ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ
1
INSTRUCTIES FINANCIEEL VERSLAG
2
3
1. ALGEMENE GEGEVENS AANVRAGER
4
1.1. Vul alle gegevens van jezelf als aanvrager correct in.
5
1.1.1. indien je BTW-plichtig bent kun je slechts de kosten EXCL. BTW indienen. Indien je niet BTW-plichtig bent zal er rekening gehouden worden met de kosten INCL. BTW.
6
7
2. AFREKENING
8
2.1. Bedrag toegekend is het bedrag dat je bij toewijzing van de subsidie werd toegekend.
9
2.2. Bedrag reeds uitbetaald is het bedrag dat je na toewijzing van de subsidie als voorschot werd uitbetaald.
10
11
3. GERAAMDE KOSTEN
12
3.1. Hier vul je de kosten in die je in je begroting voorzien had, onderverdeeld in de categorieën uit de begroting. Categorieën 4, 6 en 7 zijn hier samengenomen onder categorie 4: Andere werkingskosten.
13
14
4. EFFECTIEVE KOSTEN
15
4.1. Lijst alle gemaakte kosten onder elkaar op, en nummer ze van 1 tot X. Indien je meer dan 22 lijntjes nodig hebt, kan je nieuwe lijntjes invoeren in de tabel.
16
4.2. Van elke opgelijste uitgave vul je de datum in, het factuurnummer, en de omschrijving van de kost. Op de factuur/het bonnetje schrijf je het nummer dat overeenstemt met het nummer in het respectievelijke lijntje (kolom C)
17
4.2.1. Geef dus enkel kosten weer die je kunt staven met een document (factuur, schuldvordering, betalingsbon, etc.)
18
4.1.2. De facturen dienen op naam van de aanvrager te worden opgemaakt en dienen een gedetailleerde omschrijving te bevatten. Bv. bij een honoraria dient een duidelijke omschrijving van de activiteit, onderdelen van de opdracht, link naar project enz. vermeld te zijn.
19
4.3. In kolom G vult je het bedrag EXCL BTW in, en in kolom H de BTW zelf. Indien er geen BTW van toepassing is, laat je kolom H leeg. Kolom I berekent automatisch de som van G en H.
20
21
5. BETAALBEWIJZEN
22
5.1. Van elke uitgave die je doet voor het project, voeg je een printscreen van de betaling toe of een betaalbewijs gegenereerd door je bank app. Je nummert ook deze betaalbewijzen en vult het respectievelijke nummer in in kolom K.
23
5.1.1. Een geldig betaalbewijs bevat de datum van aankoop, gegevens van de handelaar (naam, adres en ondernemingsnummer), stempel of handtekening van de handelaar, een omschrijving van de aangekochte goederen/diensten en het totaal betaald bedrag.
24
5.1.2. Van elke uitgave dien je dus minstens 2 bijlagen te voorzien: een scan van de factuur/het bonnetje én een betaalbewijs!
25
26
6. BELANGRIJKE OPMERKINGEN
27
6.1. De subsidie mag uitsluitend dienen voor de betaling van kosten verbonden aan het ingediende initiatief.
28
6.2. Alleen kosten vanaf de startdatum van jouw project kunnen worden ingediend.
29
6.3. Kosten voor aankopen die geen duidelijke link hebben met het project, zoals representatie- en overheadkosten, algemene verzekeringen, kosten administratie en beheer organisatie, kosten voor (mede)gebruik van gebouw worden niet aanvaard. Deze lijst is niet exhaustief.
30
6.4. Indien de gesubsidieerde activiteiten opbrengsten genereren dienen deze te worden doorgegeven via het tabblad UITGAVEN EN INKOMSTEN. Het uiteindelijk te ontvangen subsidiebedrag bedraagt het verschil tussen de aanvaarde uitgaven en de gegenereerde ontvangsten.
31
6.5. Wij aanvaarden enkel wettelijk toegestane vergoedingsregelingen voor artiesten.
32
6.6. Loonkosten
33
Om loonkosten in te brengen voor het project hebben we de volgende bewijsstukken nodig:
- arbeidscontract
- loonbrieven voor de af te rekenen periode
- betaalbewijzen van de lonen
- staff assignment form
34
6.7. Afschrijvingen
35
Activa die specifiek voor een project worden aangekocht kunnen enkel op het project worden aangerekend worden aan afschrijvingswaarde.
36
Als je dus vanuit een rechtspersoon het project indient dan dien je de afschrijvingsregels te volgen bij aankoop van ICT materiaal, meubels of andere investeringsgoederen.
37
Je kan dus niet het hele factuurbedrag indienen, maar enkel het afgeschreven deel ten belope van de projectperiode. Hier gelden de volgende percentages per jaar:
38
meubilair en machines: 10%
39
klein materiaal: 33%
40
hardware: 33%
41
6.8 Aankopen van roerende goederen door particulieren of feitelijke verenigingen worden toegestaan indien ze nodig zijn voor het initiatief en mits het toewijzen van een bestemming na het initiatief in functie van de buurt of gelijkaardige initiatieven. We hanteren dezelfde percentages voor het inbrengen van deze aankopen als in 6.8 (voor rechtspersonen).
42
6.9. Kosten voor catering bij publieke momenten kunnen maximaal voor 20% van het toegekende subsidiebedrag worden toegestaan, tenzij uitdrukkelijk anders gemotiveerd.
43
6.10. Deze kosten worden niet aanvaard:
44
- Internationale reis- en verblijfskosten
45
- Aankopen van onroerende goederen
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
98
99
100