ASIG-GD-F-002 Lista de Chequeo Documental.xlsx

	A	B	C	D	E	F	G	H	I	J	K
1				SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA SENA EMPRESA ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
2				Lista de Chequeo Documental
3	Código: ASIG-GD-F-002				Versión: 005				Fecha: 05/10/2019
4
5		OBJETIVO	Diligenciar en forma breve y concisa el resultado cuantificable que debe ser alcanzado y mantenido en la aplicación de la lista de chequeo.				ALCANCE	Diligenciar el limite de aplicación que tiene la lista de chequeo.
6
7		RESPONSABLES	Diligenciar los nombres completos de las personas que aplican la lista de chequeo.				ROLES	Diligenciar las funciones que desempeñan las personas que aplican la lista de chequeo.
8
9		FECHA DE APLICACIÓN:	Día/Mes/Año	HORA DE INICIO Y DE FIN:	00:00 - 00:00	MODALIDAD:	Presencial / Virtual		LUGAR / PLATAFORMA:	Presencial / Virtual
10
11		ORGANIZACIÓN	Diligenciar el nombre de la organización que atiende la aplicación de la lista de chequeo.			ENTREVISTADOS	Diligenciar los nombres completos de las personas que atienden la aplicación de la lista de chequeo.		CARGOS	Diligenciar las funciones que desempeñan las personas que atienden la aplicación de la lista de chequeo.
12
13		SUBPROCESO	Diligenciar el Subproceso relacionado para la aplicación de la lista de chequeo.				NORMATIVA APLICABLE	Diligenciar los requisitos legales relacionados para la aplicación de la lista de chequeo.
14
15
16		ÍTEM	REQUISITO					CALIFICACIÓN	OBSERVACIONES		EVIDENCIA
17		ALMACENAMIENTO
18		1	En la organización de la documentación se tiene en cuenta la Tabla de Retención Documental.
19		2	El documento con la fecha más reciente de producción es el primer documento que se encuentra al abrir la carpeta y la fecha más antigua se encontrará al final de la misma.
20		3	Los documentos están debidamente organizados por carpetas manteniendo su orden, su consulta y su control como se estipula en el Procedimiento de Gestión Documental.
21		4	El equipo (Computador) donde se encuentra la información documentada cuenta con seguridad al iniciar, con un antivirus actualizado y se encuentra libre de riesgo de pérdida de la documentación.
22		5	Se garantiza buena manipulación, confidencialidad y divulgación por correo misena o personal de la documentación.
23		6	El depósito del archivo central está organizado por vigencias y series documentales de acuerdo con el orden de la Tabla de Retención Documental.
24		7	En el archivo central se ejerce control de la documentación, y se tiene en cuenta el inventario general como soporte físico y magnético.
25		8	En la carpeta principal de la documentación se identifica el sistema al cual pertenece.
26		TOTAL						0%
27		UBICACIÓN
28		9	Las características donde está localizado el archivo central se encuentra lejos de agentes contaminantes y riesgo de humedad o inundaciones que puedan causar un daño irreversible a la documentación.
29		10	Cuenta con espacio suficiente para almacenar la documentación tanto existente como la que se creará.
30		TOTAL						0%
31		ESTRUCTURA DOCUMENTAL
32		11	El control de los cambios cumple con la estructura establecida en el Procedimiento de Elaboración y Control de Documentos.
33		12	Los documentos del proceso se encuentran incorporados en la Lista Maestro o en el Registro de Documentos por revisar y aprobar.
34		13	La documentación digital esta diligenciada de forma adecuada y correcta.
35		14	El instrumento de evaluación del Sistema Integrado de Gestión cuenta con la totalidad de los requisitos de la norma.
36		15	El instrumento de evaluación es ordenado, entendible y claro.
37		16	La documentación maneja imagen corporativa.
38		17	El encabezado de los documentos cumplen con los lineamientos establecidos en el Procedimiento de Elaboración y Control de Documentos (Logos, nombre completo del SENA, nombre SENA EMPRESA, nombre del proceso y nombre del documento).
39		18	Los logos de los documentos presentan las siguientes dimensiones: Largo: 2,5cm aprox. y ancho: 2,5cm aprox. (Nota: Margen de variación entre -0,05 y 0,05).
40		19	El código, versión y fecha de lo documentos se encuentran vigentes.
41		20	La margen de los documentos presenta las siguientes medidas: Superior: 2,54cm, inferior: 2,54cm, izquierda: 2,54cm y derecha: 2,54cm.
42		21	Los documentos se encuentran con tipo de letra Arial, tamaño 11 e interlineado 1,15.
43		22	Los documentos se encuentran justificados, en el cual se distribuye el texto de forma homogénea entre las márgenes.
44		23	Utilizan medios magnéticos para almacenar información.
45		24	Cuenta con un documento para controlar la elaboración de la documentos.
46		TOTAL						0%
47		MANTENIMIENTO
48		25	Cuenta con un programa de limpieza en seco que garantice la limpieza de instalaciones y estantería.
49		26	Se garantiza la revisión del equipo o herramienta magnética que guarda la información documentada.
50		TOTAL						0%
51		DISTRIBUCIÓN
52		27	Los encargados destinados para la custodia de la documentación deben contar con los elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad documental.
53		28	Se comparte la información de forma segura por medios informáticos.
54		29	La estantería no debe estar recostada sobre los muros, y se debe dejar un espacio mínimo de 20cm entre éstos y la estantería.
55		TOTAL						0%
56		LÍDER DE GESTIÓN DOCUMENTAL
57		30	Conocen la Ley General de Archivo.
58		31	Conocen que tipo de archivo maneja.
59		32	Manejan alguna técnica de archivo.
60		33	Aplican la Tabla de Retención Documental.
61		34	Manejan Soporte Documental.
62		35	Los documentos que llegan a la empresa son radicados.
63		36	Se deja evidencia de los documentos enviados.
64		37	Han recibido capacitación sobre archivo.
65		38	El archivo es manejado por el personal indicado.
66		39	El archivo que se da de baja es digitalizado.
67		40	Se realiza la respectiva separación por carpeta magnética de la documentación.
68		41	Se tienen en cuenta el numero de documentos por carpeta.
69		42	Utilizan la técnica de archivos en cajas.
70		43	Utilizan los elementos de protección personal adecuado para el manejo de archivos.
71		TOTAL						0%
72
73		RESULTADOS
74
75		N°	CRITERIOS EVALUADOS		PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO
76		N°	CRITERIOS EVALUADOS		PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO
77		1	ALMACENAMIENTO		0%
78		2	UBICACIÓN		0%
79		3	ESTRUCTURA DOCUMENTAL		0%
80		4	MANTENIMIENTO		0%
81		5	DISTRIBUCIÓN		0%
82		6	LÍDER GESTIÓN DOCUMENTAL		0%
83		TOTAL			0%
84		TOTAL			0%
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
98
99
100