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(C) Hallazgo Administrativo(C) Descripción Hallazgo(C) Acción Correctiva(C) Responsable(C) Objetivo(C) Descripción Metas(C) Unidad Medida Metas(J) Cuantificación Meta(F) Fecha Iniciación(F) Fecha Terminación(D) Plazo En Semanas(C) Avance De Ejecución(J) Porcentaje AvanceAvance Junio 2019
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La Nacion como los Departamentos y Municipios efectuan la ejecucion y administracion de los recursos de inversion a traves del Patrimonio Autonomo constituido y adminsitrado por el consorcio FIA de conformidad con paragrafo 3 del articulo 21 de la Ley 1450 de 2011 Segun reporte FIA a 31 de diciembre de 2014 se reflejabajn disponibilidades aoportadas por treinta y cuatro 34 municipios incluido Popayán el Departamento y la NacionQueremos destacar de estos principios que la Empresa EMCASERVICIOS SA ESP no se evidencia la aplicación de los principios de anualidad universalidad como la Unidad de Caja al no contemplar en su ejecución Presupuestal la totalidad de los recursos que por medio del Consorcio FIA están depositando como también a manera regular como se presenta las suspensiones en los procesos contractuales que afectan varias vigenciasLa Nación como los Departamentos y Municipios efectúan la ejecución y administración de los recursos de inversión a través del Patrimonio Autónomo constituido y administrado por el consorcio FIA de conformidad con parágrafo 3 del artículo 21 de la Ley 1450 de 2011 Según reporte FIA a 31 de diciembre de 2014 se reflejaban disponibilidades aportadas por treinta y cuatro 34 municipios incluido Popayán el Departamento y la NaciónQueremos destacar de estos principios que la Empresa EMCASERVICIOS SA ESP no se evidencia la aplicación de los principios de anualidad universalidad como la Unidad de Caja al no contemplar en su ejecución Presupuestal la totalidad de los recursos que por medio del Consorcio FIA están depositando como también a manera regular como se presenta las suspensiones en los procesos contractuales que afectan varias vigenciasApoyo a la labor de seguimiento a los aportes que realizan los municipios el departamento y la Nación al FIA y conciliar estas diferentes fuentes a efectos de poder obtener reportes sobre los CDRs solicitados por EMCASERVICIOS que se deben expedir por el consorcio FIA Labor que para su ejecución deberá acompañarse de personal adicionalSubgerente Administrativo y Financiero-ContadoraDisponer de información oportuna para conocer los saldos y aportes que se hagan por cada fuente de recursoAvanzar en la depuración de los diferentes saldos por los aportes de la fuente Nación departamento y municipio con destino al consorcio FIA lo cual permite precisar para cada ente la disponibilidad de recursos para la ejecución de sus proyectosValor conciliado / Valor apropiado en presupuesto100%7/1/201631/12/201651100%
La entidad como accion de mejora a junio de 2019 cuenta con la ejecución de Gastos del PAEI 2018 y PAEI 2019 en la cual se incluyen las diferentes fuentes de ingresos . Esta ejecución no es posible integrarla al Plan de Operatividad del Gestor por ser recursos sin situación de fondos. A la fecha no se tiene un formato aprobado por parte de la Contraloria General del Cauca para subir la información a la plataforma. La información se encuentra disponible en la entidad para consulta por parte de la Contraloria General del Cauca a 31 de junio de 2019.
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Incumplimiento con la Publicación de la ejecución contractual.En los contratos tomados como muestra para realizar la auditoria regula correspondiente a la vigencia 2016, suscritos por la de la Empresa, y que fueron objeto de estudio, se verifico su registro en el sistema electrónico para la contratación pública -SECOP, acorde a lo dispuesto en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013, el cual ordena a todas las entidades estatales a publicar los actos administrativos del proceso de contratación, la obligación de cumplir con los principios de la función administrativa y la gestión fiscal consagrados en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, en concordancia con lo dispuesto por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, mediante la Circular Externa 01 de 21 de junio de 2013 en la que ha manifestado que todas las entidades del Estado tienen la obligación de publicar su actividad contractual en el SECOP, además en el artículo 8 del Decreto 103 de 2015 establece que sujeto obligado debe publicar las aprobaciones, autorizaciones, requerimientos o informes del supervisor o del interventor, que prueben la ejecución del contrato y se evidenció que la Empresa Caucana de Servicios Públicos - EMCASERVICIOS S.A. E.S.P., no cumplió con lo dispuesto en este artículo. 1,Capacitacion a supervisores sobre importancia de cumplimineto Decreto 1082 de 2015, circular externa Colombia Compra Eficiente (oficina Juridica)
2,Expedición de Circulares y Directivas a la alta dirección para reiterar cumplimiento decreto 1082 de 2015, circular externa Colombia Compra Eficiente(oficina Juridica)
3,Remisión de información ejecución contractual a correo especial para publicacion en SECOP - "contrascanner@pdacauca.com" - Año 2016 hasta 31 de dicembre de 2017 (Supervisores)
4,Publicación información remitida por supervisores año 2016, Oficina (Jurídica)
5,Remisión de información ejecución contractual a correo especial para publicacion en SECOP - "contrascanner@pdacauca.com" - Año 2017 hasta 15 de marzo de 2018 (Supervisores)
6,Publicación información remitida por supervisores año 2017 (Jurídica)		 Oficina JuridicaPublicación de Documentación contractual conforme a las disposciones legales vigentes - Supervisores y funcionarios conocedores y capacitados sobre la importancia publicación SECOP
3,100% informacion de ejecución contractual enviada a correo institucional por los supervisores
4,Documentos publicados
5, 100% informacion de ejecución contractual enviada a correo institucional por los supervisores
6,Documentos publicados 		1,capacitaciones
2,circulares
3,Numero de contratos con documentación enviada
4,Numero de contratos con documentación enviada
5,Numero de contratos con documentación enviada
6,Numero de contratos con documentación enviada		100%Noviembre de 20171/12/201858100%
La entidad cumplio al 100% los compromisos de esta accion de mejora, sin embargo se continua realizando actividades de mejora respecto a la capacitación de todo el personal y de los supervisores, durante 2 jornadas que iniciaron el 15 y 16 de marzo la primera y 26 y 27 de abril la segunda jornada se realizo capacitación "Contratación Estatatal", las evidencias se encuentran en Talento Humano. Se realizo actividad de inducción y reinducción a cargo de los lideres de los procesos el 18 de febrero para todo el personal, en el cual se retomaron las responsabilidades principales de los servidores publicos.
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Archivo en expediente contractual de documentos técnicos de contratos años 2016SupervisoresCumplimiento normas archivo y TRDExpedientes contractuales con información técnicaNumero de expedientes contractuales actualizados100%1/1/2018
31+N4+J4:L4
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Se continua trabajando en la mejora de los expedientes contractuales, de tal manera que cumplan con todos los requisitos que determina la Ley de archivo.
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Fallas en el Principio de Planeación.Falencias en la Planeación del Convenio Interadministrativo No. 50 de fecha 24 de junio de 2015, suscrito con la A.P.C.
Acueducto Piendamó Morales organización autorizada, en donde se observó que para optimizar y ampliar el sistema de acueducto la Entidad no realizó oportunamente la adquisición de los predios y servidumbre, en donde la interventoría la realizarán mediante el contrato N°031 objeto de revisión en esta auditoría, esta falencia hace que se incurra en fallas en el Principio de Planeación en la Contratación Estatal. 		La Entidad, a través del Supervisor, verificará que la Interventoría haga seguimiento permanente a las consultorías, para que los predios que proponga el Diseñador, sean factibles de adquirir.Subgerencia TécnicaLograr que las consultorías tengan en cuenta, al momento de proponer un lugar de ejecución de obras, que los predios seleccionados, puedan ser adquiridos, según criterios técnicos, geológicos, geomorfológicos, sociales, energéticos, hidráulicos, ambientales, entre otros.Cuantificación de consultorías que deban definir la adquisición de predios.Número de consultorías100%30/10/201731/12/201861100%
Continuando con la mejora continua se realizo en la vigencia 2019, auditoria a contratos y se realizaron acciones de mejora respecto de los Estudios y Diseños y se contrato una profesional para estudios de predios.
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La entidad no responde todas las solicitudes de PQRFOEn el reporte de PQRP para la vigencia 2016 se presentaron ante la Empresa Caucana de Servicios Públicos 1080 solicitudes Realizar seguimiento al procedimiento de recepción y respuesta de las PQRFO.Subgerencia Administrativa y Financiera Cumplimiento de normatividad.Dar respuesta oportuna a las PQRFO.No de PQRFO contestadas vs. No PQRFO no contestadas100%1/11/201731/12/2018425100%
Se continua la mejora continua respecto de la depuración de las PQR y su seguimiento. Control Interno realiza los seguimientos para que se realice atención dentro de los terminos y se tenga respuesta en profundidad.
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Según datos tomados del informe de auditoría modalidad regular: de las vigencias 2013 y 2014, el punto 2.3.2.1 y del cual se detálla a continuación:
“La. Nación como les Departamentos y Mun¡c¡p¡os efectúan la :ejecución y administración de los: recursos de inversión á través del Patrimorio Autónomo cónstituido y administrado por el Consorcio FIA, de. conformidad. con parágrafo: 3* del art¡cu!o 21 de la Ley 1450 de 2011..
Los Procesos de contratación que se adelantan.con cargo a los recursos aportados por los participantes en el marco de los Planes Departamentales para el Manejo Empresarial de los. Servicios de Agua y Saneamiento PAP-PDA, serán adelantados: por el Gestor del PAP-PDA; que párá el Departamento del Cáuca es. la Empresa EMCASERVICIOS S.A E.S.P en virtud de las-Leyes 1176 de 2010 y 1151 -de 2007, recursos del Sistema General de participaciones, en los términos: del presente decreto 2246 de 2012.
El Decreto 111 de 1996, contempla los principios del S¡stema Presupuestal entre ellos: la planificación, la anual¡dad la universalidad, la unidad de caja, la- programación integral, la espec¡allzac:|on la membargab¡l¡dad la coheréncia macroeconómica y la homeóstasis (L. 38/89, art 8% L. 179/94, art. 49)”
Es pertinente recordar-que la Contraloría General.del Cauca, emito oficio. DTACFP-:50 003017 del 42 de julio de 2018, dirigido a la Empresa Caucana de Serv¡c¡os Públicos “EMCASERVICIOS”, donde debera tener presente: lo estipulado en el Oficio en mención; a-partir de la vigencia: 2018:
Una vez implementado el formulario o anexo de información presupuestal que detalle la universalidad de los recursos, por parte de la Contraloria General del Cauca. EMCASERVICOS S.A.E.S.P rndira la información a través de la plataforma, Sistema Integral de Auditorias SIA.Tener control sobre todas las fuentes del presupuesto Subgerencia Administrativa y Finaciera, proceso presupuesto Diligenciar el formato con todas las fuentes del presupuesto Avanzar en la depuración de los diferentes saldos por los aportes de la fuente Nación departamento y municipio con destino al consorcio FIA lo cual permite precisar para cada ente la disponibilidad de recursos para la ejecución de sus proyectos1100%1/1/20192019/31/124850%
La entidad como accion de mejora a junio de 2019 cuenta con la ejecución de Gastos del PAEI 2018 y PAEI 2019 en la cual se incluyen las diferentes fuentes de ingresos . Esta ejecución no es posible integrarla al Plan de Operatividad del Gestor por ser recursos sin situación de fondos. A la fecha no se tiene un formato aprobado por parte de la Contraloria General del Cauca para subir la información a la plataforma. La información se encuentra disponible en la entidad para consulta por parte de la Contraloria General del Cauca a 31 de junio de 2019.
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