GI-FO-05 Formato Matriz de planificación de cambios.xlsx

	B	C	D	E	F	G	H	I	J	K	L	M	N	O	P	Q
1
2					SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN									CÓDIGO:	GI-FO-05
3					EVALUACIÓN, CONTROL Y MEJORAMIENTO									CÓDIGO:	GI-FO-05
4					GESTIÓN INTEGRAL									VERSIÓN:	2
5					Formato Matriz de Planificación de Cambios									FECHA:	24/8/2021
6	ID	FECHA	PROCESO O SUBPROCESO	TIPO DE CAMBIO	DESCRIPCION DEL CAMBIO	PROPOSITO(S) Y CONSECUENCIAS DEL CAMBIO	ACTIVIDADES	RESPONSABLES	RECURSOS	FECHA	CAMBIOS EN LA INTEGRIDAD DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD	ASIGNACIÓN O REASIGNACÓN DE RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES	OBSERVACIONES	SEGUIMIENTO
7	ID	FECHA	PROCESO O SUBPROCESO	TIPO DE CAMBIO	DESCRIPCION DEL CAMBIO	PROPOSITO(S) Y CONSECUENCIAS DEL CAMBIO	ACTIVIDADES	RESPONSABLES	RECURSOS	FECHA	CAMBIOS EN LA INTEGRIDAD DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD	ASIGNACIÓN O REASIGNACÓN DE RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES	OBSERVACIONES	RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO	FECHA DE ULTIMO SEGUIMIENTO	ESTADO Por iniciar / En proceso / Finalizado /
8	1	05/08/2021	Gestión integral	Procesos	Actualización del sistema de gestión	Certificación en la norma ISO 9001:2015	1. Realizar un diagnostico inicial y un plan detallado de trabajo	Equipo Consultor	Humanos, financieros y técnicos	30 de mayo 2021	1. Actualización de la política, objetivos de calidad y mapa de proceso de la organización. 2. Actualización de la información documentada de los procesos del SGC.	1. Ver matriz de roles, responsabilidades y autoridades	Ninguna	Líder SIG	18/11/2022	Finalizada
9							2. Formación al personal de la organización	Equipo Consultor	Humanos, financieros y tecnológicos	01 de octubre de 2021				Líder SIG	18/11/2022	Finalizada
10							3. Documentación del SGC	Equipo Consultor	Humanos, financieros y tecnológicos	01 de octubre de 2021				Líder SIG	18/11/2022	Finalizada
11							4. Implementación del SGC	Equipo Consultor	Humanos, financieros y tecnológicos	01 de octubre de 2021				Líder SIG	18/11/2022	Finalizada
12							5. Evaluación y mejora del SGC	Equipo Consultor	Humanos, financieros y tecnológicos	01 de octubre de 2021				Líder SIG	18/11/2022	Finalizada
13	2	05/08/2021	Gestión Presupuestal	Normativo	Actualización de rubros y conceptos presupuestales	Estandarizar los rubros y conceptos presupuestales por parte de la función publica	1. Realizar un diagnostico inicial y un plan detallado de trabajo	Equipo Consultor	Humanos, financieros y tecnológicos	30 de noviembre de 2021	N/A	N/A	Las acciones se vienen cumpliendo eficazmente	Líder SIG	18/11/2022	Finalizada
14							2.Conocimientos legales	Equipo Consultor	Humanos, financieros y tecnológicos	30 de noviembre de 2021				Líder SIG	18/11/2022	Finalizada
15							3. catalagos de rubros de presupuestales vigentes	Equipo Consultor	Humanos, financieros y tecnológicos	30 de noviembre de 2021				Líder SIG	18/11/2022	Finalizada
16							4.actualizacion en el sistema de los rubro presupuestales	Equipo Consultor	Humanos, financieros y tecnológicos	30 de noviembre de 2021				Líder SIG	18/11/2022	Finalizada
17								Equipo Consultor	Humanos, financieros y tecnológicos
18	3	05/08/2021	Gestión legal	Normativo	Actualización de sotware SIEP Juridico con la adición de módulo de comité de conciliación	Asegurar la conservación de documentos relacionados al comite de conciliaciones	1. Digitalizar el archivo fisico que reposa en la oficina juridica	Apoyo Gestión legal	Humanos y Teconologicos	30 de noviembre de 2021	N/A	N/A	Ninguna	Líder SIG	18/11/2022	Finalizada
19	3	05/08/2021	Gestión legal	Normativo			2. registrar y crear expedientes digitales en el SIEP-juridico	Apoyo Gestión legal	Humanos y Teconologicos	31 de noviembre de 2021	N/A	N/A	Ninguna	Líder SIG	18/11/2022	Finalizada
20	4	05/08/2021	Control interno disciplinario	Normativo	Adoptar las modificaciones en los procedimientos internos de la entidad	Asegurar el Cumplimiento de normatividad Vigente	1. Actualizar el procedimiento de acuerdo a la normatividad vigente	Jefe de control interno Disciplinario, juridico y PQRS	Humanos y Teconologicos	15 de noviembre de 2021	1. actualizacion de procedimiento y formatos	N/A	Las acciones se vienen cumpliendo de acuerdo a la planificación establecida	Líder SIG	18/11/2022	Finalizada
21							2.Adoptar mediante resolucion la organización de la oficina de control interno disciplinario	Jefe de control interno Disciplinario, juridico y PQRS	Humanos y Teconologicos	15 de noviembre de 2021				Líder SIG	18/11/2022	Finalizada
22							3. Actualizar los formatos acorde al procedimiento adoptado	Jefe de control interno Disciplinario, juridico y PQRS	Humanos y Teconologicos	15 de noviembre de 2021				Líder SIG	18/11/2022	Finalizada
23	5	05/08/2021	Gestión Contable	Normativo	Actualización del manual de procedimientos contables	Asegurar el Cumplimiento de normatividad Vigente	1. Modificar manual de procedimientos contables.	Contador	Humanos y Teconologicos	1 de octubre 2021	Cambios en los procedimientos contables documentados	N/A	Las acciones se vienen cumpliendo de acuerdo a la planificación establecida	Líder SIG	18/11/2022	Finalizada
24							2. Presentar ante la junta directiva.	Contador	Humanos y Teconologicos	30 de octubre 2021				Líder SIG	18/11/2022	Finalizada
25							3. Aprobacion	Contador	Humanos y Teconologicos	30 de octubre 2021				Líder SIG	18/11/2022	Finalizada
26							4. Publicar y divulgar	Contador	Humanos y Teconologicos	30 de noviembre 2021				Líder SIG	18/11/2022	Finalizada
27	6	05/08/2021	Gestión Contractual	Normativo	Actualización del manual de Contratación	Asegurar el Cumplimiento de normatividad Vigente	1. Realizar borrador de nuevo manual de contratación acorde a la normatividad vigente y socializar con los asesores jurídicos.	Líder de Proceso	Humanos y Teconologicos	30 de octubre de 2021	Cambios en los procedimientos contractuales documentados	No aplica	Las acciones se vienen cumpliendo de acuerdo a la planificación establecida.	Líder SIG	18/11/2022	En Proceso
28							2. Presentar ante la junta directiva.	Líder de Proceso	Humanos y Teconologicos	De acuerdo a lo que se apruebe en la socializacion del proyecto del manual en comité directivo				Líder SIG	18/11/2022	En Proceso
29							3. Aprobacion por parte de la Junta Directiva	Líder de Proceso	Humanos y Teconologicos	De acuerdo a lo que se apruebe en la socializacion del proyecto del manual en comité directivo				Líder SIG	18/11/2022	Por Iniciar
30							4. Publicar y divulgar	Líder de Proceso	Humanos y Teconologicos	De acuerdo a lo que se apruebe en la socializacion del proyecto del manual en comité directivo				Líder SIG	18/11/2022	Por Iniciar
31	7	6/9/2021	Gestión Tesorería	Proceso	Actualización de información documentada para trámite de cuentas de contratistas	Simplificar el trámite de administrativo	1. Revisión del trámite acual, incluyendo toda la información documentada que se presenta en el trámite de cuentas.	Equipo Consultor	Humanos y Teconologicos	8/9/2021	Cambio en la información documentada al subproceso	No aplica	Las acciones se vienen cumpliendo de acuerdo a la planificación establecida.	Líder SIG	18/11/2022	Finalizada
32							2. Presentación de la propuesta de cambio en la información docuementada del trámite de cuentas.	Equipo Consultor	Humanos y Teconologicos	14/9/2021				Líder SIG	18/11/2022	Finalizada
33							3. Aprobación del cambio	Jefe administrativa, financiera y comercial.	Humanos y Teconologicos	30/10/2021				Líder SIG	18/11/2022	Finalizada
34							4. Socialización de los cambios a todo el personal contratista de la entidad	Equipo Consultor	Humanos y Teconologicos	3/11/2021				Líder SIG	18/11/2022	Finalizada
35	8	09/09/2021	Gestion De Soporte y Apoyo Informatico	Normativo	Actualización del manual	Asegurar que la documentacion se encuentre actualizada de acuerdo a lo que se maneja el subproceso de Gestion De Soporte y Apoyo Informatico, siguiendo sus lineas de accion.	1. Modificar Manual.	Lider del proceso	Humanos y Teconologicos	15 de octubre 2021	Cambios internos sobre responsabilidades especificas	No aplica	Se realizo actualización requerida de acuerdo a la recomendaciones recibidas.	Líder SIG	18/11/2022	Finalizada
36							2. Presentar ante la junta directiva.	Lider del proceso	Humanos y Teconologicos	30 de octubre 2021		No aplica		Lider SIG	18/11/2022
37							3. Aprobacion	Lider del proceso	Humanos y Teconologicos	30 de octubre 2021		No aplica		Líder SIG	18/11/2022	Finalizada
38							4. Publicar y divulgar	Lider del proceso	Humanos y Teconologicos	30 de noviembre 2021		No aplica		Líder SIG	18/11/2022	Finalizada
39	9	09/09/2021	Gestion De Soporte y Apoyo Informatico	Infraestructura	Actualizacion en infraestructura TI	Mejorar la infraestructura para que cumpla con los requerimientos encuanto actividades que manejan la empresa.	1. Contratacion	Lider del proceso	Humanos y Teconologicos	29 de septiembre 2021	N/A	No aplica	Las actualizaciones permitieron mejorar la velocidad de los procesos del sistema de Informacion y actualizaciones en configuracion de dispositivos de conexion de redes.(AP),	Líder SIG	18/11/2022	Finalizada
40	9	09/09/2021	Gestion De Soporte y Apoyo Informatico	Infraestructura	Actualizacion en infraestructura TI		2. implementacin y configuracin	Lider del proceso	Humanos y Teconologicos	15 de noviembre 2021	N/A	No aplica	Adecuaciones pertinenentes sobre circuitos, sistema de sonido.	Líder SIG	18/11/2022	Finalizada
41	10	09/09/2021	Gestion De Soporte y Apoyo Informatico	Infraestructura Web	Rediseño e implementacion y puesta en funcionamiento de la pagina web de la eis cúcuta sa e.s.p.	Mejorar la infraestructura para que cumpla con los requerimientos encuanto actividades que manejan la empresa.	1. Contratacion	Lider del proceso	Humanos y Teconologicos	15 de septiembre 2021	N/A	No aplica	Renovacion y nueva imagen institucional	Líder SIG	18/11/2022	Finalizada
42	10	09/09/2021	Gestion De Soporte y Apoyo Informatico	Infraestructura Web			2. implementación y puesta en marcha	Lider del proceso	Humanos y Teconologicos	20 de septiembre 2021	N/A	No aplica	Renovacion y nueva imagen institucional	Líder SIG	18/11/2022	Finalizada
43	11	09/09/2021	Gestion De Soporte y Apoyo Informatico	Documentación	Actualización de politica de seguridad de la información.	Cumplir con la observación o recomendación sobre auditoria realizada de calidad en cuanto a respaldos.	1. Actualizacón de la politica de seguridad de la información	Lider del proceso	Humanos y Teconologicos	14 de octubre 2022	N/A	No aplica	Mejorar al proceso de respaldo.	Líder SIG	18/11/2022	Finalizada
44	11	09/09/2021	Gestion De Soporte y Apoyo Informatico	Documentación	Actualización de politica de seguridad de la información.			Lider del proceso	Humanos y Teconologicos	14 de octubre 2022	N/A	No aplica	Mejorar al proceso de respaldo.	Líder SIG	18/11/2022	Finalizada
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90	11	09/09/2021	Gestion De Soporte y Apoyo Informatico	Infraestructura de Red Normativa	Diagnóstico, análisis, planeación, implementación y pruebas de funcionalidad del proceso de transición del protocolo de internet ipv4 a ipv6, para la infraestructura tecnológica de la eis cúcuta sa e.s.p.	Cumplir con los requerimientos por ley establecidos en: Circular No.0015 del 2022 Resolución MinTIC 1126 de 2021 – de Modificación a la 2710 - IPv6 Resolución MinTIC 2710 de 2017 – IPv6 Circular No.002 del 6 de julio de 2011	1. Contratacion	Lider del proceso	Humanos y Teconologicos	29 de agosto 2022	N/A	No aplica	Cumplimiento de ley establecida por el mintic.	Líder SIG	24/12/2022	Finalizada
91	11	09/09/2021	Gestion De Soporte y Apoyo Informatico	Infraestructura de Red Normativa			2. implementación y puesta en marcha	Lider del proceso	Humanos y Teconologicos	29 de agosto 2022	N/A	No aplica	Cumplimiento de ley establecida por el mintic.	Líder SIG	24/12/2022	No finalzada
92	12	09/09/2021	Gestion De Soporte y Apoyo Informatico	Infraestructura de Respaldo	Instalación, configuración, capacitación y puesta en marcha de copias de seguridad para usuarios finales en la nube.	Cumplir con la observación o recomendación sobre auditoria realizada de calidad en cuanto a respaldos.	1. Contratacion	Lider del proceso	Humanos y Teconologicos	29 de agosto 2022	N/A	No aplica	Mejorar al proceso de respaldo.	Líder SIG	24/12/2022	Finalizada
93	12	09/09/2021	Gestion De Soporte y Apoyo Informatico	Infraestructura de Respaldo			2. implementación y puesta en marcha	Lider del proceso	Humanos y Teconologicos	30 de agosto 2022	N/A	No aplica	Mejorar al proceso de respaldo.	Líder SIG	29/09/2022	Finalizada
94
95
96
97
98
99
100