ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUV
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*téléchargez ce modèle si vous souhaitez l'utiliser*semaine 1semaine 2semaine 3semaine 4semaine 5semaine 6semaine 7semaine 8un ou deux mois plus tard
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étapes préliminairesfaire la liste des besoins
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rechercher les outils existants
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tester un ou deux outils (créer un compte et profiter de la période d'essai gratuite)
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faire le choix de l'outil
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mise en place d'une base *Airtabledemander le rabais pour OBNL
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**structurer les tables et les champs de la base (méthodes possibles : import csv, utilisation d'un modèle, création "from scratch")
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**entrer les données dans la base (méthodes possibles : import csv, collecte par formulaire, copier-coller, manuellement)
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créer les vues pertinentes aux processus (utiliser les fonctions de filtre, de tri et de regroupements)
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créer les formulaires pertinents aux processus (adhésion, inscription, mise à jour d'informations de contact)
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avec l'app Page designer, créer des modèles de documents pdf pertinents aux processus (reçus, avis d'adhésion, etc.)
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avec l'app Chart, créer des visualisations graphiques au besoin
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programmer les automations pertinentes aux processus (envoi de courriels automatiques, liaison avec un calendrier google, etc.)
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rédiger un guide d'utilisation pour l'équipe
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former l'équipe à l'utilisation de la base
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intégrationrechercher les outils existants (possibilité de compte gratuit avec Zapier et Automate.io)
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faire le choix de l'outil
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créer un compte avec l'outil choisi
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connecter les comptes airtable et [autre application que vous souhaitez intégrer, ex. Mailchimp] avec l'outil choisi
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programmer l'intégration pertinente aux processus (ex. si une nouvelle entrée est ajoutée à la base Airtable, créer ou mettre à jour l'audience Mailchimp)
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tester l'intégration
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procéder à une vérification minutieuse après quelques jours pour s'assurer que l'intégration est fonctionnelle
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post mortemfaire le point avec l'équipe sur le nouveau système mis en place
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apporter les ajustements nécessaires au système
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notes* le processus présenté ici est spécifique à l'outil Airtable, mais les grandes lignes (structurer l'information, réaliser l'entrée de données, former l'équipe) peuvent s'appliquer à d'autres outils similaires.
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** Ces deux étapes peuvent être menées simultanément ou inversement, selon l’approche qui est la plus appropriée à votre situation. Par exemple, si vous avez accès à un fichier CSV avec les données que vous souhaitez importer, vous pouvez créer une nouvelle table à partir de la structure de ce fichier et des données qu’il contient, par la fonction de création de table via import csv. Il vous sera ensuite possible d’ajuster les types de champs, leur division en tables et les liens entre les champs de ces différentes tables. Si vous partez plutôt à neuf, il sera alors nécessaire de créer la structure de votre base pour y ajouter vos données par la suite.
À titre d’exemple, au CQAM, nous avons d’abord créé la structure de la base, en modifiant abondamment le modèle existant “Lightweight CRM” et nous avons ensuite profité de la période d’adhésion pour entrer graduellement les nouvelles données dans la base. Nous avons maintenant publié notre propre modèle, que vous pouvez utiliser et modifier à votre guise!
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