A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | O | P | Q | R | S | T | U | V | W | X | Y | Z | AA | AB | AC | |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 | Priority | Process (Task) Name | In WWD? | WWD writing assinged to whom | Loom Video of Process | On Daily Task List? | Accountable Role | Ideas for improvement | |||||||||||||||||||||
2 | 1 | Process New Leads | Draft is ready | June | https://www.loom.com/share/b7034f9c6ec0420398ade50ed1882a02 | yes | FSR | Brian Added "Create Process New Leads" issue in WWD | |||||||||||||||||||||
3 | 2 | Process Booked 2nd | Draft is ready | June | https://www.loom.com/share/7ac5a8b70592493298841a34dd96c1dc https://www.loom.com/share/3e1216c0242f46779d6c7d032938c689 | yes | FSR | ||||||||||||||||||||||
4 | 3 | Process Booked 3rd | Draft is ready | June | https://www.loom.com/share/b8c5f022895348778690a86a2f822b8d | yes | FSR | ||||||||||||||||||||||
5 | 4 | Process Maturing | Draft is ready | June | https://www.loom.com/share/dee3c2b5fc224ee9bee63502cb92dcb9 | yes | FSR | ||||||||||||||||||||||
6 | 5 | Process Irregulars | Draft is ready | June | https://www.loom.com/share/6594705eb4464031aa7ce889875425a0 | yes | FSR | ||||||||||||||||||||||
7 | Attend Team Huddle | no | Yes | ||||||||||||||||||||||||||
8 | Audit Zone Scheduled Driving Distances | no | https://www.loom.com/share/0071562835f9421b937e8dc00f9f3f68 https://www.loom.com/share/df55726975b54186bbcf5bd4a4035986 | Yes | |||||||||||||||||||||||||
9 | Cleanto Testing | no | |||||||||||||||||||||||||||
10 | Copy/Sync Jobs from Jobber to Cleanto | no | |||||||||||||||||||||||||||
11 | Going back to tag calls we forgot to tag (should not be happeing just do it the first time) | no | no | ||||||||||||||||||||||||||
12 | Manually Add New Clients To Cleanto (This will go away very soon. Its automated) | no | |||||||||||||||||||||||||||
13 | Prepare for and Attend Weely FSR meeting | no | yes | ||||||||||||||||||||||||||
14 | Prepare For Weekly Zone Meeting | no | yes | ||||||||||||||||||||||||||
15 | 6 | Prepare Mileage Report | no | https://www.loom.com/share/57678badee1a46ee96a0f914d3322de8 | |||||||||||||||||||||||||
16 | Process Refunds (propably part of the biling task) | no | no | ||||||||||||||||||||||||||
17 | Termination/Resignation Action Plan (Maritza) | no | belongs on supervisor daily | ||||||||||||||||||||||||||
18 | Read/Respond to Personal Email and Slack Messages | no | yes | ||||||||||||||||||||||||||
19 | Reading Books | no | no | ||||||||||||||||||||||||||
20 | Video Record Current Processes (systemology) | no | no | ||||||||||||||||||||||||||
21 | 7 | Review next weeks schedule for errors | no | https://www.loom.com/share/0071562835f9421b937e8dc00f9f3f68 https://www.loom.com/share/df55726975b54186bbcf5bd4a4035986 | |||||||||||||||||||||||||
22 | Sales Coaching (Maritza Only) | no | |||||||||||||||||||||||||||
23 | Scheduling Window Cleanings (Need Training on cleanto...When scheduling windows we need to ask for availability (emailed Chad and Alex) make a task, wait for their response and then call the client to confirm but if that day and time doesn't work we need to start again)(This shoudl not be happeing. We know their availability based on cleanto) | no | yes | ||||||||||||||||||||||||||
24 | Submit Timesheet | no | yes | ||||||||||||||||||||||||||
25 | Training New FSRs (normally Maritza) | no | |||||||||||||||||||||||||||
26 | Vox Zone Chat Encourating Messages | no | |||||||||||||||||||||||||||
27 | 8 | Process Quoted Not Booked Pipeline | no but can be broken out from Manage the Daily Client Pipeline | https://www.loom.com/share/22f464f656984913bf498f358767a73a | yes | ||||||||||||||||||||||||
28 | Answer FB Messages | No. | Yes | ||||||||||||||||||||||||||
29 | Answer SMS message | No. but Respond to all client and candidate communications could be adjusted | Yes | ||||||||||||||||||||||||||
30 | Answer Website Chats | no. but Respond to all client and candidate communications could be adjusted | Yes | ||||||||||||||||||||||||||
31 | Answer Candidate Questions and Scheduling Candidates (this should already be automated and not neceesary) | No. But there is one that could be modified/merged. Could be merged with "Complete Initial Candidate Screening". | No not needed | HR Admin | HR Manager can delegate the wwd creation. WWD should include a scripted answer to specific questions candidates often ask. HR Manager will train FSRs on WWD listen to a phone call and read a message verifying that FSRs are actually following the script and not making up their own thing and wasting time askign questions or wondering what to say. | ||||||||||||||||||||||||
32 | Answer Emails | No. But there is one that could be modified/merged.Process Email, Rocks, and Asana/Keap TODO'S list. | Yes | We need email templates. Possible read email from within keap so as to avoid switcing between keap and gmail. Or if we use gmail set up templates to use from gmail. Or copy and past responses to normal emails. | |||||||||||||||||||||||||
33 | Process Asanna TODOs | No. But there is one that could be modified/merged.Process Email, Rocks, and Asana/Keap TODO'S list. | yes | ||||||||||||||||||||||||||
34 | Work on Asana ROCKS | No. But there is one that could be modified/merged.Process Email, Rocks, and Asana/Keap TODO'S list. | no | ||||||||||||||||||||||||||
35 | Process Yelp Messages | Yes | Yes | ||||||||||||||||||||||||||
36 | Billing | yes | yes | ||||||||||||||||||||||||||
37 | Manage Voxer (only 1 FSR per day) | yes | yes | ||||||||||||||||||||||||||
38 | Prep Team Huddle (needs modification) | yes | |||||||||||||||||||||||||||
39 | Process Absences. (Includes scheduling covid test) | yes | yes | ||||||||||||||||||||||||||
40 | Schedule FQC (this should just be Maritza?) | yes | |||||||||||||||||||||||||||
41 | Time off Requests (Maritza) | yes | yes | ||||||||||||||||||||||||||
42 | Answer Phone Calls (includes missed calls and VM) | Yes but needs work | Yes | ||||||||||||||||||||||||||
43 | Appointment reminders (client and candidate) | Yes but needs work | yes | ||||||||||||||||||||||||||
44 | Process Awards and Complaints | yes but needs work Communicate Awards, Complaints, Tardies, Absences | yes | ||||||||||||||||||||||||||
45 | Process Booked 1st. (Includes CCD Tasks) | yes but not really | yes | ||||||||||||||||||||||||||
46 | Update Next Action Date (could be a step in some other process or maybe needs its own process?) | ||||||||||||||||||||||||||||
47 | |||||||||||||||||||||||||||||
48 | |||||||||||||||||||||||||||||
49 | |||||||||||||||||||||||||||||
50 | |||||||||||||||||||||||||||||
51 | |||||||||||||||||||||||||||||
52 | |||||||||||||||||||||||||||||
53 | |||||||||||||||||||||||||||||
54 | |||||||||||||||||||||||||||||
55 | |||||||||||||||||||||||||||||
56 | |||||||||||||||||||||||||||||
57 | |||||||||||||||||||||||||||||
58 | |||||||||||||||||||||||||||||
59 | |||||||||||||||||||||||||||||
60 | |||||||||||||||||||||||||||||
61 | |||||||||||||||||||||||||||||
62 | |||||||||||||||||||||||||||||
63 | |||||||||||||||||||||||||||||
64 | |||||||||||||||||||||||||||||
65 | |||||||||||||||||||||||||||||
66 | |||||||||||||||||||||||||||||
67 | |||||||||||||||||||||||||||||
68 | |||||||||||||||||||||||||||||
69 | |||||||||||||||||||||||||||||
70 | |||||||||||||||||||||||||||||
71 | |||||||||||||||||||||||||||||
72 | |||||||||||||||||||||||||||||
73 | |||||||||||||||||||||||||||||
74 | |||||||||||||||||||||||||||||
75 | |||||||||||||||||||||||||||||
76 | |||||||||||||||||||||||||||||
77 | |||||||||||||||||||||||||||||
78 | |||||||||||||||||||||||||||||
79 | |||||||||||||||||||||||||||||
80 | |||||||||||||||||||||||||||||
81 | |||||||||||||||||||||||||||||
82 | |||||||||||||||||||||||||||||
83 | |||||||||||||||||||||||||||||
84 | |||||||||||||||||||||||||||||
85 | |||||||||||||||||||||||||||||
86 | |||||||||||||||||||||||||||||
87 | |||||||||||||||||||||||||||||
88 | |||||||||||||||||||||||||||||
89 | |||||||||||||||||||||||||||||
90 | |||||||||||||||||||||||||||||
91 | |||||||||||||||||||||||||||||
92 | |||||||||||||||||||||||||||||
93 | |||||||||||||||||||||||||||||
94 | |||||||||||||||||||||||||||||
95 | |||||||||||||||||||||||||||||
96 | |||||||||||||||||||||||||||||
97 | |||||||||||||||||||||||||||||
98 | |||||||||||||||||||||||||||||
99 | |||||||||||||||||||||||||||||
100 |