ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ
1
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG — TÊN CỬA HÀNG
2
« MỤC LỤC
3
MẬT KHẨU mở khoá cấu trúc: arito — chỉ cần khi muốn thêm / xoá / đổi tên sheet (vào Review › Protect Workbook)
4
① QUY TRÌNH HẰNG NGÀY
5
Có đơn bánMở ĐƠN HÀNG, ghi 1 dòng. Chọn Khách hàng và Sản phẩm từ danh sách (dropdown). Nhập SL, doanh thu, giá vốn, phí — Lợi nhuận tự tính.
6
Nhập hàng vềMở NHẬP HÀNG, ghi 1 dòng. Gõ MÃ hoặc chọn TÊN ở cột "Mã / Tên hàng" — Mã SP, Tên, Giá bán, Mã vạch tự hiện ở 4 cột cam bên phải để IN TEM (xem mục ⑧). Chọn Nhà cung cấp; còn nợ thì Trạng thái chọn "Chưa trả".
7
Có chi phíMở CHI PHÍ. Chi phí định kỳ ghi ở bảng ①; phát sinh ghi bảng ②. Đầu mỗi tháng ghi tổng chi phí cố định tháng đó vào bảng ③.
8
Liên hệ kháchMở THEO DÕI, ghi lại nội dung & giai đoạn. Đặt 'Hẹn ngày' để được nhắc khi quá hạn.
9
② XEM BÁO CÁO
10
Bảng điều khiểnTổng quan nhanh: doanh thu, lợi nhuận, công nợ, hàng sắp hết. Đổi tháng/năm ở ô vàng.
11
Tổng hợpLãi/lỗ ròng theo từng tháng và theo kênh bán. Chọn năm ở ô vàng (năm tự thêm khi có đơn).
12
Công nợ / Mục tiêuCông nợ: ai nợ mình, mình nợ ai. Mục tiêu: đặt mục tiêu doanh thu, so với thực tế.
13
③ Ý NGHĨA MÀU Ô
14
Ô VÀNGAnh nhập tay vào đây.
15
Ô XÁMTự động tính — không gõ đè.
16
ĐỎ / HỒNGCảnh báo: hết hàng, công nợ, hẹn quá hạn, trùng dữ liệu.
17
CAMChú ý: hàng sắp hết (≤5), chưa đạt mục tiêu.
18
XANHTốt: đã đạt mục tiêu, đã trả, đã chốt đơn.
19
④ QUY TẮC LIÊN KẾT (quan trọng)
20
Luôn chọn từ danh sáchKhách hàng, Sản phẩm, Nhà cung cấp phải CHỌN từ dropdown (không gõ tên khác) thì số liệu mới tự gom đúng về hồ sơ.
21
Khai báo trướcThêm Khách / Sản phẩm / NCC vào sheet danh mục TRƯỚC, rồi mới chọn ở Đơn hàng, Nhập hàng.
22
⑤ KHI CẦN THÊM CỘT / SỬA CẤU TRÚC
23
Bỏ khóa tạmVào thẻ Review (Xem lại) → Unprotect Sheet (Bỏ bảo vệ trang) — KHÔNG cần mật khẩu. Sửa xong bấm Protect Sheet để khóa lại.
24
Ô vàng luôn nhập đượcKhi đang khóa, các ô vàng vẫn gõ bình thường, chỉ ô công thức bị khóa chống sửa nhầm.
25
⑥ LƯU Ý
26
Chi phí cố địnhMỗi tháng kinh doanh nhớ ghi chi phí cố định (CHI PHÍ bảng ③), nếu quên thì lợi nhuận ròng tháng đó bị ảo cao.
27
Số mẫuCác số mẫu trong file (giá vốn, tồn đầu, mục tiêu, NCC...) hãy thay bằng số thật của cửa hàng.
28
⑦ SỬA DANH SÁCH XỔ XUỐNG (DROPDOWN)
29
Có 2 loại danh sáchCác ô có mũi tên xổ xuống chia làm 2 loại, sửa theo 2 cách khác nhau. (1) Loại TỰ CẬP NHẬT: Khách hàng, Sản phẩm, Nhà cung cấp. (2) Loại CỐ ĐỊNH gõ sẵn: Kênh bán, Thanh toán, Trạng thái, Đơn vị tính, Nhóm hàng, Ribbon, Nguồn, Giai đoạn...
30
① Khách · Sản phẩm · NCC
(tự cập nhật)		KHÔNG cần thao tác kỹ thuật. Muốn THÊM: mở sheet KHÁCH HÀNG / HÀNG HOÁ / NHÀ CUNG CẤP rồi gõ tên mới vào dòng trống tiếp theo — tên vừa gõ tự xuất hiện trong ô xổ xuống ở Đơn hàng, Nhập hàng. Muốn SỬA hoặc XÓA: làm ngay tại sheet danh mục đó. Danh sách tự dài ra theo số dòng, thêm bao nhiêu cũng được.
31
Lưu ý: gõ liền dòngPhải gõ liên tục từ trên xuống, KHÔNG bỏ trống một dòng ở giữa. Nếu để trống dòng giữa rồi gõ tiếp bên dưới, phần tên bên dưới có thể không hiện ra trong ô xổ xuống.
32
② Kênh bán, Thanh toán...
(danh sách cố định)		Đây là danh sách gõ cứng. Muốn thêm/bớt lựa chọn (ví dụ thêm kênh "TikTok Shop"): B1) Thẻ Review (Xem lại) → bấm Unprotect Sheet (Bỏ bảo vệ trang), không cần mật khẩu. B2) Bấm vào ô có mũi tên cần sửa. B3) Thẻ Data (Dữ liệu) → Data Validation (Xác thực dữ liệu). B4) Ở ô Source (Nguồn), sửa danh sách — các lựa chọn cách nhau bằng dấu PHẨY, ví dụ: Đã thu,Chưa thu,Đã cọc,COD. B5) Bấm OK, rồi bấm Protect Sheet để khóa lại.
33
Máy tính & điện thoạiViệc sửa danh sách chỉ nên làm trên MÁY TÍNH. Trên điện thoại chỉ nên CHỌN sẵn từ danh sách, không sửa cấu trúc. Nếu mở bằng Google Trang tính (Google Sheets): danh sách cố định sửa ở Dữ liệu → Xác thực dữ liệu; danh sách Khách/SP/NCC vẫn tự cập nhật như trên Excel.
34
35
⑧ IN TEM NHÃN MÃ VẠCH TỪ EXCEL
36
Vùng in tem nằm ở đâuTrong sheet NHẬP HÀNG, 4 cột bên phải nền CAM: Mã SP · Tên hàng · Giá bán · Mã vạch (Code 39). Bạn chỉ nhập ở cột "Mã / Tên hàng", 4 cột cam này TỰ điền — đây là vùng để in tem.
37
Nhập được cả 2 chiềuGÕ MÃ (ví dụ SP-001) → tự ra Tên hàng + Giá bán. Hoặc CHỌN TÊN từ danh sách xổ xuống → tự ra Mã SP + Giá bán. Nếu gõ sai mã/tên, cột Tên hàng sẽ báo đỏ "Không tìm thấy". Mã SP và Giá bán được lấy từ sheet HÀNG HOÁ & KHO.
38
Cách 1 — Phần mềm in temBôi đen 3 cột Mã SP · Tên hàng · Giá bán → Copy → dán vào phần mềm in tem đi kèm máy (ví dụ BarTender, NiceLabel, hoặc phần mềm của máy in tem bạn đang dùng). Phần mềm sẽ tự tạo mã vạch từ cột Mã SP. Đây là cách cho ra tem đẹp và chuẩn nhất.
39
Cách 2 — In ngay trong ExcelB1) Tải & cài font mã vạch Code 39 miễn phí (ví dụ "Libre Barcode 39" của Google Fonts, hoặc "Free 3 of 9"). B2) Bôi đen cột "Mã vạch (Code 39)" → đổi sang font vừa cài, cỡ chữ khoảng 28–36 → chuỗi *SP-001* sẽ hiện thành vạch. B3) In. Nên để cột Mã SP (chữ thường) ngay dưới vạch để người đọc thấy mã.
40
Quy tắc đặt Mã SPCode 39 chỉ đọc được CHỮ IN HOA, số và dấu gạch ngang. Đặt mã ngắn, không dấu tiếng Việt, không khoảng trắng (ví dụ SP-001, GIAY-K80). Mỗi sản phẩm 1 mã CỐ ĐỊNH — khai ở cột "Mã SP" trong sheet HÀNG HOÁ & KHO, dùng mãi mã đó để tem không bị trùng/lệch.
41
42
⑨ SỬA Ở ĐÂU — CHỈ DẪN CHO TỪNG SHEET (quan trọng khi mới tải về)
43
★ NGUYÊN TẮC VÀNGÔ VÀNG = bạn nhập tay. Ô XÁM = máy tự tính, ĐỪNG gõ đè. Xóa dữ liệu: bôi đen ô rồi bấm Delete. ĐỪNG bấm chuột phải › Xóa cả dòng/cột và ĐỪNG xóa dòng tiêu đề — sẽ vỡ công thức. Muốn xóa hết số liệu mẫu: bôi đen vùng ô vàng và bấm Delete, giữ nguyên tiêu đề + ô xám. | ĐỪNG xoá, đổi tên hay kéo di chuyển sheet ở thanh tab phía dưới — công thức liên kết giữa các sheet sẽ hỏng. File đã KHOÁ CẤU TRÚC để chống xoá nhầm. Khi cần thêm/bớt/đổi tên sheet: vào thẻ Review (Xem lại) › Protect Workbook (Bảo vệ cấu trúc), nhập mật khẩu: arito để mở khoá.
44
Đổi tên cửa hàngTên shop nằm ở dòng tiêu đề trên cùng (dòng 1) của MỖI sheet, chỗ chữ "TÊN CỬA HÀNG". Bấm vào, xóa chữ đó, gõ tên shop của bạn.
45
BẢNG ĐIỀU KHIỂNChỉ để XEM. Sửa được: ô Tháng và ô Năm ở trên cùng để chọn kỳ xem — số liệu và biểu đồ tự đổi. Đừng sửa các ô số, biểu đồ, và bảng dữ liệu ở cột N–O bên phải (nguồn vẽ biểu đồ).
46
ĐƠN HÀNGMỗi đơn ghi 1 dòng, từ dòng 5 trở xuống. Nhập: Mã đơn, Ngày, Khách hàng (chọn), Kênh bán (chọn), Sản phẩm (chọn), SL, Doanh thu, Giá vốn, Phí vận chuyển, Phí sàn, Chi phí khác, Thanh toán, Ghi chú. Đừng động: Tổng chi phí, Lợi nhuận, Biên LN % và dòng TỔNG CỘNG ở trên.
47
NHẬP HÀNGMỗi lần nhập ghi 1 dòng, từ dòng 4. Nhập: Ngày nhập, Mã/Tên hàng (gõ mã hoặc chọn tên), SL nhập, Đơn giá nhập, Nhà cung cấp (chọn), Trạng thái (chọn), Ghi chú. Đừng động: Thành tiền và 4 cột cam in tem (Mã SP · Tên hàng · Giá bán · Mã vạch) — tự hiện.
48
CHI PHÍ (3 bảng)Bảng ① Chi phí cố định: nhập Khoản mục, Nhà cung cấp, Chu kỳ, Số tiền/kỳ, Đến hạn, Trạng thái (cột Quy đổi/tháng tự tính). Bảng ② Chi phí phát sinh: khi có khoản lẻ thì nhập Ngày, Khoản mục, Số tiền, Lý do, Trạng thái. Bảng ③: đầu mỗi tháng ghi Năm + Tháng + tổng chi phí cố định tháng đó. Đừng xóa tiêu đề các bảng.
49
THEO DÕI (CSKH)Nhật ký chăm sóc khách. Mỗi lần liên hệ ghi 1 dòng từ dòng 4. Tất cả các cột đều nhập tay (Ngày, Khách hàng, Người liên hệ, Hình thức, Giai đoạn, Nội dung, Hẹn ngày...). Sheet này không có ô tự tính.
50
TỔNG HỢPBáo cáo lãi/lỗ theo tháng — chỉ XEM. Sửa được duy nhất ô Năm ở trên. Mọi ô còn lại tự tính, đừng sửa.
51
CÔNG NỢBáo cáo công nợ — chỉ XEM, tự tổng hợp. Không nhập gì ở đây. Muốn báo đã thu/đã trả thì sửa cột Thanh toán ở ĐƠN HÀNG và cột Trạng thái ở NHẬP HÀNG.
52
MỤC TIÊUĐặt mục tiêu doanh thu mỗi tháng. Sửa: ô Năm và cột "Mục tiêu (đ)" cho từng tháng. Đừng động: Thực tế, % đạt, Chênh lệch — tự tính.
53
KHÁCH HÀNGMỗi khách 1 dòng từ dòng 4. Nhập: Mã KH, Tên, Đơn vị, MST, SĐT, Email, Địa chỉ, Nguồn, Trạng thái, Máy đang dùng, Tem/giấy hay mua, Ribbon, Ghi chú. Đừng động: Số đơn, Tổng đã mua, Mua gần nhất, Cảnh báo — tự tính.
54
HÀNG HOÁ & KHOMỗi sản phẩm 1 dòng từ dòng 5. Nhập: Tên hàng, Mô tả, Giá bán, Mã SP, Nhóm hàng, Kích thước, ĐVT, Ribbon, Nhà cung cấp, Giá vốn, Tồn đầu, Ghi chú. Đừng động: Lợi nhuận/ĐV, Đã nhập, Đã xuất, Tồn cuối, Đã bán, Doanh thu, Giá vốn BQ. LƯU Ý: Tên hàng và Mã SP ở đây là nguồn cho ô xổ xuống và in tem — đặt xong nên giữ cố định.
55
NHÀ CUNG CẤPMỗi nhà cung cấp 1 dòng từ dòng 4. Nhập: Mã NCC, Tên, Người liên hệ, SĐT, Email, Địa chỉ, Mặt hàng cung cấp, Điều khoản thanh toán, Ghi chú. Đừng động: Tổng đã nhập, Đang nợ, Nhập gần nhất — tự tính.
56
Khi danh mục đầyKhách hàng / Hàng hoá / Nhà cung cấp: cứ gõ thêm vào dòng trống tiếp theo, ô xổ xuống tự cập nhật, không giới hạn số dòng (xem mục ① và ⑦).
57
58
⑩ CÀI ĐẶT LẦN ĐẦU — LÀM CÁC BƯỚC NÀY TRƯỚC (theo đúng thứ tự)
59
Vì sao phải theo thứ tựCác sheet Đơn hàng, Nhập hàng, Theo dõi đều CHỌN tên từ danh sách có sẵn. Phải khai danh mục nền (Hàng hoá, Nhà cung cấp, Khách hàng) TRƯỚC thì mới có để chọn. Chọn thay vì gõ tay giúp KHÔNG trùng lặp, không sai chính tả, và số liệu gom về đúng một mối.
60
Bước 1 — Đổi tên & xoá mẫuĐổi chữ "TÊN CỬA HÀNG" ở dòng tiêu đề trên cùng của mỗi sheet thành tên shop của bạn. Xoá dữ liệu ví dụ: ở mỗi sheet bôi đen vùng ô VÀNG đang có số mẫu rồi bấm Delete (giữ nguyên dòng tiêu đề và các ô xám).
61
Bước 2 — Khai HÀNG HOÁ & KHOMở sheet HÀNG HOÁ & KHO, nhập từng sản phẩm: Tên hàng, Mã SP (ngắn, không dấu — vd SP-001), Giá bán, Giá vốn, ĐVT, Nhóm hàng, và Tồn đầu (số lượng đang có trong kho lúc bắt đầu dùng file). Đây là nền cho ô xổ xuống Sản phẩm và cho việc in tem.
62
Bước 3 — Khai NHÀ CUNG CẤPMở sheet NHÀ CUNG CẤP, nhập các nơi bạn lấy hàng: Mã NCC, Tên, SĐT/Zalo, Mặt hàng cung cấp, Điều khoản thanh toán. Đây là nền cho ô xổ xuống Nhà cung cấp ở sheet Nhập hàng.
63
Bước 4 — Khai KHÁCH HÀNGMở sheet KHÁCH HÀNG, nhập khách quen (có thể thêm dần khi bán): Mã KH, Tên, SĐT/Zalo, Nguồn... Đây là nền cho ô xổ xuống Khách hàng ở sheet Đơn hàng và Theo dõi.
64
Bước 5 — Khai CHI PHÍ cố địnhMở sheet CHI PHÍ bảng ①, khai các khoản cố định hàng tháng (thuê mặt bằng, điện, nước, internet, phần mềm...). Nếu bỏ qua, báo cáo Lợi nhuận ròng sẽ thiếu phần trừ chi phí. Đầu mỗi tháng, ghi tổng chi phí cố định tháng đó vào bảng ③.
65
Xong nền → dùng hằng ngàyKhi đã có danh mục: mỗi đơn bán ghi ở ĐƠN HÀNG, mỗi lần nhập kho ghi ở NHẬP HÀNG, chăm sóc khách ghi ở THEO DÕI — tất cả CHỌN từ danh sách, không gõ lại. Đặt mục tiêu doanh thu ở sheet MỤC TIÊU (tuỳ chọn). Báo cáo ở Bảng điều khiển, Tổng hợp, Công nợ tự chạy.
66
★ Quy tắc tránh trùng lặpĐỪNG gõ tay tên Khách / tên Hàng / Nhà cung cấp trực tiếp ở Đơn hàng hay Nhập hàng. Luôn CHỌN từ danh sách. Nếu chưa có tên đó, quay lại sheet danh mục thêm 1 dòng rồi mới quay ra chọn — như vậy mỗi tên chỉ có 1 bản duy nhất, số liệu không bị tách đôi.
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
98
99
100