A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | O | P | Q | R | S | T | U | V | W | X | Y | Z | |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 | ||||||||||||||||||||||||||
2 | ||||||||||||||||||||||||||
3 | ||||||||||||||||||||||||||
4 | ||||||||||||||||||||||||||
5 | ||||||||||||||||||||||||||
6 | ||||||||||||||||||||||||||
7 | ||||||||||||||||||||||||||
8 | ||||||||||||||||||||||||||
9 | ||||||||||||||||||||||||||
10 | ||||||||||||||||||||||||||
11 | ||||||||||||||||||||||||||
12 | Instructions | |||||||||||||||||||||||||
13 | Only cells highlighted in this colour are editable on this template | |||||||||||||||||||||||||
14 | ||||||||||||||||||||||||||
15 | Tab 1: Budget and Expenditure Summary | |||||||||||||||||||||||||
16 | Start by filling out the specific details in the summary tab (even when doing the budgeting) | |||||||||||||||||||||||||
17 | The summary figures will populate from the rest of the report. | |||||||||||||||||||||||||
18 | Please indicate the funding received from the SFA Foundation every period, and the forecasts of actvities for the upcoming period | |||||||||||||||||||||||||
19 | ||||||||||||||||||||||||||
20 | Tab 2: Detailed Budget | |||||||||||||||||||||||||
21 | Fill in the highlighted cells | |||||||||||||||||||||||||
22 | Where allocated rows are not enough, please insert more rows above the ( -->insert any additional rows above here) | |||||||||||||||||||||||||
23 | Please ensure all cost elements (units,per units,costs per unit) are reasonable done and formulas well indicated. | |||||||||||||||||||||||||
24 | ||||||||||||||||||||||||||
25 | Tab 3: Detailed Expense Ledger | |||||||||||||||||||||||||
26 | a. Extract detailed data from institution system. Do not delete entries submitted in previous periods, add rows after. | |||||||||||||||||||||||||
27 | b. You can insert columns to match the system output. However, please do not change the order or content of the last three columns (Amount USD, Reporting Period, Expense Category) | |||||||||||||||||||||||||
28 | c. All expenses must be individually tagged to indicate the period and expense type the expense is related to. * This step is the biggest determinant of the accuracy of the expenditure report. | |||||||||||||||||||||||||
29 | ||||||||||||||||||||||||||
30 | Tab 4: List of Assets | |||||||||||||||||||||||||
31 | Record any equipment expenditure here: | |||||||||||||||||||||||||
32 | A. Asset Number - All equipment purchases should be tagged with an asset number. This should be the same as the one you use in your accounting system or institution's fixed asset register. | |||||||||||||||||||||||||
33 | B. 'Brought into use' Date - Select the reporting period that the asset was brought into use in the drop down menu | |||||||||||||||||||||||||
34 | C. Description - A description of the asset | |||||||||||||||||||||||||
35 | D. Type - The type of asset being purchased, such as computer, scientific equipment, leasehold improvements, furniture, office refurbishment. Do feel free to add your own categories. | |||||||||||||||||||||||||
36 | E. Value - the value of the asset should match your general ledger | |||||||||||||||||||||||||
37 | Note: for assets purchased in multiple instalments or over many periods (such as a new office) - make sure it has a unique "type" but do put record the date the asset was brought into use. | |||||||||||||||||||||||||
38 | ||||||||||||||||||||||||||
39 | ||||||||||||||||||||||||||
40 | ||||||||||||||||||||||||||
41 | ||||||||||||||||||||||||||
42 | ||||||||||||||||||||||||||
43 | ||||||||||||||||||||||||||
44 | ||||||||||||||||||||||||||
45 | ||||||||||||||||||||||||||
46 | ||||||||||||||||||||||||||
47 | ||||||||||||||||||||||||||
48 | ||||||||||||||||||||||||||
49 | ||||||||||||||||||||||||||
50 | ||||||||||||||||||||||||||
51 | ||||||||||||||||||||||||||
52 | ||||||||||||||||||||||||||
53 | ||||||||||||||||||||||||||
54 | ||||||||||||||||||||||||||
55 | ||||||||||||||||||||||||||
56 | ||||||||||||||||||||||||||
57 | ||||||||||||||||||||||||||
58 | ||||||||||||||||||||||||||
59 | ||||||||||||||||||||||||||
60 | ||||||||||||||||||||||||||
61 | ||||||||||||||||||||||||||
62 | ||||||||||||||||||||||||||
63 | ||||||||||||||||||||||||||
64 | ||||||||||||||||||||||||||
65 | ||||||||||||||||||||||||||
66 | ||||||||||||||||||||||||||
67 | ||||||||||||||||||||||||||
68 | ||||||||||||||||||||||||||
69 | ||||||||||||||||||||||||||
70 | ||||||||||||||||||||||||||
71 | ||||||||||||||||||||||||||
72 | ||||||||||||||||||||||||||
73 | ||||||||||||||||||||||||||
74 | ||||||||||||||||||||||||||
75 | ||||||||||||||||||||||||||
76 | ||||||||||||||||||||||||||
77 | ||||||||||||||||||||||||||
78 | ||||||||||||||||||||||||||
79 | ||||||||||||||||||||||||||
80 | ||||||||||||||||||||||||||
81 | ||||||||||||||||||||||||||
82 | ||||||||||||||||||||||||||
83 | ||||||||||||||||||||||||||
84 | ||||||||||||||||||||||||||
85 | ||||||||||||||||||||||||||
86 | ||||||||||||||||||||||||||
87 | ||||||||||||||||||||||||||
88 | ||||||||||||||||||||||||||
89 | ||||||||||||||||||||||||||
90 | ||||||||||||||||||||||||||
91 | ||||||||||||||||||||||||||
92 | ||||||||||||||||||||||||||
93 | ||||||||||||||||||||||||||
94 | ||||||||||||||||||||||||||
95 | ||||||||||||||||||||||||||
96 | ||||||||||||||||||||||||||
97 | ||||||||||||||||||||||||||
98 | ||||||||||||||||||||||||||
99 | ||||||||||||||||||||||||||
100 |