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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Código: GDO-FO-019
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GESTIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y COMERCIAL. Versión: 1
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Gestión Documental Fecha : 02/06/2022
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Formato Mapa de ruta PINARPágina 1 de 1
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ITEM PROYECTO ACTIVIDADES CORTO PLAZO 1 A 6 MESESMEDIANO PLAZO LARGO PLAZO FECHA ESTABLECIDA AL CUMPLIMIENTO CUMPLIMIENTO OBSERVACIONES
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1 A 4 AÑOS 4 AÑOS EN ADELANTE
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2026202720282029SINO
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1LIDERAR ACTIVIDADES DEL SUBPROCESO DE GESTION DOCUMENTAL ( 8) 1.1 Contratar el personal idoneo para liderar y sus apoyos para ejecutar las actividades reqeridas en el subproceso de gestión documental en la vigencia 2026.XXENERO X
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1.2 Actualizar el mapa de Ruta el mapa de ruta del pinar con las necesidades necesarias a ejecutar 2026-2027XXENERO X
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1.3 Presentar el mapa de ruta actualizado al comité con las actividades a ejecutar por subprocesos en vigencia 2026-2027 Realizar reunión de aprobación de Plan Institucional de Archivo y su presupuesto de ejecución.XXENEROX
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1.4 elaborar el plan de trabajo de las actividades principales del subproceso de gestión documental para trabajar con los apoyos. XXENEROX
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1.5 Elaborar el cronograma de transferencias documentales 2026XXENEROX
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1.6 actualizar formatos y procedimientos de acuerdo a la normatividad vigenteXXFEBRERO-MARZO
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1.7 Asesorar y capacitar a los demás subprocesos en las dudas e inquietudes que se presenten en las actividades de organización de archivos de gestión.XENERO - DICIEMBRE
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1.8 Programar conjuantamente con la oficina de control interno auditoria interna al subproceso para seguimiento de PINAR . XNOVIEMBRE
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2FORTALECER LA ORGANIZACIÓN TECNICA DE LOS ARCHIVOS DE GESTION Y CENTRAL (9) 2.1 Capacitar a tpodo el personal en la Aplicacion de procedimientos de gestión documental ( formato de prestamo, inventario, organización etc)X FEBRERO - MARZO
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2.2 Homologación , reorganización y digitalización de resoluciones que se ubicaron de procesos de organización de las vigencias - 85-al 90 -98XXENERO - DICIEMBRE
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2.3 Actualizar los inventarios documentales del material ubicado en el archivo central para aplicación de procesos de transferencias documentales con el personal XXENERO- JUNIO
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2.4 Supervisar las actividades de organización de los archivos de gestión del contrato 030 .XENERO - DICIEMBRE
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2.5 Actualizar la matriz legal de gestión documental y enviar a juridica para su publicación .XX ABRIL
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2.6 Actualizar el formato de activos de información con el apoyo de soporte y la tabla de control y acesso XXABRIL
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2.7 Llevar el registro de control y seguimiento de las actividades ejecutadas por el subproceso y aplicación de los formatos que garanticen la seguridad y control de la información en el archivo central e historico.XENERO - DICIEMBRE
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2.8 Realizar control de calidad de la documentación digitalizada en el siep documental de las vigencias 2022 al 2025 para garantizar su consulta agil y rápida a todos los usuarios XENERO - DICIEMBRE
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2,9 contratar el servicio de restauración, Digitalización, indexación y control de calidad de Nomina de la vigencia 1972-2010 y 1980-2010.XENERO - DICIEMBRE
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3ADECUACION Y COMPRAS DE SUPROCESO DE GESTION DOCUMENTAL (6)4.1 Adecuación de luminarias para las oficinas del segundo piso de acuerdo a los requerimientos de SSTXFEBRERO
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4.2 contratar un personal en servicio de limpieza especializada para los archivos centrales e historico minimo cutrimestralmente XFEBRERO
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4.3 Adecuación de aire acondicionado para el segundo piso del archivo central e historico para mantenr las condiciones ideales para la conservación de los documentos de archivo central en el segundo piso para aplicación del control de temperatura.XABRIL
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4.4 Instalación de papel adhesivo en ventanas del segundo pis , pintar las areas de archivo central e histórico , instalascion de mallas en balcones y mantenimiento de la picadora de papel.XXMARZO -OCTUBRE
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4.6 compra 3 extractores para el archivo central XENERO - DICIEMBRE
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COSTO APROXIMADO DE EJECUCION ACTIVIDADES DEL PINAR 2026-2027
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CANTIDAD DE ACTIVIDADES A EJECUTAR : 22
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