Plan de mejoramiento institucional
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ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE UNIVERSIDADESCÓDIGO: FR-GCL - 13
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VERSIÓN: 02PÁGINA: 1 de 1
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PROCESO DE MEJORA CONTINUAFECHA: 16/11/2016
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FORMATO DE PLAN DE MEJORAMIENTO ESTADO: Vigente
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PROCESOFUENTETIPO DE HALLAZGODESCRIPCION DEL HALLAZGO O PROBLEMACORRECCIONCAUSAACCION CORRECTIVARESPONSABLEMETAFECHA DE REPORTE DEL HALLAZGOFECHA DE INICIO DE LA ACCIÓNFECHA DE TERMINACIÓN DE LA ACCIÓN ESTADO (ABIERTA Ó CERRADA) Diligencia líder de auditoriaFECHA DE AVANCE Diligencia líder de auditoriaOBSERVACIONES Diligencia líder de auditoria
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ComunicacionesAuditoria internaNo conformidadNo se tienen resultados o evidencia documental que permitan hacer seguimiento y medición al avance de la gestión del proceso de comunicaciones. Contar con las evidencias y resultados que permitan hacer el seguimientoSe contaba con un informe consolidado al mes de julio, pero no se tenían informes mensuales lo cual limitaba el seguimiento a la gestión.Guardar en carpeta los informes mensuales desde agosto.Coordinador de comunicacionesDisponer de los informes mensuales de gestión8/5/20168/10/20169/30/2016Cerrada10/6/2016Informes de agosto y septiembre se encuentran en carpeta de gestión
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ComunicacionesAuditoria internaNo conformidadNo se evidencia dentro del sitio web la publicación de la planeación estratégica completa. Falta el eje 3.Publicar en sitio web el eje 3Aunque la información se envió, no se publicó el documento completo Publicar en la página web del SGC la información completa de la planeación estratégicaCoordinador de comunicacionesInformación completa publicada de la planeación estratégica8/5/20168/10/20169/30/2016Cerrada10/6/2016El eje 3 aparece completo en el micrositio
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ComunicacionesAuditoria internaNo conformidadSe tienen instrumentos de medición para el proceso, sin embargo, no ha realizado análisis de los resultados. Hacer el análisis de los resultadosEl último registro de la encuesta se recibió 2 días antes de la auditoria interna.Análisis de la encuesta que se referenció en la auditoriaCoordinador de comunicacionesInforme con análisis de resultados8/5/20168/10/201615/11/2016Cerrada15/11/2016Se cuenta con el análisis del primer semestre de 2016 del indicador de comunicaciones y de percepción de Ascún
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ComunicacionesAuditoria internaNo conformidadSe tienen identificados los riesgos del proceso; sin embargo, no se han definido acciones de manejo para el mismo. Definir acciones de manejo del riesgo. Organización de lista de IES con base en información del MEN para iniciar actualizaciónFormato incompleto de registro de riesgos. Información no actualizada de las IESPublicación del formato completo. Unificar la lista de IES para iniciar actualización de datosCoordinador de comunicacionesPublicación de las acciones de riesgos. Información actualizada de las IES y sus redes8/5/20168/10/201622/12/17Abierta10/6/2016Ya está definida la metodología para seguimiento de publicos y medios y para actualización de bases de datos, pero hace falta la recolección de datos.
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ComunicacionesAuditoria internaNo conformidadSe evidencia que el formato de matriz de riesgos carece de identificación y fechaCorregir el formato de matriz de riesgosLa auditoría interna se hizo en momento en que se estaba ajustando la identificación de formatosAjustar el formatoCoordinador de comunicacionesFormato con identificación y fecha8/5/20168/10/20169/30/2016Cerrada10/6/2016El formato de matriz de riesgos ya cuenta con identificación y fecha
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ComunicacionesAuditoria internaNo conformidadSe evidencia que la metodología utilizada para la identificación de PQRs en el correo electrónico no permite la pronta identificación de las mismas. El formato presentado por la auditada no coincide con el formato cargado en el sistema. Organización de PQR en formato de registro y verificar que los formatos coincidanLa auditoría interna se hizo en momento en que se estaban ajustando los formatosAbrir carpeta en correo electrónico para los registros de PQR
Identificar en asunto de correo de la respuesta con las letras PQR en mayúscula.
Ajustar el formato en el cual se registran las PQR
Publicar en drive el formato de registro de PQR y compartirlo a los líderes de procesos
Coordinador de comunicacionesCorreos de respuesta con Asunto identificado con letras PQR
Formato digital ajustado
8/5/20168/8/20169/9/2016Cerrada10/6/2016Todas las acciones están completas y revisadas.
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CalidadAuditoria internaNo conformidadNo se tienen implementadas acciones de mejora que permitan alcanzar los logros de la organización cuando se detectan desviaciones, fallas, no conformidades o posibilidades de mejora. Implementar los procedimientos de: tratamiento del servicio no conforme, acciones correctivas, acciones preventivas, revision por la direccion y demas procedimientos que permitan la mejora Falta de conocimientoCapacitación Representante de la alta direccion para el sistema de gestion de calidad Asegurar la implementacion de los procedimientos que posibiliten la mejora del sistema 8/5/20168/8/201628/10/2016Cerrada2/11/2016Se implementó el plan de mejoramiento, la matriz de riesgos y el formato de control de servicio no conforme, así como su capacitación
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CalidadAuditoria internaNo conformidadNo se tiene documentado un procedimiento que permita realizar el control de los registros. Documentar el procedimiento de control de registrosNo se tienen identificadas las tablas de retencion documental y no se identifican claramente los archivos de gestion central e histórico Elaborar tablas de retención documental e identificar los archivos central e históricoRepresentante de la alta direccion para el sistema de gestion de calidad Implementar el procedimiento de control de registros 8/5/20168/8/201620/9/2017Cerrada10/11/2016 y julio 2017. 10/11/2017Existen procedimientos de archivo dentro del proceso de Gestión administrativa y se encuentran identificadas y en el micrositio las tablas de retención documental.
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CalidadAuditoria internaNo conformidadNo se identifican los requisitos establecidos por el cliente, ni los prestados por la organización. Establecer las fichas tecnicas de servicio y en cada uno de los contratos o convenios que realice la asociacion, asegurarse que se determinan los requsitos de los clientes y las partes interesadas No se tiene claridad por parte de los lideres de proceso quien, donde y como se deben identificar los requisitos del cliente Capacitación para la identificación de los servicios y requisitos del clienteRepresentante de la alta direccion para el sistema de gestion de calidad Elaborar las fichas tecnicas de cada uno de los servicios identificacos por la alta ditreccion 8/5/20168/8/201628/10/2016Cerrada2/11/2016Se encuentran defnidas las fichas técnicas contratos y convenios en donde se especifícan los requisitos del cliente y los servicios suministrados por ASCUN
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CalidadAuditoria internaNo conformidadNo se llevan a cabo revisiones por la dirección. Realizar las revisiones por la direcciónFalta de conocimientoCapacitación sobre la exigencia de la norma con respecto al tema y los elementos de entrada y salida que estas revisiones deben contenerAlta DirecciónRealizar reunión en el mes de Agosto8/5/20168/8/201610/11/2016Cerrada2/11/2016Se ha hecho la revisión por la dirección exigida por el sistema
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CalidadAuditoria internaNo conformidadNo se tiene identificado el servicio no conforme, aunque se tiene un procedimiento documentado, este no ha sido implementado en ninguno de los procesos misionales encargados de la prestación de los servicios. Implementar el servicio no conformeFalta de conocimientoCapacitar acerca del servicio no conforme y empezar a implementarlo.Representante de la Alta Dirección para el SGCCapacitar e iniciar implementación en el mes de septiembre 8/5/20168/8/201611/1/2016Cerrada2/11/2016Gestión de internacionalización cuenta con reportes de servicio no conforme, así como el proceso de redes. Académica no ha tenido y en el caso de articulación e interracción, se trabaja con informes técnicos y actas de liquidación de los proyectos.
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CalidadAuditoria internaNo conformidadNo se evidencia un manual de calidad establecido, por consiguiente, no se define el alcance del sistema. Elaborar el manual de calidadSe estaban terminando los procedimientos para continuar con la elaboración del manual.Terminar el manual de calidadAsesor de CalidadElaborar el manual de calidad.8/5/20168/8/201628/10/2016Cerrada30/10/2016Se encuentra el manual de calidad con el alcance del sistema
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CalidadAuditoria internaNo conformidadSe evidencia que no se encuentran actualizados los actos administrativos que regulan el sistemaActualizar los actos administrativosEstaban en elaboración pero faltaba revisión final.Revisión final de los actos adminsitrativosRepresentante de la Alta Dirección para el SGCResolución de creación del Comité de Calidad.8/5/20168/8/20168/8/2016Cerrada10/5/2016Actos administrativos actualizados y subidos al micrositio
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AcadémicaAuditoria internaNo conformidadNo se tiene establecido el plan de acción de la coordinación académica según la caracterización del proceso. Establecer un plan de acción para la gestión académicaExisten falencias en la formulacion de planificacion de todos los procesos en especial el academico y no se habia dado una directriz clara con respecto a los planes de cada uno de los procesos. A su vez, que este es el primer año de diseño e implementacion del modelo de operacion por procesos Capacitación en formulación de plan de acción por parte del asesor de calidad y demás asesores de la Asociación.Secretario general Implementar el plan de accion del proceso8/5/20167/22/201628/10/2016Cerrada10/31/2016Ya se encuentra definido el plan de acción 2016 - 2020
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AcadémicaAuditoria internaNo conformidadNo se determina un método de evaluación de la satisfacción del cliente. Definir método de evaluación de la satisfacción del clienteNo se identificaba la percepción del cliente como una necesidad de la organizacion en la toma de decisiones Identificar la percepción del cliente como base de la toma de decisiones.Coordinador de comunicacionesMedir la satisfaccion de los clientes de la asociación 8/5/20167/22/201628/10/2016Cerrada31/10/2016Se tiene determinado un método para el programa retos y vicerrectores, y se cuenta con el análisis.
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AcadémicaAuditoria internaNo conformidadNo se tiene determinada una tabla de retención documental que permita la identificación, almacenamiento y protección de los registros generados por cada uno de los procesos y sus unidades funcionales. Elaborar tablas de retención documentalNo se habia determinado por parte de la alta dirección la necesidad de implementar dicho mecanismo de control para los archivos de gestion, central e historico Se identifica la necesidad de contar con tablas de retención documental y manejo de archivosRepresentante de la alta direccion para el sistema de gestion de calidad Implementar las tablas de retencion documental para todas las unidades funcionales identificadas 8/5/20167/22/201620/8/2017Cerrada1/07/2017 y 10/11/2017Se contrató a una persona para la guía e implementación del archivo. Se han adelantado las tablas de retención documental. Se encuentran en el micrositio.
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AcadémicaAuditoria internaNo conformidadNo se tienen especificados documentos que soporten la gestión del programa retosContar con documentos que soporten la gestión del programa retosNo se tenia certeza sobre los requisitos de formalizacion del programa retos como parte misional de la organizacion Se definen los requisitos de formalización del programa retosCoordinador de internacionalizacion Formalizar el programa retos 8/5/20168/10/201628/10/2016Cerrada31/10/2016La formalización del programa retos se define dentro del plan estratégico 2016 -2020 de la Asociación, según acta 01 del Consejo Directivo del 18 de enero de 2016.
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InternacionalizaciónAuditoria internaNo conformidadSe evidencia que el formato de manifestación de adhesión utilizado para convocatorias es un documento no controlado. Controlar el formato de manifestación de adhesiónNo se había controlado el formato pues no se había trabajado bajo el SGC.Controlar el formato bajo la codificación del SGC y el listado maestro de documentos.Asistente de relaciones internacionalesCumplir con la adecuación de los formatos al 100%8/5/20168/8/20168/8/2016Cerrada10/3/2016Los formatos se encuentran controlados
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RedesAuditoria internaNo conformidadSe evidencia que el lineamiento de las redes no obedece a una directriz formalmente establecida dentro de la normatividad interna de la Asociación. Establecer los lineamientos acorde con las directrices de la AsociaciónNo se había formalizado los lineamientos debido a que no había un plan estratégicoConvertir a los lineamientos en una directriz formal a través de la creación del plan estratégicoSecretaria General (Asistencia de Redes) y Coordinaciones Contar con una directriz formal de los lineamientos8/5/20168/9/201630/10/2017Abierta1/04/2017 y 27/09/2017Se está avanzando en la elaboración de los lineamientos de acuerdo con el plan estratégico 2016-2020. El 15 de sept de 2017 se realiza una reunión en donde se define que se debe reformular los lineamientos e indicadores del proceso.PENDIENTE: Aprobación y subir al micrositio
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RedesAuditoria internaNo conformidadSe evidencia que se define una planificación para el proceso de redes; sin embargo, no se cumplen satisfactoriamente los criterios de medición (planes para cada una de las redes). Medir correctamente según los criterios y metodologia previamente establecidaCoincidencia en el tiempo de terminación de los criterios de medición y la auditoriaCompletar los criterios de mediciónAsistente de RedesSemestralmente realizar la medición del avance del trabajo en red8/5/20168/1/20168/8/2016Cerrada10/7/2016Se presento medición, metodología y análisis en el primer semestre de 2016 de todas las Redes
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FinancieraAuditoria internaNo conformidadNo se tienen centralizados los parámetros de compras para hacer análisis de proveedores a su vez que no se realiza un seguimiento y evaluación a los mismos. Centralizar información del plan de compras y realizar análisis, seguimiento y evaluación de proveedores.Aunque se había establecido un procedimiento para compras, se requería realizar reingeniería, por lo tanto a pesar de que se tiene base de datos de los proveedores no era conforme al procedimiento y la aplicacion de la evaluación Hacer reeingeniería con respecto a compras y evaluar a los proveedoresCoordinador Administrativo y FinancieroImplantar procedimiento y hacer análisis, seguimiento y evaluación de proveedores.8/5/20168/8/201610/28/2016Cerrada2/11/2016Se realizaron las correpsondientes evaluaciones de los proveedores, de acuerdo, con condiciones establecidas en procedimiento
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FinancieraAuditoria internaNo conformidadSe evidencia que el formato de solicitudes diarias se encuentra desactualizado y no obedece a los definidos. Actualizar el formato de solicitudes diariasNo se había detectado el error o nadie lo reportó.Detectar el error y realizar los cambios pertinentes.Asistente Administrativo y de Talento humanoAjustar formato y reportar para el cambio el el sistema.8/5/20168/8/20169/30/2016Cerrada2/11/2016Existe un formato actualizado
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Talento HumanoAuditoria internaNo conformidadSe evidencia que dentro del procedimiento de vinculación no se registra el formato de vinculación FR-GTH-05, lo cual impide determinar quien, cuando y como diligencia dicho formato; a su vez, en la carpeta de Javier Gaona se define el formato GAF-01-12 en su versión 1, el cual no está controlado por el SGC. Registrar el formato de vinculación FR-GTH-05 dentro del procedimiento PD-GTH-02 y actualizar la versión en la carpeta de Javier Gaona.No se tiene la costumbre de usar el formato de vinculaciónUtilizar el formato de acuerdo al procedimiento definidoAsistente Administrativo y de Talento humanoAjustar procedimiento y subir al sistema . Iguaolmente, cambiar formato en carpeta de Javier Gaona.8/5/20168/8/201610/7/2016Cerrada10/5/2016Formato de vinculación linkeado dentro del procedimiento y actualizdo el formato en la hoja de vida de Javier Gaona
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Talento HumanoAuditoria internaNo conformidadNo se determinan los requisitos de competencia, formación y capacitación del personal que interviene en la prestación de los servicios. Elaborar manual de funcionesFalta de conocimientoCapacitación sobre el cumplimiento de la norma ISO 9001 en el numeral 6.2.2 eAsistente Administrativo y de Talento humano y Coordinador Administrativo y FinancieroRealizar manual de funciones8/5/20168/8/201618(08/2017Cerrada11/11/2016Su aprobó y se subió al micrositio
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Talento HumanoAuditoria internaNo conformidadNo se cuenta con la certificación de publicación de la convocatoria para el cargo de Secretario General en el servicio público de empleo según procedimiento PD-GHT-02 en su actividad 5.2. Incluir excepciones dentro del procedimiento para los cargos de Alta Dirección, Reunión con equipo vinculado a la contratación para repasar proceso, Implementar procedimiento de contratación según especificacionesNo se había revisado correctamente el procedimiento de contrataciónRevisión del procedimiento de contrataciónAsistente Administrativo y de Talento humanoImplementar procedimiento de contratación según sus especificaciones8/5/20168/08/201631/10/2016Cerrada2/11/2016Se define excepción para cargos directivos dentro del procedimiento FR-GAD-13
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Talento HumanoAuditoria internaNo conformidadAl revisar la carpeta de Joan Sebastián Arévalo, se evidencia que no se encuentra el certificado emitido por la ARL de haber asistido a la capacitación de Copasst del mes de febrero de 2016. Revisar y actualizar las hojas de vida de los funcionarios (empleados de planta) garantizando el pleno de los requisitos documentales.No se solicitan o controlan los certificados de capacitación.Garantizar que las hojas de vida de todo el personal de la Asociación cuente con los soportes respectivosAsesor juridico y Asistente Administrativo y de Talento humanoTener el 100% de las hojas de vida actualizadas de los funcionarios y de los contratistas que ingresen posterior a la fecha de aprobacion del procedimiento respectivo 8/5/20168/08/201631/10/2016Cerrada11/2/2016El certificado se encuentra en la carpeta
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Administrativa Auditoria internaNo conformidadNo se evidencia un documento que permita planear las compras, aunque existe un procedimiento de compras PD-GAD-05, no existe el plan de compras establecido en la caracterización del proceso. Inicialmente se iba a determinar un plan de compras; sin embargo, se definió que no es necesario para la organizació, pues con el prespuesto es suficienteSe había definido, pero posteriormete nos dimos cuenta que no era necesario hacer un plan de comprasDefinir lo necesario en la caracterización de procesoCoordinador Administrativo y FinancieroAjuste completo de la caracterización del proceso8/5/201617/11/2017Abierta11/10/2017Pendiente modificación de la caracterización
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AdministrativaAuditoria internaNo conformidadEn el momento de revisar las hojas de vida de los computadores y el cumplimiento del plan de mantenimiento de los mismos, se evidencia que el computador asignado a Rafael Martínez con código 039 no se registra el mantenimiento hecho en julio según la ficha técnica del equipo. Registrar el manteniemiento del equipo faltanteNo se cumple el procedimiento por parte del responsableCumplir con el plan de mantenimiento definidoAuxiliar de sistemasCumplir el procedimiento del plan de mantenimiento.8/5/20166/08/201613/10/2016Cerrada11/3/2016Se cuenta con el reporte del mantenimiento realizado al equipo en julio de 2016
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AdministrativaAuditoria internaNo conformidadNo se determina un método eficiente para la identificación y trazabilidad de los eventos ejecutados por la Asociación. Consolidar información de los eventos del año 2016 realizados por Ascún y definir el método para organizar la información.No están diferenciados los eventos de las reuniones y los responsables de eventos no están enviando formato de requerimientos.Diferenciar los eventos y cumplir con solicitar siempre los formatos de requerimientosAsistente de eventosCuadro consolidado con información de los eventos realizados en el año8/5/201610/09/201610/10/2016Cerrada11/2/2016Existe un método eficiente para la identificación y trazabilidad de los eventos
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AdministrativaAuditoria internaNo conformidadNo se registra evidencia de la ejecución del procedimiento de “realización de eventos PD-GAD-04” incumpliendo la actividad 5.1Implementar el procedimiento PD-GAD-04 en su totalidadNo se tenia documentado e implementado el procedimiento para la fecha de revisiónDocumentar e implementar completamente el procedimiento de eventosAsistente de eventos
Solicitud de formato de requerimientos a los responsables de cada evento
8/5/201610/09/201610/10/2016Cerrada11/2/2016Se cuenta con los requerimientos de los eventos
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AdministrativaAuditoria internaNo conformidadNo se encuentra la documentación adecuada y pertinente según la lista de chequeo del procedimiento PD-GAD-01Hacer seguimiento a los responsables de la recolección de la documentación según formato lista de chequeo FR-GAD-13Las personas no envían toda la documentación según formato lista de chequeo FR-GAD-13Garantizar que se envíe la documentación definida en la lista de chequeoAsesora JurídicaTener la documentación completa según formato lista de chequeo FR-GAD-138/6/20168/08/201631/10/2016Cerrada11/2/2016Se hizo un muestreo y está completa la información según lista de chequeo.
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AdministrativaAuditoria internaNo conformidadNo se encuentran los soportes que evidencien la ejecución de la actividad para la cual se contrató a María Alejandra Restrepo del proyecto ICBF. Hacer seguimiento a la ejecución de cada contrato para contar con todos los soportesNo se le solicitó al contratista informe de la actividad realizadaSe debe verificar que antes de realizar cualquier pago que se deben tener todos los informes y productos estipulados en el contrato. Es necesario implementar los informes de ejecución.Auxiliar de tesoreria y supervisor de contratoAsegurarse que se implemente lo definido en el memorando de secretaria general del 28 de abril de 2016 con respecto a los informes de ejecucion y a la supervision de los contratos 8/6/20168/08/201631/10/2016Cerrado11/2/2016Se encuentran los soportes
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Redes, internacionalización, académica, articulación e interacciónAuditoria internaNo conformidadNo se cuenta con un método de retroalimentación del cliente en ninguno de los procesos misionales de la organización.Implementar mecanismos adecuados para la retroalimentacion del cliente Falta de conocimientoCapacitación sobre la importancia de medir la satisfacción del clienteSecretario general y coordinadores de área Informe de resultados de los mecanismos de retroalimentacion 8/6/201615/10/20169/11/2016Cerrada10/11/2016Aprobación de informes técnicos y actas de liquidación para el caso del proceso de articulación e interracción. En el caso de los procesos de redes, académica e internacionalización, cuentan con encuestas de sattisfacción y su respectivo análisis.
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Administrativa, redes, financiera, proyectos, comunicaciones, calidad, académica, talento humano, internacionalización Auditoria internaNo conformidadNo se cuenta con una unidad de acervo documental que permita los controles para la identificación, almacenamiento y recuperación de los registros producidos por las unidades funcionales de la organización.Realizar las adecuaciones necesarias a las unidades de acervo documental de las unidades funcionales de la asociación No se cuenta con tablas de retencion documental que permitan realizar una depuracion adecuada para de esta manera definir un plan de adecuacion de areas y archivos ajustados a la normatividad en especial lo contemplado en la ley general de archivo. Definir tablas de retención Comité de archivo Adecuar las areas disponibles para el archivo de gestion 8/6/201620/02/201731/12/2017Abiertaprimer semestre de 2017Se contrató personal para organizar el archivo de toda la Asociación. Se adelantaron las TRD.
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Administrativa, redes, financiera, proyectos, comunicaciones, calidad, académica, talento humano, internacionalizaciónAuditoria internaNo conformidadNo se cuenta con evidencia documental de las reuniones de seguimiento mensual, teniendo en cuenta que este es un método de seguimiento y control a la gestión de los procesos.Realizar actas de reuniones de seguimiento mensualNo se habían completado.Completar las actas para hacer seguimiento a los procesosSecretaría GeneralElaborar las actas completas de todas la reuniones mensuales.8/6/20168/08/20166/10/2016Cerrada31/10/2016Se cuenta con las actas de seguimiento de todos los meses hasta el mes de noviembre de 2016
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Calidad, direccionamiento estratégicoAuditoria internaNo conformidadSe evidencia que no se encuentra actualizada la política de calidad ubicada en el micro sitio web. Actualizar política de calidadSe identifico la necesidad de modificar la política de calidad con el nuevo alcance.Crear la política de calidad de acuerdo al nuevo alcance del sistemaRepresentante de la Alta Dirección para el SGC y Asesor de CalidadContar con una politica de calidad actualizada y en micrositio8/6/20168/08/201631/10/2016Cerrada2/11/2016Política actualizada y en micrisitio web
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Calidad, direccionamiento estratégicoAuditoria internaNo conformidadSe evidencia que no se encuentran actualizados los objetivos de calidad ubicados en el sitio web. Actualizar objetivos de calidadSe identificó la necesidad de modificar los objetivos de calidad con respecto al nuevo alcance.Crear los objetivos de calidad de acuerdo al nuevo alcance del sistemaRepresentante de la Alta Dirección para el SGC y Asesor de CalidadContar objetivos de calidad actualizados y en micrositio8/6/20168/08/201631/10/2016Cerrada2/11/2016Los objetivos de calidad se encuentran actualizados y en el micrositio web
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Administrativa, redes, financiera, proyectos, comunicaciones, calidad, académica, talento humano, internacionalizaciónAuditoria internaNo conformidadNo se evidencia identificación de riesgos de todos los procesos, por consiguiente, no existen acciones preventivas formuladas para mitigar las posibles no conformidades. Formular la matriz de riesgos que permita identificar, analizar y controlar los riesgos de la Asociación.No se conoce una metodología que permita la identificación, el análisis y control de los riesgos de la organización en su contexto.Capacitación sobre matriz de riesgosRepresentante de la Alta Dirección para el SGC y Asesor de CalidadIdentificar y controlar los riesgos de la Asociación.8/6/20168/08/20164/11/2016Cerrada2/11/2016Ya se tienen identificados los riesgos de todos los procesos misionales identificados en la matriz de riesgos
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Administrativa, redes, financiera, proyectos, comunicaciones, calidad, académica, talento humano, internacionalizaciónAuditoria internaNo conformidadSe tienen establecidos indicadores para los procesos; sin embargo, no hay medición ni análisis que permitan la toma de decisiones para el logro de los objetivos de los procesos. Medir los procesos con los indicadores esablecidos y tomar decisiones con su análisisNo se tienen establecidos criterios y métodos para el control operacional de los procesos de la organizaciónCapacitación sobre la elaboración de indicadores de gestiónAlta direcciónMedir y controlar la gestión institucional8/6/20168/08/20164/11/2016Cerrada2/11/2016Indicadores con hoja de vida y análisis
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RedesAuditoria externaNo conformidad menorNo hay evidencia de la planificación a todos los responsables de la red de bienestar - ASCUN. Evidencia: dentro del plan estratégico de la red de bienestar, no se han determinado las actividades de los nodos regionales de áreas temáticas ASCUN-bienestar.En los planes de acción de bienestar se va a definir la participación de cada uno de los responsables a todos los niveles y sus actividades.No se había determinado dentro de los planes de la red las responsabilidades frente a cada una de las actividades, pues estas no se evidenciaban como una necesidad del sistema, a su vez, que no se identificaba cómo esto pudiese afectar la conformidad en el cumplimiento de los requisitosConocer y aplicar el numeral 7.1 y hacer la correcta planeación para la red de bienestar que incluya claramente las actividades a realizar y sus responsables en concordancia con la estructura de la red y sus niveles de jerarquía.Coordinador de comunicaciones y asistente de redes11/18/201611/07/2018Abierto7/14/2017Se revisó la memoria de abril de 2017 publicada en la página web de Ascún donde se envidencia la prioridad que se dio a la planeación e implementación del SGC dentro de la planeación estratégica de la red de bienestar. Se evidencia un avance en la planeación del Nodo Bogotá y se irá desarrollando en el resto de los nodos en el transcurso de los 2 años siguientes.
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AcadémicaAuditoria externaNo conformidad menorLa organización no asegura el tipo y grado del control a aplicar a los proveedores de acuerdo a su impacto en el proceso de coordinación académica. Evidencia: no se tienen documentados los criterios ni se cuenta con los soportes para la selección del proveedor de capacitación para el programa retos (evento innovación de la Gestión de la Educación Superior)Documentar los criterios para los proveedores del programa retos que afecten la misión de la organización y completar los soportes para su contratación.Se desconocía que los proveedores de servicios como capacitaciones, debían contar con criterios de competencia y sus respectivos soportes, ni que pudieran afectar el servicio.Conocer la norma ISO en cuanto a este requisito e implementarlo.Coordinador de relaciones internacionales y programa retosDefinir criterios para los proveedores11/18/201630/09/2017Cerrada9/28/2017Se define unn instructivo y formato para determinar los criterios de los proveedores del programa retos
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ComunicacionesAuditoria externaNo conformidad menorNo se ha identificado la meta para un indicador, que permita evidenciar el cumplimiento de los objetivos. Evidencia: Indicador de gestión de comunicaciones, resultado de evaluación de percepción y de la comunición de ASCUN.Identificar la meta e incluirla en la hoja de vida del indicador.Considerábamos que con los resultados de las encuestas, ya se podía definir cuál era la percepción del usuario Analizar el indicador de acuerdo con la meta definida.Coordinador de comunicaciones11/18/201630/06/2017Cerrada2/10/2017Se definió la meta y se incluyó en la hoja de vida del indicador
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SG-SSTAuditoria internaNCMNo se cuenta con la evidencia necesaria para garantizar que se llevan a cabo las actividades del cronograma del subcomité de emergencias, en especial, la sensibilización y funciones del COE y de vías de evacuación, frente a lo establecido en la resol. 012 del 2014 art. 9Realizar la capacitación en el tema de Sensibilización y Funciones del COESe planeo más no se divulgo al interior de los miembros del Comité de EmergenciaDivulgar la capacitación enla reuniones del Comité de EmergenciaMauricio CaroCumplir con lo planeado en capacitación30/04/2018Abierta10/11/2017Se revisa el cronograma del subcomité de emergencias vs la actividad del hallazgo y se ve la necesidad de ejecutarlo en el plan de capacitación 2018
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SG-SSTAuditoria internaNCMEn el momento de realizar la observación de las instalaciones se identifica que no se cuenta con una señalización y demarcación de áreas para la preparación, atención de emergencias y evacuación en incumplimiento del art. 9 de la resol. 012 del año 2014.Instalar señalización y demarcación El comité de emergencias no estaba funcionando activamente. Solicitar a la Arl un acompañamiento frente a la señalización y el plan de evacuación, y realizar acompañamiento al Comité de Emergencias para verificar el cumplimiento del plan de acción.Gonzalo Pastrana y CoppastInstalar la señalización1/02/201730/04/2017Cerrada8/10/2017Se colocó toda la señalización y demarcación en la Asociación
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SG-SSTAuditoria internaNCMAunque se cuenta con un método de identificación de normatividad vigente en materia de riesgos laborales incluyendo los estándares mínimos del SG-SST no se ha implementado una medida adecuada que garantice su revisión y cumplimiento en términos de operación # 5 del art. 2.2.4.6.8 obligaciones de los empleadores.Realizar la revisión, verificación y cumplimiento de la matriz de requisitos legalesNo se ha terminado de hacer la verificación, el trabajo es muy extenso. Realizar la revisión, verificación y cumplimiento de la matriz de requisitos legales. Implantar un metodo para realizar la verificación del cumplimiento del SG-SST.Sandra Nemocón y Camilo OrtegonRevisión del 100% de la matriz de requisitos legales.22/02/201730/09/2017Cerrada10/11/2017Se cuenta con la matriz de requisitos legales subida al micrositio
53
SG-SSTAuditoria internaNCMNo se cuenta con evidencia que permita verificar el cumplimiento de los controles establecidos en la matriz de identificación de peligros, evaluacion y valoración de los riesgos incumpliendo con el # 6 del art. 2.2.4.6.8 obligaciones de los empleadores.Implementar los controles establecidos en la matriz de identificación de peligros y riesgos de Ascún y verificar el cumplimiento.Modificación de la Plataforma de la ARL en varias ocasiones. Realizar verificación periodica de que se están implementando los controles establecidos.Coppast y Comité de EmergenciasImplementar los controles establecidos en un 80% rev la matriz para ajustar15/03/201730/05/2018Abierta10/11/2017Se han tomado acciones con respecto a la matriz de riesgos; sin embargo, se debe revisar la última versión de la matriz definida por la ARL.
54
SG-SSTAuditoria internaNCMEn el momento de revisar el plan de acción segundo semestre de 2016 de SG-SST se identifica que no se ha realizado avance en el plan operativo normalizado -PONs- y no se ha cumplido con las fechas establecidas en dicho plan, según # 7 del art. 2.2.4.6.8 obligaciones de los empleadores.Elaborar los PONSEl comité de emergencias no estaba funcionando activamente. Llevar un control del avance de la elaboración. Comité Emergencias:Elaboración - Coppast: VerificaciónCumplir con el 100% de elaboración de los 7 PON'S27/03/201730/04/2017Cerrada10/11/2017Los 7 PONs se encuentran debidamente incluidos en el micrositio
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SG-SSTAuditoria internaNCMNo se cuenta con un método adecuado que permita evaluar el programa de capacitación anual establecido por la Asociación incumpliendo el parágrafo 1 del art. 2.2.4.6.11 capacitación de seguridad y salud en el trabajo.Evaluar las capacitaciones elaboradas y el programa propuestoNo se sabía como realizar la evaluaciónLLevar un método de medición que permita llevar un control de la implementación y evaluación del plan de capacitaciones.Mauricio CaroSe evalue el 100% de la capacitaciones realizadas a la fecha15/03/201718/12/2017Abierta10/11/2017Se evaluaron las capacitaciones y se definió un método de medición. Pendiente: Análisis del programa de capacitación 2017
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SG-SSTAuditoria internaNCMAunque se cuenta con una encuesta diagnóstica que refleja el estado de implementación a 8 de marzo de 2016, no se tienen documentados los elementos establecidos en el art. 2.2.4.6.16 evaluación inicial de del SG-SSTRealizar evaluación inicialSe hizo una pero no quedó la estadistica porque no guardo bien el archivo.Volver a realizar la evaluación inicialRepresentantes CopasstContar con la autoevaluación con los resultados y los porcentajes de medición.6/03/201730/03/2017Cerrada10/11/2017Se cuenta la encuesta de Colmena
58
SG-SSTAuditoria internaNCmAunque se cuenta con un plan de acción, éste no cumple con las condiciones establecidas en la planificación del SG-SST del art. 2.2.4.6.17, lo cual no permite contribuir de manera eficiente con la mejora continua del sistema.Elaborar el plan de accion de acuerdo con las condiciones de la norma.No se tenía claro qué condiciones requería el planCorregir el plan 2016 de acuerdo con las condiciones de la normaSebastian ArévaloContar con un plan de acción para cada año de acuerdo a lo estipulado por la norma6/03/201730/11/2017Abierta10/11/2017Pendiente
59
SG-SSTAuditoria internaNCMNo se cuenta con indicadores que permitan evaluar el sistema, su estructura, el proceso y el resultado del SG-SST según lo definido en los artículos 2.2.4.6.19 al 2.2.4.6.22Elaborar indicadores que permitan evaluar el SG-SSTNo se tenían los indicadores adecuadosRecibir asesoría por parte del Ingeniero de Calidad para elaborar unos buenos indicadoresCopasstImplementar los indicadores necesarios30/11/2017Abierta10/11/2017Pendiente
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SG-SSTAuditoria internaNCMLa Asociación no cuenta con las disposiciones necesarias en materia de prevención, preparación y respuesta ante emergencias, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 2.2.4.6.25Elaboración del plan de emergencias, protocolos y PONS necesarios.El comité de emergencias no estaba funcionando activamente. Realizar seguimiento al funcionamiento del Comité de Emergencias.Comité de EmergenciasRealizar plan de emergencias16/06/201730/04/2017Cerrada10/11/2017Se cuenta con un plan de emergencias y los PONs respectivos
62
SG-SSTAuditoria internaNCMSe identifica un procedimiento documentado para la gestión del cambio; sin embargo, no es posible identificar la implementación del mismo, puesto que, no se han llevado a cabo actividades de control de los riesgos y los cambios internos y externos que puedan afectar el SG-SST , de acuerdo con el art. 2.2.4.6.26Implementar el procedimiento de la gestión de cambioNo se tenía orientación tecnica para la implementaciónSolicitar asesoría externa para llevar a cabo la implementaciónCarolina Henao MContar con un procedimiento para la gestión del cambio y su implementación.6/03/201730/11/2017Abierta10/11/2017No se ha elaborado ni implementado
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SG-SSTAuditoria internaNCmAunque existe un procedimiento documentado de compras, selección y evaluación de proveedores, este no establece condición alguna referente a los requisitos del SG-SST, de acuerdo al art. 2.2.4.6.27Incluir en el procedimientos de compras, selección y evaluación de proveedores los requisitos referentes al SG-SSTNo se tenía orientación tecnica especifica para SG-SSTRealzar integración del SG-SST y el SGCCarolina Henao M y Asesor de Calidad16/12/201630/11/2017Abierta10/11/2017Existe identificación del SG-SST en el formato de selección de proveedores que está incluido en el procedimiento de selección, compras y evaluación de proveedores y/o contratistas
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Talento HumanoAuditoria internaNC
Se revisaron las hojas de vida y se encuentran enmendaduras y tachones en la experiencia laboral de la hoja de vida del Sr. Oscar Domínguez
Solicitando vía e mail el cambio de la hoja correspondienteNo se revisó en el momento de haberla recibidoRevisar las hojas de vida, desde cuando inicia proceso de selección y posteriormente a la contratación y vinculaciónCarolina Henao - Mauricio CaroContar con las hojas de vida, sin enmendaduras o tachones y legitima presentación28/09/201728/09/201728/09/2017Cerrada10/11/2017La hoja de vida se encuentra correcta
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Talento HumanoAuditoria internaNCSe revisó el programa de capacitación institucional del año 2017 y se verificó el cumplimiento de la realización de las capacitaciones allí enunciadas y se evidenció que no se cumple con dicho cronograma.Ajustar el cronograma de capacitaciones 2017Presupuesto - falta de compromiso del personal, y la no aprobación de quien corresponda la ejecuciónSe revisó el cronograma de capacitación con Coordinación Administativa para su ajuste final y lo no ejectuado en la vigencia 2017, se incluirá en el programa 2018Carolina HenaoPrograma ajustado y ejectuado28/09/201718/10/201730/11/2017Cerrada10/11/2017Cronogramada analizado
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Talento HumanoAuditoria internaNCSe revisa el SG-SST y al momento de solicitar el acta de sesión del COPASST se encuentra que no están numeradas las actasEnumerar las actasNo se tenía conocimimento de que debían numerarseVerificar que todas las actas se encuentren numeradasCarolina Henao /Sebastián ArévaloTotalidad de las actas firmadas y enumeradas28/09/201725/10/201730/11/2017Cerrada10/11/2017Actas debidamente enumeradas
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Talento HumanoAuditoria internaNCEn la caracterización del proceso de talento humano se determina que existe un plan de bienestar e incentivos y al solicitarlo no se encuentraContar con el plan de bienestar e incentivosNo se había aprobado y divulgadoAprobar y divulgar el Plan de Bienestar e incentivosCarolina Henao/Mauricio CaroTener Plan de Bienestar e Incentivos para los colaboradores de la Asociación28/09/20175/10/201730/11/2017Abierta10/11/2017Falta aprobación
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Talento HumanoAuditoria internaNCSe realizan evaluaciones a las capacitaciones de personal establecidas en el plan de capacitación institucional, pero no se toman acciones tendientes a la mejora de la mismaTabular las evaluaciones de las capacitaciones del pesronalNo se evaluaba a tiempoevaluar, tabular y analizar, para tomar acciones de mejora, si es el casoCarolina Henao/Mauricio CaroEvaluar todas las capacitaciones28/09/201720/10/201730/11/2017Cerrada10/11/2017Evaluaciones analizadas
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Direccionamiento EstratégicoAuditoria internaNCNo se evidencia que se realice seguimiento, medición y análisis a los indicadores de la organizaciónGarantizar que los responsables del seguimiento de los indcadores realicen la socialización respectivaNo se socilizaban los resultadosSolIcitar el seguimiento, medción y analisis de los indicadores, por parte de los responsales de los procesos de la organizaciónAlta direcciónAnalisis actualizado de seguimiento a los indicadores de Gestión28/09/201715/10/201711/11/2017Cerrada
10/11/2017 y 14/11/2017
Indicadores medidos y analizados
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FinancieraAuditoria internaNCNo existe un método de control que permita garantizar que los servicios adquiridos por ASCUN con personas naturales no afecten de manera sustancial el cumplimiento del objeto misional.
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FinancieraAuditoria internaNCSe realiza la verificación del procedimiento de cuentas por pagar PD-GFN-03 se evidencia que no se cuenta con el lleno de los requisitos en los informes para la realización de los pagos. Lucía Cháves.Revisar y aprobar a traves de la firma todas las cuentas de cobro de Lucia ChavesFalta de revisión al recibir el documentoRevisar el cumplimiento de todos los requisitos establecido en el procedimiento de cuentas por pagar, en el momento que es radicado en recepción.Carolina MuñozTener el 100% de las cuentas de cobro firmadas o autorizadas por correo el electronico por parte del jefe inmediato.28/09/201730/01/2017Abierta10/11/2017Pendiente revisar que estén las firmas
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FinancieraAuditoria internaNCAl revisar la ejecución presupuestal, se evidencia que se tiene una ejecución presupuestal mayor a la estimada en el presupuesto 2017.Revisar el rubro de equipo tecnico y solicitar redistribución presupuestal en los rubros que se requieran. La implementación el cuadro de control presupuestal se inició en abril del 2017 y aun faltaba incluir datos y ajustar información segun los informes de contabilidad, ya que es la primera vexz que se realiza con el presupuesto de Ascún.Hacer los ajustes necesarios para contar con la información correcto e iniciar la ejecución cada año en el mes de Enero.Carolina Henao M Y Katerin RojasTener el archivo ajustado y hacer la redistribución de los rubros que lo requieran28/09/20177/12/2017Abierta10/11/2017
73
FinancieraAuditoria internaNCSe evidencia que no existe control para el uso de la caja menor; al mismo tiempo, no se cumplen con las condiciones generales estipuladas en el procedimiento de caja menor PD-GFN-06, en especial, con lo referente al arqueo de la caja menor. Al mismo tiempo el auditor realiza un ejercicio de arqueo de la caja e identifica: que no existe unidad de caja, no existe acto administrativo de creación de la caja y se evidenció que existe más dinero del que contablemente se puede justificar.Mantener la caja menor con el dinero que corresponde, hacer los arqueos de caja por parte del auditor financiero interno y mostrar la apertura de caja que se tenía y no se mostró en ese momento. Se tenía una factura de una compra que correspondía un dinero entregado de la caja menor de $200.000 pesos que maneja la Coordinadora Administrativa, y la Auxiliar de Tesorería no supo explicar lo de la factura, por cuanto las cuentas no cuadraron.Hacer los arqueos de caja cada mes para verificar que se esté cumpliendo el procedimiento Carolina Henao M Y Katerin RojasRealizar el arqueo todos los meses28/09/201730/10/2017Cerrada14/11/2017Se realizó el arqueo de caja del mes de octubre
74
AcadémicaAuditoria internaNCSe evidencia que no se utiliza el formato acta de reunión FR-GCL-11 y el acta presentada no cuenta con las respectivas firmas, lo cual, no permite obtener evidencia objetiva del cumplimiento de las actividades de la red de vicerrectores.Se usará en las próximas reunionesUso de un formato distintoUso de formato correspondiente en las reuniones de las redes
Coordinadora académica
Utilizar el formato de acta definido por la asociación para cada reunión28/09/201727/02/2018Abierta10/11/2017Se utilizará el acta en una próxima reunión
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AcadémicaAuditoria internaNCNo se tiene establecida una metodología que me permita realizar la identificación y trazabilidad de los registros que evidencian el cumplimiento de las actividades del proceso de gestión académica, en especial, lo referente a la red de vicerrectoresArreglo del archivo de la información referida a Redes de VicerrectoresInformación dispersa en diferentes carpetasReorganización de la información
Coordinadora académica
LLevar la identificación y trazabilidad de todo el proceso28/09/201730/11/2017Abierta10/11/2017
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AdministrativaAuditoria internaNCEl plan del SG-SST no contempla las fechas de ejecución de las actividades, lo cual impide realizar control al cumplimiento de las actividades de este sistema.Incluir fechas de ejecución en el plan de acción del SG. SST
No se había pactado con todos los subcomites
Coordinar con los subcomjites para estipular fechas de las actividades Carolina Henao MContar con un plan de acción totalmente definido para el año 2017
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AdministrativaAuditoria internaNCSe solicita la matriz de identificación de amenazas la cual se estipula dentro de la autoevaluación del SG-SST como completa, pero al solicitarla no es presentada por el auditado.Consultar a la ARL que es la matriz de amenazas que está el la evaluación inicial
Se desconoce que es la matriz de amenazas
Hacer la consulta a la ARLCarolina Henao MIdentificar que es la matriz de amenazas y si es algo diferente a lo que se tiene elaborarla
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AdministrativaAuditoria internaNCNo se encuentran los soportes completos solicitados para los proveedores especialmente la cuenta bancaria de Angélica María Cuello incumpliendo con el formato de registro de proveedores que está adscrito al procedimiento de selección de proveedores PD-GAD-06.Solicitar todos los documentos establecidos en el registro de proveedoresLa señora Angélica nunca adjunto todos los documentos y por tal razon nunca se le pudo pagar la cuenta, el pago se encontraba retenidoBuscar contactar a la señora para tener el registro o dar de baja la solicitudKaterin Rojas y Carolina MuñozLograr que los proveedores cuenten con el registro de proveedores completo según lo establecido en el procedimento
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AdministrativaAuditoria internaNCSe evidencia que no hay evaluador para el proveedor Juan Miguel Sosa Ropaín del 10 de noviembre de 2016, incumpliendo con el procedimiento PD-GAD-06.Hacer evaluación del proveedorSe olvidaba hacer la evaluación del proveedor o no se tenía claroRevisar cuando de va a hacer pago que tenga la evaluación si la requiere y aclarar a las personas cuando se haceCarolina Henao y Carolina MuñozCumplir con la evaluación de todos los proveedores según lo estipulado en el procedimiento
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AdministrativaAuditoria internaNCSe solicitó la hv de la impresora Ricoh MP4000 ubicada en el pasillo. El auditado asegura que es un outsourcing, pero no suministra el contrato que permita evidenciar lo dicho, lo que pone en riesgo el proceso administrativo de la instituciónTener una carpeta con documentación de todos los proveedores que brindan un servicio en el área tecnológica No se contaba con un contrato para este proveedor
Elaborar contrato al proveedor establecido
Sebastian Arevalo/ Carolina Henao MTener carpeta con contratos, cotizaciones y seguimiento que aplique de los proveedores tecnológicos.17/10/201717/11/2017Abierta10/11/2017Está elaborado el contrato. Falta incluir manteniemientos preventivos y respectivas firmas
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AdministrativaAuditoria internaNCSe solicita el estado de los equipos y se pide la hv del computador ACER XPERIA T180. El listado presentado no coincide con la hv de los equipos.Cotejar cada HV de los equipos con el inventario de la asociación y tomar correctivosAl realizar cambios de los equipos se registraban en las respectivas hojas de vida; sin embargo, no se verificaba que los cambios coincidieran con el inventario de los equiposSe realizará un cotejo entre los equipos de las Asociación versus inventarios y hojas de vida cada 3 mesesSebastian ArevaloTener la totalidad del inventario y hojas de vida de los equipos al día29/09/201725/10/201729/10/2017Cerrada10/11/2017La hoja de vida del equipo coincide con el inventario
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AdministrativaAuditoria internaNCSe solicita el plan de mantenimiento y no determina la fecha de mantenimiento preventivo del computador ACER XPERIA T180 y el plan no contempla la programación de todos los equipos.Incluir fecha de mantenimiento ACER T180 y programar el mantenimiento de todos los equipos de la asociaciónNo se verificó ese equipo en especial, puesto que, no es equipo asignado al personal de la asociaciónDeterminar y programar en el plan las fechas de manteni, sin excepción.miento preventivo de todos los equipos de la organizaciónSebastian ArevaloQue todos los equipos tengan mantenimiento y se regitre la evidencia29/09/201717/10/201730/11/2017Abierta10/11/2017Se realizó el manteniemiento del equipo y se incluyó dentro de la hoja de vida y el plan de mantenimiento. Pendiente: programación de mantenimiento de todos los equipos en 2017
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RedesAuditoria internaNCEn la caracterización del proceso dice que hay planes pero no los tiene, incumpliendo con lo dicho en la caracterización CP-GRE-01.Continuar con el proceso de planeación de las redes para que cuenten con planes No se había determinado los espacios con las redes faltantes ni el proceso de correción de los planes Establecer los espacios con las redes para continuar el proceso de planeación Secretaría general ( Profesional de redes universitarias)contar con planes estratégicos enfocados en objetivos, metas e indicadores con las redes faltantes y realizar la revisión de los ya existentes 29/09/20172/11/201730/03/2017Abierta14/11/2017
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RedesAuditoria internaNCEl auditado presenta la matriz de medición en concordancia con la caracterización, pero se evidencia que este método de evaluación no es aplicable para todas las redes. Por ejemplo, la red enrédele en donde el nivel de participación es solo del 12.5%.El método de medición se cambiará enfocando a las redes a contar con objetivos, metas e indicadores. La estandarización de la medición de las redes no fue efectiva Establecer los espacios las redes para construyan los objetivos, metas e indicadores que permita medirlas Secretaría general ( Profesional de redes universitarias)contar con los indicadores establecidos por las redes 29/09/201715/03/2018Abierta10/11/2017Se ha adelantado la reformulación de la medición de redes
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RedesAuditoria internaNCNo se evidencian los registros que permitan validar la realización del curso taller incubación y aceleración. Listados de registro.Identificar el responsable de los registros de los cursos y actividades de las redes cuando esten relacionados con otros programas de la Asociación Falta de conocimiento Conocer y aplicar el numeral 4.2. 4 de la norma que establece se debe contar con la evidencia del registro Secretaría general ( Profesional de redes universitarias) y coordinadores conocer el proceso de la evidencia y registro de los cursos en que esten inmersas las redes 29/09/20172/11/201714/11/2017Cerrada14/11/2017Registros presentados
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Mejora ContinuaAuditoria internaNCSe evidencia que no se ha cerrado la no conformidad de control de registros en el plan de mejoramiento, cuando ya se encuentran los documentos.Comprobar que se cuenta con la evidencia y cerrar la no conformidadNo se había revisado el plan de mejoramiento para esa revisión
Hcaer seguimiento constante al plan de mejoramiento
Auditora internaSeguimiento constante al plan de mejoramiento28/09/201715/10/201715/10/2017Cerrada10/11/2017Se evidencia la documentación
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Para todos los procesosAuditoria internaNCA lo largo de las auditorias se evidencia que no se tiene una metodología definida para la identificación y trazabilidad de los registros que evidencian las actividades propias de cada uno de los procesos; a su vez, no se cuenta con una metodología para realizar el archivo de gestión, tanto físico como digital.
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Articulación e interacción (PNLE/Transversal a todos los proyectos)Auditoria internaNCNo se están realizando auditorias financieras, de acuerdo con lo estipulado en el procedimiento para gestión de proyectos PD-APY-01 en la actividad 5.8
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Articulación e interacción (ICBF)Auditoria internaNCAl revisar el seguimiento de las PQRs para el procesos de articulación e interacción, se evidencia que no se realiza el registro de manera adecuada de las mismas. Evidencia: PQR de Yindri Yohana Gaviria del 19 de abril de 2017
Se incluye en la carpeta de archivo la evidencia impresa del PQR de Yindri Yohana Gaviria
Falta de actualización del PQR en la carpeta física del Convenio.
Se verificarán la totalidad de PQRs con los que cuenta la Dirección Ejecutiva de Ascún con los PQRs que han sido efectivamente archivados en la carpeta del Convenio.
ICBF
Contar con la totalidad de PQRs y de su respectiva respuesta, en al carpeta del Convenio.
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Articulación e interacción (ICBF)Auditoria internaNCAl comparar los años de experiencia requeridos en el formato General de contratación, prestación de servicios y contrato laboral vs la hoja de vida de la sra Adriana Guarnizo, se evidencia que la experiencia laboral definida en la hoja de vida no cumple con los años de experiencia laboral requeridos en educación.
Se realizó terminación anticipada del Contrato con Adriana Guarnizo y se realizaron los ajustes respectivos en el formato de contratación
Falta de verificación de los requisitos de experiencia laboral exigidos con lo certificado por la hoja de vida
Se verificarán y contrastarán los requisitos exigidos en el perfil de contratación, con lo respectivamente certificado por las hojas de vida.
ICBF
Contar con los perfiles requeridos de ejecución de los proyectos, es afinidad con los requisitos totales exigidos en la matriz de contratación.
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Articulación e interacción (ICBF)Auditoria internaNCEn el proceso indican que existe control de lo ejecutado en el proyecto; sin embargo, se evidencia que no hay seguimiento y evaluación permanente del proyecto. En el proceso de seguimiento que se utiliza solo se ha diligenciado hasta el mes dos del presente año; es decir, no está actualizado.
Se está realizando la actualización del "FR-APY-03 FORMATO DE SEGUIMIENTO DE CONVENIOS AL PLAN DE TRABAJO"
Falta de actualización del "FR-APY-03 FORMATO DE SEGUIMIENTO DE CONVENIOS AL PLAN DE TRABAJO"
Realizar permanente actualización del "FR-APY-03 FORMATO DE SEGUIMIENTO DE CONVENIOS AL PLAN DE TRABAJO" conforme a los avances de ejecución de cada una de las obligaciones contractuales que son responsabilidad de la Asociación
ICBF
Contar con el "FR-APY-03 FORMATO DE SEGUIMIENTO DE CONVENIOS AL PLAN DE TRABAJO" efectivamente actualizado, con el fin de dar cumplimiento a los procesos establecidos de seguimiento y evaluación permanente del Proyecto.
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Elaborado por:Líder de auditoriaFecha:
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Aprobado por:Representante por la dirección para el SIGFecha:
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Plan de mejoramiento institucio
No conformidades abiertas