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1 | UNIVERSIDAD INTERNACIONAL DEL TRÓPICO AMERICANO | |||||||||||||||||||||||||
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3 | MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL | |||||||||||||||||||||||||
4 | VIGENCIA 2023 | |||||||||||||||||||||||||
5 | IDENTIFICACIÓN | ANÁLISIS | MEDIDAS DE MITIGACIÓN | SEGUIMIENTO | ||||||||||||||||||||||
6 | PROCESO | DEPENDENCIA | TIPO DE PROCESO | RIESGO | DESCRIPCIÓN | CAUSAS | PROBABILIDAD DE MATERIALIZACIÓN | MEDIDAS DE CONTROL | VALORACIÓN | REGISTRO | ACCIONES | RESPONSABLE (LÍDER DEL PROCESO) | PERIODICIDAD | |||||||||||||
7 | No. | TIPO DE CONTROL | ||||||||||||||||||||||||
8 | Formación | Vicerrectoría Académica | Misional | 1 | Insuficiencia en los medios educativos e infraestructura física para atender la totalidad de la población estudiantil. | Actos administrativos que benefician a la población estudiantil, emitidos por la Institución permitiendo el reingreso de los estudiantes que estaban inactivos, amnistías, política de gratuidad en la matrícula. | Media | Diagnóstico de la infraestructura y medios educativos para suplir las necesidades derivadas de la sobrepoblación estudiantil. | Correctivo | Diagnóstico | Seguimiento al diagnóstico para suplir las necesidades encontradas. | Vicerrectoría Académica | Semestral | |||||||||||||
9 | Formación | Vicerrectoría Académica - Consultorio Contable | Misional | 2 | Escasa presencia de usuarios solicitando asesoría contable y tributaria. | Inadecuada infraestructura y ubicación del consultorio. | Media | Implementar estrategias de promoción y publicidad para dar a conocer el consultorio contable y los servicios que ofrece. | Correctivo | *Flayers publicitarios, planillas de asistencia y registro fotográfico de las actividades realizadas por el consultorio contable. * Convenios realizados | Realizar convenios con otras entidades para ampliar los puntos de atención. | Vicerrectoría Académica | Anual | |||||||||||||
10 | Formación | Vicerrectoría Académica - Consultorio Jurídico | Misional | 3 | Vencimiento de términos de los procesos judiciales que recae sobre el personal académico | Falta de experiencia de los estudiantes en la práctica de procesos reales. | Alta | Expedición del Reglamento del Consultorio Jurídico que contenga un procedimiento adecuado para suplir esa falencia. | Correctivo | Reglamento Jurídico aprobado | Verificación del estricto cumplimiento del reglamento | Vicerrectoría Académica | Semestral | |||||||||||||
11 | Formación | Vicerrectoría Académica - Consultorio Jurídico | Misional | 4 | Inadecuada atención al ciudadano | Falta de sentido de pertenencia y orientación | Media | Aplicación del Reglamento del Consultorio Jurídico. | Preventivo | Reglamento Jurídico aprobado, Acta de reunión de socialización con los estudiantes, registro fotográfico, lista de asistencia, actas. | Verificación del estricto cumplimiento del reglamento | Vicerrectoría Académica | Semestral | |||||||||||||
12 | Formación | Vicerrectoría Académica - Consultorio Jurídico | Misional | 5 | Falta de conocimiento específico de un área de formación que no haya obtenido en el transcurso de la carrera | Inexistencia de una asignatura del área de formación de la malla curricular del programa de derecho. | Media | Apoyo por parte de los profesores asignados por área de conocimiento al Consultorio Jurídico. | Correctivo | Lista de asistencia y registro fotográfico | Verificación de la asesoría brindada por el estudiante en acompañamiento con el profesor asignado. | Vicerrectoría Académica | Semestral | |||||||||||||
13 | Planeación Estratégica | Rectoría - Oficina de Proyectos Especiales y Relaciones Interinstitucionales | Estratégico | 6 | Escasa formulación, estructuración y presentación de propuestas y proyectos a nivel interno y externo. | Falta de cultura para la formulación, estructuración y presentación de propuestas de proyectos en las diferentes áreas institucionales. | Media | Directrices sobre la formulación, acompañamiento en la formulación, estructuración y presentación de propuestas de proyectos; formación academica especifica. | Preventivo | Circulares, directivas (reglamentación). Planillas de asistencia, registro fotográfico, proyectos y propuestas presentadas. | Seguimiento a los radicados de proyectos entregados y viabilidad de los mismos | Jefe Oficina de Proyectos Especiales y Relaciones Interinstitucionales | Semestral | |||||||||||||
14 | Proyección Social | Vicerrectoría de Proyección Social -División de Educación Continuada | Misional | 7 | Falta de estrategias, información y comunicación para traer público interesado en los programas de educación continuada. | Falta de articulación con los líderes de programa para la estructuración de las propuestas de capacitación que amplíen el portafolio de servicios. | Baja | Establecer canales de comunicación y divulgación efectivos para que se conozca el portafolio de educación continuada por parte de la universidad. | Preventivo | Planillas de asistencia y registro fotográfico. | Seguimiento y control de los eventos de educación no formal clausurados | Vicerrectoría de Proyección Social | Semestral | |||||||||||||
15 | Proyección Social | Vicerrectoría de Proyección Social -División de Emprendimiento | Misional | 8 | Falta de capital semilla para la materialización de las ideas de proyectos de emprendimiento. | Inexistencia de capital semilla para la materialización de las ideas de proyectos de emprendimiento. | Alta | Mantener activa la incubadora mediante proyectos que garanticen los recursos para cada vigencia. *Gestión de recursos para apoyar con capital semilla a los emprendedores unitropistas. | Preventivo | Planillas, registro fotográficos, actas de reunión y solicitudes de gestión | Informe técnico de las reuniones y resultados de las mismas | Vicerrectoría de Proyección Social | Semestral | |||||||||||||
16 | Proyección Social | Vicerrectoría de Proyección Social -División de Egresados | Misional | 9 | Pérdida de interrelación del egresado con la Institución. | *No existe un canal único de comunicación generando duplicidad de acciones por parte de la Institución y cansancio del egresado. *Formulario de caracterización muy extenso. | Media | *Establecer un canal único de comunicación de la división de egresados que sirva de interrelación entre el egresado y la universidad. *Actualizar contenido del instrumento de caracterización del egresado. | Correctivo | Canal único de comunicación establecido y actualización de la caracterización de egresados. | *Interacción institución del egresado. *Base única de datos respecto a las condiciones de egresados de Unitrópico. | Vicerrectoría de Proyección Social | Semestral | |||||||||||||
17 | Investigación y Creación | Vicerrectoría de Investigación | Misional | 10 | Incumplimiento en la ejecución de las actividades planteadas en convenios interinstitucionales y demás actividades misionales de la Vicerrectoría. | Falta de seguimiento a los procesos de gestión y ejecución contractual. | Media | Hacer mayor seguimiento a los procesos de gestión y ejecución contractual y demás actividades misionales de la Vicerrectoría. | Preventivo | Oficios y solicitudes, informes de seguimiento | Seguimiento a los oficios y requerimientos que se realicen. Solicitud de judicante para apoyar las actividades contractuales. | Vicerrectoría de Investigación | Semestral | |||||||||||||
18 | Investigación y Creación | Vicerrectoría de Investigación | Misional | 11 | Divulgación de información desactualizada y/o incorrecta en el subdominio de investigación y en la revista científica y tecnológica. | Desconocimiento del manejo de la plataforma, falta de revisión y verificación a la hora de cargar la información al sistema y debilidad en la edición de la revista. | Baja | Establecer un procedimiento para la publicación de información de investigación, el cual contendrá, tiempos, etapas de revisión de la información y el responsable del cargue de la información. | Preventivo | Procedimiento establecido | Etapa de validación y verificación de cumplimiento | Vicerrectoría de Investigación | Anual | |||||||||||||
19 | Investigación y Creación | Vicerrectoría de Investigación | Misional | 12 | Evaluación inapropiada de iniciativas de investigación. | Debilidades en la construcción de los términos de referencias específicos de las convocatorias internas de investigación. Falta de competencia de los evaluadores. * Debilidades a la hora de ejecución de los recursos. | Baja | Construcción de los términos de referencia y selección de evaluadores externos a la Institución. * Selección de supervisores idóneos. | Preventivo | Informes de seguimiento | Etapa de validación y verificación de cumplimiento | Vicerrectoría de Investigación | Anual | |||||||||||||
20 | Planeación Estratégica | Rectoría | Estratégico | 13 | Realizar acciones que requieran autorización del Consejo Superior sin la debida aprobación. | Poco tiempo de respuesta y acción a decisiones urgentes que requieren autorización. | Baja | Convocar a reuniones extraordinarias del Consejo Superior. | Preventivo | Actas de reuniones y convocatoria realizada | Convocatorias a reuniones extraordinarias | Rector | Semestral | |||||||||||||
21 | Gobierno Institucional y Transparencia | Secretaría General | Estratégico | 14 | Divulgación de la información de carácter reservado. | Falta de seguridad del archivo informático y documental de responsabilidad directa de Secretaría General. | Media | Implementar mayor control de acceso a la información y realizar back up diariamente. | Preventivo | Control de contraseñas, verificación de cargue del Back Up. | Verificación cambio de contraseñas e implementos de seguridad | Secretario General | Semestral | |||||||||||||
22 | Planeación Estratégica | Oficina Asesora de Planeación | Estratégico | 15 | Uso indebido de la informacion estadística para favorecer a un tercero | Conflicto de intereses, amiguismo, pago de favores, conveniencia. | Baja | Verificar y cruzar información con las bases de datos de las diferentes dependencias generadoras de información de la universidad para respaldar su veracidad. | Preventivo | Plantillas generadas por las oficinas que administran bases de datos en la Universidad. | Realizar directivas que permitan dar a conocer los responsables del manejo de la información estadística. | Jefe oficina Asesora de Planeación | Semestral | |||||||||||||
23 | Planeación Estratégica | Oficina Asesora de Planeación | Estratégico | 16 | Priorización de proyectos que no cumplen con los requisitos, documentación y/o condiciones establecidas con el fin de obtener un beneficio particular en detrimento de los recursos y/o activos de la institución. | Pago de favores de amiguismo y/o conflicto de intereses. | Baja | Verificación técnica de documentación que reposa en la carpeta de cada proyecto del Banco de Proyectos. | Preventivo | Proyectos radicados y viabilizados. | Supervisión técnica de documentos | Jefe oficina Asesora de Planeación-Jefe Oficina de Proyectos | Semestral | |||||||||||||
24 | Internacionalización | Oficina de Relaciones y Cooperación Internacional | Misional | 17 | Déficit de movilidad | *Insuficiente gestión de recursos *Falta de estrategias de socialización *Inconsistencias en el proceso de movilidad * Bajo nivel de bilinguismo * Ausencia de currículum con componente internacional | Alta | *Gestionar recursos *Realizar charlas informativas y socializaciones a la comunidad unitropista *Asegurar los trámites correspondientes de movilidad. * Micrositio actualizado con información y enlaces de interés. | Preventivo | * Informes * Proyectos de Movilidad * Solicitudes de recursos * Certificados de asistencia. | * Coordinación de espacios de socialización. * Segumiento a convenios y gestión de recursos. * Difusión masiva de las convocatorias de movilidad. | Jefe Oficina de Relaciones y Cooperación Internacional | Semestral | |||||||||||||
25 | Internacionalización | Oficina de Relaciones y Cooperación Internacional | Misional | 18 | Incumplimiento de los objetivos plasmados en los convenios internacionales | * Falta de claridad de los objetivos planteados en los convenios * Intermitencia y retrasos en los canales de comunicación entre las instituciones. * Ausencia de planes de trabajo para el uso de los convenios | Media | * Definición de un responsable de las actividades del convenio por parte de cada institución. * Actualización permanente de nuestro directorio de instituciones socias * Generar instrumentos de seguimiento al uso de convenios. | Preventivo | Estrategia de internacionalización | * Designación de responsables de convenios por programa académico * Actualizar directorio. * Involucrar los convenios en la estrategia anual de programas. | Jefe Oficina de Relaciones y Cooperación Internacional | Semestral | |||||||||||||
26 | Internacionalización | Oficina de Relaciones y Cooperación Internacional | Misional | 19 | Suspensión o desaprovechamiento de eventos con invitados o participación internacional. | * Situación de fuerza mayor o caso fortuito * Falta de espacios físicos para la realización de los eventos * Imcumplimiento de compromisos de ambas partes. * Circunstancias ajenas a la voluntad de los participantes * Falta de difusión o inasistencia al evento. | Baja | * Asegurar la disponibilidad de los espacios fisicos con antelación. * Generar acuerdos escritos evidenciando las responsabilidades de ambas partes. *Implementación de estrategias que permitan garantizar la asistencia. | preventivo | *Correos electrónicos * Documentos que contengan las estrategias * Listados de asistencia. | * Solicitar los espacios fisicos mediante comunicación formal para asegurar su asiganción. * Organizar espacios de concertación de resposabilidades del evento. | Jefe Oficina de Relaciones y Cooperación Internacional | Mensual | |||||||||||||
27 | Gestión en comunicaciones | Oficina Asesora de Prensa, Comunicaciones y Mercadeo | Estratégico | 20 | Falta de planificación en el desarrollo de las actividades o eventos que requieren difusión para promover la participación masiva de los diferentes públicos. | *Desconocimiento de los procesos y desarticulación entre las diferentes áreas para la organización de las actividades. | Media | Visitas semanales a las diferentes dependencias para la recolección de la información a comunicar. | Preventivo | *Correos electrónicos de visitas a desarrollar y aprobación de los contenidos a publicar. *Formulario de solicitudes | Estrategias de socialización a las diferentes áreas | Jefe Oficina Asesora de Prensa, Comunicaciones y Mercadeo | Semestral | |||||||||||||
28 | Gestión Jurídica | Oficina Asesora Jurídica y de Contratación | Apoyo | 21 | Vencimiento de términos judiciales, administrativos y de entes de control y vigilancia en contra de la institución. | Inadecuado seguimiento a los procesos judiciales, administrativos y de entes de control y vigilancia. | Baja | Seguimiento exhaustivo a los procesos judiciales, administrativos y de entes de control y vigilancia. | Preventivo | Informe del estado de procesos judiciales, administrativos y de entes de control y vigilancia actualizado mensualmente (Informe de Gestión) | Controlar los términos legales y judiciales establecidos de acuerdo al estado del proceso y garantizar la defensa técnica de los mismos | Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y de Contratación | Mensual | |||||||||||||
29 | Gestión Jurídica | Oficina Asesora Jurídica y de Contratación | Apoyo | 22 | Indebida aplicación del Manual de Contratación. | Violación del régimen de inhabilidades e incompatibilidades de la institución y falta de conocimiento del Manual de contratación. | Baja | Aplicación de la normatividad institucional y elaborar la hoja de ruta para el seguimiento de los contratos, publicación, divulgación a todas dependencias del Manual de Contratación y sus modificaciones, página web, elaborar y/o actualizar los documentos contractuales para cada proceso y reuniones del Cómite de Contratacion. | Preventivo | Actas de Comité de Contratación, hoja de ruta, publicaciones página web, y registro de correos | Verificación de los procesos, procedimientos y documentación concomitante | Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y de Contratación | Permanente | |||||||||||||
30 | Gestión Jurídica | Oficina Asesora Jurídica y de Contratación | Apoyo | 23 | Aplicar erróneamente una norma o interpretarla de manera equivocada. | *Desactualización normativa y jurisprudencial, *Desconocimiento del personal en el manejo de temas específicos *No tener acceso a una herramienta de consulta y actualización normativa y jurisprudencia *Falta de información sobre los antecedentes del caso o situación | Baja | *Consultar herramienta dispuesta en la oficina Jurídica para actualización normativa y jurisprudencial. *Verificación de perfiles y experiencia de las personas del área y estructuración del trabajo por especificidad. | Preventivo | Informes de seguimiento, documentos de trabajo. | verificacion de documentacion, actas e informes | Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y de Contratación | Permanente | |||||||||||||
31 | Gestión Jurídica | Oficina Asesora Jurídica y de Contratación y demás líderes de procesos | Apoyo | 24 | Vencimiento de términos legales para brindar respuesta oportuna a derechos de petición. | Demora en la revisión de los documentos y/o requerimientos para generar respuesta oportuna y falta de control en la recepción de los documentos. | Baja | Controlar la fecha de los términos para dar contestación oportuna por parte de la institución al peticionario. | Preventivo | Notificación de la respuesta en físico o correo electrónico. | Aplicación de los términos normativos. | Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y de Contratación y demás líderes de procesos. | Permanente | |||||||||||||
32 | Seguimiento y control | Oficina de Control Interno y de Gestión | Evaluación y Mejora Continua | 25 | Inadecuado proceso de seguimiento y evaluación a los procesos institucionales. | Falta de implementación de las herramientas de evaluación y seguimiento. | Baja | Realizar evaluación y seguimiento según lo determine la normatividad vigente. | Preventivo | Informes de seguimiento, registro fotográfico, papeles de trabajo, listas de asistencia y actas | Verificación de informes de seguimiento | Jefe Oficina de Control Interno y de Gestión | Permanente | |||||||||||||
33 | Gobierno Institucional y Transparencia | Secretaría General -Oficina de Gestión Documental | Estratégico | 26 | Inadecuado manejo y organización de la documentación producida y recibida en la institución. | Inexistencia de instrumentos archivisticos. TRD,TVD, FUID,CCD, PINAR, PGD, SIC,TCA, SGDEA | Alta | Construcción e implementación de los instrumentos archivísticos (PINAR). | Preventivo | *Documento PINAR y Acto Administrativo de Aprobación *Actas de mesas de trabajo *Informe mensual | *Mesas técnicas de trabajo y seguimiento. *Levantamiento y análisis de la información. | Secretario General | Trimestral | |||||||||||||
34 | Gobierno Institucional y Transparencia | Secretaría General -Oficina de Atención al Ciudadano | Estratégico | 27 | Respuesta inadecuada, incompleta o tardía de las PQRS. | Falta de seguimiento oportuno al tramite de las PQRS por parte de los responsables. | Media | Seguimiento al procedimiento de trámites de PQRS. | Preventivo | Informe de seguimiento, relación respuestas PQRS | Verificación del informe de seguimiento y copia de las respuestas a las PQRS. | Jefe Oficina Atención al Ciudadano | Mensual | |||||||||||||
35 | Gobierno Institucional y Transparencia | Secretaría General-Oficina de Gestión Documental | Estratégico | 28 | Pérdida de información de los archivos físicos y digitales de la universidad. | Desconocimiento en la aplicación de las normas archivísticas TRD | Alta | Verificación de la creación de los instrumentos archivísticos. | Preventivo | Actas de mesa de trabajo | Seguimiento a la implementación del Programa de Gestión Documental | Secretario General | Trimestral | |||||||||||||
36 | Formación | Vicerrectoría Académica-Admisiones y Registro | Misional | 29 | Falta de claridad en la información al usuario en cuanto a los diferentes programas y beneficios ofertados por la Institución. | Falta de conocimiento y actualización de la información del personal asignado al cargo. | Baja | Implementar el procedimiento de inducción y capacitación al personal asignado. Aplicar encuesta de satisfacción a los usuarios. | Preventivo | Procedimiento establecido y encuestas aplicadas | Informe de seguimiento a la implementación del control y resultado de encuestas | Vicerrectoría Académica | Semestral | |||||||||||||
37 | Formación | Vicerrectoría Académica-Oficina de Admisiones y Registro | Misional | 30 | Pérdida o deterioro de la informacion o archivo físico de los estudiantes. | Falta de espacio y mobiliario adecuado para el almacenamiento y guarda del archivo físico. | Alta | Presentar solicitud para un espacio y mobiliario adecuado para el almacenamiento y custodia del archivo. | Correctivo | Solicitud radicada | Seguimiento a la solicitud radicada | Vicerrectoría Académica | Trimestral | |||||||||||||
38 | Formación | Vicerrectoría Académica-Oficina de Admisiones y Registro | Misional | 31 | Errores en el registro manual de la información para el SNIES. | Falta de software robusto o sitematización de la información. | Alta | Presentar solicitud de instalación de un software o sistematización que integre toda la información. | Correctivo | Presentación de la necesidad | Seguimiento a la necesidad generada | Vicerrectoría Académica | Semestral | |||||||||||||
39 | Gestión de la Información | División de Sistemas de Información y Tecnología | Apoyo | 32 | Sistemas de información susceptibles de manipulación, secuestro o adulteración. | *No utilización de buenas prácticas en la ejecución de las funciones propias de los funcionarios en el software administrativo y académico de la universidad. | Alta | *Actualización de las licencias del sistema firewall. * Implementación y actualización de sistema antivirus. *Concientización del usuario de buenas prácticas para manejo de sistema de información. | Preventivo | *Verificación de las llaves de licencias actualizadas y de la renovación de los antivirus. | Verificación del funcionamiento del sistema de control | Jefe División de Sistemas de Información y Tecnología | Semestral | |||||||||||||
40 | Gestión de la Información | División de Sistemas de Información y Tecnología | Apoyo | 33 | Sistemas de información susceptibles a daños físicos por fallas eléctricas. | Falla eléctrica o estructural en el área designada para los servidores. | Baja | Sistema de respaldo eléctrico, servidor de copias y respaldo. Plan de contingencia para fallo de servidores. | Preventivo | Documento plan de contingencia y hoja de vida de equipo | Aplicación de plan de contingencia para fallo de servidores | Jefe División de Sistemas de Información y Tecnología | Cuando ocurra el evento | |||||||||||||
41 | Gestión de la Información | División de Sistemas de Información y Tecnología | Apoyo | 34 | Sistemas de información y servicios susceptibles a no disponibilidad por daños en equipos de comunicaciones. | Falla masiva por daño físico o desconexión de los proveedores del servicio o equipos de comunicaciones. | Alta | Plan de contingencia para fallo de equipos de comunicaciones. | Correctivo | Documento plan de contingencia y hoja de vida de equipo | Aplicación de plan de contingencia para fallos de equipos de comunicación | Jefe División de Sistemas de Información y Tecnología | Cuando ocurra el evento | |||||||||||||
42 | Gestión de Bienestar de la comunidad | Oficina de Bienestar Universitario | Estratégico | 35 | Pérdida de implementos deportivos y elementos de cultura. | Préstamo o uso inapropiado y durante el desarrollo de actividades deportivas y de cultura. | Media | Registro y seguimiento al préstamo de implementos deportivos y elementos de cultura, y verificación de inventarios. | Correctivo | Planilla de préstamo soportado con el carnet estudiantil | Reporte en software académico de los estudiantes y en la Oficina Talento Humano para administrativos y docentes | Oficina de Bienestar Universitario | Semestral | |||||||||||||
43 | Gestión de Bienestar de la comunidad | Oficina de Bienestar Universitario | Estratégico | 36 | Disminución del desarrollo y calidad de actividades inherentes al bienestar institucional para promover la permanencia y graduación estudiantil. | *Desinterés de la comunidad Unitropista hacia las actividades programadas por Bienestar Universitario. *Falta de escenarios deportivos y adecuación de los existentes. *Falta de documentación de los planes, programas y políticas de Bienestar. | Media | *Gestionar el préstamo de escenarios deportivos de entidades públicas y privadas para el desarrollo de las diferentes disciplinas deportivas. *Fomentar e incentivar la participación de la comunidad unitropista en las actividades de Bienestar. | Preventivo | Informes mensuales de gestión y cartas de intención | Seguimiento al cronograma de actividades programadas verificando la participación de la comunidad unitropista | Oficina de Bienestar Universitario | Semestral | |||||||||||||
44 | Gestión Financiera | Vicerrectoría Administrativa y Financiera - Tesorería | Apoyo | 37 | Inconsistencias en el giro por medio electrónico o cheque. | Error en la digitación del valor y de la identificación del beneficiario en momento de realizar los pagos por medio electrónico o cheque. | Media | Revisión de base de datos de cuentas bancarias de proveedores y contratistas actualizadas, archivos planos (nómina) para realizar transferencia electrónica y soportes físicos de las órdenes de pago a girar. | Preventivo | Conciliaciones bancarias | Revisión de las conciliaciones bancarias realizadas | Tesorería | Trimestral | |||||||||||||
45 | Gestión Financiera | Vicerrectoría Administrativa y Financiera - Tesorería | Apoyo | 38 | Duplicidad de pago a un tercero o giro no debido | Inconsistencia en el cargue para giro automático. Error humano | Baja | Revisión y verificación del giro después de realizado. | Preventivo | Soporte del pago | Revisión de las conciliaciones bancarias realizadas | Tesorería | Mensual | |||||||||||||
46 | Gestión Financiera | Vicerrectoría Administrativa y Financiera - Tesorería | Apoyo | 38 | Generación de recibos de pago por concepto que no correspondan | Falta de personal capacitado previamente. | Media | Capacitar al personal de apoyo con antelación al proceso de matrículas. | Preventivo | Recibo de pago de matrícula. Planilla de asistencia de las capacitaciones. | Seguimiento a la generación de los recibos de pago de matrícula. | Tesorería | Semestral | |||||||||||||
47 | Gestión Financiera | Vicerrectoría Administrativa y Financiera - Subdirección de Contabilidad y División de Presupuesto | Apoyo | 39 | Inconsistencias en el registro de los ingresos en el sistema contable. | Error de digitación en registros en el sistema Flash efectivo. | Media | Verificación de los ingresos registrados en el sistema vs presupuesto. | Correctivo | Conciliaciones | Informe de cruce de información | Subdirección de Contabilidad y Presupuesto | Trimestral | |||||||||||||
48 | Gestión Financiera | Vicerrectoría Administrativa y Financiera - Subdirección de Contabilidad | Apoyo | 41 | Facturar a un tercero que no corresponda. | Error de digitación. | Media | Conciliación entre movimiento bancario y reporte de conciliación. | Preventivo | Revisión de cuentas contables | Reporte de notas crédito | Subdirección de Contabilidad | Trimestral | |||||||||||||
49 | Gestión Financiera | Vicerrectoría Administrativa y Financiera - Cartera | Apoyo | 42 | Crecimiento de la cartera corriente y no corriente. | Falta de seguimiento a la cartera corriente y no corriente. | Media | Mantener actualizada la base de datos de los deudores para mejorar el seguimiento y aplicación del Manual de Cartera. | Correctivo | Base de datos actualizada, reporte de gestión telefónica o correo electrónico e informe mensual del comportamiento de la cartera | Verificación del proceso de actualización de base de datos y seguimiento al estado de cartera | Subdirección de Contabilidad-Cartera | Trimestral | |||||||||||||
50 | Gestión Financiera | Vicerrectoría Administrativa y Financiera -Subdirección de Contabilidad-Cartera | Apoyo | 43 | Inconsistencia en los consecutivos de los pagarés. | Generación de consecutivos de los pagarés de forma manual. | Media | Reporte mensual de los consecutivos de los pagarés. | Preventivo | Reporte mensual de consecutivos de pagarés | Revisión mensual de los consecutivos con base en el reporte mensual | Subdirección de Contabilidad-Cartera | Trimestral | |||||||||||||
51 | Gestión Financiera | Vicerrectoría Administrativa y Financiera - Cartera | Apoyo | 44 | Respuesta inoportuna a los derechos de petición y demás requerimientos. | Falta de control y seguimiento a los términos y requerimientos de las PQRS. | Alta | Semáforo de vencimiento de las solicitudes. | Correctivo | Base de datos de control | Verificación de las respuestas en los términos y condiciones establecidas en la normatividad vigente | Subdirección de Contabilidad-Cartera | Trimestral | |||||||||||||
52 | Gestión de Infraestructura | Vicerrectoría Administrativa y Financiera - Subdirección de Infraestructura y Recursos Físicos | Apoyo | 46 | Pérdida de los activos fijos. | No realizar el reporte de los traslados de los activos fijos al área de inventarios. *Falta de responsabilidad de los funcionarios que tienen inventario a su cargo. | Baja | Dar cumplimiento a los procedimientos de traslados de activos y toma física de inventario. *Realizar verificaciones internas periódicamente del inventario por parte de cada dependencia. | Preventivo | Formatos de traslados diligenciados y consolidado de inventarios | Actualizar periódicamente las novedades en formato de consolidado de inventarios y en el módulo de activos del software flash | Subdirección de Infraestructura y Recursos Físicos | Semestral | |||||||||||||
53 | Gestión Financiera | Vicerrectoría Administrativa y Financiera | Apoyo | 47 | Debilitamiento Institucional | Falta de manuales de procedimientos | Alta | Implementar el SIG | Correctivo | Avance en la documentación de procedimientos del área | Entrega de manuales y procedimientos del área a la División del SIG para su integración | Vicerrectoría Administrativa y Financiera | Semestral | |||||||||||||
54 | Formación | Vicerrectoría Académica - Clínica Veterinaria | Misional | 48 | Equipos médicos sin mantenimiento y/o calibración. | Incumplimiento en el mantenimiento y/o calibración por falta de aprobación presupuestal. | Media | Realizar solicitud de mantenimiento y calibración de los equipos médicos. | Preventivo | Contratos y/o solicitudes radicadas. | Verificación técnica del mantenimiento y/o calibración de equipos médicos. | Clínica Veterinaria, Programa Medicina Veterianria y Zootecnia | Semestral | |||||||||||||
55 | Gestión de Medios Educativos y Ambientes de Aprendizaje | Biblioteca | Apoyo | 49 | Pérdida de material bibliográfico. | Deterioro por uso o no devolución de los préstamos. *Traslado a instalaciones bioclimáticas que han sido ocupadas previamente por diferentes aves y reptiles. | Alta | Definir calendario, inventario y estrategias para realizar el control del material bibliográfico. * Vinculación de personal experto y permanente para la limpieza y el cuidado. | Correctivo | *Calendario, inventario y estrategias realizadas. * Seguimiento fotográfico y escrito sobre las actividades ejecutadas. | Verificación del cumplimiento del calendario, inventario y resultado de estrategias. *Entrenamiento de personal para limpieza y cuidado. *Elaboración de un plegable con medidas y cuidados frente a los excremento de aves. | Biblioteca | Semestral | |||||||||||||
56 | Gestión de Medios Educativos y Ambientes de Aprendizaje | Biblioteca | Apoyo | 50 | Responsabilidad intelectual en el uso de la información en la elaboración de trabajo de grado y documentos de dicho carácter que se realizan en la Institución, evitando el plagio. | Desconocimiento de las fuentes de información y de la normatividad existente en materia de derechos de autor y propiedad intelectual. | Alta | Lista de chequeo para la revisión de las normas de estilo empleadas por cada programa en la elaboración de sus respectivos trabajos de grado e informes de práctica profesional. | Preventivo | Lista de chequeo | Actualización de módulos existentes y dispuestos en el boletín de biblioteca de unitrópico Fé de Erratas. | Biblioteca | Semestral | |||||||||||||
57 | Gestión de Medios Educativos y Ambientes de Aprendizaje | Biblioteca | Apoyo | 51 | Ocurrencia de incidentes y/o accidentes. | Desconocimiento del nuevo lugar. | Media | Gestión permanente de las condiciones físicas de las instalaciones con mantenimiento preventivo y correctivo. | Correctivo | Radicados de las solicitudes previas. | Revisiones periódicas y correctivas coherentes a los diagnósticos | Biblioteca | Semestral | |||||||||||||
58 | Gestión de Medios Educativos y Ambientes de Aprendizaje | Biblioteca | Apoyo | 52 | Bajas estadísticas de uso de la plataforma de la red social Booklick y de las bases de datos de Open Acces en la página Institucional. | *Desconocimiento de los beneficios que genera a la dinámica académica el uso de las redes sociales de aprendizaje y del Open Acces. *Poco uso de la página oficial de Unitrópico. | Alta | Capacitaciones y campañas de promoción con el apoyo de los medios de difusión de la universidad. *Incremento de las relaciones cooperativas con el departamento de sistemas para motivar el uso efectivo de estos recursos y/o plataformas. | Correctivo | Evidencia de las campañas y lista de asistencia a las capacitaciones, registro fotográfico, separatas, participación en las actividades de inducción a estudiantes y profesores. | Paso a paso de las campañas y módulos de las capacitaciones *Fotografías, informes | Biblioteca | Semestral | |||||||||||||
59 | Gestión de Talento Humano | Oficina de Talento Humano | Apoyo | 53 | Errores en liquidación de nómina. | Novedades desactualizadas y errores involuntarios. | Media | Exigir cumplimiento de las fechas establecidas para el reporte de novedades y realizar gestión para establecer horarios de atención al publico. | Preventivo | Registro de novedades | Revisión periódica del cumplimiento de las fechas establecidas para el reporte de novedades | Jefe Oficina de Talento Humano | Mensual | |||||||||||||
60 | Gestión de Talento Humano | Oficina de Talento Humano | Apoyo | 54 | Mora e inexactitud en la realización de los aportes y reporte de novedades a seguridad social. | *Falta de verificación de las novedades y desactualización en la aplicación de la normatividad. *Error sistema planilla de aportes de Seguridad Social y Parafiscales. | Alta | Verificación del reporte de novedades del personal y gestionar actualizaciones de la normatividad aplicable. | Preventivo | Cuadro de control de novedades actualizado | Verificación y seguimiento al cuadro de control de novedades del personal | Jefe Oficina de Talento Humano | Mensual | |||||||||||||
61 | Gestión de Talento Humano | Oficina de Talento Humano | Apoyo | 55 | Ocurrencia de incidentes, accidentes y enfermedades laborales. | Falta de capacitación y concientización en prevención, atención de accidentes y enfermedades laborales e incumplimiento del Manual de Ambiente, Seguridad y Salud en el Trabajo. | Media | Capacitación sobre prevención de accidentes y enfermedades laborales, seguimiento en la aplicación del Manual de Ambiente, Seguridad y Salud en el Trabajo. | Preventivo | Lista de asistencia, actas y registro fotográfico | Programa anual de capacitaciones y verificación de cumplimiento del MASST | Jefe Oficina de Talento Humano | Trimestral | |||||||||||||
62 | Gestión de la Calidad Insittucional | Oficina de Aseguramiento de la Calidad y la Acreditación | Estratégico | 56 | Publicación de oferta de programas académicos sin registro calificado. | * Falta de seguimiento a los plazos de vencimiento de Registro Calificado. * Desactualización de la información de las publicaciones institucionales. * Desconocimiento de la normatividad de autoevaluación. | Bajo | Matriz de seguimiento de vencimiento de Registo Calificado - Caracterización de programas | Preventivo | Matriz actualizada | Plan de trabajo para la elaboración de los documentos de condiciones de calidad de los programas académicos. Guía de elaboración de documentos de condiciones de calidad de programas académicos. | Jefe Oficina de Aseguramiento de la Calidad y la Acreditación | Semestral | |||||||||||||
63 | Gestión de la Calidad Insittucional | Oficina de Aseguramiento de la Calidad y la Acreditación | Estratégico | 57 | Incumplimiento de la periodicidad estipulada en la norma, para las autoevaluaciones de los programas académicos | * Falta de seguimiento a los plazos fijados para llevar a cabo los procesos de autoevaluación de los programas académicos * Desconocimiento de la normatividad de autoevaluación. | Bajo | Matriz de seguimiento de la programación de las autoevaluaciones de los programas académicos | Preventivo | Matriz actualizada | Plan de trabajo de seguimiento y evaluación de los planes de mejoramiento de los programas académicos. Guía de autoevaluación de programas académicos. | Jefe Oficina de Aseguramiento de la Calidad y la Acreditación | Anual | |||||||||||||
64 | Gestión de la Calidad Insittucional | Oficina de Aseguramiento de la Calidad y la Acreditación | Estratégico | 58 | Incumplimiento de la periodicidad estipulada en la norma, para la autoevaluación de condiciones institucionales. | * Falta de seguimiento a los plazos fijados para llevar a cabo los procesos de autoevaluación institucional. * Desconocimiento de la normatividad de autoevaluación institucional. | Bajo | Matriz de seguimiento de la programación de las autoevaluación institucional. | Preventivo | Matriz actualizada | Plan de trabajo de seguimiento y evaluación de los planes de mejoramiento institucional. Guía de autoevaluación institucional. | Jefe Oficina de Aseguramiento de la Calidad y la Acreditación | Anual | |||||||||||||
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