| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | O | P | Q | R | S | T | U | V | W | X | Y | Z | AA | AB | AC | AD | AE | AF | AG | AH | AI | AJ | AK | AL | AM | |
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1 | < | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
2 | PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉTICO | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
3 | MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN, ANÁLISIS, VALORACIÓN Y TRATAMIENTO DE RIESGOS | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
4 | Código: FO-DIE-01 | Versión: 02 | Fecha de aprobación: 05/11/2020 | Página: 3 de 3 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||
5 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
6 | 1. IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO | 2. VALORACIÓN Y ANÁLISIS DEL RIESGO | 3. MONITOREO DEL RIESGO | 4. EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO | |||||||||||||||||||||||||||||||||||
7 | Descripción del riesgo | Análisis del riesgo inherente (Antes de los controles) | Evaluación de los controles existentes | Evaluación del riesgo residual (Después de los controles) | Tratamiento del Riesgo | MONITOREO A LOS CONTROLES (1ra línea - Líder de proceso) | REVISIÓN (2da línea - Oficina de Planeación) | EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DEL RIESGO (3ra línea - Control Interno) | |||||||||||||||||||||||||||||||
8 | Acciones asociadas al tratamiento | Acciones de contingencia en caso de materialización del riesgo | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
9 | Proceso | Objetivo del proceso | Riesgo | Área donde se ubica el riesgo | Tipo de Riesgo | Causas del riesgo | Consecuencias de la materialización del riesgo | Código | Probabilidad | Impacto | Zona de riesgo | Controles | Probabilidad | Impacto | Zona de riesgo | Opción de Manejo | Acción de mejora o de control propuesta | Fecha de ejecución o periodicidad | Responsable de la ejecución | Evidencias | Indicador de eficacia | Acción a ejecutar | Evidencias | Responsable | Plazo de ejecución | Corte de monitoreo | Fecha de ejecución de la acción | Acciones realizadas (En caso de materializarse el riesgo, indique aquí las acciones realizadas) | Evidencia (Adjunte la evidencia en la carpeta) | Responsable | Observaciones | Corte de evaluación | Porcentaje de cumplimiento | Eficacia | Estado | Verificación de la ejecución de los controles y las acciones de mejora | Observaciones | ||
10 | Descripción | Evidencia | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
11 | Direccionamiento Estratégico | Orientar la gestión institucional desde un enfoque coherente y prospectivo, que permita identificar, formular y evaluar los elementos de direccionamiento estratégico requeridos para el cumplimiento de la misión y la satisfacción de las necesidades de los usuarios internos y externos. | Posibilidad de afectación económica y reputacional por el incumplimiento de los objetivos o productos de los proyectos | Oficina de Planeación | Operativo | - Estudios de precios del mercado que no se ajustan a la realidad | - Sanciones fiscales por parte de los entes de control - Sanciones disciplinarias por parte de los entes de control | DIE_01 | Media | Catastrófico | Extrema | El supervisor del proyecto avala la redistribución en los costos de actividades sin afectar el alcance, productos y beneficiarios del proyecto - El asesor de Planeación, contrasta el contenido de los informes de supervisión mensuales, con respecto a lo reportado en Gesproy - El supervisor del proyecto avala la ampliación del horizonte del proyecto | Media | Moderado | Alta | Reducir | Adopción de lineamientos para la gestión de proyectos financiados con recursos del sistema general de regalías | 01-06-2024 | Rectoría -Oficina de Planeación | Acto administrativo aprobado | N. de actos aprobados | Solicitar más recursos al SGR o a la Institución | Formatos establecidos para la solicitud | Supervisor del proyecto | 60 días | 30 de abril | N/A se encuentra pendiente el avance para el proximo monitoreo. | Durante el primer trimestre no se realizaron redistribuciones de costos de actividades en los proyectos de inversión financiados con recursos del Sistema General de Regalías, se proyecta presentar avance en las actividades al corte del proximo monitoreo. | Evidencia | Asesora Planeación | Se realiza la verificación del avance y se recomienda el reporte para el siguiente monitoreo. | 30 de abril | 0 | 0 | Vencida | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | Carpeta drive compartida | La evidencia no contiene nada sobre este Riesgo, no se evidencia lineamientos para la gestión de proyectos, el desarrollo de las acciones de control o de mejora no fueron presentadas en los tiempos debido a que están programadas para próximas fechas. | |
12 | 30 de agosto | 08 de agosto de 2024 | Control 01. El día 08 de agosto de 2024, se realizó la publicación de la R.R 1211 de 2024 "Por medio de la cual se establecen los lineamientos para la gestión de proyectos financiados con recursos del Sistema General de Regalías – SGR de la Universidad de los Llanos", en el marco de la cual, se puso en marcha el funcionamiento del Comité de Proyectos del Sistema General de Regalías. Estos dos instrumentos son de gran importancia, de cara al acompañamiento y seguimiento de los prooyectos financiados con reursos del SGR. Control 02. El 10 de mayo de 2024 se aprobó la redistribución de costos de actividades del proyecto BPIN 2019000100060. Control 03. El 29 de mayo de 2024 se aprobó la redistribución de costos de actividades del proyecto BPIN 2021000100384. Control 04. El 15 de juliode 2024 se aprobó la redistribución de costos de actividades y ampliación del horizonte del proyecto BPIN 2019000100057. Control 05. La interventoría del proyecto BPIN 2017000100107 avaló la ampliación de horizonte de proyecto, la cual se aprobó por parte del Rector el día 27 de junio de 2024. | Evidencia | Asesora Planeación | Se realiza la verificación en el reporte del avance del riesgo evidenciando los actos administrativos que corresponden a los lineamientos del SGR. Se justifica el avance de la ejecución desde los meses de mayo a agosto aprobados en ejecución. | 31 de agosto | 100 | 5 | Ejecutada | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | Actos administrativos | Verificando la ejecución de los controles, se evidencia cumplimiento en los tiempos establecidos con respectivos soportes de los 05 Actos administratvios reportados en las acciones realizadas hasta el 30 de agosto de 2024. | ||||||||||||||||||||||||||
13 | 30 de diciembre | Evidencia | 31 de diciembre | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
14 | Posibilidad de afectación reputacional y económica por incumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo Institucional, debido a debilidades en la aplicación de controles | Oficina de Planeación | Operativo | - Falta de articulación entre los planes de acción y el plan de desarrollo - Omisión al seguimiento al PDI - Inadecuada gestión de la alta dirección | - Sanciones de tipo disciplinario - Sanciones de tipo fiscal - Afectación de la imagen institucional - Impacto en la asignación de recursos financieros | DIE_02 | Muy baja | Moderado | Media | - La oficina de Planeación y el Consejo Superior, estructuran los PAI en articulación con las metas del PDI - La oficina de planeación aplica una herramienta diseñada para realizar monitoreo al PAI y al PDI - Cuando se detecten cambios en el contexto interno o externo de la Institución que afecten el cumplimiento de las metas establecidas en el PDI, la oficina de Planeación presenta un informe de la situación al rector para su sustentación ante el Consejo Superior. - El Consejo Superior hace seguimiento y evalúa el avance del PDI, y toma decisiones de acuerdo al resultado | Muy baja | Moderado | Media | Reducir | Enviar informe a la alta dirección con la descripción de por qué se materializó el riesgo | Informe, correo, actas de reuniones | Oficina de Planeación | Inmediato | 30 de abril | C1. Nov 27- 2023 C2. Febrero.Marzo y abril 2024 C4. 30 de abirl | C1.En noviembre del año pasado a traves de la Resolución Superior 034 de 2023 aprobó el Plan de Acción Institucional 2024 C2Como parte del control institucional, se está implementando la matriz de monitoreo del Plan de Acción Institucional (PAI). Esta matriz se comparte durante la última semana de cada mes con el objetivo de que las dependencias responsables diligencien los avances de las metas establecidas en el Plan de Acción. Hasta la fecha, se ha realizado el seguimiento de los meses de febrero, marzo y abril. Se ha compartido y socializado el progreso correspondiente a los meses de febrero y marzo con los Directivos. C4. Durante el primer trimestre se esta trabajando en el informe de los avances del PDI a corte de diciembre | Evidencia | Asesora Planeación | Una vez revisado el avance en las acciones realizadas, se verifica que las evidencias son acordes a las acciones reportadas. | 30 de abril | 50 | 2 | En proceso | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Monitoreo PAI 2024 - Informe de avance PAI 2024 Febrero - Informe de avance PAI 2024 Marzo - Resolución Superior "Plan de Acción Institucional 2024" | No se evidencia el seguimiento del mes de abril en la matriz de monitoreo del Plan de Acción Institucional (PAI) 2024, Para el proceso se debe establecer las acciones de mejora o de control. | ||||||||
15 | 30 de agosto | C1. Nov 27- 2023 C2.Mayo, junio,julio y agosto 2024 C4. mayo | C1.En noviembre del año pasado a traves de la Resolución Superior 034 de 2023 aprobó el Plan de Acción Institucional 2024 C2Como parte del control institucional, se está implementando la matriz de monitoreo del Plan de Acción Institucional (PAI). Esta matriz se comparte durante la última semana de cada mes con el objetivo de que las dependencias responsables diligencien los avances de las metas establecidas en el Plan de Acción. Hasta la fecha, se ha realizado el seguimiento de los meses de febrero, marzo y abril, mayo, junio, julio y agosto y tiene un avance del 71,71%. Se ha compartido y socializado el progreso correspondiente a los meses de febrero a julio con los Directivos. C4. Se realizó sustentación del seguimiento y avance del PDI corte diciembre ante el Consejo Superior . En este mes de septiembre se inicia el trabajo de revisión de avances del PDI y evaluación de las metas a corto plazo. | Evidencia | Se realiza la verificación dentro de las evidencias, encontrando el avance que corresponde al monitoreo del PAI 2024, relacionando los meses febrero, marzo, abril, mayo, junio, julio y agosto (no se anexa documento de agosto pues el reporte aun esta en ejecución al momento del monitoreo se espera el documento para el proximo reporte). lo anterior con su reporte de avance, dando cumplimiento a lo proyectado. Es pertinente la información reportada con la anexa en la carpeta de evidencias. | 31 de agosto | 50 | 3 | En proceso | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | -Presentaciones de avances en PDF - Monitoreo PAI - Resolucón superior 034 de 2023. Por medio del cual se aprueba el Plan de Acción Institucional 2024. | Verificando la ejecución de los controles se evidencia el monitoreo PAI 2024 de los meses JUNIO y JULIO. No se evidencian los meses MAYO y AGOSTO de 2024. No se evidencia Acta de reunón de la sustentación y avance del PDI ante el Consejo Superior, teniendo en cuenta que por medio de esta se realiza la verificaciòn de la Acción realizada. | |||||||||||||||||||||||||||
16 | 30 de diciembre | Evidencia | 31 de diciembre | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
17 | Probabilidad de afectación económica y reputacional por inadecuado e inoportuno suministro de información al Ministerio de Educación Nacional (MEN) y organismos de control | Oficina de Planeación | Operativo | - Inconsistencia de los datos reportados por las diferentes áreas o dependencias - Cargue de información incorrecta a las plataformas del MEN y otros entes de control | - Sanciones fiscales - Sanciones disciplinarias - Afectación de la imagen Institucional | DIE_03 | Media | Mayor | Extrema | -La profesional de apoyo de la oficina de Planeación encargada de acopiar y consolidar la información, elabora y divulga a las dependencias, un cronograma interno de reporte de la información solicitada por el MEN y otros entes de control - El profesional del área Financiera de la oficina de Planeación, realizan la revisión de la información que las dependencias envían para reportar al SIRECI, de acuerdo al acto administrativo que regula dicha actividad - La profesional de apoyo de la oficina de Planeación encargada de acopiar y consolidar la información, revisa la información enviada por las dependencias, y en los casos en que encuentre inconsistencias, solicita a las dependencias las correcciones pertinentes. - Las plataformas de reporte de la información, cuentan con validadores que permiten detectar inconsistencias de forma, para su corrección por parte de la Institución - Revisión de la profesional de apoyo a la planilla en drive para la corrección de la dependencia que incurra en el error. | Muy baja | Moderado | Media | Reducir | Realizar solicitud a la mesa de ayuda del MEN y otros entes de control, de corrección de la información o el formato en que se detectó el error | Ticket en la mesa de ayuda correspondiente | Asesor de Planeación/Profesional de apoyo del área de información y estadística | 1 día hábil después de identificado el error. | 30 de abril | 1 de enero hasta 30 de abril de 2024 | C1: Se enviaron por correo electrónico los formatos, planillas y su periocidad de entrega para realizar cargue en las diferentes plataformas. C2:Se enviaron por correo electrónico los formatos de SIRECI para revisión y visto bueno del porfesional de apoyo perteneciente al euipo financiero de la oficina Asesora de Planeación, para posterior cargue o devolución a la dependencia para el susbsne necesario. C3: Se revisaron los formatos y planillas que se deben enviar al MEN y otros entes de control, si se encontraron errores fueron devuletos a las dependecias por correo electrónico para su corrección y posterior envió. C4:En las plataformas del MEN y otros entes de control cuentan con validadores los cuales devuelven los errores presentados en los formatos o planillas y estás se envian a las diferentes dependecias para su subsane. En este caso se adjunta errores mostrados por la plataforma SNIES. | Evidencia | Asesora Planeación | Una vez revisado el avance en las acciones realizadas, se verifica que las evidencias son acordes a las acciones reportadas. | 30 de abril | 100 | 5 | Ejecutada | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | -Correos universidad de los llanos -documento con pantallazo de los errores reportados por la plataforma SNIES | Se evidencia el cumplimiento de las acciones realizadas pero deben tener en cuenta para el proceso establecer las acciones de mejora o de control. | ||||||||
18 | 30 de agosto | 1 de mayo hasta 30 de agosto de 2024 | •C1: Se enviaron por correo electrónico los formatos, planillas y sus fechas de entrega para realizar cargue en las diferentes plataformas. •C2: Se enviaron por correo electrónico los formatos de SIRECI para revisión y visto bueno del profesional de apoyo perteneciente al equipo financiero de la oficina Asesora de Planeación, para posterior cargue o devolución a la dependencia para el subsane necesario. •C3: Se revisaron los formatos y planillas que se deben enviar al MEN y otros entes de control, si se encontraron errores fueron devueltos a las dependencias por correo electrónico para su corrección y posterior envió. •C4: En las plataformas del MEN y otros entes de control cuentan con validadores los cuales devuelven los errores presentados en los formatos o planillas y estás se envían a las diferentes dependencias para su subsane. En este caso se adjunta errores mostrados por las plataformas SNIES y SIA CONTRALORIAS. | Evidencia | Asesora Planeación | Una vez revisado el avance en las acciones realizadas, se verifica que las evidencias son acordes a las acciones reportadas. | 31 de agosto | 100 | 5 | Ejecutada | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Correos electrónicos con las diferentes solicitudes, dando cumplimiento al control. | Se evidencia el cumplimiento de las acciones realizadas, es importante establecer las acciones de mejora o de control para el seguimiento de los controles. | ||||||||||||||||||||||||||
19 | 30 de diciembre | Evidencia | 31 de diciembre | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
20 | Posibilidad de afectación económica y reputacional por incumplimiento en la ejecución física y financiera de los proyectos de inversión frente al monto aprobado, debido a debilidades en el seguimiento a los proyectos. | Oficina de Planeación | Operativo | - Falta de ejecución de las actividades propuestas en el proyecto, por parte de los proponentes y responsables de estos - Dificultad en los procesos contractuales liderados por la Vicerrectoría de Vicerrecursos | 1. Incumplimiento de las metas institucionales 2. Baja ejecución presupuestal 3. Intervención de los organos de control. | DIE_04 | Media | Mayor | Extrema | - La profesional del Banco de Proyectos, realiza seguimiento mensual a la ejecución física y financiera de los proyectos, con el fin de determinar el avance de estos - La profesional del Banco de Proyectos realiza capacitación a las unidades interesadas en presentar proyectos de inversión, sobre la formulación y seguimiento a estos - La profesional del Banco de Proyectos, realiza un análisis de la ejecución de los proyectos de vigencias previas, con el fin de recomendar un tope en los montos asignados, especialmente a aquellos que hayan presentado baja ejecución | Muy baja | Mayor | Alta | Reducir | Realizar mesas de trabajo entre el profesional de apoyo de la Oficina de Planeación y el Responsable de los proyectos con el fin de verificar el avance del proyecto | Semestral | Profesional de apoyo banco de proyectos | Actas de reunión | N. de mesas realizadas | Solicitar mediante correo institucional al responsable y proponente del proyectos las causas por las cuales no ejecutó el proyecto y reportar control interno | Correo electrónico | Profesional de apoyo banco de proyectos | Al final de la vigencia | 30 de abril | 1 de enero hasta 30 de abril de 2024 | Control 1: Se realizó seguimiento financiero al avance mensual de cada uno de los rubros de inversión asociados a los proyectos en actual ejecución. Así mismo se solicitó por parte del banco de proyectos el reporte de seguimiento mensual de los proyectos de inversión, y se realizó respectiva verificación de la información allí reportada por los proponentes y responsables de los proyectos. Control 2: Se encuentra previsto realizar la capacitación en formulación y seguimiento de los proyectos de inversión en el segundo semestre de la vigencia en curso, previa inició de estructuración del Plan Operativo Anual de Inversión 2025. Control 3: Esta acción se lleva a cabo en el marco de la estructuración del Plan Operativo Anual de Inversión 2025 en el segundo semestre de la presente vigencia. | Evidencia | Asesora Planeación | Una vez revisado el avance en las acciones realizadas, se verifica que las evidencias son acordes a las acciones reportadas. | 30 de abril | 30 | 2 | En proceso | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Correos universdad de los llanos del segumiento de proyectos 2024 | No se evidencia actas de reunión de mesas de trabajo de la oficina de Planeación y los responsables de los proyectos para revisar avances como lo indica el control | |||
21 | 30 de agosto | 1 de mayo hasta el 30 de agosto de 2024 | Control 1: Se realizó seguimiento financiero al avance mensual de cada uno de los rubros de inversión asociados a los proyectos en actual ejecución. Así mismo se solicitó por parte del banco de proyectos el reporte de seguimiento mensual de los proyectos de inversión, y se realizó respectiva verificación de la información allí reportada por los proponentes y responsables de los proyectos. Se adjunta correos correspondientes a los seguimientos de mayo, junio y julio de 2024. Control 2: Se realizó capacitación en formulación y seguimiento de proyectos para la estructuración del POAI 2025, el día 21 de julio de 2024, para lo cual se adjunta listados de asistencia y fotografías Control 3: Se realizaron mesas de trabajo con los responsables, proponentes y equipo de la Oficina de Planeación para la revisión de la ejecución de los proyectos de la vigencia 2024 y la orientación de cara a la formulación de los proyectos del año 2025, para lo cual se adjunta listados de asistencia. | Evidencia | Asesora Planeación | Una vez revisado el avance en las acciones realizadas, se verifica que las evidencias son acordes a las acciones reportadas. | 31 de agosto | 100 | 5 | Ejecutada | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | -Correos electrónicos de seguimiento de proyectos, Asistencia y evidencia fotografica y asistencia a Mesa de seguimiento. | Se evidencia el cumplimiento de las acciones realizada, los archivos adjuntos evidencian la ejecución de los controles para este periodo. | ||||||||||||||||||||||||||
22 | 30 de diciembre | Evidencia | 31 de diciembre | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
23 | Comunicación Institucional | Optimizar la comunicación interna y externa, vertical y horizontal de la Universidad de los Llanos, fijando los lineamientos y promoviendo acciones que incidan de manera activa en el fortalecimiento de procesos de identidad, gobernabilidad y convivencia. | Posibilidad de afectación reputacional por uso inadecuado de la imagen institucional, debido a ausencia de controles para el uso de la marca y los símbolos institucionales | Área de Comunicaciones | Imagen | - Insuficiente seguimiento a la implementación y uso de la marca y símbolos institucionales - Desconocimiento del Manual de Identidad Visual - Desconocimiento del procedimiento para el uso del logotipo de la Universidad (PD-COM-04) | 1. Afectación a la imagen institucional 2. Inexistencia de uniformidad de la imagen institucional | COM_01 | Alta | Moderado | Alta | - El profesional del área de comunicaciones evalúa las solicitudes de uso del logotipo de la Universidad, realizadas a través del formulario - La Universidad tiene establecidos los lineamientos para el uso de los símbolos institucionales - El profesional del área de comunicaciones, realiza seguimiento a redes sociales institucionales oficiales - El área de comunicaciones, cuenta con un formulario para el reporte de mal uso del logo institucional | Muy baja | Moderado | Media | Reducir | Solicitar al Sistema de Gestión la publicación de un enlace, en donde los usuarios puedan consultar los logotipos de los grupos con visto bueno desde el área de comunicaciones. | 12-04-2024 | Profesional del área de comunicaciones | Correo electrónico Enlace publicado en la página del SIG | Un enlace publicado | Investigación de casos reportados o detectados, y determinación de las acciones a realizar | - Reportes de mal uso de la marca - Registros de seguimiento a redes sociales - Publicaciones en caso de que se requieran | Profesional de apoyo de Comunicaciones | 15 días hábiles | 30 de abril | Permanente | Posibilidad de afectación reputacional por uso indebido de los canales, medios e información institucional para favorecer intereses particulares, debido a descentralización de la información al interior de la Universidad. Para la fecha no se materializo el riesgo sin embargo se realizo una mensualmente una campaña de sensibilización con del uso del manual de identidad visual de la Universidad. Adjuntamos la evidencia de las piezas publicadas de la campaña | Evidencia | Una vez revisada la información reportada se recomienda: - Reportar el item de responsable - Sobre la fecha de ejecución de la acción se recomienda mencionar los meses en los que se ha trabajado en los controles ejemplo : Enero- abril el uso de la palabra permanente no especifica con claridad el periodo del corte de las actividades. -En las evidencias reportadas se recomienda agregar un nombre a las imagenes dado que se adjuntaron copias de imagenes de whatsapp se recomienda ser mas explicitos en esta parte. | 30 de abril | 0 | 0 | Vencida | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Imágenes de WhatsAp | No se evidencia la publicación del enlace donde se pueden consultar los logotipos de la Universidad de los Llanos. No se evidencia el registro de seguimiento a las redes sociales - No se evidencia las campañas mesuales de sensibilización con del uso del manual de identidad visual de la Universidad | ||
24 | Implementar una campaña de divulgación, con el fin de sensibilizar sobre el uso del manual de identidad visual de la Universidad. | Permanente | Profesional del área de comunicaciones | Publicaciones mensuales | (No. de publicaciones realizadas/ meses programados)*100 | 30 de agosto | Permanente | Con el fin de evitar la materialización del riesgo, el área de comunicaciones implemento la campaña denominada “Así luce la Corocora” a través de piezas graficas en las plataformas de redes sociales Instagram y Facebook, está tiene como fin concientizar a la comunidad unillanista acerca del buen uso de la identidad institucional. Esta campaña se desarrolla de manera periódica por medio de los canales antes mencionados. Para la siguiente actividad de sensibilización se realizaron las siguientes publicaciones (adjuntamos pantallazos como evidencia de la misma). Abril: se publicó el correcto uso del logo determinando el área segura (pieza denominada Área segura) Además de las 3 formas correctas de usar la corocora (pieza denominada 3 formas de uso). Para el mes de mayo se realizaron 2 publicaciones: 1. El adecuado uso de la marca registrada (pieza denominada R en la corocora) 2. Uso adecuado de los colores institucionales (pieza denominada uso monocromático). Al corte del mes de junio se compartió como uso apropiado del logotipo en positivo y negativo (pieza denominada Visibilidad). En julio resaltamos el buen uso de la tipografía oficial de nuestra institución (pieza denominada tipografía) Por ultimo en el mes de agosto se publicó en Facebook como realizar las presentaciones institucionales (pieza denominada presentación) | Evidencia | Jorge Fernández Coordinador de Comunicaciones | Una vez se revisa la información reportada se evidencia el cumplimiento con la implementación de la campaña de divulgación dirigida hacia la sensibilización del uso de identidad vigual de la Universidad esto a través de la campaña permanente divulgada en redes sociales denominada "Asi luce la corocora" se revisan los soportes dentro de la carpeta de evidencias del mes siendo acorde con lo proyectado para la mitigación del riesgo. | 31 de agosto | 100 | 5 | Ejecutada | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Piezas graficas con la información pertienente sobre la marca y uso de marca de la Universidad de los Llanos | Se evidencian las acciones realizadas por parte del equipo de Comunicaciones, dando cumplimiento a la implementación de la campaña de divulgación con el fin de sensibilizar sobre el uso del manual de identidad visual de la Universidad. | |||||||||||||||||||||
25 | 30 de diciembre | Evidencia | 31 de diciembre | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
26 | Posiblidad de afectación reputacional por uso indebido de los canales, medios e información institucional para favorecer intereses particulares, debido a descentralización de la información al interior de la Universidad | Área de Comunicaciones | Imagen | - Las fuentes de información, desconocen el procedimiento para la solicitud de servicios de comunicación institucional (PD-COM-03) - Las fuentes no entregan de manera oportuna la información necesaria para su difusión - Ataques informáticos a los canales de comunicación institucionales | 1. Desinformación en público interno y externo 2. Afectación a la imagen institucional | COM_02 | Alta | Moderado | Alta | - Los profesionales del área de comunicaciones gestionan las solicitudes recibidas mediante el formulario de requerimiento de servicios (FO-COM-01) - El profesional del área de comunicaciones, verifica la ejecución del plan de comunicaciones y medios para cada vigencia - El área de comunicaciones realiza la gestión pertinente ante la instancia que corresponda, para recuperar el control de los medios de comunicación institucionales - El área de comunicaciones, emite la comunicación dirigida a la comunidad universitaria y a la opinión pública, con el fin de aclarar las circunstancias | Baja | Menor | Baja | Reducir | Difundir a las partes interesadas pertinentes, el procedimiento para la solicitud de servicios del área de comunicaciones | Permanente | Profesional del área de comunicaciones | Piezas Publicitarias | No. de publicaciones | Investigación de casos reportados o detectados, y determinación de las acciones a realizar | - Verificación de la información a divulgarse - Publicaciones en caso de que se requiera | Profesional de apoyo de Comunicaciones | 15 días hábiles | 30 de abril | Permanente | Posibilidad de afectación reputacional por uso indebido de los canales, medios e información institucional para favorecer intereses particulares, debido a descentralización de la información al interior de la Universidad. Para la fecha no se materializo el riego, una de las acciones que tomo la oficina para mitigar este riesgo fue implementar la verificación en 2 pasos en los canales institucionales. | Evidencia | Una vez revisada la información reportada se recomienda: - Reportar el item de responsable - Sobre la fecha de ejecución de la acción se recomienda mencionar los meses en los que se ha trabajado en los controles ejemplo : Enero- abril el uso de la palabra permanente no especifica con claridad el periodo del corte de las actividades. | 30 de abril | 0 | 0 | Vencida | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Autentificación en dos pasos para la red social Instagram y Facebook de la Universidad de los Llanos | No se evidencia el procedimiento para solicitudes al área de comunicaciones | ||||
27 | Implementar la verificación en 2 pasos para las redes sociales institucionales, además de la habilitación de un correo electrónico institucional de recuperación | 12-04-2024 | Profesional del área de comunicaciones | Registro de la habilitación en dos pasos y correo de recuperación | (No. de redes sociales institucionales con habilitación en 2 pasos y correo de recuperación/No. de redes sociales institucionales)*100 | 30 de agosto | Permanente | Dentro de las acciones de mitigación para el riesgo, se ha realizado la publicación del formato de requerimiento para la Oficina de Comunicaciones en cada una de las ediciones del boletín interno El Unillanista, la cual se divulga cada jueves por medio de correo institucional. Esta pieza es igual en cada una de las ediciones del boletín (anexamos pieza tomada de una publicación de El Unillanista denominada Requerimiento del Unillanista además del link del formato de requerimiento https://forms.gle/KVjaZBSCesftawNT6 ) También reportamos contar con las verificaciones en 2 pasos de las redes institucionales como Facebook e Instagram ( anexamos pantallazo tomado de Facebook, pieza llamada 2 pasos Facebook igualmente para la verificación de Instagram, pieza llamada 2 pasos intagram) | Evidencia | Jorge Fernández Coordinador de Comunicaciones | Durante el monitoreo se realizó la revisión del estado de las evidencias reportadas para soportar el avance en la mitigación del riesgo, encontrando conforme el reporte de el boletin del unillanista el cual es permanente pues se publica semanalmente los días jueves en donde se divulga el formato de requerimiento para la oficina de comunicaciones, así como las piezas graficas de la verificación en dos pasos de las redes sociales de la institución se evidencian los reportes dando cumplimiento a las acciones de mitigación proyectadas, se recomienda continuar con los reportes pertinentes. | 31 de agosto | 100 | 5 | Ejecutada | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - PDF con respectiva información de publicaciones. | Se evidencia la difusión del procedimiento para realizar solicitudes de servicios al aréa de comunicaciones y la implementación de la verificación en 2 pasos para redes sociales institucionales. | |||||||||||||||||||||
28 | 30 de diciembre | Evidencia | 31 de diciembre | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
29 | Gestión de la Calidad | Asegurar el sostenimiento y fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de los Llanos mediante el uso de mecanismos que contribuyan a la mejora continua de los procesos. | Posibilidad de afectación económica y reputacional por la pérdida de las certificaciones internacionales de los Sistema de Gestión de Calidad y Ambiental de la Universidad debido al incumplimiento de los requisitos legales y normativos. | Equipo de Calidad | Estratégico | - Disponibilidad insuficiente de recursos (financieros, humanos, técnicos) para el funcionamiento de los Sistemas de Gestión - Incumplimiento de los requisitos legales y normativos - Los Sistemas de gestión no se apropian en todos los niveles de la Institución - Ausencia de planificacion y control operacional en los procesos | 1. Afectación a la imagen Institucional. 2. Detrimentro patrimonial. 3. Incumplimiento de objetivos institucionales. 4. Pérdida de oportunidades de cooperación y convenios interinstitucionales. | GCL_01 | Baja | Catastrófico | Extrema | - El Consejo Superior Universitario aprueba el presupuesto anual de la Universidad, contemplando la operación de los Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental. - Los equipos de trabajo de Control Interno, Gestión de la Calidad y Gestión Ambiental, ejecutan el plan anual de auditoría interna aprobado por el Comité Institucional de Coordinacón de Control Interno, con el fin de determinar la conformidad de los procesos, productos y servicios con los requisitos aplicables. - La alta dirección verifica cada año la conveniencia, adecuacion y eficacia de los Sistemas de Gestión de la Calidad y Ambiental mediante la implementación del procedimiento de revisión por la dirección (PD-GCL-04). - El equipo del Sistema de Gestión Ambiental identifica y hace seguimiento al cumplimiento de los requisitos legales aplicables a la Institución, mediante la Matriz de requisitos legales - Los lideres de proceso con el acompañamiento del equipo de gestión de la calidad verifican el cumplimiento de los requisitos aplicables para realizar la planificacion y control operacional de sus actividades a partir de la implementación del procedimiento de control de la información documentada del SIG (PD-GCL-09). | Muy baja | Moderado | Media | Reducir | Divulgar mediante los canales de comunicación oficiales de la Universidad, aspectos relacionados con el Sistema de Gestión, con el fin de contribuir a la toma de conciencia sobre el mencionado sistema en la Comunidad Universitaria | 30-08-2024 | Asesora de Planeación | Piezas publicitarias divulgadas a través de los canales de comunicación de la Universidad | N/A | Presentar informe del estado de los Sistemas de Gestión a la alta dirección, con el fin de que se tomen las decisiones pertinentes para garantizar el sostenimiento y fortalecimiento de los mismos. | Informe a la alta dirección. | Asesor de Planeación | 1 mes | 30 de abril | 29 abril 2024 | Se realizó la consolidación de la información para el informe de la revisió por la dirección a cargo de la oficina asesora de planeación a los sistemas de gestión de la calidad y gestión ambiental. | Evidencia | equipo de calidad | Una vez se verifica la información reportada en el avance de las acciones de control se verifica que son acordes con la información depositada en el monitoreo. | 30 de abril | 0 | 0 | Vencida | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Informe revisión por la dirección 2023 | Para el proceso se debe establecer las acciones de mejora o de control y presentar las evidencias pertinentes a corte abril 30 de 2024. | |
30 | 30 de agosto | 30/08/2024 | Acciones realizadas como aplicación de los controles: En el marco de la implementación de los sistemas de gestión de la calidad y ambiental, se han realizado las siguientes actividades: - Apoyo en la gestión documental de los procesos que han solicitado el acompañamiento del Sistema de Gestión de la Calidad (Evidencia en el Mapa de procesos) - Monitoreo de riesgos a los procesos. - Monitoreo a los indicadores de gestión de los procesos, - Ejecución de auditorías internas a los sistemas de gestión, de acuerdo al Programa anual de auditoría (Evidencia en esta Carpeta). - Se realizó visita de acompañamiento con seguridad y salud en el trabajo para revisión de PTAR, PTAP y zona de piscina de la universidad, las respectivas recomendaciones se enviaron a vicerrecursos para la construcción del cuarto de almacemnamiento de químicos de la PTAP. Se participó en la jornada del primer encuentro con la U II-2024, con el fin de dar a conocer a los nuevos estudiantes el SGA y su política. Se realizaron capacitaciones a estudiantes y administrativos de buenas prácticas ambientales para contribuir con los programas de ahorro y uso eficiente del agua, programa de gestión de residuos sólidos, programa de ahorro de enerrgía y programa de biodiversidad. Se relizó entrega de etiquetas para residuos quimicos e infecciosos para el manejo adecuado de residuos peligrosos. Acciones de tratamiento: - Se realizó pieza publicitaria para divulgación de la Política de Riesgos de la Universidad, la cual se publicó mediante las redes sociales de la Universidad | Evidencia | Equipo de calidad | Al realizar la verificación de los reportes que soportan las evidencias que soportan las acciones realizadas para mitigar la materialización del riesgo se encuentra coherente con lo mencionado, dando cumplimiento a lo proyectado, se observa la evidencia que soporta la acción de tratamiento con una pieza publicitaria sobre la politica de riesgos en la Universidad de los Llanos, divulgada en las redes sociales institucionales, Adicionalmente se encuentran los reportes del PAI, se muestra evidencia por parte de los sistemas de gestión de la calidad así como gestión ambiental. | 31 de agosto | 100 | 5 | Ejecutada | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Buenas practicas ambientales - Listados de capacitaciones -PDF con información pertinente de las acciones | Se evidencia la implementación de piezas publicitarias a través de los canales de comunicaciones de la Universidad dando a conocer la Politica de Riesgos cumpliendo con el control establecido y se evidencia El apoyo, monitoreo y ejecución en temas de Calidad y Ambiental. | ||||||||||||||||||||||||||
31 | 30 de diciembre | Evidencia | 31 de diciembre | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
32 | Gestión de Internacionalización | Incorporar la dimensión internacional e intercultural del conocimiento en los espacios universitarios mediante la movilidad para la formación de la comunidad universitaria, estableciendo seguimiento a los convenios, redes y alianzas interinstitucionales de cooperación, diseño-ejecución de proyectos colaborativos en investigación y desarrollo, participación en sociedades del conocimiento y la institucionalización de la internacionalización en Unillanos. | Posibilidad de afectación reputacional por el incumplimiento de los compromisos adquiridos en los convenios suscritos con entidades nacionales e internacionales debido a la falta de seguimiento por parte de internacionalizacion y demoras en el tramite interno para la suscripción de convenios en la institución. | Oficina de Internacionalización y Relaciones Interinstitucionales | Operativo | - Demora en el trámite interno para la suscripción de convenios. -Falta de seguimiento a los convenios por parte de la oficina de internacionalización | 1) Pérdida de las relaciones interinstitucionales. 2) Detrimento de la imagen institucional. 3) Incumplimiento de los objetivos planteados. 4)Insatisfacción de la comunidad Unillanista. 5) Disminución de la proyección internacional en la institucion. 6) Perdida de oportunidades para realizar trabajos conjuntos que permitan la retroalimentación en la docencia e investigación | GIT_01 | Media | Mayor | Extrema | - Los profesionales de apoyo y la coordinación de OIRI al inicio de cada mes verifican los tramites internos para la gestión de convenios mediante matriz parametrizada en excel, con el fin de evidenciar que los convenios se encuentren suscritos en los tiempos esperados. | Baja | Mayor | Alta | Reducir | - Realizar seguimiento a la gestión de convenios y entregar a la dirección de curriculo los informes de seguimiento de convenios. | Mensual | Lider OIRI | Informe mensual de cada convenio | No. de informes realizados / No. de informes programados x 100% | Informar a la institución aliada los motivos de la demora en los tramites del convenio y acordar una nueva fecha. | Correos enviados a las instituciones aliadas | Líder OIRI | Cada vez que se vence el convenio | 30 de abril | 30 de abril | Se realizó la elaboración y presentación de los informes de seguimiento mensualizados correspondientes a los 32 convenios en los meses de febrero, marzo y abril, en cumplimiento con la Resolución Superior No. 1029. Estos informes se basaron en los avances y actividades establecidas en la matriz de convenios, y fueron preparados detallando el cumplimiento de los compromisos, logros, dificultades y propuestas de solución de cada uno de los convenios. Una vez elaborados, se notificó al supervisor para su revisión y firma al final de cada mes (febrero, marzo y abril), asegurando que el proceso se realizara dentro de los plazos establecidos. Los informes fueron entregados al supervisor de manera formal por medio del drive https://docs.google.com/spreadsheets/d/1KhHVCNqFSrclU33O0CBGgqTgWqUwFzaI/edit?gid=1890797317#gid=1890797317 relacionado cada carpeta y mesde cada informe, y se realizó el debido seguimiento para asegurar que fueran revisados y firmados. A lo largo de este proceso, se mantuvo actualizada la matriz de convenios, la cual permitió consolidar el estado de avance de cada convenio. De esta forma, se garantizó el cumplimiento de los procedimientos establecidos por la normativa vigente y la correcta ejecución de las actividades, asegurando que todos los informes de seguimiento fueran entregados puntualmente y con la debida validación por parte del supervisor. | Evidencia | Ricardo Arango Restrepo | Una vez se verifica la información depositada en las acciones realizadas se verifica que son acorde con las evidencias, sin embargo se recomienda ser mas explicitos en el reporte de las acciones siendo mas descriptivos en las acciones realizadas asi como en la evidencia que se carga como soporte, se recomienda ser explicitos en el cargo en el item responsable. | 30 de abril | 50% | 5 | En proceso | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Matriz de seguimiento a convenios | No se evidencia seguimiento a convenios con sus respectivos informes mes de abril de 2024. | |
33 | 30 de agosto | 30 de agosto | Se realizó la elaboración y presentación de los informes de seguimiento mensualizados correspondientes a los 32 convenios en los meses de mayo, junio,julio y agosto, en cumplimiento con la Resolución Superior No. 1029. Estos informes se basaron en los avances y actividades establecidas en la matriz de convenios, y fueron preparados detallando el cumplimiento de los compromisos, logros, dificultades y propuestas de solución de cada uno de los convenios. Una vez elaborados, se notificó al supervisor para su revisión y firma al final de cada mes (mayo, junio,julio y agosto), asegurando que el proceso se realizara dentro de los plazos establecidos. Los informes fueron entregados al supervisor de manera formal por medio del drive https://docs.google.com/spreadsheets/d/1KhHVCNqFSrclU33O0CBGgqTgWqUwFzaI/edit?gid=1890797317#gid=1890797317 relacionado cada carpeta y mesde cada informe, y se realizó el debido seguimiento para asegurar que fueran revisados y firmados. A lo largo de este proceso, se mantuvo actualizada la matriz de convenios, la cual permitió consolidar el estado de avance de cada convenio. De esta forma, se garantizó el cumplimiento de los procedimientos establecidos por la normativa vigente y la correcta ejecución de las actividades, asegurando que todos los informes de seguimiento fueran entregados puntualmente y con la debida validación por parte del supervisor. | Evidencia | Felipe Linares López | Una vez se verifica la información se encuentra el reporte del avance al corte del mes de agosto se procede a verificar los reportes del mes de agosto encontrando vacia la carpeta, por esta razón no se encuentra el reporte oportuno de las acciones realizadas, se proyecta informar al proceso para que se realice el reporte oportuno y se subsane para el proximo monitoreo. | 31 de agosto | 0% | 0 | Vencida | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | No hay evidencia reportada | No se evidencia seguimiento a convenios con sus respectivos informes mensuales.. | ||||||||||||||||||||||||||
34 | 30 de diciembre | Evidencia | 31 de diciembre | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
35 | Posibilidad de afectación reputacional por el incumplimiento de los compromisos adquiridos por estudiantes y docentes en la movilidad académica debido a la falta de seguimiento en la entrega de los informes de movilidad por parte de los estudiantes y docentes | Oficina de Internacionalización y Relaciones Interinstitucionales | Operativo | - Falta de seguimiento en la entrega de los informes de movilidad por parte de los estudiantes y docentes - Falta de interes en el cumplimiento de los compromisos de movilidad por parte de los estudiantes y docentes | 1) Incumplimiento de la normatividad interna por parte de quienes realizan movilidad académica. 2) Incumplimiento al procedimiento movilidad saliente nacional e internacional. 3) Perdida de credibilidad en la información reportada por el proceso. 4) Retraso en el proceso. | GIT_02 | Alta | Moderado | Alta | - El Coordinador de OIRI y los profesionales de apoyo verifican que la información suministrada por los estudiantes y docentes corresponda a los requisitos de acuerdo al tipo de movilidad, a través del cotejo con el acuerdo académico y procedimiento de movilidad saliente nacional e internacional donde están los requisitos y la revisa con la información suministrada por los estudiantes y docentes. | Media | Moderado | Alta | Reducir | - Divulgación a la comunidad estudiantil y docente sobre los compromisos a cumplir durante la movilidad academica. | Anual | Líder OIRI | Acta o carta de compromiso | No. de divulgaciones realizadas / No. de divulgaciones programadas x 100% | Informar al comite de relaciones nacionales e internacionales sobre los estudiantes y docentes que incumplieron los requisitos de la convocatoria y de movilidad | Acta de comite | Líder OIRI | Cada vez que se vence el convenio | 30 de abril | 6 de mayo | Para mitigar el riesgo del inclumplimiento de los requisitos de los estudiantes en movilidad de intercambios, prácticas y pasantías del IPA de 2024, se realizó un seguimiento a cada estudiante a través del correo y vía telefónica. La evidencia de la entrega de estos, se ven reflejados en las columnas de la BF a la CX de la matriz "CUADRO INTERCAMBIOS ACADÉMICOS, PRÁCTICAS Y PASANTÍAS 2024". Igualmente, quedan los soportes en la carpeta de cada estudiante. Asimismo, hasta no cumplir con todos los requisitos y compromisos, no se solicitará a la Oficina de Admisiones, las Equivalencias de Notas. La cual se realiza cuando los estudiantes hayan culminado su movilidad y hayan quedado al día con la entrega de todos los compromisos adquiridos en movilidad, los cuales se videnciarán las entregas desde la columna BF a la CX. También, el seguimiento y la entrega de estos informes mensuales de movilidad de los estudiantes, se realizan a través del correo con copia al Programa Académico. | Evidencia | Lina Cuéllar | Una vez se verifica la información depositada en las acciones realizadas se verifica que son acorde con las evidencias, sin embargo se recomienda ser mas explicitos en el reporte de las acciones siendo mas descriptivos en las acciones realizadas asi como en la evidencia que se carga como soporte, se recomienda ser explicitos en el cargo en el item responsable. | 30 de abril | 100% | 5 | Ejecutada | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Cuadro Intercambios acádemicos, prácticas y pasantías 2024. - links de las carpetas de los estudiantes con movilidad en intercambios académicos, prácticas y pasantías durante el 2024-1 | Se verifica que se cumplieron las acciones de mejora en el tiempo establecido por parte del proceso. | |||
36 | 30 de agosto | 30 de agosto | Para mitigar el riesgo del inclumplimiento de los requisitos de los estudiantes en movilidad de intercambios, prácticas y pasantías del IPA de 2024, se realizó un seguimiento a cada estudiante a través del correo y vía telefónica. Los soportes en la carpeta de cada estudiante. Asimismo, hasta no cumplir con todos los requisitos y compromisos, no se solicitará a la Oficina de Admisiones, las Equivalencias de Notas. La cual se realiza cuando los estudiantes hayan culminado su movilidad y hayan quedado al día con la entrega de todos los compromisos adquiridos en movilidad. | Evidencia | Una vez se verifica la información se encuentra el reporte del avance al corte del mes de agosto se procede a verificar los reportes del mes de agosto encontrando vacia la carpeta, por esta razón no se encuentra el reporte oportuno de las acciones realizadas, se proyecta informar al proceso para que se realice el reporte oportuno y se subsane para el proximo monitoreo. | 31 de agosto | 0% | 0 | Vencida | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | No hay evidencia reportada | No se evidencia la divulgación a la comunidad estudiantil y docente sobre los compromisos a cumplir durante movilidad académica. | |||||||||||||||||||||||||||
37 | 30 de diciembre | Evidencia | 31 de diciembre | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
38 | Posibilidad de afectación reputacional por disminución de la movilidad saliente de estudiantes de intercambio académico debido a los cambios en el contexto de la Universidad que generan cese de actividades académicas y la falta de divulgación de las oportunidades de movilidad. | Oficina de Internacionalización y Relaciones Interinstitucionales | Operativo | - Cambios en el contexto de la Universidad que genera cese de actividades académicas - Falta de divulgación en los programas y oportunidades de movilidad | 1) Afectación en los indicadores de movilidad de los programas de pregrado 2) Afectacion de los intercambios para los estudiantes de noveno y decimo semestre 3) No se logra el intercambio académico y cultural esperado para fortalecer la formación e investigación en la Institución 4) Los estudiantes desaprovechen las oportunidades de crecimiento personal, académico y profesional en contextos multiculturales | GIT_03 | Media | Moderado | Alta | - La coordinación de OIRI verifica la matriz de movilidad en donde se tiene caracterizado los estudiantes y docentes asi revisando los requisitos y avance en el proceso de movilidad - Los profesionales de apoyo y la coordinacion de OIRI implementan los controles establecidos en el procedimiento movilidad saliente nacional e internacional PD-GIT-08 para gestionar y facilitar la insercion de la comunidad academica en escenarios nacionale e internaciones que permita la transferencia y generacion de competencias globales e interculturales, el afianzamiento de vinculos con aliados y el incremento de la visibilidad | Baja | Moderado | Media | Reducir | Divulgación de las oportunidades de movilidad | Semestral | Líder OIRI | Correos, boletines o actas de reunion | (Divulgaciones realizadas / Divulgaciónes programadas) 100% | Solicitar plan de contigencia al Consejo Académico para que se realice cursos intensivos a estudiantes seleccionados y que puedan culminar sus cursos antes de las fechas establecidas por R.Académica | Oficios enviados a facultades, Vicerrectoría Académica y Comunicado por parte del Consejo Académico | Líder OIRI | Cada vez que se requiera | 30 de abril | 6 de mayo | Para mitigar el riesgo de la participación de estudaintes en movilidades de intercambios, prácticas y pasntías en el 2024-1, desde OIRI se han realizado las siguientes acciones: - Se divulgó la convocatoria para intercambio académico saliente 2024-1 a través de correo electrónico masivo a estudaintes de pregrado, posgrado, programas académicos y facultades. - Se divulgó la convocaría igualmente en los diferentes medios de comunicación de OIRI como redes sociales y micrositio - Se realizó la divulgación en el Unillanista - Se realizó socializaciones personalizadas | Evidencia | Lina Cuéllar | Una vez se verifica la información depositada en las acciones realizadas se verifica que los soportes de correos electronicos masivos no se encuentran reportados o no son coherentes con el reporte, sin embargo se recomienda ser mas explicitos en el reporte de las acciones siendo mas descriptivos en las acciones realizadas asi como en la evidencia que se carga como soporte, se recomienda ser explicitos en el cargo en el item responsable. | 30 de abril | 0% | 0 | Vencida | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | Carpeta drive compartida | - No se evidencia la divulgación por correo electrónico masivo para intercambio académico saliente 2024-1. - No se evidencia la divulgación de la información en redes sociales para intercambio académico 2024-1. - No hay evidencia de la divulgación en el Unillanista. | |||
39 | 30 de agosto | 30 de agosto | Para mitigar el riesgo de la participación de estudaintes en movilidades de intercambios, prácticas y pasntías en el 2024-2, desde OIRI se han realizado las siguientes acciones: - Se divulgó la convocatoria para intercambio académico saliente 2024-2 a través de correo electrónico masivo a estudaintes de pregrado, posgrado, programas académicos y facultades. - Se divulgó la convocaría igualmente en los diferentes medios de comunicación de OIRI como redes sociales y micrositio - Se realizó la divulgación en el Unillanista - Se realizó socializaciones personalizadas | Evidencia | Una vez se verifica la información se encuentra el reporte del avance al corte del mes de agosto se procede a verificar los reportes del mes de agosto encontrando vacia la carpeta, por esta razón no se encuentra el reporte oportuno de las acciones realizadas, se proyecta informar al proceso para que se realice el reporte oportuno y se subsane para el proximo monitoreo. | 31 de agosto | 0% | 0 | Vencida | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | No hay evidencia reportada | - No se evidencia la divulgación por correo electrónico masivo para intercambio académico saliente 2024-1. - No se evidencia la divulgación de la información en redes sociales para intercambio académico 2024-1. - No hay evidencia de la divulgación en el Unillanista. | |||||||||||||||||||||||||||
40 | 30 de diciembre | Evidencia | 31 de diciembre | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
41 | Docencia | Formar integralmente ciudadanos, profesionales y científicos, capaces de adaptar y generar conocimiento para el desarrollo de la Orinoquia y del país. | Afectación económica y reputacional por indebido manejo de la información del Sistema de Información Académica de Unillanos - SIAU, para favorecimiento de un tercero | Oficina de Admisiones, Registro y Control Académico | Corrupción | - Indebido cuidado profesional del personal administrativo - Controles débiles en el acceso a la información - Sistema de informacion SIAU incompleto para realizar la totalidad de funciones a cargo de la Oficina de Admisiones - Debilidades en el respaldo de la información del SIAU | 1. Avales sin cumplir requisitos para trámites de grado y otorgamiento de títulos 2. Pérdida de la integridad de la información académica de los usuarios 3. Intervención de órganos de control 4. Afectación a la imagen institucional 5. Desconfianza en los resultados generados por el proceso 6. Pérdida de recursos, por recibos de matrícula generados incorrectamente | DOC_01 | Media | Mayor | Extrema | - El personal de la oficina de Admisiones, verifica el cumplimiento de los requisitos por parte de los aspirantes a título de grado y posgrado, de acuerdo a las listas de chequeo en cada caso, y remite el listado de los graduandos a la Secretaría General - El jefe de la oficina de admisiones, realiza sensibilización a su equipo de trabajo sobre el desarrollo de los procedimientos y la normatividad aplicable - El jefe de la oficina de admisiones, identifica las necesidades en términos de la funcionalidad del sistema, y reporta a la oficina de Sistemas para el respectivo desarrollo, en el formato diseñado para tal fin - La oficina de Sistemas, garantiza el respaldo de la información mediante la realización de back-up programados - La oficina de admisiones y la oficina de sistemas, realizan auditorías aleatorias a una muestra del proceso de cancelación de cursos y semestre, y al proceso de modificación de notas | Muy baja | Mayor | Alta | Reducir | Actualizar las contraseñas de acceso a las plataformas externas de verificación de la información de los aspirantes y estudiantes de la Universidad | 30-09-2024 | Jefe OARCA | Evidencia de actualización otorgada por la plataforma respectiva | =(Número de contraseña actualizadas / No. total de plataformas externas de verificación)*100 | Evaluar la situacion presentada, notificarlo a la Vicerrectoria Academica y remitirlo a los organos de control en caso que sea pertinente | Oficio de notificacion a vicerrectoria academica y organos de control. | Jefe Oficina de Admisiones Registro y Control Academico | 5 dias habiles luego de su deteccion | 30 de abril | Enero hasta Abril | * En la vigencia Enero - Abril se relizó la verificacion de cumplimiento de requisitos a estudiantes ára grado. En constancia se remiteron 09 oficios a la Secretaria General. * El dia 29 de febrero se realizó una sensibilizacion con el Equipo de la Oficina de Admisiones, sobre los procedimientos y la normatividad aplicable al quehacer de la Oficina de Admisiones, como evidencia se adjunta el Acta de reunion 001 de 2024. * En el plazo de ejecucion se han remitido solicitudes a la Oficina de Sistemas, en pro del mejoramiento y ajuste del Sistema de Informacion SIAU. * La auditoria del proceso de cancelacion de cursos, cancelacion de semestre y modificacion de notas, se realizará luego de la finalizacion del periodo 2024-1, es decir, posterior al mes de agosto de 2024. | Evidencia | Jefe Oficina de Admisiones | Al verificar el avance en las acciones realizadas se identifica que las evidencias son acordes a las actividades mencionadas en el recuadro de acciones realizadas, presentando coherencia con la información depositada. | 30 de abril | 50 | 2 | En proceso | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Solicitudes ajustes SIAU - Oficios remitidos - Acta de reunión 001 de 2024. | En la evidencia se confirma el seguimiento al cumplimiento de requisitos de aspìrantes pero no se evidencia la acciòn de mejora en la actualizaciòn de las contraseñas en las plataformas externas. | |
42 | 30 de agosto | Mayo hasta Agosto | * En la vigencia Mayo - Agosto se relizó la verificacion de cumplimiento de requisitos a estudiantes ára grado. En constancia se remiteron 10 oficios a la Secretaria General. * En el plazo de ejecucion se han remitido solicitudes a la Oficina de Sistemas, en pro del mejoramiento y ajuste del Sistema de Informacion SIAU. * Se ha hecho el restablecimiento/cambio de contraseña en la palataforma Vivanto para la verificacion de aspirantes perteneceientes a la poblacion Victima, se remitio solicitud para restablecimiento de acceso a la palataforma PRISMA para la verificacion de resultados ICFES lo anterior teniento en cuenta q la opcion que se encuentra dentro de la plataforma no funciona adecuadamente. Las plataformas de verificacion de poblacion indigena, afro, reservista, es de consulta publica dispuesta por el MinInterior y no se requiere de usuario/contraseña. Las demas categorias de admision especial (Departamento sin IES, Municipio Dificil Acceso, Deportista) no existe plataforma con usuario y contrasela para verificacion, la Ofiicna de admisiones confirma la veracidad de las certificaciones allegadas por los admitidos a traves de correo electronico con las entidades que expiden dichas certificaciones) * La auditoria del proceso de cancelacion de cursos, cancelacion de semestre y modificacion de notas, se realizará entre Septiembre y Noviembre de 2024. | Evidencia | Jefe Oficina de Admisiones | Al verificar los soportes adjuntos en la evidencia sobre las acciones realizadas se evidencia conformidad en la entrega dando cumplimiento a lo proyectado. | 31 de agosto | 100 | 5 | Ejecutada | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Avance cambios de contraseñas - Oficios remitidos General - Solicitudes ajustes SIAU | Se evidencia la solicitud de actualización de información al sistema SIAU y la verificación de cumplimiento de requisitos con respectivos soportes. | ||||||||||||||||||||||||||
43 | 30 de diciembre | Evidencia | 31 de diciembre | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
44 | Posibilidad de afectación económica y reputacional, por baja satisfacción de los usuarios frente a la prestación del servicio de docencia, por debilidades en la aplicación de los controles establecidos | Vicerrectoría Académica | Operativo | - Desconocimiento o desatención de las directrices institucionales por parte de docentes y supervisores - Ausencia de reglamentación respecto a las funciones y obligaciones de los docentes de planta, ocasionales y catedráticos | 1. Incumplimiento de los requisitos ofertados a los estudiantes 2. Detrimento patrimonial 3. Afectación a la imagen institucional 4. Intervención de órganos de control 5. Generación de traumatismos en los procesos misionales y administrativos | DOC_02 | Media | Moderado | Alta | - La Vicerrectoría Académica y la Dirección General de Currículo, establecen las directrices y los controles para la prestación del servicio de docencia (PD-DOC-38) - El Comité de Programa, establece las generalidades del diseño de curso de programas presenciales y el docente titular establece particularidades del desarrollo del curso (FO-DOC-81 y FO-DOC-140), y se entrega a la dirección del Programa Académico correspondiente - El docente titular de cada curso (para el caso de docentes catedráticos) controla la asistencia de los estudiantes (FO-DOC-23) y reporta a la dirección del programa académico correspondiente - El Consejo Académico establece calendarios especiales en los casos en que se presente inicio extemporáneo de las clases | Muy baja | Moderado | Media | Reducir | #REF! | 31-12-1899 | Vicerrectoría Académica/Consejo Académico | Resolución Académica de Calendario | Acto administrativo | Abordar la situación al interior de los respectivos Comités de Programa y Consejos de Facultad con miras a documentar el hecho de tal forma que se refleje en la evaluación del desempeño del docente, y a su vez informar de lo pertinente a la Oficina de Control Interno de Gestión | Actas de Comités de Programa y Consejos de Facultad | Comités de Programas y Consejos de Facultad | Inmediatamente se evidecie la materialización del riesgo | 30 de abril | Primer periodo académico 2024 | *De conformidad con la Resolución Académica 096 de 2023, los periodos académicos de la vigencia 2024 están compuestos por 17 semanas cada uno, lo que ha permitido garantizar la prestación del servicio de docencia en condiciones de normalidad. *De otro lado, en lo que respecta a la pertinencia de los docentes que imparten los distintos cursos, es válido destacar el proceso de verificación que realiza la Vicerrectoría Académica a los perfiles avalados por los Consejos de Facultad; como evidencia de ello se aportan los correos electrónicos donde se sugieren los ajustes respectivos. | Evidencia | Vicerrectoria académica | Al verificar el avance en las acciones realizadas se identifica que las evidencias son acordes a las actividades mencionadas en el recuadro de acciones realizadas, presentando coherencia con la información depositada. | 30 de abril | 50 | 2 | En proceso | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Resolución académica 096 de 2023 - Correo Universidad de los Llanos Solicitud publicación convocatoria. | Deben tener el cuenta para el proceso establecer las acciones de mejora o de control, no se evidencian actas de comitè de programas y Consejos de Facultad. | |||
45 | Regularización de calendario académico (desarrollo de dos periodos académicos por año) ejecutando 17 semanas | 01-01-1900 | Consejo Superior | Acuerdo Superior | Acto administrativo | 30 de agosto | cierre primer periodo académico de 2024 - apertura segundo periodo académico de 2024 | Dentro de las acciones desarrolladas para mitigar el riesgo, el 12 de julio del año en curso mediante Resolución Académica 055 de 2024, fueron modificados los artículos 2 y 3 de la Resolución Académica 096 de 2023, garantizando las 17 semanas para el segundo periodo de 2024, y la prestación del servicio en condiciones de normalidad. de otro lado, en lo que respecta a la pertinencia de los docentes que imparten los distintos cursos, es válido destacar el proceso de verificación que realiza la Vicerrectoría Académica a los perfiles avalados por los Consejos de Facultad; como evidencia de ello se aportan los correos electrónicos donde se sugieren los ajustes respectivos así como los resultados de las convocatorias ocasionales realizadas donde se puede ver los perfiles convocados. | Evidencia | Vicerrectoria académica | Se verifica la evidencia adjunta para soportar las acicones realizadas en lo que se refiere a reporte y avance de resoluciones y correos que soporten solicitudes de convocatorias docentes, se encuentra conformes las acciones de mejora y de control acorde a lo proyectado. | 31 de agosto | 100 | 5 | Ejecutada | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Resolución academica 055 de 2024 - Reportes convocatorias docente - Crongorama - Revisión perfiles -Listado seleccionados Facultades | Se evidencia Resolución Académica 055 de 2024, fueron modificados los artículos 2 y 3 de la Resolución Académica 096 de 2023, garantizando las 17 semanas para el segundo periodo de 2024, la verificación de los perfiles a publicar en las difernetes convocatorias de acuerdo a criterios establecidos, cronograma de convocatoria ocasional cumpliendo con las acciones. | |||||||||||||||||||||
46 | Verficar los perfiles a publicar en las diferentes convocatorias de acuerdo con los criteriios establecidos según áreas de conocimiento, formación, experiencia docente y profeosional y productividad académica. | 02-01-1900 | Vicerrectoría Académica/Consejo Académico | Revisión perfiles (correo electrónico) | Perfil publicado | 30 de diciembre | Evidencia | 31 de diciembre | |||||||||||||||||||||||||||||||
47 | Posibilidad de afectación económica y reputacional por demoras en la creación de programas académicos, debido a debilidades en la aplicación de controles en las diferentes etapas del proceso | #REF! | Operativo | - La Institución no ha expedido regulaciones oportunas y pertinentes en materia de creación de programas académicos de pregrado y posgrado - No existen criterios institucionales que articulen las propuestas de programas nuevos con las tendencias nacionales e internacionales de las áreas de conocimiento | 1. Detrimento patrimonial 2. Ineficiencia en el uso de los recursos 3. Afectación a la imagen institucional frente a los usuarios y la comunidad en general 4. Intervención de organismos de control 5. Pérdida de competitividad y responsabilidad social frente a los nuevos conocimientos | DOC_03 | Media | Moderado | Alta | - El Consejo Superior expidió la resolución superior No. 005 de 2023, “Por la cual se establecen los lineamientos para la creación de programas de pregrado y posgrado en la Universidad de los Llanos”, y la vicerrectoría Académica informó la expedición de la norma a las partes interesadas pertinentes. - La Vicerrectoría Académica, en articulación con Acreditación y Dirección General de Currículo, establecieron controles y responsables en las diferentes etapas de la creación de programas académicos de pregrado y posgrado, mediante la actualización del "PD-DOC-12 PROCEDIMIENTO PARA LA CREACIÓN DE PROGRAMAS ACADÉMICOS". - Las Facultades que han presentado nuevos programas académicos de pregrado o posgrado para creación, financiados con recursos de estampilla, reportan la información de la ejecución de avances a la oficina de Planeación, desde donde a su vez, se reporta en el DIARI de la Contraloría General de la República. - Los docentes que participen en la formulación de propuestas para nuevos programas académicos, cuentan con las herramientas de Proyección financiera inicial pregrado y posgrado (FO-DIE-25 y FO-DIE-26) - La Vicerrectoría Académica estableció los requisitos mínimos para la presentación de propuesta de creación de programas nuevos, con el fin de identificar la pertinencia y viabilidad de la oferta, mediante el formato FO-DOC-139. | Muy baja | Moderado | Media | Reducir | Hacer seguimiento al cronograma de actividades establecido para la creación del documento de condiciones de calidad de los programas nuevos | tres meses | Comité de Acreditación | Acta de comité | Seguimiento, acompañamiento y asesoria por parte de la Dirección General de Currículo, con el fin de evitar o corregir situaciones no deseadas | Acta de reunión | Dirección General de Currículo Secretaría Técnica de Acreditación | 11 meses | 30 de abril | 28/04/2024 | Con ocasión de la formulación del Proyecto de Inversión VIAC 09 0711 2023 CONSTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS MAESTROS PARA PROGRAMAS ACADÉMICOS DE GRADO Y POSGRADO EN LA UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS, la Dirección General de Currículo viene realizando seguimiento al proceso de contratacion de los servicios profesionales para la construcción de los respectivos documentos. En tal sentido, ha existido un acompañamiento permanente para sacar adelante las distintas apuestas curriculares. Como evidencia del acompañamiento, se adjunta matriz presentada por la Dirección General de Currículo, respecto de la ejecucón de los recursos en la presente vigencia. De igual manera, se han mantenido diálogos constantes con los Decanos de las Facultades involucradas, para orientarlos en el proceso de ejecución de las subactividades que componen el proyecto en mención. | Evidencia | Vicerrectoria académica | Al verificar el avance en las acciones realizadas se identifica que las evidencias son acordes a las actividades mencionadas en el recuadro de acciones realizadas, presentando coherencia con la información depositada. | 30 de abril | 0 | 0 | Vencida | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Construcción de documentos maestros para programas académicos de grado y posgrado. | No se evidencia el seguimiento al cronograma de actividades y tampoco actas de comitè. | ||||
48 | Presentar informe ante el Consejo ]Académico relacionado con el avaces de la construccion de documentos de calidad de las propuestas aprobadas | semestral | STA/ Vicerrectoría Académica | Informe de avance nuevos programas | 30 de agosto | Mayo - Agosto 2024 | Dentro de las acciones desarrolladas para mitigar el riesgo, se continua con el seguimiento al proyecto de Inversión VIAC 09 0711 2023 CONSTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS MAESTROS PARA PROGRAMAS ACADÉMICOS DE GRADO Y POSGRADO EN LA UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS y lo relacionado con el proceso de contratacion de los servicios profesionales para la construcción de los documentos de condiciones en calidad, seguimiento realizado desde la Dirección General de Currículo. En tal sentido, ha existido un acompañamiento permanente para sacar adelante las distintas apuestas curriculares. Como evidencia del acompañamiento, se adjunta correos de seguimiento a nuevas apuestas académicas por parte de la Dirección General de Currículo, y actas del comité de Acreditación en donde se presenata el estado de avance de dichas propuestas y los trámtes realizados ante el MEN, así como los nuevos registros calificados otorgados (programa de sociología) y la nueva oferta realizada pra el periodo 2024-2 (Licenciatura Español e Inglés y Ingeniería Forestal). | Evidencia | Vicerrectoria académica | Al revisar los reportes adjuntos en la evidencia el avance en el que se encuentra conforme a las acciones de mejora proyectadas en lo que se relaciona a informes ante el consejo academico sobre el estado de avance de nuevos programas, dando cumplimiento a lo proyectado. | 31 de agosto | 100 | 5 | Ejecutada | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Acta curriculo programas nuevos -Actas de reunión avances- Seguimientos | Se evidencia Informe Secretaría Técnica Acreditación y actas de informes de seguimiento realizados desde la Dirección General. | ||||||||||||||||||||||
49 | 30 de diciembre | Evidencia | 31 de diciembre | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
50 | Posiblidad de afectación económica y reputacional por pérdida de fiabilidad e integridad de la información del Centro de Idiomas, debido debilidades en la aplicación de controles en la gestión de la información del Centro de Idiomas | Centro de Idiomas | Operativo | - Controles ineficaces en la gestión de la información - Carencia de mecanismos de copias de respaldo para garantizar recuperabilidad de la información - Indebido cuidado profesional de las personas que administran o tienen acceso al sistema de información | 1. Incumplimiento de requisitos legales o del cliente. 2. Generación de salidas no conformes. 3. Afectación a la imagen del Centro de idiomas 4. Reprocesos | DOC_04 | Media | Moderado | Alta | - El personal de apoyo administrativo del Centro de Idiomas, realiza la verificación de la completitud de la información cargada por estudiantes externos matriculados - El personal de apoyo administrativo del Centro de Idiomas, está realizando la migración de la información de los usuarios internos y externos del Centro de Idiomas, al SIAU - El personal de la oficina de Sistemas, programa la realización de back-up a la información del SIAU - La directora del Centro de idiomas, asigna actividades en cuanto a la administración de la información de los usuarios del Centro de Idiomas - El personal de apoyo administrativo del Centro de Idiomas, se acoje a lo dispuesto en el "PT-DOC-01 Protocolo de respaldo y restauración de la información del Centro de Idiomas" | Muy baja | Menor | Baja | Reducir | Divulgar al equipo de trabajo del Centro de Idiomas el "Protocolo de respaldo y restauración de la información del Centro de Idiomas" | Semestral | Directora del Centro de Idiomas | Acta de reunión | N/A | Revisión de la trazabilidad y recuperación de la información, a través de los diferentes medios disponibles | Información recuperada y disponible en el Sistema de Información | Director Centro de Idiomas - Jefe oficina de sistemas | 15 días | 30 de abril | 18 de abril 2024 | En cuanto a la acción de control, el "Protocolo de respaldo y restauración de la información del Centro de Idiomas" se comunicó a los colaboradores el 18 de abril de 2024, según lo registrado en el acta de la reunión número 26 de la dependencia. Sin embargo, esta misma acción ya se había llevado a cabo el 01 de diciembre de 2023, según el acta de la reunión 27 de la misma, se plantea nuevamente realizar la acción debido a cambios en el personal del Centro de Idiomas. En estas reuniones se presentaron y discutieron los procedimientos de respaldo de datos. | Evidencia | Dirección centro de idiomas | Al verificar el avance en las acciones realizadas se identifica que las evidencias son acordes a las actividades mencionadas en el recuadro de acciones realizadas, presentando coherencia con la información depositada. | 30 de abril | 100 | 5 | Ejecutada | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Acta 027 Centro de idiomas 2023 - Acta 026 Centro de idiomas 2024 | Se evidencia el cumplimiento de la acciòn de mejora en las actividades realizadas con la evidencia cargada | |||
51 | 30 de agosto | 27 de agosto 2024 | Para este período, se informa que la divulgación del "Protocolo de Respaldo y Restauración de la Información" se realizó en el corte anterior, el 18 de abril de 2024, según consta en el acta 026. Sin embargo, debido a la incorporación de nuevo personal en el Centro de Idiomas, se llevó a cabo una sensibilización adicional sobre el tema el 27 de agosto de 2024, registrada en el acta 042. Por otro lado, la acción de contingencia no se ejecutó, ya que el riesgo no se materializó. | Evidencia | Dirección centro de idiomas | Se evidencia cumplimiento con el reporte de las evidencias cargadas que justifican las acciones de tratamiento del riesgo. | 31 de agosto | 100 | 5 | Ejecutada | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Acta 027 Centro de idiomas 2023 - Acta 026 Centro de idiomas 2024 - Acta 042 Centro de idiomas 2024, | Se evidencia el cumplimiento de la acciòn de mejora en las actividades realizadas con la evidencia cargada | ||||||||||||||||||||||||||
52 | 30 de diciembre | Evidencia | 31 de diciembre | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
53 | Posibilidad de afectación económica y reputacional debido a interrupción en la prestación de los servicios a usuarios internos y externos, debido a alteraciones de orden público o diferencias en el calendario académico del Centro de Idiomas respecto al calendario académico de los programas de pregrado. | Centro de Idiomas | Operativo | - Debilidades en la normatividad interna, que regule la prestación de los servicios del Centro de Idiomas, para estudiantes BULL - Diferencias en el calendario académico del Centro de Idiomas respecto al calendario académico de los programas de pregrado, lo cual genera insuficiencia de personal académico administrativo - Infraestructura física insuficiente para la prestación del servicio | 1. Retrasos en el calendario académico 2. Afectación a los usuarios 3. Descenso en la cantidad de usuarios externos 4. Detrimentro patrimonial 5. Baja satisfacción de los usuarios, especialmente los externos | DOC_05 | Media | Moderado | Alta | - Se actualizó la normatividad interna que regula la prestación de los servicios del Centro de Idiomas a estudiantes BULL (Acuerdo Académico 003 de 2023) - El director del Centro de Idiomas, o quien haga sus veces solicita con antelación la contratación del personal académico y administrativo necesario para garantizar la prestación de los servicios del Centro de Idiomas - Los docentes del Centro de Idiomas, concertan con los estudiantes horarios para la reposición de clases o actividades complementarias | Baja | Moderado | Media | Reducir | Cambiar de sede para la prestación del servicio e informar a los usuarios de los cambios. | Cada vez que se presenten paros estudiantiles, alteraciones de orden público o novedades | Decano FCHE | Comunicado | No. de actividades ejecutadas / No. de actividades programado x 100% | Los docentes del Centro de Idiomas, concertan con los estudiantes horarios para la reposición de clases o actividades complementarias | Acta de reunión | Docentes del Centro de Idiomas | 15 días hábiles | 30 de abril | 15 de febrero 2024 | Durante este periodo de monitoreo, es relevante destacar que el riesgo no se concretó, evitando así la necesidad de activar la acción de contingencia para reponer clases o actividades adicionales, que implicaban la organización de reuniones entre docentes y estudiantes. A pesar de ello, permanecemos alerta ante posibles dificultades futuras y nos encontramos preparados para implementar los controles necesarios si es preciso. En caso de que el riesgo se materialice, se presentarán las pruebas correspondientes. Respecto a la acción de control vinculada al cambio de sede para la prestación del servicio y la notificación a los usuarios, hemos gestionado dicho cambio y se han enviado comunicados a la comunidad educativa para informar sobre estas modificaciones. | Evidencia | Dirección centro de idiomas | Al verificar el avance en las acciones realizadas se identifica que las evidencias son acordes a las actividades mencionadas en el recuadro de acciones realizadas, presentando coherencia con la información depositada. | 30 de abril | 100 | 5 | Ejecutada | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Comunicados Centro de Idiomas | Se confirma el cumplimiento de la acciòn de mejora expresadas en las acciones realizadas y respaldadas por las evidencias cargadas. | |||
54 | 30 de agosto | 29 de agosto 2024 | Durante este corte, y de acuerdo con el comunicado enviado el 18 de abril de 2024, se continuó el proceso de formación en el campus San Antonio y la sede Grama para los estudiantes del programa de Extensión a la Comunidad. Por lo tanto, se mantuvieron las mismas instalaciones para la prestación del servicio y no se realizó ninguna acción de control adicional. Por otro lado, el riesgo se materializó debido al paro estudiantil, lo que impidió la realización de las clases el 24 de agosto de 2024. Sin embargo, se emitió un comunicado a los estudiantes y a la comunidad en general. Tras la finalización del paro estudiantil, se envió un correo electrónico a la Vicerrectoría Académica solicitando la posibilidad de reanudar las clases el 31 de agosto. La Vicerrectoría confirmó que era viable, por lo cual se llevó a cabo una reunión, registrada en el acta de reunión interna del Centro de Idiomas 043, para definir y coordinar la reanudación de las clases, garantizando la recuperación de las sesiones perdidas y el normal desarrollo de las actividades académicas. Así, se reanudan las clases el 31 de agosto, con el compromiso de los docentes de reponer la clase perdida a través de reposiciones o actividades complementarias durante el transcurso del semestre, lo cual será documentado en un acta de reunión. | Evidencia | Dirección centro de idiomas | Se evidencia cumplimiento con el reporte de las evidencias cargadas que justifican las acciones de tratamiento del riesgo. | 31 de agosto | 100 | 5 | Ejecutada | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Acta 043 Centro idiomas 2024 - Comunicados Centro de idiomas | Se confirma el cumplimiento de la acciòn de mejora expresadas en las acciones realizadas y respaldadas por las evidencias cargadas. | ||||||||||||||||||||||||||
55 | 30 de diciembre | Evidencia | 31 de diciembre | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
56 | Investigación | Fomentar y apoyar las actividades conducentes a la generación y aplicación del conocimiento, a través de investigación científica y desarrollo tecnológico. | Posibilidad de afectación reputacional y economica por plagio de obras y productos de investigación debido al bajo uso de herramientas tecnologicas, desconocimiento de la normatividad o indebido cuidado profesional de los autores. | Dirección General de Investigaciones | Operativo | - Indebido cuidado profesional de los autores - Desconocimiento de la normatividad - Bajo uso de la herramienta tecnológica para la identificación de plagio | 1. Intervención de órganos de control. 2. Detrimento patrimonial. 3. Disminución de los indicadores institucionales. 4. Deterioro de la imagen institucional. 5. Perdida de recursos financieros. | INV_01 | Media | Mayor | Extrema | - El Director Técnico de Investigaciones, directores de centro de investigacion de facultad o Vicerrector académico efectuan capacitaciones de la normatividad relacionada con la citación de textos, manual de ética, entre otros. - El Director Técnico de Investigaciones gestiona la suscripción anual de la herramienta virtual para la detección de plagio. | Muy baja | Mayor | Alta | Reducir | -Divulgación del estatuto de propiedad intelectual y/o normatividad de citación de textos. | Anual | Director Técnico de Investigaciones Directores de centro de investigacion de facultad Vicerrector académico o profesional de apoyo | Correos electronicos | Divulgación realizada / Divulgacion programada x 100% | Se investiga con el posible autor del plagio y se asumen medidas internas para mitigar el impacto, si no se aceptan se remite informe a las instancias de control de la Universidad. | El documento presentado (proyecto, tesis, monografía) | Director Técnico de Investigaciones | Anual | 30 de abril | 01/01/2024 - 06/05/2024 | Se realizó una revisión del número de reportes realizados por usuarios de Unillanos a la herramienta Turnitin, en la que se registraron 1509 reportes de uso y 4374 de similitud en el periodo de enero a abril de 2024 (anexo) | Evidencia | Yohana Maria Velasco Santamaria /Directora Técnica de Investigaciones | Al revisar la información depositada en las acciones realizadas, se verifica que las evidencias son acordes a lo mencionado. Sin embargo se recomienda ser mas explicitos y descriptivos en las acciones así como en las evidencias que se depositan en el item de evidencias para mejorar el reporte. Adicionalmente, se recomienda mencionar el cargo del responsable que se reporta en el monitoreo. | 30 de abril | 70% | 3 | En proceso | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Pantallazo Turnitin actividades de uso - PantallazoTurnitin reportes de similitud | La evidencia adjunta no es clara para el seguimiento, se debe cumplir con las evidencias relacionadas para cada acción de mejora, en este caso, no se evidencia y no es clara la relación de los usuarios en los pantallazos adjuntos. En la acciòn de mejora en la divulgaciòn del estatuto de propedad intelectual y/o normatividad de citación de textos, Anual. No hay evidencia de correos electrónicos mostrando la trazabilidad que se lleva a cabo de este control. | |
57 | -Seguimiento del uso de la herramienta anti-plagio por parte de los docentes y estudiantes de posgrado. | Semestral | Director Técnico de Investigaciones | Reporte de entregas de documentos a plataforma de Turnitin y relación de los usuarios. | Seguimientos realizados / Seguimiento programados x 100% | 30 de agosto | 01/05/2024-30/08/2024 | Con respecto a la divulgación del estatuto de propiedad intelectual, el 22 de marzo se compartió con los docentes vía correo electrónico el Estatuto de Propiedad Intelectual y se les solicito aportes para su actualización (Anexo 1). En articulación con la Asociación Colombiana para el Avance de la Ciencia -AvanCiencia se realizaron dos (2) capacitaciones presenciales los días 05 y 06 de febrero de 2024. Las temáticas de los cursos que se dictaron en las capacitaciones presenciales fueron sobre: 1) Propiedad Intelectual (Derecho de autor, Plagio, Derechos morales y patrimoniales, Software, Patentes, Modelos de utilidad, Diseños industriales) se comparten las memorias y fotografías del curso (Anexo 2). Se realizó una revisión del número de reportes realizados por usuarios de Unillanos a la herramienta Turnitin, en la que se registraron 1.593 actividades de uso (Anexo 3), un total de 3.874 entregables cargados en la plataforma (Anexo 4) y un total de 3.634 reportes de similitud (anexo 5), esto corresponde al periodo comprendido de mayo a agosto de 2024, se anexan evidencia descargada de la plataforma de Turnitin. | Evidencia | Yohana Maria Velasco Santamaria /Directora Técnica de Investigaciones | Al realizar el monitoreo se evidencian que las evidencias cargadas se encuentran conforme a las acciones de tratamiento como lo son el seguimiento del uso de la herramienta anti-plagio por parte de los docentes y estudiantes de posgrado, se evidencia el reporte de entregas de documentos a plataforma turnitin dando cumplimiento a las acciones que corresponden al periodo del monitoreo. | 31 de agosto | 100% | 5 | Ejecutada | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Pantallazo Turnitin actividades de uso - PantallazoTurnitin reportes de similitud -Evidencias Propiedad Intelectual | Se evidencia cumplimiento en la divulgación del estatuto de Propiedad Intelectual y el respectivo seguimiento del uso de la herramienta anti-plagio por parte de los docentes y estudiantes de posgrado. | |||||||||||||||||||||
58 | 30 de diciembre | Evidencia | 31 de diciembre | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
59 | Posibilidad de afectación reputacional y economica por desvío y uso indebido de recursos de investigación en actividades de beneficio particular debido a la baja aplicación de los controles establecidos en los procedimientos para la gestión de proyectos de investigación. | Dirección General de Investigaciones | Corrupción | -Baja aplicación de los controles establecidos en los procedimientos para la ejecución de proyectos de investigación | 1. Intervención de órganos de control. 2. Detrimento patrimonial. 3. Disminución de los indicadores institucionales. 4. Deterioro de la imagen institucional. | INV_02 | Media | Catastrófico | Extrema | - El director tecnico de investigaciones y profesionales de apoyo verifica el estado financiero de los proyectos mediante la Matriz de seguimiento y control de los proyectos de investigación - El consejo de investigaciones revisa el estado general de los proyectos de investIgación mediante un informe emitido por la dirección general de invetigaciones | Baja | Catastrófico | Extrema | Reducir | Realizar seguimiento a la ejecución de los proyectos de investigación mediante el Consejo Institucional de Investigaciones. | Semestral | Director Técnico de Investigaciones | Actas del Consejo Institucional de Investigaciones | (Seguimientos ejecutados / Seguimientos programados)*100% | Realizar el reporte a los organismos de control de la Universidad. | Informes, Actas | Director Técnico de Investigaciones | Anual | 30 de abril | 01/01/2024 - 06/05/2024 | La Dirección General de Investigaciones en la Sesión ordinaria No. 002 del 15 de febrero 2024, presentó un informe general del estado de los proyectos de investigación de los cuales en ese momento se encontraban 72 proyectos vigentes. | Evidencia | Yohana Maria Velasco Santamaria /Directora Técnica de Investigaciones | Al revisar la información depositada en las acciones realizadas, se verifica que las evidencias son acordes a lo mencionado. Sin embargo se recomienda ser mas explicitos y descriptivos en las acciones así como en las evidencias que se depositan en el item de evidencias para mejorar el reporte. Adicionalmente, se recomienda mencionar el cargo del responsable que se reporta en el monitoreo. | 30 de abril | 100% | 5 | Ejecutada | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Acta 002 de 2024 - Resoluciones académicas | Se evidencia el informe general del estado de los proyectos de investigaciòn. | |||
60 | 30 de agosto | 01/05/2024-30/08/2024 | La Dirección General de Investigaciones en la Sesión ordinaria No. 024 del 22 de agosto 2024 (acta No 24 en proceso de elaboración), presentó un informe general del estado de los proyectos de investigación de los cuales en ese momento se encontraban 58 proyectos vigentes, no se presenta ningún proyecto aplazado o suspendido, se adjunta presentación proyectada en la sesión ordinaria No 24 (Anexo 6). Se adjuntan resoluciones de horas de investigación asignadas para los proyectos internos vigentes para 2024-2 (Anexo 7, 7.1,7.2,.7.2 y 7.3) | Evidencia | Yohana Maria Velasco Santamaria /Directora Técnica de Investigaciones | Durante la revisión se evidenció el reporte oportuno en las evidencias soportando las actividades de tratamiento sobre el seguimiento a la ejecución de los proeyctos de investigación del consejo institucional de investigaciones, dando cumplimiento a lo proyectado para el corte del mes de agosto. | 31 de agosto | 0% | 0 | Pendiente | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Resoluciones académicas - Presentación diapositivas estado proyectos internos | No se evidencian informes y actas de seguimiento a la ejecución por parte de la Dirección General de Investigaciones sobre los proyectos de investigación. | ||||||||||||||||||||||||||
61 | 30 de diciembre | Evidencia | 31 de diciembre | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
62 | Posibilidad de afectación economica y reputacional por el incumplimiento de la planeación de los proyectos de investigación debido a tramites administrativos ineficientes para la entrega de los recursos y cambios en el contexto de la institución. | Dirección General de Investigaciones | Operativo | -Tramites administrativos ineficientes para la entrega de los recursos en la ejecución de los proyectos de investigación -Cambios en el contexto de la Universidad (Por ejemplo: Emergencia sanitaria) | 1. Incumplimiento de términos con otras entidades, en el caso de proyectos externos 2. Detrimentro patrimonial 3. Deterioro de la imagen institucional. | INV_03 | Media | Mayor | Extrema | - Los profesionales de apoyo de investigaciones realizan solicitudes de avances, y los requerimientos pertinentes a Vicerrecursos a traves de formatos de compra, contrataciones, entre otros, realizando reporte ante Consejo Institucional de Investigaciones y posteriormente ante Viceacadémica, cuando corresponda. | Baja | Mayor | Alta | Reducir | Realizar prorrogas o suspensión de los proyectos. | Mensual | Director Técnico de Investigaciones Consejo Institucional de Investigaciones | Actas de Consejo Institucional de Investigaciones, Informes de ejecución | (Número de proyectos de investigación suspendidos/Número de proyectos de investigación en ejecución reportados)*100% | Se realiza reporte ante el Consejo Institucional de Investigaciones. | Actas de Consejo Institucional de Investigaciones, oficios de solicitud de suspensión o prorroga | Director Técnico de Investigaciones Consejo Institucional de Investigaciones | Mensual | 30 de abril | 01/01/2024 - 06/05/2024 | A la fecha se encuentran: 94 Proyectos Vigentes 8 proyectos con prórroga según actas ( Acta 002 de 2024 (sin firma), Acta 003 de 2024 (sin firma), Acta 004 de 2024 (sin aprobación), Acta 005 de 2024 (sin aprobación) | Evidencia | Yohana Maria Velasco Santamaria /Directora Técnica de Investigaciones | Al revisar la información depositada en las acciones realizadas, se verifica que las evidencias son acordes a lo mencionado. Sin embargo se recomienda ser mas explicitos y descriptivos en las acciones así como en las evidencias que se depositan en el item de evidencias para mejorar el reporte. Adicionalmente, se recomienda mencionar el cargo del responsable que se reporta en el monitoreo. | 30 de abril | 100% | 5 | Ejecutada | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Acta 002 de 2024 - Acta de reunión 003 - CII Prórrogas 2024 | Se evidencia la ejecuciòn de la acciòn de mejora en el nùmero de proyectos de investigaciòn, pròrrogas o suspensiòn en las actas y memorandos. | |||
63 | 30 de agosto | 01/05/2024-30/08/2024 | A la fecha se encuentran 58 Proyectos Vigentes, de los cuales 27 proyectos cuentan con prórrogas se anexan las respuestas de aprobación de prorrogas del consejo (Anexo 8) y las actas de los consejos donde fueron aprobadas las prórrogas: acta 27 de 2023, acta 02 de 2024, acta 04 de 2024, acta 5 de 2024, acta 12 de 2024 (en proceso de firma), acta 14 de 2024 (en proceso de firma), acta 15 de 2024 (en proceso de firma) y acta 23 de 2024 (en proceso de firma) (Anexo 9) | Evidencia | Yohana Maria Velasco Santamaria /Directora Técnica de Investigaciones | Durante la revisión se evidencia cumplimiento en los reportes dentro de la carpeta de evidencias en lo relacionado al avance de los proyectos vigentes, prorrogas y actas se consejo donde se genra la aprobación, los soportes son pertinentes y conformes a la acción de tratamiento denominada "realizar prorrogas o suspension de los proyectos" dando cumplimiento a lo proyectado. | 31 de agosto | 100% | 5 | Ejecutada | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Actas aprobación prórrogas - Respuesta prórroga. | Se evidencia el cumplimiento en las solicitudes de prórrogas o suspensión de los proyectos, con respectivas Actas de reunión | ||||||||||||||||||||||||||
64 | 30 de diciembre | Evidencia | 31 de diciembre | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
65 | Proyección Social | Asumir el estudio permanente de los problemas del entorno y su caracterización así como la elaboración de proyectos fortaleciendo la capacidad de opinión calificada de la institución. Mejorar la capacidad endógena de innovación y transferencia de conocimiento. Elevar significativamente la gestión institucional en el contexto regional y nacional estableciendo relaciones de intercambio y cooperación con los actores. Asumir el quehacer académico en función de su pertinencia en el contexto social. Promover la difusión, la recuperación y el sentido de la identidad cultural mediante la organización de actividades y eventos pertinentes. | Dirección General de Proyección Social | Operativo | - Desconocimiento o incumplimiento de los procedimientos por parte de los coordinadores y gestores de los proyectos de proyección social - Demoras en las solicitudes o entrega de los informes por parte de los líderes de los proyectos de proyección social | 1. Detrimento patrimonial 2. Afectación a la imagen institucional 3. Incumplimiento en los indicadores institucionales 4. Limitaciones en el acceso a recursos para nuevos proyectos 5. Afectación a las relaciones interinstitucionales | PSO_01 | Media | Moderado | Alta | - A medida que se van desarrollando los distintos procesos contractuales, los profesionales de apoyo realizan el seguimiento de ejecución de las actividades previstas, ejecucion de presupuesto, dificultades presentadas y actividades próximas a ejecutar en el marco de los proyectos de extensión, educación continuada y eventos. El Director Técnico de Proyeccion Social, con el acompañamiento de los profesionales de apoyo, realizan y reportan al banco de proyectos el seguimiento trimestral de la ejecución presupuestal de la ficha BPUNI. Los profesionales de apoyo de proyección social, cada año revisan y actualizan los procedimientos y formatos relacionados con la ejecucion presupuestal de los proyectos. | Muy baja | Moderado | Media | Reducir | Divulgar a los directores de centro, coordinadores y colaboradores de proyectos, los requisitos para la elaboración y entrega de los informes, asi como las actualizaciones y cambios en los procedimientos de proyección social, cuando se presenten. | Anual | Dirección Técnico de Proyección Social | Registro de asistencia o video de la divulgación | (Número de divulgaciones ejecutadas / Número de divulgaciones programadas)*100% | Informar al Consejo Institucional de Proyección Social para que determine las acciones a seguir | Informe, Acta del Consejo de Proyección Social. | Director Técnico de Proyección Social | Semestral | 30 de abril | 23/01/2024 al 30 de abril | Teniendo en cuenta que se requiere divulgar a los directores de centro, coordinadores de proyectos y colaboradores tanto de los proyectos como de cada uno de los centros de proyección, los requisitos para le elaboración y entrega de los informes, así como las actualizaciones y cambios en los procedimientos, la Dirección General de Proyección Social ha adelantado las siguientes acciones en el periodo del 23-01-2024 al 30-04-2024; las cuales se describen a continuación: 1) El día 23-01-2024 se realiza reunión con profesionales de apoyo de los Centro de proyección Social, para dar inicio a años 2024, dar linemaientos desde la Dirección General de proyección Social para el inicio de los proyectos de ejecución 2024. En dicha reunión se le soliicta a cada uno de los profesionales citar a sus docentes para dar linemaientos frente a los requerimientos e inicio de activdiades de sus proyectos. De igual manera se les da la información de como se realiza el proceso de adquisición o contratación de los diferentes requerimientos de los proyectos de extensión (Comunitarios, educación continuada y eventos), esto con el fin de que ellos puedan despejar la duda y no dilatar las consulta de los docentes. 2) El día 25 -01-2024, la Vicerrectoría Académica soliicta el apoyo a la Dirección General de proyección Social para desarrollar una jornada de trabajo, donde participaran Directores de Cnetro de proyección Social y sus respectivos apoyos, con el propósito cde brindar las orientaciones pertinentes en el marco delejercicio de su rol como Directores, haciendo especial énfasis en los trámites, procedimientos y formatos asociados a la función misional de Proyección social, reunión que se realiza de mnaera presencial, dandole la importancia a las tres líneas de proyectos que se manejan en proyección social, su planeación, ejecución, y cierre. 3) Los días 29, 30 de enero y 01 de febrero Los Centro de Proyección Social con la coordinación de la Dirección General invitan a los docentes con proyectos comunitarios para realizar la socialización y despejar dudas frente al inicio y ejecución de los proyectos con vigencia 2024, de las cuales se anexa las respctivas listas de asistencia recogidas por la plataforma. 4) En el periodo se han atendido docentes de manera presencial y en reuniones virtuales como la evidencia cargada de la reunión con la docente Martha ortiz donde ellos dentro del marco de su proyecto despejan las dudas de la ejecución o cierre de los mismos esto para el coso de los docentes de la convocatoria 2024 y los docentes en periodo de prueba. 5) En cuanto al aspecto de actualización de procedimiento se ralizan dos socialilzación del procedimiento de educación continuada los dias 02 y 04 de abril, donde se toma como eje el Acuerdo Superior 003 del 2017, y el respectivo procedimiento ya enunciado, de igual manera se se indica el procedimienteo para contratación de capacitadores. 6) Se realiza el seguimiento de la ejecución de la FICHA BPUNI VIAC 05 0111 2023 ESCENARIOS DE EXTENSIÓN, APROPIACIÓN Y RESPONSABILIDAD SOCIAL DE LA UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS, a corte del reporte se han generado informes de ejecución mensual de los meses de enero a marzo y los mismos son reportados al Banco de Proyectos y cargados a la carpeta drive del proyecto. Estos seguimientos permiten llevar un control del recurso ejecutado y el avance de cumplimiento de las actividades que se han desarrollado en el marco del cumplimiento del proyecto. | Evidencia | Dirección Geeral de Proyección Social Profesional de Apoyo de Proyectos | Se evidencia objetividad y una descripcion amplia sobre las acciones, las evidencias son acordes con el reporte de las acciones realizadas. | 30 de abril | 100% | 5 | Ejecutada | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Socialización de proyectos, informes - reuniones proyectos y profesionales de apoyo - informes de seguimiento ficha BPUNI -Capacitación Directores de Centro -Procedimiento de Educación continua. | Se evidencia la ejecuciòn de las acciones de mejora y cumplimiento en los tiempos establecidos | ||
66 | 30 de agosto | Mayo - agosto | 1) Para el periodo comprendido entre el 01 de mayo y el 30 de agosto del 2024, solo se ha realizado una reunión con los profesionales de paoyo donde se revisaron las acciones pendientes por terminar del procecsoen geenral de proyección social , revisando casos especificos, resolviendo dudas o la trazabilidad a seguir en cada uno de los casos . 2) En este periodo las acciones son mínimas porque se realiza la ejecución de los proyectos, y los prcesos que se adelantan son mas tendientes a los requerimietnos, contrataciones, avances, etc 3) No se ha realziada la actualización de del procedimiento, teniendo en centa que se busca hacer un trabajo alineado con las necesidades generales de la Universidad y con la valoración de impacto de los proyectos. 4) Continuando con el ejercicio de seguimiento y evaluación de los indicadores de proyección social, para el periodo reportado se realiza el seguimiento de la ejecución de la FICHA BPUNI VIAC 05 0111 2023 ESCENARIOS DE EXTENSIÓN, APROPIACIÓN Y RESPONSABILIDAD SOCIAL DE LA UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS, a corte del reporte se han generado informes de ejecución mensual de los meses de mayo a julio y los mismos son reportados al Banco de Proyectos y cargados a la carpeta drive del proyecto. Estos seguimientos permiten que la Dirección lleve un control del recurso ejecutado y el avance de cumplimiento de las actividades que se han desarrollado en el marco del cumplimiento del proyecto. 5) Se reciben los informes de avances de los proyectos vigencia 2024 e infomres finales de proyectos de docentes en periodo de prueba que tenian fecha de finalización en el IPA del 2024. | Evidencia | Dirección Geeral de Proyección Social Profesional de Apoyo de Proyectos | Se realizó revisión a los reportes de las acciónes de tratamiento del riesgo en lo relacionado a la ejecución de los proyectos se encuentra conforme el reporte de informes finales, avances, seguimiento a ficha b puni y las asistencias correspondientes, dando cumplimiento a lo proyectado. | 31 de agosto | 100% | 5 | Ejecutada | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Listado asistencia - Informe seguimiento BPUNII - Informes avances - Informes finales de proyectos. | Se evidencia listado de asistencia de la reunión realizada con losprofesionales de apoyo, seguimiento a proyectos de inversión y avances de proyectos vigencia 2024 e informes finales de proyectos de docentes en periodo de prueba. | ||||||||||||||||||||||||||
67 | 30 de diciembre | Evidencia | 31 de diciembre | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
68 | Posibilidad de afectación economica y reputacional por el incumplimiento de las metas de proyección social debido a deficiencias en la planeación, gestión y monitoreo de las actividades y proyectos. | Dirección General de Proyección Social | Operativo | - Deficiencias en la planeación, gestión y monitoreo de las actividades y proyectos. - Disminución en el presupuesto destinado a las actividades de proyección social. - Cambios en el contexto institucional. - Conflicto, desconocimiento o incumplimientos normativos, legales, regulatorios o contractuales. -Dificultades en la ejecución de los recursos. | 1. Detrimento patrimonial 2. Afectación a la imagen institucional 3. Incumplimiento en los indicadores institucionales 4. Limitaciones en el acceso a recursos para nuevas iniciativas 5. Incumplimiento en los cronogramas y objetivos de los proyectos institucionales | PSO_02 | Alta | Mayor | Extrema | - Trimestralmente de acuerdo a la información reportada en el seguimiento al POA, el profesional de apoyo realiza el seguimiento a los indicadores de gestión para verificar la ejecución presupuestal de la Ficha BPUNI y el cumplimiento de las metas. - El Director Técnico de Proyección solicita a los profesionales de apoyo la consolidación de la información sobre la ejecución de las actividades y proyectos propios de la Dirección y de las Facultades; los cuales reflejan el grado de cumplimiento de las metas en el informe de gestión semestral. - El Director Técnico de Proyección Social de acuerdo con la ejecución presupuestal y con el grado de cumplimiento de las metas determina el ajuste de las actividades y rubros y solicita la actualización de la Ficha BPUNI para lograr la optimización del recurso y el cumplimiento de las metas. | Baja | Moderado | Media | Reducir | Gestionar y realizar el seguimiento de los procesos administrativos y contractuales para que la contratación de los materiales, elementos, equipos y apoyo logístico se realice dentro de los plazos, evitando el incumplimiento de los cronogramas y actividades de los proyectos y actividades de Proyección Social. | Mensual | Profesionales de apoyo proyección social | Correos electrónicos solicitudes de contratación, Estudio de mercado, ECO, Contratos, actas de inicio, informes de ejecución o actas de liquidación. | (Número de contratos ejecutados / Número de contratos suscritos) * 100% | Solicitar modificaciones en las metas y actividades del proceso ante la oficina de Planeación, justificando los cambios solicitados. | Correo electrónico | Director Técnico de Proyección Social | 15 días | 30 de abril | 20-02-2024 al 30-04-2024 | Para el inicio del año 2024 la Direccion General de Proyección Social hace una revisión de los requeiriento de los diferentes proyectos de extensión (comunitario, educación continuada y eventos), además de las actividades que contempla la DGPs hacer durante el periodo, lo que nos crea la necesidad de iniciar procesos contractuales para suplir dichas necesidades, en el periodo se han firmados los siguiente contratos: 1) Contrato 460 de 2024 celabrado con la Emisora ONDAS DEL META, cuyo objeto social es: Servicio de publicidad radialnecesario para el desarrollo del proyecto 401002396 "Educación en Salud a través del lenguaje radial"con cargo a la ficha BPUNI VIAC 05 0111 2023. 2) Contrtato 504 del 2024 celebrado con RAUL FERNANDO ROMERO PALOMINO, cuyo objeto social es: Suministrto de alimentación y servicios de logística para el desarrollo de los diferentes proyectos de extensión de la Dirección General de proyección Social, con cargo a la ficha BPUNI VIAC 05 0111 2023. 3) Contrato 505 del 2024 celebrado con DISTRIBUCIONES TOPALXE SAS, cuyo objetosocial es: Adquisición de elementos de papelería y equipos tecnológicos necesarios para el desarrollo de proyectos de extensión con enfoque comunitarios y demás iniciativas de la Dirección General de Proyección Social, con cargo a la Ficha BPUNI VIAC 05 0111 2023 4) Contrato 526 del 2024 celebrado con PNK COMERCIALIZADORA S.A.S, cuyo objeto social es: Adquisición de elementos publicitarios necesarios para el desarrollo de los proyectos de la Dirección General de Proyección Social, con cargo a la ficha BPUNI VIAC 05 0111 2023. Se tienen requerimientos en proceso, aún sin firma de contrato que se relacionan a continuación: 1) Adquisición de materiales y suministros necesarios para el desarrollo de proyectos comunitarios y demás iniciativas de la Dirección General de proyección Social, con cargo a la ficha BPUNI VIAC 05 0111 2023, el cual se encuetra en etapa de revisión del EOC por parte de la VRU. 2) Adquisición de insumos, materiales y equipos agropecuarios y veterinarios para el desarrollo de proyectos comunitarios de la Dirección General de proyección Social, con cargo a la ficha BPUNI VIAC 05 0111 2023, el cual esta a espera de legalización del contrato con el proveedor selecconado despues del estudio de mercado realziado por la VRU. Con la aprobación de los proyectos de Educación contnuada y Eventos se generá una nueva necesidad de requerimeitnos, lo que da como resultado la generación de procesos de adiciones a los contratos ya existentes, conservando el límite máximo del 50% del valor del contrato inicial, los cuales se relacionana continuación: - Proceso de adición al contrato 504 del 2024, a espera de que sea legalizado en VRU yq ue se remitan los las aresepctivas actas. - Proceso de prorroga al contrato 505 del 2024, a espera de que se haga el procceso final en VRU y radicar por parte de la DGPS en originales firmados - Proceso de adición al contrato 526 del 2024, en revisión por parte de la Dirección General para ser radicado en la VRU. 1. La Dirección General de Proyección Social atiende solicitudes en el marco de ejecución de los proyectos de extensión (Comunitario, Educación continuada y Eventos): PROYECTOS DE EXTENSIÓN CON ENFOQUE COMUNITARIO Facultad Ciencias de la Salud Se han recibido solicitudes de los proyectos 401002307-401002307, los cuales han sido atendido y dado respuesta Facultad Ciencias Humanas y de la Eduación Se han respondido solicitudes de los proyectos 40102332-40102325-40102324-40102327. los cuales han sido atendido y dado respuesta oportuna. Facultad de Ciencias Económicas Se han recibido soliictudes de los proyectos 401002399-401002400-401002390, los cuales han sido atendido y dado respuesta oportuna. Facultad de Ciencias Básicas e Ingeneiría Se han recibido soliictudes de los proyectos 40202319, los cuales han sido atendido y dado respuesta oportuna. De igual manera se han atendido desde proyectos solicitudes de documentación concernientes a proyectos en varios periodos de ejecución de: - Maestria en educación: solicitud realziada por la docente Maria Teresa Castellanos 2. La Dirección recibe solicitudes de recursos por avances para los proyectos, para el periodo reportado se da trámite a las 18 solicitudes de avance recibidas, esto permite la asignación de recursos para la adquisión de requerimientos que no se contemplan dentro de los procesos de contratación y también se gestionan los recursos para gastos de desplazamiento y viáticos de los docentes quienes desarrollan trabajo in situ con distintas comunidades. Teniendo en cuenta que en el año 2023 los informes fueron cargados y no se alcanzo por los tiempos a realizar las revisiones pertienentes, en el año 2024 se ha venido adelantando seguimiento al cargue completo de los infomes, para dar cierre a los proyectos de dicha vigencia, Para laprimera semana del mes de mayo se realiará el próximo seguimiento. El seguimiento inciial lo deben realizar los Centros de Proyección Social, y seguidamente la Dirección hacer revisiones periodicas para realizar observaciones o cierres. ACCIÓN 3. Para el caso de proyectos de Educación Continuada y eventos que fueron institucionalizados y desarrollados en el año 2023, la revisión de informes y cierre de proyectos es de resorte de los centros de proyección social, sin embargo desde la Dirección se viene realizando un ejercicio de revisión y seguimiento de estos proyectos, para el periodo reportado la dirección hace seguimiento a la terminación de 67 proyectos de las diferentes facultades, de los cuales se da la terminación y cierre de 32 proyectos, 35 pendientes de revisión y ajustes de informes. Se tiene programado hacer un seguimiento en el mes de mayo para los proyectos pendientes. El seguimiento se realiza por medios virtuales correo institucional y google drive, a través de matriz en excel que se encuentra comparitda con cada uno de los centros de proyección social. | Evidencia | Dirección General de Proyección Social Profesional de Apoyo | Se evidencia objetividad y una descripcion amplia sobre las acciones, las evidencias son acordes con el reporte de las acciones realizadas. | 30 de abril | 100% | 5 | Ejecutada | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Documentos adiciones y prórrogas, contratos, proceso de contratación -Solicitudes de proyectos, gestión de avances - seguimiento proyectos comunitarios, proyectos de educación continua | Se evidencia cumplimiento de las acciones de mejora en los documentos cargados como soporte las las acciones realizadas. | |||
69 | Atender y dar respuesta y gestión oportuna a las solicitudes de las Facultades en el marco del desarrollo de los proyectos y actividades. | Mensual | Consejo Institucional de Proyección Social | Actas de reunión, correos electrónicos o memorandos | (Número de solicitudes recibidas / Número de solicitudes gestionadas) * 100% | 30 de agosto | Mayo - Agosto | Para el periodo recisado la Direccion General de Proyección Social continua la revisión de requierimientos de los diferentes proyectos de extensión (con enfoque comunitario, educación continuada, eventos), además además de las actividades que contemplo hacer durante el periodo, lo que nos crea la necesidad de iniciar procesos contractuales para suplir dichas necesidades, en el periodo se han firmados los siguiente contratos: 1) Contrato 0594 del 2024; cuyo objetivo es ADQUISICIÓN DE MATERIALES Y SUMINISTROS NECESARIOS PARA EL DESARROLLO DE PROYECTOS COMUNITARIOS Y DEMÁS INICIATIVAS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE PROYECCIÓN SOCIAL, CON CARGO A LA FICHA BPUNI VIAC 05 0111 2023. 2) Contrato 0596 del 2024; CUYO OBJETIVO ES ADQUISICIÓN DE INSUMOS, MATERIALES Y EQUIPOS AGROPECUARIOS Y VETERINARIOS PARA EL DESARROLLO DE PROYECTOS COMUNITARIOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE PROYECCIÓN SOCIAL, CON CARGO A LA FICHA BPUNI VIAC 05 0111 2023. 3) Contrato 0949 del 2024; cuyo objetivo SUMINISTRO DE ALIMENTACIÓN Y SERVICIOS DE LOGISTICA PARA EL DESARROLLO DE LOS DIFERENTES PROYECTOS DE EXTENSIÓN Y DEMÁS ACTIVIDADES DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE PROYECCIÓN SOCIAL, CON CARGO A LA FICHA BPUNI VIAC 05 0111 2023. Se tienen requerimientos en proceso, aún sin firma de contrato que se relacionan a continuación: 1) SERVICIO DE PRODUCCIÓN Y EDICIÓN DE MATERIAL AUDIVISUAL PARA EL DESARROLLO DE PROYECTOS DE EXTENSIÓN CON ENFOQUE COMUNITARIO, CON CARGO A LA FICHA BPUNI VIAC 05 0111 2023 2) ADQUISICIÓN DE ELEMENTOS DE PROMOCIÓN Y DIVULGACIÓN PARA EL DESARROLLO DE LAS DIFERENTES ACTIVIDADES DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE PROYECCIÓN SOCIAL, CON CARGO A LA FICHA BPUNI VIAC 05 0111. 3) ADQUISICIÓN DE ELEMENTOS PUBLICITARIOS NECESARIOS PARA EL DESARROLLO DE LAS DIFERENTES ACTIVIDADES DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE PROYECCIÓN SOCIAL Y DIRECCIÓN GENERAL DE INVESTIGACIONES, CON CARGO A LA FICHA BPUNI VIAC 05 0111 Y BPUNI VIAC 04 3110 2023 4) SERVICIO TÉCNICO ESPECIALIZADO, DE DISEÑO, DIAGRAMACIÓN Y MAQUETACIÓN DE APLICACIÓN WEB MULTIMEDIA PARA MANEJO DE COLECCIONES BIOLÓGICAS, NECESARIO PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO CÓDIGO 40202318 “ACCESIBILIDAD E INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN CIENTIFICA RELACIONADA CON LA BIODIVERSIDAD Y LA INVESTIGACIÓN BIOLÓGICA DEL MUSEO DE HISTORIA NATURAL UNILLANOS MHNU, CON CARGO A LA FICHA BPUNI VIAC 05 0111 2023. Con la aprobación de los proyectos de Educación contnuada y Eventos se generá una nueva necesidad de requerimeitnos, lo que da como resultado la generación de procesos de adiciones a los contratos ya existentes, conservando el límite máximo del 50% del valor del contrato inicial, y prórrogas los cuales se relacionana continuación: - Proceso de prórroga al contrato 526 del 2024, en revisión por parte de la Dirección General para ser radicado en la VRU. 1. La Dirección General de Proyección Social atiende solicitudes en el marco de ejecución de los proyectos de extensión (Comunitario, Educación continuada y Eventos), los cuales son tramitados según sea el caso, y de los cuales se anexa la evidencia correspondiente. ACCIÓN 3. Desde la Dirección durante el periodo reportado se realizaron seguimiento y monitoreos en el SIAU a la entrega de informes de avance y finalización de los proyectos de proyección social, para el caso de proyectos de Educación Continuada y Eventos del periodo 2023 se ejecutaron un total de 109 proyectos, de los cuales en el ejercicio de seguimiento y monitoreo se logra la finalización y cierre de 62 proyectos representando un 57% de los proyectos, 33 proyectos no han sido cerrados ya que tienen observaciones en los informes o tienen pendiente subir algún soporte al SIAU, 7 proyectos fueron cancelados, 1 rechazado y 6 fueron aplazados para el 2024. Respecto de los proyectos que han sido institucionalizados para el año 2024 y cuyo cronograma se planteó para el primer semestre se desarrollaron 24 proyectos de educación continuada y eventos de los cuales 9 proyectos ya se encuentran finalizados y cerrados en el SIAU, la dirección hace el seguimiento y monitoreo de estos proyectos a través del SIAU y de matriz compartida en el DRIVE con cada uno de los Centros de Proyección Social, dónde se les indican las observaciones y correcciones para la finalización de los proyectos. | Evidencia | Se realizó la verificación de los soportes adjuntos dentro de la evidencia del avance del riesgo, encontrando conformidad en lo que se relaciona a reporte de contratos, prorrogas y adiciones, requerimientos y solicitudes de avances que corresponden a las acciones de tratamiento del riesgo, dando cumplimiento a lo proyectado. | 31 de agosto | 100% | 5 | Ejecutada | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Contratos firmados -Requerimientos en proceso -Solicitudes de avances | Se evidencia cumplimiento de las acciones de mejora en los documentos cargados como soporte las las acciones realizadas. | ||||||||||||||||||||||
70 | Realizar seguimiento y monitoreo en el SIAU de la entrega de informes de avance y finalización de los proyectos de proyección social. | Semestral | Profesionales de apoyo proyección social | Correos electrónicos o SIAU | (Número de seguimientos realizados / Número de seguimientos programados) x 100% | 30 de diciembre | Evidencia | 31 de diciembre | |||||||||||||||||||||||||||||||
71 | Posibilidad de afectación reputacional por la ausencia de información relevante para los procesos de acreditación debido a la desactualización de las bases de datos y la poca participación de los egresados en las actividades planeadas. | Programa de egresados | Operativo | -Bases de datos desactualizadas. -Poca participación de los egresados en las actividades planeadas. | -Incumplimiento de requisitos legales e institucionales en el marco de la acreditación en alta calidad de la institución. -Falta de información para la mejora de los procesos misionales. -Ausencia de información relevante para las visitas del MEN, el CNA, y otros entes de control. | PSO_03 | Media | Moderado | Alta | -Procedimiento para acceder y actualizar la base de datos del programa de egresado PD-PSO-04. -Cotejar informe del registro de egresados en el SNIES con la base de datos del programa de egresados. | Baja | Moderado | Media | Reducir | Divulgar las actividades planeadas por el programa de egresados. | Semestral | Profesional de apoyo egresados | Informe semestral del programa de egresados e informe de la direccon general de proyeccion social | (Divulgaciones realizadas / Divulgaciones programadas) * 100% | Articular y solicitar a los programas academicos el envio de la informacion de las bases de datos de sus egresados. | Correo de solicitud y bases de datos de los programas academicos | Profesional de apoyo egresados | Inmediato. | 30 de abril | 15 de abril | Para prevenir la ausencia de información relevante para los procesos de acreditación debido a la desactualización de las bases de datos y la poca participación de los egresados en las actividades planeadas: el programa de egresados realiza recopilación desde el momento de solicitud de grado como requisito para dar aprobación de grado (primeros grados 22 marzo), se realiza seguimiento a diligenciamiento de encuesta Momento 0 la cual tambien es de obligatorio diligenciamiento donde también se accede a información del egresado. Se remitio solicitud a egresados con el fin de actualización encuesta Momento 1 (al año de graduarse 2023-I) y 5 ( a los cinco años de graduarse 2019-1), a la fecha están pendientes eventos como lo es el encuentro de egresados escenario donde se realiza en recolección de información, también se busca tener contacto a través de redes sociales como Facebook e Instagram donde se comparte información, se convoca a actividades de la universidad, y donde también se busca que el egresado actualice información. | Evidencia | Profesional de Apoyo Programa de Egresados | Se evidencia objetividad y una descripcion amplia sobre las acciones, las evidencias son acordes con el reporte de las acciones realizadas. | 30 de abril | 50% | 2 | En proceso | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Encuestas - bases de datos - reportes de graduados | Si bien se evidencia avances en la prevenciòn de la ausencia de informaciòn para los procesos de acreditaciòn, no se evidencia la divulgaciòn de las actividades planeadas. | |||
72 | 30 de agosto | 2/05/2024 al 29/08/2024 | Para mantener una constante actualización de datos desde el programa de egresados y en pro de generar interacción entre los egresados y la Universidad, para el 04 de mayo se convoco a la comunidad de egresados para que participaran en la carrera 5K programada por Bienestar, donde se conto con la participacion de 57 egresados y se logro una actuallizacion de datos de 17 egresados, En el mes de julio se desarrolló de manera gratuita Diplomado virtual en Docencia Universitaria donde se logró la participación de 231 egresados, quienes para obtener la inscripción realizaron la actualización de datos, Para el mes de julio de 2024 se tiene una base de actualizacion de datos de 1283 registros, Las actividades Programadas por el Programa de Egresados son publicadas en las redes sociales de Facebook e Instgram, y compartidas a traves de correo masivo, Esto ha permitido poder actualizar la información requerida para temas de acreditación y se ha compartido con los programas académicos que han realizado solicitud de esta información. Con respecto a la encuesta MEN en el Momento 0 aumentó con respecto al corte del primer monitoreo con 780 registros. Para al diligenciamiento de encuesta MEN en Momento 5 tenemos un registro de 20 registros y del Momento 1 tenemos 16 registros; para alcanzar este diligenciamiento se ha remitido correo electronico invitando a los egresado, y se ha informado a traves de Whatsapp, A la presente también se adjunta el Informe de gestión del Programa de Egresados para el primer corte del 2024 el cual solo está pendiente de publicación. Se informa que ya se tiene programado para el día 17 de octubre 2024 la feria de emprendimiento de egresados, y el 18 de octubre el encuentro de egresados. | Evidencia | Profesional de Apoyo Programa de Egresados | Se evidencia objetividad y una descripcion amplia sobre las acciones, las evidencias son acordes con el reporte de las acciones realizadas hacia la articulación y solicitud de programas academicos para los egresados, se encuentra evidencia de actualización de datos, encuestas y divulgación en los canales de la Universidad sobre la promoción de programas para egresados por correo electronico y bases de datos, dando cumplimiento a lo proyectado para el tratamiento del riesgo. | 31 de agosto | 100% | 5 | Ejecutada | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Actualización de datos, Encuestas egresados -Correos universitarios - Informe de gestión | Se evidencia la base de datos con la actualización de la información de egresados y el informe de gestión Programa de egresados primer semestre 2024. | ||||||||||||||||||||||||||
73 | 30 de diciembre | Evidencia | 31 de diciembre | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
74 | Bienestar Institucional | Contribuir a la formación integral de la comunidad universitaria, mediante el diseño y ejecución de programas, que permitan fortalecer las diferentes dimensiones, físicas, psicoafectivas, políticas, cognitivas, culturales, ambientales, estética, social, del ser humano encaminados a mejorar la calidad de vida. | Posibilidad de afectación económica y reputacional por manipulación indebida de la información que se maneja en las diferentes áreas del proceso debido a debilidades en la aplicación de controles. | División de Bienestar Institucional | Operativo | - Indebido cuidado profesional del personal del proceso - Debilidades en la aplicación de puntos de control del proceso - Procedimientos inexistentes, deficientes o desactualizados - Sistemas de información deficientes u obsoletos | 1. Falta de integridad en la información que maneja la dependencia 2. Afectación a la imagen institucional 3. Afectación a los usuarios de los servicios de bienestar institucional 4. Intervención de órganos de control. | BIN_01 | Alta | Moderado | Alta | - Los colaboradores de las áreas de Bienestar Institucional Universitario, presentan informes de las actividades realizdas con sus respectivos soportes. - Los coordinadores de área, hacen seguimiento a la ejecución de las actividades programadas. - El Comité de Trabajo Social, realiza la verificación de la información socioeconómica de los estudiantes, para remitir al Consejo Académico. - Sistematización parcial del proceso de apoyos económicos a estudiantes en condición de vulnerabilidad económica. - Los profesionales de psicología aplican los protocolos para acceso a los servicios y a la información. | Muy baja | Moderado | Media | Reducir | Realizar la revisión de los procedimientos de las áreas, con el fin de determinar la adecuación de los mismos, y de ser aplicable, implementar nuevos controles | 30-10-2024 | Jefe de Bienestar Institucional | - Documentos formalizados | (No. documentos adecuados / No. total de documentos)*100 | Oficio de rectificación de la información a las partes interesadas | Oficio | Jefe de Bienestar Institucional | 1 semana | 30 de abril | oct 2023 - Mzo 2024 | En la revisión de los procesos de las áreas se avanzó en el Área Socioeconómica en la construcción del proceso del procedimiento de asignación de apoyos económicos para los estudiantes que realizan prácticas extramuros fuera de la ciudad de Villavicencio, con Código: PD-BIN-10 que fue aprobado el 28 de febrero de 2024 con el objeto de definir las actividades necesarias para la asignación de apoyos económicos a los estudiantes de pregrado de la Universidad de los Llanos que realicen curso práctico o teórico-práctico fuera de la ciudad de Villavicencio. Además, el Área de Desarrollo Humano actualizó en la vigencia del año 2023 el procedimiento (Código: PD-BIN-03), con el objeto de promover el incremento de capacidades y habilidades para la integración académica y social del estudiante con el fin de prevenir la deserción estudiantil y a partir de un enfoque humanista, orientado hacia la equidad, dignidad y sostenibilidad. | Evidencia | Jefe de Bienestar | Al revisar la evidencia reportada se identifica que es acorde con la información depositada en las acciones realizadas. | 30 de abril | 100 | 5 | Ejecutada | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Porcedimiento para asignación de apoyos económicos para los estudiantes que realizan prácticas extramuros - Procedimiento de desarrollo humano. | Se verifica el cumplimiento de las acciones de mejora en los tiempos estimados | |
75 | Realizar sensibilización a los colaboradores de las áreas de BIU, sobre los controles del manejo de la información | 15-11-2024 | Jefe de Bienestar Institucional | - Soportes de sensibilización | 1 sensibilización realizada | 30 de agosto | Mayo -Agosto 2024 | El area de Desarrollo Humano realizó la capacitación de estudiantes vinculados a la estrategia de semillero docente y mentores sociales, con el fin de brindar herramientas para la enseñanza - aprendizaje, liderazgo, trabajo en equipo, comunicación, entre otras, que fortalezcan el acompañamiento realizado en los cursos con mayor repitencia de los diferentes programas de pregrado de la universidad de los Llanos; así como a estudiantes en condición en bajo rendimiento y así contribuir a la mitigación de la deserción por aspectos de tipo académico e individual y fortalecer la permanencia y graduación con excelencia de los estudiantes. Igualmente, el Áera de socioeconómicas está en el proceso de incripción de estudiantes en condición de vulnerabilidad, para acceder a las simcards que da la Universidad de los Llanos, para apoyar las actividades académicas de los estudiantes durante el IIPA de 2024. Igualmente, las áreas de Bienestar, seleccionaron a los estudiantes que realizarán las monitorias en el IIPA de 2024 en el marco de la convocatoria que fue publicada en la página web de la universidad donde los estudiantes realizaron su postulación hasta el 22 de agosto. Las áreas de Cultura y Deportes, igualmente, compartieron el cronograma de las actividades que se realizarán durante el IIPA de 2024 con el fin que la comunidad estudiantil, participen. El Comité de Trabajo Social en sesión 002 del 14 de Agosto de 2024 donde aprobó propuesta de asignación de apoyos económicos, identificando una población de trescientos cuarenta y seis (346) estudiantes que cumplen con los requisitos establecido por el Acuerdo Superior N° 002 de 2024 y como respuesta, la Rectoría emitió la Resolución 1749 de 2024 "Por la cual se reconoce apoyo económico para prácticas extramuros del periodo académico 2024-2 de los estudiantes de pregrado de la Universidad de los Llanos" | Evidencia | Jefe de Bienestar | Se evidencia el reporte de las acciónes realizadas dentro de las evidencias dando cumplimiento a el reporte del Porcedimiento para asignación de apoyos económicos para los estudiantes que realizan prácticas extramuros - Procedimiento de desarrollo humano, segun lo proyectado. | 31 de agosto | 100,00% | 5 | Ejecutada | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | Se evidencia el desarrollo de las acciones reportadas con sus evidencias, por favor tener en cuenta especificar cuales son los documentos formalizados relacionados en la matriz. | ||||||||||||||||||||||
76 | 30 de diciembre | Evidencia | 31 de diciembre | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
77 | Posibilidad de afectación económica y reputacional por incumplimiento del plan de acción anual de Bienestar Institucional Universitario, debido a debilidades en el seguimiento al plan de acción de Bienestar. | División de Bienestar Institucional | Operativo | - Cambios en el contexto interno o externo que afecten la ejecución del plan de acción de Bienestar - Debilidades en el seguimiento al plan de acción de Bienestar | 1. Afectación a los indicadores institucionales. 2. Intervención de órganos de control. 3. Insatisfacción de los usuarios de los servicios de bienestar institucional. | BIN_02 | Media | Moderado | Alta | - El jefe de la División de Bienestar Institucional realiza el seguimiento trimestral al avance físico y financiero del proyecto de Inversión del proceso. - Los profesionales de cada area del Proceso de Bienestar reportan frecuentemente los soportes que evidencian la participación de la comunidad universitaria en las actividades de Bienestar Institucional la cual es verificada por el jefe del Area. | Media | Menor | Media | Reducir | Consolidar el plan de acción de Bienestar Institucional Universitario | 30-06-2024 | Jefe de Bienestar Institucional | Plan de acción de Bienestar Institucional | 1 plan de acción de Bienestar Institucional | Modificar el plan de acción de Bienestar Institucional, de acuerdo a los cambios que se presenten en el contexto interno o externo. | Actas de Consejo de Bienestar Institucional | Consejo de Bienestar Institucional | 1 semana | 30 de abril | Feb - Mzo 2024 | En la actual vigencia 2024, realizó la construcción del Plan de acción de bienestar que concreta los elementos trazados en el Plan de Desarrollo Institucional (PDI) y la nueva Política de Bienestar (Acuerdo 011 de 2024). Documento que está en proceso de revisión y retroalimentación por parte de los integrantes del Consejo de Bienestar. | Evidencia | Jefe de Bienestar | Al revisar la evidencia reportada se identifica que es acorde con la información depositada en las acciones realizadas. Se recomienda para el proximo monitoreo ser mas explicitos en el avance del presente riesgo y la justificación de las acciones y evidencias, presentar un reporte mas amplio del avance. | 30 de abril | 100 | 5 | Ejecutada | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Plan de acción bienestar 2024. | Se evidencia en el Plan de acciòn bienestar 2024 cumplimiento de las acciones de mejora | |||
78 | Diseñar una herramienta que permita realizar el seguimiento al Plan de acción de Bienestar Institucional Universitario | 31-07-2024 | Jefe de Bienestar Institucional | Herramienta de seguimiento | 1 herramienta de seguimiento del plan de acción de Bienestar Institucional | 30 de agosto | Abril - agosto 2024 | Desde la División de Bienestar se implementó la herramienta para el seguimiento del proyecto financiero denominada "EJECUCIÓN BPUNI 02 0711 2023", la cual se artícula con el plan de acción. Igualmente, se realizaron los ajustes al documento de Modelo de Bienestar solicitados por la Vicerrectoría Académica, además se realizó la socialización del documento en la sesión ordinaria N 22 de julio ante el Consejo Académico. | Evidencia | Jefe de Bienestar | Al revisar la evidencia conforme a las acciones realizadas para el avance del plan de acción de bienestar 2024, se encuentra conforme a la evidencia las acciones reportadas. | 31 de agosto | 100,00% | 5 | Ejecutada | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Herramienta de seguimiento de ejecución BPUNI - Modelo Institucional de Bienestar. | Se evidencia la implementación de la Herramienta para el seguimiento del proyecto financiero "EJECUCIÓN BPUNI 02 0711 2023, cumpliendo con las acciones determinadas. | |||||||||||||||||||||
79 | 30 de diciembre | Evidencia | 31 de diciembre | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
80 | Gestión del Talento Humano | Planear, definir y desarrollar con eficiencia y eficacia los servicios administrativos para la gestión del talento humano en la Universidad de los Llanos mediante el establecimiento de lineamientos, ejecución de acciones y seguimiento en las etapas de selección, vinculación, trayectoria y desvinculación del personal en la Institución; cumpliendo los requerimientos técnicos y legales vigentes; así como la ralización de la autoevaluación del proceso para promover la mejora continua, orientada a la misión, visión y objetivos institucionales. | Posibilidad de afectación reputacional por vinculación y/o promoción de docentes que no cumplan con los requisitos y competencias especificas de la labor docente. | Oficina de asuntos docentes | Operativo | - Ausencia de controles efectivos para la contratación de docentes idóneos - Aprobación de perfiles por necesidad - Omitir los procedimientos para contratación de docentes | 1. Incumplimiento de los principios de transparencia y seleccion de la contrataciòn pública 2. Procesos sancionatorios, Disciplinarios y penales 3. Pérdida de la imagen y credibilidad institucional 4. Intervencion de organos de control | GTH_01 | Media | Menor | Media | - Hacer uso de la base de datos docente, para registrar o encontrar docentes idóneos a contratar - Validación del título docente - Evaluación de la hoja de vida por el CARP | Muy baja | Menor | Baja | Reducir | -Crear un directorio de IES para verificación de títulos de Docentes | Diciembre | Profesional de apoyo Asuntos Docentes | Hoja de cálculo para consulta | N. de Directorios creados | Se remite a la Oficina jurídica para aplicar los correctivos pertinentes | Correos electronicos enviados | Jefe de Oficina Asuntos Docentes | Inmediato | 30 de abril | Desde marzo de 2024 | Se trabajó en la creación del directorio de universidades con la información de correo electrónico o aplicativo web en los cuales se puede realizar la solicitud de verificación de títulos, o la consulta en el sistema de los mismos. Esto teniendo en cuan en cuales hemos obtenido respuesta recientemente o estan en funcionamiento, se ira alimentando a medida que se hagan nuevas verificaciones este año. | Evidencia | Profesional de Apoyo de la Oficina de Asuntos Docentes | Al revisar la evidencia reportada se identifica que es acorde con la información depositada en las acciones realizadas. | 30 de abril | 100 | 5 | Ejecutada | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Directorio para verificación de títulos universitarios | Se evidencia la creaciòn del directorio para verificaciòn de tìtulos de los docentes, dando cumplimiento a la acciòn de mejora | |
81 | 30 de agosto | Desde mayo de 2024 | Desde el el mes de amyo hasta el mes de agosto se realizaron 70 valoraciones de hojas de vida de docentes catedráticos y 13 de docentes ocacionales, las cuales fueron avaladas por el Comité de Asignación y Reconocimiento de Puntaje CARP. Asimismo en el mes de agosto se inicio el proceso de verificación de títulos académicos de los docentes valorados. Se actualizaron algunos enlaces del directorio de universidades. | Evidencia | Profesional de Apoyo de la Oficina de Asuntos Docentes | Durante la revisión se encontro que las acciones de tratamiento son coherentes con las evidencias cargadas durante el monitoreo, se relaciona oportunamente el directorio para la verificación de titulos universitarios dando cumplimiento a lo proyectado. | 31 de agosto | 100 | 5 | Ejecutada | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Directorio para verificación de títulos universitarios | Se evidencia la creaciòn del directorio para verificaciòn de tìtulos de los docentes, dando cumplimiento a la acciòn de mejora | ||||||||||||||||||||||||||
82 | 30 de diciembre | Evidencia | 31 de diciembre | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
83 | Posibilidad de afectación reputacional por ausencia de evaluación de docentes de los programas de posgrado, por parte de los estudiantes | Evaluación docente | Operativo | -Falta de articulación y gestión entre las unidades que llevan a cabo actividades necesarias para poder realizar la evaluación de los docentes de programas de posgrado - Omisión por parte de los estudiantes - Omisión del envío de cronograma de cursos y cohortes programado para el periodo académico | 1. El docente podría continuar en la Institución, aún sin cumplir criterios de calidad 2. Afectación de la calidad en el programa al cual pertenece el Docente | GTH_02 | Media | Moderado | Alta | - Solicitud a los programas, docentes y secretarías académicas en fechas establecidas según la normatividad - Solicitud a los estudiantes de diligenciamiento de la evaluación docente por correo institucional - Informar mediante correo electrónico el grado de avance de la evaluación docente | Muy baja | Moderado | Media | Reducir | - Actualizar manuales de procedimiento en los procesos de evaluación de posgrados | Diciembre | Técnico de apoyo de Secretaría técnica de evaluación docente | Manual publicado | N. de Manuales actualizados | Informar la situación al comité de evaluación y promoción docente | Acta de reunión del comité | Secretaría técnica de evaluación y promoción docente. | Máximo 1 mes después de la materialización del riesgo | 30 de abril | Desde febrero 2024 | Los procesos de evaluación de desempeño docente de los programas posgrados se continúan efectúando de acuerdo a la normatividad establecida por la Universidad de los Llanos (Acuerdo Académico. 005 de 2022). La recolección de la información se realiza desde los formularios de Google Forms, y se solicita el diligenciamiento de los instrumentos a cada una de las fuentes evaluadoras ( Docentes, Estudiantes, y Secretarías Académicas). Reiterando constantemente la invitación al diligenciamiento por parte de los estudiantes. | Evidencia | Secretario Ténico de Evaluación y Promoción Docente. | Al revisar la evidencia reportada se identifica que es acorde con la información depositada en las acciones realizadas. | 30 de abril | 100 | 5 | Ejecutada | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Evidencias correos electrónico - Correspondecia Evaluación de desempeño - Cronogramas 2024-1 y correos estudiantes - Normatividad | Se evidencia las solicitudes pertinentes para la actualizaciòn de procedimientos cumpliendo con las acciones de mejora | |||
84 | 30 de agosto | Mayo - Agosto | Los procesos de evaluación de desempeño docente de los programas posgrados se continúan efectúando de acuerdo a la normatividad establecida por la Universidad de los Llanos (Acuerdo Académico. 005 de 2022). La recolección de la información se realiza desde los formularios de Google Forms, y se solicita el diligenciamiento de los instrumentos a cada una de las fuentes evaluadoras ( Docentes, Estudiantes, y Secretarías Académicas). Reiterando constantemente la invitación al diligenciamiento por parte de los estudiantes. | Evidencia | Secretario Ténico de Evaluación y Promoción Docente. | Durante la revisión se encontro que las acciones de tratamiento son coherentes con las evidencias cargadas durante el monitoreo, se evidencia oportunamente los correos de correspondencia, cronogramas 2024-1 y correos estudiantiles, la correspondencia de evaluaciones de desempeño y su soporte electronico con la normatividad, dando cumplimiento a lo proyectado. | 31 de agosto | 80 | 4 | En proceso | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Evidencias correos electrónico - Correspondecia Evaluación de desempeño - Cronogramas 2024-1 y correos estudiantes - Normatividad | Se evidencia los procesos de evaluación de desempeño docente de los programas de posgrados, no se evidencia el link o adjunto no se encuentra el Manual publicado comoesta pactado en la Matriz. Es importante revisar este control para que sea mas claro su seguimiento. | ||||||||||||||||||||||||||
85 | 30 de diciembre | Evidencia | 31 de diciembre | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
86 | Gestión de Bienes y Servicios | Administrar de forma eficaz y eficiente los recursos de la Universidad para realizar el ejercicio de los procesos. | Posibilidad de afectación económica por hurto de bienes o elementos de la comunidad Universitaria | Servicios generales | Operativo | - Falta de infraestructura que encierre los linderos de la Universidad | -Afectación económica a la institución -Sanciones disciplinarias | GBS_01 | Media | Mayor | Extrema | - Control del formato de salida de elementos - Vigilancia externa de la Institución - Control mediante cámaras de seguridad | Muy baja | Mayor | Alta | Reducir | N/A | N/A | N/A | N/A | Realizar inspección física, recibir informes y reporta a las dependencias correspondientes | Fotos, informes, Denunicas antes las autoridades competentes | Jefe de Servicios Generales | dos dias una vez se reporte el hecho. | 30 de abril | Enero-Febrero-Marzo y Abril. | A corte del mes de abril las acciones para prevenir la materialización del riesgo fueron: 1, Diligenciamiento del Formato de Salida de Elementos y bienes de la Universidad de los Llanos. 2. Seguimiento de ingreso y Salida por las diferentes puertas principales de las sedes de la Universidad de los Llanos, seguimiento realizado por la Empresa de Seguiridad Privada ESTELAR. 3. Monitoreo por Camaras de Ciircuito de Television Cerrado, realizado por parte de la Empresa de Vigilancia Privada ESTELAR. 4. Las evidencias y novedades tanto de Ingresos, Salidas de elementos y/o bienes de la Universidad de los Llanos, como tambien otras de caracter de seguridad de la locativas u oficinas administrativas donde reposan activos fijos de la Universidad de los Llanos; se reportan a traves de grupo de Whats a diario por parte de la Empresa de Vigilancia privada ESTELAR a la Jefatura de Servicios Generales. | Evidencia | Claudia Gantiva Jefe servicios generales | Al revisar la evidencia reportada se identifica que es acorde con la información depositada en las acciones realizadas. | 30 de abril | 80 | 4 | En proceso | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Evidencia fotografíca del formato de salida de elementos y bienes - Evidencia fotografíca de monitoreo de cámaras de circuito - Evidencia fotografíca de ingresos y salidas de elementos. | Se evidencia las acciones de contingencia ejecutadas y soportadas con los documentos cargados, sin embargo es importante establecer las acciones de mejora o de control. | ||
87 | 30 de agosto | MAYO - AGOSTO | A corte del mes de agosto, se realizaron las siguientes acciones para evitar la materialización del riesgo: 1. Diligenciamiento del Formato de Salida de Elementos y bienes de la Universidad de los Llanos. Anexo (1) - en evidencia. 2. Seguimiento de ingreso y Salida por las diferentes puertas principales de las sedes de la Universidad de los Llanos, seguimiento realizado por la Empresa de Seguiridad Privada ESTELAR. Anexo (2) - en evidencia. 3. Monitoreo por Camaras de Circuito de Televisión Cerrado, realizado por parte de la Empresa de Vigilancia Privada ESTELAR. Anexo (3) - en evidencia. 4. Monitoreo del rondero por las diferentes áreas de la universidad. Anexo (4) - en evidencia. Se realizan las acciones pertinentes necesarias o soluciones necesarias para mejorar y mitigar el riesgo contemplado. | Evidencia | Claudia Constanza Gantiva Ortegon - Jefe servicios generales | Al revisar la evidencia reportada se identifica que es acorde con la información depositada en las acciones realizadas. | 100% | 5 | Ejecutada | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Evidencia fotografíca del formato de salida de elementos y bienes - Evidencia fotografíca de monitoreo de cámaras de circuito - Evidencia fotografíca de ingresos y salidas de elementos. | Se evidencia las acciones de contingencia ejecutadas y soportadas con los documentos cargados, sin embargo es importante establecer las acciones de mejora o de control. | |||||||||||||||||||||||||||
88 | 30 de diciembre | Evidencia | 31 de diciembre | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
89 | Posibilidad de afectación económica por apropiación o uso indebido de los bienes institucionales | Almacén | Corrupción | - Alto número de bienes institucionales en posesión de un mismo funcionario - Falta de valores éticos en la comunidad Universitaria - Alto número de bienes a verificar con escaso número de personal | - Detrimento patrimonial - Investigaciones penales y disciplinarias - Adquisición excesiva de bienes en la Institución" | GBS_02 | Baja | Mayor | Alta | - El personal de almacén, realiza sensibilización a los servidores públicos, sobre el buen uso y custodia de los bienes públicos - El personal de almacén, realiza la verificación de los inventarios, de acuerdo a los estuablecido en el procedimiento PD-GBS-10 - La Oficina de Almacén, elabora el cronograma anual de inventarios, en donde se incluye el 100% de los responsables de inventarios, con el fin de detectar posibles faltantes - El personal de la oficina de Almacén, realiza seguimiento a los compromisos derivados de la verificación de los inventarios - Los responsables de invetarios, cuenta con la posibilidad de realizar una reposición o compensación de los faltantes, dejando registro mediante acta | Muy baja | Moderado | Media | Reducir | Realizar seguimiento a los faltantes y elementos pendientes de identificar responsables que se indetifiquen durante la verificación de inventarios, con el fin de hacer el cruce respectivo entre las diferentes dependencias | 30-04-2024 | Jefe de almacén | Matriz de seguimiento a faltantes y sobrantes | N/A | -Notificar al responsable del elemento, las situaciones encontradas - Reportar a control interno | Correo institucional | Jefe de Almacén | Máximo un semestre | 30 de abril | 30/04/2024 | Se realizo las siguientes acciones: 1, Actualizacion del Cronograma anual de Inventarios 2, A traves Boletin Informativo el Unillanista se sensibilizo a servidores publicos, contratistas y colaboradores en temas relacionados con el buen manejo de los recursos publicos y en valores eticos; incluye la socializacion de los procedimeintos de la oficina de almacen y las implicaciones legales por no cumplimiento Pag. 8. 3, No se encontraron casos particulares de alto volumenes de bienes institucionales. | Evidencia | Gloria Ines Herrera Sarmiento | Al revisar la evidencia reportada se identifica que es acorde con la información depositada en las acciones realizadas. | 30 de abril | 100 | 5 | Ejecutada | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Cronograma de inventario - Boletín el Unillanista/ Buen uso de los bienes públicos | Se evidencia el seguimiento de los elementos y sus responsables en la matrìz de cronograma de inventario. | |||
90 | 30 de agosto | 29/08/2024 | Se realizo las siguientes acciones: 1, Actualizacion del Cronograma anual de Inventarios 2, A traves Boletin Informativo el Unillanista se sensibilizo a servidores publicos, contratistas y colaboradores en temas relacionados con el buen manejo de los recursos publicos y en valores eticos; incluye la socializacion de los procedimeintos de la oficina de almacen y las implicaciones legales por no cumplimiento Pag. 13 3, No se encontraron casos particulares de alto volumenes de bienes institucionales. | Evidencia | Gloria Ines Herrera Sarmiento | Al revisar la evidencia reportada se identifica que es acorde con la información depositada en las acciones realizadas. | 31 de agosto | 100 | 5 | Ejecutada | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Cronograma de inventario - Boletín el Unillanista/ Buen uso de los bienes públicos | Se evidencia el seguimiento de los elementos y sus responsables en la matrìz de cronograma de inventario. | ||||||||||||||||||||||||||
91 | 30 de diciembre | Evidencia | 31 de diciembre | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
92 | Posibilidad de afectación económica y reputacional por celebración indebida de contratos por falta de cumplimiento en requisitos técnicos, jurídicos y financieros. | Vicerrectoría de Recursos Universitarios | Corrupción | - Deficiencia en la etapa de planeación de los procesos | -Detrimento patrimonial -Afectación de la imagen institucional -Sanciones penales, disciplinarias y fiscales. -Incoherencia en la entrega de bienes y/o servicios. -Generación de reprocesos" | GBS_03 | Media | Catastrófico | Extrema | - Aplicación del manual de contratación y procedimientos del sistema de gestión de calidad - Seguimiento interno a las etapas de contratación - Capacitación de actualización en la normatividad vigente - Publicación de contratación en el portal del SECOP " - Solicitud de polizas a los contratos que los requieran | Muy baja | Catastrófico | Extrema | Evitar | Participación de asesores externos legales en etapas críticas en el proceso de contratación | continuamente | Vicerrector de Recursos | Correos informativos a los asesores externos de asignación de procesos y citación a reuniones cuando se requiera. | número de asignaciones / número de procesos contractuales | Realizar reporte ante los organos de control internos | Correos, documentos, | Vicerrector de Recursos | 72 horas | 30 de abril | 30/04/2024 | Desde la Vicerrectoria de Recursos se realiza el control del riesgo 3 por medio de las siguientes acciones: 1- Se realiza seguimiento a las diferentes etapas de contratacion por medio de una matriz en la cual se identifican todos los documentos que se relacionan en el procedimiento de contratacion y el profesional de apoyo responsable por la realizacion. En dicha matriz, se hace seguimiento al indicador del N° de procesos asignados/ N° de procesos tramitados. 2- Se realiza la adquisicion de la poliza para Manejo Oficial en el 2023, la cual se actualiza anualmente y para el mes de abril de 2023 continua vigente. 3- Se realiza doble revision documental por parte de los profesionales de apoyo juridico, para garantizar la transparencia e identificar posibles errores. | Evidencia | Wilson Fernando Salgado Cifuentes | Al revisar la evidencia reportada se identifica que es acorde con la información depositada en las acciones realizadas. | 30 de abril | 100 | 5 | Ejecutada | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Matriz de seguimiento a las etapas contractuales - Pólizas - Formulario de Transparencia, modelo de estudio de conveniencia. | Se evidencia cumpliimiento de las acciones de mejora | |||
93 | Adquirir una Póliza de Manejo Oficial | anual | Vicerrector de Recursos | Documento póliza | número de pólizas adquiridas | 30 de agosto | 7/6/2024 | Se realiza compra de la poliza de manejo Oficial de manera que la Universidad de los Llanos esta cubierta durante toda la vigencia del 2024 hasta el mes de mayo del 2025, como se muestra en las evidencias cargadas | Evidencia | Wilson Fernando Salgado Cifuentes | Al verificar el reporte se encuentra coherente con las evidencias, sin embargo se recomienda ser mas amplios en la justificación de las acciones realizadas. | 31 de agosto | 100 | 5 | Ejecutada | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Polizas manejo global sector oficial de MARZO, ABRIL y MAYO de 2024 | Se evidencia cumpliimiento de las acciones de mejora | |||||||||||||||||||||
94 | Actualización de Póliza de Manejo Oficial | anual | Vicerrector de Recursos | Documento póliza | Cuando se requiera | 30 de diciembre | Evidencia | 31 de diciembre | |||||||||||||||||||||||||||||||
95 | Posibilidad de afectación reputacional y económica por vulneración al régimen de inhabilidades, incompatibilidades y conflictos de intereses dentro del proceso de contratación de la Universidad de los Llanos | Vicerrectoría de Recursos Universitarios | Corrupción | - Omision al regimen de inhabilidades e incompatibilidades, conflicto de intereses e impedimentos de los actores inmersos en el proceso de contratación. - Tomar u omitir decisiones a favor de un interes particular - Direccionar el proceso de contratacion para favorecer a una persona en particular | - Deterioror de imagen y pérdida de credibilidad - Sanciones penales, disciplinarias y fiscales. | GBS_04 | Media | Mayor | Extrema | Aplicación del articulo 8 del Acuerdo Superior 027 de 2020y articulo 4 de la Resolución Rectoral No. 0685 de 2021, que hacen referencia al Estatuto general de contratación, y el manual de contratación respectivamente. Verificación del formato de inhabilidades e incompatibilidades - Solicitud de polizas a los contratos que los requieran | Muy baja | Mayor | Alta | Evitar | Participación de asesores externos legales en etapas críticas en el proceso de contratación | continuamente | Vicerrector de Recursos | Correos informativos a los asesores externos de asignación de procesos y citación a reuniones cuando se requiera. | número de asignaciones / número de procesos contractuales | Realizar reporte ante los organos de control internos | Correos, documentos, | Vicerrector de Recursos | 72 horas | 30 de abril | 30/04/2024 | Desde la Vicerrectoria de Recursos se realiza el control del riesgo 4, por medio de las siguientes acciones: 1- Implementación del formato de inhabilidades e incompatibilidades en la etapa precontractual para todos los procesos, especificamente en la invitación a presentar propuesta para los proveedores seleccionados en el proceso contractual. 2- De acuerdo al monto del contrato y la clase, se especifican que garantias se requerirán desde el formato de estudio de oportunidad y conveniencia FO-GBS-22 en el item 9, y en la invitacion a presentar propuesta. | Evidencia | Wilson Fernando Salgado Cifuentes | Al revisar la evidencia reportada se identifica que es acorde con la información depositada en las acciones realizadas. | 30 de abril | 100 | 5 | Ejecutada | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Formulario de transparencia - Modelo de estudio de conveniencia y oportunidad contratación bienes y servicios | Se evidencia cumpliimiento de las acciones de mejora | |||
96 | Adquirir una Póliza de Manejo Oficial | anual | Vicerrector de Recursos | Documento póliza | número de pólizas adquiridas | 30 de agosto | abril y junio 2024 | Se realiza compra de la poliza de manejo Oficial de manera que la Universidad de los Llanos esta cubierta durante toda la vigencia del 2024 hasta el mes de mayo del 2025, como se muestra en las evidencias cargadas | Evidencia | Wilson Fernando Salgado Cifuentes | Al verificar el reporte se encuentra coherente con las evidencias, sin embargo se recomienda ser mas amplios en la justificación de las acciones realizadas. | 31 de agosto | 100 | 5 | Ejecutada | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Polizas manejo global sector oficial de MARZO, ABRIL y MAYO de 2024 | Se evidencia cumpliimiento de las acciones de mejora | |||||||||||||||||||||
97 | Actualización de Póliza de Manejo Oficial | anual | Vicerrector de Recursos | Documento póliza | Cuando se requiera | 30 de diciembre | Evidencia | 31 de diciembre | |||||||||||||||||||||||||||||||
98 | Gestión de Apoyo a la Academia | Ofrecer a la comunidad académica servicios y recursos pertinentes encaminados a fortalecer los procesos de transmisión y apropiación del conocimiento. | Posibilidad de afectacion reputacional por la realización de prácticas de laboratorios con equipos fuera de aseguramiento metrológico debido a la falta de actualizacion del libro de aseguramiento metrologico. | Coordinación de Laboratorios | Operativo | Falta de actualizacion del libro de aseguramiento metrologico. | 1. No conformidades en auditoria interna por parte de control interno de gestión. 2. No conformidades en auditoria externas por parte del ente Certificador ICONTEC. 3. Hallazgos de los entes de control externos. 4. Afectación de la imagen institucional. 5. Incumplimiento en los objetivos propuestos en las guias de las prácticas de laboratorios. 6. Incumplimiento en los objetivo del proceso de gestión de apoyo a la academia. | GAA_01 | Muy baja | Menor | Baja | - FO-GAA-275 - Formato hoja de vida equipos de laboratorio - FO-GAA-276 Formato de inventario equipos de laboratorio - FO-GAA-277 Formato cronograma para mantenimiento, calibración y verificación de equipos de laboratorio - FO-GAA-278 Plan de mantenimiento y aseguramiento metrológico; PD-GAA-78 Procedimiento de aseguramiento metrologico | Muy baja | Menor | Baja | Reducir | Sensibilizar al personal de apoyo de los laboratorios cuando se presente rotación del mismo, sobre el uso de los documentos de aseguramiento metrológico. | Cada vez que haya rotación de personal | Profesional de apoyo de la coordinación de laboratorios | Listados de asistencia | (No. de personas sensibilizadas / No. de personas nuevas en apoyo de laboratorios)*100% | Facilitar los equipos requeridos con aseguramiento metrologico previo, | Registro de prestamo de equipos. | Coordinador o personal de apoyo de los laboratorios. | Inmediato. | 30 de abril | 30 de abril de 2024 | La Coordinación del Sistema del Sistema de Laboratorios a través de su Gestión con el Libro de Aseguramiento Metrológico manteniendo actualizada la informacion de los equipos en los formatos. - FO-GAA-275 - Formato hoja de vida equipos de laboratorio - FO-GAA-276 Formato de inventario equipos de laboratorio - FO-GAA-277 Formato cronograma para mantenimiento, calibración y verificación de equipos de laboratorio - FO-GAA-278 Plan de mantenimiento y aseguramiento metrológico - PD-GAA-78 Procedimiento de aseguramiento metrologico - FO-GAA-13 INVENTARIO DE REACTIVOS DE LABORATORIOS | Evidencias | Coordinador del Sistema de Laboratorios | Al revisar la evidencia reportada se identifica que es acorde con la información depositada en las acciones realizadas. | 30 de abril | 100% | 5 | Ejecutada | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Inventario general - Inventario reactivos -HV -Cronograma general -Aseguramiento metrologico | Se evidencia el cumplimiento de la acciòn de mejora con los respectivos documentos que soportan las acciones realizadas | |
99 | 30 de agosto | 28 de agosto de 2024 | La Coordinación del Sistema del Sistema de Laboratorios a través de su Gestión con el Libro de Aseguramiento Metrológico manteniendo actualizada la informacion de los equipos en los formatos. - FO-GAA-275 - Formato hoja de vida equipos de laboratorio - FO-GAA-276 Formato de inventario equipos de laboratorio - FO-GAA-277 Formato cronograma para mantenimiento, calibración y verificación de equipos de laboratorio - FO-GAA-278 Plan de mantenimiento y aseguramiento metrológico - PD-GAA-78 Procedimiento de aseguramiento metrologico - FO-GAA-13 INVENTARIO DE REACTIVOS DE LABORATORIOS | Evidencias | Coordinador del Sistema de Laboratorios | Durante la revisión se encontro el reporte oportuno de las evidencias que soportan las acciones realizadas para evitar la materialización del riesgo. | 31 de agosto | 100,00% | 5 | Ejecutada | Verificación de las acciones realizadas y evidencia | - Inventario general - Inventario reactivos -HV -Cronograma general -Aseguramiento metrologico | Se evidencia el cumplimiento de la acciòn de mejora con los respectivos documentos que soportan las acciones realizadas | ||||||||||||||||||||||||||
100 | 30 de diciembre | Evidencias | 31 de diciembre | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||