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2 | EVENT CALENDAR - Regional 2024 | ||||||||||||||||||||||||
3 | February | ||||||||||||||||||||||||
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5 | Identify key leads in event production roles | ||||||||||||||||||||||||
6 | Determine qualifications & categories for this event | ||||||||||||||||||||||||
7 | Determine States Invited/invovled | ||||||||||||||||||||||||
8 | Create rules committee | ||||||||||||||||||||||||
9 | Determine registration platform | ||||||||||||||||||||||||
10 | Gather Sponsorship Deck for partnership manager | ||||||||||||||||||||||||
11 | Begin event production calls | ||||||||||||||||||||||||
12 | March | ||||||||||||||||||||||||
13 | Request landing page to activate | ||||||||||||||||||||||||
14 | Venue visit: Map complete, trail modification conversation. A need to make any changes to course? | ||||||||||||||||||||||||
15 | Identify key leads for Adventure, TTC, Grit | ||||||||||||||||||||||||
16 | Submit use agreement with MD DNR | ||||||||||||||||||||||||
17 | April | ||||||||||||||||||||||||
18 | Save the date socials | ||||||||||||||||||||||||
19 | Prep registration page | ||||||||||||||||||||||||
20 | Determine awards budget & vendor & design lead | ||||||||||||||||||||||||
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22 | May | ||||||||||||||||||||||||
23 | Save the date socials | ||||||||||||||||||||||||
24 | Press release 5.8 | ||||||||||||||||||||||||
25 | Informational session for all LDs 5.23 | ||||||||||||||||||||||||
26 | landing page goes live AFTER Informational session 5.24 | ||||||||||||||||||||||||
27 | Submit for flyer template created | ||||||||||||||||||||||||
28 | Venue visit: Map complete, trail modification conversation. A need to make any changes to course? 5.31 | ||||||||||||||||||||||||
29 | June | ||||||||||||||||||||||||
30 | 6.15 Registration Opens once Bike Reg | ||||||||||||||||||||||||
31 | Adventure Planning Begins | ||||||||||||||||||||||||
32 | National Activations from MarcomDev | ||||||||||||||||||||||||
33 | |||||||||||||||||||||||||
34 | |||||||||||||||||||||||||
35 | |||||||||||||||||||||||||
36 | |||||||||||||||||||||||||
37 | July | ||||||||||||||||||||||||
38 | Sponsorship commitments complete 7.31 | ||||||||||||||||||||||||
39 | |||||||||||||||||||||||||
40 | Grit Planning | ||||||||||||||||||||||||
41 | August | ||||||||||||||||||||||||
42 | Event Schedule Work Begins 8.1 | ||||||||||||||||||||||||
43 | Race Plates ordered 8.15 | ||||||||||||||||||||||||
44 | Economic impact survey created 8.31 (Nargis) | ||||||||||||||||||||||||
45 | Submit insurance to NICA | ||||||||||||||||||||||||
46 | September | ||||||||||||||||||||||||
47 | Build post-event survey (Nargis) | ||||||||||||||||||||||||
48 | Regional communcations (Newsletter) 9.15 | ||||||||||||||||||||||||
49 | LD call to help prepare coaches call 9.15 | ||||||||||||||||||||||||
50 | Volunteer Sign up created 9.15 | ||||||||||||||||||||||||
51 | October | ||||||||||||||||||||||||
52 | communications from NICA begin 10.1 | ||||||||||||||||||||||||
53 | Volunteer Sign Up Live 10.1 | ||||||||||||||||||||||||
54 | Event Schedule Posted 10.1 | ||||||||||||||||||||||||
55 | Event Flyer Posted 10.1 | ||||||||||||||||||||||||
56 | Expo Map Complete 10.1 | ||||||||||||||||||||||||
57 | Google forms for PZ management sent 10.1 (due 10.18) | ||||||||||||||||||||||||
58 | 10.21 Registration opens to all | ||||||||||||||||||||||||
59 | |||||||||||||||||||||||||
60 | November | ||||||||||||||||||||||||
61 | 11.1 Registration closes | ||||||||||||||||||||||||
62 | 11.2 Final Registration list pulled | ||||||||||||||||||||||||
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