FR-GCL-15 MAPA INSTITUCIONAL DE RIESGOS
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ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE UNIVERSIDADESCODIGO: FR-GCL-15
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VERSIÓN: 01PÁGINA: 1 de 1
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PROCESO GESTIÓN DE LA CALIDADFECHA: 15/07/2016
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MAPA INSTITUCIONAL DE RIESGOSESTADO: Vigente
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IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO ANÁLISIS DEL RIESGOVALORACIÓN DEL RIESGOMANEJO DEL RIESGOMONITOREO Y SEGUIMIENTO
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PROCESODESCRIPCIÓNFACTOR
( Int, Ext )
CAUSASEFECTOS O CONSECUENCIASPROBALIDAD IMPACTOGRADO EXPOSICIÓN ENTIDADEVALUACIÓN
ZONA DE RIESGO
CONTROL
EXISTENTE
CRITERIO CONTROL EXISTENTE VALORACIÓN FINAL RIESGO CLASE RIESGOOPCIONES MANEJO RIESGOPROCESO RECEPTORACCIÓN A EMPRENDER.
(Preventivas o correctivas)
RESPONSABLE DE LA ACCIÓNCOSTO ESTIMADO ACCIÓN. PLAZO
Inicio-Fin
INDICADOR
DE LA ACCIÓN
FACILITADOR
Nombre y cargo
RESULTADO INDICADORTIPO CONTROL
P=
C=
DOCUMENTO
Soporte
EFECTIVIDAD CONTROLOBSERVACIONES
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Gestión de ComunicacionesQue los medios de comunicación internos y externos no sean efectivosInterno- No se tiene identificación de públicos objetivo y mediosNo llega la información a los públicos objetivosProbableModeradoTolerableAlta1. Matriz de medios de comunicación
2. Confirmación de lectura de correos
3. Análisis de consultabilidad de página web
3. Existe, es efectivo, pero no está documentadoAlta1. Estratégico2. ReducirloGestión de ComunicacionesIdentificación de públicos objetivos y mediosCoordinador de comunicaciones $ 0agosto - noviembre 2016 Actualización de matriz de mediosJavier Gaona Coord. ComunicacionesMatriz de medios actualizadoPMatrizEfectivoSe está desarollando una base de datos para mitigar este riesgo
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Gestión Financiera- Que no se cuente con la liquidez necesaria para pagar las obligaciones del pasivoInterno- El bajo recaudo de cartera .- Incumplimiento con pagos a terceros RaroMayorAceptableAlta1. Informe mensual de cartera4. Existe, es efectivo, y está documentadoAlta4. Financiero2. Reducirlo- Aumentar el personal operativo para realizar la gestión y restringir servicios para los deudoresCoordinador Administrativo y Financiero$800.000Agosto - DiciembreIndicador de rotación de cartera menor a 90 diíasDora LopezPMatrizEfectivoHa disminuido la cartera con el trabajo de varias personas dedicadas la actividad
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Gestión de InternacionalizaciónQue las IES participantes en movilidad no cumplan los compromisos del programaExterno-Problemas de presupuesto
-Mala comunicación entre IES
-No apego al cronograma
-Paro laboral
-No ejecución de moviliad
-Pérdida de semestre académico por parte de estudiante participante en movilidad
-Falta de reciprocidad
-Fallas en hospedaje y alimentación de estudiantes
ModeradoMenorTolerableModerada1. Tener contacto permanente con las asociaciones extranjeras a través de correo electrónico 4. Existe, es efectivo, y está documentadoModerada3. Operativo3. Compartirlo/ TransferirloP: Convocatoria anual para que IES asignen presupuesto
C: Comunicación desde la asociación con IES que no responden a las IES pares
C: Reasignación de plazas (en caso de paro)
Coordinador de Relaciones Internacionales$0Enero-Diciembre# de convocatoria anual publicada

# de IES que no responden, contactadas desde ASCUN / # de IES que no responden

# plazas reasignadas / # de plazas en problema por paro
Luisa Fernanda Villamizar

Juan Guillermo Hoyos
Se han publicado las convocatorias. Se contactan a las IES que no responden y se reasignan las plazas por problemas de paros. Se llevan a cabo Encuentros de los programas de movilidad para encontrar acciones de mejora y se modifican convenios.P y CCorreos electrónicosEfectivo-
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Gestión AdministrativaQue la información de Ascún no esté diponible de manera oportuna y actualizadaInterno1. Bases de datos de Ascún no actualizadas
2. Datos estadísticos dependen del sistema de información de organizaciones externas
Informes basados en datos no actualizadosCasi seguroMayorImportanteExtrema1. Procedimiento para registro y actualización de bases de datos.
2. Relación con organizaciones que ofrecen información nacional.
2. Existe pero no es efectivoExtrema1. Estratégico2. ReducirloGestión de ComunicacionesActualización de bases de datosCoordinador de comunicaciones 0Agosto - DiciembreBases de datos actualizadasJavier Gaona Coord ComunicacionesSe han actualizado bases de datos y se mantiene la información de ASCUN actualizada en la página webP y CBases de datosEfectivo-
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Gestión de InternacionalizaciónQue los calendarios académicos no sean compatibles entre los paísesExterno-Cada país cuenta con calendarios diferentes-No ejecución de movilidad
-Falta de sincronización en inicio de semestre y envío de notas
ImprobableMenorAceptableBaja1. Tener contacto permanente con las asociaciones extranjeras a través de correo electrónico para ajustar convocatorias4. Existe, es efectivo, y está documentadoBaja3. Operativo1. EvitarloConocer anticipadamente los calendarios académicos de los países involucradosCoordinador de Relaciones Internacionales$0AgostoASCUN conoce anticipadamente SÍ o NO el calendario académico de los países involucradosLuisa Fernanda VillamizarSe conocen los calendarios de los otros paísesPFormatos de información básicaEfectivoTrabajo mutuo con las asociaciones para conocer sus calendarios y realizar cronogramas de trabajo más acordes para los países
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Gestión de RedesQue las redes actuen solas en contravia de los compromisos y posturas de la Asociación Interno1. El canal de comunicación de las redes con Ascún sobre las acciones que adelantan 2. La costumbre de situaciones pasadas en los que la Asociación no los acompañaba1. Mala reputación de la Asociación por falta de coherencia 2.Que Ascún ya no sea invitado y actor influente en la educación superior ProbableModeradoAceptableAlta1.Informes mensuales 2.Asistencia a reuniones 2. Existe pero no es efectivoAlta2. Imagen1. EvitarloGestión de RedesPreventiva: Articular el apoyo de Ascún con las redes Secretario General y asitente de redesRecurso HumanoAgosto- DiciembreAcciones emprendidas entre la Red y Ascún o con el apoyo de la Asociación Asistente de redesPatricipación más activa de ASCUN en cada una de las redes, apoyos administrativos y lineamientos e indicadores más acordes a las necesidades de las redesP y CAsistencia a eventos, actas, documento de lineamientos, matrices de indicadoresEfectivo-
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Gestión FinancieraQue la ejecución presupuestal supere el valor aprobadoInternoNo exista un control de la ejecuciónNo se cuente con los recursos para cubrir todas las necesidades planeadasRaroMayorImportanteAlta1. Informes al Comité Financiero de ejecución presupuestal3. Existe, es efectivo, pero no está documentadoAlta4. Financiero1. EvitarloEstablecer un control presupuestalCoordinador Administrativo y Financiero$0Agosto- DiciembreGasto ≤ a presupuestadoCarolina Henao M
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Gestión FinancieraQue no se cuente con la información financiera necesaria para tomar decisiones asertadas a corto, mediano y largo plazoInterno- El sistema contable no funciona bien - El outsoursing de contabilidad no ingresa los datos a tiempo - No se cuenta con backup y se borró toda la información existente- No se pueden tomar decisiones claras y basadasen la realidad de la empresaRaroMayorImportanteAlta1. Procedimiento para mantener un registro diario de las causaciones contables. 2 Seguimiento constante al sistema de registro, y comunicación constante con el area de asistencia tecnica.4. Existe, es efectivo, y está documentadoAlta4. Financiero1. EvitarloRealizar informes: Financieros , de flujo de caja, de ejecución presupuestal y de cartera y llevarlos mensualmente al Comité Financiero para ser analizados y realizar sugerencias. Coordinador Administrativo y Financiero$0Agosto- DiciembreIndicadores de: Liquidez, endeudamiento, flujo de caja positivo, nuevas fuentes de ingreso y Gasto ≤ a presupuestado.Carolina Henao Montoya PActas
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Gestión de articulación e interacciónIncumplimiento de las obligaciones o productos establecidos en los convenios o contratosInterno1. Incumplimiento de los profesionales que se contraten para la ejecución de los Convenios o Contratos s 2. Mala planeación en la propuesta Técnica del Convenio o Comtrato 3. Dificultades financieras que no permitan la realización de la actividad 4. No se aprueben los productos entregados1. Demandas por incumplimiento de los contratos 2. Sanciones a ASCUN por incumplimiento 3. Afectación de la imagen y reputación de ASCUN 4. Sanciones JurídicasModeradoMayorImportanteAlta1. Suscripción de pólizas con los profesionales 2. Realización de Planes de Acción a partir de obligaciones, productos y actividades 3. Reuniones periódicas con los equipos técnicos de los convenios o contratos para hacer seguimiento a los productos4. Existe, es efectivo, y está documentadoModerado3. Operativo1. EvitarloGestión de articulación e interacción - Unidad de ProyectosInformes de seguimiento de los Contratistas - Revisión de Plan de Seguimiento del Proyecto - Visto bueno de los superisores para el pago por sus servicios Unidad de ProyectosDepende de la actividad Depende del Cronograma de trabajo y el plan de acción Plan de Trabajo vs entrega de productos - matriz de seguimiento - Visto bueno de los supervisores del Contrato Carlos A. Ramírez - Asesor Unidad de Proyectos
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Gestión de articulación e interacciónProblemas de flujo de caja o recursos para el desarrollo de los Convenios o Contratos Externo1. Mala planeación de los flujos de caja 2. incumplimiento de las entidades para los desembolsos 3. tramites internos para el pago de los proveedores1. No se realizan las actividades 2. demandas de proveedores por incumplimiento en los pagos 3. Costos financieros extras por demoras en los pagosProbableMayorImportanteAlta1. Elaboración de flujos de caja conforme a los desembolsos 2. Planeación de actividades con base en los desembolsos planeados en el Convenio o Contrato 3. Capacidad financiera de ASCUN para apalancar las propuestas técnicas 4. Existe, es efectivo, y está documentadoProbable3. Operativo2. ReducirloGestión FinancieraFlujos de Caja conforme a los desembolsos - Fondo para la fortalecer el area de Articulación e Interacción Unidad de Proyectos - Area Administrativa Depende del valor del Convenio o Contrato Depende de la vigencia del convenio o contrato Carlos A. Ramírez - Carolina Henao
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Gestión de articulación e interacciónDemora en el pago a los proveedoresInterno1. Dificultades en los procedimientos para cumplir con los pagos 2. Exceso de trabajo o actividades de las personas en el área administrativa 3. mala planeación de los equipos técnicos para hacer las solicitudes 4. Exceso de tramites internos que no permiten agilidad en los pagos 5. Negligencia de los funcionarios para agilizar los pagos1. Incumplimiento de los proveedores para la entrega de los productos o servicios 2. Demandas de los proveedores o contratistas por incumplimiento de los pagos 3. Mala imagen en la gestión de ASCUN.ModeradoMayorImportanteAlta1. Verificación de Mapa de Proceso y Procedimientos para la realización de pagos 2. capacitación y motivación a los funcionarios responsables 3. Análisis de cargas de trabajo, tiempos y movimientos para ser efectivos y eficientes en las labores4. Existe, es efectivo, y está documentadoProbable2. Imagen1. EvitarloGestión AdministrativaMejor procedimientos - analizar cargas de trabajo - motivación y capacitación a los funcionarios responsables de la acción Area Administrativa Depende del valor de la actividad Depende del producto o servicio contratado Carolina Henao (Coordinadora Administrativo)
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Gestión de CalidadQue el ICONTEC no certifique el Sistema de Gestión de Calidad de AscúnInterno- Falta de conocimiento del personal - Falta de voluntad por parte del personal para realizar la implementación - Documentos incompletos en el sistema- Incumplimiento a los Rectores ModeradoMayorImportanteExtrema- Auditorias internas4. Existe, es efectivo, y está documentadoExtrema1. Estratégico2. ReducirloRealizar las actividades planeadas para desarrollar el SGC, empoderar a los Coodinadores y a todo el equipo de trabajo para que ayuden a implementar el sistema.Coordinador Administrativo y Financiero$0Agosto - Noviembre Nivel de implementación del Sistema de Gestión de CalidadIng. José Isaias Peña y Carolina Henao M Trabajo en equipo, implementación y documentación del sistema, así como, capacitación de más personalPCertificaciones, micrositioEfectivo-
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Gestión de articulación e interacciónQue no se cumpla con la meta financiera esperada en la gestión de articulación e interacciónExterno1- El objeto misión o la experiencia de ASCUN no cumpla con los parámetros solicitados 2. Los indicadores financieros no cumplan con los requisitos establecidos 3. Las Entidades no acepten la firma de Convenios o Contratos con ASCUN 4. EL Consejo Directivo no apruebe los Convenios o Contratos 5. No se realizarse la gestión necesaria para cumplir con la meta prevista 6. Problemas fiscales que no permitan la contratación con entidades del Estado 7. Las Empresas de Seguros no autoricen las pólizas de los contratos1. Desfinanciación del plan de trabajo de ASCUN. 2. Desfinanciación de actividades internas de ASCUN. 3. Incumpliendo de las Metas y Planes establecidosProbableMayorInaceptableExtrema1. Verificación de los códigos del RUP. 2 Reuniones con el equipo financiero para revisar indicadores financieros de ASCUN 3. Suscripción a plataformas de contratación publica como el SECOP 4. Hoja de vida con la experiencia de ASCUN actualizada. 5 Certificaciones de experiencia y actas de liquidación de cada proyecto.4. Existe, es efectivo, y está documentadoExtrema1. Estratégico1. EvitarloGestión de articulación e interacción - Unidad de ProyectosMejorar los procesos de gestión con diferentes entidades - revisar los planes y procesos de contratación del Estado - Diseñar propuestas conforme a los Planes de Desarrollo de las entidades Unidad de ProyectosDepende de la meta establecida en el plan de acción Vigencia fiscal del plan de acción Meta Establecida en el Plan de Acción vs resultados financieros de la Unidad de Proyectos Carlos A. Ramírez (Gestión de Proyectos) - Carolina Henao (Coordinadora Administrativa)
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Gestión AdministrativaQue no se implemente se elabore y se implemente el plan de gestión documental de AscúnInterno- No se cuenta con el conocimiento necesario para su elaboración y desarrollo - Los empleados y contratistas no están dispuestos a participar en la implementación- No se organiza el archivo y se incumple con requisitos para la ceriticaciónModeradoMayorImportanteExtrema- Control de los indicadores del Plan estrategíco 2016 - 20202. Existe pero no es efectivoExtrema1. Estratégico2. ReducirloContratar personal experto y de apoyo para tener unas directrices claras para organizar el archivo en gestión y de inicio a la organización archivo historico.Secretario General y Coordinación Administrativa$15.0000.000 de Agosto a Diciembre de 2016Agosto- Diciembre Archivo en GestiónNivel de implementación de la gestión de archivoCarlos A. Ramírez Gestión de Proyectos Se contrató personal para la gestión de archivo, se realizaron brigadas de organización del archivo y capacitaciones a todo el personal de la Asociación, assi como, la elaboración de las TRDP y CTRD, fotografías de las brigadas, infraestructura para el archivoEfectivo-
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Gestión FinancieraQue no se genere excedentes de nuevas fuentes de ingreso Externo- No se crean y desarrollan proyectos que puedan generar nuevar fuentes de ingreso que generen excedentes adicionales- No se cuente con un plan b, que pueda apalancar los ingresos presupuestados.ImprobableMayorImportanteAlta- Control de la ejecución presupuestal por parte del Comité FInanciero para preveeder los posibles acontecimientos4. Existe, es efectivo, y está documentadoAlta4. Financiero2. ReducirloQue el Equipo Directivo, busque nuevas posibilidades para recibir ingresos por eventos y actividades adicionales. Coordinador Administrativo y Financiero$0Agosto-NoviembreExcedentes resultantes de nuevas fuentes de ingresoCarolina Henao M
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Gestión de Talento HumanoQue no se lleve a cabo el plan de capacitacionesInterno- No se ordanice y difunda las diferentes capacitaciones planeadas - No se cuente con la participación de los empleados para llevar a cabo el plan- Personal no capacitado y sin las competencias laborales requeridas - No se cumple la meta establecida en el plan de acciónImprobableModeradoTolerableModerada- Revisión del cronograma de actividades del plan de capacitación mediante indicador establecido2. Existe pero no es efectivoModerada3. Operativo1. EvitarloHacer una revisión semana para verificar que el plan de capacitaciones se está cumpliendo a cabalidad.Coordinador Administrativo y Financiero$0diciembre 2016Nivel de implementación del plande capacitacionesMauricio Caro
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Gestión de Talento HumanoQue no se implemente el SGSSTInterno- El Coppast no realice las actividades necesarias para desarrollar la documentación el implementar los procedimientos requeridos - No se exista participación de los diferentes subcomites - No exista presupuesto para realziar todas las actividades requeridas- Incumplimiento a un requisito de ley que puede generar una sanciónModeradoMayorInaceptableExtrema- Revisión del indicador de controla la ejeción del SGSST2. Existe pero no es efectivoExtrema5. Cumplimiento1. EvitarloHacer una revisón de lo pendiente en la implementación y según el resultado hacer una distribución de tareas donde se verifique el cumplimiento.Coordinador Administrativo y Financiero, y Copasst$12.000.000Agosto - DiciembreNivel de implementación del SGSSTSebastian Arevalo, Carolina Henao, Javier Gaona y Mauricio Caro.Patricipación de los comités, del Copasst e incorporación del SG-SST dentro del sistema integrado de gestión.PToda la documentación exigidaEfectivo-
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Gestión de Redesque las redes se desvinculen administrativamente y operativamente de ascun Externodescuido de la administracion de las redes, falta de lineamientos que regulen las redes perdida de compromiso por las redes ProbableMayorImportanteExtremamatriz de evaluacion de las redes 4. Existe, es efectivo, y está documentadoExtrema
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Gestión AcadémicaQue las convocatorias a los eventos no tengan respuesta de los convocadosInternoFalta de seguimiento y control a las convcatoriasDesconección de los grupos de interes con la AsociaciónProbableMayorInaceptableExtremaProgramación de eventos y bases de datos4. Existe, es efectivo, y está documentadoExtrema1. Estratégico1. EvitarloGestión AcadémicaControl y seguimiento de cada ActividadCoordianción Académica y Programa RetosRecursos Tecnológicos y humanosDesde la Convocatoria hasta la realización del evento o actividadNumero de AsistentesCoordinación Academica y programa Retos
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Gestión AcadémicaQue los documento producidos no sean oportunos y con el rigor suficienteInternoDocumentos no oportunos y sin rigor en su contenidoPerdida de credibilidad ModeradoMayorInaceptableExtremaResponsable de elaboración y apoyos disponibles1. Control no existeExtrema2. Imagen1. EvitarloGestión AcadémicaElaborar documentos con el contenido apropiado y de manra oportuna Cooordinación académica y asesoresRecursos humanosDesde la identificación de la necesidad, hasta la entrega del documentoNumnero de documentosCooordianción académica y asesores
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Gestión de RedesIneficiente comunicación con los coordinadores y entre los miembros ExternoFalta de compromiso y respuesta por parte de los coordinadores de las redesDesestimulación del trabajo asociativo, des interes de las IES a participar ProbableMenorModeradoAltaSeguimiento a los compromisos adquiridos por los coordiandores4. Existe, es efectivo, y está documentadoAlta5. Cumplimiento2. ReducirloGestión de RedesHecer seguimiento de las agendas de los planes estrategicos de cada red.Cooordinadores de redes y apoyo de rdes de AscunRecursos humanosDesde la conconstrucción del plan, hasta la realización de la acción o actividadNmenro de acciones cumplidasCooordinadores de redes y apoyo de rdes de Ascun
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