Matriz mapa de riesgo 2017. publicado 31 enero
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Entidad: UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS
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MAPA DE RIESGOS 2017
(Gestión y Corrupción)
3
Misión:Formar integralmente ciudadanos, profesionales y científicos con sensibilidad y aprecio por el patrimonio histórico, social, cultural y ecológico de la Humanidad, competentes y comprometidos en la solución de problemas de la Orinoquia y el país con visión universal, conservando su naturaleza como centro de generación, preservación, transmisión y difusión del conocimiento y la cultura.
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1. IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO2. VALORACIÓN DEL RIESGO
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Proceso /
Objetivo
Área AdministrativaÁrea FacultadRiesgo
Descripción
Tipo de riesgo0. Factor
(I - E)
CausaConsecuenciaANÁLISIS DEL RIESGO
Riesgo Inherente
CONTROLESRIESGO RESIDUAL3. ACCIONES ASOCIADAS AL CONTROL
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Proba-bilidadImpac-toZona de Riesgo
(P * I)
Total controlocultarProba-bilidadImpac-toZona de Riesgo
Periodo de EjecuciónAccionesRegistro
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1
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Objetivo: Orientar y definir la gestión institucional organizadamente y en prospectiva en actividades necesarias para la formulación de los elementos de direccionamiento estratégico, con el fin de satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos.
PlaneaciónN/A
Inadecuada aplicación de recursos de inversión en desarrollo de funciones institucionales
CorrupciónInternoDesconocimiento de los procedimientos por directivos que toman decisiones sobre la ejecución de recursos.

1. Incumplimiento de las metas planeadas
2. Detrimento patrimonial
3. Investigaciones y sanciones.
3515-Aprobación del proyecto (Ficha BPUNI) por la autoridad competente.
-Elaboración y aprobación del Plan Operativo Anual de Inversiones.
-Procedimiento PD-DIE-01 "Banco de Proyectos de Inversión"
852115Semestral1) Actualizar el procedimiento BPUNI.
2) Realizar un Plan de capacitación en proyectos
3) Divulgar en Página Web, el procedimiento y flujograma BPUNI.
1) Registro en el SIG.
2) Listados de asistencia
3) Registro publicacion Web.
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2PlaneaciónN/AAprobación de proyectos de inversión que no apuntan hacia objetivos estratégicosGestiónInterno1. Desconocimiento del PAI.
2. Desactualización de procedimientos BPUNI para canalizar la inversión institucional.
3. Inasistencia a capacitaciones en proyectos por parte del personal académico-administrativo
1. Incumplimiento de objetivos institucionales.
2. Utilización ineficiente de los recursos de inversión.
3. Dificultad para alcanzar las metas institucionales
2510-Acuerdo Sup 004/13
-Procedimiento Banco de proyectos de inversión PD-DIE-01
250235Semestral1) Socializar y apropiar el PAI, desde WEB y correos institucionales.
2) Actualizar el procedimiento BPUNI
3) Capacitar anualmente en proyectos de inversión
1) Registro prublicación web
2) Registro en el SIG
3) Control asistencia a talleres
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3PlaneaciónN/ABajo nivel de ejecución financiera de los proyectos frente al monto aprobado.GestiónInterno1. Falta de control del supervisor y de la unidad proponente del proyecto.
2. Baja gestión del gestor responsable del proyecto.
1. Ineficiente gestión financiera.
2. Desaprovechamiento de recursos
3. Desatención de verdaderas necesidades académicas y administrativas
5525No existen150535Trimestral según cronograma proyecto1) Suscribir actas de inicio, avance y finalización de proyectos por gestor y supervisor del proyecto.
2) Socilitar informes de cierre del proyecto sobre el logro de objetivos y obtención de productos y resultados
1) Actas suscritas por las partes
2) Solicitud de informes
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4PlaneaciónN/AFormulación de planes estatégicos incoherentes con la realidad institucionalGestiónInterno1. Toma de decisiones sin tener en cuenta directrices institucionales.
2. Inadecuada metodología para la formulación de planes.
3. Desconocimiento sobre formulación y evaluación de planes
4. Falta de monitoreo y valuació a los planes
1. Direccionamiento institucional fuera del contexto actual.
2. Dificultad para el logro de los objetivos institucionales.
3. Desperdicio de recursos por aplicación a objetivos equivocados.
155Procedimiento PD-DIE-02450135SemestralAplicar el procedimiento para formular planesCorreos dirigidos a la Alta Dirección
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5COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL
Objetivo: Optimizar la comunicación interna y externa, vertical y horizontal de la Universidad de los Llanos, fijando los lineamientos y promoviendo acciones que incidan de manera activa en el fortalecimiento de procesos de identidad, gobernabilidad y convivencia.
Secretaría GeneralN/AFalsificación de Diplomas expedidos en nombre de la Universidad de los Llanos CorrupciónInternoFalta de normas que regulen el proceso de impresión de diplomas de graduación 1. Sanciones administrativas, disciplinarias y penales.
2. Detrimento patrimonial.
3. Deterioro de la reputación e imagen institucional
31030No existen1003410primer trimestreExpedir acto administrativo que regule la impresión y papel de seguridad de diplomas de la UniversidadResolución Rectoral
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6ComunicacionesN/AProliferación de logotipos y símbolos institucionales desconociendo del manual de identidad visualGestiónInterno1. Falta de control en la utilización de símbolos
2. Desconocimiento de normas en uso de símbolos
3. Uso no autorizado de símbolos institucionales en uniformes, afiches y otros medios
4. Uso de símbolos no aprobados en "Manual de Identidad Visual"de la Universidad.
5. Mezcla de logotipo institucional con símbolos , formas y colores no aprobados
1. Pérdida de identidad Institucional
2. Confusión en la identidad visual
3. Falta de coherencia en el manejo de la imagen institucional.
4. Confusión de identidad institucional de forma interna y externa
51050-Libro registro de símbolos
-Manual de identidad visual
3505410segundo trimeste1) Ajustar y publicar el Manual de indentidad visual Unillanos e incluir:

a) Responsable del seguimiento de la norma
b) Utilización de la marca UNILLANOS en uniformes o prendas
c) Acciones disciplinarias por incumplimiento
d) otras disposiciones de regulación

2) Sensibilizar con capacitaciones, noticias web y correos, el contenido del Manual de identidad visual
1) Manual de identidad visual ajustado y publicado
2) Control asistencia a capacitación
3) Noticia semestral en la web.
4) Correos masivos a la comunidad universitarias
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7ComunicacionesN/AUso indebido de los canales, medios e información institucional para favorecer intereses particulares.
CorrupciónInterno1. Ausencia de plan de medios y de comunicaciones
2. Ausencia de controles
1. Sanciones administrativas y disciplinarias por mal manejo de la información oficial.
2. Mala imagen, desconfianza y falta de credibilidad en la universidad
5525-Política de Comunicaciones
-Manual de Comunicaciones
500535Trimestral1) Establecer y publicar el Plan de medios y de comunicaciones que incluya responsables del seguimiento.
2) Socialización a la comunidad universitaria
1) Plan de medios y de comunicaciones establecido,
2) Publicación en página web
3) 2 noticias en la web semestral y correos masivos comunicando el plan de medios
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8ComunicacionesN/AUtilización de la marca y los símbolos institucionales con fines comerciales u otros intereses personales CorrupciónInterno1. Ausencia de un plan de medios y de comunicaciones
2. Faltad de controles
3. Uso indebido de los símbolos institucionales
4. Ausencia de valores éticos
1. Deterioro de la imagen institucional
2.detrimento patrimonial
41040-Registro de la marca Unillanos
-Libro de registro de símbolos institucional
-Normas de uso de los símbolos institucional
4504410Trimestral1) Establecer y publicar el Plan de medios y de comunicaciones que incluya responsables del seguimiento.
2) Sensibilizar a la comunidad sobre el buen uso de los recursos públicos y valores éticos
1) Plan de medios publicado
2) Control asistencia a sensibilizaciones
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9GESTIÓN DE LA CALIDAD
Objetivo: Determinar el estado y desempeño del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad a su vez que se determina las acciones necesarias para el aseguramiento del ciclo de mejora continua.
Coordinación SIGN/APerder la certificación del Sistema de Gestión de Calidad SGC, otorgada por ICONTEC.GestiónInterno1. Falta de compromiso del personal con SGC
2. Inadecuada rotación de personal en los procesos
3. Incumplimiento de Planes de Mejoramiento
4. Incumplimiento en transición SGC a NTC ISO 9001:2015
1. Deterioro de la imagen institucional
2. Pérdida de confianza en la Universidad
3. Retroceso en la gestión por procesos
4. Sanciones por parte de ICONTEC.
31030-Apoyo al cumplimiento del Plan de Mejoramiento Institucional.
-Asesoría en revisión, ajuste, elaboración e implementación de herramientas de mejora SGC
-Revisión del SGC por la Alta Dirección.
852125noviembre 301) Realizar con líderes de proceso, el seguimiento y control del plan de mejoramiento ICONTEC
2) Asesorar desde Of. Coordinadora SIG en implementación y mejora SIG
3) Recolectar información, revisar por la alta dirección y recomendar mejoras
1) Actas de reunión y asistencia
2) Actas de reunión y listas de asistencia en correos electrónicos.
3) Información para revisión por la dirección.
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10Coordinación SIGN/AImposición de sanciones de carácter ambiental a la Universidad.GestiónInterno1. Deficiente gestión ambiental
2. Falta de compromiso del personal
3. Desconocimiento de la normatividad ambiental
4. Insuficiente asignación de recursos para la gestión ambiental de la Universidad.
1. Sanciones económicas o administrativas
2. Suspensión del aprovechamiento de los recursos naturales
3.Deterioro de la imagen institucional
4. Limitación para certificación y acreditación ide programas e institucional
42080-Seguimiento de matriz legal ambiental y matriz de impactos ambientales.
-Verificación de compromisos ante las autoridades ambientales.
-Referencias norma NTC ISO 14001:2015
7013410noviembre 301) Actualizar y cumplir la matriz ambiental
2) Controlar los compromisos con las autoridades
3) Cumplir los planes del Sistema Gestión Ambiental
1) Matriz legal ambiental y matriz de impactos
2) Actos administrativos de autoridades ambientales
3) Actas de reunión, listas de asistencia, certificados de disposición final, matriz de diagnóstico SGA, diseño e implementación del Sistema de Gestión Ambiental bajo norma NTC ISO 14001:2015
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11DOCENCIA
Objetivo: Formar integralmente ciudadanos, profesionales y científicos, capaces de adaptar y generar conocimiento para el desarrollo de la Orinoquia y el país.
Admisiones, Registro y Control AcadémicoN/AAval ante Secretaría General del trámite de grado y otorgamiento de títulos a estudiantes sin cumplir requisitos legales CorrupciónInterno1. Incumplimiento de funciones
2. Falta de valores éticos.
3. Falta de controles.
1.Incumplimiento de metas . 2. Sanciones.
3.Deterioro de la imagen institucional.
21020-Lista de chequeo
-Procedimiento PD-DOC-03 trámite de grado
-Verificación documental
551135Trimestral1) Socializar procedimientos y formatos a funcionarios responsables
2) Diseñar y aplicar medidas de control
1) Control asistencia a la socialización
2) Controles aplicados
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12Admisiones, Registro y Control AcadémicoN/APérdida, manipulación o alteraciones de historías académicasCorrupciónInterno1. Incumplimiento de normatividad para organización y archivo de historias académicas.
2. Inexistencia de inventario documental.
3. Desorganización de archivos
1.Pérdida de la memoria de historias académicas de estudiantes
2. Demandas y sanciones
51050Tabla de retención documental751435Semestral1) Actualizar el inventario documental
2) Socializar la normatividad vigente
3) Capacitar a funcionarios de la oficina
1) Inventario documental actualizado
2) Control asistencia a capacitación
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13Dirección General de CurrículoN/AIncumplimiento de planes de estudio, mallas curriculares y proyectos docentesGestiónInterno1. No entregar a primer día de clase del microcurrículo del curso a desarrollar.
2. No establecer condiciones de evaluación en el curso a desarrollar
3. Incumplir los cursos del documento maestro aprobado por CONACES
4. Presentar informes parciales sin la debida revisión y verificación
1. Baja calidad académica e impacto de egresados y de productividad docente
2. Desarticulación entre los programas académicos que no evidencia la posibilidad de flexibilidad curricular exigida por MEN
3. Sanciones disciplinarias por incumplimiento de lo aprobado en MEN,CONACES, CNA
51050-Plan de accón docente
-Plan de Ejecución
-Plan de evaluación
-Condiciones de calidad de programas académicos, factor 3
-Acuerdos académicos que establecen planes de estudio de programas
4505410Semestral1) Verificar (decanos) el cumplimiento de responsabilidades de los directores de programas (Acuerdo Sup 012/09)
2) Verificar por Consejo de Facultad el plan de acción en coherencia con los cursos aprobados en el plan de estudios según documento maestro
1) Informe de decanatura en donde se certifique el cumplimiento de las fucniones de los directores de programa con sus debidos soportes
2) Actas Consejo de Facultad
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14Vicerrectoría AcadémicaPrograma AcadémicoRealización de prácticas extramuros sin cumplir el propósito de fortalecer la gestión académica CorrupciónInterno1. No planear las prácticas según planes de estudios
2. No evalauar por parte de Consejos de Facultad las prácticas que se realizan
3. Incumplimiento de directrices para formular y ejecutar las prácticas
4. Falta de compromiso institucional frente a la responsibilidad de liderar las prácticas
5. Falta de control por parte de las facultades
1. Procesos disciplinarios
2. Perdida de recursos Ley 1178/07
3. Bajo nivel académico
4. Mala imagen institucional

520100-Acuerdo Sup 017/09
-Resolución académica semestral de aprobación prácticas
-BPUNI para realización de las prácticas
-Directrices de vicerrectoría
-PD-DOC-05 Procedimiento de prácticas y visitas extramuros
-FO-DOC-02 formato de solicitud y guía de salidas.
-Decreto 055 de 2015
3005520Semestral1) Evaluar por Comité de programa y Consejo de Facultad la realización de prácticas y visitas extramuros
2) Sensibilizar a docentes y directivos en cumplimiento de responsabilidades de llevar estudiantes para prácticas
3) Solicitar un acompañamiento a la ejecución de prácticas
1) Formatos SIG
2) Control asistencia por facultad a sensibilizaciones
3) solicitud semestral de seguimiento aleatorio por parte de control interno
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15Vicerrectoría AcadémicaDecanaturaUtilización del periodo sabático para actividades diferentes a los compromisos adquiridosCorrupciónInterno1. Débil seguimieno a compromisos año sabádico
2. Fal ta compromiso ético del docente
3. No hay verificación de resultados
1. Detrimento patrimonial,
2. Incumplimiento de los propósitos institucionales
3. Afectación de la gestión académicas
3. Investigaciones disciplinarias, fiscales y administrativas.
41040Estatuto docente
Acuerdo Sup 013/00
3004410Semestral1) Definir el procedimiento para determinar el seguimiento y control del plan de actividades del docente
2) Sensibilizar a docentes sobre uso de recursos públicos y valores éticos.
3) Verificar por parte de los decanos el cumplimiento de los compromisos adquiridos y los resultados entregados
1) Procedimiento ajustado
2) Control asistencia a la sensibilización
3) Certificación de cumplimiento firmado por el decano
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16Vicerrectoría AcadémicaEscuela / Departamento / InstitutoIncumplimiento de las responsabilidades académicas asignadas por el Consejo de FacultadCorrupciónInternoDesatención de la progrmación horaria y responsabilidad docentes fijadas por Consejos de Facultad en Sistema de Asignación de Reponsabilidades Académicas SARA1. Detrimento patrimonial
2. Ineficiencia en la gestión
3. Investigaciones disciplinarias, fiscales y administrativas
51050Plan de acción docente
2505410segundo trimeste1) Establecer el procedimiento de asignación, seguimiento y control de responsabilidades docentes.
2) Divulgar el procedimiento
3) Realizar charlas con el personal docente para concienciar sobre el tema.
1) Procedimiento publicado
2) Informes de actividades doc
3) Formato de seguimiento al Plan de Acción individual
4) Correo, Boletín, Noticia web
5) Registro de asistencia
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17FacultadesPrograma AcadémicoInicio de clases del estudiante sin formalizar la matrícula GestiónInterno1. Entrega tardía de listas oficiales de estudiantes por parte de Of. Admiisiones
2. Excesivas modificaciones a los calendarios
3. Incumplimiento de las normas por los docentes
1. Demandas y sanciones a la Universidad
2. Detrimento de la imagen institucional
3. Investigaciones disciplinarias y administrativas.
5525-Acuerdo Sup 004/09, Art 76
-Acuerdo Sup 015/03, Arti 27
-PD-DOc-01 matrícula estudiantes antiguos
-PD-Doc-04 inscripción, selección y matrícula estudiantes nuevos
300535Semestral1) Cumplir calendarios académicos
2) Sensibilizar a docentes sobre implicaciones por incumplir las normas
1) Calendarios académicos
2) Registro de asistencia
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18Vicerrectoría AcadémicaFacultadConvocatorias docentes en cualquier modalidad, sin precisión de requisitosCorrupciónInternoAusencia del procedimiento que regule el proceso
1. Poca credibilidad en las convocatorias
2. Demandas a la Universidad
3. Deterioro en la imagen institucional
21020Acuerdo Sup 013/141502410segundo trimesteElaborar el procedimiento para realización de convocator docentesProcedimiento publicado SIG
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19Vicerrectoría AcadémicaEscuela / Departamento / InstitutoAutorizar pagos a docentes sin cumplir horas, contenidos y compromisos acordadosCorrupciónInterno1. Poco seguimiento por parte del supervisor
2.Inexistencia de procedimiento
3. Falta de compromiso y valores éticos por docentes y supervisores
1. Detrimento patrimonial
2. Demandas, sanciones
520100-PD-GTH-06 contratación y pago de catedráticos1505520segundo trimeste1) Elaborar el procedimiento para asignación, seguimiento y control de responsabilidades académicas
2) Implementar el procedimiento
3) Divulgar el procedimiento
4) Capacitar al personzal docente para concienciar sobre el tema.
1) Procedimiento publicado SIG
2) Informes de actividades docente y formato de seguimiento al Plan de Acción individual.
3) Correo, Boletín, Noticia web
4) Registro de asistencia
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20INVESTIGACIÓN
Objetivo: AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL
Objetivo: Fomentar y apoyar las actividades conducentes a la generación y aplicación del conocimiento, a través de investigción científica y desarrollo tecnológico.
Dirección General de InvestigacionesN/A Desvío y uso indebido de recursos de investigación en actividades de beneficio particularCorrupciónInterno1) Desconocimiento de normas legales y ética.
2) Falta de seguimiento y control
3) Desconocimiento en manejo de recursos públicos
1) Detrimento patrimonial
2)Incumplimiento de objetivos y cronogramas
3) Demandas, sanciones
41040-PD-INV-01 gestión integral de proyectos de investigación
-Acuerdo Sup 026/00
-Código de ética
4004410Semestral1) Divulgar las normas que rigen la investigación en UNILLANOS
2) Sensibilizar a los docentes sobre el buen uso de los recursos públicos y en valores éticos
1) Correos enviados a docentes investigadores
2) Registro de asistencia a jornadas de sensibilización
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21Dirección General de InvestigacionesN/AAprobación de proyectos que no cumplen con las directrices o requisitos de las convocatorias internasGestiónInterno1) Desconocimiento de los terminos de referencia
2) Falta de revisión y de controles adecuados
1) Baja calidad de los proyectos
2) Dlilación en obtención de productos de investigación
3)Incumplimiento de indicadores
4) Ineficacia en la ejecución de recursos
5) Investigaciones, sanciones
5525-Términos de referencia
-Marco normativo
-Listas de chequeo
-Actas de aprobación proyectos
701425Según apertura convocatoriaOrientar a directores de Centros de Investigación sobre la verificación del cumplimiento de los términos de referencia de las convocatorias1) Lista de chequeo proyecto
2) Actas de reunión
3) Actas de aprobación
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22Dirección General de InvestigacionesN/APlagio de investigacionesGestiónInternoInaplicabilidad de normas éticas 1) Investigaciones y sanciones
2) Deterioro de la imagen institucional
41040-Acuerdo Sup 014/14
-Evaluación académica
-Código de ética
1504410Semestral1) Incluir la verificación por parte de los evaluadores de este item
2) Sensibilizar a docentes sobre consecuencias legales y jurídicas
1) Formato de evaluación modificado
2) Registro asistencias a capacitaciones
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23PROYECCIÓN SOCIAL
Objetivo: Generar vínculos de interacción entre la Universidad y su entorno social, mediante el estudio permanente de sus problemas, la difusión y transferencia del conocimiento producido por la docencia e investigación.
Dirección General de Proyección SocialN/AMalversación de dineros utilizados para convenios CorrupciónInternoFalta de seguimiento y control en utilización de dineros de convenios1) Incumplimiento del objeto del convenio
2) Demandas y sanciones
3) Mala imagen institucional
22040-Actas de supervisión convenios
-Informe de avances
-Matriz de seguimiento físico y financiero
7011410Semestral1) Monitorear convenios desde Dirección Gral Proyección Social.
2) Presentar informes a Consejo Inst de Proyección Social
3) Denunciar anomalías
1) Matriz evaluada
2) Actas de Consejo
3) Informes
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24Dirección General de Proyección SocialN/AIncumplimiento de las responsabilidades asignadas para proyección socialCorrupciónInterno,
1) Centros de Proyección no cumplen sus funciones
2) No se realiza evaluación en Consejos de Facultad a productos de proyectos de proyección social
3) Desfase de los Planes de acción docente
4) Utilización de los proyectos de proyección social como pretexto para descarga académica
5) Distracción en proyectos sin impacto.
6) Inexistencia de indicadores de medición de los resultados de Proyección Social
1) Detrimento patrimonial
2) Bajos resultados de proyección social
3) Bajo nivel de indicadores de impacto en proyección social.
520100-PD-PSO-02
-PD-PSO-06
-PD-PSO-11
-Términos Ref Convocatorias
-Informe de actividades
-Presentación de proyectos
3005520Semestral1) Publicar convocatoria anual y términos de referencia
2) Informar sobre ejecución de proyectos de proyección social
3) Socializar la convocatoria y formatos
4) Sensibilizar a directores de Centros Proyección Social y docentes en el cumplimiento de funciones
5) Capacitar sobre uso de recursos públicos y comportamientos éticos
1) Convocatoria con términos de referencia
2) Informes de ejecución proyectos de proyección social
3) Control asistencia a socialización, sensibilización y capacitación
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25BIENESTAR INSTITUCIONAL
Objetivo: Ejecutar acciones que contribuyan al desarrollo humano, mediante la formación integral, el mejoramiento de la calidad de vida y la complementación en la construcción de comunidad, con el propósito de aportar en el cumplimiento de la misión institucional.
Bienestar UniversitarioN/AAsignación indebida de descuentos socioeconómicos a estudiantes CorrupciónInterno1) Incumplimiento del procedimiento de asignación de descuentos socioeconómicos
2) Ineficacia de controles, falta de verificación de la información.
3) Inexactitud o falsedad en la información para recibir incentivos
4) Malas prácticas estudiantiles por falta de valores éticos y falta de ética de algunos funcionarios responsables de realizar la verificación
3) No aplicación de las medidas sancionatorias según reglamento
1) Detrimento de los recursos
2) Perjuicio a estudiantes que necesitan el descuento y no son beneficiados
3) Investigaciones, denuncias, sanciones
51050Procedimiento
Visitas domiciarias aleatorias
4505410Semestral1. Realizar verificación telefónica o a través de correos institucionales de la información suministrada por el estudiante para a quellos estudiantes a los que no se les realice visita domiciliaria.
2. Realizar sensibilizaciones y socializaciones con la población estudiantil, sobre: 2.1) el adecuado acceso a los recursos de descuento socioeconómico. 2.2) sanciones que acarrean estas malas prácticas. 2.3) sobre temas de valores y comportamientos éticos.
3. Sensibilizar a través de capacitaciones a los funcionarios que tienen actividades relacionadas con el riesgo, en temas de valores, comportamientos éticos y sobre las responsabilidades de los servidores públicos y contratistas.
1) Registro de llamadas telefónicas y de correos de verificación
2) Capacitaciones de sensibilización por lo menos al 90% de los estudiantes que reciben descuento socioeconómico.
3) Sensibilización a través de correos masivos, noticias y boletines dirigidas al 100% de los estudiantes.
4) Registro de asistencia a capacitación de servidores públicos, contratistas y personal de apoyo
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26Bienestar UniversitarioN/APérdida de confidencialidad de las HV e historias clínicas de usuarios de los diferentes programas de BIGestiónInterno1) Inadecuada custodia de la información
2) Violación del secreto profesional
1) Pérdida de credibilidad del proceso
2) Deserción de estudiantes que siente violada su información personal
3515Restricción en el acceso a la información701225TrimestralCapacitar al personal que manipula y custodia las HV e Historías clínicas en el manejo y reserva de la información.Registro de asistencia a capacitación
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27GESTIÓN JURÍDICA
Objetivo: Asesorar, orientar, asistir y resguardar los intereses de la Universidad, en asuntos jurídico-administrativos, internos y externos, velando por la defensa de los intereses comunes, en cumplimiento de los fines esenciales del Estado.
JurídicaN/ACelebración indebida de contratos de prestación de servicios de menor cuantíaCorrupciónInterno1. Violación del régimen de inhabilidades e incompatibilidades por parte del contratista
2. Incumplimiento de requisitos legales para la formalización del contrato .
1) Sanciones disciplinarias, fiscales y penales.21020-PD-JUR-02 vinculación por prestación de servicios.
-FO-JUR-19 lista de chequeo para ingreso de contratistas
751135Trimestral1) Verificar selectivamente la informacion suministrada por el contratista en las páginas web de los órganos de control.
2) Validar las HV en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público y corroborar el cumplimiento de los aportes al sistema de seguridad social del contratista
Validación de la información reposada en la hoja de vida suministrada por contratista en páginas Web de las entidades que expiden las certificaciones.
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28JurídicaN/ALa no atención de las oportunidades procesales en el marco de la defensa juridica frente a la respuesta que demanda las acciones de tutuela, derecho de petición y las acciones judiciales - admnistrativas en contra de la Universidad de los LlanosGestiónInterno1) Falta de gestión oportuna de los responsables del proceso
2) Desconocimiento de la normativa viegente
3) Intereses particulres para favorecer a terceros
1) Sanciones disciplinarias, fiscales, administrtativas y penales.
2) Procesos judiciales
3) Perdidad de recursos por parte de la Administración
4520
- Sistema de justicia 21 de la rama judicial (verirficar cumplimiento términos procesales.)
- Experiencia del personal a quien corresponde las actividades de la defensa juridica de la Universidad
450435Semestral1) Capacitar al personal y verificar el conocimiento de los contratista y funcionarios que atienden los procesos
2) Verificar competencia y pericia del personal de planta, contratista y personal de apoyo sobre el manejo de estos temas.
3) Realizar seguimiento a las acciones establecidas en el mandato del daño antijurídico
- Acudir a EKOGUI para que periodicamente nos brinde capacitación en defensa juridica
-confrontar la informacion que reposa en la pagina web de la rama judicila justicia veintiuno con la informacion que entrega el asesor externo de la Universidad y dejar evidencias
-Estudios de oportunidad y convencia para verificar la experiencia del personal requerido.
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29GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
Objetivo: Gestionar con eficiencia y eficacia los servicios administrativos, de forma tal que permita a la administración el cumplimiento de su misión.
Oficina de PersonalN/AProvisión de cargos sin el cumplimiento de requisitos, perfiles, competencias laborales CorrupciónExterno1) Inaplicabilidad de reglamentos y normas sobre perfiles y requisitos de cargos
2) Prácticas clientelistas
1) Afectación de la reputación y buen nombre de la Universidad
2) Deficiente gestión académico-administrativa
3) Demandas y procesos disciplinarios
51050-Manual de funciones y competencias
-Manual de procesos y procedimientos.
3005410Permanentemente cada vez que se requiera1) Actualizar Manual de Funciones
2) Certificar el cumplimiento de requisitos, perfiles y competencias para la provisión de cargos según normas
3) Cumplir los procesos y procedimientos de provisión de cargos.
Comunicación dirigida al nominador, indicando si el candidato a ocupar el cargo, cumple o no con las competencias y se ajusta al perfil del cargo.
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30Oficina de PersonalN/AVinculación de docentes o administrativos sin cumplir requisitosCorrupciónInterno1. No revisión de antecedentes disciplinarios.
2. Perfil no adecuado a la linea académica o requisito convocado o perfil requerido.
1. Detrimento patrimonial de la Institucion
2. Demandas, sanciones
41040-PD-GTH-01 selección y vinculación en planta adtiva provisional
-PD-GTH-07 vinculación catedráticos de pregrado
-PD-GHT-09 vinculación y pago catedráticos postgrado
-Estatuto docente y administrivo.
2504410Permanentemente cada vez que se requiera1) Verificar lista de chequeo de ingreso
2) Verificar y certificar el cumplimiento de los requisitos, perfiles y competencias para provisión de cargos señalados en Manual de Funciones y Competencias Laborales y según convocatoria docente
1) Lista de chequeo
2) Comunicación dirigida al nominador, indicando si el candidato a ocupar el cargo, cumple o no con las competencias requeridas y se ajusta al perfil del cargo.
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31Oficina de PersonalN/AInadecuado pago de nómina y de seguridad social CorrupciónInterno1) Errores de liquidación en nómina
2) Pago de seguridad social a personas no vinculadas a la entidad
3) Pagos de horas extras a personal sin derecho o no laboradas
1) Detrimento patrimonial
2) Demandas, sanciones
51050-PD-GTH-03 liquidación de nómina, prestaciones sociales, seguridad social y parafiscales
-PD-GTH-24 realización y pago de trabajos suplementarios
3005410Mensual1) Verificar cada una de las novedades que afectan la nómina mensual
2) Verificar en el nuevo módulo de nómina que se cuente con las liquidaciones de parafiscales
3) Cumplir procedimiento PD-GTH-24
1) Firma del Jefe de Personal
2) Acta de conformidad del módulo de nómina
3) Formato control de horario
39
32Comité de Evaluación y Promoción DocenteN/AInadecuado escalafonamiento docenteCorrupciónInterno1) Incumplimiento de normas
2) Falta de precisión en aspectos normativos
3) Favorecimiento
1) Equivocadas interpretaciones por vacíos que generan problemas de aplicación
2) Demandas, denuncias, sanciones
3) Detrimento patrimonial por pagos indebidos
520100Acuerdo Sup 002/047014410primer trimestre1.Ajustar Acuerdo Sup 002/04
2. Verificar y cumplir los procedimientos y normas existentes
1) Acuerdo Superior 002/04 ajustada
2) Procedimiento revisado y ajustado
40
33Asuntos DocenteN/A Manipulacion en el ingreso de puntaje salarial y de bonificaciones. CorrupciónInterno1) Favorecimiento a terceros
2) Falta de precaución en la digitación
3) Falta de verificación o adecuados seguimientos
Detrimento patrimonial 11010Audiitoria al Sistema601135Trimestral1) Comparar sistema SIIF y resoluciones
2) Revisar nómina, comparar diferencias
3) Rrevisar los actos administrativos
4) Pagar solo lo que esté soportado
1) Evidencia del seguimiento
41
34GESTIÓN FINANCIERA
Objetivo: Administrar de manera eficiente y eficaz los recursos financieros de la Universidad garantizando el cumplimiento de los compromisos adquiridos con la comunidad y los entes de control.
ContabilidadN/AManipulación de la información contable en beneficio de tercerosGestiónInterno1) Incumplimiento a los procesos y procedimientos
2) No se ejerce autocontrol en las actividades
3) No se realizan auditorías internas de control
Sanciones por variación de la información reportada
3515-PD-FIN-02 elaboración de estados financieros
- Saldos mensuales dependencias que presentan informes a contabilidad.
852115mensual1. Revisar boletín diario de tesorería
2) Revisar informe de almacén
1) Boletín revisado
2) Conciliación saldos almacén
42
35PresupuestoN/AManipulación de la información financiera presupuestal para beneficio de tercerosCorrupciónInterno1) Falta de control y seguimiento al uso de claves
2) Falta de control y seguridad en el sistema SICOF
3) Incumplimiento del procedimiento de presupuesto
4) Falta de autocontrol en las oficinas
5) Falta de auditorias internas de control y seguimiento
1) Variación en informes y auxiliares por rubros y centros de costos errados
2) Sanciones
5525-PD-FIN-01 presupuesto
-Revisión Ingresos y gastos RP y PGN
-Cronograma de informes
- Claves según módulo de uso
4005351) Según novedad
2) Mensual
3 y 4) Tercer trimestre
1) Solicitar a Sistemas desactivar clave según novedad
2) Verificar en módulo de presupuesto los controles y seguridad.
3) Revisar y actualizar el procedimiento PD-FIN-01
4) Socializar el procedimiento con las oficinas que interviernen en el mismo
1) Solicitud mediante correo
2) Acta de conformidad o soliicitud de ajuste en caso de requerirlo.
3) Procedimiento actualizado
4) Correos a las unidades académico administrativas
43
36TesoreríaN/APérdida de títulos valores por ingreso de personal no autorizadoGestiónInterno1) Ingreso violentando chapas
2) Atraco en horario de atención a público
3) Traspapelación de título valor
1) Pérdida de recursos
2) Sanciones
3) Gastos administrativos
11010-Custodia en caja de seguridad
-Consignación en carro de valores
-Acceso restringido a Of. Tesorería
-Manejo diario de caja y bancos
-Sello de páguese a primer beneficiario
-Protectógrafo sello húmedo
701135primer trimestre1) Controlar ingreso de personal ajeno a la dependencia.
2) Solicitar los elementos mínimos para generar seguridad a la oficina
1) Información al público de atención únicamente por ventanilla.
2) Correo a la Vicerrectoría de Recursos sobre requerimientos mínimos de seguridad
44
37TesoreríaN/AInadecuada gestión de tesorería CorrupciónInterno1) Jineteo de fondos en beneficio propio
2) Inversiones en entidades que no ofrecen seguridad favoreciendo los intereses de terceros
3) Cobro de dádivas por trámite de cuentas
4) Ordenar o efectuar pagos sin el lleno de los requisitos legales y retardar el pago de obligaciones legalmente contraídas
1) Detrimento patrimonial
2) Sanciones y multas de entes de control
3) Afectación de la imagen
11010-Informe caja y bancos
-Conciliación bancaria
-No represamiento de cuentas
751135Semestral1) Sensibilizar en manejo de recursos públicos al personal de la oficina
2) Solicitar por lo menos 1 auditoría en el plan de auditorias
1) Registro asistencia a la sensibilización
2) Correos
45
38GESTIÓN DE INTERNACIONALIZACION
Objetivo: Incorporar la dimensión internacional e intercultural del conocimiento en los espacios universitarios mediante la movilidad para la formación de la comunidad universitaria, establecimiento-seguimiento a convenios, redes y alianzas interinstitucionales de cooperación, diseño-ejecución de proyectos colaborativos en investigación y desarrollo, participación en sociedades del conocimiento y la institucionalización de la internacionalización en Unillanos.
InternacionalizaciónN/ADesviación de recursos OIRI para proyectos de movilidad, redes, convenios de UnillanosCorrupciónInterno1) Incumplimiento de funciones y de responsabilidades
2) Falta de estudios previos
3) Insuficiente vigilancia y auditoria
1) Sacrificio del beneficio común por un beneficio particular.
2) Desaprovechamiento de recursos para beneficio de la comunidad universitaria.
155Procedimientos y formatos SIG (Ficha contraparte del exterior)852115SemestralRealizar seguimiento (grupo técnico de OIRI) sobre orientación y supervisión del buen uso de los recursos.Actas
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39InternacionalizaciónN/APoca demanada de servicios OIRI por parte de estudiantes y docentes GestiónInterno1) Desinterés de la comunidad universitaria por becas y servicios de internacionalizacion. 2) Falta de motivación y promoción por parte de las facultades y programas académicos. 3)Disminución de recursos destinados al apoyo y gestión de internacionalización. 1) Desaprovechamiento de los servicios de internacionalización.
2) Incumplimiento de las proyecciones e indicadores acreditación de programas.
3) Bajavisibilidad de los programas a nivel nacional e internacional.
3515-Publicación y socialización de servicios de internacionalización mediante Portal Web, correo institucional, redes sociales, jornadas informativas, atención personalizada y memorandos de divulgación400335noviembre 301) Solicitar espacio en los comités y consejos para ampliar la socialización y sensibilización de los servicios de internacionalización.
2) Socializar, promocionar, motivar a estudiantes y profesores
Actas,
listas de asistencias,
Estrategias se socialización (memorandos, correos electrónicos, noticias, etc)
47
40InternacionalizaciónN/AIncumplimiento de requisitos en convocatorias de terceras instituciones o de universidades externas, programas de movilidad y becas internacionalesGestiónInterno1) Desconocimiento de los procedimientos establecidos para la movilidad
2) Atencion tardía por parte de Comité de Programa, Consejo de Fcultad, Dirección de Currículo para la emision de avales de movilidad.
3) Admisiones, invitaciones y carta de acpetación que no llegan a tiempo por parte de las instituciones contrapartes externas
1) Pérdida de becas y demás oportunidades 2) Mala imagen ante la cumunidad academica e instituciones externas 3) Disminución de indicadores de los programas para la acreditación. 3515-Mensajes (telefonía, e-mail, portal, redes , memorandos) sobre vencimiento de fechas y requisitos.
-Gestión ante dependencias intervinientes, comités, consejos, programas, facultades solicitando información
701225noviembre 301) Socializar procedimientos a programas y facultades sobre movilidad
2) Establecer calendarios de recepción de documentos anticipados que permitan espacios para la solución de imprevistos.
Listas de asistencias, memorandos, correos electrónicos y fichas de convocatorias.
48
41GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
Objetivo: Administrar de forma eficaz y eficiente los recursos para realizar los procesos misionales de la Universidad.
AlmacénN/AManipulación de inventarios para encubrir la ausencia o emersión de bienes o la suplantación de los mismos. CorrupciónInterno1) Omisión de principios, objetivos y fines de almacén e Inventarios
2) Falta de controles internos en la oficina
1) Sanciones
2) Detrimento patrimonial
210201. Procedimiento de Inventario PD-GBS-08.

2. Formato Acta de Toma Fisica de Invetario FO-GBS-57.
852125SemestralCapacitar al personal de Almacén e Inventarios en temas sobre el buen uso de los bienes públicos y en ética y valores1) Boletín interno semestral
2) Control de asistencia
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42AlmacénN/AHurto, apropiación, uso indebido y aplicación diferente de los bienes institucionalesCorrupciónInterno1) Incumplimiento de lineamientos y funciones propias del Almacén e Inventarios
2) Insuficientes e inadecuados controles los bienes de la Universidad.
3) Falta de valores éticos en la comunidad universitaria
1) Detrimento patrimonial
2) Denuncias, sanciones
3) Mala imgagen institucional
51050-PD-GBS-08 acta de toma de inventario
-FO-GBS-57
4000.4101) Semestral
2) Primer trimestre
3) Segundo trimestre
4) Semestral
1) Socializar procedimiento PD-GBS-08 y las implicaciones legales por no cumplimiento
2)Gestionar ante la Vice Recursos - Servicios Generales, las medidas para el ingreso y salida de los activos de la Universidad.
3) Gestionar la compra y utilización de lectores para realización de inventarios
4) Sensibilizar a servidores públicos, contratistas y colaboradores en temas relacionados con el buen manejo de los recursos públicos y en valores éticos
1) correos y noticia
2) Comunicación
3) Cotizaciones
4) Control de asistencia
50
43Vicerrectoría de Recursos UniversitariosN/ACelebración de contratacion sin el cumplimiento de requisitosCorrupciónInterno1) Incumplimiento de las normas
2) Desatención de los procedimientos
3) Malas prácticas administrativas-financieras
4) Favorecimiento a terceros
1) Demandas, sanciones
2) Detrimento patrimonial
3) Disminución de aportes estatales
4) Mala imagen institucional
31030PD-GBS-01
PD-GBS-10
PD-GBS-11
PD-GBS-12
Estatuto contratación
Manual proveedores
852125Semestral1) Socializar los procedimientos con el personal que interviene en ellos
2) Revisar permanentemente los procedimientos, verificando que estén siempre actualizados
1) Control de Asistencia
2) Ajustes en caso de requerirlos
51
44Vicerrectoría de Recursos UniversitariosN/ABeneficios a terceros en la selección de proveedores y adjudicación de contratosCorrupciónInterno1) Acomodación de requisitos y pliegos de condiciones
2) Suministro de información privilegiada
3) Alteración de las propuestas económicas presentadas
4) Prácticas clientelistas
1) Denuncias, sanciones
2) Pérdida de credibilidad institucional
3) Detrimento patrimonial
4) Suspensión de aportes públicos

31030PD-GBS-01
PD-GBS-10
PD-GBS-11
PD-GBS-12
Estatuto contratación
Manual proveedores
852125SemestralSensibilizar sobre el manejo de recursos públicos y en valores éticos y morales al personal que participa en el proceso.Control asistencia
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45Vicerrectoría de Recursos UniversitariosN/ARecepción de materiales, equipos, suministros e insumos, sin el cumplimiento de las especificaciones técnicas exigidasCorrupciónInterno1) Estudios técnicos sin las especificaciones o características del bien o servicio a adquirir
2) Falta de fichas técnicas en los requerimientos o solicitud del bien o servicio
3) Favorecimiento a terceros
1) Demoras en el desarrollo de proyectos por devolución a proveedores
2) Baja calidad en los proyectos por bienes inadecuados
3) Demandas, sanciones
51050-Formato requerimiento
-Ficha técnica
-Formato estudios técnicos
2505410primer trimestre1) Diseñar e implementar el formato de estudio de factibilidad para bienes y servicios mínima cuantía
2) Socializar el procedimiento
Formato
Correo electrónico
boletín informativo
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46Servicios GeneralesN/AAdulteración de soportes en el diseño de rutas de transporte a estudiantesCorrupciónInterno1) Falta de control y verificación de recorridos
2) Incumplimiento de funciones y procedimientos
3) Solicitar o recibir dádivas
4) Falta de ética de funcionarios y contratistas
1) Detrimento patriimonial.
2) Desmejoramiento a la calidad del servicio.
3) Sanciones disciplinarias
21020-Formato control rutas
-Seguimientos
-Revisiones aleatorias
701135SemestralSensibilizar sobre comportamiento ético y valores dirigido a los conductores y personal administrativo que participa en el procedimiento.Listado asistencia
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47Servicios GeneralesN/AHurto de bienes institucionales y de la comunidad univeristaria GestiónInterno1) Libre ingreso de personas a la universidad
2) Inexistencia de torniquetes electrónicos
3) Infraestructura física (muros y mallas ) en mal estado
1) Pérdida de activos físicos
2) Daños a propiedad y personas
3) Ingreso de sustancias sicoactivas y elementos no permitidos
5525-Carné ingreso a Univ
-Exigencia de documento a personal externo
150535Trimestral1) Exigir a la empresa de vigilancia para el cumplimiento del control
2) Sensibilizar al personal universitario sobre usp de carné para ingreso
3) Gestionar la implementación de sistemas de monitoreo de ingreso
1) Registro de Asistencia
2) Registro de la sensibilización
3) Solicitud ante Vicerrectoría
55
48Servicios GeneralesN/ASalida no autorizada de equipos o recursos tecnológicosCorrupciónInterno1)Falta de procedimiento para la salida de elementos
2) Ausencia de controles
3) Inadecuados comportamiento éticos
1) Hurto o périda de activos
2) Detrimento patrimonial
3) Denuncias, sanciones
51050Autorización de salida 1005410Semestral1) Elaborar el procedimiento para el ingreso y salida de elementos
2) Sensibilizar y promover comportamiento ético
1) Pocedimiento publicado SIG
2) Noticia y control de asistencia
56
49GESTIÓN DOCUMENTAL
Objetivo: Establecer las actividades técnicas y administrativas tendientes a la planificación, organización, administración, control y disposición final de la documentación producida y recibida por la Universidad, asegurando su conservación para la consulta y servicio de la Administración y partes interesadas.
Archivo y CorrespondenciaN/ASustracción, eliminación o manipulación de documentos, archivos físicos y electrónicosCorrupciónInterno1) Falta de control en la gestión de archivos
2.)Ausencia del procedimiento para préstamo y consulta de archivos
3) Extravío deliberado de documentos para favorer a terceros.
4) Falta de políticas de seguridad de la información.
1) Pérdida de la memoria institucional
2) Afectación de derechos ciudadanos.
3) Procesos judiciales (demandas, tutelas)
4) Detrimento patrimonial
5) Sanciones por organismos de control
31030Procedimiento xx procedimiento de préstamo.4003410Trimestral1) Capacitar sobre organización y manejo de archivo físicos y electrónicos
2) Visita a los archivos de gestión
3) Realizar seguimiento permanente a la gestión de archivos
1) Registros de asistencia
2) Actas de visita
3) Actas o informes de verificación
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50Archivo y CorrespondenciaN/APérdida de trazabilidad de la correspondencia emitida y recibida por la Universidad. GestiónInterno1) Falta de seguimiento y control del sistema de registro de correspondencia.
2) Falta de capacitación y orientación para la utilización del sistema de registro.
3) Falta de compromiso de funcionarios
1) Afectación de derechos
2) Vencimiento de términos a solicitudes.
3) Incumplimiento a solicitudes por organismos de control.
51050-Seguimiento de la correspondencia emitida y recibida a tavés de la ventanilla única.
-Planilla de control de correspondencia externa recibida y enviada
551435Trimestral1.Efectuar seguimiento y control a las planillas de entrega de correspondencia emitida y recibida externa.
2. Capacitar a servidores públicos, contratistas y personal de apoyo sobre la aplicación de las normas y directrices de correspondencia.
3. Mejorar el seguimiento y control con apoyo de la tecnología
1. Seguimiento indicador tiempo entrega correspondencia
2. Capacitaciones realizadas, registro de asistencia.
3. Alertas electrónicas a las dependencias.
58
51GESTIÓN DE TIC
Objetivo: Gestionar, planificar y evaluar, los recursos nuevos y actuales que conforman la estructura tecnológica y de comunicaciones de la Universidad de los Llanos, para responder a los requerimientos internos y externos, garantizando la disponibilidad, autenticación, integridad y confidencialidad de la información y el resguardo de los recursos computacionales a nivel de hardware y software, que permitan el óptimo desempeño de la gestión de la Universidad y una adecuada toma de decisiones para el logro de la misión.
SistemasN/AIncumplimiento de políticas y medidas de seguridadCorrupciónInterno1) Omisión deliberada de la información.
2) Uso indebido de los recursos informáticos (redes, sistemas, página web)
3) Falta de compromisos éticos de funcionarios
1) Denuncias, investigaciones, sanciones administrativas, disciplinarias y penales.
2) Mala imagen institucional
3) Detrimento patrimonial
31030Capacitaciones para dar a conocer la política de seguridad.802125SemestralDivulgar en página web, boletín interno y capacitaciones de las políticas de seguridad, para que el personal conozca sus responsabilidades ante el sistema y sus consecuenciasCertificación de publicación
Listados de asistencia
59
52SistemasN/ADeterioro de infraestuctura tecnológica institucionalGestiónInterno1) Obsolescencia de hardware, softwares, redes, cableado estructurado e inalámbricas.
2) Insuficiente mantenimiento en servidores y conectividad general
3) Fallas en las bases de datos
4) Inestabilidad de la red eléctrica
1) Pérdida de información y comunicación
2) Dificultad para acceder a los sistema de información
3) Entorpecimiento de la gestión académica, administrativa y financiera
4) Entrabamiento de los procesos institucionales SIG


31030Pplan de mantenimiento preventido anual a equipos de cómputo, de comunicaciones y redes802125noviembre 30Ejecutar el mantenimiento preventido en equipos PC, de comunicaciones, servidores y monitorear la redRegistro de mantenimiento realizado
60
53GESTIÓN DE APOYO A LA ACADEMIA
Objetivo: Contribuir al desarrollo del quehacer académico, mediante oferta de servicios y recursos didáctivos actuales como aporte al proceso de transmisión de conocimientos.
BibliotecaN/A1. Pérdida de recursos bibliográficos de la UniversidadGestiónInterno1) Ausencia de controles sobre inventario bibliográfico
2) Manejo manual de la información bibliográfica
1) Detrimento patrimonial
2) No detección a tiempo de ausencias o faltantes de inventario
41040-Inventario manual
-Registro diarios de entradas y salidas
701335SemestralImplementar herramientas tecnológicas los seguimientos o controles al procesoHerramienta implementada y aplicada
61
54BibliotecaN/A 2. Apropiación de dineros percibidos por venta de libros y multasCorrupciónInterno1) Recepción de dineros en la biblioteca
2) Falta de controles efectivos
2) Falta de compromisos éticos
1) Detrimento patrimonial
2) Acciones disciplinarias
2510-Factureros de caja
-Resolución Rectoral 1593/08
651125primer trimestre1) Revisar y actualizar la normatividad existente.
2) Revisar y si es el caso ajustar el procedimiento
Norma y procedimiento revisado, actualizado y ajustado
62
55FacultadesLaboratorios3. Uso indebido de materiales o insumos de laboratoriosCorrupciónInterno1) Falta de controles y seguimientos del uso de insumos
2) Deficiencia en el manejo de inventarios
3) Actualización de los requerimientos
1) Perjuicio en los requimientos de los insumos
2) Pérdida de recursos económicos
4520-Kárdex
-FO-GBS-61 etiquetas soluciones en laborat
-FO-GCL-03 etiqueta de residuos peligrosos
500435SemestralActualizar los kárdex de materiales e insumosKárdex de insumos y materiales en cada laboratorio actualizados
63
56EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL
Objetivo: Identificar debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas de los procesos institucionales, mediante la aplicación de instrumentos de medición y evaluación, para verificar el cumplimiento de las actividades y lineamientos normativos aplicables a los procesos. En el evento del incumplimiento de los deberes, la violación al régimen de prohibiciones o estar inmerso en una causal de inhabilidad e incompatibilidad, realizar la respectiva investigación, evaluación y sanción.
Control InternoN/ASubjetividad en los informes de auditoría interna por interés del proceso auditadoCorrupciónInterno1) Alteración de informes por favoritismos
2) Falta de ética profesional de funcionarios
3) Aceptación de prevendas
1) Pérdida de credibilidad en el proceso de evaluación y control y de la institucionalidad
2) Incumplimiento indicadores
3) Demandas, sanciones
12020Caracterización y procedimiento de auditoría interna
7011410TrimestralRealizar seguimiento y controles al plan de auditorías y ejecución de procedimientos
Acta reunión equipo de trabajo
64
57Control InternoN/Aincumplimiento en la presentacion de informes a entes de control GestiónInterno1) Desconocimiento de la normatividad y roles de control interno
2) Desarticulacion del plan de accion de la Oficina de control interno
3) Insuficiente capacitación y formación de auditores


1) Sanciones disciplinarias
2) Incumplimiento de objetivos e indicadores
3) Inocuidad del control y evaluación por procesos
22040-Capacitacion al equipo de control interno
-Rrevision de indicadores de control iterno
6011410TrimestralRealizar seguimiento y controles al plan de acción de la Oficia de Control internoActa reunión equipo de trabajo
65
58Control Interno DisciplinarioN/AFavorecimiento a sujetos
procesales dentro de
procesos disciplinarios
CorrupciónInternoAlteración de los criterios del proceso disciplinario,por favoritismos personales o de terceros 1) Impunidad a las actuacciones disciplinarias
2) Deterioro de la imagen institucional
3) Demandas, investigaciones, sanciones
22040-Procedimientos Of. Control disciplinario.
-Indagacion peliminar e investigación disciplinaria
6511410TrimestralRegistrar y valorar la quejaLibro radicador
66
59Control Interno DisciplinarioN/AParcialización de investigaciones disciplinarias
CorrupciónInterno1) Acción u omisión frente al debido proceso disciplinario
2) Omisión de informes a entes de control sobre situaciones que deben ser de su conocimiento
1) Impunidad en actuacciones disciplinarias
2) Baja imagen del proceso investigativo
3) Mala reputación institucional
22040-Revision parcial de porcesos disicplinarios
-Seguimiento de las actuaciones disciplinarias desarrolladas
7011410TrimestralRealizar seguimiento y control a cada proceso disciplinario, evalúando el debido proceso en cada etapa disciplinariaActa reunión equipo de trabajo
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60AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL
Objetivo: Fortalecer y garantizar las condiciones de calidad institucionales y de los programas académicos, con miras al aseguramiento de la calidad académica.
Secretaría Técnica de AcreditaciónN/AIncumplimiento en entrega de productos de docentes grupos GAP en los procesos de autoevaluación CorrupciónInterno1) Ineficaz en control de Consejos de Facultad
2) Inadecuado seguimiento a productos de procesos de autoevaluación
3) Ineficaz control a tiempos y responsabilidades docentes GAP
1) Incumplimiento de metas y tiempos en procesos de autoevaluación y planes de mejoramiento.
2) Detrimento patrimonial por descarga de tiempos docentes y contratación adicional
3) Ineficiencia en la gestión
4) Insuficiente medición por indicadores.
5) Sanciones CNA
51050-Resolución Académica 062/16 de asignación de tiempos.
-Plan de actividades académicas docentes
-Seguimiento al Plan por os Consejos de Facultad
701435SemestralRealizar informe y socializar al Comité Institucional de Acreditación y Consejos de Facultad sobre el cumplimiento y avance de grupos GAP. Informe y acta de reunión
68
Fuente: Líderes de proceso SIG, Jefes de Dependencias
69
ADMINISTRACIÓN RIESGO: (DAFP define el Riesgo como la posibilidad de ocurrencia de una situación o eventos que puedan afectar el logro de objetivos o el desarrollo normal de un proceso / institución)
70
71
0.Contexto estratégico
Es la base para identificar R; suministra información sobre las causas y ayuda a visualizar las consecuencias
Diagnóstico de factores Internos: Estructura, cultura organizacional, cumplimiento de planes, programas y proyectos, procesos y procedimientos, sistemas de información, modelo de operación, recursos humanos y económicos con que cuenta la entidad.
72
Diagnóstico de factores Externos: Políticos, económicos, sociales, culturales, legales, ambientales, tecnológicos
73
Factores = Eventos, circunstancias, medios o agentes que generan incertidumbre sobre el normal desempeño ... son amenazas para el logro de objetivos
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1.Identificación Riesgo
Proviene del análisis anterior (riesgo, causas, factor, efectos)
Paso 1. Identificación del Proceso y el objetivo donde se estudia el riesgo: Referenciar el Mapa de procesos institucionales (SIG) / área administrativa / área facultad
75
Paso 2. Descripción del riesgo: Identificar y focalizar aquellos riesgos relevantes y significativos que afectan directamente el objetivo del proceso
76
Paso 3. Establecer las causas del Riesgo: Definir los aspectos o condiciones que ocasionan el riesgo; posteriormente se identifican acciones para eliminar el riesgo, desde su causa u origen
77
Descripción Riesgo: Expresar la posible ocurrencia del Riesgo y sus efectos; características o formas de manifestación de la situación que afecta el desempeño Proceso
78
Paso 4. Identificar los eventos del riesgo: Definición del riesgo: Identificar si es riesgo de gestión o riesgo de corrupción. Con el fin de facilitar la identificación del riesgo de corrupción y de evitar que se presenten confusiones entre un riesgo de gestión y uno de corrupción, se sugiere la utilización de la matriz de definición de riesgo de corrupción, que incorpora cada uno de los componentes de su definición. Si en la descripción del riesgo, las casillas son contestadas TODAS afirmativas, se trata de un riesgo de corrupción.
79
Matriz definición del riesgo de corrupción
80
Descripción del riesgoAcción u omisiónUso del poderDesviar la gestión de lo públicoBeneficio particular
81
82
Paso 5. Consecuencias Riesgo: Manifestaciones negativas en términos de interrupciones, incumplimiento, pérdida de credibilidad, sanciones, hasta lesiones físicas. Son los efectos ocasionados por la ocurrencia de un riesgo que afecta los objetivos o procesos de la entidad. Pueden ser una pérdida, un daño, un perjuicio, un detrimento. La consecuencia se convierte en un insumo de la mayor importancia, toda vez que es la base para determinar el impacto.
83
¿Qué puede suceder? ¿Cómo puede suceder? ¿Cómo se manifiesta? ¿Cuáles son sus características? . . . Son situaciones afectan el noraml desarrollo del PROCESO
84
2.Valoración del riesgoAnálisis de riesgoPaso 1. Determinar los criterios para la medición de los riesgos de corrupción.
Probabilidad: Es la oportunidad de ocurrencia de un evento de riesgo. Se mide según la frecuencia (número de veces en que se ha presentado el riesgo en un periodo determinado) o por la factibilidad (factores internos o externos que puedan determinar que el riesgo se presente).
Impacto: Son las consecuencias o efectos que pueda generar la materialización del riesgo de corrupción de la entidad.
85
Paso 2. Procedimiento para la medición del riesgo de corrupción:
86
Medición del riesgo
Probabilidad
87
DescriptorDescripciónFrecuenciaNivel
88
Rara vezOcurre en excepcionalesNo se ha presentado en los últimos 5 años.1
89
ImprobanlePuede ocurrirSe ha presentado una vez en los últimos 5 años.2
90
PosibleEs posible que sucedaSe presentó una vez en los últimos 2 años3
91
ProbableOcurre en la mayoría de los casosSe presentó una vez en el último año4
92
Casi seguroEl evento ocurre en la mayoría de las circunstancias. Es muy seguro que se presente.Se ha presentado más de una vez al año.5
93
Medición del riesgo
Impacto
94
DescriptorDescripciónNivel
95
ModeradoAfectación pacial al proceso y a la dependencia
Genera medianas consecuencias para la entidad
5
96
MayorImpacto negativo de la Entidad
Genera altas consecuencias para la entidad
10
97
CatastróficoConsecuencias desastrosas sobre el sector
Genera consecuencias desastrosas para la entidad
20
98
Mecanismo para determinar la asignación del puntaje de impacto: el impacto se mide según el efecto que pueda causar el hecho de corrupción al cumplimiento de los fines de la entidad. Para facilitar la asignación del puntaje diligencie el formato para determinar impacto (hoja 2)
99
Resultados de la calificación del riesgo
100
PROProbabilidadPuntajeZonas de riesgo
101
Casi seguro525
Moderada
50
Alta
100
Extrema
Loading...
 
 
 
MAPA RIESGOS
formato determinar impacto
formato controles de riesgos
Copia de Lista