Alur Pengisian Spreadsheet Rekap Absensi & Lembur Jakarta

1. Sheet Absen Magang (Periode 16–15)

Tim Payroll akan mengisi data absensi berdasarkan hasil penarikan dari Talenta.

Apabila terdapat data absensi yang ditandai warna merah, mohon untuk:

Melengkapi jumlah kehadiran pada kolom Total Kehadiran Manual.

Mengirimkan bukti absensi manual melalui email sebagai lampiran pembayaran uang saku apabila terdapat kendala pada sistem Talenta.

Catatan:

Mohon tidak mengubah data pada kolom Total Kehadiran Tarikan Talenta.

Kolom yang perlu dilengkapi:

Isi Aktif atau Tidak Aktif.

Isi OMN/TOMN/Terminasi apabila pegawai Tidak Aktif. Jika pegawai Aktif, kolom Keterangan Resign Mohon dikosongkan saja.

Isi tanggal efektif resign apabila pegawai Tidak Aktif.

2. Sheet Absen PKWT (Juni)

Apabila terdapat data absensi yang ditandai warna merah, mohon untuk:

Mengirimkan bukti absensi manual melalui email.

Segera melakukan pengajuan koreksi absensi di Talenta.

Kolom yang perlu dilengkapi:

Isi Aktif atau Tidak Aktif.

Isi OMN/TOMN/Terminasi apabila pegawai Tidak Aktif. Jika pegawai Aktif, kolom Keterangan Resign Mohon dikosongkan saja.

Isi tanggal efektif resign apabila pegawai Tidak Aktif.

Catatan:

Mohon tidak mengubah data pada kolom Total Kehadiran Tarikan Talenta.

3. Sheet Koreksi Lembur

Apabila terdapat lembur yang belum terbayarkan, mohon untuk:

Mengisi nama pegawai.

Melengkapi data yang diperlukan.

Mengisi tanggal pelaksanaan lembur beserta jumlah jam lembur.

Contoh:

Apabila pegawai melakukan lembur pada tanggal 1 selama 4 jam, maka pada kolom tanggal 1 diisi angka 4.

Selanjutnya, Tim Payroll akan melakukan pengecekan histori pengajuan lembur di Talenta untuk memastikan apakah lembur tersebut telah diajukan namun belum terbayarkan. Hasil verifikasi akan dicantumkan oleh Tim Payroll pada kolom Keterangan.

4. Sheet New Hire di Atas Tanggal 10

Sheet ini berisi data pegawai New Hire yang bergabung setelah tanggal 10 Juni dan belum menerima gaji pada periode sebelumnya.

Pegawai tersebut akan menerima gaji proporsional pada payroll bulan Juli, yang dihitung sejak tanggal bergabung hingga 30 Juni.

Mohon untuk:

Memastikan jumlah kehadiran yang telah direkap oleh Tim Payroll sudah sesuai.

Apabila terdapat pegawai yang belum memiliki data kehadiran atau terdapat keterangan tertentu pada spreadsheet, segera tindak lanjuti dengan melakukan pengajuan absensi dan mengirimkan bukti absensi manual apabila diperlukan.

5. Koreksian Lain-Lain

Apabila ada koreksi seperti kekurangan gaji di penggajian bulan sebelumnya, Koreksi Lembur pada bulan - bulan sebelumnya, Koreksi kekurangan Tunjangan Jabatan, dll.

Jika ada koreksi yang berkaitan dengan gaji, mohon untuk mengisi keterangannya saja bukan nominal. Misal pada pegawai A belum terbayarkan tunjangan jabatan pada bulan sebelumnya,

Maka pada kolom Kekurangan Gaji hanya diisi "Tunjangan Jabatan" dan isi Bulan penggajian belum dibayarkan tunjangan tersebut.

Apabila ada koreksi kekurangan pembayaran lembur, hanya isi kolom lembur jam lemburnya saja, dan berikan keterangan tanggal lemburnya

6. Potongan NWNP

Hanya Mas Salman / Mas Alfin saja yang mengisi berdasarkan rekap yang sudah diberikan dari unit ke HCBP

Setiap Admin/Unit Manager hanya diperkenankan mengisi dan melakukan pembaruan data pada pegawai di unit yang menjadi tanggung jawabnya.

Mohon untuk tidak mengubah data apa pun di luar unit yang di-handle agar integritas data tetap terjaga.

Spreadsheet hanya dapat diedit hingga tanggal 15.

Mulai tanggal 16, spreadsheet akan dikunci (tidak dapat diedit) dan seluruh data yang tercantum akan dianggap sebagai data final (fix).

Tim Payroll akan mengunduh spreadsheet tersebut sebagai arsip payroll.

Selanjutnya, data pada spreadsheet akan diperbarui (reset) untuk periode bulan berikutnya pada setiap tanggal 1.