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COLETA DE DADOS - RISCOS INERENTES E INDICADORES DA GESTÃO DE RISCOS
ANÁLISE E AVALIAÇÃO DOS RISCOS:
RISCOS INERENTES
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Processo:• DGI008 – Doc. e Informação: Gestão do SEI – Cadastro de Usuários ExternosObjetivo EstratégicoPDI21 - Aprimorar Gestão Administrativa, Financeira e Econômica
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Código do Risco:Fatores de Risco:
(Descreva as dificuldades ou fatores que caso ocorram causará impactos ao processo):		Fator relacionado a(o) Processo / Pessoas / Tecnologia:Fraqueza (Interna) ou
Ameaça (Externa):		Possíveis Soluções
(Ações propostas):		Indicadores
(Como calcular?)		Situação Atual
/ Linha de Base
(De onde partimos?)		Situação Futura
/ Após implantar a solução
(Onde queremos chegar?)		Risco:
(qual é o evento que caso aconteça trará impactos?)
(ator responsável + verbo de ação + complemento)
Ex.: "Coordenador instruir de forma incorreta"		Causa/Fonte:Efeitos / Consequências / Impacto:Tipologia do Risco:ANÁLISE:AVALIAÇÃO:
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Probabilidade de Ocorrência:PImpacto (Consequência):IRisco Inerente
(P * I):		Nível de Risco:Resposta ao Risco:
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DGI008.R1Ao realizar uma solicitação, o solicitante pode enviar os dados de forma incorreta. Por exemplo, não informar qual unidade SEI (setor da UFV) é o responsável por seu cadastro. Não informam também o número do processo a que deverá ter acesso.PessoasFraqueza (Interna)Já existem orientações no site do SEI e no site da DGI, contudo poderia-se:
(i) criar vídeos curtos de orientação e divulgar em multiplos locais ou de forma períodica;
(ii) refazer o modelo do Termo de Concordância de forma a explicar melhor a necessidade de o usuário informar o setor responsável. Criar formulário que "obrigue" a entrega correta dos dados.		Tempo Total de TramitaçaoPode ser longoNo máximo 3 diasSolicitante informar dados incorretosFalta de orientaçãoAtraso no processoOperacionalAlta4Pequeno28Risco AltoReduzir
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DGI008.R2Após receber a solicitação por email, a DGI encaminha e-mail ao setor responsável (agente SEI). Contudo, este pode não efetuar o cadastro do usuário externo. Pode esquecer de: (i) anexar o termo de concordância no processo SEI;ProcessoFraqueza (Interna)Acredito que poderia haver uma alteração no fluxo do processo, de forma que a DGI seja o setor responsável por arquivar os termos de concordância no SEI e não o Agente setorial. O Agente deveria apenas liberar o usuário e documento a ser assinado. Nível de Segurança JurídicaRuimBomAgente SEI não arquivar termo de concordânciaFalta de comprrensão sobre o processo e sua responsabilidadePerda de documentos institucionaisOperacionalAlta4Grande416Risco CríticoEvitar
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DGI008.R3Após receber a solicitação por email, a DGI encaminha e-mail ao setor responsável (agente SEI). Contudo, este pode não efetuar o cadastro do usuário externo. Pode esquecer de: (ii) liberar o usuário;PessoasFraqueza (Interna)Já existem orientações no site do SEI e no site da DGI, contudo poderia-se:
(i) criar vídeos curtos de orientação e divulgar junto aos agentes SEI de forma períodica.		Tempo Total de TramitaçaoPode ser longoNo máximo 3 diasAgente SEI não liberar usuário externoFalta de comprrensão sobre o processo e sua responsabilidadeAtraso no processo, reclamação do solicitanteOperacionalMédia3Pequeno26Risco ModeradoCompartilhar ou Transferir
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DGI008.R4Após receber a solicitação por email, a DGI encaminha e-mail ao setor responsável (agente SEI). Contudo, este pode não efetuar o cadastro do usuário externo. Pode esquecer de: (iii) liberar o documento para ser assinado.PessoasFraqueza (Interna)Já existem orientações no site do SEI e no site da DGI, contudo poderia-se:
(i) criar vídeos curtos de orientação e divulgar junto aos agentes SEI de forma períodica.		Tempo Total de TramitaçaoPode ser longoNo máximo 3 diasAgente SEI não liberar documento para assinaturaFalta de comprrensão sobre o processo e sua responsabilidadeAtraso no processo, reclamação do solicitanteOperacionalMédia3Pequeno26Risco ModeradoCompartilhar ou Transferir
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Art. 14. (Resolução nº 07/2021/Consu). A UFV adota as seguintes tipologias dos riscos:
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I - riscos de imagem ou reputação do órgão: eventos que podem comprometer a confiança da sociedade em relação à capacidade da UFV em cumprir sua missão ins_x001e_tucional, interferindo diretamente na imagem do órgão;
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II - riscos financeiros ou orçamentários: eventos que podem comprometer a capacidade da UFV de contar com os recursos orçamentários e financeiros necessários à realização de suas atividades, ou eventos que possam comprometer a própria execução orçamentária e financeira;
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III - riscos legais: eventos derivados de alterações legislativas ou normativas que podem comprometer as atividades da UFV; e
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IV - riscos operacionais: eventos que podem comprometer as a_x001e_vidades da unidade, normalmente associados a falhas, deficiência ou inadequação de processos internos, pessoas, infraestrutura e sistemas, afetando o esforço da gestão quanto à eficácia e eficiência dos processos organizacionais.
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Três pilares de uma organização:
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(i) Pessoas: São os responsáveis por pensar, planejar e executar todas as atividades da organização.
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(ii) Tecnologia: Infraestrutura de rede local, servidores, estações de trabalho, telefonia, equiapamentos, softewares, bancos de dados, ...
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(iii) Processos: Qualquer agrupamento de atividades de uma organização que tem por objetivo desenvolver e entregar produtos ou serviços ao cliente (usuário final) interno ou externo.
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- Atividade: é sempre executada por um agente (usuário ou sistema). Atividade sempre consume algum tipo de recurso (ex.: tempo). Toda atividade deve ter um prazo de entrega.
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Obs.: Se a solução de um problema for alterar o processo, então o fator de risco será relacionado ao processo.
Se a solução envolver capacitação de usuários, será relacionado a pessoas.
Se envolver aquisição de TI etc, será tecnologia.
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Fraquezas ou Ameaças:
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(i) Fraquezas:
- Os processos são confiáveis?
- Quais são as falhas nos processos?
- Há problemas no produto ou serviço que impactam negativamente a organização?
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(ii) Ameaças:
- O que pode vir a influenciar negativamente a organização?
- Há alguma questão pontual, sazonal ou de legislação que não favoreça a organização?
- Há outras organizações prejudicando algo?
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Exemplo de Indicadores que Afetam um processso:
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- Tempo Total de Tramitação do Processo?
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- Quantidade de Entregas por período de tempo (ano ....)?
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- Nível de Segurança Jurídica (qualitativo)?
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- Valor Arrecado por período de tempo (ano, ...)?
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