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2 | (CO)-PRESIDENT(S | |||||||||||||||||||||||||
3 | Coordinates and ensures smooth and thorough planning of events. | |||||||||||||||||||||||||
4 | Closely works with the STM principal and office personnel to provide directions and support to all board members and parents. | |||||||||||||||||||||||||
5 | Organizes an agenda and presides at all meetings of the organization | |||||||||||||||||||||||||
6 | Suggests a calendar of events for the year and recruits chair people where necessary. Assists at events as needed. | |||||||||||||||||||||||||
7 | ||||||||||||||||||||||||||
8 | VICE PRESIDENT(S) | |||||||||||||||||||||||||
9 | Assists the President(s) in all of the above duties. Stands in for President as needed. | |||||||||||||||||||||||||
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11 | ||||||||||||||||||||||||||
12 | (CO)-SECRETARY | |||||||||||||||||||||||||
13 | Records minutes of the Parents’ Club meetings and distributes them to faculty, staff, officers, and Board members in a “timely manner” | |||||||||||||||||||||||||
14 | Assist President(s) and Vice President(s) as needed. Compiles class lists and provides them to Class Reps. | |||||||||||||||||||||||||
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17 | VOLUNTEER COORDINATOR(S) | |||||||||||||||||||||||||
18 | Sends out annual Parent Participation Requirement signup form to membership and compiles lists of volunteers available for each event | |||||||||||||||||||||||||
19 | Provides event chairs with list of available volunteers. | |||||||||||||||||||||||||
20 | Keeps accurate record of participation according to the Volunteer Protocol | |||||||||||||||||||||||||
21 | Sends out notices of completed/outstanding hours to membership and respond to corresponding emails. | |||||||||||||||||||||||||
22 | ||||||||||||||||||||||||||
23 | TREASURER: | |||||||||||||||||||||||||
24 | Works with the principal to oversee expenses and income of the Parents Club | |||||||||||||||||||||||||
25 | Provides a detailed accounting at the meeting. | |||||||||||||||||||||||||
26 | Manages the Parents’ Club bank account, pays Parents’ Club bills and reimburse expenses to event chairpersons or others as needed. | |||||||||||||||||||||||||
27 | ||||||||||||||||||||||||||
28 | ||||||||||||||||||||||||||
29 | HEAD CLASS REP | |||||||||||||||||||||||||
30 | Oversees all class reps. Assist with coordinating activities that require class reps participation. | |||||||||||||||||||||||||
31 | Ensures that Class Reps are represented at Board Meetings. Assist secretary with information distribution as needed | |||||||||||||||||||||||||
32 | Meet with the Class Reps separately to discuss the current year’s agenda. | |||||||||||||||||||||||||
33 | ||||||||||||||||||||||||||
34 | CLASS REPRESENTATIVE | |||||||||||||||||||||||||
35 | Attends Parents’ Club Board meetings and acts as liaison between classes and the Board. | |||||||||||||||||||||||||
36 | Assist with Parents’ Club events and coordinates class participation at events as needed (event calendar given for the year). | |||||||||||||||||||||||||
37 | Responsibilities also include, but are not limited to, chairing Festival booth, Christmas Tree Auction and creating a Cioppino class basket. | |||||||||||||||||||||||||
38 | New Parent Welcome Committee (10 min classroom session at Back to School Night). | |||||||||||||||||||||||||
39 | ||||||||||||||||||||||||||
40 | ALUMNI ASSOCIATION REPRESENTATIVE | |||||||||||||||||||||||||
41 | Attends 1-2 Parents’ Club meetings (as needed) and works as liaison between the Parents’ Club Board and the Alumni Association. | |||||||||||||||||||||||||
42 | Plan sociable events for the alums to keep them active with the school. | |||||||||||||||||||||||||
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