de mantenimiento preventivo del proceso, desagregar lo correspondiente a la sede provincial para realizar seguimiento a las fechas de cumplimiento y en el caso de que no se realicen como están establecidos poder realizar la gestión para que esos mantenimientos lleguen a las sede provincial para poder contar con los equipos en condiciones adecuadas para poder cumplir con las metas, misión y visión de la Institución.) | Desconocimiento del plan de mantenimiento preventivo del proceso | Plan de mantenimeinto del campus universitario | Auditoría Interna | Solicitar el plan de mantenimiento preventivo del proceso al lider del proceso en la sede principal, para de esta manera realizar seguimiento a los mantenimientos programados | *Socilitar a la Dirección de Sistemas el plan de mantenimiento preventivo del procesos con respectiva socialización. *Desagregar lo correspondiente a la sede Fonseca. *Realizar seguimiento a la realización de los mantenimientos. | AM | 100 | Que los mantenimientos programados para la Sede se realicen de forma eficiente y oportuna | JORGE DAVID VELASQUEZ | Profesional de apoyo | Computador e internet | 1-feb-21 | 16-abr-20 | Falta fecha de Terminación. | 80% | Plan de mantenimiento preventivo del proceso desagregado lo de la sede | 23-mar-21 | Desarrollaron las siguientes actividades para dar respuesta a la Observación producto de la Auditoria interna del año 2020: Formato SI-F-03. Acciones De Mejora; Correctivas Y Preventivas. Correo de Universidad de La Guajira - Fwd_ Política y Plan de mantenimiento Institucional. Correo de Universidad de La Guajira - Invitación_ Confirmación Socialización Plan de Mantenimiento Institucional. Socialización plan de mantenimiento institucional. | - Medio de verificación: Email enviado desde planeacion_fonseca@uniguajira.edu.co al correo electrónico jaraujo@uniguajira.edu.co el día 23 de Marzo 2021, el cual contenía los siguientes archivos: Plan de mejoramiento Sede Provincial Fonseca 2020, 3 Acciones de mejoras, correctiva y preventiva de las observaciones productos de la auditoria interna del año 2020 de las áreas de Gestión Tecnológica y Sistema de Información, Gestión de Bienes, Servicios académicos y Bibliotecarios; adicional 3 archivos comprimidos con evidencias de las actividades realizadas hasta el momento para dar respuesta a las observaciones. | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 23-mar-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | |||||
64 | 50 | 24 | GESTIÓN DE BIENES, SERVICIOS ACADÉMICOS Y BIBLIOTECARIOS (RECURSOS FÍSICOS) | Desconocimiento del Plan de Mantenimiento preventivo y Correctivo del proceso: Desde el proceso se elabora un plan de mantenimiento preventivo detallado con los distintos tipos de actividades a realizar a lo largo del año y con la periodicidad que se deben desarrollar cada una de ellas, con el fin de alargar la vida útil de la infraestructura Institucional. (Del plan de mantenimiento preventivo del proceso, desagregar lo correspondiente a la sede provincial para realizar seguimiento a las fechas de cumplimiento y en el caso de que no se realicen como están establecidos poder realizar la gestión para que esos mantenimientos se realicen para poder contar con los equipos en condiciones adecuadas para poder cumplir con las metas, misión y visión de la Institución.) | Desconocimiento del plan de mantenimiento preventivo del proceso | Plan de mantenimeinto del campus universitario | Auditoría Interna | Solicitar el plan de mantenimiento preventivo del proceso al lider del proceso en la sede principal, para de esta manera realizar seguimiento a los mantenimientos programados | *Socilitar a la Dirección de Recursos Físicos el plan de mantenimiento preventivo del procesos, con su respectiva socialización. *Desagregar lo correspondiente a la sede Fonseca. *Realizar seguimiento a la realización de los mantenimientos | AM | 100 | Que los mantenimientos programados para la Sede se realicen de forma eficiente y oportuna | ALFETH MOLINA VEGA | Profesional de apoyo | Computador e internet | 1-feb-21 | 16-abr-20 | Falta fecha de Terminación. | 80% | Plan de mantenimiento preventivo del proceso desagregado lo de la sede | 23-mar-21 | Desarrollaron las siguientes actividades para dar respuesta a la Observación producto de la Auditoria interna del año 2020: Formato SI-F-03. Acciones De Mejora; Correctivas Y Preventivas. Correo de Universidad de La Guajira - Fwd_ Política y Plan de mantenimiento Institucional. Correo de Universidad de La Guajira - Invitación_ Confirmación Socialización Plan de Mantenimiento Institucional. Socialización plan de mantenimiento institucional. | - Medio de verificación: Email enviado desde planeacion_fonseca@uniguajira.edu.co al correo electrónico jaraujo@uniguajira.edu.co el día 23 de Marzo 2021, el cual contenía los siguientes archivos: Plan de mejoramiento Sede Provincial Fonseca 2020, 3 Acciones de mejoras, correctiva y preventiva de las observaciones productos de la auditoria interna del año 2020 de las áreas de Gestión Tecnológica y Sistema de Información, Gestión de Bienes, Servicios académicos y Bibliotecarios; adicional 3 archivos comprimidos con evidencias de las actividades realizadas hasta el momento para dar respuesta a las observaciones. | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 23-mar-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | |||||
65 | 51 | 25 | GESTIÓN DE BIENES, SERVICIOS ACADÉMICOS Y BIBLIOTECARIOS (RECURSOS FÍSICOS) | La solicitud de ingreso a la institución no se está realizando como la oficina de Talento Humano solicito que se realizara a través de la circular emitida el 22 de Abril de 2020 (PROCEDIMIENTO PARA INGRESO A LA INSTITUCIÓN). | No se esta llevando el procedimiento para el ingreso a la institución | Mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad | Auditoría Interna | Socializar la circular emitida el 22 de Abril de 2020 | *Reenviar el correo donde se socializa la circular emitida el 22 de abril de 2020 que contiene el procedimiento de ingreso a la institución durante la pandemia. *Hacer seguimiento al cumplimiento de dicho procedimiento. | AC | 100 | Que se lleve el control del ingreso a la insitución según el procedimiento establesido | ALFETH MOLINA VEGA Y JUANELIS TONCEL ROSADO | Profesional de apoyo | Computador e internet | 1-feb-21 | 16-abr-20 | Falta fecha de Terminación. | 80% | Control de entrada a la institución | 23-mar-21 | Desarrollaron las siguientes actividades para dar respuesta a la Observación producto de la Auditoria interna del año 2020: Formato SI-F-03. Acciones De Mejora; Correctivas Y Preventivas. Correo de Universidad de La Guajira - Fwd_ Política y Plan de mantenimiento Institucional. Correo de Universidad de La Guajira - Invitación_ Confirmación Socialización Plan de Mantenimiento Institucional. Socialización plan de mantenimiento institucional. | Email enviado desde planeacion_fonseca@uniguajira.edu.co al correo electrónico jaraujo@uniguajira.edu.co el día 23 de Marzo 2021, el cual contenía los siguientes archivos: Plan de mejoramiento Sede Provincial Fonseca 2020, 3 Accio | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 23-mar-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | |||||
66 | 52 | 26 | GESTIÓN PROYECCIÓN SOCIAL (EMPRENDIMIENTO) | Se evidencio que en el momento de la auditoria el GE-P-11 procedimiento para asesorías y formulación de planes de negocios o proyectos el cual es fundamental en el proceso de emprendimiento no se encuentra colgado en el SIGUG. | No se encuentra el procedimiento GE-P-11 colgado en el SIGUG | Mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad | Auditoría Interna | Solicitar al Centro de Emprendimiento de la sede principal la entrega a la oficina de planeación institucional el procedimiento para asesoria y formulación de planes de negocios o proyectos para que sea colgado en el SIGUG | *Se solicitara por medio de correo electronico al Centro de Emprendimiento que se envie el procedimiento GE-P-11 a la oficina de planeación para que sea subido a la plataforma SIGUG. | AC | 100 | Que todos los procedimientos del proceso esten colgados en el SIGUG | EVELIS MARTINEZ | Profesional de apoyo | Computador e internet | 1-feb-21 | 16-abr-20 | Falta fecha de Terminación. | 80% | procedimiento colgado en SIGUG | 15-mar-21 | Encontramos que en la sede Fonseca, realizaron la Solicitud al Centro de Emprendimiento de la sede principal la entrega a la oficina de planeación institucional el procedimiento para asesoría y formulación de planes de negocios o proyectos para que sea colgado en el SIGUG | - Se evidencian "Correos electrónicos y Capture página del SIGUG". | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 15-mar-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | |||||
67 | 53 | 27 | SEDE MAICAO | GESTIÓN DE BIENESTAR SOCIAL UNIVERISITARIO | La Coordinación del Proceso de Gestión de Bienestar Social Universitario en la sede provincial de Maicao, carece de inventario que cuantifiquen los medicamentos entregados a los usuarios. | En el sistema de gestión no se contempla un instrumento de control del inventario de medicamentos; no obstante desde la sede principal se hace uso de una herramienta informática que permite llevar dicho registro y que aún no ha sido compartida con las sedes. | MANTENIMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD | Auditoría Interna | Implementar una herramienta de control para el registro, inventario y entrega de medicamentos | 1. Solicitar formato y/o software implementado en la sede principal por BSU. | AC | 30 | Controlar el inventario de medicamentose entregados a la comunidad universitaria | Monitoreo insuficiente en el registro de inventario de medicamentos suministrados a la comunidad universitaria. | FRAN CORREA | Líder del área de salud en la sede Ingeniero apoyo tecnológico | 0 | Computador, Equipos de oficina | 18-dic-20 | 30-mar-21 | CUMPLIDA | Implementación de herramienta de control de inventario de medicamentos | Herramienta de control implementada. | 9-abr-21 | Regionalización informo del hallazgo a la dirección de bienestar social. 2- Regionalización solicitan a la dirección de sistema el uso y apropiación del módulo de registro de atención y entrega de medicamento y asignación de roles al funcionario de la sede de Maicao que manejan el tema 3- Reunión virtual para inducción y entrega del módulo entre los equipo de trabajo de la dirección de bienestar social universitario y a la asede de Maicao. | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 9-abr-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | |||
68 | 54 | 28 | 2. Elaborar un formato interno para registro de medicamentos. | 35 | 18-dic-20 | 30-mar-21 | 1 formato organizado | Registro en formato organizado | ||||||||||||||||||||||||||
69 | 55 | 29 | 3. Implementar formato y/o software remitido desde la sede pirincipal. | 35 | 18-dic-20 | 30-mar-21 | 1 software diseñado | Implementacion de software en la sede | ||||||||||||||||||||||||||
70 | 56 | 30 | GESTIÓN DE TALENTO HUMANO | La Coordinación del Proceso de Gestión de Talento Humano de la sede provincial de Maicao, no realiza empalme de funciones y de documentos propios del proceso cuando ejecuta traslados internos del personal a su cargo. | Si bien el proceso esta contenplado como tarea dentro del procedimiento de inducción y reinducción del personal, y se realizan los empalmes, estos no se formalizan a través de las respectivas actas. | MANTENIMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD | Auditoría Interna | Formalizar la tarea de empalme y entrega de puesto de trabajo de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de induccioó y reinducción del personal | 1. Identificar la tarea de empalme y entrega de puestos de trabajo. descrita en el procedimiento de inducción y reinducción establecido en el sistema de gestión isntitrucional. | AC | 25 | Legitimar la tarea de empalme y entrega de puestos de trabajjo contempladas en el procedimiento de inducción y reinducción al personal. | Pérdida de información de los procesos e interrupción en el desarrollo sistemático de las acciones planificadas en los mismos. | KIMBERLY CEBALLOS | Persona que Apoya los procesos administrativos del área | $ 0 | Computador, Equipos de oficina | 18-dic-20 | 30-mar-21 | CUMPLIDA | Registrar los empalmes y entrega de puesto de trabajo | Acta de entrega y empalme de puesto de trabajo | 9-abr-21 | Se evidencia un 100% de las actividades planteadas en el plan de mejoramiento | 1- Reunión de diseño de guía de empalme. 2- Correo de socialización de empalme. 3- Correo de notificación de traslado de personal 4- Acta de empalme realizado en la sede | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 9-abr-21 | SI | Es viable cerrar la acción de mejora, el proceso de empalme está debidamente adoptado, se realizó un ejercicio del primero empalme en la sede de Maicao. | |||
71 | 57 | 31 | 2. Socializar la tarea de empalme y entrega de puestos de trabajo descrita, al personal adscrito a llos procesos desarrollados en la sede. | 25 | 18-dic-20 | 30-mar-21 | ||||||||||||||||||||||||||||
72 | 58 | 32 | 3. Formalizar la tarea descrita en el procedimiento de inducción y reinducción del personal con respecto a el empalme y entrega de puestos de trabajo | 50 | 18-dic-20 | 30-mar-21 | ||||||||||||||||||||||||||||
73 | 59 | 33 | FACULTAD DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN - LIC. En Educación Infantil | Diseñar nuevas estrategias que les permita el cumplimiento de las actividades y las metas establecidas en el plan de acción. | Desde la virtualidad se hace necesario generar actividades que den cumplimiento a las metas del plan de accion insitucional. | ME APUNTO A LA CALIDAD | Auditoría Interna | Plantear nuevas estrategias desde el programa que posibiliten el cumplimiento de las metas establecidas del plan de acción | 1. Revisar actividades contempladas en el plan de mejoramiento del programa y de acción. | MC | 25 | Articular el plan de mejoramiento del programa con el plan de acción institucional | Bajo porcentaje de cumplimiento plan de acción institucional | HENDRIS OÑATE | Líder de proceso en la sede | $ 0 | Equipos tecnlógicos y de oficina, Plataforma virtual | 18-dic-20 | 30-mar-21 | CUMPLIDA | Ejecutar una (1) estrategia de articulación del programa con los proyectos pertinentes contemplados en el plan de acción de la sede. | Número de estrategias diseñadas | 8-abr-21 | Se puedo verificar la información suministrada por parte del proceso auditado, lo que permitió contatar que dicha información tenia coherencia con las acciones formuladas en el plan de mejoramiento propuesto | Plan de acción 2021 Acta 001 - Reunión inicial personal sede Maicao. Acta 005 - Organización de plan de acción DOCENCIA. Acta 006 - Organización de plan de acción GENERAL. Acta 008 - Articular las acciones de los planes de mejoramiento de los programas con las actividades del plan de acción 2021. Correo de reunión sobre articulación de los planes de mejoramiento con el plan de acción. Evaluación Política de permanencia y graduación. Informe de situación académica estudiantes 2019-2 y 2020-1. Acciones deserción BSU EDMODO. Plan de trabajo. Socialización BSU. | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 8-abr-21 | SI | Teniendo en cuenta la Guía de auditoria interna basada en riesgos para entidades pública versión 4, ítem 2.5 Fase 5 Seguimiento del progreso y la Norma Internacional 2500 donde expresa “El responsable ejecutivo de auditoría debe establecer y mantener un sistema para monitorear la disposición de los resultados comunicados a la dirección.” Lo que permitió verificar la evidencia presentada por el proceso auditado, lo que muestra que cumple a cabalidad con las acciones propuestas en el plan de mejoramiento, por lo que se autoriza el levantamiento del hallazgo. | |||
74 | 60 | 34 | 2. Proyectar nuevas estrategias desde el programa que aporten al cumplimiento de las metas establecidas en el plan de acción de la sede. | 30 | 18-dic-20 | 30-mar-21 | ||||||||||||||||||||||||||||
75 | 61 | 35 | 2. Ejecutar las s estrategias diseñadas desde el programa para aportar al cumplimiento de las metas establecidas en el plan de acción de la sede. | 45 | 18-dic-20 | 30-mar-21 | ||||||||||||||||||||||||||||
76 | 62 | 36 | FACUCLTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS- Contaduria Pública | Aumentar los seguimientos a las actividades académicas realizadas por los docentes en cuanto a: Seguimiento al desarrollo de las clases, Cumplimiento de horarios de clases y el cargue de las evidencias en el plataforma classroom. | Insuficientes herramientas de seguimiento en la modalidad virtual desde las coordinaciones académicas. | ME APUNTO A LA CALIDAD | Auditoría Interna | Ejecutar actividades de seguimiento a las actividades académicas virtuales de los docentes | 1. Revisar información cargada en el SIG con referencia al seguimiento de actividades académicas de los docentes | MC | 20 | Fortalecer el seguimiento al desarrollo de las actividades académicas del programa desde la virtualidad | Control insuficiente en el desarrollo de las clases en la virtualidad y por ende incumplimiento en el desarrollo oportuno del programa curricular. | YOVANY REALES | Líder de proceso en la sede | $ 0 | Equipos tecnlógicos y de oficina, Plataforma virtual | 18-dic-20 | 30-mar-21 | CUMPLIDA | Realizar dos (2) actividades de segimiento complementarias para el programa en la sede. | Formato de seguimiento diseñado | 8-abr-21 | Se puedo verificar la información suministrada por parte del proceso auditado, lo que permitió contatar que dicha información tenia coherencia con las acciones formuladas en el plan de mejoramiento propuesto | Evidencias a seguimiento classroom docentes y estudiantes. Evidencias de seguimiento a clases de docentes 2021-1 Evidencias segundo seguimiento 31 de Marzo 2021-1 Seguimiento a estudiantes classroom 2021-1 Control de clases Contaduría Pública 2021-1 Acta 08 - Reunión general con docentes para la socialización de la revisión del formato de seguimiento a clases y plan de mejora Control Interno. Acta 008 - Reunión seguimiento de clases a los docentes. Acta 013 - Reunión seguimiento Docencia. Acta 014 - Reunión de Revisión aspecto docencia. Control de clases Modelo. Acciones de mejora Con Pub Oficio Notificación Seguimiento PM Planilla de 2 seguimiento clases docentes 2021-1 Contaduría Pública. Planilla de seguimiento a clases docente 2021-1 Contaduría Pública. Planilla de seguimiento classroom 2021-1. | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 8-abr-21 | SI | Teniendo en cuenta la Guía de auditoria interna basada en riesgos para entidades pública versión 4, ítem 2.5 Fase 5 Seguimiento del progreso y la Norma Internacional 2500 donde expresa “El responsable ejecutivo de auditoría debe establecer y mantener un sistema para monitorear la disposición de los resultados comunicados a la dirección.” Lo que permitió verificar la evidencia presentada por el proceso auditado, lo que muestra que cumple a cabalidad con las acciones propuestas en el plan de mejoramiento, por lo que se autoriza el levantamiento del hallazgo. | |||
77 | 63 | 37 | 2. Diseñar actividades complementarias para el seguimiento virtual a las actividades académicas desarrolladas por los docentes. | 30 | 18-dic-20 | 30-mar-21 | ||||||||||||||||||||||||||||
78 | 64 | 38 | 3. Realizar las actividades diseñadas para complementar el seguimiento a actividades academicas. | 50 | 18-dic-20 | 30-mar-21 | ||||||||||||||||||||||||||||
79 | 65 | 39 | GESTIÓN TECNOLÓGICA Y SISTEMA DE INFORMACIÓN | Desconocimiento del Plan de Mantenimiento preventivo del proceso: Desde el proceso se elabora un plan de mantenimiento preventivo detallado con los distintos tipos de actividades a realizar a lo largo del año y con la periodicidad que se deben desarrollar cada una de ellas, con el fin de alargar la vida útil de los equipos tecnológicos con los que cuenta la Institución. | Falta de participación en la elaboración y socialización de los planes de mantenimiento preventivo y correctivo. Sólo se remite la relación de necesidades de mantenimiento. La ejecución de los planes dependen de las disposiciones de sede central. | PLAN DE MANTENIMIENTO DEL CAMPUS UNIVERSITARIO | Auditoría Interna | Conocer el plan de mantenimiento preventivo y correctivo del área de gestión tecnológica y de sistemas. | Solicitar formalmente la socialización del plan de mantenimiento preventico y correctivo del área de gestión tecnológica y de sistemas. | MC | 30 | Realizar un seguimiento continuo a las acciones contenpladas en el plan de mantenimiento del área para la sede. | Posibles daños en los recursos tecnológicos disponibles en la sede | ZULAY COTES | Líder de proceso en la sede | Equipos tecnlógicos y de oficina | 18-dic-20 | 30-mar-21 | CUMPLIDA | Realizar un (1) seguimiento semestral al plan de mantenimiento | Número de segimientos realizados | 30-mar-21 | Desarrollaron las siguientes actividades para dar respuesta a la Observación producto de la Auditoria interna del año 2020: Formato SI-F-03. Acciones De Mejora; Correctivas Y Preventivas. Correos solicitud plan de mantenimiento. Documentos plan de mantenimiento remitidos desde sede Riohacha. Documento. plan de mantenimiento sede Maicao. Cronograma sede Maicao. | Email enviado desde dir.regionalizacion@uniguajira.edu.co al correo electrónico jaraujo@uniguajira.edu.co el día 24 de Marzo 2021, el cual contiene 2 archivos como son: Plan de mejoramiento Sede Provincial Maicao 2020 y el Informe preliminar acciones de mejora Maicao 2021; dentro de dicho informe se encuentran los enlaces para acceder a las evidencias, para lo cual hay que solicitar permiso para acceder a ellas, luego llega un nuevo correo con la información compartida a través de DRIVE. https://drive.google.com/drive/folders/14tBersEFKYkHghwKb3QJcgG3CK882mRU?usp=sharing | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 30-mar-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | ||||
81 | 67 | 41 | Realizar seguimiento de lo establecido en el plan de mantenimiento para su cumplimiento | 40 | 18-dic-20 | 30-mar-21 | ||||||||||||||||||||||||||||
82 | 68 | 42 | GESTIÓN DE BIENES, SERVICIOS ACADÉMICOS Y BIBLIOTECARIOS (RECURSOS FÍSICOS) | Desconocimiento del Plan de Mantenimiento preventivo del proceso: Desde el proceso se elabora un plan de mantenimiento preventivo detallado con los distintos tipos de actividades a realizar a lo largo del año y con la periodicidad que se deben desarrollar cada una de ellas, con el fin de alargar la vida útil de los equipos tecnológicos con los que cuenta la Institución. | PLAN DE MANTENIMIENTO DEL CAMPUS UNIVERSITARIO | Conocer el plan de mantenimiento preventivo y correctivo del área de Recursos físicos. | Solicitar formalmente la socialización del plan de mantenimiento preventico y correctivo de recueroso físicos y académicos. | MC | 30 | Realizar un seguimiento continuo a las acciones contenpladas en el plan de mantenimiento del área para la sede. | Deterioro de los los recursos físicos y académicos disponibles en la sede | ZULAY COTES | Líder de proceso en la sede | Equipos tecnlógicos y de oficina | 18-ene-20 | 30-mar-21 | CUMPLIDA | Realizar un (1) seguimiento semestral al plan de mantenimiento | Número de segimientos realizados | 30-mar-21 | Desarrollaron las siguientes actividades para dar respuesta a la Observación producto de la Auditoria interna del año 2020: Correos solicitud plan de mantenimiento. Documentos plan de mantenimiento remitidos desde sede Riohacha. Documento. plan de mantenimiento sede Maicao. | Email enviado desde dir.regionalizacion@uniguajira.edu.co al correo electrónico jaraujo@uniguajira.edu.co el día 24 de Marzo 2021, el cual contiene 2 archivos como son: Plan de mejoramiento Sede Provincial Maicao 2020 y el Informe preliminar acciones de mejora Maicao 2021; dentro de dicho informe se encuentran los enlaces para acceder a las evidencias, para lo cual hay que solicitar permiso para acceder a ellas, luego llega un nuevo correo con la información compartida a través de DRIVE. https://drive.google.com/drive/folders/1gFvEmYUaZ4onDL2- nA0q335Iaqnh6lnU?usp=sharing | 50% | 50% | PARCIALMENTE | 30-mar-21 | NO | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo continua abierto. | ||||||
84 | 70 | 44 | Realizar seguimiento de lo establecido en el plan de mantenimiento para su cumplimiento | 40 | 18-ene-20 | 30-mar-21 | ||||||||||||||||||||||||||||
85 | 71 | 45 | GESTIÓN DE BIENES, SERVICIOS ACADÉMICOS Y BIBLIOTECARIOS (BIBLIOTECA) | Plan de mantenimiento preventivo y correctivo: No cuentan con un documento donde se identifique la planificación del desarrollo de los mantenimientos preventivos del proceso. | PLAN DE MANTENIMIENTO DEL CAMPUS UNIVERSITARIO | Conocer el plan de mantenimiento preventivo y correctivo del área de Biblioteca. | Solicitar formalmente la socialización del plan de mantenimiento preventivo | MC | 30 | Realizar un seguimiento continuo a las acciones contenpladas en el plan de mantenimiento del área para la sede. | Rotura y desgaste del material bibliografico en uso para la sede | CINDY HANY | Persona que Apoya los procesos administrativos del área | Equipos tecnlógicos y de oficina | 18-ene-20 | 30-mar-21 | CUMPLIDA | Realizar un (1) seguimiento semestral al plan de mantenimiento | Número de segimientos realizados | 30-mar-21 | Desarrollaron las siguientes actividades para dar respuesta a la Observación producto de la Auditoria interna del año 2020: Formato SI-F-03. Acciones De Mejora; Correctivas Y Preventivas. Correos solicitud plan de mantenimiento. Documentos plan de mantenimiento remitidos desde sede Riohacha. Documento. plan de mantenimiento sede Maicao. | Medio de verificación: Email enviado desde dir.regionalizacion@uniguajira.edu.co al correo electrónico jaraujo@uniguajira.edu.co el día 24 de Marzo 2021, el cual contiene 2 archivos como son: Plan de mejoramiento Sede Provincial Maicao 2020 y el Informe preliminar acciones de mejora Maicao 2021; dentro de dicho informe se encuentran los enlaces para acceder a las evidencias, para lo cual hay que solicitar permiso para acceder a ellas, luego llega un nuevo correo con la información compartida a través de DRIVE. https://drive.google.com/drive/folders/1pgRCM13ywbkTy8n58yOFFc XhFT-Ro5uF?usp=sharing | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 30-mar-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | ||||||
86 | 72 | 46 | Diferenciar acciones del plan de mantenimiento preventivo que se realizarn en la sede | 30 | 18-ene-20 | 30-mar-21 | 1923 | |||||||||||||||||||||||||||
88 | 74 | 48 | GESTIÓN FINANCIERA | No existe un informe de gestión. | Alcance y manejo de la información financiera en la sede. Se realiza la gestión de la financiación y recaudo de cartera. | RETO: SOSTENIBILIDAD ADMINISTRATIVA, FINANCIERA, LOGÍSTICA E INFRAESTRUCTURA EN LA UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA | Auditoría Interna | Elaborar informe de gestión de las actividades financieras realizadas en la sede. | Preparar el informe de gestión de acuerdo con la información concernientes a las acciones financieras desarolladas desde el área financiera. | AC | 100 | Realizar informe de la gestión de cartera realizada en la sede | manejo adecuado y oportuno de la información financiera de la sede. | YASANDRA MEJIA | Persona que Apoya los procesos administrativos del área | $ 0 | Equipos tecnlógicos y de oficina | 18-ene-20 | 30-mar-21 | CUMPLIDA | Elaborar el informe de la gestión del área financiera de la sede del año 2020 | Informe de gestión elaborado | 15-mar-21 | Encontramos que se elaboró un informe de gestión de la oficina financiera, de acuerdo con el alcance y actividades desarrolladas en la sede que contempla específicamente a la gestión de crédito y cartera en el año 2020. | Se evidenciaron los siguientes documentos soportes como constancia de subsanación del hallazgo estos son: Formato SI-F-03. Acciones De Mejora; Correctivas Y Preventivas, informe de gestión financiera 2020, correo remisión de informe financiera e insumos generados para informe de gestión. | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 15-mar-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | |||
89 | 75 | 49 | INVESTIGACIÓN | La funcionaria responsable de la coordinación de investigación no conocía los bajos indicadores de su área en los planes de acción por la baja productiva de las actividades a consecuencia de la pandemia ( 46%). | Desconocimeinto de las implicaciones y resultados del proceso de investigación y sus causas en el contexto institucional. | RETO: CIENCIA TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN EN LA UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA | Auditoría Interna | Apropiación permanente de la información relacionada con los resultados e indicadores del proceso de investigación a nivel institucional | 1. Revisión continua de los resultados intitucionnales del proceso de investigacion | MC | 100 | Reconocer resultados e indicadores relacionados a la gestion del proceso | Poco manejo de la información y las causa asociadas a ella. | JHUSTHITH RODRIGUEZ | Persona que Apoya los procesos administrativos del área | $ 0 | Equipos tecnlógicos y de oficina | 18-ene-20 | 30-mar-21 | CUMPLIDA | Manejar la información relacionada con los resultados e indicadores del proceso de investigación del año 2020 | 15-mar-21 | Evidenciamos que se realizó a través de correo electrónico la solicitud del informe de gestión correspondiente a la vigencia 2020 del Centro de investigación, a través del mismo se obtuvo la respuesta con el informe solicitado y a su vez el material audiovisual de la sustentación del mismo. Además, se hizo entrega del informe de gestión de la sede y se acordó promover la participación activa en los espacios de socialización de los resultados de la dependencia | Se evidencia los documentos soportes como constancia para subsanación del hallazgo estos son: Formato SI-F-03. Acciones De Mejora; Correctivas Y Preventivas Informe de gestión investigación 2020, correo remisión de informe de gestión sede Maicao e insumos generados para informe de gestión. | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 15-mar-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | ||||
90 | 76 | 50 | 2. Solciitar a centro de investigación resultados obtenidos en vigencia 2020 | 19-ene-20 | 30-mar-21 | |||||||||||||||||||||||||||||
91 | 77 | 51 | EMPRENDIMIENTO | Desconocimiento del funcionario de que actualmente el GE-P-11 procedimiento para asesorías y formulación de planes de negocios o proyectos el cual es fundamental en el proceso de emprendimiento no se encuentra colgado en el SIGUG | Desconocimiento de las actualizaciones realizadas en el SIG, sistema de gestión en permanente habilitación , cargue y actualización de los procesos. | MANTENIMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD | Auditoría Interna | Conocer los procedimientos para asesorías y formulación de planes de negocios o proyectos en el proceso de emprendimiento. | 1. Iddentificar la informacion relacionada al proceso de emprendimiento cargado en el SIG. | MC | 50 | Manejar efectivamente la información relacionada con los procedimientos actuales del proceso de emprendimiento en la institución. | Inadeacuada aplicación del proceso de emprendimieento en la sede. | WILLIAM MOSCARELLA | Líder de proceso en la sede | $ 0 | Equipos tecnlógicos y de oficina | 18-ene-20 | 30-mar-21 | CUMPLIDA | Aplicar el procedimiento de asesorías y formulación de planes de negocio de acuerdo con las orientaciones dadas desde el Centro de Desarrollo Empresarial | Formatos y documentos soportes de aplicación del procedimiento. | 15-mar-21 | Encontramos que se realizó a través de correo electrónico la solicitud de la información correspondiente a los procedimientos contemplados en el SIG en cuanto a emprendimiento, donde aclararon que al momento de la auditoria la página donde se registra los procedimientos de los distintos procesos se encontraba en actualización, razón por la cual no se encontraban cargados. A través de la oficina de regionalización se canalizó esta solicitud donde se constató el requerimiento que se ha realizado en reiteradas ocasiones desde el centro de emprendimiento a la dependencia de planeación para el cargue y actualización de los procedimientos relacionados con emprendimiento. En la actualidad, ya se encuentra registrado al SIG dicho procedimiento. | Se evidencian documentos soportes de las diligencias realizadas pertinentes para subsanar el hallazgo entre estos están: Formato SI-F-03. Acciones De Mejora; Correctivas Y Preventivas, Solicitud correo información a centro de emprendimiento y Trazabilidad solicitudes centro de emprendimiento para actualización en el SIGUG.FC[1] | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 15-mar-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | |||
92 | 78 | 52 | 2. Solicitar información al centro de emprendimiento con respecto a los procedimientos vigentes del SIG | 50 | 19-ene-20 | 30-mar-21 | ||||||||||||||||||||||||||||
93 | 79 | 53 | SEDE VILLANUEVA | GESTIÓN DE BIENES, SERVICIOS ACADÉMICOS Y BIBLIOTECARIOS (RECURSOS FÍSICOS) | Desconocimiento del Plan de Mantenimiento preventivo y Correctivo del proceso. | Falta de articulación con la oficina de Recurso Fisico y Planeación Fisica. | Plan de Mantenimiento del Campus Universitario | Auditoría Interna | Implementación de los planes de mantenimientos preventivos y correctivos | Elaborar un documento diagnóstico sobre las necesidades de mantenimiento preventivo y correctivo, para la infraestructura fisica, muebles y equipos de la Sede Villanueva. | AM | 50% | Asegurar, la disposición y larga vida util de los equipos, muebles y planta fisica de la institucion. | incumplimiento de la Ley 610 de 2000: Detrimento patrimonial e Incumplimiento de la normatividad Interna. | Apoyo administrativo Recursos Fisicos sede Villanueva | 20-ene-21 | 20-abr-21 | CUMPLIDA | 100% | 30-mar-21 | Desarrollaron las siguientes actividades para dar respuesta a la observación producto de la Auditoria interna del año 2020: Informe del plan de mejoramiento producto de la auditoria interna del año 2020; contiene las actividades realizadas con imágenes de las evidencias documentadas. Solicitud de información correspondiente al Plan de Mantenimiento preventivo y correctivo al Director de Sistemas José María Caballero (Correo electrónico con oficio de solicitud el 24 de febrero del 2021). Email respuesta desde la Dirección de Sistemas con el Plan de mantenimiento preventivo y correctivo institucional; en el cuerpo del email le comunica a la directora provincial Sede Villanueva que el Coordinador del área de sistema debe realizar un Plan de Mantenimiento similar al adjunto en dicho correo. Socialización del Plan de Mantenimiento preventivo de la Sede Provincial Villanueva el día 2 de marzo de 2021. Plan de mantenimiento preventivo. | Email enviado desde smzabaleta@uniguajira.edu.co al correo electrónico jaraujo@uniguajira.edu.co el día 30 de Marzo 2021, el cual contiene 4 archivos como son: 1. OFICIO SOLICITUD DE INFORMACIÓN PLAN MEJORAMIENTO 2020 SEDE VILLANUEVA. 2. CONTROL BACK UP DEPENDENCIAS ADMINISTRATIVAS 2021. 3. EVIDENCIAS PLAN DE MEJORAMIENTO 2020. 4. MANTENIMIENTO COORDINACION DE SISTEMAS 2021. | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 30-mar-21 | SI | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda subsanado. | ||||||
94 | 80 | 54 | ||||||||||||||||||||||||||||||||
95 | 81 | 55 | Remitir a recursos Físicos en la Sede Central el documento diagnóstico sobre las necesidades de mantenimiento preventivo y correctivo, para la infraestructura fisica, muebles y equipos de la Sede Villanueva para que sea incluído en el Plan de Mantenimiento Correctivo y Preventivo General. | 25% | ||||||||||||||||||||||||||||||
96 | 82 | 56 | Solicitar a la Oficina de Recursos Fisicos el Plan de Mantenimiento Correctivo y Preventivo para el respectivo seguimiento. | 25% | ||||||||||||||||||||||||||||||
97 | GESTIÓN DE BIENES, SERVICIOS ACADÉMICOS Y BIBLIOTECARIOS (RECURSOS FÍSICOS) | No cuentan con un formato pre-operacional para realizar la inspección del vehículo | AM | 20% | Implementar el formato preoperacional para la inspecciones de vehiculos | Incumplimiento al Código Nacional de Transito o Ley 769 de 2002 e Incumplimiento a la normatividad interna. | Apoyo administrativo Recursos Fisicos sede Villanueva | 20-ene-21 | 20-abr-21 | 1902 | 100% | 30-mar-21 | Desarrollaron las siguientes actividades para dar respuesta a la observación producto de la Auditoria interna del año 2020: Informe del plan de mejoramiento producto de la auditoria interna del año 2020; contiene las actividades realizadas con imágenes de las evidencias documentadas. El 23 de febrero del 2021 desde la oficina de Regionalización se envió correo electrónico a las Sedes Provinciales con los siguientes archivos: Política de mantenimiento Institucional y el Plan de mantenimiento Institucional. El mismo día fue reenviado internamente en la Sede Provincial de Villanueva a través de email la información al responsable del área de Recursos Físicos. El 3 de marzo del 2021 se realiza la socialización del Plan de mantenimiento Institucional por parte de la Oficina principal de Recursos Físicos Sede Riohacha con las Sedes Provinciales. El 17 de marzo del 2021 la coordinación de Recursos Físicos en la Sede Provincial Villanueva socializa el Plan de mantenimiento preventivo de dicha Sede con la Directora Soledad Zabaleta. Plan de mantenimiento preventivo. | Medio de verificación: Email enviado desde smzabaleta@uniguajira.edu.co al correo electrónico jaraujo@uniguajira.edu.co el día 30 de Marzo 2021, el cual contiene 4 archivos como son: 1. OFICIO SOLICITUD DE INFORMACIÓN PLAN MEJORAMIENTO 2020 SEDE VILLANUEVA. 2. CONTROL BACK UP DEPENDENCIAS ADMINISTRATIVAS 2021. 3. EVIDENCIAS PLAN DE MEJORAMIENTO 2020. 4. MANTENIMIENTO COORDINACION DE SISTEMAS 2021. | 50% | 50% | PARCIALMENTE | 30-mar-21 | NO | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda abierto. | ||||||||||||||
98 | 83 | 57 | Desconocimiento de la existencia del formato pre- operacional | Sistema Integrado de Gestión | Auditoría Interna | Diligenciamiento del formato de inspección preoperacional de vehículos. | Identificar el formato de inspección preoperacional de vehiculo en el SIG. | |||||||||||||||||||||||||||
99 | 84 | 58 | Orientar al funcionario encargado sobre el diligenciamiento y utilización del formato de inspección preoperacional del vehículo. | 30% | ||||||||||||||||||||||||||||||
100 | 85 | 59 | Seguimiento al diligenciamiento del formato de inspección preoperacional del vehículo. | 50% | ||||||||||||||||||||||||||||||
101 | 86 | 60 | GESTIÓ FINANCIERA - CREDITO Y CARTERA | Desconocimiento real de la información por parte de la oficina de crédito y cartera sede principal Riohacha | No remisión de los soportes de abonos y pagos por concepto de financiación de matricula financiera. | Auditoría Interna | Reporte de los pagos y abonos recibidos a la Oficina de Crédito y Cartera de la Sede Central.. | Identificar los soportes de pagos y abonos realizados por los estudiantes por concepto de matricula a través del correo electronico. | AM | 30% | Mantener la informacion financiera de la oficina de credito y cartera actualizada. | Incumplimiento a la Normatividad Interna Y externa | Apoyo Administrativo Credito y cartera sede Villanueva | 20-ene-21 | 20-abr-21 | 1902 | 15-mar-21 | Encontramos que la sede Villanueva, ha realizado las gestiones e informando a la oficina de crédito y cartera los soportes de consignaciones hechas por los estudiantes que tienen créditos con la universidad. | Se evidencian correos electrónicos enviados a la oficina de crédito y cartera con los soportes de consignaciones bancarias realizados por los estudiantes que tenían créditos con la universidad. | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 15-mar-21 | NO | Con la actividad realizada y las evidencias mostradas, podemos concluir que este Hallazgo queda abierto. | |||||||||
102 | 87 | 61 | Sistema Integrado de Gestión | Actualizar el archivo de excel con las solicitudes de crédito y abonos o pagos realizados por los estudiantes. | 30% | |||||||||||||||||||||||||||||
103 | 88 | 62 | Remitir la información procesada en la tabla de excel a la Oficina de Credito y Cartera de la Sede Central. | 40% | ||||||||||||||||||||||||||||||