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1 | Event Budget Summary | |||||||||||||||||||||||||
2 | This event budget should be read in conjunction with the Event Proposal. | |||||||||||||||||||||||||
3 | ||||||||||||||||||||||||||
4 | Event name | Insert event name | Note: complete beige cells only. | |||||||||||||||||||||||
5 | Dates | Insert event dates | Note: remove italic text when not required. | |||||||||||||||||||||||
6 | Steward | Insert steward | Note: change grey example text to black for actual data. | |||||||||||||||||||||||
7 | Group | Insert group | ||||||||||||||||||||||||
8 | ||||||||||||||||||||||||||
9 | Use the Event Budget Detail tab for additional detail. | |||||||||||||||||||||||||
10 | If you have great Excel skills, modify the tables as necessary. | |||||||||||||||||||||||||
11 | If not, make good use of the ‘Other’ expense category. | |||||||||||||||||||||||||
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13 | Parameters | |||||||||||||||||||||||||
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15 | Kingdom levy | $1.10 | $1 in NZ | |||||||||||||||||||||||
16 | Event days (max 5) | 1 | Number of days in this event | |||||||||||||||||||||||
17 | Non-member insurance – adult | $10.00 | $2 in NZ | |||||||||||||||||||||||
18 | Non-member insurance – child | $5.00 | $0 in NZ | |||||||||||||||||||||||
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20 | The tables below should be cut-and-pasted into the Event Proposal. | |||||||||||||||||||||||||
21 | If that doesn’t work well, use ‘Paste Special’ as a graphic. | |||||||||||||||||||||||||
22 | Example numbers in grey, change actuals to black. | |||||||||||||||||||||||||
23 | Do not amend the budget figures once group Council approval is given. | |||||||||||||||||||||||||
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25 | Estimated Income | |||||||||||||||||||||||||
26 | Quantity | Rate | Income | Kingdom Levy | Event Insurance | Group Keeps | Note: have not incl GST as it’s not a consideration in the bid. | |||||||||||||||||||
27 | Adult member | 48 | $50.00 | $2,400.00 | $52.80 | $0.00 | $2,347.20 | |||||||||||||||||||
28 | Adult member Feast Only | 10 | $30.00 | $300.00 | $11.00 | $0.00 | $289.00 | |||||||||||||||||||
29 | Adult member Free (eg B&B) | 4 | $0.00 | $0.00 | $0.00 | $0.00 | $0.00 | |||||||||||||||||||
30 | Child member | 6 | $0.00 | $0.00 | $0.00 | $0.00 | $0.00 | Note: group discretion on what it charges minors; free is allowed. | ||||||||||||||||||
31 | Adult non-member | 12 | $60.00 | $720.00 | $13.20 | $120.00 | $586.80 | Note: formula calculates event insurance. | ||||||||||||||||||
32 | Child non-member | 6 | $5.00 | $30.00 | $0.00 | $30.00 | $0.00 | Note: formula calculates event insurance. | ||||||||||||||||||
33 | Other (specify) | $0.00 | $0.00 | $0.00 | Note: you will have to set up your own formulas. | |||||||||||||||||||||
34 | [Add your category] | $0.00 | $0.00 | $0.00 | ||||||||||||||||||||||
35 | [Add your category] | $0.00 | $0.00 | $0.00 | ||||||||||||||||||||||
36 | Total | 86 | $3,450.00 | $77.00 | $150.00 | $3,223.00 | ||||||||||||||||||||
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39 | Estimated Expenses | |||||||||||||||||||||||||
40 | Quantity | /head | Expense | |||||||||||||||||||||||
41 | Venue hire | $800.00 | ||||||||||||||||||||||||
42 | Food costs – adults | 66 | $20.00 | $1,320.00 | Note: example food costs | |||||||||||||||||||||
43 | Food costs – feast only | 10 | $15.00 | $150.00 | ||||||||||||||||||||||
44 | Food costs – children | 12 | $10.00 | $120.00 | ||||||||||||||||||||||
45 | Cleaning products | $30.00 | ||||||||||||||||||||||||
46 | Decorations & misc | $110.00 | ||||||||||||||||||||||||
47 | Accommodation | $0.00 | ||||||||||||||||||||||||
48 | Portaloos | $250.00 | ||||||||||||||||||||||||
49 | Tokens | $100.00 | ||||||||||||||||||||||||
50 | Square transaction fees (if applicable) | $10.00 | ||||||||||||||||||||||||
51 | Other (specify) | $10.00 | ||||||||||||||||||||||||
52 | Contingency allowance [suggest 10%] | $300.00 | ||||||||||||||||||||||||
53 | Total | $3,200.00 | ||||||||||||||||||||||||
54 | * A venue bond is required | $400.00 | ||||||||||||||||||||||||
55 | * A cash advance is requested of | $3,000.00 | ||||||||||||||||||||||||
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57 | Estimated Profit for Group | $23.00 | ||||||||||||||||||||||||
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60 | Breakeven Point | |||||||||||||||||||||||||
61 | If you play with the figures above, you can estimate how many attendees you need in order to break even. | |||||||||||||||||||||||||
62 | Estimated attendance to break even: | [insert] | ||||||||||||||||||||||||
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