ABCDEFGIJKLMNOPQRSTUVWXYZAAABACADAEAFAGAHAIAJAKALAMAN
1
Cree una programación para un proyecto en esta hoja de cálculo.
Escriba el título de este proyecto en la celda B1.
Para obtener información sobre cómo usar esta hoja de cálculo, incluidas las instrucciones para lectores de pantalla y el nombre del autor de este libro, vea la hoja de cálculo Información.
Desplácese hacia abajo por la columna A para escuchar más instrucciones.		ESTRATEGIA DE RENDICION DE CUENTAS
2
Escriba el nombre de la compañía en la celda B2.
OBJETIVO: Fortalecer los espacios de participación con sus grupos de valor, organizaciones y órganos de control, a partir del desarrollo de espacios de diálogo, en los cuales la Universidad de Caldas entregue información de su gestión y resultados en cumplimiento de su responsabilidad legal de desarrollar su gestión acorde con los principios de transparencia, acceso a la información pública, enfoque basado en derechos, construcción de paz, control social y evaluación de su gestión, de acuerdo con los lineamientos definidos por el Manual Único de Rendición de Cuentas del Departamento Administrativo de la Función Pública –DAFP-.
3
Escriba el nombre del responsable del proyecto en la celda B3. Escriba la fecha de comienzo del proyecto en la celda E3. Inicio del proyecto: la etiqueta se encuentra en la celda C3.
Inicio del proyecto:Enero de 2025
4
La Semana para mostrar en la celda E4 representa la semana inicial para mostrar en la programación del proyecto en la celda I4. La fecha de inicio del proyecto se considera la semana 1. Para cambiar semana que se muestra, simplemente escriba un número de semana nuevo en la celda E4.
La fecha de inicio de cada semana, comenzando por la Semana para mostrar en la celda E4, comienza en la celda I4 y se calcula automáticamente. Hay 8 semanas representadas en esta vista desde la celda I4 hasta la celda BF4.
No debería modificar estas celdas.
La etiqueta de la semana para mostrar se encuentra en la celda C4.		VIGENCIA 2024ENEFEBMARABRMAYJUNJULAGO
5
Las celdas I5 a BL5 contienen el número de días de la semana representado en el bloque de celdas encima de cada celda de fecha y se calculan automáticamente.
No debería modificar estas celdas.
La fecha actual está rodeada con una línea roja (hex. AD3815) desde la fecha actual en la fila 5 hasta toda la columna de fechas y el fin de la programación del proyecto.
6
Esta fila contiene los encabezados de la programación del proyecto posterior debajo de estos.
Navegue desde la celda B6 a BL 6 para escuchar el contenido. La primera letra de cada día de la semana de la fecha encima de ese encabezado empieza en la celda I6 y continúa hasta la celda BL6.
Todo el gráficos de escala de tiempo del proyecto está generados automáticamente en función de las fechas de inicio y finalización especificadas, con formatos condicionales.
No modifique el contenido de las celdas en las columnas después de la columna I comenzando por la celda I7.		ACTIVIDADESDESCRIPCIÓNRESPONSABLE INICIOFIN12341234123412341234123412341234
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La celda B8 contiene el título de ejemplo de la Fase 1.
Escriba un nuevo título en la celda B8.
Escriba un nombre para asignar la fase, si se aplica para el proyecto, en la celda C8.
Escriba el progreso de la fase completa, si se aplica para el proyecto, en la celda D8.
Escriba las fechas de inicio y finalización de la fase completa, si se aplica para el proyecto, en las celdas E8 y F8.
El gráfico de Gantt rellena automáticamente las fechas adecuadas y aplica un sombreado según el progreso especificado.
Para eliminar la fase y trabajar solo con las tareas, elimine esta fila.		1. Identificar los lideres de la rendicion de cuentas
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La celda B9 contiene la tarea de ejemplo "Tarea 1".
Escriba un nuevo nombre de tarea en la celda B9.
Escriba una persona a la que asignar la tarea en la celda C9.
Escriba el progreso de la tarea en la celda D9. Aparece una barra de progreso en la celda y se sombrea según el número de la celda. Por ejemplo, un progreso del 50 por ciento aplicaría sombreado a la mitad de la celda.
Escriba la fecha de inicio de la tarea en la celda E9.
Escriba la fecha de finalización de la tarea en la celda F9.
Aparece una barra de estado con sombreado para las fechas especificadas en bloques comenzando desde la celda I9 hasta la BL9. 		Definir el enfoque de la rendición de cuentas Se trata de realizar las primeras aproximaciones acerca del enfoque de la rendición de cuentas y el formato a utilizarJefe de Planeación y Jefe de Prensa28-1-2528-1-25
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Definir y formalizar el equipo lider del procesoGrupo de personas organizadas, con la capacidad de motivar e influir en los miembros de la universidad de una manera ética, positiva y democrática para el logro de los objetivos de las acciones de rendir cuentasPlaneación 12-2-2512-2-25
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2. Identificar el estado actual de la rendición de cuentas
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Elaborar el autodiagnóstico de la rendición de cuentas Es un ejercicio de balance interno del proceso de rendición de cuentas que se constituye en la línea base; permite evaluar lo que ha realizado la universidad durante el año anterior en materia de rendición de cuentas, así como identificar fortalezas y aspectos a mejorar para el nuevo ciclo.Planeación 17-3-2524-3-25
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Realizar un análisis de las fortalezas y debilidades del proceso de rendición de cuentas Se pretende establecer las situaciones que favorecen el proceso y aquellas que lo pueden limitar. Planeación17-3-2524-3-25
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Definir los requerimientos humanos, técnicos y logísticos para las acciones de rendición de cuentas incluyendo la audiencia públicaLa entidad debe determinar el monto de los recursos a requerir paara realizar un buen ejercicio de rendir cuentas.
Planeación y Equipo lider
24-3-254-4-25
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La celda a la derecha contiene el título de ejemplo de la Fase 2.
Puede crear una nueva fase en cualquier momento en la columna B. Esta programación de proyecto no necesita fases. Para quitar la fase, basta con eliminar la fila.
Para crear un bloque de fase nuevo en esta fila, escriba un nuevo título en la celda a la derecha.
Para continuar agregando tareas a la fase anterior, escriba una nueva fila encima de esta y rellene los datos de la tarea como se explica en la celda A9.
Actualice los detalles de la fase en la celda a la derecha como se explica en la celda A8.
Continúe navegando por las celdas de la columna A para obtener más información.
Si no ha agregado nuevas filas en esta hoja de cálculo, verá que se han creado automáticamente 2 bloques de fase de ejemplo adicionales en las celdas B20 y B26. En caso contrario, desplácese por las celdas de la columna A para buscar los bloques adicionales.
Repita las instrucciones de las celdas A8 y A9 cuando lo necesite.		3. Identificar el reto de la rendición de cuentas
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Definir el alcance de la rendición de cuentas La Universidad define el alcance de sus acciones de rendición de cuentas en cuanto a los impactos y los grupos de valor Equipo lider 24-3-254-4-25
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Definir el reto del proceso de rendición de cuentas El reto describe cómo se va a lograr una mayor participación de los grupos de valor de la entidad, lo cual se hará a través de concretar el formato a utilizar Equipo lider 4-4-2511-4-25
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Bloque de título fase de ejemplo
4. Diseñar la estrategia
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APRESTAMIENTO
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Definir la fecha de la audiencia publica rendición de cuentasEsto requiere del concenso de las instancias vinculadas en el proceso Rectoría, Planeación y Prensa5-5-259-5-25
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Estructurar la metodologia de la rendición de cuentasLa metodología petrmite cierto nivel de certeza con relación al cumplimiento de los propósitos del ejercicio de rendir cuentas Equipo lider 20-5-2520-5-25
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Definir el contenido de la versión completa del informe de la rendiciónEsta actividad requiere definir la información y el formato a utilizar para la rendición de cuentas (Informe, folletos informativos, videos, entre otros)Equipo lider 3-4-2511-4-25
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Contratar los recursos necesarios para la ejecución, entre ellos el interprete de señasaquí se inicia el proceso de adjudicar algunas de las responsabilidades que no se pueden asignar internamente Oficina de Planeación y Sistemas 5-5-2516-5-25
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Definir de que manera se va transmitir la audiencia virtual y los recursos tecnologicos necesarios. Esto implica que se controle la logistica en materia tecnológica Equipo lider 1-4-2511-4-25
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DISEÑO
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Realizar los pregrabados en Manizales y municipiosLa Universidad como estrategia para la convocatoria realiza videos de invitación Prensa21-4-2530-4-25
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Diseñar el plan de comunicaciones y el presupuesto respectivoEsta actividad busca diseñar la estrategia de comunicación. Lo que implica tener en cuenta los medios y el contexto del sitio definido. Equipo lider 3-3-2530-5-25
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Analizar la posibilidad de contratación de otros medios de publicidad.La radio es otro de los canales utilizados para efectos del proceso de convocatoríaOficina de Prensa -Mercadeo - Vicerrectoría Administrativa5-5-259-5-25
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Diseñar las piezas publicitarias para web, redes sociales, invitaciones, y diseño del informe.La universidad, en el marco de la transparencia pasiva, utiliza sus canales para convocatoria a las acciones de rendición de cuentas Oficina de Prensa y Mercadeo7-4-2518-4-25
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PREPARACION
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Entrega de los informes por parte de las diferentes dependencias para la consolidación de la primera versión del informe de rendición de cuentas y la elaboración de la presentación para la audienciaUna vez determinados los lineamientos generales de la rendición de cuentas, se precisa la información requerida y son las dependencias las responsables de hacer la entrega de información, para su consolidación y posterior publicación. Dependencias -Planeación 24-2-2511-4-25
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Elaborar y publicar el informe en el sitio web considerando las versiones El informe elaborado es publicado de acuerdo con los lineamientos de la ley 1712 y en los tiempos designados para elloPlaneación 3-3-2518-4-25
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Diseñar y publicar la encuesta en el link rendición de cuentas de la pagina institucional para determinar los temas sobre los cuales los grupos de valor quisieran obtener o ampliar información.Desde la oficina de Planeación mediante formato google se diseña la encuesta para consultar, con base en el informe, sobre los temas que quisieran ampliar la información durante la audiencia publica. Planeación21-4-2525-4-25
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Recolectar y tabular las respuestas de los encuestados, con el fin de ajustar el informe publicado de acuerdo con las respuestas obtenidas de los grupos de valor consultados La oficina de Planeación recoge la información la cual se tabula y se elabora el informe que se incluye en la versión final publicada, así como también se incluye en el informe específico del desarrollo de la agenda del día de la audiencia pública.Planeación21-4-2516-5-25
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Elaborar la presentación para la audiencia de rendición de cuentasCon base en el informe de rendición de cuentas, la Jefe de la Oficina de Planeación en conjunto con la Unidad de Prensa y comunicaciones diseñan y consolidan la presentación que se utilizará para la audiencia pública de rendición de cuentas. Jefe de Planeación y Jefe de Prensa19-5-256-6-25
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EJECUCION
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Diseñar la agenda y el orden del día La agenda se define con base en la logistica disponible y los tiempos de los actores que hacen parte del evento o eventos Oficina de Prensa12-5-2516-5-25
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Ejecutar la audiencia Este es el evento realizado tanto de manera presencial como virtual Rectoría, Vicerectorías y Asesores12-6-2512-6-25
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Registrar asistencia de las personas conectadas y presentes en el eventoLa Universidad dispone de una herramienta tecnológica para el registro de la asistencia, en tanto que este mecanismo facilita que la totalidad de actores queden registrados Planeación y Webmaster12-6-2512-6-25
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Gestionar la grabación de la AudienciaLa audiencia pública es grabada, con el propósito de que sea publicada y consultada por todos los grupos de valor.Prensa26-5-2530-5-25
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Planear el papel del moderador del eventoEl moderador es un motivador del proceso que tiene por objetivo realizar énfasis en algunos temas y guiar el evento para mayor claridadPrensa19-5-2530-5-25
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Recolectar las preguntas presenciales y virtuales en la audienciaDurante la audiencia o eventos de rendición de cuentas, al público se le proporcionan las herramientas para realizar las preguntas que considere necesarias en pro de la participación ciudadana. Prensa12-6-2512-6-25
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Invitación a diligenciamiento de evaluacion de la audiencia por parte los asistentes de manera presencial y virtualEsta actividad se registra, ya que para la institución es muy importante incentivar la participación ciudadana Prensa12-6-2512-6-25
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Bloque de título fase de ejemplo
SEGUIMIENTO Y EVALUACION
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Sistematización encuestas diligenciadas y análisis de resultados Acorde con los lineamientos de la Función Pública, se realiza la evaluación del evento y con base en ello se establecen acciones de mejora Planeación 12-6-2527-6-25
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Elaboración del informe de preguntas y respuestas para posterior publicación en la página webEste es el informe que se elabora para dar respuesta a todas las preguntas que realizan los diferentes grupos de valor durante el ejercicio de rendición de cuentasPlaneación 16-6-254-7-25
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Elaboración y publicación del informe final de ejecución de la rendición de cuentas, con las conclusiones y recomendaciones del ejercicio. El informe final contiene los capítulos que dan cuenta del proceso, como son: las acciones de convocatoria, los canales, medios y piezas utilizadas, el regidtro fotográfico del evento, la agenda de temas y el orden de desarrollo, los resultados de la consulta previa y los resultados de la evaluación del evento, los PQRSD recibidos y su gestión, entre otros.Planeación 16-6-2512-7-25
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Elaborar los planes de mejora derivados de los ejercicios de rendición de cuentas ante los grupos de valor A partir de este instrumento se promueve la mejora continua del proceso de rendición de cuentasPlaneación7-7-2531-7-25
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