A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | O | P | Q | R | S | T | U | V | W | X | Y | Z | AA | AB | AC | AD | AE | AF | AG | AH | AI | AJ | AK | AL | AM | AN | AO | AP | AQ | AR | AS | AT | AU | AV | AW | AX | AY | ||
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1 | PHILIPPINES COUNCIL FOR AGRICULTURE AND FISHERIES | PCAF-PMKMD-QP02-F01 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
2 | Version 1 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
3 | Operational Planning Quality Form | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
4 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
5 | Annual Physical and Financial Plan (tier 1) | Reference Number | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
6 | Date: | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
7 | Division: Administrative, Financial and Management Division (AFMD) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
8 | Section: General Services Section | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
9 | Function | Key Activities | Performance Indicator | Annual Physical Targets | Travelling Expenses | Training Expenses | Supplies and Materials | Utility Expenses | Communication Expenses | Awards/Rewards and Prizes | Extraordinary & Miscellaneous | Professional Services | General Services | Repairs and Maintenance | Taxes & Insurances | Other Maintenance & Operating Expenses | TOTAL | REMARKS | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
10 | 1st | 2nd | 3rd | 4th | Total | Travelling (Local) | Travelling (Foreign) | Training, conventions | Office Supplies | Accountable Forms | Drugs and Medicine Exp | Fuel, Oil & Lubricants | Semi-Expendable Machinery & Equipment | Semi-Expendable Furnitures, Fixtures & Books | Other Supplies Expenses | Water Expenses | Electricity Expenses | Postage and Courier Services | Telephone (Mobile) | Telephone (Landline) | Internet Connection | Prizes | Extraordinary & Miscellaneous | Legal Services | Auditing Services | Consultancy Services | Other Professional Services | Janitorial Services | Security Services | Office Building | Office Equipment | Furniture and Fixtures | Info.& Comm. Tech Equip | Motor Vehicle | Taxes, Duties & Licenses | Fidelity Bond Premiums | Insurance Expenses | Advertising Expenses | Printing & Publication | Representation Expenses | Rent - Building & Structure | Rent - Motor Vehicle | Library & Other Reading Materials | Donations | Other MOOE | |||||||
11 | 1. Execute policy, rules, regulation and programs in all areas of records management in accordance with the National Archives Law, Rules & and supply management in accordance with the existing auditing and accounting procedure and procurement laws. | 0 | - | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
12 | 2. Develop, maintain and periodically update the records,property and supply management management aspect of the Finance, Administrative Management Information System (FAMIS) database. | 0 | - | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
13 | 3. Ensure effective and consistent implementation of policies and principles relative to records management and physical safety and security. | 0 | - | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
14 | 4. Advise management on strategic and/or sensitive records management issues and other related relevant matters. | 0 | - | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
15 | 5. Undertake programs to ensure management of all physical facilities, equipments, furnitures, fixtures and vehicles. | 0 | - | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
16 | I. RECORDS MANAGEMENT | 0 | - | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
17 | 1. Maintain records management information system of the agency | No. of work station maintained | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | - | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
18 | No. of server updated/maintained | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | - | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
19 | 2. Ensure centralized and proper management of records. | 0 | - | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
20 | a. Record in-coming & out-going documents for filing/processing and dissemination | No. of incoming docs | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | - | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
21 | No. of outgoing docs | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | - | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
22 | b. Facilitate the delivery/dissemination of outgoing communication | No. of documents delivered thru | 0 | - | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
23 | 1. Post Office | - | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
24 | - Documents | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | - | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
25 | - Printed materials | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | - | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
26 | 2. Private Courier | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | - | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
27 | 3. E-mail | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | - | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
28 | II. PROPERTY AND SUPPLY MANAGEMENT SYSTEM | 0 | - | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
29 | 1. Maintain property and supply management information system | No. of work station/server maintained | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | - | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
30 | of the agency to ensure proper and centralized management of | 0 | - | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
31 | records pertaining to properties and equipment. | 0 | - | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
32 | 2. Implement/undertake procurement | 0 | - | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
33 | A. Procurement | 0 | - | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
34 | 1. Prepare and submit APP-CSE of GSS | No. of APP-CSE of GSS | 100% | 100% | - | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
35 | 2. Consolidate and submit APP-CSE of AFMD | No. of APP-CSE of AFMD | 100% | 100% | - | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
36 | 3. Consolidate and submit APP-CSE of PCAF | No. of APP-CSE of PCAF | 100% | 100% | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
37 | 4. Prepare PR | No. of PR | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
38 | 5. Check PR | No. of PR | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
39 | 6. Number PR | No. of PR | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
40 | 7. Canvass goods | No. of canvass | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
41 | 8. Prepare Purchase Order | No. of P.O. | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
42 | 9. Prepare Agency Procurement Request | No. of APR | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
43 | 10. Prepare Inspection and Acceptance Report | No of IAR thru PO and APR | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
44 | No. of IAR thru PCF | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
45 | 11. Prepare Disbursement Voucher and ORS | No. of DV and ORS (PO and APR) | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
46 | 3. Issuance and utilization | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
47 | a. Verify RIS | No. of RIS | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
48 | b. Index/record items issued in the stock card | No. of record/index | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
49 | c. Prepare Inventory Custodian Slip | No. of ICS | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
50 | d. Prepare/ update property card | No. of property card | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
51 | e. Prepare ARE | No. of PAR | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
52 | 4. Inventory | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
53 | a. Conduct physical inventory of PPEs | No. of inventory | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
54 | b. Prepare report | No. of report | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
55 | c. Consolidate report | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
56 | 5. Facilitate disposal | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
57 | a. Submit list of properties/assets to be disposed | No. of list submitted | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
58 | b. Facilitate/coordinate the conduct of disposal with the Committee | No. of disposal facilitated | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
59 | III. INFRASTRUCTURE MANAGEMENT | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
60 | Ensure the proper management and maintenance of facilities, equipment, vehicles, and office building and its premises. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
61 | A. Office building & facilities | No. of building insurance | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
62 | No. of conference room maintained | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
63 | No. dormitory room maintained | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
64 | 1. Ensure compliance to fire extinguishers safety standards | No. of fire extinguishers maintained | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
65 | 2. Facilitate/undertake minor repairs of furniture and fixtures | No. of repairs | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
66 | B. Office equipment | No. air-con units | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
67 | No. of CCTV | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
68 | C. Motor Vehicles | No. of vehicles managed/maintained | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
69 | 1. Prepare trip tickets and coupons | No. of regular trip tickets | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
70 | 2. Faciliate registration & insurance of vehicles | No. of Insurance and registration | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
71 | IV. OTHER SERVICES | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
72 | 1. Faciliate the preparation of DV and ORS for payment of the following goods/services: | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
73 | a. Janitorial services | No. of payment | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
74 | b. Security services | No. of payment | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
75 | c. Purified water | No. of payment | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
76 | d. Globe/Smart Telecommunication | No. of payment | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
77 | e. Manila Water | No. of payment | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
78 | f. MERALCO | No. of payment | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
79 | g. PLDT | No. of payment | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
80 | h. Fuel, oil and other lubricants | No. of payment | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
81 | V. DEVELOP POLICY/GUIDELINES | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
82 | VI. GENERATE REPORT | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
83 | - Incoming documents | No. of report | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
84 | - Outgoing documents | No. of report | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
85 | - Purified Water Consumption | No. of report | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
86 | - Procurement | No. of report | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
87 | - Fuel utilization | No. of report | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
88 | - Air-con maintenance | No. of report | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
89 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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