seguimiento_estrategia_racionalizacion_consolidado mayo - agosto 2021.xls

	B	C	D	E	F	G	H	I	K	L	M	N	O	P	R	S	T	U	V	W	X	Y	Z	AA	AB
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2	Nombre de la entidad:		UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA
3									Orden:			Territorial
4	Sector administrativo:		No Aplica						Orden:			Territorial
5	Sector administrativo:		No Aplica
6									Año vigencia:			2021
7	Departamento:		La Guajira						Año vigencia:			2021
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10										Fecha:		10/9/2021
11	Municipio:		RIOHACHA							Fecha:		10/9/2021
12	Municipio:		RIOHACHA
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14	DATOS TRÁMITES A RACIONALIZAR					ACCIONES DE RACIONALIZACIÓN A DESARROLLAR							PLAN DE EJECUCIÓN					MONITOREO				SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
15	Tipo	Número		Nombre	Estado	Situación actual	Mejora a implementar	Beneficio al ciudadano y/o entidad		Tipo racionalización	Acciones racionalización		Fecha inicio	Fecha final racionalización	Fecha final implementación	Responsable	Justificación	Monitoreo jefe planeación	Valor ejecutado (%)	Observaciones/Recomendaciones	Justificación	Seguimiento jefe control interno	Observaciones/Recomendaciones
16	Plantilla Único - Hijo	34816		Inscripción aspirantes a programas de pregrados	Inscrito	Los estudiantes deben desplazarse hasta la entidad recaudadora a realizar el pago	La Universidad ampliara el recaudo habilitando la opción de pago en línea	Los estudiantes se ahorraran los costos que acarrea el desplazamiento hasta la Entidad recaudadora, desaparecen las filas interminables		Tecnologica	Pago en línea		01/02/2021	31/12/2021		Vicerrectoría Administrativa y Financiera		Sí	90			Si	Respondió	Pregunta	Observación
17																							Si	1. ¿Cuenta con el plan de trabajo para implementar la propuesta de mejora del trámite?	El área de Admisiones, Registro y Control Académico maneja un formato de plan de trabajo denominado “Plan de Trabajo SUIT_Admisiones”.
18																							Si	2. ¿Se implementó la mejora del trámite en la entidad?	Los pagos se están realizado también de manera en línea a través del siguiente link: https://www.uniguajira.edu.co/portal-de-noticia/item/1754-pagos-en-linea
19																							Si	3. ¿Se actualizó el trámite en el SUIT incluyendo la mejora?	Los ajustes tanto de la radicación como del pago en línea pueden ser revisados en la página del SUIT. Link en donde se encuentra el documento actualizado: http://visor.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=34816#anclaPanel
20																							Si	4. ¿Se ha realizado la socialización de la mejora tanto en la entidad como con los usuarios?	En la página web de la Universidad de la Guajira hay un banner publicado, vinculado a la oficina de Admisiones y Registro, el link es el siguiente: https://www.uniguajira.edu.co/portal-de-noticia/item/1877-servicios-de-la-oficina-de-admisiones-registro-y-control-academico
21																							Si	5. ¿El usuario está recibiendo los beneficios de la mejora del trámite?	Pago en línea: En el siguiente link se evidencia la acción realizada para realizar el pago del trámite https://www.uniguajira.edu.co/portal-de-noticia/item/1754-pagos-en-linea
22																							Si	6. ¿La entidad ya cuenta con mecanismos para medir los beneficios que recibirá el usuario por la mejora del trámite?	Aun no se han realizados actividades al respecto.
23	Plantilla Único - Hijo	34816		Inscripción aspirantes a programas de pregrados	Inscrito	La radicación de documentos al momento de ser admitido, se hace de manera presencial dirigiéndose hasta la Universidad para realizar la entrega de los documentos	El admitido deberá enviar los documentos en archivo PDF al correo habilitado por la institución	Ahorro de tiempo y dinero para los estudiantes y desaparición de las largas filas en la Universidad		Tecnologica	Radicación, descarga y/o envío de documentos electrónicos		01/02/2021	31/12/2021		Admisiones Registro y Control Académico		Sí	90			Si	Respondió	Pregunta	Observación
24																							Si	1. ¿Cuenta con el plan de trabajo para implementar la propuesta de mejora del trámite?	El área de Admisiones, Registro y Control Académico maneja un formato de plan de trabajo denominado “Plan de Trabajo SUIT_Admisiones”.
25																							Si	2. ¿Se implementó la mejora del trámite en la entidad?	Con respecto a la radicación, descarga y/o envío de documentos electrónicos, actualmente los documentos que se solicitan como requisito para dar respuesta al trámite (Foto, acta de grado, diploma, prueba saber y demás) se están recepcionando por correo electrónico.
26																							Si	3. ¿Se actualizó el trámite en el SUIT incluyendo la mejora?	Los ajustes tanto de la radicación como del pago en línea pueden ser revisados en la página del SUIT. Link en donde se encuentra el documento actualizado: http://visor.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=34816#anclaPanel
27																							Si	4. ¿Se ha realizado la socialización de la mejora tanto en la entidad como con los usuarios?	En la página web de la Universidad de la Guajira hay un banner publicado, vinculado a la oficina de Admisiones y Registro, el link es el siguiente: https://www.uniguajira.edu.co/portal-de-noticia/item/1877-servicios-de-la-oficina-de-admisiones-registro-y-control-academico
28																							Si	5. ¿El usuario está recibiendo los beneficios de la mejora del trámite?	Con respecto a la radicación, descarga y/o envío de documentos electrónicos, actualmente los documentos que se solicitan como requisito para dar respuesta al trámite (Foto, acta de grado, diploma, prueba saber y demás) se están recepcionando por correo electrónico. En el link anexo se pueden observar los requisitos solicitados al usuario: https://www.uniguajira.edu.co/admisiones-requisitos-de-matricula
29																							Si	6. ¿La entidad ya cuenta con mecanismos para medir los beneficios que recibirá el usuario por la mejora del trámite?	Aun no se han realizados actividades al respecto.
30	Plantilla Único - Hijo	72654		Movilidad académica	Inscrito	Los estudiantes,egrsados y docentes debían desplazarse hasta la universidad para realizar el tramite en la sede de la Universidad de la Guajira y presentar de manera presencial la documentación requerida	Se habilitara un correo electrónico con el fin de que los estudiantes envíen el formato de movilidad entrante y /o saliente debidamente diligenciado	los Usuarios No se tendrán que desplazar hasta la sede de la Universidad de la Guajira ha entregar los documentos		Tecnologica	Radicación, descarga y/o envío de documentos electrónicos		01/02/2021	31/12/2021		Oficina de Relaciones Internacionales		Sí	90			Si	Respondió	Pregunta	Observación
31																							Si	1. ¿Cuenta con el plan de trabajo para implementar la propuesta de mejora del trámite?	El plan de trabajo puede apreciarse en el documento remitido por la dependencia denominado “PLAN DE TRABAJO PARA IMPLEMENTAR LA PROPUESTA DE MEJORA EL TRÁMITE.”
32																							Si	2. ¿Se implementó la mejora del trámite en la entidad?	Actualmente la movilidad académica se realiza a través de la plataforma de la página web de la Universidad. En la página de la ORI, en el menú se da click en la opción “solicitar y/o evaluar movilidad”, lo cual permitirá realizar la solicitud (llenar el formulario) y adjuntar los documentos concernientes para la misma. Link de la ORI en donde se accede al trámite: https://www.uniguajira.edu.co/relaciones-internacionales-sobre-nosotros
33																							Si	3. ¿Se actualizó el trámite en el SUIT incluyendo la mejora?	Los ajustes tanto de la radicación como el diligenciamiento del formulario pueden ser revisados en la página del SUIT. Link en donde se encuentra el documento actualizado: http://visor.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=72654
34																							Si	4. ¿Se ha realizado la socialización de la mejora tanto en la entidad como con los usuarios?	La socialización de las mejoras se ha realizado y se siguen haciendo semestralmente como lo evidencia las solicitudes realizadas a las diferentes facultades en el documento “INFORME DE SEGUIMIENTO SISTEMA ÚNICO DE INFORMACIÓN DE TRÁMITES ORI – SUIT 2021” (página 7 a la 12). Link en donde se encuentran los pasos para realizar la movilidad: https://www.uniguajira.edu.co/guia-de-movilidad-academica Link en donde se encuentra la cartilla o manual de usuario del trámite: https://drive.google.com/file/d/1QXgIvi1knXQyD60v50uhtZg-wog4bw7Z/view
35																							Si	5. ¿El usuario está recibiendo los beneficios de la mejora del trámite?	Con respecto a la radicación de los documentos estos se hacen a través del registro o solicitud de la movilidad. Estos se pueden evidenciar en la cartilla adjunta en el siguiente link: https://drive.google.com/file/d/1QXgIvi1knXQyD60v50uhtZg-wog4bw7Z/view Los documentos adjuntos llegan al correo movilidad.ori@uniguajira.edu.co
36																							Si	6. ¿La entidad ya cuenta con mecanismos para medir los beneficios que recibirá el usuario por la mejora del trámite?	Aun no se han realizados actividades al respecto.
37	Plantilla Único - Hijo	72654		Movilidad académica	Inscrito	Los estudiantes,egresados y docentes deben diligenciar de forma física el formulario de movilidad entrante y/o saliente y hacerlo llegar hasta la sede de la Universidad de la Guajira	Se habilitara una plataforma en la pagina web de la Universidad, donde se tramitara de manera virtual	Los usuarios no tendrán que desplazarse hasta las instalaciones de la Universidad, lo que les permitirá ahorro de tiempo y dinero		Tecnologica	Formularios diligenciados en línea		01/02/2021	31/12/2021		Oficina de relaciones internacionales		Sí	90			Si	Respondió	Pregunta	Observación
38																							Si	1. ¿Cuenta con el plan de trabajo para implementar la propuesta de mejora del trámite?	El plan de trabajo puede apreciarse en el documento remitido por la dependencia denominado “PLAN DE TRABAJO PARA IMPLEMENTAR LA PROPUESTA DE MEJORA EL TRÁMITE.”
39																							Si	2. ¿Se implementó la mejora del trámite en la entidad?	Actualmente la movilidad académica se realiza a través de la plataforma de la página web de la Universidad. En la página de la ORI, en el menú se da click en la opción “solicitar y/o evaluar movilidad”, lo cual permitirá realizar la solicitud (llenar el formulario) y adjuntar los documentos concernientes para la misma. Link de la ORI en donde se accede al trámite: https://www.uniguajira.edu.co/relaciones-internacionales-sobre-nosotros
40																							Si	3. ¿Se actualizó el trámite en el SUIT incluyendo la mejora?	Los ajustes tanto de la radicación como el diligenciamiento del formulario pueden ser revisados en la página del SUIT. Link en donde se encuentra el documento actualizado: http://visor.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=72654
41																							Si	4. ¿Se ha realizado la socialización de la mejora tanto en la entidad como con los usuarios?	La socialización de las mejoras se ha realizado y se siguen haciendo semestralmente como lo evidencia las solicitudes realizadas a las diferentes facultades en el documento “INFORME DE SEGUIMIENTO SISTEMA ÚNICO DE INFORMACIÓN DE TRÁMITES ORI – SUIT 2021” (página 7 a la 12). Link en donde se encuentran los pasos para realizar la movilidad: https://www.uniguajira.edu.co/guia-de-movilidad-academica Link en donde se encuentra la cartilla o manual de usuario del trámite: https://drive.google.com/file/d/1QXgIvi1knXQyD60v50uhtZg-wog4bw7Z/view
42																							Si	5. ¿El usuario está recibiendo los beneficios de la mejora del trámite?	Con respecto a la radicación de los documentos estos se hacen a través del registro o solicitud de la movilidad. Estos se pueden evidenciar en la cartilla adjunta en el siguiente link: https://drive.google.com/file/d/1QXgIvi1knXQyD60v50uhtZg-wog4bw7Z/view Los documentos adjuntos llegan al correo movilidad.ori@uniguajira.edu.co
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