ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZAAABACADAEAFAGAHAIAJAKALAMANAOAPAQARASATAU
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PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉTICO
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MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN, ANÁLISIS, VALORACIÓN Y TRATAMIENTO DE RIESGOS
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Código: FO-DIE-01Versión: 05Fecha de aprobación: 10/04/2025Página: 3 de 3
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1. IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO2. VALORACIÓN Y ANÁLISIS DEL RIESGO3. MONITOREO DEL RIESGO4. EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
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Descripción del riesgoAnálisis del riesgo inherente
(Antes de los controles)		Evaluación de los controles existentesEvaluación del riesgo residual
(Después de los controles)		Tratamiento del RiesgoMONITOREO A LOS CONTROLES Y ACCIONES DE TRATAMIENTO
(1ra línea de defensa - Líder de proceso)		MONITOREO POR PARTE DE LA OFICINA DE PLANEACIÓN
(2da línea de defensa - Oficina de Planeación)
En este espacio, la segunda línea de defensa verifica que el riesgo está identificado adecuadamente conforme la metodología aplicada, que los controles están diseñados adecuadamente y enfocados hacia las causas, y que la ejecución de los controles están siendo efectivos en la mitigación del riesgo.		 EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DEL RIESGO
(3ra línea de defensa - Control Interno)
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Acciones asociadas al tratamientoAcciones de contingencia en caso de materialización del riesgo
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ProcesoObjetivo del proceso RiesgoÁrea donde se ubica el riesgoTipo de RiesgoCausas del riesgoConsecuencias de la materialización del riesgoCódigoProbabilidadImpactoZona de
riesgo		ControlesProbabilidadImpactoZona de
riesgo		Opción de ManejoAcción de mejora o de control propuestaFecha de ejecución o periodicidadResponsable de la ejecuciónEvidenciasAcción a ejecutarEvidenciasResponsablePlazo de ejecuciónCorte de monitoreoFecha de ejecución de la acción ¿Se materializó el riesgo?Acciones realizadas
(En esta celda, registre el resultado de la aplicación de los controles y de las acciones asociadas al tratamiento, así mismo, indique si se materializó o no el riesgo, y las acciones realizadas en caso de materialización)		ResponsableEvidencia
(Adjunte la evidencia en la carpeta)		Corte de evaluación¿Se analizaron los controles?¿Los controles previenen o detectan las causas, son confiables para la mitigación del riesgo?¿Los controles cuentan con responsables para ejercer la actividad?¿Los controles son oportunos para la mitigación del riesgo?¿Se cuenta con evidencias del control?¿Se enunciaron acciones de mejora?¿Mejoraron los controles?¿Se activaron alertas tempranas para evitar la materialización de un riesgo de corrupción?¿Se implementaron correctivos por la materialización de un riesgo de corrupción?¿Cuántas alertas se convirtieron en denuncias por casos de corrupción?Observaciones
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EficaciaEstadoObservaciones
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Gestión FinancieraAdministrar de manera eficiente y eficaz los recursos financieros de la Universidad, garantizando el cumplimiento de los compromisos adquiridos con la comunidad y los entes de control. Posibilidad de generar detrimento en la imagen institucional y afectación a la gestión administrativa, por el incumplimiento, inoportunidad o inexactitud en la entrega de reportes de información al proceso financiero debido a deficiencias en la gestión, validación y control de la información reportada por las dependencias.Dirección FinancieraFinanciero- Incumplimiento de los plazos establecidos para la entrega de la información por parte de las dependencias responsables, derivado de la falta de seguimiento y control oportuno.
- Desconocimiento de la importancia, priorizaciòn y autocontrol de los responsables que suministran la información. 		Generación de reprocesos administrativos y contables derivados de la corrección, validación y ajuste de la información reportada de manera inoportuna o inexacta.FIN_01BajaMenorBaja-Definición y aplicación de un cronograma formal de entrega de reportes de información financiera, con fechas y responsables establecidos.
-Seguimiento periódico al cumplimiento del cronograma de entrega de reportes por parte de las dependencias, con identificación de retrasos y registro de acciones de control.
-Revisión y verificación de la idoneidad, coherencia y consistencia de la información contable recibida por parte de las dependencias, previo a su consolidación y reporte. 		Muy bajaMenorBajaAceptarYa que se acepta el riesgo, no se determinan acciones de tratamiento, sin embargo se monitorea la aplicación de los controlesN/AN/AN/A-Solicitud formal de la información financiera requerida a las dependencias responsables, a través de los canales institucionales, con el fin de subsanar la entrega inoportuna o inexacta.

-Revisión, validación y ajuste de la información contable más reciente suministrada por las dependencias, previo a su consolidación y reporte.
Correos enviados y recibidos, registros de validación y reportes ajustados.Dirección FinancieraMàximo 30 días después30 de abril29/01/2026
24/02/2026
25/03/2026
08/04/2026
NoDe acuerdo a las acciones de mitigación establacidas para controlar el riesgo, para este primer cuatrimestre se llevaron acabo las siguientes acciones:

-Control 1: Solicitudes mediante correo electrónico a las áreas responsables de la información para la elaboración de los informes de la Oficina de Contabilidad: Se realizaron las respectivas solicitudes de informacion mediante correo electronico de forma mensual y trimestral, con el fin de registrar la informacion en contabilidad, conciliar y elaborar los informes correspondientes.		Jefe Oficina de ContabilidadEvidenciaNoEn procesoDurante el periodo monitoreado no se materializó el riesgo.

Se reportó como evidencia el envío de solicitudes de información mediante correo electrónico a las dependencias responsables, con el fin de realizar registros contables, conciliaciones y elaboración de informes financieros.

No obstante, las actividades reportadas no guardan correspondencia directa con los controles establecidos en la matriz de riesgos, relacionados con: C1: la definición y aplicación de un cronograma formal de entrega de reportes, C2: el seguimiento periódico al cumplimiento de dicho cronograma, y C3: la revisión y verificación de la coherencia y consistencia de la información recibida previo a su consolidación.

En consecuencia, no es posible verificar de manera suficiente la ejecución efectiva de los controles definidos para el riesgo. Se recomienda que, para próximos monitoreos, el reporte de avances y evidencias se estructure conforme a cada uno de los controles establecidos en la matriz de riesgos, con el fin de garantizar trazabilidad y adecuada verificación del monitoreo realizado. Adicionalmente, se recomienda organizar las evidencias en carpetas separadas por cada control reportado, facilitando así la validación, trazabilidad y seguimiento de la información presentada.		30 de abrilSiSiSiSiNoSiSiNoNoNo aplicaRecomendación:
1. Fortalecer la descripción de los controles, considerando la metodología de la Guía para la Administración del Riesgo y el diseño de controles en entidades públicas Versión 7, que propone los elementos para el diseño del control: Responsable+Acción+Complemento.
2. Mejorar la calidad y completitud de la evidencia, toda vez que no se aportó evidencia de los controles 1, 2 y 3. Se requiere que la evidencia sea competente, es decir con calidad en relación a su relevancia y confiabilidad y suficiente en términos de cantidad y completitud, que permita demostrar de manera íntegra el hecho objeto de evaluación.
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30 de agostoEvidencia31 de agosto
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30 de diciembreEvidencia31 de diciembre
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Posibilidad de afectación económica y administrativa derivada de la pérdida, deterioro, daño o uso indebido de documentos y/o titulos valores custodiados por la tesorería, como consecuencia de condiciones fisicas inadecuadas del archivo y del acceso frecuente de personal ajeno a la dependencia para su consulta. Oficina de tesoreríaFinanciero- La custodia de un alto volumen de documentos financieros, contables y titulos valores en un espacio de archivo reducido.
- Espacio de archivo sin condiciones optimas tecnicas exigidas por la normatividiad archivistica vigente para su adecuada condición.
- El archivo es un punto de consulta para otras areas de la institución, lo que obliga a autorizar el ingreso de personal externo a la dependencia incrementando la probabilidad de extravio, deterioro fisico, manipulación inadecuada o uso no autorizado de la información documental.
- Ausencia de un espacio adecuado en el archivo central de la Institución que permita el traslado y custodia de estos documentos. 		- Riesgos legales y disciplinarios por incumplimiento de la normatividad en materia de gestión documental y control fiscal.
- Afectación a la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información financiera institucional.
- Dificultades en procesos de auditoría interna, externa y de entes de control.
- Impacto negativo en la imagen institucional y en la confiabilidad de la gestión financiera de la Universidad. 		FIN_02AltaInsignificanteMedia- Implementación de una bitacora o libro de registro para el control de ingreso y salida de personal al archivo, donde se consignan fechas, responsables y temas consultados.
-Designación de personal de tesorería responsable de autorizar, supervisar y constrolar al acceso de archivo.
- Aplicación procedimiento de archivo de tesorería para consulta de material, con el fin de dar cumplimiento a los controles en el acceso a los documentos
Muy baja]]BajaAceptarYa que se acepta el riesgo, no se determinan acciones de tratamiento, sin embargo se monitorea la aplicación de los controlesN/AN/AN/A- Búsqueda inmediata de los documentos acorde al area donde se extravió.
- Se recolecta la información y se vuelve a elaborar.
- Denuncia ante las autoridades competentes del título valor extraviado
- Informar a la Entidad bancaria del título perdido
- Realizar acta en caso de daño del título valor
- Informar a la Vicerectoria de recursos		Oficios enviadosTesoreroInmediato30 de abrilEnero - abril 2026NoDurante este periodo de monitoreo, se reportaron los siguientes avances sobre los controles:

Control 1). Implementación de una bitacora o libro de registro para el control de ingreso y salida de personal al archivo, donde se consignan fechas, responsables y temas consultados: Se ha implementado una bitácora de control de ingresos y salidas al archivo, el cual es monitoreado constantemente para garantizar la trazabilidad de la consulta. Se realiza una revisión periódica de la bitácora física, para asegurar la trazabilidad del personal, verificando que los registros, temas de consulta y responsables estén completos. El seguimiento consiste en auditar el libro de registro para corroborar la correcta consignación de datos (fechas, responsables y asuntos. Se evidencia mediante fotografía del libro radicador.

Control 2). De acuerdo al manual de funciones, se mantiene el bloqueo a personas ajenas al área, para mitigar el riesgo. El proceso de tesorería cuenta con personal responsable de custodiar la documentación de los archivos físicos. Además de controlar el archivo documental, regulan y autorizan las consultas, supervisan y vigilan la conservación de documentos financieros, controlan la custodia, consulta y conservación de dichos documentos. El personal ejerce la supervisión, autorización y restricción de acceso al archivo, garantizando la integridad de la información y el cumplimiento de las políticas de seguridad documental. Se evidencia con el Manual de Funciones y registro fotográfico.

Control 3). Control de acuerdo al procemiento PD-FIN-05 establecido para consulta y préstamo de documentos. Se realiza el monitoreo de la aplicación del procedimiento de archivo para la consulta de material, garantizando el cumplimiento de los controles de acceso y la trazabilidad de los documentos. Se Verifica la correcta aplicación de los protocolos de archivo, asegurando la custodia, el acceso autorizado y la gestión eficiente de la documentación consultada. Se hace Seguimiento al procedimiento de consulta de archivos, con el fin de validar el cumplimiento de los controles internos y asegurar la integridad de la documentación. Se adjunta como evidencia el Procedimiento institucionalizado PD-FIN-05 CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS DE ARCHIVOS DE GESTION
En cuanto a las acciones de tratamiento, no se aplican ya que el riesgo se acepta.

Sobre las acciones de tratamiento: Debido a que se acepta el riesgo no se determinaron acciones de tratamiento, sin embargo se reportaron los controles. 		TesoreriaEvidenciaSiEjecutadaDurante el periodo monitoreado no se materializó el riesgo.

C1: Se evidenció la implementación y seguimiento de la bitácora de control de ingreso y salida al archivo de tesorería, mediante libro radicador y registros de consulta, garantizando la trazabilidad del acceso a los documentos.

C2: Se evidenció, a través del Manual de Funciones y registros fotográficos, la asignación de personal responsable para custodiar, autorizar y supervisar el acceso al archivo documental de tesorería.

C3: Se adjuntó como evidencia el procedimiento institucional PD-FIN-05 para consulta y préstamo de documentos de archivo; sin embargo, no se evidenció soporte de su aplicación durante el periodo monitoreado, por lo cual no es posible verificar la ejecución efectiva del control.

Respecto a las acciones de tratamiento, no se establecieron actividades adicionales debido a que el riesgo fue aceptado; sin embargo, se realizó el monitoreo de los controles definidos.		30 de abrilSiSiSiSiSiSiSiNoNoNo aplicaRecomendación:
1. Fortalecer la descripción de los controles, considerando la metodología de la Guía para la Administración del Riesgo y el diseño de controles en entidades públicas Versión 7, que propone los elementos para el diseño del control: Responsable+Acción+Complemento.
2. Mejorar la calidad y completitud de la evidencia, toda vez que no se aportó evidencia del control N° 2. Se requiere que la evidencia sea competente, es decir con calidad en relación a su relevancia y confiabilidad y suficiente en términos de cantidad y completitud, que permita demostrar de manera íntegra el hecho objeto de evaluación.
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30 de agostoMayo-agosto de 2026NoEl monitoreo se realiza de manera permanente. Durante este periodo, se reportan los mismos avances sobre los controles:

Control 1). Implementación de una bitacora o libro de registro para el control de ingreso y salida de personal al archivo, donde se consignan fechas, responsables y temas consultados: Se ha implementado una bitácora de control de ingresos y salidas al archivo, el cual es monitoreado constantemente para garantizar la trazabilidad de la consulta. Se realiza una revisión periódica de la bitácora física, para asegurar la trazabilidad del personal, verificando que los registros, temas de consulta y responsables estén completos. El seguimiento consiste en auditar el libro de registro para corroborar la correcta consignación de datos (fechas, responsables y asuntos. Se evidencia mediante fotografía del libro radicador.

Control 2). De acuerdo al manual de funciones, se mantiene el bloqueo a personas ajenas al área, para mitigar el riesgo. En caso de requerir el acceso, es acompañado por una de las funcionarias. El proceso de tesorería cuenta con personal responsable de custodiar la documentación de los archivos físicos. Además de controlar el archivo documental, regulan y autorizan las consultas, supervisan y vigilan la conservación de documentos financieros, controlan la custodia, consulta y conservación de dichos documentos. El personal ejerce la supervisión, autorización y restricción de acceso al archivo, garantizando la integridad de la información y el cumplimiento de las políticas de seguridad documental. Se evidencia con el Manual de Funciones y registro fotográfico.

Control 3). Control de acuerdo al procemiento PD-FIN-05 establecido para consulta y préstamo de documentos. Se realiza el monitoreo de la aplicación del procedimiento de archivo para la consulta de material, garantizando el cumplimiento de los controles de acceso y la trazabilidad de los documentos. Se Verifica la correcta aplicación de los protocolos de archivo, asegurando la custodia, el acceso autorizado y la gestión eficiente de la documentación consultada. Se hace Seguimiento al procedimiento de consulta de archivos, con el fin de validar el cumplimiento de los controles internos y asegurar la integridad de la documentación. Se adjunta como evidencia el Procedimiento institucionalizado PD-FIN-05 CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS DE ARCHIVOS DE GESTION
En cuanto a las acciones de tratamiento, no se aplican ya que el riesgo se acepta.

Sobre las acciones de tratamiento: Debido a que se acepta el riesgo, no se determinaron acciones de tratamiento, sin embargo se reportaron los controles. 		TesoreríaEvidencia31 de agosto
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30 de diciembreEvidencia31 de diciembre
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