ABCDEF
1
Request for Quotation (RFQ) / Запит цінових пропозицій (ЗЦП)
2
NGO "Girls" is an NGO that supports women and children in Ukraine.
Mission of the NGO "Girls": To create a Ukrainian society in which girls and women consciously build a life strategy, plan pregnancies, and are self-sufficient and satisfied.
The goal is a Ukraine where women are successful, rich and happy.

We ask you to provide the best offer for the following services to the email address procurement@divchata.org with the marking: "№PF.Procter-Girls-2025-006 Creation and organisation of an exhibition dedicated to Menstrual Hygiene Day"

ГО «Дівчата» - громадська організація, що підтримує жінок та дітей в Україні.
Місія ГО «Дівчата»: Сформувати українське суспільство, в якому дівчата та жінки свідомо будують життєву стратегію, планують вагітності, є самозарадними та задоволеними.
Метою є Україна, в якій жінки успішні, багаті та щасливі.

Ми просимо Вас надати найкращу пропозицію на нижчезазначені послуги на пошту procurement@divchata.org із маркуванням: «№PF.Procter-Girls-2025-006 Створення та організація виставки до Дня менструальної гігієни»
3
Title: Creation and organisation of an exhibition dedicated to Menstrual Hygiene Day/
Назва: Створення та організація виставки до Дня менструальної гігієни
4
RFQ reference No./
ЗЦ номер:		PF.Procter-Girls-2025-006Date of RFQ/
Дата ЗЦП: 		April 1, 2025/
01 квітня 2025 року
5
Response deadline/
Кінцевий термін подання пропозиції:		06 April 2025 until 23:59/
06 квітня 2025 року до 23:59		Contact person/
Контактна особа:		Valeriia Kolomiiets, procurement manager/
Валерія Коломієць, менеджерка із закупівель
6
Content of the application/
Вміст заявки:
7
Features of the request:
Особливості запиту:		The NGO "Girls", together with CAF America, is implementing a project aimed at raising awareness of adolescents about menstrual hygiene, puberty and sexual health.
As part of the project, it is planned to create and organise an exhibition dedicated to Menstrual Hygiene Day. A comprehensive service for the creation and organisation of a thematic exhibition dedicated to Menstrual Hygiene Day to inform the public, reduce stigma, and promote women's health.

Objectives and results:
To raise awareness of menstrual hygiene
To form a positive public attitude to the topic
Ensure attendance of the exhibition by the target audience
Gain media and social media coverage

Form of results submission:
Photo report from the exhibition
List of media that covered the event
Presentation with description and results

Additional requirements for the contractor:
Adherence to a gender-sensitive approach
Consideration of inclusive space
Availability of information materials for a wide audience
/
Громадська організація "Дівчата" спільно з CAF America впроваджує проєкт, спрямований на підвищення рівня обізнаності підлітків щодо менструальної гігієни, статевого дозрівання та сексуального здоров’я.
В рамках проєкту заплановано створення та організація виставки до Дня менструальної гігієни. Комплексна послуга зі створення та організації тематичної виставки, присвяченої Дню менструальної гігієни, з метою інформування суспільства, зниження рівня стигматизації, та популяризації теми жіночого здоров'я.

Цілі і результати:
Підвищити рівень обізнаності про менструальну гігієну
Сформувати позитивне суспільне ставлення до теми
Забезпечити відвідуваність виставки цільовою аудиторією
Отримати охоплення в медіа і соцмережах

Форма надання результатів:
Фотозвіт з виставки
Перелік ЗМІ, які висвітлили подію
Презентація з описом і результатами

Додаткові вимоги до підрядника/ці:
Дотримання гендерно чутливого підходу
Врахування інклюзивності простору
Доступність інформаційних матеріалів для широкої аудиторії
8
Main responsibilities:
Основні обов’язки:		1) Development of the general concept of the exhibition
2) Organisation of the location for the exhibition (indoor or outdoor space)
3) Preparation of design layouts of expositions
4) Providing information support through the media and social networks
/
1) Розробка загальної концепції виставки
2) Організація локації для проведення виставки (внутрішній або зовнішній простір)
3) Підготовка дизайнерських макетів експозицій
4) Забезпечення інформаційного супроводу через ЗМІ та соціальні мережі
9
Qualification requirements for the contractor:
Кваліфікаційні вимоги до підрядника:		Experience in organising social and/or informational events from 2 years
Practical experience in organising events in the public space from 5 events
Experience in information support of events, in particular through media and social networks (SMM, PR, media placement)
Ability to work under tight deadlines and meet deadlines
/
Досвід організації соціальних та/або інформаційних заходів від 2 років
Практичний досвід організації подій у публічному просторі від 5 подій
Досвід інформаційного супроводу заходів, зокрема через медіа та соціальні мережі (SMM, PR, медіарозміщення)
Спроможність працювати у стислі строки та дотримуватися встановлених дедлайнів
10
Service provision period:
Термін надання послуг:		Preparation of the exhibition: April 2025 - May 2025
Implementation of the exhibition: 31 May
/
Підготовка виставки: квітень 2025 - травень 2025
Реалізація виставки: 31 травня
11
Information below is filled in by the supplier/
Інформацію нижче заповняє підрядник
12
Name of the bidder:
(Full name, name of organization)/
Найменування учасника/-ці:
(ПІБ, назва організації)
13
14
Documents provided/
Документи, які подає підрядник:

If the above Mandatory Documents are not submitted, the application may be considered INVALID.
У разі ненадання вищезазначених Обов’язкових документів заявка може вважатися НЕДІЙСНОЮ.
15
Confirm the document in the application/
Підтвердіть наявність документа в заявці
16
1Valid certificate of registration of a legal entity or individual entrepreneur/
Дійсний документ про реєстрацію юридичної особи або фізичної особи-підприємця
17
2Valid tax compliance certificate/
Дійсний документ про податковий статус
18
3Vendor registration form/
Реєстраційна форма постачальника
19
4Portfolio with demonstrated practical experience in implementing projects and/or awareness campaigns/
Портфоліо з відображеним практичним досвідом у реалізації проєктів та/або інформаційних кампаній
20
5Completed Request for Quotation (RFQ) with signature and seal (if any), sent in PDF format./
Заповненений Запит цінових пропозицій (ЗЦП) з підписом та печаткою (якщо є), надісланий у PDF форматі.
21
6Duly signed Supplier Code of Conduct sent in .pdf format/
Належним чином підписаний Кодекс поведінки постачальників, надісланий у форматі .pdf
22
8A detailed calculation with stages of work, drawn up in any form and sent in .pdf format/
Деталізований кошторис з етапами роботи, складений у довільній формі та надісланий у форматі .pdf
23
Price proposal
Цінова пропозиція
24
№Irem/
Назва		Quantity/
Кількість		Unit/
Одиниця		Price, UAH/
Ціна, грн
25
1Creation and organisation of an exhibition dedicated to Menstrual Hygiene Day/
Створення та організація виставки до Дня менструальної гігієни		1services/
послуга
26
*The creation and organisation of an exhibition should include the following components:
1) Development of the general concept of the exhibition
2) Organisation of the location for the exhibition (indoor or outdoor space)
3) Preparation of design layouts of expositions
4) Providing information support through the media and social networks/
*Створення та організація виставки повинна включати в себе такі компоненти:
1) Розробка загальної концепції виставки
2) Організація локації для проведення виставки (внутрішній або зовнішній простір)
3) Підготовка дизайнерських макетів експозицій
4) Забезпечення інформаційного супроводу через ЗМІ та соціальні мережі
27
Please provide answers to the questions below/
Просимо надати відповіді на запитання нижче
28
Describe your experience in organising social and/or informational events in public space/
Опишіть Ваш досвід організації соціальних та/або інформаційних заходів у публічному просторі
29
Describe your experience in information support of events, in particular through media and social networks (SMM, PR, media placement)/
Опишіть вашу досвід інформаційного супроводу заходів, зокрема через медіа та соціальні мережі (SMM, PR, медіарозміщення)
30
How do you usually plan for tasks with tight deadlines? What helps you meet deadlines?/
Як ви зазвичай плануєте виконання завдань із жорсткими термінами? Що допомагає вам дотримуватись дедлайнів?
31
Evaluation method /
Метод оцінювання
32
1. Administrative evaluation - The evaluation of the submitted documents is carried out on a pass/fail basis.
If a participant fails to pass the administrative evaluation, further evaluation is terminated.
2. Technical and financial evaluation:
I. Experience (60%):
1. Experience in organising social and/or informational events (20%)
Experience in organising social and/or informational events from 2 years (20%)
1-2 years of experience in organising social and/or informational events (10%)
Minimal experience (up to 1 year) in organising social and/or informational events (5%)
No or no experience in organising social and/or informational events (0%)
2.Practical experience in organising events in the public space (30%)
Practical experience in organising events in the public space of more than 5 events, confirmed in the portfolio (30%)
Practical experience in organising events in public space up to 5 events, confirmed in the portfolio (20%)
Practical experience in organising events in the public space is not confirmed (0%)
3. Experience in information support of events, in particular through media and social networks (SMM, PR, media placement) (10%)
Experience in information support of events, in particular through media and social networks (SMM, PR, media placement) for more than 5 events, confirmed in the portfolio (10%)
Experience in information support of events, in particular through media and social networks (SMM, PR, media placement) up to 5 events, confirmed in the portfolio (5%)
Experience in information support of events, in particular through media and social networks (SMM, PR, media placement) is not confirmed (0%)

II. Qualification assessment (10%)
1. Ability to work under tight deadlines and meet deadlines (10%)
Confirmed (10%)
Not confirmed (0%)

III. The proposed price offer - 30%.
The result of evaluation of this criterion is equal to the following formula: (Price A/Price B) * weight of the criterion.Price A = the lowest price of all offers. Price B = the price offered by the tenderer.

Passing score for technical and financial evaluation - 70%


The NGO "Girls" reserves the right to conduct individual interviews to clarify the qualifications of the participants.
/
1. Адміністративна оцінка - Оцінювання поданих документів здійснюється за принципом пройшов/не пройшов.
Якщо учасник конкурсу на етапі адміністративної оцінки не пройшов, подальша оцінка припиняється.
2. Технічна та фінансова оцінка:
I. Досвід (60%):
1. Досвід організації соціальних та/або інформаційних заходів (20%)
Досвід організації соціальних та/або інформаційних заходів від 2 років (20%)
1-2 роки досвіду організації соціальних та/або інформаційних заходів (10%)
Мінімальний досвід (до 1 року) організації соціальних та/або інформаційних заходів (5%)
Досвід організації соціальних та/або інформаційних заходів відсутній або не підтверджений (0%)
2.Практичний досвід організації подій у публічному просторі (30%)
Практичний досвід організації подій у публічному просторі понад 5 подій, підтверджений у портфоліо (30%)
Практичний досвід організації подій у публічному просторі до 5 подій, підтверджений у портфоліо (20%)
Практичний досвід організації подій у публічному просторі не підтверджений (0%)
3. Досвід інформаційного супроводу заходів, зокрема через медіа та соціальні мережі (SMM, PR, медіарозміщення) (10%)
Досвід інформаційного супроводу заходів, зокрема через медіа та соціальні мережі (SMM, PR, медіарозміщення) понад 5 подій, підтверджений у портфоліо (10%)
Досвід інформаційного супроводу заходів, зокрема через медіа та соціальні мережі (SMM, PR, медіарозміщення) до 5 подій, підтверджений у портфоліо (5%)
Досвід інформаційного супроводу заходів, зокрема через медіа та соціальні мережі (SMM, PR, медіарозміщення) не підтверджений (0%)

ІІ. Оцінювання кваліфікації (10%)
1. Спроможність працювати у стислі строки та дотримуватися встановлених дедлайнів (10%)
Підтверджена (10%)
Не підтверджена (0%)

ІІІ. Запропонована цінова пропозиція - 30%
Результат оцінки цього критерію дорівнює наступній формулі: (Ціна A/Ціна B) * вага критерію.Ціна А = найнижча ціна з усіх пропозицій. Ціна B = ціна, запропонована учасником конкурсу.

Прохідний бал за технічно-фінансовою оцінкою - 70%


ГО "Дівчата" залишає за собою право провести індивідуальні співбесіди для уточнення кваліфікації учасників.
33
Important information/
Важлива інформація
34
1. Proposals offered shall be reviewed based on completeness and compliance of the quotation with the minimum specifications described above and any other annexes providing details of NGO "Girls" requirements.
2. At any time during the validity of the quotation, no price variation due to escalation, inflation, fluctuation in exchange rates, or any other market factors shall be accepted by NGO "Girls" after it has received the quotation.
3. NGO "Girls" is not bound to accept any quotation, nor award a contract/Purchase Order, nor be responsible for any costs associated with a Supplier’s preparation and submission of a quotation, regardless of the outcome or the manner of conducting the selection process.
4. NGO "Girls" expects its suppliers to adhere to the Supplier Code of Conduct.
5. Bidders must submit their bids in good faith and without the assistance of other suppliers. In the event that multiple identical bids are received (submitted documents sent from the same email and/or have the same content, volume, information, recommendations, etc.), all such bids will be disqualified.
6. Documentation received after the application deadline will not be accepted.
35
1. Запропоновані пропозиції розглядатимуться з урахуванням наявності повного пакету та відповідності пропозиції мінімальним характеристикам, описаним вище, а також будь-яким іншим додаткам, які містять дані про вимоги ГО "Дівчата".
2. У будь-який час протягом дії пропозиції, зміни ціни через підвищення, інфляцію, коливання обмінного курсу або будь-який інший ринковий фактор не прийматимуться ГО "Дівчата" після отримання пропозиції.
3. ГО "Дівчата" не зобов'язується приймати будь-яку пропозицію або укладати контракт/замовлення, а також не несе відповідальності за будь-які витрати, пов'язані з підготовкою та поданням пропозиції Постачальником, незалежно від результату або методу проведення процесу відбору.
4. ГО "Дівчата" очікує від Постачальників дотримання Кодексу поведінки для постачальників.
5. Учасники конкурсу повинні подавати свої пропозиції добросовісно та без допомоги інших постачальників. У випадку, коли надходить декілька однакових пропозицій (подані документи надіслані з однієї електронної пошти та/або мають однаковий зміст, об’єм, інформацію, рекомендації тощо), усі такі пропозиції дискваліфікуються.
6. Документація, яка надійшла після завершення подання заявок - не приймається.
36
37
Proposal submission date:
Дата подання пропозиції:
38
Signature:
Підпис:
39
40
Please fill in the fields highlighted in yellow./Будь ласка, заповніть поля, виділені жовтим кольором.
41
42