ABCDEFGHIJ
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Versión: 06
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Código:
GFPI-F-164
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PROCESO
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 GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
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NOMBRE DEL FORMATO
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FORMATO PARA LA TRAZABILIDAD DE APOYOS SOCIECONÓMICOS: APOYOS DE SOSTENIMIENTO - FIC
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CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN
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Pública Pública ClasificadaPública Reservada
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INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO
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NO IMPRIMIR
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1. Generalidades
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CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN: Marque con una equis (X) la clasificación del documento según los lineamientos establecidos en la GOR-G-015 Guía Etiquetado de Información, que puede ser consultada en la herramienta de gestión del SIGA
Importante: solo se debe clasificar la información cuando se diligencie el formato, por si el formato vacío no contiende información por ende no se etiqueta.
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Con las generalidades se da respuesta a preguntas como:
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a) Objetivo: Realizar la trazabilidad de los aprendices beneficiaros de la adjudicación de apoyos de sostenimiento FIC que no se gestionan desde el aplicativo SOFIA Plus
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b) Este formato está referenciado en la guía de apoyos socieconómicos para la trazabilidad del apoyo
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c) El formato debe ser diligenciado por el equipo responsable de gestionar la convocatoria de apoyos de sostenimiento FIC en el centro de formación
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d) Frecuencia de diligenciamiento: Mensualmente según avance de la adjudicación y entrega del apoyo
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e) ¿Qué trámite surte el formato una vez diligenciado?: Este formato debe reposar en los archivos del centro de formación y ser remitidos a la Dirección de formación cuando se solicite y por los medios que se especifiquen.
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f) No se requiere imprimir
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g) La custodia de este documento estará a cargo del Centro de Formación
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h) El diligenciamiento de este formato debe realizarse apoyándose en la información obtenida de la plataforma de gestión administrativa de la entidad
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El número de generalidades y su estructura, depende de los requerimientos del formato
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Para el diligenciamiento se utiliza el tipo de letra Calibri con tamaño de 10 a 14 puntos de tamaño
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2. Instrucciones para diligenciar las casillas
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NOMBRE DE LA CASILLAINSTRUCCIONESTENER EN CUENTA
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Nombre o Número de la convocatoriaEn este espacio se escribe el año de realización de la convocatoria - número de la convocatoria ejemplo 2021-1
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Número de radicado de la convocatoriaEscribir el numero de radicado de la circular con su fecha de radicación a través del cual se publica la convocatoria
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fecha de apertura convocatoria (DD/MM/AAAA)Escriba la fecha en la que se abre la convocatoria
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fecha de cierre convocatoria (DD/MM/AAAA)Escriba la fecha en la que se cierra la convocatoriaLa cantidad de cupos a proveer estará sujeta a la disponibilidad presupuestal del centro de formación
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Medios de divulgación Registre los medios de divulgación que utilizó para divulgar la convocatoria (tiene 6 campos disponibles)
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Presupuesto comprometido en la convocatoria Teniendo en cuenta el número de cupos asignados, indique el valor presupuestal comprometido para respaldar la convocatoria
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Número de Aprendices inscritosEn este espacio escriba el número de aprendices inscritos que no se registraron en el aplicativo. Este número debe corresponder con los que relacione en el formato
37
Número de aprendices priorizadosEn este espacio escriba el número de aprendices priorizados que no se registraron en el aplicativo. Este número debe corresponder con los que relacione en el formato
38
Número de cupos disponiblesEn este espacio escriba el número de cupos con los que cuenta el Centro de formación para la convocatoria.
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Número de cupos adjudicados por resolución En este espacio escriba el número de cupos que efectivamente asignó en la resolución de adjudicación
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Datos del Aprendiz
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Código de la Regional Seleccione el código de la regional del Centro de formación que adjudica a los aprendicesPara el primer aprendiz que registre, seleccione cuidadosamente esta información de manera que los códigos y nombres correspondan, ya que una vez esté bien hecho este registro, usted podrá copiarlo para los otros aprendices inscritos
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RegionalSeleccione la regional a la que pertenece
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Código del centroSeleccione el código del Centro de formación que adjudica a los aprendices
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Centro de FormaciónSeleccione el nombre del Centro de formación que adjudica a los aprendices
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Nombres y Apellidos del AprendizEn este espacio escriba los nombres y apellidos del aprendiz
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Tipo de Identificación del AprendizSeleccione la sigla correspondiente al tipo de documento del aprendiz (Debe corresponder al registrado en el aplicativo de gestión académico administrativo). Así: CC Cédula de Ciudadanía. TI Tarjeta de Identidad. CE Cédula de Extranjería. PS Pasaporte. DNI Documento Nacional de Identificación. NCS Número Ciego SENA. PEP Permiso Especial de Permanencia.
47
Número de identificación del aprendiz Escriba el número de documento del aprendiz registrado en el aplicativo de gestión académico administrativo. (Debe digitar únicamente valores numéricos; sin puntos, ni comas, ni ningún carácter no numérico).
48
Nombre del Programa de Formación Escriba el nombre del programa de formación del aprendiz registrado en el aplicativo de gestión académico administrativo.
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Número de GrupoEscriba el código de la ficha del aprendiz registrado en el aplicativo de gestión académico administrativo.
50
Correo electrónico del aprendizEscriba el correo electrónico del aprendiz registrado en el aplicativo de gestión académico administrativo.
51
Teléfono De Contacto del AprendizEscriba el teléfono de contacto del aprendiz registrado en el aplicativo de gestión académico administrativo.
52
Fecha Inicio Ficha (DD/MM/AAAA)Escriba la fecha de inicio de la ficha del programa de formación del aprendiz registrado en el aplicativo de gestión académico administrativo.
53
Fecha Fin Ficha (DD/MM/AAAA)Escriba la fecha de fin de la ficha del programa de formación del aprendiz registrado en el aplicativo de gestión académico administrativo.
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GéneroEn este espacio seleccione el género registrado en el documento de identificación del aprendiz (debe corresponder al registrado en el aplicativo de gestión académico administrativo).
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EdadEdad cumplida del aprendiz, en la fecha de la adjudicación
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Si es menor de edad, cuenta con la firma del representante legal o tutor (si) (no)Corresponde a la declaración juramentada del Formato de Registro Socioeconómico diligenciado y entregado por el aprendiz menor de edad (o cuando se requiera) debe estar firmado por su representante legal o tutor
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Requisitos de Inscripción
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Estar matriculado y en estado “en formación” en uno de los programas del sector de la Industria de la Construcción, en la modalidad presencial, virtual o a distancia.Seleccione CUMPLE o NO CUMPLERevisión del centro de formación en el aplicativo académico administrativo y documentación entregada por el aprendiz.
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No poseer contrato laboral, ni contrato de prestación de servicios.Seleccione CUMPLE o NO CUMPLE
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No tener contrato de aprendizaje vigente.Seleccione CUMPLE o NO CUMPLE
61
No tener condicionamiento de matrícula vigente de acuerdo con el Reglamento al Aprendiz.Seleccione CUMPLE o NO CUMPLE
62
No tener apoyo de sostenimiento regular o FIC vigente.Seleccione CUMPLE o NO CUMPLE
63
No ser beneficiario de apoyos del Programa Jóvenes en Acción (o el que lo modifique) asignados por Prosperidad Social.Seleccione CUMPLE o NO CUMPLE
64
Encontrarse en estado formación y que hayan transcurrido treinta (30) días calendario a partir de la matrícula, previa disponibilidad de los recursos presupuestales en los Centros de Formación Profesional.Seleccione CUMPLE o NO CUMPLE
65
No ser beneficiario de apoyo de alimentación temporal o ración alimentaria entregada por el SENA.Seleccione CUMPLE o NO CUMPLE
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Resultado parcial
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Fecha de inscripción a la convocatoria
(DD/MM/AÑO) 		Escriba la fecha en que se inscribió el aprendiz.Cuando el número de cupos que dispone el centro de formación en una convocatoria de apoyos es igual o superior al número de aprendices inscritos que cumplen TODOS los requisitos, no es necesario realizar priorización de aprendices, puede pasar a la adjudicación de los cupos.
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Concepto respecto al cumplimiento de requisitosDe acuerdo el resultado de la revisión de documentos y requisitos, seleccione:

Cumple los requisitos: Aprendiz que cumple todos los requisitos descritos en el apartado de requisitos de inscripción.
No entrego documentación: Aprendiz que se inscribió pero no entrego la documentación.
No cumple los requisitos: Aprendiz que no cumple los requisitos descritos en el apartado de requisitos de inscripción.
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Criterios de priorización
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Aprendiz con discapacidad Seleccione 15 si el (la) aprendiz tiene situación de discapacidad o cero (0) si no la tiene.Estos espacios son diligenciados por el Centro de Formación
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Aprendiz que pertenece a comunidades NARP, ROM o pueblos indígenasSeleccione 15 si el (la) aprendiz pertenece a poblaciones NARP, ROM ó comunidades indígenas y cero (0) si no lo pertence.
72
Aprendiz CampesinoSeleccione 15 si el (la) aprendiz se reconoce como campesino y cero (0) si no.
73
Aprendiz madre o padre cabeza de familiaSeleccione 10 si el (la) aprendiz es madre o padre cabeza de familia o cero (0) si no lo pertence.
74
Aprendiz víctima del conflicto armado Ley 1448 de 2011- Decreto 4800 de 2011Seleccione 10 si el (la) aprendiz es víctima del conflicto armado o cero (0) si no lo es.
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Aprendiz embarazada o en periodo de lactancia hasta un (1) año después del parto y por razones de lactancia.Seleccione 10 si la aprendiz se ecuentra en estado de embarazo o en periodo de lactancia o cero (0) si no.
76
Aprendiz víctima de violencia basada en género y violencia contra la mujerSeleccione 10 si el (la) aprendiz es víctima de violencia basada en género y violencia contra la mujer o cero (0) si no lo es.
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Aprendiz con nivel SISBEN Grupo A 1,2,3,4 y 5.Seleccione 10 si el (la) aprendiz tiene nivel de SISBEN - grupo A 1,2,3,4 y 5 y cero (0) si no lo tiene.
78
Aprendiz en situación de desplazamiento por fenómenos naturales en los últimos dos (2) añosSeleccione 5 si el (la) aprendiz está en situación de desplazamiento por fenómenos naturales en los ultimos dos (2) o cero (0) si no está en esta situación.
79
Aprendiz nivel SISBEN grupo B 1, 2, 3, 4, 5, 6 y 7.Seleccione 5 si el (la) aprendiz tiene nivel de SISBEN - grupo B 1,2,3,4,5,6 y 7 o cero (0) si no lo tiene.
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Aprendiz representante elegido según normatividad institucional o vocero de aprendicesSeleccione 5 si el (la) aprendiz es representante elegido según normatividad institucional o vocero y cero (0) si no.
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El aprendiz que participa en: Semillero de Investigación o WorldSkills o SENAsoft o proyecto de producción del CentroSeleccione 5 si el aprendiz participa en Semillero de Investigación o WorldSkills o SENAsoft o proyecto de producción del Centro y cero (0) si no.
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Resultado final
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Total puntaje priorizaciónSumatoria de los puntajes parciales de todos los criterios de priorización Esta información es diligenciada por el Facilitador de Etapa Productiva, según los criterios de valoración
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¿Se requiere desempate? Si se requiere desempate elija "SI", si no requiere desempate elija "NO"
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¿Es aprendiz de Reemplazo?Elija "Si" en caso de que el aprendiz sea adjudicado mediante reemplazo y "NO" en caso de no ser adjudicado mediante reemplazo
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Criterio de desempateElija cual criterio de desempate fue utilizado para este aprendiz , de acuerdo a lo estipulado en la normatividad vigente. Opciones: "Aprendices con mayor puntuación en los cuatro primeros ítems de la priorización" "Sorteo" "Menor de edad".
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¿Aprendiz Obtiene cupo?Elija "SI" si el aprendiz obtiene el cupo o "NO" si el aprendiz no obtiene el cupo.
88
Concepto finalDe acuerdo con el resultado de la revisión de documentos y requisitos seleccione:
• Cumple con puntaje de priorización
• Cumple sin puntaje de priorización
• No cumple los requisitos
• No entregó documentación
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Estado del aprendiz en la convocatoriaElija el estado del aprendiz en la convocatoria. " Adjudicado" si el aprendiz fue adjudicado, "lista de espera" si el aprendiz queda en lista de espera" o " No aplica" si el aprendiz no aplica para esta convocatoria.
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Fecha de Adjudicación (DD/MM/AAAA) Escriba el año, día, mes y año (DD/MM/AAAA) de la adjudicación del apoyo
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Número Resolución adjudicación del apoyo Escribir el número de la resolución con la cual se adjudico el apoyo al aprendiz (sí aplica).
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Monitoreo del estado de aprendices adjudicados en al formaciónElija para cada mes el de acuerdo al estado del aprendiz en la adjudicación ya sea: "aplazado" "cancelado" "retiro voluntario" "condicionado" "en formación" "en inducción" "por certificar" "certificado" "traslado" "reingreso."
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Informe de gestión de desembolsoElija para cada mes la opción correcta, de acuerdo al estado del desembolso. "si el apoyos fue: " con desembolso" "aplazado" "cancelado" " finalizado"
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3.Notas Formato GOR-F-XXX (Eliminar al momento de formalizar)
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Nota 1: Se recomienda para los sombreados y bordes de los formatos, usar los colores institucionales definidos en el Manual de Identidad Visual SENA vigente.
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Nota 2: Los formatos asociados a series documentales que se tengan que digitalizar en alguna de las plataformas de la entidad, por ejemplo OnBase (documentos asociados a contratos, convenios, etc )“no deben llevar sombreado”.
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Nota 3: Ajustar el código y versión del formato en el pie de página. Si el formato tiene como objetivo la recolección de datos personales , privados , semi privados o sensibles , se incluye en la parte inferior del formato, donde se registró la información, alguna de las siguientes opciones de mensajes de protección de datos personales de acuerdo con las políticas de seguridad y privacidad de la información y protección de datos personales vigente, las cuales pueden ser consultadas en la página web y en la Herramienta de gestión del SIGA:
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”Apreciado (usuario, empresario, aprendiz, ciudadano, etc.), de conformidad con la establecido en la política de protección de datos del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, la finalidad y tratamiento de los datos personales requeridos a través de esta canal de atención es la gestión, prestación y personalización de nuestros servicios. Al continuar da su consentimiento para que el SENA trate sus datos personales. Para más información consulte la política en la página WEB de la entidad.
En cualquier momento podrá solicitar al SENA conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir sus datos personales recolectados.”
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4. Notas Plantilla Excel (Eliminar al momento de formalizar)
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Nota 1: La plantilla de la presente hoja "Plantilla Excel", se utiliza para dar información en el marco comunicacional del SENA, por ejemplo: presentación de resultados estadísticos, formulación Plan de Acción, para incluir datos en presentaciones PowerPoint, entre otros.