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1 | Organization | Enter your 3-digit organization (district) number. The number must contain 3-digits including any | ||||||||||||||||||||||||
2 | leading zeros. It is used to validate the Pay Group and Calendar ID columns | |||||||||||||||||||||||||
3 | ||||||||||||||||||||||||||
4 | Empl ID | The EmplIDLeadingZeros macro forces leading zeros when the Empl ID is less than 6-digits. The | ||||||||||||||||||||||||
5 | ValidateEmplID macro makes sure there is a value in the Empl ID column that is not zero or blank, | |||||||||||||||||||||||||
6 | the value is numeric, the length is 6, and displays an error message if it is incorrect. Cells in error are | |||||||||||||||||||||||||
7 | marked in RED, warnings are marked in YELLOW. | |||||||||||||||||||||||||
8 | ||||||||||||||||||||||||||
9 | Empl Record | The Empl Record column is pre-defined as Number with a format of -1234. The ValidateEmplRec | ||||||||||||||||||||||||
10 | macro makes sure there is a value in the Empl Record column that is not blank, between 0 and 99 | |||||||||||||||||||||||||
11 | and displays an error message if it is incorrect. A warning message is displayed if any Empl Records | |||||||||||||||||||||||||
12 | are not within those limits. Cells in error are marked in RED, warnings are marked in YELLOW. | |||||||||||||||||||||||||
13 | ||||||||||||||||||||||||||
14 | Pay Group | The format of the Pay Group is NNNXXX where NNN is the organization (district) number and XXXX | ||||||||||||||||||||||||
15 | is the pay group code. The ConvertPayGroupToUppercase macro converts the Pay Group to all | |||||||||||||||||||||||||
16 | uppercase. The ValidatePayGroup macro makes sure there is a value in the Pay Group column, | |||||||||||||||||||||||||
17 | the first 3 characters match the Organization, and displays an error message if it is incorrect. Cells | |||||||||||||||||||||||||
18 | in error are marked in RED, warnings are marked in YELLOW. | |||||||||||||||||||||||||
19 | ||||||||||||||||||||||||||
20 | Calendar ID | The format of the Calendar ID is NNN YYYY-MM where NNN is the organization (district) number and | ||||||||||||||||||||||||
21 | YYYY-MM is the date (calendar period). The AddOrgToCalendarID macro adds or prefixes the | |||||||||||||||||||||||||
22 | the Organization plus 1 space to the Calendar ID so only the date needs to be entered. The | |||||||||||||||||||||||||
23 | ValidateCalendarID macro makes sure there is a value in the Calendar ID column, the first 3 | |||||||||||||||||||||||||
24 | characters match the Organization, the month portion of the date is between 1 and 2, the date portion | |||||||||||||||||||||||||
25 | is not prior to today's YYYY-MM, the date portion is not after today's date plus 1 month (YYYY-MM), | |||||||||||||||||||||||||
26 | characters match the Organization, the month portion of the date is between 1 and 2, and displays an | |||||||||||||||||||||||||
27 | and displays an error message if it is incorrect. The ValidateCalendarID macro also generates a | |||||||||||||||||||||||||
28 | warning when today's date (day) is greater than 16 (average start day of the first Pre-Calc when | |||||||||||||||||||||||||
29 | absences are processed and balances rolled to the next calendar period) and the Calendar ID is for the | |||||||||||||||||||||||||
30 | current month and not the next month. Balance adjustments can only be made for the current Calendar | |||||||||||||||||||||||||
31 | ID. This validation is intended to warn the client so they can double-check the value in the Calendar ID | |||||||||||||||||||||||||
32 | column. Cells in error are marked in RED, warnings are marked in YELLOW. | |||||||||||||||||||||||||
33 | ||||||||||||||||||||||||||
34 | PIN Number | The PIN Number identifies the type of absence being adjusted - see the PIN tab for a complete list. | ||||||||||||||||||||||||
35 | The ValidatePIN macro makes sure there is a value in the PIN Number columne, it is found on the | |||||||||||||||||||||||||
36 | PIN tab and displays an error message if it is incorrect. Cells in error are marked in RED, warnings | |||||||||||||||||||||||||
37 | are marked in YELLOW. | |||||||||||||||||||||||||
38 | ||||||||||||||||||||||||||
39 | Balance Adjustment | This column is pre-defined as Number with a format of -1234.10. The ValidateBalAdj macro makes | ||||||||||||||||||||||||
40 | makes sure there is a value in the Balance Adjustement column that is not blank, between -300 and | |||||||||||||||||||||||||
41 | 300 and displays an error message if it is incorrect. A warning message is displayed if any Balance | |||||||||||||||||||||||||
42 | Adjustments are not withn those limits. Cells in error are marked in RED, warnngs are marked in | |||||||||||||||||||||||||
43 | YELLOW, | |||||||||||||||||||||||||
44 | ||||||||||||||||||||||||||
45 | ||||||||||||||||||||||||||
46 | Validate Button | The Validate button runs all of the macros to validate data found on the AM Balance Adjustment | ||||||||||||||||||||||||
47 | Entry Template. The Validate should be run after all adjustments have been entered and the | |||||||||||||||||||||||||
48 | spreadsheet saved. However, it can be run multiple times as required. | |||||||||||||||||||||||||
49 | ||||||||||||||||||||||||||
50 | PIN Tab | Llist of all available PIN Numbers and their corresponding descriptions. PIN Numbers are codes that | ||||||||||||||||||||||||
51 | identify a type of absence balance to be adjusted, such as Sick. | |||||||||||||||||||||||||
52 | NEVER EVER MAKE ANY CHANGES TO THE PIN TAB. | |||||||||||||||||||||||||
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