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COLETA DE DADOS - RISCOS INERENTES E INDICADORES DA GESTÃO DE RISCOS
ANÁLISE E AVALIAÇÃO DOS RISCOS:
RISCOS INERENTES
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Processo:CEA002 – Extensão, Ensino ou Gestão Pessoas: Estruturação do curso no portal CEAD – TurmaObjetivo EstratégicoObjetivo PDI ?
Exemplo: PDI21 - Aprimorar Gestão Administrativa, Financeira e Econômica
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Código do Risco:Fatores de Risco:
(Descreva as dificuldades ou fatores que caso ocorram causarão impactos ao processo ou a UFV):		Fator de Risco relacionado a(o) Processo / Pessoas / Tecnologia:Fraqueza (Interna) ou
Ameaça (Externa):		Possíveis Soluções
(Ações propostas):		Indicadores
(Como calcular?)		Situação Atual
/ Linha de Base
(De onde partimos?)		Situação Futura
/ Após implantar a solução
(Onde queremos chegar?)		Evento de Risco:
(qual é o evento que caso aconteça trará impactos?)
(ator responsável + verbo de ação + complemento)
Ex.: "Coordenador instruir de forma incorreta"		Causa/Fonte:Efeitos / Consequências / Impacto:Tipologia do Risco:ANÁLISE:AVALIAÇÃO:
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Probabilidade de Ocorrência:PImpacto (Consequência):IRisco Inerente
(P * I):		Nível de Risco:Resposta ao Risco:
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CEA002.R1Preenchimento de formulário com informações inadequadas/insuficiêntes;ProcessoFraqueza (Interna)Concientização quanto a importância do preenchimento adequado do formulário; Reunião para apresentação de formulário e esclarecimento para possíveis dúvidas.

Poderia gravar um vídeo tutorial detalhado explicando como preencher corretamente o formulário.
Tempo total para tramitação no projetoBoaMuito BoaCoordenador do curso não preencher o formulário de maneira adequada.Falta de compreensão quanto ao preenchimento do formulário.

Falta de video tutorial para explicar e conscientizar sobre a importancia do formulário.		Gera atraso no cadastramento do curso no portal EAD.OperacionalAlta4Moderado312Risco AltoReduzir
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CEA002.R2Envio de formulário de cadastramento do curso em data incompatível ao cronograma de início do curso;ProcessoFraqueza (Interna)Concientização quanto a importância do envio do formulário em tempo adequado para cadastramento do curso.

Poderia gravar um vídeo tutorial detalhado explicando que é necessário o envio do formulário dentro do conograma estabelecido (com no minimo X dias antes do inicio do curso). 		Tempo total para tramitação no projetoBoaMuito BoaCoordenador do curso não enviar o formulário em tempo adequado.Falta de compreensão quanto ao tempo para cadastramento do curso no portal EAD.

Falta de video tutorial ou etapa no processo para orientação quanto aos prazos de envio do formulário.		Gera atraso no cronograma do curso pré-estabelecido.OperacionalBaixa2Moderado36Risco ModeradoCompartilhar ou Transferir
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CEA002.R3Atraso no desenvolvimento do material tanto da equipe interna do CEAD (diagramação e multimidia);PessoasFraqueza (Interna)Estabelecer e cumprir o planejamento definido para o desenvolvimento do curso.

Já existe capacitação sobre este assunto. Mas talvez poderia incluir um documento/etapa no processo para notificar o coordenador do curso quanto a sua responsabilidade no desenvolvimento do material e entrega no prazo estipulado. Talvez assinar um 'termo de responsabilidade'.

Quanto a atrasos internos da CEAD, continuar cobrando da Alta Administração aumento da equipe nestes setores (diagramação e multimidia).		Tempo total para tramitação no projetoBoaMuito BoaSetor de desenvolvimento da CEAD não cumprir o cronograma pré-estabelecido (não entregar no material no prazo).Excesso de demanda e/ou limitação de recursos humanos.Gera atraso no início do curso. E gera atraso na entrega de todos os demais cursos que estão na fila para serem entregues.OperacionalBaixa2Grande48Risco AltoReduzir
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CEA002.R4Atraso no desenvolvimento do material pelo coordeando (quando o coordenador não precisa de ajuda do CEAD) PessoasFraqueza (Interna)Tempo total para tramitação no projetoBoaMuito BoaCoordenador do Curso não cumprir o cronograma pré-estabelecido (não entregar no material no prazo).Falta de comprometimento, responsabilidade ou conhecimento sobre a importancia de cumprir os prazos acordados com o CEAD.Gera atraso no início do curso. OperacionalBaixa2Moderado36Risco ModeradoCompartilhar ou Transferir
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CEA002.R5Demanda de suporte pelo coordenador a CEAD na estruturação do Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) sem tempo hábil; O coorenador pode solicitar o apoio em cima da hora. ProcessoFraqueza (Interna)Estabelecer e cumprir o planejamento definido para estruturação do curso.

Poderia gravar um vídeo tutorial explicando que é necessário estruturar o curso no portal com X dias de antecedencia ao inicio do curso (para evitar sobrecarga na CEAD). Respeitando o cronograma.
Coordenador solicitar apoio de urgência na estruturação próximo ao início do curso. Falta de formalização da CEAD junto ao Coordeador quanto aos prazos necessários para cadastro do curso no portal IVA. No mínimo X dias antes.

Falta de o conscientização do coordenador quanto a sobrecarga de trabalho na CEAD.		Gera atraso no início do curso. OperacionalBaixa2Moderado36Risco ModeradoCompartilhar ou Transferir
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Tempo total para tramitação no projetoBoa Muito Boa
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CEA002.R6O coordenador não conseguir cadastrar o curso por conta propria (a partir dos tutoriais) e solicitar apoio a CEAD de forma recorrente.ProcessoFraqueza (Interna)Estabelecer e cumprir o planejamento definido para estruturação do curso.

Poderia melhorar os vídeos tutoriais que explicam como o coordenador do curso pode cadastrar o seu curso no portal IVA (e como o portal funciona). Evitaria duvidas futuras.
Coordenador solicitar apoio de forma recorrente na etapa de cadastrar no curso no portal.Falta melhorar a capacitação quanto ao cadastro do portal IVA.

Falta do coordenador do curso realizar a capacitação. Tenta cadastrar o curso sem realizar a capacitação.		Gera atraso no início do curso. OperacionalMédia3Moderado39Risco AltoReduzir
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Tempo total para tramitação no projetoBoa Muito Boa
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CEA002.R7Atraso na entrega do conteúdo pelo Coordenador a CEAD para que esta possa auxiliar no desenvolvimento (diagramação, multimidea). Coordenadores não revisão o material, não se comprometem com o processo.ProcessoFraqueza (Interna)Estabelecer e cumprir o planejamento de entrega dos conteúdos.

Talvez poderia incluir um documento/etapa no processo para notificar o coordenador do curso quanto a sua responsabilidade na entrega e revisão do material criado pelo CEAD. Talvez a CEAD poderia enviar email notificando que caso não cumpra-se o cronograma, o projeto vai para o final da fila. O coordenador poderia assinar um 'termo de responsabilidade'.		Tempo total para tramitação no projetoRegularMuito BoaEquipe do curso não entregar ou revisar o material que a CEAD desenvolveuFalta de cumprimento do plano pré-estabelecido. Gera atraso no início do curso. OperacionalAlta4Grande416Risco CríticoEvitar
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CEA002.R8Falta de cumprimento em relação ao período de seleção dos candidatos.
O coordenador executa a seleção, mas envia a lista de selecionados fora do prazo acordado com o CEAD.		PessoasFraqueza (Interna)Poderia gravar um video tutorial detalhado explicando a importância de realizar a seleção dos estudantes no prazo estabelecido, a fim de evitar matricula de outros canditatos após o processo de migração no sistema.Tempo total para tramitação no projetoBoa Muito BoaCoordenador do curso realizar a seleção de estudantes de forma fragmentada. Falta de cumprimento do plano pré-estabelecido por parte do coordenador. Exemplo: estudantes enviam documentação incorreta e coordenador aceita matricula após prazos.Gera retrabalho e consequentemente prejuízos para a equipe de suporte academico, bem como do curso.OperacionalMédia3Moderado39Risco AltoReduzir
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CEA002.R9Coordenador não finalizar avaliação dos estudantes (finalização do curso) e isto impossibilitar o CEAD de emitir do certificado. Afeta a imagem da instituição. O CEAD tem que contactar o coordenador para solicitar que ele cumpra os prazos informados no curso.ProcessoFraqueza (Interna)Estabelecer prazos para entrega de metas; estabeler um sistema de notificações para alertar o coordenador sobre os PRAZOS para emissão do certificado.Tempo total para tramitação no projetoBoaMuito BoaCoordenador não enviar lista de aprovados no cronograma esabalecido para emissão do certificado. Falta de cumprimento do plano pré-estabelecido. Falta de um sistema de notificação sobre os PRAZOS previamente acordados.Gera atraso na emissão do certificado e consequentemente insatisfação do estudante.Imagem ou ReputaçãoBaixa2Moderado36Risco ModeradoCompartilhar ou Transferir
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CEA002.R10Falta de assiduidade da Equipe Responsável pelo curso (Coordenador/professor/tutor) no Ambiente Virtual Aprendizagem (AVA) para atender dúvidas de cursistas.
- demora no retorno referente as dúvidas do estudante. O recomedado seria atender em até 3 dias úteis.		PessoasFraqueza (Interna)Capacitar a equipe quanto as boas práticas no curso na modalidade Ead.

O CEAD poderia coletar dados junto aos estudantes, feedback / indicadores, sobre o sistema AVA e a qualidade dos cursos ofertados. Esses indicadores poderiam embasar melhorias nos cursos de boas praticas do CEAD, no futuro.

Estes indicadores poderão auxiliar o CEAD a definir o impacto de cada risco ao processo ou a UFV.		Tempo total para tramitação no projetoBoaMuito BoaA equipe do curso não etender a demanda do estudante dentro de um prazo razoável.Falta de conhecimento de boas práticas na modalidade Ead.Falta de qualidade no oferecimento do curso. Impacto na imagem na UFV.Imagem ou ReputaçãoBaixa2Moderado36Risco ModeradoCompartilhar ou Transferir
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Art. 14. (Resolução nº 07/2021/Consu). A UFV adota as seguintes Tipologias dos Riscos:
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I - Imagem ou reputação do órgão: eventos que podem comprometer a confiança da sociedade em relação à capacidade da UFV em cumprir sua missão institucional, interferindo diretamente na imagem do órgão;
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II - Financeiros ou orçamentários: eventos que podem comprometer a capacidade da UFV de contar com os recursos orçamentários e financeiros necessários à realização de suas atividades, ou eventos que possam comprometer a própria execução orçamentária e financeira;
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III - Legais: eventos derivados de alterações legislativas ou normativas que podem comprometer as atividades da UFV; e
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IV - Operacionais: eventos que podem comprometer as atividades da unidade, normalmente associados a falhas, deficiência ou inadequação de processos internos, pessoas, infraestrutura e sistemas, afetando o esforço da gestão quanto à eficácia e eficiência dos processos organizacionais.
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Três pilares de uma organização (tente identificar fatores de risco em cada pilar):
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(i) Pessoas: São os responsáveis por pensar, planejar e executar todas as atividades da organização.
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(ii) Tecnologia: Infraestrutura de rede local, servidores, estações de trabalho, telefonia, equiapamentos, softewares, bancos de dados, ...
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(iii) Processos: Qualquer agrupamento de atividades de uma organização que tem por objetivo desenvolver e entregar produtos ou serviços ao cliente (usuário final) interno ou externo.
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- Atividade: é sempre executada por um agente (usuário ou sistema). Atividade sempre consume algum tipo de recurso (ex.: tempo). Toda atividade deve ter um prazo de entrega.
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Obs.: Se a solução de um problema for alterar o processo, então o fator de risco será relacionado ao processo.
Se a solução envolver capacitação de usuários, será relacionado a pessoas.
Se envolver aquisições de TI etc., será tecnologia.
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Fraquezas ou Ameaças:
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(i) Fraquezas:
- Os processos são confiáveis?
- Quais são as falhas que impactam os processos ou a organização?
- Há problemas no produto ou serviço que impactam negativamente a organização?
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(ii) Ameaças:
- O que pode vir a influenciar negativamente o processo ou a organização?
- Há alguma questão pontual, sazonal ou de legislação que não favoreça o processo ou a organização?
- Há outras organizações ou ações políticas que possam prejudicar o processo ou a organização?
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Exemplo de Indicadores que Afetam um processso:
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- Tempo Total de Tramitação do Processo?
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- Quantidade de Entregas por período de tempo (ano ....)?
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- Nível de Segurança Jurídica (qualitativo)?
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- Valor Arrecado por período de tempo (ano, ...)?
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