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COLETA DE DADOS - RISCOS INERENTES E INDICADORES DA GESTÃO DE RISCOS
ANÁLISE E AVALIAÇÃO DOS RISCOS:
RISCOS INERENTES
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Processo:DAC006 – Extensão: Empréstimo de materiais: cavaletes, painéis, módulos, suporte de banners e varaisObjetivo EstratégicoPDI09: Aprimorar a política de extensão e cultura.
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Código do Risco:Fatores de Risco:
(Descreva as dificuldades ou fatores que caso ocorram causarão impactos ao processo ou a UFV):		Fator de Risco relacionado a(o) Processo / Pessoas / Tecnologia:Fraqueza (Interna) ou
Ameaça (Externa):		Possíveis Soluções
(Ações propostas):		Indicadores
(Como calcular?)		Situação Atual
/ Linha de Base
(De onde partimos?)		Situação Futura
/ Após implantar a solução
(Onde queremos chegar?)		Evento de Risco:
(qual é o evento que caso aconteça trará impactos?)
(ator responsável + verbo de ação + complemento)
Ex.: "Coordenador instruir de forma incorreta"		Causa/Fonte:Efeitos / Consequências / Impacto:Tipologia do Risco:ANÁLISE:AVALIAÇÃO:
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Probabilidade de Ocorrência:PImpacto (Consequência):IRisco Inerente
(P * I):		Nível de Risco:Resposta ao Risco:
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DAC006.R1Solicitação de empréstimo dos materiais por e-mail. Solicitação de empréstimo não ser recebida ou ser perdida na caixa de e-mails ProcessoAmeaça (Externa)Substituir o e-mail por formulário online com notificação automática e armazenamento centralizado% de solicitações não respondidas / total de solicitações-----Solicitante informar a DAC que a sua solicitação não foi atendida no prazo estipulado.

Exemplo: após vários dias, com a solicitação perdida no email, alguem liga reclamando da falta de resposta.		Acúmulo de tarefas de maior urgência para deliberação na DAC. Comunicação ineficaz.

Servidor da DAC perder a solicitação no fluxo de emails.

Excesso de pessoas atendendo ao email, pode perder a fila.		Perda de demanda, retrabalho, insatisfação de usuários, falhas de agenda e conflitos de empréstimo

Insatisfação e falha no atendimento da pinacoteca.
Solicitante terá atraso em seu planejamento
Desmotivação do solicitante e retrabalho
Atraso em eventos da UFV.		OperacionalMédia3Moderado39Risco AltoReduzir
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DAC006.R2Receber e Analisar a solicitação: Solicitações com informações incompletas ou incoerentes enviadas por e-mailProcessoAmeaça (Externa)Formular campos obrigatórios em sistema ou formulário online; recusar solicitações incompletas% de solicitações incompletas / total de solicitações recebidas......Solicitante não enviar e-mail ou enviar dados incompletos

Em alguns casos as pessoas chegam ao setor para retirar o material, sem antes ter enviado a solicitação.		Desconhecimento do solicitante do processo a ser seguido.

Falta de um sistema que contenha formulários de solicitação similar ao da DTI, onde o solicitante não possa abrir um chamado faltando dados. 		Atraso no processamento, necessidade de retrabalho e erros na emissão do termo

Atraso em eventos da UFV.		OperacionalMédia3Moderado39Risco AltoReduzir
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DAC006.R3Informar se há disponibilidade do material: Erro na verificação da disponibilidade de materiaisPessoasFraqueza (Interna)Criar planilha ou sistema de controle de agenda de empréstimos compartilhada entre os servidoresNº de conflitos de agenda por falha humana......Servidor da DAC informar disponibilidade de equipamentos incorretamente ao solicitante.Controle manual, descentralizado e sujeito a erros.Duplicidade de empréstimos, indisponibilidade no dia do evento, falha na entrega ao solicitanteOperacionalBaixa2Moderado36Risco ModeradoCompartilhar ou Transferir
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DAC006.R4Preparação do termo de empréstimo: Termo de empréstimo com informações incorretas ou incompletasPessoasFraqueza (Interna)Padronizar modelo de termo e checklist de preenchimento antes da assinaturaNº de termos com erro detectado / total de termos emitidos......UFV (DAC) formalizar emprestimo com Termo de Emprestimo que possui dados incorretos (assinado com dados incorretos).Falta de atenção ou ausência de validação cruzada

Solicitante assina termo com informações erradas ou incompletas

DAC não confere o termo antes e depois de assinar.		Comprometimento jurídico da responsabilização, prejuízo à rastreabilidadeConformidade ou LegalMuito Baixa1Moderado33Risco PequenoAceitar
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DAC006.R5Retirada e Devolução dos materiais: Solicitante não comparecer na data de retirada ou devolução dos materiaisPessoasAmeaça (Externa)Estabelecer política de cancelamento, prazos, penalidades e lembretes automáticos (via e-mail ou WhatsApp)% de retiradas e devoluções fora do prazo / total de empréstimos......Solicitante deixar de retirar ou devolver material na data marcada.Falta de comprometimento do solicitante ou imprevistosMateriais parados ou indisponíveis para outros usuários, prejuízo ao calendário do setorOperacionalBaixa2Grande48Risco AltoReduzir
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DAC006.R6Materiais danificados ou extraviados durante o empréstimoPessoasAmeaça (Externa)Reforçar, no termo, a responsabilidade integral do solicitante sobre transporte e zelo% de devoluções com avarias / total de empréstimos......Solicitante danificar ou perder materialFalta de controle e transporte inadequado pelo solicitante

Falta de preparo do solicitante para transporte

Ausência de orientação da DAC		Danos aos itens do empréstimo, prejuízo institucional, necessidade de reposição de materiaisFinanceiro ou OrçamentárioMédia3Moderado39Risco AltoReduzir
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Art. 14. (Resolução nº 07/2021/Consu). A UFV adota as seguintes Tipologias dos Riscos:
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I - Imagem ou reputação do órgão: eventos que podem comprometer a confiança da sociedade em relação à capacidade da UFV em cumprir sua missão institucional, interferindo diretamente na imagem do órgão;
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II - Financeiros ou orçamentários: eventos que podem comprometer a capacidade da UFV de contar com os recursos orçamentários e financeiros necessários à realização de suas atividades, ou eventos que possam comprometer a própria execução orçamentária e financeira;
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III - Legais: eventos derivados de alterações legislativas ou normativas que podem comprometer as atividades da UFV; e
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IV - Operacionais: eventos que podem comprometer as atividades da unidade, normalmente associados a falhas, deficiência ou inadequação de processos internos, pessoas, infraestrutura e sistemas, afetando o esforço da gestão quanto à eficácia e eficiência dos processos organizacionais.
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Três pilares de uma organização (tente identificar fatores de risco em cada pilar):
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(i) Pessoas: São os responsáveis por pensar, planejar e executar todas as atividades da organização.
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(ii) Tecnologia: Infraestrutura de rede local, servidores, estações de trabalho, telefonia, equiapamentos, softewares, bancos de dados, ...
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(iii) Processos: Qualquer agrupamento de atividades de uma organização que tem por objetivo desenvolver e entregar produtos ou serviços ao cliente (usuário final) interno ou externo.
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- Atividade: é sempre executada por um agente (usuário ou sistema). Atividade sempre consume algum tipo de recurso (ex.: tempo). Toda atividade deve ter um prazo de entrega.
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Obs.: Se a solução de um problema for alterar o processo, então o fator de risco será relacionado ao processo.
Se a solução envolver capacitação de usuários, será relacionado a pessoas.
Se envolver aquisições de TI etc., será tecnologia.
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Fraquezas ou Ameaças:
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(i) Fraquezas:
- Os processos são confiáveis?
- Quais são as falhas que impactam os processos ou a organização?
- Há problemas no produto ou serviço que impactam negativamente a organização?
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(ii) Ameaças:
- O que pode vir a influenciar negativamente o processo ou a organização?
- Há alguma questão pontual, sazonal ou de legislação que não favoreça o processo ou a organização?
- Há outras organizações ou ações políticas que possam prejudicar o processo ou a organização?
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Exemplo de Indicadores que Afetam um processso:
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- Tempo Total de Tramitação do Processo?
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- Quantidade de Entregas por período de tempo (ano ....)?
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- Nível de Segurança Jurídica (qualitativo)?
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- Valor Arrecado por período de tempo (ano, ...)?
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