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1 | Venice 2022 Conference Working Budget | |||||||||||||||||||||||||
2 | INCOME | Expenses | Proj Income | Actual | Post Refunds | |||||||||||||||||||||
3 | Registrations | $16,690.00 | $15,284.75 | $2,568.00 | $180/60 $100/10 $75/30 $220/12 ($Reg/Membership) | |||||||||||||||||||||
4 | President's Luncheon based on 23@$20 | $460.00 | $400.00 | 0 | Tax Rate 7% | |||||||||||||||||||||
5 | Wellness Luncheon based on 15@$20 | $300.00 | $360.00 | 0 | ||||||||||||||||||||||
6 | FSMTF Honors Recital 100/$25 | $2,500.00 | $980.00 | $405.00 | Registrations | Ad Rates | ||||||||||||||||||||
7 | 2021-2022 Membership Allocation | $2,850.00 | $2,907.50 | $2907.50 | April-July | $180.00 | Early | Full Page Color | $650/$695.50 | |||||||||||||||||
8 | Local/District Donations | $1,000.00 | $750.00 | $750.00 | Aug-Oct | $220.00 | Full | Full Page Grey | $550/$588.50 | |||||||||||||||||
9 | Exhibits | $2,205.00 | $2,247.50 | 0 | June-Oct | $100.00 | Spouse | Half Page Grey | $300/$321.00 | |||||||||||||||||
10 | Exhibits AV | 3 - exhibitors may need AV? | June-July | $220.00 | Non-Member | Quarter Page Grey | $200/$214 | |||||||||||||||||||
11 | Advertisements | $1,900.00 | $2,750.00 | $2,750.00 | Aug-Oct | $255.00 | Non-Member | Business Card Grey | $125/$133.75 | |||||||||||||||||
12 | MTNA Affiliate grant from 2021 | $750.00 | $750.00 | $750.00 | Grant deposited 7/6/2021 | Outside Back Color | $800/$856 | |||||||||||||||||||
13 | Sponsorship Gulf Coast Community Foundation | $1,000.00 | $1,000.00 | $1,000.00 | deposited 5/12/2021 | |||||||||||||||||||||
14 | Giving Challenge | $3,800.00 | $3,964.01 | $3,964.01 | Sarasota MTA donation deposited 7/21/22 | |||||||||||||||||||||
15 | Sponsorships/Donations | $0.00 | Exhibit Rate | AV Rate | ||||||||||||||||||||||
16 | TOTAL INCOME | $33,455.00 | $31,393.76 | $15,094.51 | $315 per table | $155 | ||||||||||||||||||||
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19 | EXPENSES | Budget | Actual | Post Refunds | ||||||||||||||||||||||
20 | Hotel Food & Beverage Minimum | $6,000.00 | $250.00 | $250.00 | Non-refundable hotel deposit | |||||||||||||||||||||
21 | Hotel All Day Coffee Station | $300.00 | $150/day, waived on Sunday | |||||||||||||||||||||||
22 | Banquet based on 110@ $25 | $2,750.00 | * 20% service charge included | |||||||||||||||||||||||
23 | Hotel President's Luncheon based on 23@$20 | $552.00 | * 20% service charge included | |||||||||||||||||||||||
24 | Hotel Wellness Luncheon based on 15@$20 | $360.00 | * 20% service charge included | |||||||||||||||||||||||
25 | Hotel Cash Bar for Banquet | $50.00 | Bartender fee | |||||||||||||||||||||||
26 | Hotel Receptions 2 night 100 guest @$300 | $720.00 | * 20% service charge included | |||||||||||||||||||||||
27 | Honors Recital Reception 75 @ 4… | $293.00 | ||||||||||||||||||||||||
28 | Sunday Rewards Brunch Ceremony 110@ $ 18 | $2,376.00 | * 20% service charge included | |||||||||||||||||||||||
29 | Audio/Visual equipment | $0.00 | ||||||||||||||||||||||||
30 | Concert Artist; William Chapman Nyaho Honorarium | $2,500.00 | $2,500.00 | $2,500.00 | $2,500.00 | W-9 | ||||||||||||||||||||
31 | Concert Artist Travel | $1,000.00 | ||||||||||||||||||||||||
32 | Concert Artist's Hotel room 3 nites | $357.00 | King Suite, no tax | |||||||||||||||||||||||
33 | Concert Artist’s CDs and Anthologies | $289.00 | $289.00 | |||||||||||||||||||||||
34 | Keynote Speaker: Adrian Anantawan Honorarium | $1,500.00 | $1,500.00 | $1,500.00 | $1,500.00 | W-9 | ||||||||||||||||||||
35 | Keynote Speaker's Hotel room 3 nites | $357.00 | King Suite, no tax | |||||||||||||||||||||||
36 | Presenter: Lois Svard | $1,000.00 | $1,000.00 | $1,000.00 | $1,000.00 | W-9 | ||||||||||||||||||||
37 | Presenter: Lois Svard Hotel room 3 nites | $357.00 | King Suite, no tax | |||||||||||||||||||||||
38 | Banquet Speaker: Duffie Adelson | $300.00 | $300.00 | $300.00 | $300.00 | |||||||||||||||||||||
39 | Banquet Speaker: Duffie Adelson Air Fare | $350.00 | $721.96 | |||||||||||||||||||||||
40 | FSMTF Honors Recital $25.00 | $2,500.00 | $980.00 | $405.00 | $405.00 | per person inclusive @$25 minimum | ||||||||||||||||||||
41 | FSMTF Donation | $2,000.00 | $2,000.00 | $2,000.00 | $2,000.00 | |||||||||||||||||||||
42 | Saturday Evening entertainment honorarium | $100.00 | $100.00 | $100.00 | ||||||||||||||||||||||
43 | Pianos - rental & moving expenses | $2,750.00 | $1,400.00 | 3 Pianos, 1 Digital Keyboard | ||||||||||||||||||||||
44 | Pianos - tunings | $550.00 | $470.00 | |||||||||||||||||||||||
45 | FSMTA President Diana Dumlavwalla hotel 3 nights | $357.00 | King Suite, no tax | |||||||||||||||||||||||
46 | FSMTA Conference Chairs hotel | $0.00 | ||||||||||||||||||||||||
47 | Program Book Printing Office Depot | $800.00 | Est. $997.39 | $839.39 | $839.39 | |||||||||||||||||||||
48 | Program Book Editor | $500.00 | $500.00 | $500.00 | ||||||||||||||||||||||
49 | Conference bags | $300.00 | $0.00 | $0.00 | Steinway dealer is donating bags - Value? | |||||||||||||||||||||
50 | Conference bag items | $65.00 | $50.00 | $50.00 | Shipping | |||||||||||||||||||||
51 | Exhibit Signage | $160.00 | ||||||||||||||||||||||||
52 | Badges & supplies | $125.00 | $27.81 | |||||||||||||||||||||||
53 | Decorating supplies for Banquet | $200.00 | ||||||||||||||||||||||||
54 | Other Presenters small token/gift | $100.00 | $194.79 | |||||||||||||||||||||||
55 | Teachers' recital small token/gift | $100.00 | ||||||||||||||||||||||||
56 | Miscellaneous | $100.00 | ||||||||||||||||||||||||
57 | Awards Plaques from 2021 | $224.00 | $223.50 | $223.50 | $223.50 | |||||||||||||||||||||
58 | Breaking Barriers Award Plaques | $130.00 | $130.00 | $130.00 | ||||||||||||||||||||||
59 | Shipping Plaques | $44.33 | $44.33 | $44.33 | ||||||||||||||||||||||
60 | Bank Fees | $65.00 | ||||||||||||||||||||||||
61 | Sales and Use Tax | $165.00 | ||||||||||||||||||||||||
62 | PayPal Processing fees | $370.00 | $299.77 | $299.77 | 1.99% + .49 per transaction | |||||||||||||||||||||
63 | ||||||||||||||||||||||||||
64 | TOTAL EXPENSES | $26,827.33 | $10,430.99 | $10,653.59 | ||||||||||||||||||||||
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66 | NET INCOME | $4,440.92 | ||||||||||||||||||||||||
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69 | Itemized Income to date | Actual | NET | Post Refunds | ||||||||||||||||||||||
70 | Intracoastal Audio and Music | Deposit | $160.00 | $156.33 | Exhibit/Showcase | rec'vd 1/25/22 | Ref 3/04/23 Ck | |||||||||||||||||||
71 | Gulf Coast Community Foundation from 2021 | $1,000.00 | $1,000.00 | $1,000.00 | Symphony Sponsorship | |||||||||||||||||||||
72 | Local (5)/District (1) Donations from 2021 | $650.00 | $650.00 | $650.00 | Donations | |||||||||||||||||||||
73 | Sarasota Music Teachers Assoc. | 11-17-22 | $100.00 | $100.00 | $100.00 | |||||||||||||||||||||
74 | Piano Marvel | $315.00 | $308.24 | Exhibit/Showcase | rec'vd 2/2/22 | Ref 3/04/23 Ck | ||||||||||||||||||||
75 | Lion Theory | $315.00 | $308.24 | Exhibit/Showcase | rec'vd 2/15/22 | Ref 3/04/23 PP | Ck | |||||||||||||||||||
76 | Alijam Music | Deposit | $157.50 | $153.88 | Exhibit/Showcase | rec'vd 2/15/22 | Ref 3/04/23 PP | Ck | ||||||||||||||||||
77 | State College of Florida | $200.00 | $195.53 | $195.53 | 1/4 Ad Grey Scale | rec'vd 3/30/22 | ||||||||||||||||||||
78 | RCM | $315.00 | $303.52 | Exhibit/Showcase | rec'vd 3/31/22 | Ref 3/04/23 Ck | ||||||||||||||||||||
79 | Music Masters Theory | $315.00 | $308.24 | Exhibit | rec'vd 5/21/22 | Ref 1/20/23 Ck | ||||||||||||||||||||
80 | Florida Gulf Coast University | $650.00 | $650.00 | $650.00 | Inside Front Full Color | rec'vd 6/3/22 | ||||||||||||||||||||
81 | Chopin Foundation | $400.00 | $391.55 | $391.55 | Conf Book | rec'vd 9/7/22 | ||||||||||||||||||||
82 | Florida State University | $300.00 | $293.54 | $293.54 | Conf Book | rec'vd 9/9/22 | ||||||||||||||||||||
83 | University of Florida | $315.00 | $308.24 | Exhibit | rec'vd 9/14/22 | Ref 12/09/22 PP | ||||||||||||||||||||
84 | University of Florida | $550.00 | $538.56 | $538.56 | Conf Book | rec'vd 9/15/22 | ||||||||||||||||||||
85 | UCF | $550.00 | $538.56 | $538.56 | Conf Book | rec'vd 9/15/22 | ||||||||||||||||||||
86 | Frances Clark Center | $315.00 | $308.24 | Exhibit | rec'vd 9/30/22 | Ref 1/19/23 PP | ||||||||||||||||||||
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