RGC-004 MATRIZ DE REPORTE Y TRATAMIENTO DE LAS SALIDAS NO CONFORMES.xlsx

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1			MATRIZ DE REPORTE Y TRATAMIENTO DE LAS SALIDAS NO CONFORMES																Código	RGC-004
2																			Aprobó	25/09/2024
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5	IDENTIFICACIÓN						TRATAMIENTO							REVISIÓN DEL TRATAMIENTO			VERIFICACIÓN DEL TRATAMIENTO- CIERRE DE LAS ACTIVIDADES- SIG
6	PROCESO	REPORTADO POR (Indicar cargo)	SALIDA	REQUISITO AL CUAL SE ESTA INCUMPLIENDO	DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA	FECHA DE REPORTE	IDENTIFICACIÓN CAUSA RAIZ DEL PROBLEMA	TIPO DE ACCIÓN	DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN	PROCESO INVOLUCRADO EN LA ACCIÓN	RESPONSABLE DE LA ACCIÓN	RESPONSABLE DE LA ACCIÓN	FECHA PARA CUMPLIR LA ACCIÓN	¿EL TRATAMIENTO FUE EFICAZ?	REVISADO POR	MEDIO QUE SOPORTA LA EVIDENCIA	ESTADO DE LA ACTIVIDAD	FECHA DE CIERRE	RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO	OBSERVACIÓN

7	Capacitación Empresarial	Coordinador de Formación Empresarial	SATISFACCION DEL CLIENTE		Se hizo un envío de 7008 correos masivos por la plataforma EXUS, los cuales no fueron enviados de manera inmediata afectando la publicidad del evento Planeación Tributaria 2025.	20/01/2025	Error presentado en la plataforma del proveedor EXUS		Se radicó el ticket del servicio al proveedor con el #41795 y comentario #505252, respondido or Brandon Gallego.	Capacitación Empresarial	Coordinador de Formación Empresarial	Proveedor tecnológico	22/1/2025	Sí	JOHN MAHECHA	CORREO CON TICKET GENERADO PARA ATENCIÓN DEL SERVICIO POR PARTE DEL PROVEEDOR	Cerrada
8	Afiliados	Jefe Comercial de afiliados	DX DE CONDICIONES DE SALUD		Humedad en la oficina de la jefe comercial afiliados, inundacion oficina	28/01/2025	Infraestructura	Corrección	Existe una humedad grande que persiste, por el borde de la ventana y pared entra agua	Afiliados		Presupuesto	20/02/25	Sí	ZAIDA GUEVARA		Cerrada
9	Afiliados	cajero 1	DX DE CONDICIONES DE SALUD		mucho polvo y zancudos	28/01/2025	Infraestructura	Corrección	mucho polvo debido a la humedad y muchos zancudos	Afiliados			22/02/25	Sí	ERIK FABIAN SUAVITA		Cerrada
10	Conciliación y Arbitraje	Directora CCAAC	DX DE CONDICIONES DE SALUD		Humedad e inundacion en la oficina del centro de conciliacion y arbitraje.	31/01/2025	Infraestructura	Corrección	presentacion de goteras y por el vidrio desde la oficina de la direccion hasta la sala 2.	Conciliación y Arbitraje		Direccion Administrativa	28/03/25			CORREO DEL 13 DE AGOSTO DEL 2025,POR LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRATIVA,QUEDA EL COMPROMISO DE LA SOLUCION POR MEDIO DEL CONTRATO DE LA HIPERMEABILIZACIÓN	Cerrada
11	Conciliación y Arbitraje	Directora CCAAC	DX DE CONDICIONES DE SALUD		Daño bateria sanitaria	31/01/2025	Infraestructura	Corrección	Daño de bateria del baño privado del CCAAC	Conciliación y Arbitraje		Direccion Administrativa			Directora del Centro de Conciliacion, y Director (E) de Adminitrativo		Cerrada	10 -06-2025
12	Centro de Desarrollo Empresarial	LIDER DEL CDE	INDICADORES	Procedimiento	No se encuentra activa la plataforma CRM y hasta el momento no se le han realizado los ajustes que se ha podido evidenciar y que se requieren para que sea funcional y se pueda subir la informacion qaue se captura en el servicio que presta el CDE, a los emprendedores y empresarios con el fin de generar de informes estadisticos y de analisis para a toma de decisiones por parte del equipo del CDE. Igualmente esta actividad se refleja en el procedimiento del CDE, que en este momento no se esta cumpliendo.	7/02/2025	Incumplimiento del contratista - POSTA	Corrección	Realilzar los ajustes pertinentes que se le han reportado al contratista de correcciones en algunos procedimientos diseñados en la plataforma para que sea mas funcional en el manejo de la informacion. Entre estos requerimientos que la plataforma matenga activa ya que cuando se quiere ingresar esta siempre caida. Se cierra teniendo en cuenta la que la capacidad operatriva de la plataforma se recibió a satisaccion.	Centro de Desarrollo Empresarial	Lider del CDE, Coordinador de Emprendimiento, Ingeniero de Sistemas, Director de Competitividad y Proyectos y Control Interno.		30/03/25				Cerrada	13/8/2025	Directora (e) Competitividad y Proyectos
13	Capacitación Empresarial	Coordinador de Formación Empresarial	SATISFACCION DEL CLIENTE		Se presenta una inconformidad por parte de la usuaria Paola Andrea Zapata, asistente al Seminario Importancia de la Planeación tributaria, debido a que se molestó porque el funcionario responsable de los auditorios le informó que no se podían entrar bebidas al auditorio, aduciendo puntualmente en la encuesta de medición de la satisfacción lo siguiente: "Las instalaciones están muy antiguas y desmejoradas para el estatus que siempre ha tenido la Cámara de Comercio, de 3 personas que nos atendieron una persona es muy brusca para contestar y hacer observaciones".	8/2/2025	Políticas de auditorio sobre la prohibición de entrar bebidas al auditorio.	Información al Cliente		Capacitación Empresarial	Coordinador de Formación Empresarial	Director Comercial y Coordinador de Formación Empresarial	08/02/25	Sí	Coordinador de Formación Empresarial	RCE-020 Encuesta de satisfaccón	Cerrada
14	Capacitación Empresarial	Coordinador de Formación Empresarial	SATISFACCION DEL CLIENTE		La políticas de uso de auditorio, frente al ingreso de bebidas, afecta el servicio de formación para los empresarios que pagan su formación, en atención a que comparan las condiciones de servicio con otras instalaciones similares donde se les permite el ingreso de café y agua, acompañamientos que los empresarios requieren a la hora de su formación para mayor comodidad, hábito o dsitracción del cansancio que produce estar en un lugar sentado recibiendo información por varias horas.	11/02/2025	No se evaluán las políticas de uso de auditorio acorde con la naturaleza del evento y la necesidad del cliente tanto externo como interno	Obtención de autorización para aceptación bajo concesión	Se solicitará a la Dirección Comercial escalar la necesidad de evaluar las condiciones de uso en los auditorios en los eventos con costo o que son estratégicos para la parte comercial	El funcionario le explicó al final del evento las políticas y le ofreció las disculpas, se hará el acercamiento por parte de la Coordinadora de Formación con la usuaria, debido a que es una usuaria que demanda los servicios de capacitación con costo, por lo tanto es importante fidelizarla.	Direccionamiento Estratégico	Direccionamiento Estratégico	01/03/25	La restricción del consumo de alimentos en el auditorio es una medida que ha reglamentado la alta dirección para evitar daños y manchas en el tapete y silletería del auditorio. Pese a eso vemos que el tapete y sillas están manchado porque le han regado alimentos y bebidas. Es una medida que debe sonservarse en razón que la poca cultura ciudadana en el cuidado del recinto	Humberto Rangel	la restricción debe seguir para proteger de deterioro el tapete y silletería del aUDITORIO	Cerrada
15	Dirección de competitividad y Proyectos	Gestor Competitivida CRCI Vichada	AUTOREPORTE DE TRABAJADORES		los elementos asignados a este cargo de competitividad CRCI Vichada, nunca han contado con acceso a internet , lo cual perjudica la correcta ejecucion de las funciones asignadas, ya que estan incluyen asitir a reuniones virtuales con diferentes entidades tanto de orden nacional como regional. durante el año pasado se presento correo de notificacion y solicitud del servicio para el equipo anteriormente asignado , pero no fue resuelta , este año se volvio a enviar correo pidiendo nuevamente el servicio y del area de sistema enviaron varios correos solicitando informacion exacta para conectar el servicio de internet al nuevo pc asignado, pero a la feha de hoy esta situasion no se ha resuelto.	19/02/2025	No se cuenta con internet en la oficina para el gestor de competitividad de Vichada.	Suspensión del servicio o producto	Se solicita a la dirección administrativa y financiera el apoyo para solucionar la falta de internet en el equipo de computo del gestor de la crci vichada. En varias ocasiones se ha notificado vía correo electrónico, pero no se ha tenido respuesta. 31/07/2025 desde area admisnistrativa se tomas las acciones mnecesarias trendientes al restablecimiento del servicio.	Gestión Administrativa	Gestor CRCI Vichada		03/03/25				Cerrada	31/7/2025	Directora (e) Competitividad y Proyectos
16	Dirección de competitividad y Proyectos	Gestor Competitivida CRCI Guainía	AUTOREPORTE DE TRABAJADORES		los elementos asignados a este cargo de competitividad CRCI Guainía, nunca han contado con acceso a internet , lo cual perjudica la correcta ejecucion de las funciones asignadas, ya que estan incluyen asitir a reuniones virtuales con diferentes entidades tanto de orden nacional como regional.	19/02/2025	No se cuenta con internet en la oficina para el gestor de competitividad de Guainía.	Suspensión del servicio o producto	Se solicita a la dirección administrativa y financiera el apoyo para solucionar la falta de internet en el equipo de computo del gestor de la crci Guainía.	Gestión Administrativa	Gestor CRCI Guainía.			Sí	Dirección de Competitividad	Mediante correo electrónico	Cerrada	15/4/2025	Directora (e) Competitividad y Proyectos
17	Registros Públicos	coordinador registros publicos	INDICADORES	TERMINO DE TIEMPOS DE RESPUESTA	Promedio días de servicio, se estableció en 4.9 sobre 5 días y % de cumplimiento del tiempo de servicio se estableció en un 46% con meta del 82%. De acuerdo a lo anterior se incumplió con el indicador % de cumplimiento del tiempo de servicio, pues no se alcanzó la meta.	21/02/2025	promotores, abogados, digitalizadores, control de calidad, y digitadores no estan cumpliendo con los tiempos de respuesta definidos por calidad en el registro de esales	se realiza llamado de atencion a los cajeros, promotores, abogados, digitalizadores, control de calidad, y digitadores	se requiere el apoyo de los funcionarios de registros publicos, cajeros, promotores, abogados, digitalizadores, control de calidad, y digitadores para solucionar y mitigar el problema del no cumplimiento	INDICADORES DE TIEMPOS DE REPUESTA	REGISTROS PUBLICOS	coordinador de registros publicos	10/03/25	Sí	coordinador de registros publicos	tiempos de respujesta	Cerrada	13/8/2025	coordinador de registros publicos
18	Conciliación y Arbitraje	Directora CCAAC	QUEJAS Y RECLAMOS		El centro de conciliacion solicito en dias anteriores solicito apoyo con una impresora a color ,teniendo en centa que con las que contaba estan en mal estado y no funcionan como se evidencia en la trazabilidad al area administrativa.	24/02/2025	desgaste de las impresoras	Corrección	se solicita al area administrativa apoyo con una impresora a color por la presentacion de los documentos finales del los servicios brindados por el centro de conciliaicion y arbitraje	Conciliación y Arbitraje	direccion admministrativa		10/03/25			CORREO DEL 13 DE AGOSTO DEL 2025,POR LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRATIVA,QUEDA EL COMPROMISO DEL SUMINISTRO DE LA IMPRESORA A COLOR ,CONTEMPLADO EN EL PLAN DE INVERSION	Cerrada
19	Capacitación Empresarial	Coordinador de Formación Empresarial	SATISFACCION DEL CLIENTE		El conferencista trajo un portatil marca MAC el cual no resultó compatible con el video beam, lo que ocasionó demora en la instalación demandando tiempo de una persona que estaba para control de asistencia afectando la calidad de atención del evento.	26/02/2025	No se recibió a tiempo la información por parte de la universidad javeriana frente al uso de este equipo, ya que se había hecho la prueba con un portátil de la entidad que si era compatible con el video beam.	Corrección	Se solicitará a la Dirección Comercial revisar este tipo de conexiones para que no se vuelva e repetir este tema con otro usuario del auditorio.	Capacitación Empresarial	Direccionamiento Estratégico	Direccionamiento Estratégico	21/03/25	Este reporte no es verdad. El cable si era compatible, pero tenía una avería y fue cambiado y se resolvió la situación	Humberto Rangel	El cable si era compatible, lo que estaba era averiado y se corrigió	Cerrada	26/2/2025		El sistema si funcionó. Solo había un fallo en el cable que fue superado
20	Dirección Comercial	Auxiliar2logisticadeeventosDayroGallego	AUTOREPORTE DE TRABAJADORES		Se presenta interferencia en el sistema de audio de uno de los bafles elevados del auditorio, se escuchan ruidos e interferencia por momentos.	10/03/2025		Corrección	Se solicitó apoyo alpersonal de mantenimiento	Gestión Administrativa	Direccionamiento Estratégico	Direccionamiento Estratégico	01/04/25	Sí	Humberto Rangel	Correo electrónico	Cerrada	1/4/2025		Resuelto. Se hizo cambio de cables
21	Centro de Atención Empresarial	ASISTENTE II ALEJANDRA	SATISFACCION DEL CLIENTE		Se presenta falla en el Sistema SII en el momento de acentar la matricula, por bandejas digitación regmetil, no se puede	21042025	factor externo sofware de confecamaras	Corrección		Registros Públicos	Ingeniero de sistemas		09/05/25				Cerrada
22	Centro de Desarrollo Empresarial	LIDER DEL CDE	QUEJAS Y RECLAMOS		Se presenta un inconformismo ya que desde hace mucho tiempo se ha solictiado un archivador para salvaguardar los documentos que ingresan al CDE, el cual la Camara de Comercio esta en su deber de proteger la informacion que llega y reposa en la entidad. Igualmente por presentacion, aseo y orden del area del Centro de Desarrollo Empresarial se requiere de un archivador donde quede resguardado y con seguridad la documentacion.	30/04/2025	Desorden y falta de seguridad para salvaguardar los documentos que reposan en el CDE.	Corrección	Se solicita al area administrativa la compra de un Archivadores (1) “Archivador Papelero 180x92x45cm Gris”,	Centro de Desarrollo Empresarial	Direccion Administrativa y Contable	Direccion Administrativa y Contable	30/09/25	Se dio tramite en la direccion administrativa con el JPS7 (644), y llegaras en los proximos dias	Andres Garnica	Orden compra	Cerrada	26agosto2025
23	Conciliación y Arbitraje	Directora CCAAC	QUEJAS Y RECLAMOS		El centro de conciliacion cuenta con un scaner que no estaba programado con pdf ,se programo por una conciliadora del centro,eniendo en cuenta que nos dijeron por el area de sistemas que no se podia;igualmente el scaner no scanea docmenos de mas de 5 hojas,por lo anterior se solicta apoyo con un scaner nuevo,teniendo en cuenta que para la prestacion de los servicios del CCAAC,la magnitud de documentos es extensa y se vuelve dificil sacnaer todo con el celular como se ha venido trabjando.	5/04/2025	desgaste de Scaner	Corrección	Se solicita al area administrativa el apoyo con un scaner nuevo para el CCAAC.	Gestión Administrativa		direccion administartiva	09/05/25			CORREO DEL 13 DE AGOSTO DEL 2025,POR LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRATIVA,QUEDA EL COMPROMISO DEL SUMINISTRO DEL SCANER ,CONTEMPLADO EN EL PLAN DE INVERSION	Cerrada
24		Coordinador Registros Públicos	INDICADORES		El sistema digiturno no esta funcionando de manera adeucada en la oficina de acacias, por lo cual no se ha podido realizar el siguimiento a los indicadores de atencion a los usuarios	7/09/2025	Indican que es por tema tecnologico, falta de equipo he internet	Corrección	desdeel mes de marzo se viene presentando la intermitencia	Gestión Administrativa	Direccion Administrativa y Contable	direccion administartiva	31/10/25				Vencida			10/10/2025 - Dada la incompatibilidad que presenta la marca FORTINET con otras marcas de AP, en estos momentos nos encontramos realizando pruebas de compatibilidad con AP de marcas diferentes a FORTINET para poder colocar el ACCESS POINT que nos garantice la conexión inalámbrica con la marca FORTINET. En caso que no encontremos compatibilidad con las marcas de AP que tenemos disponibles en estos momentos, tendríamos que ver la posibilidad de comprar un AP de marca FORTINET de los que actualmente tenemos para interiores en la sede principal, En caso que no realicemos la compra del dispositivo FORTINET, JEFE la última instancia de solución sería solicitarle al proveedor que garantice en su sistema INFOTURNOS la conexión y el funcionamiento de los dispositivos calificadores por otro medio de conexión como el alámbrico tecnología Ethernet o por medio de un puerto USB.
25	Registros Públicos	Coordinador Registros Públicos	QUEJAS Y RECLAMOS		Las impresoras del CAE presentan desconfiguración debido a la intermicencia de la energía	3/10/2025	El servicio intermitente de energía produce que la impresora del CAE se desconfigure y retrase la impresión de documentos, afectando los tiempos de gestiòn en el proceso.	Corrección	Se solicita a Gesstión administrativa en especial al área de sistemas que nos den soporte tecnico para poder atender la necesidad, ya que son varios llamados al proceso de TIC´s pero nadie responde	Gestión Administrativa	Direccion Administrativa y Contable	direccion administartiva	10/10/25	Sí	Francisco Carreño	Correo electrónico	Cerrada
26	Registros Públicos	Coordinador centro de atencion empresarial	QUEJAS Y RECLAMOS		los datafonos no funcionan por tal razon no se ha podico recibir pagos	10/10/2025	se desconoce el motivo por elcual no estan funcionando	Suspensión del servicio o producto	Se solicita a Gestión administrativa en especial al área de sistemas que nos den soporte tecnico para poder atender la necesidad, ya que es fundamental pra oportuna prestacion del servicio	Gestión Administrativa	Direccion Administrativa y Contable	direccion administartiva	30/10/25	Sí	Francisco Carreño	Correo electrónico	Cerrada	18/11/2025	Profesional Gestor de Calidad	se realizo verificacion por el area de sistenas, canales de comunicacion con credibando, como mnajo del datafono cuando queda inactivo por NO uso
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