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1 | SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN | CÓDIGO: GI-FO-04 | ||||||||||||||||||||||||
2 | EVALUACIÓN, CONTROL Y MEJORAMIENTO | |||||||||||||||||||||||||
3 | Gestión Integral | VERSIÓN: 02 | ||||||||||||||||||||||||
4 | Formato Matriz de Gestión del Conocimiento | FECHA: 24/08/2021 | ||||||||||||||||||||||||
5 | ||||||||||||||||||||||||||
6 | SUBPROCESO | CONOCIMIENTO CRÍTICO DEL PROCESO | OBTENCIÓN | RESPONSABLE | UBICACIÓN | PROTECCION Y PRESERVACION | CONOCIMIENTO ACTUAL O NECESARIO | NECESIDAD DE ACTUALIZACIÓN DEL CONOCIMIENTO (OBSOLESCENCIA) | TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO | |||||||||||||||||
7 | GESTIÓN INTEGRAL | Normas aplicables a los sistemas de Gestión | NTC ISO 9001:2015 Conocimientos provenientes de diversas partes interesadas ( Consultoría ) | Líder SIG | Computador asignado a líder SIG | Backups en computador asignado al Líder SIG | Actual | Cada vez que se actualice la normatividad aplicable | Inducción, reinducción y capacitación a todo el personal de la organización | |||||||||||||||||
8 | Metodologías y herramientas que aseguren el cumplimiento de los requisitos de las normas aplicables de los sistemas de gestión | Conocimientos provenientes de diversas partes interesadas ( Consultoría ) | Líder SIG | Computador asignado a líder SIG Carpeta Drive compartida del correo calidadeiscucuta@gmail.com | Backups en computador asignado al Líder SIG Control de accesos en la carpeta Drive compartida | Actual | Cada vez que se actualice la normatividad aplicable | Inducción, reinducción y capacitación a todo el personal de la organización | ||||||||||||||||||
9 | Registro de información bienes y evidencias ( Entrega de información producida por contratistas) | Formato registro de información de bienes y evidencias entregado por cada contratista responsable en el subproceso. Archivos físicos y digitales entregados por el contratista al termino de finalización de su contrato | Líder del Subproceso | Computador asignado a líder del subproceso | Backups en computador asignado al Líder del Subproceso | Actual | No aplica por tratarse de resultados entregados del trabajo del contratista | Transferencia de archivos a quien corresponda en el subproceso | ||||||||||||||||||
10 | GESTIÓN DE EVALUACIÓN Y CONTROL | Normatividad legal de Control Interno | - Ley 87 de 1993, establece normas para el ejercicio del control interno en entidades y organismos del estado y Decreto 648 de 2017, Normatividad emitida por Departamento Administrativo del la Función Pública. - Formación y Experiencia del líder del proceso. | Líder del Subproceso | - Siep documental, computador asignado al líder del subproceso, página web de la entidad, archivo físico | Backups en computador asignado al Líder del subproceso, copias de seguridad realizada por soporte y apoyo informático, copia física de la información en archivo central | Actual | Cada vez que se actualice la normatividad aplicable | Jornadas de capacitación realizadas por la oficina de control interno de gestión a todo el personal de la empresa | |||||||||||||||||
11 | Metodología para auditorías internas y seguimiento a planes de mejoramiento | - Metodologías publicadas por el DAFP - Caracterización del subproceso e información documentada del subproceso | Líder del Subproceso | -Plataforma DAFP - Página web de la entidad | Backups, copias de seguridad realizada por soporte y apoyo informático, almacenado en servidor de la entidad | Actual | Cada vez que se actualice la normatividad aplicable | Capacitación al personal de apoyo al subproceso | ||||||||||||||||||
12 | Registro de información bienes y evidencias ( Entrega de información producida por contratistas) | Formato registro de información de bienes y evidencias entregado por cada contratista responsable en el subproceso. Archivos físicos y digital entregados por el contratista al termino de finalización de su contrato | Líder del Subproceso | Computador asignado a líder del subproceso | Backus en computador asignado a líder del Subproceso | Actual | No aplica por tratarse de resultados entregados del trabajo del contratista | Transferencia de archivos a quien corresponda en el subproceso | ||||||||||||||||||
13 | GESTIÓN DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO | Conocimiento histórico sobre decisiones y autorizaciones relevantes de la Junta Directiva | Información documentada del subproceso como Actas de junta directivas y acuerdos de junta directiva | Gerente | Archivo físico de la oficina de gerencia | Control y preservación de Archivo Físico. | Actual | N/A | Transferencia de archivos a cada miembro de junta directiva | |||||||||||||||||
14 | Conocimiento de Contrato de operación, convenios y acuerdos | Información documentada del Contrato 030/2006, otros contratos y convenios | Gerente | Archivo físico de la oficina de gerencia SECOP | Control y preservación de Archivo Físico. | Actual | Cada vez que se requiere según las modificaciones del contrato | Reuniones de trabajo y Comités institucionales | ||||||||||||||||||
15 | Conocimiento del plan estratégico institucional | Información documentada del Plan Estratégico de la entidad. | Gerente | Pagina web de la entidad | Backups | Actual | Se actualiza de acuerdo a la fecha de cumplimento | Inducciones y capacitaciones | ||||||||||||||||||
16 | Normatividad legal aplicable a servicios públicos | Ley 142 de 1994, Capacitaciones, Congresos Andesco | Gerencia | Paginas de Consulta | N/A | Actual | Cada vez que se requiere de acuerdo a cambios en la normatividad | Inducciones y capacitaciones | ||||||||||||||||||
17 | Registro de información bienes y evidencias ( Entrega de información producida por contratistas) | Formato registro de información de bienes y evidencias entregado por cada contratista responsable en el subproceso. Archivos físicos y digital entregados por el contratista al termino de finalización de su contrato | Líder del Subproceso | Computador asignado a líder del subproceso | Backus en computador asignado a líder del Subproceso | Actual | No aplica por tratarse de resultados entregados del trabajo del contratista | Transferencia de archivos a quien corresponda en el subproceso | ||||||||||||||||||
18 | GESTIÓN PLANEACIÓN | Conocimiento en normatividad Ley1499 de 2017 y MIPG. | - Información suministrada por el DAFP. - Formación y Experiencia del líder del proceso | Líder de planeación | -Pagina WEB del DAFP - No aplica | No aplica | Actual | Actualización de acuerdo a cambios de la normatividad vigente | Jornada de capacitación en la normatividad a personal de los demás subprocesos | |||||||||||||||||
19 | Manejo de la información en plataformas de entes de control | Capacitaciones realizadas por los entes de control | Líder de planeación | Plataforma de los entes de control | Controles de acceso de las paginas de los entes de control | Actual | Cambios en las plataformas de los entes de control | Comités de Gestión y Desempeño en los que socializa y aprueba el diligenciamiento de la información en las plataformas | ||||||||||||||||||
20 | MIPG | |||||||||||||||||||||||||
21 | Registro de información bienes y evidencias ( Entrega de información producida por contratistas) | Formato registro de información de bienes y evidencias entregado por cada contratista responsable en el subproceso. Archivos físicos y digital entregados por el contratista al termino de finalización de su contrato | Líder del Subproceso | Computador asignado a líder del subproceso | Backus en computador asignado a líder del Subproceso | Actual | No aplica por tratarse de resultados entregados del trabajo del contratista | Transferencia de archivos a quien corresponda en el subproceso | ||||||||||||||||||
22 | GESTIÓN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO | Metodología de proyectos | Capacitación y formación académica en cuanto temas de formulacion d eproyectos | Supervisor o lider encargado | En la web de forma digital | Copia de información en la Nube y archivos en carpetas | Actual | Este conocimiento se actualiza cuando cambian las normas | Comité técnico y socializaciones de grupos de trabajo | |||||||||||||||||
23 | Normatividad vigente sobre Servicios Públicos (Ley 142 de 1994) | Consulta de normatividad de las entidades competentes . Formación academica Seminarios | Subgerente - grupo tecnico | En la web de forma digital | Copia de información en la Nube , archivos en carpetas y normativida fisica | Actual | Este conocimiento se actualiza cuando cambian las normas | Comité técnico y socializaciones de grupos de trabajo | ||||||||||||||||||
24 | Conocimientos sobre supervisión e interventoría de obras | Experiencia, capacitación y formación académica | Subgerente - grupo tecnico | Carpeta Drive creado por subgerencia, archivo físico y Digital | Copia de información en la Nube y archivos en carpetas | Actual | Este conocimiento se actualiza cuando cambian las normas | Comité técnico y socializaciones de grupos de trabajo | ||||||||||||||||||
25 | Registro de información bienes y evidencias (Entrega de información producida por contratistas) | Formato registro de información de bienes y evidencias entregado por cada contratista responsable en el subproceso. Archivos físicos y digital entregados por el contratista al termino de finalización de su contrato | Líder del Subproceso | Computador asignado a líder del subproceso | Backus en computador asignado a líder del Subproceso y documentacion fisica | Actual | No aplica por tratarse de resultados entregados del trabajo del contratista | Transferencia de archivos a quien corresponda en el subproceso | ||||||||||||||||||
26 | GESTIÓN PENSIONAL | Normatividad legal relacionada a Gestión pensional | - Información publicada por entidades correspondientes. - Formación y experiencia del personal del proceso. | Líder del Subproceso | - Pagina Web de las entidades - N/A | N/A | Actual | Cuando se requiera de acuerdo a los cambios en la normatividad legal | Capacitaciones internas | |||||||||||||||||
27 | Conocimiento administrativo y financiero en relación a la gestión pensional | - Información publicada por entidades correspondientes. - Formación y experiencia del personal del proceso. | Líder del Subproceso | - Pagina Web de las entidades - N/A | N/A | Actual | Cuando se requiera de acuerdo a cambios relacionados con la gestión pensional | Mesas de Trabajo con el personal involucrado en el subproceso | ||||||||||||||||||
28 | Manejo de bases de datos y aplicativos especiales del ministerio de hacienda | - Información publicada por entidades correspondientes. - Formación y experiencia del personal del proceso. | Líder del Subproceso | Archivos digitales en las diferentes plataformas de (MHCP) y en equipos de computo asignados al subproceso. | Copias diarias en equipos de computo | Actual | Cuando se requiera (sujeta a cambios establecidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Publico) | Capacitaciones virtuales direccionadas por el (MHCP) | ||||||||||||||||||
29 | Conocimiento sobre información documentada conservada sobre expedientes de pensionados. | Sistemas de información de la entidad | Líder del Subproceso | Computador asignado a líder del subproceso | Copias de seguridad | Actual | De acuerdo a las novedades o actualizaciones incorporadas en los expedientes pensionales | Inducción al personal del proceso. | ||||||||||||||||||
30 | Registro de información bienes y evidencias ( Entrega de información producida por contratistas) | Formato registro de información de bienes y evidencias entregado por cada contratista responsable en el subproceso. Archivos físicos y digital entregados por el contratista al termino de finalización de su contrato | Líder del Subproceso | Computador asignado a líder del subproceso | Backus en computador asignado a líder del Subproceso | Actual | No aplica por tratarse de resultados entregados del trabajo del contratista | Transferencia de archivos a quien corresponda en el subproceso | ||||||||||||||||||
31 | GESTIÓN INMOBILIARIA | Conocimiento específico sobre Derecho Inmobiliario y Contratación | ||||||||||||||||||||||||
32 | Conocimientos generales sobre Ingeniería relacionada a la infraestructura de inmuebles | La obtención de los conocimientos se puede basar en fuentes internas (por ejemplo, conocimientos que se adquieren con la experiencia; lecciones aprendidas; conocimiento y experiencia desarrollada por el personal; investigación aplicada, resultados de mejoras aplicadas; información documentada, entre otros) y/o en fuentes externas (por ejemplo, Normatividad; academia; capacitaciones; conocimientos provenientes de diversas partes interesadas, entre otros) | lider del proceso | pagina wed institucional y archivo fisico | control de archivo fisico copia diaria en dispositivo | actual | cada vez que se actualice la normatividad aplicable | especificar los métodos a través de los cuales se logra transferir los conocimientos entre el personal del subproceso y de la organización en general cuando sea requerido. Por ejemplo; actividades de inducción y reinducción; capacitación; socialización, reuniones de trabajo; actividades de empalme; transferencia de archivos, entre otros. | ||||||||||||||||||
33 | Registro de información bienes y evidencias ( Entrega de información producida por contratistas) | Formato registro de información de bienes y evidencias entregado por cada contratista responsable en el subproceso. Archivos físicos y digital entregados por el contratista al termino de finalización de su contrato | Líder del Subproceso | Computador asignado a líder del subproceso | Backus en computador asignado a líder del Subproceso | Actual | No aplica por tratarse de resultados entregados del trabajo del contratista | Transferencia de archivos a quien corresponda en el subproceso | ||||||||||||||||||
34 | GESTIÓN PRESUPUESTAL | Normatividad legal sobre presupuesto público | - Información publicada por entidades correspondientes. - Formación y experiencia del personal del proceso. | Líder del subproceso Jefe administrativa, financiera y Comercial | Pagina web institucionales | No aplica | Actual | se actualizara cuando se requiera de acuerdo a los cambios en la normatividad legal | Capacitación y reinducción | |||||||||||||||||
35 | Conocimientos sobre el manejo del Software SIEP Presupuestal | Capacitación al personal del proceso por parte del operador del Software Información documentada suministrada por el desarrollador del Software | Líder del subproceso Jefe administrativa, financiera y Comercial | Pagina web institucional Archivos físicos Computador asignado. SISTEMA SIEP | Backus en computador asignado a líder del Subproceso control de archivos físicos y copias de seguridad del sistema siep | Actual | cuando se requiera de acuerdo a los cambios en la normatividad legal | Capacitación y reinducción | ||||||||||||||||||
36 | Registro de información bienes y evidencias ( Entrega de información producida por contratistas) | Formato registro de información de bienes y evidencias entregado por cada contratista responsable en el subproceso. Archivos físicos y digital entregados por el contratista al termino de finalización de su contrato | Líder del Subproceso | Computador asignado a líder del subproceso | Backus en computador asignado a líder del Subproceso | Actual | No aplica por tratarse de resultados entregados del trabajo del contratista | Transferencia de archivos a quien corresponda en el subproceso | ||||||||||||||||||
37 | GESTIÓN CONTABLE | Conocimiento de normatividad legal en Gestión Contable Pública ( NICSP) | - Información publicada por entidades correspondientes. - Formación y experiencia del personal del proceso. | líder del Subproceso - Apoyo Contable. | - Pagina web de las entidades. - N/A | N/A | Actual | Se actualizará cuando se requiera de acuerdo a los cambios en la normatividad legal | Capacitación y reinducción | |||||||||||||||||
38 | Conocimiento de Software SIEP Financiero | Capacitación al personal del proceso por parte del operador del Software Información documentada suministrada por el desarrollador del Software | líder del Subproceso - Apoyo Contable. | Pagina web institucional Archivos físicos Computador asignado. SISTEMA SIEP | Copias de seguridad. | Actual | cuando se generen actualizaciones al software | Capacitación y reinducción | ||||||||||||||||||
39 | Manual de procedimientos contables | Información documentada del subproceso. | líder del Subproceso - Apoyo Contable. | Pagina web institucional Computador asignado. | Copias de seguridad. | Actual | se actualizara cuando se generen cambios o mejoras en los manuales de procedimientos. | Reinducción | ||||||||||||||||||
40 | Registro de información bienes y evidencias ( Entrega de información producida por contratistas) | Formato registro de información de bienes y evidencias entregado por cada contratista responsable en el subproceso. Archivos físicos y digital entregados por el contratista al termino de finalización de su contrato | Líder del Subproceso | Computador asignado a líder del subproceso | Backus en computador asignado a líder del Subproceso | Actual | No aplica por tratarse de resultados entregados del trabajo del contratista | Transferencia de archivos a quien corresponda en el subproceso | ||||||||||||||||||
41 | GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS | Conocimiento de Software SIEP Financiero- Modulo Suministros | Capacitación al personal del proceso por parte del operador del Software Información documentada suministrada por el desarrollador del Software | Líder del Subproceso | Pagina web institucional Archivos físicos Computador asignado. SISTEMA SIEP | Copias de seguridad. | actual | cunado se generen actualizaciones en el software | capacitación - inducción y reinducción | |||||||||||||||||
42 | Registro de información bienes y evidencias ( Entrega de información producida por contratistas) | Formato registro de información de bienes y evidencias entregado por cada contratista responsable en el subproceso. Archivos físicos y digital entregados por el contratista al termino de finalización de su contrato | Líder del Subproceso | Computador asignado a líder del subproceso | Backus en computador asignado a líder del Subproceso | Actual | No aplica por tratarse de resultados entregados del trabajo del contratista | Transferencia de archivos a quien corresponda en el subproceso | ||||||||||||||||||
43 | GESTIÓN DE SOPORTE Y APOYO INFORMÁTICO | Conocimiento en uso, administración, claves de acceso y ajustes de pagina Web institucional y plataformas de entes de control. | Formación académica del personal del proceso. Capacitación realizada por entes de control | Líder del subproceso | No aplica - Pagina Web de entidades de entes de control - Computador del líder del proceso | Copias de seguridad de Computador(Duplicati) | Actual | De acuerdo a las actualizaciones que se realicen | Capacitación al personal de proceso | |||||||||||||||||
44 | Administración y Conservación Copia de Seguridad Pagina web y sistemas de información. | A través del Hosting donde esta alojada la empresa | Líder del Subproceso | Disco Externo | Backup en Disco Duro | Actual | Cuando se generen actualizaciones. | transferencia de Archivos | ||||||||||||||||||
45 | Conocimientos sobre el manejo del modulo de administración Software SIEP | Capacitación al personal del proceso por parte del operador del Software Información documentada suministrada por el desarrollador del Software | Líder del Subproceso | Pagina web institucional Archivos físicos Computador asignado. SISTEMA SIEP | Copias de seguridad. | Actual | Cuando se generen actualizaciones. | capacitaciones | ||||||||||||||||||
46 | Conocimiento de la politica de seguridad de la informacion | Capacitación brindada por el apoyo de soporte y apoyo informatico | Líder del Subproceso | Pagina Web Archivo digitales SIEP Computador asignado | No aplica | Actual | Cuando se generen actualizaciones. Jornada de induccion y reinduccion | Capacitaciones | ||||||||||||||||||
47 | Conocimiento sobre Normatividad Tics aplicable a la entidad | - Información publicada por Min TIC - Experiencia de personal del proceso | Líder del Subproceso | Pagina Web de Min TIC No aplica | No aplica | Actual | Cada vez que se actualice la normatividad aplicable | capacitaciones | ||||||||||||||||||
48 | Registro de información bienes y evidencias ( Entrega de información producida por contratistas) | Formato registro de información de bienes y evidencias entregado por cada contratista responsable en el subproceso. Archivos físicos y digital entregados por el contratista al termino de finalización de su contrato | Líder del Subproceso | Computador asignado a líder del subproceso | Backups en computador asignado a líder del Subproceso | Actual | No aplica por tratarse de resultados entregados del trabajo del contratista | Transferencia de archivos a quien corresponda en el subproceso | ||||||||||||||||||
49 | GESTIÓN DE DOCUMENTAL | Conocimiento en Ley General de Archivos | se obtiene mediante estudios previos y/o capacitaciones | líder del proceso | pagina web institucional archivo físico | control de archivo físico copia diaria en dispositivo | actual | normatividad legal | capacitaciones reinducciones inducciones capacitaciones sociales y reuniones de trabajo | |||||||||||||||||
50 | Tablas de retención documental de la entidad | Las Tablas de Retención Documental deben ser elaboradas por un equipo interdisciplinario conformado por profesionales en diferentes disciplinas como la archivística, historia, derecho, administración pública, ingeniería industrial, entre otras. | líder del proceso | pagina web institucional archivo físico | Normatividad legal | actual | normatividad legal | capacitaciones reinducciones inducciones capacitaciones sociales y reuniones de trabajo | ||||||||||||||||||
51 | Herramientas aplicadas para la gestión de Archivos en la entidad | tablas de retención documental, cuadros de clasificación documental y de clasificación de documentos de apoyo y un plan de transferencia documental, que permiten una mejor organización y control de la memoria documental | líder del proceso | pagina web institucional archivo físico | N/A | actual | normatividad legal | capacitaciones reinducciones inducciones capacitaciones sociales y reuniones de trabajo | ||||||||||||||||||
52 | Programa de Gestión documental (PGD) | planificación , producción, gestión, trámite, organización, transferencias, disposición final, preservación y valoración de los documentos | líder del proceso | Pagina web Archivo de gestión, Central e historico | Archivo de gestión, Central e historico | Necesario y Actual | normatividad legal | Capacitaciones | ||||||||||||||||||
53 | Registro de información bienes y evidencias ( Entrega de información producida por contratistas) | Formato registro de información de bienes y evidencias entregado por cada contratista responsable en el subproceso. Archivos físicos y digital entregados por el contratista al termino de finalización de su contrato | Líder del Subproceso | Computador asignado a líder del subproceso | Backus en computador asignado a líder del Subproceso | Actual | No aplica por tratarse de resultados entregados del trabajo del contratista | Transferencia de archivos a quien corresponda en el subproceso | ||||||||||||||||||
57 | GESTIÓN TALENTO HUMANO | Conocimiento en normatividad legal | - Información publicada por entidades correspondientes. - Formación y experiencia del personal del proceso. | líder del Subproceso - Apoyo Contable. | - Pagina web de las entidades. - N/A | N/A | Actual | Cuando se requiera de acuerdo a cambios en la normatividad legal | Capacitaciones y reuniones de competencia que se requiera para todos las personas que pertenecen a la empresa | |||||||||||||||||
58 | Conocimiento especializado sobre SST | - Información publicada por entidades correspondientes. - Formación y experiencia del personal del proceso. | líder del Subproceso - Apoyo Contable. | - Pagina web de las entidades. - N/A | N/A | Actual | Cuando se requiera de acuerdo a cambios en la normatividad legal | A través de la generación de documentos y cumplimiento de requisitos de esta área | ||||||||||||||||||
59 | Manejo de la plataforma SIGEP en relación a recursos humanos | Capacitación sobre el manejo de la plataforma de la función publica (modulo de talento humano) | Líder del subproceso y el apoyo del subproceso | plataforma del sistema sigep (internet) | N/A | Actual | Cuando se hagan modificaciones o actualizaciones en la plataforma | A través de capacitación | ||||||||||||||||||
60 | Registro de información bienes y evidencias (Entrega de información producida por contratistas) | Formato registro de información de bienes y evidencias entregado por cada contratista responsable en el subproceso. Archivos físicos y digital entregados por el contratista al termino de finalización de su contrato | Líder del Subproceso | Computador asignado a líder del subproceso | Backus en computador asignado a líder del Subproceso | Actual | No aplica por tratarse de resultados entregados del trabajo del contratista | Transferencia de archivos a quien corresponda en el subproceso | ||||||||||||||||||
61 | GESTIÓN LEGAL | Conocimiento en normatividad legal | Conocimiento en derecho Administrativo, Legal Laboral, Civil, Constitucional | Líder subproceso- apoyo legal | - Pagina web de las entidades y corporaciones judiciales | N/A | Actual o necesario | Cuando se requiera de acuerdo a cambios en la normatividad legal | Capacitaciones y reuniones de competencia que se requiera para todos las personas que pertenecen a la empresa | |||||||||||||||||
62 | Conocimiento en Software SIEP Jurídico | Capacitación al personal del proceso por parte del operador del Software Información documentada suministrada por el desarrollador del Software | Líder del Subproceso | Pagina web institucional Archivos físicos Computador asignado. SISTEMA SIEP | Copias de seguridad. | Actual | Cuando se generen actualizaciones. | capacitaciones | ||||||||||||||||||
63 | Información documentada de: Relación de piezas procesales principales Relación procesos activos Relación de procesos terminados con sentencias a favor de la entidad y/o en contra de la entidad | Formato de informe de procesos judiciales, procesos terminados y siep jurídico donde se encuentra el registro de los procesos activos. | Líder del Subproceso | Archivo de la oficina y computador del líder del proceso | Archivo físico guardado en la oficina jurídica | Actual | Necesidad de maximizar el manejo y utilización del software jurídico por pare de los apoderados. | Capacitación en los software que +maneja la entidad por parte de OP COLOMBIA y entrega de relación en Excel de procesos activos. | ||||||||||||||||||
64 | Registro de información bienes y evidencias ( Entrega de información producida por contratistas) | Formato registro de información de bienes y evidencias entregado por cada contratista responsable en el subproceso. Archivos físicos y digital entregados por el contratista al termino de finalización de su contrato | Líder del Subproceso | Computador asignado a líder del subproceso | Backus en computador asignado a líder del Subproceso | Actual | No aplica por tratarse de resultados entregados del trabajo del contratista | Transferencia de archivos a quien corresponda en el subproceso | ||||||||||||||||||
65 | GESTIÓN PQRS | Conocimiento en SIEP Documental | Estudios previos, capacidad de identificación de los documentos que corresponden a PQRS y capacitación en el manejo del sistema | Jefe del proceso y Personal encargado de Gestión de Pqrs | TRAZABILIDAD DEL SIEP DOCUMENTAL, PAGINA WEB DE LA ENTIDAD Y ARCHIVO FÍSICO DE LA OFICINA | ARCHIVO FÍSICO CONTROLADO, ANEXOS EN LA MATRIZ DE CONTROL DE RIESGOS, PUBLICACIONES DE LA GESTIÓN EN LA PÁGINA WEB | Actual | ACTUALIZACIÓN DEL CONOCIMIENTO EN CASO DE ACTUALIZACIONES DEL SISTEMA, CAMBIOS EN LA NORMATIVIDAD DE LA MATERIA, ESPECIALMENTE EN LOS TÉRMINOS DE RESPUESTA DESPUÉS DE LA PANDEMIA. | Mediante las capacitaciones al personal de la entidad | |||||||||||||||||
66 | Conocimiento en Normatividad legal en Gestión de PQRS | Estudios en derecho, específicamente de las normas en la materia, tales como la Ley 1755 de 2015, además de la experiencia previa en el área. | Jefe del proceso y Personal encargado de Gestión de Pqrs | SIEP DOCUMENTAL, SIEP PQRS, PAGINA WEB DE LA ENTIDAD Y ARCHIVO FÍSICO DE LA OFICINA | ARCHIVO FÍSICO CONTROLADO, ANEXOS EN LA MATRIZ DE CONTROL DE RIESGOS, PUBLICACIONES DE LA GESTIÓN EN LA PÁGINA WEB | Actual | ACTUALIZACIÓN DEL CONOCIMIENTO EN CASO DE CAMBIOS EN LA NORMATIVIDAD DE LA MATERIA, ESPECIALMENTE EN LOS TÉRMINOS DE RESPUESTA DESPUÉS DE LA PANDEMIA. | Mediante las capacitaciones al personal de la entidad | ||||||||||||||||||
67 | Registro de información bienes y evidencias ( Entrega de información producida por contratistas) | Formato registro de información de bienes y evidencias entregado por cada contratista responsable en el subproceso. Archivos físicos y digital entregados por el contratista al termino de finalización de su contrato | Líder del Subproceso | Computador asignado a líder del subproceso | Backus en computador asignado a líder del Subproceso | Actual | No aplica por tratarse de resultados entregados del trabajo del contratista | Transferencia de archivos a quien corresponda en el subproceso | ||||||||||||||||||
68 | GESTIÓN CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO | Conocimiento en normatividad legal vigente | Conocimiento en Normatividad legal relacionada a control interno disciplinario | Líder del Subproceso | Caracterización de l proceso y normatividad vigente | Pagina de la entidad | Actualizar procedimiento conforme la normatividad vigente | Actualizar procedimiento | Normatividad vigente y caracterización del proceso | |||||||||||||||||
69 | Conocimiento en Software SIEP Jurídico | Capacitación al personal del proceso por parte del operador del Software Información documentada suministrada por el desarrollador del Software | Líder del Subproceso | Pagina web institucional Archivos físicos Computador asignado. SISTEMA SIEP | Copias de seguridad. | Actual | Cuando se generen actualizaciones. | capacitaciones | ||||||||||||||||||
70 | Información de base de datos que identifique el estado actual de cada procesos disciplinario que ha adelantado la entidad | información actualizada en el siep jurídico | líder de proceso | Computador asignado al líder y siep jurídico | sistemas y usuarios | actual | Actualizar siep jurídico | Capacitaciones | ||||||||||||||||||
71 | Registro de información bienes y evidencias ( Entrega de información producida por contratistas) | Formato registro de información de bienes y evidencias entregado por cada contratista responsable en el subproceso. Archivos físicos y digital entregados por el contratista al termino de finalización de su contrato | Líder del Subproceso | Computador asignado a líder del subproceso | Backus en computador asignado a líder del Subproceso | Actual | No aplica por tratarse de resultados entregados del trabajo del contratista | Transferencia de archivos a quien corresponda en el subproceso | ||||||||||||||||||
72 | GESTIÓN CONTRACTUAL | Conocimiento en Contratación Pública | - Información publicada por entidades correspondientes. - Formación y experiencia del personal del proceso. | líder del Subproceso - Apoyo Contable. | - Pagina web de las entidades. - N/A | Archivo físico controlado y parámetros controlados del secop | Actual | Cuando se requieran por cambios de normatividad | capacitación, reuniones, comités | |||||||||||||||||
73 | Conocimiento de Software de contratación de la entidad | - Capacitación realizada por el desarrollador del Software. - Formación y experiencia del personal del proceso. | líder del Subproceso - Apoyo Contable. | - Pagina web de las entidades. - N/A | Parámetros de seguridad del proveedor del software | Actual | Cuando exista actualizaciones del software o se requiera un cambio | capacitación, inducción y reinducción | ||||||||||||||||||
74 | Conocimiento de manejo SECOP I-II | Capacitaciones, consultado las guías didácticas para el manejo del SECOP I-II y con la práctica continúa | Líder del Subproceso | Pagina Web de Colombia compra Eficiente | Parámetros de seguridad del SECOP | Actual | Cuando se generen cambios u actualizaciones del manejo del SECOP | socializaciones, capacitaciones | ||||||||||||||||||
75 | Registro de información bienes y evidencias ( Entrega de información producida por contratistas) | Formato registro de información de bienes y evidencias entregado por cada contratista responsable en el subproceso. Archivos físicos y digital entregados por el contratista al termino de finalización de su contrato | Líder del Subproceso | Computador asignado a líder del subproceso | Backus en computador asignado a líder del Subproceso | Actual | No aplica por tratarse de resultados entregados del trabajo del contratista | Transferencia de archivos a quien corresponda en el subproceso | ||||||||||||||||||
76 | GESTIÓN TESORERIA | Conocimiento Financiero en Gestión Pública | - Información publicada por entidades correspondientes. - Formación y experiencia del personal del proceso. | líder del Subproceso - Apoyo Contable. | - Pagina web de las entidades. - N/A | N/A | actual | cuando se requiera | no aplica | |||||||||||||||||
77 | Conocimientos sobre el manejo del Software SIEP Financiero | Capacitación al personal del proceso por parte del operador del Software Información documentada suministrada por el desarrollador del Software | Líder del Subproceso | Pagina web institucional Archivos físicos Computador asignado. SISTEMA SIEP | Copias de seguridad. | Actual | cuando se requiera de acuerdo a las actualizaciones del software | Capacitación y reinducción | ||||||||||||||||||
78 | Registro de información bienes y evidencias ( Entrega de información producida por contratistas) | Formato registro de información de bienes y evidencias entregado por cada contratista responsable en el subproceso. Archivos físicos y digital entregados por el contratista al termino de finalización de su contrato | Líder del Subproceso | Computador asignado a líder del subproceso | Backus en computador asignado a líder del Subproceso | Actual | No aplica por tratarse de resultados entregados del trabajo del contratista | Transferencia de archivos a quien corresponda en el subproceso | ||||||||||||||||||
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