ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Código: GDO-FO-019
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GESTIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y COMERCIAL. Versión: 1
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Gestión Documental Fecha : 02/06/2022
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Formato Mapa de ruta PINARPágina 1 de 1
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ITEM PROYECTO ACTIVIDADES CORTO PLAZO MEDIANO PLAZO LARGO PLAZOPRESUPUESTO ESTIMADO EJECUCIÓNFECHA ESTABLECIDA AL CUMPLIMIENTO CUMPLIMIENTO OBSERVACIONES
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1 A 4 MESES 1 A 4 AÑOS 4 A 10 AÑOS SINO
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1ACTUALIZACION DEL PINAR 1.1 Contratar el personal idoneo para realizar la actualización del mapa de Ruta del PINAR 2024-2027X$10. 000.000ENERO X
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1.2 Realizar reunión de aprobación de Plan Institucional de Archivo y su presupuesto de ejecución.Xse envia borrador del pinar para llevar a reunion del día lunes 29/01/2024
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1,3 Establecer auditoria de calidad para el seguimiento a los cumplimientos establecidos en el plan X
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2ACTUALIZACION Y SEGUIMIENTO DE INTRUMENTOS ARCHIVISTICOS 2.1 Realizar seguimiento al proceso de aprobación y convalidación de la tabla de valoración documental , con el fin de implementar su organización para la creación del archivo historico de la entidad.X
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2.2 Crear el plan de transferencias documentald de la vigencia 2024 y actualizar cada año cumplimiento los requisitos técnicos establecidos por la empresa.X
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2.3 Contratar la elaboración del sistema integrado de conservación documental SIC para la empresa según "Ley 594 de 2000 en el titulo XI “Conservación de Documentos”, Artículo 46 establece: “Conservación de documentos. Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos”. y el acuerdo 006 del 2014 .Art 12 ARTÍCULO 12°. PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL. Es el conjunto de acciones a corto, mediano y largo plazo que tienen como fin implementar los programas, procesos y procedimientos, tendientes a mantener las características físicas y funcionales de los documentos de archivo conservando sus características de autenticidad, integridad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y disponibilidad a través de tiempo.X$ 10.000.000MARZO
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2.4 Actualizar el Manual de Archivo y Correspondencia de la empresa de acuerdo a los nuevos cambios establecidos en el 2023 .X$ 3.000.000ABRIL
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2.5 Elaborar los procedimientos necesarios de gestión documental en la parte de reprografia, eliminación y seguridad de los documentos de archivo, limpieza etc.X$ 5.000.000ABRIL - MAYO
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2.6 Programar auditorias de control de calidad para el seguimiento de la tabla de retención documental X$ 0FEBRERO
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2.7 elaborar el plan de preservación digital $ 8.000.000MARZO - JUNIO
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2,8 El Plan de limpieza de areas de archivoX$ 0FEBRERO - MARZO
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3FORTALECER LAS COMPETENCIAS DEL PERSONAL DE APOYO3,1 Programar capacitaciones por parte del líder del subproceso que permitan fortalecer sus conocimientos en gestión documental en el cumplimiento de sus funciones,mediante la aplicación de los documentos de apoyo establecidos en la página web.X$ 0FEBRERO/ MAYO / AGOSTO
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3.2 Garantizar que todo el personal de apoyo que maneje archivos de la empresa cumpla con los requisitos minimos establecidos en la ley 1409 del 2010 o como minimo este certificado en competencias laborales en la parte de organización de archivo de gestión, facilitando las actividades de la empresa. "TÍTULO II
DEL EJERCICIO DE LA PROFESIÓN DE ARCHIVÍSTICA " Artículo 4°. Requisitos para ejercer la profesión de archivista. Para ejercer legalmente la profesión de Archivista en el territorio nacional, se requiere acreditar su formación académica e idoneidad del correspondiente nivel de formación, mediante la presentación del título respectivo, el cumplimiento de las demás disposiciones de ley, la inscripción en el Registro Único Profesional de Archivistas y
haber obtenido la Tarjeta Profesional expedida por el Colegio Colombiano de Archivistas		X$ 0ENERO - FEBRERO
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4FORTALECER LA ORGANIZACIÓN TECNICA DE LOS ARCHIVOS DE GESTION Y CENTRAL 4.1 Contratar personal idoneo en la organización de los archivos de gestión que facilite los procesos para la implementación de la tabla de retención documental en cada una de las oficina de las vigencias 2022,2023 y 2024..X$ 60.000.000 FEBRERO - NOVIEMBRE
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4.2 Contratar personal para la organización técnica de los archivos de la subgerencia, juridica e historias laborales que permitan finalizar las actividades proyectadas para la preservación de la memoria institucional.XX$ 80.000.000 FEBRERO - NOVIEMBRE
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4DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS 5.2 Contratar el proceso de digitalización de los documetos de valor secundario de la empresa relacionados a historias laborales de personal activo, jubilado, pensionados y retirados que no se digitalizaron por que a la fecha no se organizo, debido que se encontraron documentos en diferentes carpetas de comunicaciones que se estan homogogando y aplicando procesos de primeros auxilios a los documentos con el fin de garantizar la calidad de las imagenes al momento de digitalizar y minimizar los daños de conservación.XX$ 300.000.000FEBRERO - DICIEMBRE
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5.3 Digitalización de los documentos técnicos relacionados a los planos que se encuetran en el archivo central de los proyectos ejecutados e instalaciones de la empresa.
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5IMPLEMENTACION TVD 5.1 Designar Recursos para contratar el personal idoneo para ejecutar las actividades de reconstrucción de la memoria institucional por cada linea de tiempo,una vez aprobada la Tabla de Valoración Documental.X$ 100.000.000FEBRERO - DICIEMBRE
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5.2 Una vez sea aprobada la tabla de valoración documental aplicar procesos de eliminación documental a las series documentales dejando acta y evidencias
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5.3 Levantar inventario documental final de la documentación hisotica una vez eliminados y seleccionados los documentos establecidos en la TVD.
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6ACTUALIZACION DE FORMATOS Y PROCEDIMIENTOS DE GESTION DOCUMENTAL 6.1 Revisa y modificar los formatos de acuerdo a los requerimientos establecidos por cada subproceso de acuerdo a cadas tipo de soporte X$ 4.500.000MAYO
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6.2 Actualizar la matriz legal de la normativa de gestión documental X
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6.3 Actualizar el cuadro de activos de información de manera colaborativa con la líder del subprocesos de soporte de acuerdo a los requerimientos establecidos en la tabla de retención documental en la versión 02.X$ 4.500.000FEBRERO - MARZO
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6.4 Verificar y elaborar el Banco de terminologia establecido por el AGN para ser publicado en la webX
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6.5 Aprobar los subprogramas establecidos para gestión documental como apoyo al SIC X$ 0NOVIEMBRE
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6. 6 Actualizar el siep documental con las nuevas versiones requeridas para el mejoramiento de la gestión documental de acuerdo al informe entregado en el empalme para la aplicación de la TRD version 02.X$ 15.000.000FEBRERO - DICIEMBRE
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7COMPRA DE ELEMENTOS Y EQUIPOS NECESARIOS PARA GESTION DOCUMENTAL 7.1 Compra tres aires acondicionados de 24 btu para el área del archivo central ( 1 )primer piso y (2 9 en el segundo piso que permitan minimizar el calor ,preservando la documentación en las condiciones ambientales necesarias para su preservación de los documentos minimizando la temperatura del área.XXX$ 14.000.000MARZO - DICIEMBRE
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7.2 Compra de equipos como : una guillotina, dos planotecas horizontales con el fin de conservar los planos en areas de almacenamiento adeacuados, 2 cámara con DRV para monitoriar las áreas externa del archvio garantizando la seguridad de la información almacenada en ellos.( balcones). saca punta electrico, un escaners industrial,una carretilla plana para el transporte de cajas.X$ 20.000.000FEBRERO A DICIEMBRE
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8ADECUACION Y LIMPIEZA AREAS GESTION DOCUMENTAL 8.1 Fachada del area del segundo piso del archivo central, pintura de las Áreas del histórico y construccion de escalera de emergencia.X40.000.000FEBRERO - DICIEMBRE
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8.2 Adecuación de luminarias para las oficinas del segundo piso de acuerdo a los requerimientos de SSTX$ 4.000.000FEBRERO - DICIEMBRE
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8.3 contratar un personal en servicio de limpieza de archivo para ejecutar mantenimiento en las instalaciones del archivos de s gestión, central e histórico como minimo una vez al mes o contratar un apoyo de servicios generales, teniendo en cuenta que el polvo es el agente que deteriora la documentación de manera rápida. ( 3 AÑOS)X$ 50.000.000FEBRERO - DICIEMBRE
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728.000.000
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COSTO APROXIMADO DE EJECUCION ACTIVIDADES DEL PINAR 2024-2027
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