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FORMULÁRIO
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DESCRITIVO DE VAGA POR ÁREA
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Referência da Vaga:Vaga 02 - Assistente em Administração (01 vaga para a Diretoria de Graduação - Campus do Mucuri)
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Cargo:Assistente em Administração
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Unidade Lotação/Exercício:Diretoria de Graduação (Prograd) , Campus do Mucuri
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Local de Trabalho:Diretoria de Graduação (Prograd) , Campus do Mucuri
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Chefia Imediata:Claudilene da Costa Ramalho
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DESCRIÇÃO DAS ATRIBUIÇÕES GENÉRICAS DO CARGO
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Descrição: Planejar, orientar e executar atividades pertinentes à administração em seus vários segmentos, dando suporte administrativo e técnico à chefia da unidade e promovendo contatos com os diversos setores da entidade e terceiros.
Atividades: Orientar a execução dos trabalhos ou atividades do setor. Manter-se esclarecido e atualizado sobre a aplicação de leis, normas e regulamentos, referentes à administração geral e específica, bem como prestar informações e orientações no âmbito da instituição. Assistir a chefia no levantamento e distribuição dos serviços administrativos da unidade. Executar atividades de complexidade mediana, tais como o estudo e análise de processo de interesse geral ou específico do setor, bem como acompanhar sua tramitação. Participar na elaboração de projetos referentes à melhoria dos serviços do setor ou da Instituição. Redigir atos administrativos e documentos da unidade. Expedir documentos e verificar suas tramitações. Manter contatos internos e/ou externos para discutir ou estudar assuntos relacionados com outros setores e problemas de natureza técnica, legal ou financeira, que sejam de interesse da instituição. Controlar o material de consumo e permanente da unidade e providenciar sua reposição, manutenção ou compra. Organizar material de consulta da unidade, tais como: leis, regulamentos, normas, manuais, livros e outros documentos. Organizar e manter arquivos e fichários da unidade. Organizar e acompanhar o sistema de recebimento e divulgação das comunicações verbais e não-verbais do setor. Planejar, propor e executar atividades de complexidade mediana, relativas à administração de recursos humanos, financeiros e orçamentários. Participar, mediante supervisão e orientação, dos trabalhos de ocorrências ou tomada de preços para a aquisição de material, redigindo atas, termos de ajuste e contratos correspondentes. Minutar contratos para fornecimento de material. Auxiliar a chefia em assuntos de sua competência. Auxiliar a chefia no controle de freqüência e escala de férias do pessoal da unidade. Auxiliar na elaboração de relatórios e projetos da unidade. Auxiliar na preparação e controle do orçamento geral da unidade. Manter registro e controle do patrimônio da unidade. Datilografar documentos da unidade, quando necessário. Providenciar levantamento de dados administrativos e estatísticos. Participar, direta ou indiretamente, de serviços relacionados às verbas, processos e convênios. Efetuar cálculos necessários. Secretariar reuniões e outros eventos (convocação, redação de atas, providenciar salas etc.). Executar outras tarefas de mesma natureza e nível de dificuldade.
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DESCRIÇÃO DAS ATRIBUIÇÕES ESPECÍFICAS DO CARGO
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Trabalhar no processo de matrículas e expedição de documentos acadêmicos para a graduação. Divulgação da UFVJM nas escolas. Auxiliar os cursos e coordenações no apoio pedagógico. Organização de eventos institucionais. Apoio aos programas institucionais da Prograd. Apoiar em outras atividades pertinentes da PROGRAD.
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OBJETIVOS COM O PREENCHIMENTO DA VAGA
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Melhorar os fluxos no processo de matrículas e na expedição de documentos acadêmicos de graduação. Aprimorar a divulgação da UFVJM nas escolas. Melhorar o auxílio prestado pela PROGRAD aos cursos e coordenações no apoio pedagógico. Aprimorar os eventos institucionais da Prograd na UFVJM. Aprimorar os fluxos de todas as outras atividades pertinentes da PROGRAD, descritas no regimento desta Pró-reitoria.
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CONHECIMENTOS TÉCNICOS DESEJÁVEIS POR ESCALA
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1. Conhecimentos BásicosConhecimentos básicos em word, excel, SEI, E-campus e Fluxos internos da UFVJM.
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2. Conhecimentos IntermediáriosAdministração pública
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3. Conhecimentos AvançadosEducação
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4- Informações AdicionaisO servidor será lotado no Campus Mucuri, na Diretoria de Graduação. Deverá estar disponível para apoiar em todas as atividades pertinentes da Prograd, conforme demanda do setor. Deve ter disponibilidade, em trabalhar em equipe e para viagens de curta duração para eventos e e para divulgação da UFVJM em escolas. É fundamental o conhecimento da burocracia da UFVJM e do serviço público.
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