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1 | Brown International Academy PTA | FY 2026–2027 Proposed Budget | |||||||||||||||||||||||||
2 | Prepared May 2026 | |||||||||||||||||||||||||
3 | Category / Line Item | FY23–24 Actual | FY24–25 Actual | FY25–26 Budget | FY25–26 YTD Actual (as of 5/5/26) | FY26–27 Draft Budget | Variance $ (Proposed vs FY25-26 Budget) | Variance % (FY26-27 VS FY25-26 Budget) | Budget Notes | |||||||||||||||||
4 | REVENUE | |||||||||||||||||||||||||
5 | Read-a-thon | $ 29,430 | $ 28,661 | $ 30,000 | $ 30,530 | $ 30,000 | $ - | - | Includes friends and family direct ask (March each year) (Direct ask #1 of 2) | 102% | ||||||||||||||||
6 | Individual Donations | $ 40,468 | $ 99,305 | $ 80,000 | $ 98,888 | $ 95,000 | $ 15,000 | 18.8% | Includes Everyone In Campaign (Sept/Oct each year) ) (Direct ask #2 of 2) | 124% | ||||||||||||||||
7 | Business Sponsorships | $ 13,435 | $ 35,585 | $ 30,500 | $ 19,252 | $ 32,000 | $ 1,500 | 4.9% | Currently 10 corporate sponsors - is this on track for FY26? | 63% | ||||||||||||||||
8 | Dineouts and Shopping Events | $ 3,788 | $ 4,709 | $ 6,000 | $ 2,281 | $ 5,000 | $ (1,000) | (16.7%) | Coordinate 3–5 dine out events/year. FY26 YTD trending below budget. Excludes In & Out. | 38% | ||||||||||||||||
9 | PTA Membership | $ 864 | $ 893 | $ 750 | $ 532 | $ 900 | $ 150 | 20.0% | Includes $15 memberships, targeeting at least 60 | 71% | ||||||||||||||||
10 | Other Income | $ 906 | $ 749 | $ - | $ - | $ - | $ - | FY24 includes $500 Amazon Smiles + $406 other. FY25 $749. Consider budgeting modestly. | 0% | |||||||||||||||||
11 | TOTAL REVENUE | $ 88,891 | $ 169,902 | $ 147,250 | $ 151,484 | $ 162,900 | $ 15,650 | 10.6% | 103% | |||||||||||||||||
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13 | EXPENSE | |||||||||||||||||||||||||
14 | COMMUNITY EVENTS | |||||||||||||||||||||||||
15 | Community Events | $ 9,078 | $ 13,807 | $ 14,000 | $ 12,602 | $ 14,000 | $ - | - | Includes Fall Festival ($5k), International Festival ($5k), Movie Night, Books & Bagels | 90% | ||||||||||||||||
16 | Fundraising Events | $ 2,454 | $ 225 | $ 3,000 | $ - | $ 1,600 | $ (1,400) | (46.7%) | Read-a-thon event costs and other fundraising activities (give aways, marketing materials, etc) | 0% | ||||||||||||||||
17 | Social Events | $ - | $ 168 | $ 2,000 | $ - | $ 1,000 | $ (1,000) | (50.0%) | Minimizing adult social events in the future | 0% | ||||||||||||||||
18 | Volunteer Appreciation | $ 568 | $ 1,447 | $ 2,500 | $ - | $ 1,500 | $ (1,000) | (40.0%) | Spring volunteer appreciation event ($1k); misc gift cards for volunteers | 0% | ||||||||||||||||
19 | Total Community Events | $ 12,100 | $ 15,647 | $ 21,500 | $ 12,602 | $ 18,100 | $ (3,400) | (15.8%) | 59% | |||||||||||||||||
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21 | SCHOOL EVENTS | |||||||||||||||||||||||||
22 | Year End Dance Party | $ 204 | $ 722 | $ 1,000 | $ - | $ 1,000 | $ - | - | Year-end celebration / dance party. | 0% | ||||||||||||||||
23 | Back to School | $ 1,266 | $ 739 | $ 1,250 | $ 938 | $ 1,250 | $ - | - | Back to school / playground event (Pizza Party at Sloans 8/21) | 75% | ||||||||||||||||
24 | Continuation | $ 308 | $ - | $ 1,000 | $ - | $ 1,000 | $ - | - | Kinder & 5th grade continuation ceremony + supplies. | 0% | ||||||||||||||||
25 | Teacher Appreciation | $ 2,855 | $ 6,667 | $ 7,000 | $ 1,916 | $ 7,000 | $ - | - | Monthly Stock the Lounge (TBD); Fall parent teacher conferences PTA sponsored dinner ($700); Teacher Appreciation Week (May). | 27% | ||||||||||||||||
26 | Teacher Stipends | $ - | $ - | $ - | $ 1,350 | One time small contribution ($50 each) to classroom based teachers (incl specials) at start of year to support supplies at their discrection | 0% | |||||||||||||||||||
27 | Grade Level Socials + Dance | $ - | $ - | $ 1,000 | $ - | $ 1,000 | $ - | - | Grade-level meet & greets (ECE + Kinder only); 5th grade dance | 0% | ||||||||||||||||
28 | Total School Events | $ 4,634 | $ 8,128 | $ 11,250 | $ 2,854 | $ 12,600 | $ 1,350 | 12.0% | 25% | |||||||||||||||||
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30 | IB RELATED PROGRAMMING | |||||||||||||||||||||||||
31 | School IB Contribution | $ 50,000 | $ 120,000 | $ 120,000 | $ 120,000 | $ 130,000 | $ 10,000 | 8.3% | Annual disbursement to school. Increase for FY27 to account for increase in expected budget cuts for SY27--28 | |||||||||||||||||
32 | Total IB Related Programming | $ 50,000 | $ 120,000 | $ 120,000 | $ 120,000 | $ 130,000 | $ 10,000 | 8.3% | 100% | |||||||||||||||||
33 | ||||||||||||||||||||||||||
34 | CAPITAL PROJECTS | |||||||||||||||||||||||||
38 | Total Capital Projects | $ - | $ - | $ - | $ - | $ - | $ - | |||||||||||||||||||
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40 | PTA OPERATIONAL EXPENSES | |||||||||||||||||||||||||
41 | Printing/Marketing/Office/Bank Fees | $ 528 | $ 2,999 | $ 2,750 | $ 1,451 | $ 3,000 | $ 250 | 9.1% | Printing, supplies, office costs, bank/processing fees | 53% | ||||||||||||||||
42 | PTA Hardware / Software | $ 1,505 | $ 3,876 | $ 3,500 | $ 3,069 | $ 3,200 | $ (300) | (8.6%) | QuickBooks, Google Workspace, Knack, Slack, Zoom | 88% | ||||||||||||||||
43 | Insurance/Tax/Audit | $ 615 | $ 715 | $ 850 | $ 215 | $ 950 | $ 100 | 11.8% | Liability insurance, CPA, tax filing, CO Secretary of State | 25% | ||||||||||||||||
44 | PTA Dues: State/National | $ - | $ - | $ - | $ 390 | Dues owed to State and National PTA; assume $6.50 owed per membership to state and national | ||||||||||||||||||||
45 | PTA Meetings, Coffee with Principal | $ - | $ - | $ - | $ 1,330 | PTA meeting food, childcare, supplies (~5 meetings/year) + Coffee with Principal ($120 each) | ||||||||||||||||||||
46 | Leadership Meetings | $ 132 | $ 735 | $ 1,500 | $ 1,514 | $ 500 | $ (1,000) | (66.7%) | Leadership team meetings only (summer back to school plus end of year planning) | 101% | ||||||||||||||||
47 | Total PTA Operational Expenses | $ 2,779 | $ 8,325 | $ 8,600 | $ 6,249 | $ 9,370 | $ 770 | 9.0% | 73% | |||||||||||||||||
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49 | OPERATIONAL SUPPORT FOR SCHOOL | |||||||||||||||||||||||||
50 | Marketing | $ 2,881 | $ - | $ 2,000 | $ 275 | $ 1,300 | $ (700) | (35.0%) | Marketing/branded materials supporting school - Kinder tees ($1.2k) + misc $100 | |||||||||||||||||
51 | Subscriptions | $ 5,270 | $ 5,000 | $ 5,000 | $ 3,750 | $ 5,000 | $ - | - | IXL Learning subscription (3-year renewal). | |||||||||||||||||
52 | School Supplies | $ - | $ - | $ - | $ - | $ 2,500 | New: Bulk school supplies, estimated scholarship coverage | |||||||||||||||||||
53 | Committees | $ 295 | $ - | $ 5,000 | $ 3,014 | $ 1,500 | $ (3,500) | (70.0%) | Includes school garden ($500), misc committees activity (ie Welcome Groups) | |||||||||||||||||
54 | Total Operational Support for School | $ 8,446 | $ 5,000 | $ 12,000 | $ 7,039 | $ 10,300 | $ (1,700) | (14.2%) | 59% | |||||||||||||||||
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56 | Parent-Teacher Communication Platform | $ 2,865 | $ 3,309 | $ 3,309 | $ - | $ - | $ (3,309) | (100.0%) | Not currently planning to invest in Parent square next year. | 0% | ||||||||||||||||
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58 | Family Assistance | $ 3,077 | $ 660 | $ 5,000 | $ 1,016 | $ 3,000 | $ (2,000) | (40.0%) | Holiday support, food pantry support, family emergency assistance. Reduced to match annuals YoY. | 20% | ||||||||||||||||
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60 | TOTAL EXPENSES | $ 83,901 | $ 161,068 | $ 181,659 | $ 149,761 | $ 183,370 | $ 1,711 | 0.9% | 82% | |||||||||||||||||
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62 | NET SURPLUS / (DEFICIT) | $ 4,990 | $ 8,833 | $ (34,409) | $ 1,723 | $ (20,470) | $ 13,939 | (40.5%) | Negative = deficit, draws from cash reserves or adjust before board vote. | |||||||||||||||||
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64 | CASH POSITION & RESERVES | |||||||||||||||||||||||||
65 | Beginning Cash Balance (July 1) | $ 49,000 | $ 53,955 | $ 73,579 | $ 72,919 | $ 60,000 | ||||||||||||||||||||
66 | Net Surplus / (Deficit) for Year | $ 4,990 | $ 8,833 | $ (34,409) | $ 1,723 | $ (20,470) | ||||||||||||||||||||
67 | Projected Ending Cash | $ 53,990 | $ 62,788 | $ 39,170 | $ 74,642 | $ 39,530 | ||||||||||||||||||||
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69 | Minimum Target Operating Reserve (at least 3 months non-IB, non-event ops funding) | $ 15,000 | ||||||||||||||||||||||||
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