A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | O | P | Q | R | S | T | U | V | W | X | Y | Z | |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 | PVSA Table of Effort | |||||||||||||||||||||||||
2 | Items in blue text may be completed by members not on the Board of Directors. | |||||||||||||||||||||||||
3 | Items in black text should be completed by one of the Directors on the Board. | |||||||||||||||||||||||||
4 | Typical # of hours spent per event or month | |||||||||||||||||||||||||
5 | Estimate | # | Extended | |||||||||||||||||||||||
6 | Subtotal | 0 | ||||||||||||||||||||||||
7 | Meetings, Workshops, Festivals | |||||||||||||||||||||||||
8 | Lead Board Meetings (Pres/VP) | 2 | 0 | 0 | per meeting | |||||||||||||||||||||
9 | Arrange speakers and presenters (all) | 4 | 0 | 0 | per presenter | |||||||||||||||||||||
10 | Host or co-host Zoom meeting or workshop | 2.5 | 0 | 0 | per event | |||||||||||||||||||||
11 | Festival Support--Set up, staff display, or take down | 3.5 | 0 | 0 | per shift | |||||||||||||||||||||
12 | Prepare and Present Marketing Support Presentation | 3 | 0 | 0 | per meeting | |||||||||||||||||||||
13 | Prepare and Present Meeting Presentation | 8 | 0 | 0 | per meeting | |||||||||||||||||||||
14 | Prepare and Present Workshop | 8 | 0 | 0 | per meeting | |||||||||||||||||||||
15 | Organize social events for members | 8 | 0 | 0 | per event | |||||||||||||||||||||
16 | Edit meeting and workshop videos for website | 2 | 0 | 0 | per meeting | |||||||||||||||||||||
17 | Website, Blog, Google Docs Update | |||||||||||||||||||||||||
18 | Prepare first draft of blog post or other information for website (Webmaster) | 0.5 | 0 | 0 | per blog post | |||||||||||||||||||||
19 | Gather feedback from proofreaders (Webmaster) | 0.5 | 0 | 0 | per submission | |||||||||||||||||||||
20 | Provide feedback to webmaster | 0.5 | 0 | 0 | per submission | |||||||||||||||||||||
21 | Finalize blog post or page update (Webmaster) | 0.5 | 0 | 0 | per blog or page | |||||||||||||||||||||
22 | Newsletter, Roundup, Email Update | |||||||||||||||||||||||||
23 | Prepare first draft of weekly email | 1.5 | 0 | 0 | per email | |||||||||||||||||||||
24 | Gather feedback from proofreaders | 0.5 | 0 | 0 | per item | |||||||||||||||||||||
25 | Provide feedback to editor, etc. | 0.5 | 0 | 0 | per item | |||||||||||||||||||||
26 | Finalize weekly email | 0.5 | 0 | 0 | per email | |||||||||||||||||||||
27 | Prepare first draft of newsletter (Editor) | 8 | 0 | 0 | per issue | |||||||||||||||||||||
28 | Gather feedback from proofreaders (Editor) | 2 | 0 | 0 | per issue | |||||||||||||||||||||
29 | Provide feedback to editor, etc. | 0.5 | 0 | 0 | per issue | |||||||||||||||||||||
30 | Finalize draft newsletter (Editor) | 2 | 0 | 0 | per issue | |||||||||||||||||||||
31 | Events Management | |||||||||||||||||||||||||
32 | Gather information regarding presenter (Events) | 2 | 0 | 0 | per event | |||||||||||||||||||||
33 | Prepare image and text for event (Events) | 1 | 0 | 0 | per event | |||||||||||||||||||||
34 | Finalize Event for website (Events) | 1 | 0 | 0 | per event | |||||||||||||||||||||
35 | Membership Management | |||||||||||||||||||||||||
36 | Welcome new members (Membership) | 2 | 0 | 0 | per month | |||||||||||||||||||||
37 | Contact lapsed members to encourage renewals (Membership) | 2 | 0 | 0 | per submission | |||||||||||||||||||||
38 | Monitor membership database to identify issues (Membership) | 1 | 0 | 0 | per month | |||||||||||||||||||||
39 | Manuscript Review Program | |||||||||||||||||||||||||
40 | Send manuscript previews to reviewers (MRC) | 2 | 0 | 0 | per submission | |||||||||||||||||||||
41 | Gather preview responses and draft message to author (MRC) | 1 | 0 | 0 | per submission | |||||||||||||||||||||
42 | Send 30-page excerpts to reviewers (MRC) | 2 | 0 | 0 | per submission | |||||||||||||||||||||
43 | Gather 30-page responses and draft message to author (MRC) | 4 | 0 | 0 | per submission | |||||||||||||||||||||
44 | Review preview and respond to MRC (est. 6 per year) | 1 | 0 | 0 | per submission | |||||||||||||||||||||
45 | Review 30-page excerpts | 3 | 0 | 0 | per submission | |||||||||||||||||||||
46 | Anthology | |||||||||||||||||||||||||
47 | Collect and organize anthology submissions | 1 | 0 | 0 | per submission | |||||||||||||||||||||
48 | Send submissions to anthology editors (per submission) | 1 | 0 | 0 | per submission | |||||||||||||||||||||
49 | Editors send submissions to reviewers | 1 | 0 | 0 | per submission | |||||||||||||||||||||
50 | Reviewers review anthology submissions | 1 | 0 | 0 | per submission | |||||||||||||||||||||
51 | Collect reviews and provide feedback to author | 3 | 0 | 0 | per submission | |||||||||||||||||||||
52 | Send completed submissions for copyedit | 1 | 0 | 0 | per submission | |||||||||||||||||||||
53 | Complete copyedit of submissions | 1 | 0 | 0 | per submission | |||||||||||||||||||||
54 | Complete interior design | 16 | 0 | 0 | per manuscript | |||||||||||||||||||||
55 | Finalize cover design | 16 | 0 | 0 | per manuscript | |||||||||||||||||||||
56 | Proofread "galley" copy | 16 | 0 | 0 | per manuscript | |||||||||||||||||||||
57 | Finalize publication | 16 | 0 | 0 | per manuscirpt | |||||||||||||||||||||
58 | Board Management | |||||||||||||||||||||||||
59 | Contact potential Board nominees | 16 | 0 | 0 | per year | |||||||||||||||||||||
60 | Gather photos, bios, etc. | 8 | 0 | 0 | per year | |||||||||||||||||||||
61 | Serve as Assistant to Pres | 2 | 0 | 0 | per month | |||||||||||||||||||||
62 | Serve as Assistant to Secy | 2 | 0 | 0 | per month | |||||||||||||||||||||
63 | Serve as Assistant to Treas | 2 | 0 | 0 | per month | |||||||||||||||||||||
64 | Serve as Assistant to Webmaster | 2 | 0 | 0 | per month | |||||||||||||||||||||
65 | Prepare Agenda (Pres/VP) | 3 | 0 | 0 | per meeting | |||||||||||||||||||||
66 | Prepare Minutes (Secy) | 3 | 0 | 0 | per meeting | |||||||||||||||||||||
67 | Prepare Treasurer's Report | 3 | 0 | 0 | per meeting | |||||||||||||||||||||
68 | Prepare Membership Report | 3 | 0 | 0 | per meeting | |||||||||||||||||||||
69 | Prepare Webmaster's Report | 1 | 0 | 0 | per meeting | |||||||||||||||||||||
70 | Prepare Marketing/Social Media Report | 3 | 0 | 0 | per meeting | |||||||||||||||||||||
71 | Prepare Manuscript Review Program Report | 3 | 0 | 0 | per meeting | |||||||||||||||||||||
72 | Prepare Anthology Report | 3 | 0 | 0 | per meeting | |||||||||||||||||||||
73 | Prepare Subcommittee Report | 3 | 0 | 0 | per meeting | |||||||||||||||||||||
74 | Attend Board Meetings (all directors) | 2 | 0 | 0 | per meeting | |||||||||||||||||||||
75 | Manage historical records (Secy) | 3 | 0 | 0 | per month | |||||||||||||||||||||
76 | Handle financial transactions (Treas) | 3 | 0 | 0 | per month | |||||||||||||||||||||
77 | File appropriate tax forms (Treas/Fin Admin) | 4 | 0 | 0 | per year | |||||||||||||||||||||
78 | Transfer ownership of Google Docs for new Board | 4 | 0 | 0 | per year | |||||||||||||||||||||
79 | Transfer ownership of Outlook email accounts for new Board | 4 | 0 | 0 | per year | |||||||||||||||||||||
80 | Marketing Support Management | |||||||||||||||||||||||||
81 | Follow Guild on social media and like and repost | 5 | 0 | 0 | per month | |||||||||||||||||||||
82 | Other: Describe | |||||||||||||||||||||||||
83 | Other: Describe | |||||||||||||||||||||||||
84 | Other: Describe | |||||||||||||||||||||||||
85 | Other: Describe | |||||||||||||||||||||||||
86 | Other: Describe | |||||||||||||||||||||||||
87 | Other: Describe | |||||||||||||||||||||||||
88 | Other: Describe | |||||||||||||||||||||||||
89 | Other: Describe | |||||||||||||||||||||||||
90 | Other: Describe | |||||||||||||||||||||||||
91 | Other: Describe | |||||||||||||||||||||||||
92 | ||||||||||||||||||||||||||
93 | ||||||||||||||||||||||||||
94 | ||||||||||||||||||||||||||
95 | ||||||||||||||||||||||||||
96 | ||||||||||||||||||||||||||
97 | ||||||||||||||||||||||||||
98 | ||||||||||||||||||||||||||
99 | ||||||||||||||||||||||||||
100 |