ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZAAABACADAEAFAGAHAIAJAK
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PLAN DE MEJORAMIENTO Y ACCIONES CORRECTIVASCódigo: GMS-RE07
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Versión: 04
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Fecha de Emisión: 2015/04/10
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NOTA: SE DEBEN INCLUIR TODOS LOS HALLAZGOS ENCONTRADOS DE TODAS LAS FUENTES.
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1. DETALLES DEL HALLAZGO2. DESCRIPCION DEL PLAN DE ACCION PROPUESTO 3. SEGUIMIENTO Y VERIFICACION DE LA EFICACIA DEL PLAN DE ACCIÓN
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CONSECUTIVOFUENTE DEL HALLAZGOFECHA DEL HALLAZGO
(DD/MMAAAA)		RESPONSABLE SEGUIMIENTODESCRIPCION DEL HALLAZGONCOM/OTIPO DE ACCIONCORRECCIÓN PROPUESTAANALISIS DE CAUSAS CAUSAS PRINCIPALES ACTIVIDADESEFECTO QUE SE ESPERAINDICADOR DE CUMPLIMIENTOMETAPRESUPUESTO O RECURSOSRESPONSABLESFECHA SOLUCIONDESCRIPCIÓN SEGUIMIENTO DE LAS ACTIVIDADESFECHA DE SEGUIMIENTO
(DD/MM/AAAA)		OBSERVACIONES / VERIFICACIÓN DE LA EFICACIAESTADO ACTUAL DE LA ACCIÓN
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1Auditoria Interna Año 20231872023John Felver Rodríguez
Equipo de trabajo		Se debe reglamentar los valores de los viaticos dependiendo de los lugares y las distancias. En el momento de entregar la caja menor a control interno para revisión, se sugiere que antes de realizar el desembolso del dinero el formato se encuentre totalmente diligenciado y firmado.XMejoraReglamentar los valores de los viaticos dependiendo de los lugares y las distancias. Porque la empresa no reglamento los valores de los viaticos correspondiemntes a la caja menor.
Porque no se tratado el tema en los comites de la empresa.		Porque la empresa no reglamento los valores de los viaticos correspondiemntes a la caja menor.1. Verificar el decreto de viaticos de funcion publica
2. Reglamentar los valores de los viaticos de acuerdo a la caja menor
3. Aplicar los valores de acuerdo a la distancia y al lugar		Reglamentar los valores de los viaticos de acuerdo a la caja menorFormatos diligenciados con soportes.
100% de formatos de caja menor diligenciados.
Tecnicos, humanosSubgerencia Asministrativa y Financiera
Profesional Universitario
Control Interno		3012202310/12/2023 Pedro Velasquez: Se trata el tema con el Subgerente Administrativo en al cual no se definido como reglamentarlo. 1112202311/12/2023 Pedro Velasquez: Se debe reglamentar los valores y darle seguimiento a los formartos de caja menor.En implementación
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2Auditoria Interna Año 20231872023John Felver Rodríguez
Equipo de trabajo		En lo verificado durante la auditoria se evidencio que en el mes de enero se pagó una multa extemporánea, correspondiente al RETEICA, del último bimestre, del año anterior, dicha multa fue asumida por la contadora de la empresa.XMejoraHacer pago oportuno de los impuestos de la empresa.Porque se presentaron cambios de fechas de los calandearios tributarios del municipio lo cual se reporto fuera de la fecha.
Porque el municipio realizo cambios y no se informo a la empresa.		Porque se presentaron cambios de fechas de los calandearios tributarios del municipio lo cual se reporto fuera de la fecha. 1. Revisar el calendario y fechas de reporte y pagos de impuestos.
2. Realizar el pago de los impuestos en la fechas correspondientes.
3. Verificacion del estado de reporte de los impuestos municipales y nacionales.
Reportar y pagar a tiempo los impuetos municipales y nacionales. Cumplir con fechas de pagos de impuestosRealizar el pago al 100% de los impuestosFinacieros, tecnicos y humanos Asesor Contable3012202310/12/2023 Pedro Velasquez: Se trata el tema en comité sostenible contable desarrollado el dia 2 de didembre de 2023 al cual se llega a un acuerdo de que el responsable debera saldar la multa correspondiente.1112202311/12/2023 Pedro Velasquez: Se reviso el pago de la multa por parte del asesor contable.Acción cerrada eficaz
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3Auditoria Interna Año 20231872023John Felver Rodríguez
Equipo de trabajo		Se debe revisar el pago del levantamiento de la hipoteca del leassing.XMejoraHacer el pago del levantamiento de la hipoteca del leassing.Porque no se cuenta con el presupuesto para el levantamiento de hipoteca.
Porque la empresa no ha definido si se levantava la hipoteca debido a que tuviera la necesidad de requerir un nuevo prestamo.		Porque la empresa no ha definido si se levantava la hipoteca debido a que tuviera la necesidad de requerir un nuevo prestamo.1. Definir un comite para llegasr a un acuerdo de levantar la hipoteca.
2. Verificar el estado y saldo a pagar del levantamiento de hipoteca
3. Presupuestar el valor del levantamiento de la hipoteca.		Realizar el levantamiento de la hipotecaLevantamiento de hipoteca100% del pago de la hipotecaFinacieros, tecnicos y humanos Junta Directiva3012202310/12/2023 Pedro Velasquez: Se trata el tema en comité no se definio si cerrar la hipoteca o dejarla abierta para la siguiente administración.1112202311/12/2023 Pedro Velasquez: Verfifcar con la proxima administracion si cierra o disponen de ella. En implementación
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4Auditoria Interna Año 2022192022John Felver Rodríguez
Equipo de trabajo		Se realiza revisión del formato GA-RE11, Versión 3, correspondiente al arqueo de caja menor, verificando el diligenciamiento , soportes, fechas y firmas, de los meses febrero, marzo y abril de 2022, se observa que la mayoria de formatos están sin diligenciar, sin firmas de los responsables, se debe diligenciar todo el formato,se debe socializar el nuevo reglamento de caja menor en todas ls areas. XCorrectiva Proceder a socializar el manual de uso de caja menor en todas las areas, se solicitará al encargado de caja menor completar y digilenciar los formatos en todos sus campos y buscar la firma correspondiente.1-No se tenia el manual de uso caja menor y se desconocia el procedimiento.
2.-Los solicitantes de los recursos de caja menor no entregan a tiempo los soportes respectivos.
No se contaba con manual de caja menor y los solicitantes no diligencian los formatos, ni aportan los soportes del gasto
1. Socializar reglamento de caja menor
2. No realizar desembolsos de caja sin los requisitos establecidos como son formatos diligenciados y soportes del gasto io servicio.
Tener caja menor diligenciada y actualizada con todos sus soportes.
Formatos diligenciados con soportes.
100% de formatos de caja menor diligenciados.
Tecnicos, humanosSubgerente administrativo y financiero y profesional de presupuesto.30122022Se le ha informado por parte de la Ofina de Control Interno al Profesional de presupuesto, responsable de la caja menor para que se realicen las correcciones necesarias y se aprobo el manual de uso de caja menor por el comité de MIPG.
Se han realizado seguimiento al diligenciamiento de formatos por parte del Jefe de Control Interno y Subgerente Administrativo.
10/10/2023 Pedro Velasquez: Se han realizado seguimiento al diligenciamiento de formatos por parte del Jefe de Control Interno y Subgerente Administrativo, se evidencian algunos formatos sin firma.		22
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10		2022
2023		22/11/2022 Pedro Velasquez: Se aprobo el manual de uso de caja menor por el comité de MIPG y se encuentra en revisión de los formatos diligenciados.
30/04/2023 Pedro Velasquez: Se han realizado seguimiento al diligenciamiento de formatos por parte del Jefe de Control Interno y Subgerente Administrativo, se evidencian algunos formatos sin firma.
10/10/2023 Pedro Velasquez: Se han realizado seguimiento al diligenciamiento de formatos por parte del Jefe de Control Interno y Subgerente Administrativo, se evidencian algunos formatos sin firma.		En implementación
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5Auditoria Externa Año 202315122023John Felver Rodríguez
Equipo de trabajo		Contrato No. 50 No se evidencia comunicacion del resultado de la reevalaucion, al proveedor de servicios temporales: GESTION HUMANA OUTSOURCING TEMPORAL MUESTRA No.2
Modalidad cerrada.
Proveedor: INDUSTRIA NACIONAL DE REFRIGERACION.
Contrato No. 32 de 2023.
Se evidencia RE-EVALAUCION DE PROVEDORES
Fecha 1/12/2023 contato No. 32
Resultado= 91,4%. Aceptado y servicio conforme para EFZ.
No se evidencia comunicacion del resultado de la reevalaucion al proveedor INDUSTRIA
NACIONAL DE REFRIGERACION. Se justifica menor de acuerdo a la significancia de la
muestra tomada .		XCorrectiva Proceder a notificar resultado de la reevaluación a todos los provedores de cada contrato, mediante el formato GA-RE06.1-Al momento de la suscripción del contrato no se notificó la reevaluación al proveedor..
2.-Dentro de los requisitos contractuales no se diligencio el formato: GA-RE06, .
No se contaba con personal de apoyo para verificar el cumplimiento de los requisitos principalmente el formato GA-RE06 V4, de reevaluacion de proveedores.
1. Establecer un sistema de verificación en la lista de chequeo para garantizar el total de los requisitos contractuales según la modalidad de contrato.
2. No dar inicio al contrato hasta tanto no verificar el lleno de los requisitos de contratación y las notificaciones al proveedor.
3-Notificar mediante comunicacion a los supervisores de cada contrato para que realicen la evaluación y la respectiva notificación según el caso.mediante el formatoGA-RE-06 V4..
Tener las carpeta de los contratos con todos los requisitos contractuales y las notificaciones correspondientes.
Formatos GA-RE06, diligenciados y notificados al proveedor.
100% de formatos GA-RE06 de reevaluacion al provedor debidamente diligenciados.
Tecnicos, humanosSubgerente Administrativo y financiero, Asesor Jurídico y personal de apoyo. 291220231-Se verificareporte de notificación mediante correo electrónico de fecha 19 de enero de 2024, la reevaluación de proveedor EFZ-CPS-32-2023, dirigida a Industria Nacional de refrigeración.
2-Se verifica reporte de notificación mediante correo electrónico de fecha 17 de enero de 2024, la reevaluación de proveedor EFZ-CPS-4-2023, dirigida a Gestión Humana.		19/1/2023202322/04/2024 Pedro Velásquez: Se verifica el cumplimiento al manual de proveedor GA-M5 V1, mediante comprobante de notificación.Acción cerrada eficaz
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