6. Seguimiento Desarrollo Social Y Político Abril 2021.xls

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1		Nombre del Proceso Misional: 6. Desarrollo Social Y Político															Código: M-SO-PSP-004
2		Objetivo del Proceso: Promover, desarrollar e incentivar la participación social, comunitaria y ciudadana en búsqueda de la autodeterminación de las comunidades y en la intervención de las actuaciones políticas económicas, sociales y culturales de los ciudadanos de armenia, que conlleven al beneficio colectivo, la atención a la población vulnerable y al mejoramiento de la calidad de vida de sus habitantes.															Fecha: 15/03/2019
3		Objetivo del Documento: Identificar los riesgos en la Administración Municipal y establecer los controles para mitigar el impacto en caso de ocurrencia.															Versión: 011
4		Nombre del Documento: Mapa de Riesgos y Controles															Pagina:
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7	IDENTIFICACION DEL RIESGO				VALORACION DEL RIESGO										MONITOREO Y REVISIÓN
8	PROCESO/OBJETIVO	CAUSA	RIESGO	CONSECUENCIA	ANÁLISIS DEL RIESGO			VALORACIÓN DEL RIESGO							FECHA	ACCIONES	RESPONSABLE	INDICADOR
9					RIESGO INHERENTE			CONTROLES	RIESGO RESIDUAL			ACCIONES ASOCIADAS AL CONTROL							Periodo Informado 1/01/2021 al 30/04/2021		Periodo Informado dd/mm/aaaa al dd/mm/aaaa		Periodo Informado dd/mm/aaaa al dd/mm/aaaa
10					PROBABILIDAD	IMPACTO	ZONA DEL RIESGO	CONTROLES	PROBABILIDAD	IMPACTO	ZONA DEL RIESGO	PERÍODO DE EJEC	ACCIONES	REGISTRO					Medición	Observaciones / Análisis	Medición	Observaciones / Análisis	Medición	Observaciones / Análisis
11	TODOS	* Falta de controles en el manejo documental que garanticen la calidad de la información * Alta rotación del personal * Falta de idoneidad del personal asignado para ello	Pérdida o daño de los documentos del archivo documental provocado por el servidor de la entidad con el fin de alterar u ocultar información para favorecer a un tercero.	Las carpetas no contienen la totalidad de documentos necesarios Establecimiento de hallazgos porparte de los entes de control Demandas al Municipio por no cumplimiento de los requisitos de Ley Detrimento de la imagén Institucional	4	20	80	* Capacitación y sensibilización al personal designado para el manejo de archivo * Verificación detallada de las listas de chequeo * Designación del personal para el manejo de archivo preferiblemente de planta	2	20	40	Permanente	Solicitar al Departamento Administrativo de Fortalecimiento Institucional capacitación y sensibilización sobre la Ley General de Archivo 594/00 y Gestión Documental. Solicitar asesoría sobre Manejo y Consulta en el Módulo de Control de Documentos al Administrador de Calidad * Solicitar la designación de un funcionario en cada proceso para el manejo de la gestión documental denominado "Gestor Documental".	* Expedientes	Cuatrimestral	* Verificación de la documentación en cada uno de los expedientes	* Director o Secretario de Despacho * Gestor Documental de cada dependencia * Personal contratista relacionado por cada dependencia	* N° de capacitaciones recibidas sobre la Ley General deArchivo, * Gestión documental y/o asesorías del Módulo Control de Documentos de Calidad recibidas * Actualización del Formato Único de Inventario Documental - FUID - * N° de expedientes analizados -------------------------------------- N° total de expedientes en el inventario documental	* Se participa en capacitacion sobre ley de archivo el 7 abril de 2021. * Se solicito Capacitación modulo gestion de documentos * El FUID se encuentra actualizado * Durante el periodo 2021 han ingresado 56 contratos al Archivo documental lo cuales tienen la lista de chequeo	Se envio oficio SO-PSP-1487 26 de marzo de 2021 con solicitud de capacitacion sobre archivo, a DAFI, se asistio a capacitacion sobre archivo realizada por DAFI en el mes de abril. Oficio a Despacho del Alcalde SO-PSP-1486 26 de marzo de 2021 tema modulo de control de documentos
12	TODOS	Falta de integridad de los servidores públicos. Desconocimiento de normas reglamentos, políticas, procesos y procedimientos. Alto grado de discrecionalidad. Debilidad de los sistemas de control y supervisión	*Orientación de las condiciones jurídicas, financieras y técnicas contractuales provocadas por un servidor de la entidad, con el fin de favorecer a un tercero	Falta de selección Objetiva, transparencia, igualdad de oportunidades, eficiencia y responsabilidad Malversación o dilapidación de los recursos públicos. Sanciones disciplinarias, fiscales y/o penales. Detrimento de la imagen institucional	4	20	80	Selección objetiva del personal encargado de realizar la contratación. Selección objetiva del personal que conforma los comités de evaluación de la contratación en la entidad. *Manual de contratación vigente según la Ley.	2	20	40	Permanente	Capacitar al personal de todas las dependencias encargadas del proceso contractual en todos los temas incluyendo modificaciones en la normativa. Fortalecer las capacitaciones contractuales en los Supervisores asignados a la contrataciòn Actualizar y aplicar el Manual de Contratación vigente en la entidad según la Norma. *Elaborar y revisar los contratos siguiendo las listas de chequeo y normativa establecida por el Departamento Jurídico del Municipio de Armenia.	* Expedientes	Cuatrimestral	* Verificación de la información contenida en los expedientes a través de muestreo estadístico	* Director o Secretario de Despacho *Según Decreto de delegación vigente	* N° de capacitaciones recibidas sobre todo lo relacionado con la Contratación N° de Supervisores de contratación capacitados Manual de contración actualizado * N° de contratos revisados legalizados y Publicados --------------------------- * N° total de contratos realizados	* Se participa en capacitacion de contratación realizada por el Despacho del Alcalde * El manual de contratación se encuentra actualizado * A la fecha se han legalizado 114 contratos ( los demas indicadores no estan a cargo de la dependencia)	* se envio oficio con solicitud al departamento administrativo juridico mediante oficio SO-PSP-1468, 26 de marzo de 2021
13	TODOS	Sistemas informáticos vulnerables en la administración y uso de la información. Inadecuada administración de los sistemas informaticos. *Controles inadecuados para el manejo de los sitemas informáticos	Sistemas de información vulnerables a la manipulación, adulteración o pérdida provocada por el funcionario de la entidad, para favorecimiento de un tercero	Disminución de la confidencialidad de la información Falta de integridad de la información Pérdida de la disponibilidad de la información	4	20	80	Implementación de la Política del Sistema de Gestión de Seguridad y Privacidad de la Información (SGSI). Acuerdo de confidencialidad establecido en la entidad. Manual de usuario para el uso adecuado de los sistemas de información. Asignación de roles y permisos para el acceso a la información.	2	20	40	Permanente	Solicitud a las TIC de la socializacion e implementacion de la Política del SGSI conforme a la norma ISO 27001. Divulgar y aplicar el Acuerdo de Confidencialidad por parte de los funcionarios de la Administración Municipal. Socialización, divulgación y aplicación del Manual del Usuario por parte de las TIC.	*Expediente documental de cada sistema de información	Cuatrimestral	Verificación del cumplimiento de los controles a través del comité operativo	* Director o Secretario de Despacho con acompañamiento de las TIC	N° de capacitaciones recibidas sobre la Política de Seguridad de la información. N° de Acuerdos de confidencialidad realizados. Manual del Usuario actualizado. N° de Roles y Permisos asignados. * N° de Controles aplicados para los sistemas de información.	* Los 114 contratos firmados por la Secretaria de Desrarollo Social tienen acuerdo de confidencialidad ( los demas indicadores no estan a cargo de la dependencia)	Se envio oficio con solicitud de capacitacion a las TICS mediante oficio SO-PSP-1485 26 de marzo de 2021
14	SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL Y POLITICO	* Falta de controles en el seguimiento a elementos entregados en comodato a organismos comuales * Alta rotación de personal * Falta de idoneidad del personal asignado para ello	CORRUPCIÓN Pérdida, daño o cambio del uso al cual estan destinados los elementos entregados en comodato a los organismos comunales, para fovorecimiento de un tercero	* Perdida, daño o mala utilización de elementos entregados en comodato Las carpetas de comodatos no contienen la totalidad de documentos necesarios que evidencien el seguimiento. Establecimiento de hallazgos por parte de los entes de control Demandas al Municipio por no cumplimiento de los requisitos de Ley Detrimento de la imagén Institucional	4	20	80	* Capacitación al personal designado para la supervisión de los comodatos * Solicitud de informes a organismos comunales sobre el uso de los elementos entregados en comodato * Solicitud al DAFI de asignación de personal que permita una mayor cobertura en la supervisión de los comodatos	2	20	40	Permanente	Solicitar al DAFI capacitación a los supervisores Elaborar oficios o circulares solicitando los informes a los organismos comunales * Solicitar la designación de funcionarios específicos para la supervisión de los comodatos	* Expedientes	Cuatrimestral	* Verificación de los informes allegados por los organismos comunales en los comités operativos	* Secretario de Despacho * Jefe de Oficina de la Unidad de participación ciudadana * Personal contratista relacionado por cada dependencia	* N° de capacitaciones realizadas sobre supervisión de comodatos * Número oficios o circulares solicitando informes	* Se solicito la capacitacion a supervisores * 1 circular con solicitud de informacion	La Unidad de Participación Ciudadana mediante oficio SO-PSP-1059 del 01 de marzo de 2021 dirigido al Departamento Administrativo de Fortalecimiento Institucional, solicitó que desde el plan l institucional de capacitaciones se lleve a cabo capacitación a los servidores públicos de planta que fungen como supervisores de comodatos. Que mediante oficio SO-PSP-1060 del 01 de marzo de 2021, dirigido al Departamento Administrativo de Bienes y Suministros, se solicitó designación de supervisores para apoyar la Unidad de participación Ciudadana. Que la oficina de Bienes informa mediante oficio DB-PGA-799 del 08 de marzo de 2021, que ese Departamento solo cuenta con 3 funcionarios que son las encargasdas de liderar y de hacer segumiento a las funciones asignadas de este departamento Administrativo y despues de revisada su carga operativa le informamos que noo es posible designar como supervisor a estos funcionarios y que los mismos puedan desempeñar esa tarea de manera adecuada. Por lo anterior no estamos en condiciones de paoyar las supervisiones de la Unidadque usted preside. Que mediante Circular No. 015 del 01 de marzo de 2021, dirigido a los representantes legales de organismos comunales de primer y segundo grado, se les solicitó realizar informes trimestrales de los bienes entregados en comodato por el Municipio de Armenia, se tiene como evidencia de envío por el grupo de watsap. -Que el 19 de marzo de 2021 la junta de acción comunal del manantiales etapa 3 envió informe solicitado, en el que se evidencia los elementos y su estado. -Que el 30 de marzo de 2021, la junta de acción comunal del barrio Bosques de pinares envió el informe solicitado, en el que solo relaciona los elementos pero no informa en que estado se encuentran los mismos. - Que el 5 de abril de 2021, la junta de acción comunal del barrio bolivar norte, presentó el informe solicitardo relacionando todos los elementos y su estado.
15	SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL Y POLITICO	Población vulnerable con carga emocional No todas las personas cumplen requisitos para acceder a las ayudas lo que genera inconformidad	OPERATIVO Riesgo de seguridad del personal de planta y contratista	Lesiones personales a personal de planta y/o contratista	4	20	80	* Análisis de riesgos en la Secretaria *Solicitud de apoyo con vigilancia y seguridad para la Secretaria	2	20	40	Permanente	Solicitar a DAFI analisis de riesgos anualmente *Socilitud a Bienes y suministros refuerzo de seguridad	Expedientes	Cuatrimestral	Realizar seguimiento cada mes a las actividades por medio del Comite Operativo	Lider del Proceso Enlace de Proceso y de Actividades	* N° de analisis de riesgos realizados * Número oficios o circulares solicitando gestión	* 1 oficio de solicitud de analisis de riesgos	se solicito a DAFI el analisis de riesgos mediante oficio SO-PSP-1487 de 26 de marzo de 2021 y oficio a bienes y suministros mediante oficio SO-PSP-1488, 26 de marzo de 2021
16	SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL Y POLITICO	Cambio en la normatividad de contratación. Dificultad para operativizar la nueva normatividad de contratación. *Demora en trámite administrativo de contratación	OPERATIVO Demoras en la contratación	Incumplimiento de actividades programadas con la comunidad. Insatisfacción de la población	4	20	80	Seguimiento periodico a traves de cuadro en excel	2	20	40	Permanente	Cuadro de seguimiento contratual	Expedientes	Cuatrimestral	Realizar seguimiento a los procesos contratuales en comité operativo	Lider del Proceso Enlace de Proceso y de Actividades	N° contratos legalizados _______________ N° de contratos solicitados	* se han legalizado 114 contratos a la fecha	se cuenta con cuadro de seguimiento a la contratacion
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18	Elaborado por: COMITÉ OPERATIVO				Revisado por: Gloria Mercedes Carrillo Cabanzo								MARY LUZ OSPINA GARCIA
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21					ENLACE DEL PROCESO								LÍDER DEL PROCESO
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