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1 | Name of SU/SD | |||||||||||||||||||||||||
2 | Request for Grant Fund Purchase Order | |||||||||||||||||||||||||
3 | ||||||||||||||||||||||||||
4 | Vendor Name & Address: | Date: | ||||||||||||||||||||||||
5 | ||||||||||||||||||||||||||
6 | Grant: | |||||||||||||||||||||||||
7 | ||||||||||||||||||||||||||
8 | Investment | |||||||||||||||||||||||||
9 | (if applicable) | |||||||||||||||||||||||||
10 | ||||||||||||||||||||||||||
11 | Complete page 2 for Federal grants | |||||||||||||||||||||||||
12 | ||||||||||||||||||||||||||
13 | ||||||||||||||||||||||||||
14 | Qty | Item Number | Description | Unit Amt | Amount | |||||||||||||||||||||
15 | ||||||||||||||||||||||||||
16 | ||||||||||||||||||||||||||
17 | ||||||||||||||||||||||||||
18 | ||||||||||||||||||||||||||
19 | ||||||||||||||||||||||||||
20 | ||||||||||||||||||||||||||
21 | ||||||||||||||||||||||||||
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23 | ||||||||||||||||||||||||||
24 | ||||||||||||||||||||||||||
25 | ||||||||||||||||||||||||||
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28 | ||||||||||||||||||||||||||
29 | ||||||||||||||||||||||||||
30 | ||||||||||||||||||||||||||
31 | Shipping & Handling | |||||||||||||||||||||||||
32 | ||||||||||||||||||||||||||
33 | Total | |||||||||||||||||||||||||
34 | *** PLEASE COMPLETE THE BACK OF THIS FORM FOR ALL PURCHASES*** | |||||||||||||||||||||||||
35 | By my signature below, I certify that I believe this purchase to be necessary, reasonable, included in the grant award, occurring during the grant period, and allocable to the grant. (Only applicable to Federal grants) | |||||||||||||||||||||||||
36 | ||||||||||||||||||||||||||
37 | ||||||||||||||||||||||||||
38 | Signature | Name of School | ||||||||||||||||||||||||
39 | July-21 | |||||||||||||||||||||||||
40 | ||||||||||||||||||||||||||
41 | Name of SU/SD | |||||||||||||||||||||||||
42 | COST ANALYSIS PROCUREMENT FORM | |||||||||||||||||||||||||
43 | ||||||||||||||||||||||||||
44 | Please complete all sections 1 through 4 if applicable. | |||||||||||||||||||||||||
45 | ||||||||||||||||||||||||||
46 | 1. Procurement Method (Check one): | |||||||||||||||||||||||||
47 | Micro Purchase: Up to [enter SU/SD micro purchase threshold $ amount]. | |||||||||||||||||||||||||
48 | ||||||||||||||||||||||||||
49 | Small Purchase: Any purchase above Micro Purchase threshold up to [enter SU/SD small purchase threshold $ amount] must include at least 2 quotes from different vendors (attach copies). | |||||||||||||||||||||||||
50 | If purchase is over $40,000, please contact the Business Office to ensure the VT Bid Law is followed. | |||||||||||||||||||||||||
51 | ||||||||||||||||||||||||||
52 | Non-competitive: Indicate reason why. | |||||||||||||||||||||||||
53 | If purchase is over $40,000, please contact the Business Office to ensure the VT Bid Law is followed. | |||||||||||||||||||||||||
54 | ___The goods/services are only available from a single source. | |||||||||||||||||||||||||
55 | ___Public emergency | |||||||||||||||||||||||||
56 | ___The Vermont AOE expressly authorized noncompetitive proposal in response to a written request. | |||||||||||||||||||||||||
57 | ___After solicitation of a number of sources, competition is determined inadequate. | |||||||||||||||||||||||||
58 | ||||||||||||||||||||||||||
59 | Sealed Bid (State law requires for some purchases over $40,000) | |||||||||||||||||||||||||
60 | If purchase is over $40,000, please contact the Business Office to ensure the VT Bid Law is followed. | |||||||||||||||||||||||||
61 | ||||||||||||||||||||||||||
62 | Proposal | |||||||||||||||||||||||||
63 | If purchase is over $40,000*, please contact the Business Office to ensure the VT Bid Law is followed. | |||||||||||||||||||||||||
64 | ||||||||||||||||||||||||||
65 | Note: For child nutrition non-food purchases, the VT Bid law starts at $25,000. | |||||||||||||||||||||||||
66 | ||||||||||||||||||||||||||
67 | 2. Vendor Cost/Price Comparison (does not apply to micro-purchase method): | |||||||||||||||||||||||||
68 | Vendor #1 | Amount | $ | |||||||||||||||||||||||
69 | Vendor #2 | Amount | $ | |||||||||||||||||||||||
70 | Vendor #3 | Amount | $ | |||||||||||||||||||||||
71 | ||||||||||||||||||||||||||
72 | 3. Reasons for Vendor Selection: Required for all purchases. | |||||||||||||||||||||||||
73 | ||||||||||||||||||||||||||
74 | __________________________________ was selected for the following reason (mark all that apply): | |||||||||||||||||||||||||
75 | Name of Vendor Selected | |||||||||||||||||||||||||
76 | Lowest Price | Availability | Research | |||||||||||||||||||||||
77 | Location (venue) | Bid Process/State Contract | Experience | |||||||||||||||||||||||
78 | Expertise | Accessibility | Purchase History | |||||||||||||||||||||||
79 | Follow Up Capability | Reputation | ||||||||||||||||||||||||
80 | Continuity of Services | Other | ||||||||||||||||||||||||
81 | ||||||||||||||||||||||||||
82 | 4. Check SAM.GOV to be sure vendor has not been suspended/debarred from receiving federal funds. | |||||||||||||||||||||||||
83 | Required for all purchases. Attach print out and initial here: | |||||||||||||||||||||||||
84 | ||||||||||||||||||||||||||
85 | ||||||||||||||||||||||||||
86 | Signature of individual who completed procurement. | Date | ||||||||||||||||||||||||
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88 | ||||||||||||||||||||||||||
89 | ||||||||||||||||||||||||||
90 | ||||||||||||||||||||||||||
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