TIEMPO PROGRAMADO PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS ACCIONES MEJORAMIENTO

EL SALDO REVELADO EN LAS CUENTAS DEL GRUPO PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO DEL BALANCE GENERAL, PRESENTA DIFERENCIAS CON LOS SALDOS DE INVENTARIO FISICO DE BIENES DE LA ENTIDAD.

ALMACEN Y CONTABILIDAD

DEPURACION DEFINITIVA, PERMITIENDO LA DEPRECIACION INDIVIDUAL

DEPURACION, REVISION AUDITORIA

PERMANENTE

ACTO ADMINISTRATIVO, DEPRECIACION, SALDOS CONCILIADOS

ESTE HALLAZGO VIENE DE LA VIGENCIA 2015

LA Institución HA ADELANTANDO VARIAS GESTIONES EN LA QUE SE PRETENDE EFECTUAR EL PROCESO DE INVENTARIO LO CUAL REDUNDA EN EL CUMPLIMIENTO DE LAS ACCIONES DE MEJORAS DISPUESTAS EN ESTE PLAN DE MEJORAMIENTO. SE SUSCRIBIO UN CONTRATO DE PRSTACION DE SERVICIO N° 031 DE 2018 QUE LE DA RESPUESTA A ESTE HALLAZGO

Durante la vigencia 2016, en los contratos auditados se pudo ver que algunos de ellos fueron suspendidos en diferentes oportunidades y adicionados en plazo y valor tal y como se detalló en el cuadro anterior. La etapa de planeación es una de las más importantes en la contratación, presentándose la mayoría de dificultades e inconvenientes en la actividad contractual por el incumplimiento del principio de planeación por parte de las entidades estatales, una buena planeación se refleja en ahorro de tiempo y recursos. Las fallas que se presenten en la etapa de planeación se ven reflejadas durante la ejecución del contrato, dando paso a la ineficiencia y la posible malversación de los recursos, igualmente se ve reflejada la falta de planeación en el número de veces que se adiciona en tiempo y valor los contratos principales, la entidad debe evitar esa práctica de adicionar permanentemente los contratos, es decir, suscribir contratos y durante su ejecución determinar su real alcance en tiempo y cuantía. La adición de los contratos es una figura excepcional, porque lo normal es que el objeto pactado cubra todo lo que la entidad requiere y el precio que corresponda a ese objeto, por ello, no deja la menor duda que las adiciones por falta de previsión o adecuados estudios atentan contra el principio de planeación y transparencia de la administración pública, lo que conlleva a una conducta de tipo administrativa.

FORMULAR, IMPLEMENTAR Y PUBLICAR ELEMENTOS DE CONTROL EFECTIVOS QUE PERMITA CUMPLIR CON LAS DISPOSICIONES ESTABLECIDAS EN LA RESOLUCIÓN 2505 DEL 2013, ESPECIALMENTE EL ARTICULO 11.

TATIANA MARTINEZ

PROGRAMAR VISITAS DE SEGUIMIENTO Y ACOMPAÑAMIENTO PARA DETERMINAR EL CUMPLIMIENTO DE LA ACCIÓN DE MEJORA.

TRES (3) MESES

OFICINA DE CONTROL INTERNO

FORMATO E INFORME DE SEGUIMIENTO

EL MANUAL DE COJNTRATACIONES 2505 DE 2013 ESTA EN PROCESO DE AJUSTE, EL CUAL LE DARA RESPUESTA A ESTE HALLAZGO

En estos contratos el Equipo Auditor encontró que en los Estudios Previos del Contrato No 35 de 2016 más exactamente en los Costos de Ejecución únicamente señalan el valor total del contrato pero no detallan los estudios de mercado de los cuales se deduce el valor del mismo. En el Contrato No 37 en el Análisis Valor Estimado de los Estudios Previos se menciona un análisis comparativo de precios el cual no se encontró en el expediente contractual, a sabiendas que la elaboración de los estudios previos conforman la etapa preliminar de todo proceso contractual sin consideración de su cuantía, tipo de contrato, ni modalidad de selección del contratista. El objeto de estos estudios previos, es planear cuidadosamente y con el más mínimo detalle el futuro contrato que se va a celebrar, optimizando el uso racional y eficiente de los recursos presupuestales, y al no señalar en detalle los valores no se estaría entrando analizar las opciones que existen en el mercado para resolver la necesidad, lo que conlleva a una conducta de tipo administrativa.

FORMULAR, PRESENTAR Y PUBLICAR ELEMENTOS DE CONTROL EFECTIVOS QUE PERMITA CUMPLIR CON LAS DISPISICIONES ESTABLECIDAS EN LA RESOLUCIÓN 2505 DEL 2013, ESPECIALMENTE EL ARTICULO 41 Y 42.

TATIANA MARTINEZ

PROGRAMAR VISITAS DE SEGUIMIENTO Y ACOMPAÑAMIENTO PARA DETERMINAR EL CUMPLIMIENTO DE LA ACCIÓN DE MEJORA.

TRES (3) MESES

OFICINA DE CONTROL INTERNO

FORMATO E INFORME DE SEGUIMIENTO

EL PROCESO DE CONTRATACION ESTA EN LA ETAPA DE DOCUMENTAR SUS POLITICAS OPERATIVAS Y PROCEDIMDIENTOS, LO CUAL SE VA A DAR RESPUESTA A ESTE HALLAZGO.

Esta observación es común para los contratos mencionados pues se evidenció por el equipo auditor, de acuerdo a los documentos que se encuentran en los expedientes contractuales ya referenciados que la labor del supervisor es deficiente, e inadecuada; pues si bien es cierto cada mes se deben expedir los mismos estas evaluaciones corresponden a simple certificación de cumplimiento del objeto contractual y aval de conocimiento de pago de obligaciones en seguridad social, evento que pone de presente la falta de controles y seguimiento a la ejecución de los contratos por parte de los supervisores de forma tal que se exija al contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado. El supervisor del contrato de acuerdo a la Resolución 2505 de 2013 Articulo 41” La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato y/o convenio, es ejercida por la Universidad de La Guajira cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos”. De acuerdo a lo observado por el equipo auditor en estos contratos, el supervisor solo se limita a informar que el contratista cumplió pero no relaciona las actividades que se cumplieron, en qué fecha se cumplieron. Los contratistas presentan mes a mes una relación de las actividades realizadas las cuales muchas veces no tienen fecha de cuando se realizaron. Facultades y Deberes de los supervisores y los interventores”, por lo anteriormente mencionado se establece una conducta de tipo administrativa.
Con este cumplimiento imperfecto de las labores de supervisión se está transgrediendo lo establecido en la Resolución 2505 de 2013 Articulo 42.

FORMULAR, PRESENTAR Y PUBLICAR ELEMENTOS DE CONTROL EFECTIVOS QUE PERMITA CUMPLIR CON LAS DISPISICIONES ESTABLECIDAS EN ELLA RESOLUCIÓN 2505 DEL 2013.

TATIANA MARTINEZ

PROGRAMAR VISITAS DE SEGUIMIENTO Y ACOMPAÑAMIENTO PARA DETERMINAR EL CUMPLIMIENTO DE LA ACCIÓN DE MEJORA.

TRES (3) MESES

OFICINA DE CONTROL INTERNO

FORMATO E INFORME DE SEGUIMIENTO

EL MANUAL DE COJNTRATACIONES 2505 DE 2013 ESTA EN PROCESO DE AJUSTE, EL CUAL LE DARA RESPUESTA A ESTE HALLAZGO

En el SECOP se deben publicar todos los actos administrativos de justificación de la contratación directa, si a ello hubiere lugar y los Estudios y documentos previos; siendo así las cosas el Equipo Auditor encontró que la entidad no realizó la publicación de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP), pues se hizo la respectiva revisión en el sistema y solo hay reporte de Cincuenta y Ocho (58) procesos contractuales, lo cual no está acorde con la información reportada al Sistema Integral de Auditoria – SIA OBSERVA. Como se ha venido mencionando en el presente informe, las entidades estatales en cumplimiento de sus fines esenciales, deben garantizar el debido cumplimiento de sus obligaciones funcionales mediante actos públicos, claros y evidentes, es decir que deben sujetarse a los mandatos de transparencia y publicidad; Por lo tanto todas las actuaciones de la administración pública se deben basar en la transparencia y moralidad en todas las operaciones relacionadas con el manejo y utilización de los bienes y recursos públicos, en la equidad y la economía con el fin de proteger el patrimonio público y la eficiencia y eficacia de la administración en el cumplimiento de los fines del Estado, lo que conlleva a este órgano de control a establecer una hallazgo administrativo. No se realizó la publicación de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP).

FORMULAR, PRESENTAR Y CUMPLIR CON UN CRONOGRAMA PARA LA PUBLICACIÓN DE DE TODOS LOS PROCEDIMIENTOS Y ACTOS ASOCIADOS A LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN EN EL SISTEMA ELECTRÓNICO PARA LA CONTRATACIÓN PÚBLICA (SECOP)

TATIANA MARTINEZ

PROGRAMAR VISITAS DE SEGUIMIENTO Y ACOMPAÑAMIENTO PARA DETERMINAR EL CUMPLIMIENTO DE LA ACCIÓN DE MEJORA.

TRES (3) MESES

OFICINA DE CONTROL INTERNO

CRONOGRAMA, FORMATO DE SEGUIMIENTO, PANTALLAZOS.

EL PROCESO DE CONTRATACION ESTA EN LA ETAPA DE DOCUMENTAR SUS POLITICAS OPERATIVAS Y PROCEDIMDIENTOS, LO CUAL SE VA A DAR RESPUESTA A ESTE HALLAZGO.

Se verificó en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público, SIGEP, evidenciándose que los funcionarios de la Universidad de la Guajira, no se encuentran registrados en dicho sistema, conforme la ley 1712 de 2014 “Ley de Transparencia” y a lo contentivo en el Decreto 1083 de 2015, generando que la entidad subestime esta valiosa herramienta que permite adelantar con base en la información del sistema y la viabilidad del mismo, procesos como la movilidad de personal, el Plan Institucional de Capacitación, evaluación del desempeño, programas de bienestar social e incentivos.

TALENTO HUMANO

INCLUIR EN EL SIGEP LA RELACIÓN DE TODOS LOS FUNCIOANARIOS DE LA Institución.

Edwin CARDEÑO PORTELA

PROGRAMAR VISITAS DE SEGUIMIENTO Y ACOMPAÑAMIENTO PARA DETERMINAR EL CUMPLIMIENTO DE LA ACCIÓN DE MEJORA.

SEIS (6) MESES

OFICINA DE CONTROL INTERNO

FORMATO DE INFORME DE SEGUIMIENTO, CERTIFICADO DEL SIGEP

LA INSTITUCION HA ADELANTADO LAS GESTIONES PERTINENTES EN LAS QUE SE PUEDE DEMOSTTRAR EL AVANCE EN EL CUMPLIMIENTO DE ESTA HALLAZGO. SE HAN REGISTRADO MUCHAS HOJAS DE VIDA EN EL SIGEP Y SE ADQUIRIO EL ROL PARA CLA OFICINA DE TALENTO HUMANO Y CONTRATACION QUIENES SON LA QUE ADMINSITRAN EL SISTEMA DE GESTION DE LAS FUNCIONARIOS PUBLICOS DE LA IES.

En las carpetas de hojas de vida auditadas, se observó que en las de las siguientes personas carecen de la Declaración de Bienes y Rentas: CABALLERO AMADOR JORGE COTES SIERRA KARELIS BEATRIZ EDGAR OJEDA CAMARGO ENRIQUE TONCEL PACHECO JORGE CARMELO HERRERA RIAÑO MARIA CAROLINA IBARRA IGUARAN MARLIN AARON PINTO MEJIA YAISI ROSA ROMERO CORRE AURA VICTORIA YANETH RAIGOZA ACUÑA, Las siguientes personas aportan algunas aportan este documento sin valores declarados, sin firma del funcionario que la presenta y de la fecha que acredite su actualización: MEJIA CUADRADO YANIA PATRICIA DENIS ISABEL ALBERTO MARTÍNEZ

TALENTO HUMANO

MANTENER ACTUALIZADA LAS CARPETAS CON LAS HOJAS DE VIDA DE LOS FUNCIONARIOS DE LA Institución, DECLARACIONES DE RENTA FIRMADAS DOCUMENTOS SOPORTES ACTUALIZADOS, ESPECIALMENTE LOS FUNCIONARIOS RELACIONADOS EN EL HALLAZGO.

Edwin CARDEÑO PORTELA

PROGRAMAR VISITAS DE SEGUIMIENTO Y ACOMPAÑAMIENTO PARA DETERMINAR EL CUMPLIMIENTO DE LA ACCIÓN DE MEJORA.

SEIS (6) MESES

OFICINA DE CONTROL INTERNO

FORMATO DE INFORME DE SEGUIMIENTO, PANTALLAZOS, PAPELES DE TRABAJO

LA INSTITUCION HA ADELANTADO LAS GESTIONES PERTINENTES EN LAS QUE SE PUEDE DEMOSTTRAR EL AVANCE EN EL CUMPLIMIENTO DE ESTA HALLAZGO. SE HAN REGISTRADO MUCHAS HOJAS DE VIDA EN EL SIGEP Y SE ADQUIRIO EL ROL PARA CLA OFICINA DE TALENTO HUMANO Y CONTRATACION QUIENES SON LA QUE QADMINSITRAN EL SISTEMA DE GESTION DE LAS FUNCIONARIOS PUBLICOS DE LA IES.

Revisada la pagina web de la universidad de La Guajira, en la sección control interno, no se evidencia la publicación de los informes trimestrales de Austeridad en el gasto de la vigencia 2016, y el informe presentado como soporte no cumple con lo establecido en la normas vigentes, ya que el Informe de austeridad en el gasto se debe presentar de forma trimestral y ser suscrito por el responsable de la oficina de control interno.

CONTROL INTERNO

ELABORAR Y PUBLICAR EN LA PAGINA WEB DE LA Institución EL INFORME SOBRE LA ASUTERIDAD EN EL GASTO CADA TRES MESES.

VERIFICAR EN LA PAGINA WEB.

TRES (3) MESES

OFICINA DE CONTROL INTERNO

INFORME PUBLICADO EN LA PAGINA WEB, LINK "TRANSPARENCIA".

EL INFORME PRIMER INFORME DE AUTERIDAD EN EL GASTO SE PUEDE CONSULTAR EN EL LINK TRANSPARENCIA.

Revisada la página web de la Universidad de La Guajira, se encuentra un link de quejas, sugerencias y reclamos que contiene un enlace que dirige a la dirección http://sigug.uniguajira.edu.co/sigug/pqrInformacion.php, el cual no corresponde con un formulario de atención o similar, igualmente no se evidencia la publicación debida de los informes semestrales de atención al ciudadano de la vigencia 2016, hay solo uno consolidado.

CONTROL INTERNO

ELABORAR Y PUBLICAR EN LA PAGINA WEB DE LA Institución EL INFORME SOBRE DERECHO DE AUTOR CON PERIODICIDAD ANUAL.

VERIFICAR EN LA PAGINA WEB.

SEIS (6) MESES

OFICINA DE CONTROL INTERNO

INFORME PUBLICADO EN LA PAGINA WEB, LINK "TRANSPARENCIA".

ESTE INFORME SE RINDIO AL ORGANO QUE LO REQUIERE A TRAVES DE UN LINK QUE ELLOS ENVIAN EN LINEA, PERO SE PUEDE CONSULTAR EL PANTALLAZO EN EL LINK CONTROL INTERNO DE L APAGINA WEB DE LA INSTITUCIO. ESTE INFORME SE RINDIO OPORTUNAMENTE.

No se evidencia la realización del informe de derechos de autor de software de la vigencia 2016, tampoco es publicado en la página web de la entidad.

CONTROL INTERNO

ELABORAR Y PUBLICAR EN LA PAGINA WEB DE LA Institución EL INFORME SOBRE LOS PQR CADA SEIS (6) MESES.

VERIFICAR EN LA PAGINA WEB.

DOCE (12) MESES

OFICINA DE CONTROL INTERNO

INFORME PUBLICADO EN LA PAGINA WEB, LINK "TRANSPARENCIA".

EL INFORME DE LAS PQRS ESTA EN PROCESO DE CONSTRUCCION, SE ESTA A TIEMPO DE SUBIR A LA PAGINA WEB, PUESTO QUE ES SEMESTRAL.

En el registro de los procesos contables, pasan constantemente errores inadvertidos en el periodo de ocurrencia, como son dobles registros de un mismo hecho, utilización inadecuada de cuentas, hechos realizados no vinculados al proceso, préstamos concedidos no registrados, materializando los riesgos inherentes al proceso contable, debido a que no aplican el Manual de procedimientos contables de la Universidad de La Guajira, determinado en el numeral 5 del procedimiento para el registro de los ingresos y gastos, definido en la columna descripción: “Se revisan la información cuántica y cualitativa con sus respectivos soportes”. Los errores acumulados son detectados y corregidos en la oficina de comité de sostenibilidad contable, al transcurrir los años de su ocurrencia. Se observan errores del año 2002 y siguientes, corregidos en la actualidad. La inexistencia de mecanismos de autocontrol en los registros de las operaciones digitadas, el deficiente flujo de información de las áreas proveedoras de información contable y la omisión de conciliación de saldos con las diferentes áreas de la institución, son situaciones que permiten que los saldos revelados en los estados contables carezcan de las cualidades de la información contable y hayan permanecido y permanecen en depuración contable.

CONTABILIDAD

ELABORAR, PRESENTAR, APLICAR, SOCIALIZAR Y PUBLICAR ELEMENNTOS DE CONTROL EFECTIVOS (MANUAL DE PROCEDIMIENTOS) QUE PERMITA LA EFECTIVIDAD DE LOS REGISTROS CONTABLES PERMANENTEMENTE.

VERIFICAR EN EL SISTEMA INTEGRADO PARA LA CALIDAD "SIGUG" LOS PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTROS DE LAS OPERACIONES CONTABLES Y FINANCIERAS DE LA IES.

OFICINA DE CONTROL INTERNO

FORMATO DE SEGUIMIENTO, CONCILIACIONES BANCARIAS, BOLETINES DIRIOS.

LA OFICINA DE CONTABILIDAD SOLICITO A LOS ENCARGADOS DE DOCUMENTAR LOS PORCDIMIENTOS (PLANEACION) EL LEVANTAMIENTO DE TODAS LAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ESTA AREA, LO CUAL SE ENCUENTRA EN PROCESO.

El Balance general a 31 de diciembre de 2016 revela en la cuenta Caja un saldo por valor de $5.862.290.374 pesos, mientras que la oficina de Tesorería a la misma fecha certifica un saldo por valor de $1.571.018 pesos, representado una sobreestimación de $5.860.719.356 pesos.

CONTABILIDAD/TESORERÍA

CONCILIAR LOS SALDOS EN LA CUENTA CAJA ENTRE TESORERÍA Y CONTABILIDAD.

HUGO GUTIERREZ/CASTA PEÑALVER

PROGRAMAR VISITAS DE SEGUIMIENTO Y ACOMPAÑAMIENTO PARA DETERMINAR EL CUMPLIMIENTO DE LA ACCIÓN DE MEJORA.

TRES (3) MESES

OFICINA DE CONTROL INTERNO

FORMATO DE SEGUIMIENTO, CONCILIACIONES BANCARIAS, BOLETINES DIRIOS.

EL PROCESO DE DEPURACION QUE VIENE ADELANTANDO LA OFICINA DE DEPURACION CONTABLE ES SIGNIFICATIVO, ESTOS SALDOS HAN SIDO INCLUIDOS EN ESTE PROCESO DE DEPURACION, SE ESTIMA SU TERMINACION PARA LOS PROXIMOS MESES.

Entre las áreas de Contabilidad y Tesorería, se presentan diferencia en la cantidad de cuentas bancarias, en los saldos de las cuentas bancarias que tienen en común, cuentas bancarias activas en la oficina de Tesorería e inexistentes en el área contable y saldos contrario a su naturaleza en el área contable, situaciones que generan incertidumbre por valor de $9.882.441.555.92 pesos en la cuenta Depósitos en instituciones financieras, cifra revelada en los estados contables a 31 de diciembre de 2016.

CONTABILIDAD/TESORERÍA

CONCILIAR LOS SALDOS EN LAS CUENTAS BANCARIAS ENTRE EL ÁREA DE TESORERÍA Y CONTABILIDAD.

HUGO GUTIERREZ/CASTA PEÑALVER

PROGRAMAR VISITAS DE SEGUIMIENTO Y ACOMPAÑAMIENTO A LAS OFICINA DE TESORERÍA Y CONTABILIDAD PARA DETERMINAR EL CUMPLIMIENTO DE LA ACCIÓN DE MEJORA.

TRES (3) MESES

OFICINA DE CONTROL INTERNO

FORMATO DE SEGUIMIENTO, CONCILIACIONES BANCARIAS, BOLETINES DIRIOS.

EL PROCESO DE DEPURACION QUE VIENE ADELANTANDO LA OFICINA DE DEPURACION CONTABLE ES SIGNIFICATIVO, ESTOS SALDOS HAN SIDO INCLUIDOS EN ESTE PROCESO DE DEPURACION, SE ESTIMA SU TERMINACION PARA LOS PROXIMOS MESES.

La Universidad de La Guajira adquirió el 22 de noviembre de 2002 el CDT No. 000442174 por valor de $20.000.000 de pesos en el Banco de Bogotá y no posee el documento físico del título valor. Para la entidad bancaria el número del CDT es 11650462.

VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

GESTIONAR EL TITULO VALOR ANTE LA ENTIDAD BANCARIA PARA SOPORTAR EL MONTO IDENTIFICADO EN EL BALANCE GENERAL Y ADELANTAR LAS ACCIONES PERTINENTES PARA ELIMINAR ESTE SALDO DE LOS PARTIDAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS EN CASO QUE NO SE LOGRE SOPORTAR.

PROGRAMAR VISITAS DE SEGUIMIENTO Y ACOMPAÑAMIENTO A LAS OFICINA DE CONTABILIDAD Y VICE FINANCIERA PARA DETERMINAR EL CUMPLIMIENTO DE LA ACCIÓN DE MEJORA.

TRES (3) MESES

OFICINA DE CONTROL INTERNO

FORMATO DE SEGUIMIENTO, TITULO VALOR.

LA OFICINA DE TESORERIA Y VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA, HA ADELANTADO LAS GESTIONES ANTE EL BANCO BOGOTA, LA RESPUESTA ESTA POR RECIBIRCE, LO CUAL INDICA QUE SE VIENE ADELANTANDO LAS ACCIONES PARA CORREGIR ESTE HALLAZGO. SE TIENE LOS OFICIOS DIRIGIDOS AL BANCO BOGOTA

La cuenta Ingresos no Tributarios esta subestimada en $2.723.006.393 pesos, resultado de la diferencia de saldos presentada entre las áreas de Contabilidad y de tesorería a 31 de diciembre de 2016. Situación generada por la omisión de la conciliación de saldos entre las áreas y el deficiente flujo de información hacia el área contable.

CONTABILIDAD/TESORERÍA

CONCILIAR LOS SALDOS EN LA CUENTA CAJA ENTRE TESORERÍA Y CONTABILIDAD.

HUGO GUTIERREZ/CASTA PEÑALVER

PROGRAMAR VISITAS DE SEGUIMIENTO Y ACOMPAÑAMIENTO PARA DETERMINAR EL CUMPLIMIENTO DE LA ACCIÓN DE MEJORA.

TRES (3) MESES

OFICINA DE CONTROL INTERNO

FORMATO DE SEGUIMIENTO, CONCILIACIONES DE LOS INGRESOS NO TRIBUTARIOS, BOLETINES DIARIOS.

EL PROCESO DE DEPURACION QUE VIENE ADELANTANDO LA OFICINA DE DEPURACION CONTABLE ES SIGNIFICATIVO, ESTOS SALDOS HAN SIDO INCLUIDOS EN ESTE PROCESO DE DEPURACION, SE ESTIMA SU TERMINACION PARA LOS PROXIMOS MESES.

El Balance general a 31 de diciembre de 2016 revela un saldo por valor de $5.463.868.284 pesos en la cuenta prestación de servicios, mientras que el profesional universitario con funciones de contador de la institución, certifica un saldo por valor de $$705.169.412 pesos, generando una sobreestimación en el saldo revelado en el balance general en la suma de $4.758.698.872 pesos.

CONTABILIDAD/DEPURACION

DEPURAR LOS SALDOS DE LA CUENTA PRESTANCION DE SERVICOS

PROGRAMAR VISITAS DE SEGUIMIENTO Y ACOMPAÑAMIENTO PARA DETERMINAR EL CUMPLIMIENTO DE LA ACCIÓN DE MEJORA.

TRES (3) MESES

OFICINA DE CONTROL INTERNO

FORMATO DE SEGUIMIENTO, ACTA DEL COMITÉ DE DEPURACION, RESOLUCIÓN DE DEPURACION.

EL PROCESO DE DEPURACION QUE VIENE ADELANTANDO LA OFICINA DE DEPURACION CONTABLE ES SIGNIFICATIVO, ESTOS SALDOS HAN SIDO INCLUIDOS EN ESTE PROCESO DE DEPURACION, SE ESTIMA SU TERMINACION PARA LOS PROXIMOS MESES.

La cuenta Transferencias presenta una sobrestimación por valor de $22.145.180.256 pesos, resultado de la diferencia de saldos con el área de tesorería y la ausencia de conciliación de saldos entre las áreas.

CONTABILIDAD/TESORERÍA

CONCILIAR LOS SALDOS EN LA CUENTA TRASNFERENCIA ENTRE TESORERÍA Y CONTABILIDAD.

HUGO GUTIERREZ/CASTA PEÑALVER

PROGRAMAR VISITAS DE SEGUIMIENTO Y ACOMPAÑAMIENTO PARA DETERMINAR EL CUMPLIMIENTO DE LA ACCIÓN DE MEJORA.

TRES (3) MESES

OFICINA DE CONTROL INTERNO

FORMATO DE SEGUIMIENTO, FORMATO DE CONCILIACION DE SALDOS, BOLETINES DIARIOS..

EL PROCESO DE DEPURACION QUE VIENE ADELANTANDO LA OFICINA DE DEPURACION CONTABLE ES SIGNIFICATIVO, ESTOS SALDOS HAN SIDO INCLUIDOS EN ESTE PROCESO DE DEPURACION, SE ESTIMA SU TERMINACION PARA LOS PROXIMOS MESES.

La institución no posee inventario de bienes inmuebles que permita verificar el saldo, representado en las cuentas de Terrenos, Construcciones en curso, Edificaciones, Plantas, ductos y túneles y Redes, líneas y cables, que ascienden a la suma de $82.031.369.776 pesos, reveladas en el balance general a 31 de diciembre de 2016.

ALMACÉN/RECURSOS FÍSICOS/CONTABILIDAD

REALIZAR EL INVENTARIO FÍSICO DE LOS BIENES MUEBLES E IMBUEBLES DE LA INSTITUCION, EFECTUAR LOS AVALUOS TECNICOS E INCORPORARLOS O REGISTRARLOS CONTABLEMENTE.

ROSA María JARAMILLO/FREDY RODRIGUEZ/HUGO GUIERREZ

PROGRAMAR VISITAS DE SEGUIMIENTO Y ACOMPAÑAMIENTO PARA DETERMINAR EL CUMPLIMIENTO DE LA ACCIÓN DE MEJORA EN CUANTO A EL LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLE, AL IGUAL QUE LOS AVALUOS TECNICOS.

SEIS (6) MESES

OFICINA DE CONTROL INTERNO

FORMATO DE SEGUIMIENTO, ACAT DEL COMITÉ DE INVENTARIO, ACTO ADMINISTRATIVO, INFORME DE PERITAZGO DE AVALUO.

LA Institución HA ADELANTANDO VARIAS GESTIONES EN LA QUE SE PRETENDE EFECTUAR EL PROCESO DE INVENTARIO LO CUAL REDUNDA EN EL CUMPLIMIENTO DE LAS ACCIONES DE MEJORAS DISPUESTAS EN ESTE PLAN DE MEJORAMIENTO. SE SUSCRIBIO UN CONTRATO DE PRSTACION DE SERVICIO N° 031 DE 2018 QUE LE DA RESPUESTA A ESTE HALLAZGO

La Universidad de La Guajira realizó pagos por concepto de sanciones e intereses de mora por $223.368.000 pesos, correspondientes a declaraciones de retención en la fuente presentadas extemporáneamente de los periodos de enero, febrero, marzo abril, mayo, junio, septiembre, octubre, noviembre y diciembre del año 2016.

PRIORIZAR A TRAVÉS DEL PAC MENSUAL LA INCLUSIÓN DE LOS MONTOS POR CONCEPTOS DE RENTENCION EN LA FUENTE A FAVOR DE LA DIAN PARA EVITAR INTERESES MORATORIOS Y EL INCREMENTO DEL SALDO A PAGAR PARA EVITAR DETRIMENTO PATRIMONIAL.

VERIFICAR EN EL SISTEMA DE LA DIAN LOS PAGOS EFECTUADOS, VERIFICAR LOS PAGOS EN TESORERÍA.

OFICINA DE CONTROL INTERNO

PANTALLAZOS PLATAFORMA DIAN, CERTIFICADO DE PAGO EXPEDIDO POR TESORERÍA.

LA OFICINA DE TESORERIA HA PLANEADO LOS PAGOS POR CONCEPTO DE RETENCION EN LA FUENTE, AUN ASI SE PUEDE CONTINUAR CON ESTE INCONVENIENTE, PUESTO QUE LA INSTITUCION NO CUENTA CON FLUJO DE EFECTIVO QUE PERMITA HACER LOS PAGOS A TIEMPO, DEBIDO A QUE NO SE RECIBEN LOS INGRESOS PUNTUALES DE PARTE DEL DEPARTAMENTO DE LAS DIFERENTES DEUDAS A FAVOR DE LA IES.

El proceso judicial a favor de la institución, presentado con cuantía a favor de la institución no fue registrado contablemente, debido al deficiente flujo de información existente entre la oficina jurídica y el área contable. Subestimando la cuenta deudora en la suma de $9.584.428 pesos.

CONTABILIDAD/JURÍDICA

ESTABLECER ELEMENTOS DE CONTROL EFECTIVOS (PROCEDIMIENTOS, POLÍTICAS DE OPERACIÓN) QUE PERMITA MANTENER EL FLUJO DE LA INFORMACIÓN ENTRE LAS ÁREAS DE CONTABILIDAD Y JURÍDICA.

HUGO GUTIERREZ/FELIX SANCHEZ.

VERIFICAR EN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PARA LA CALIDAD "SIGUG" EL LEVANTAMIENTO DEL PROCEDIMIENTO PARA MEJORAR EL FLUJO DE LA INFORMACIÓN ENTRE CONTABILIDAD Y JURÍDICA QUE PERMITA CONTAR CON INFORMACIÓN EFECTIVA,REAL Y RAZONABLE.

TRES (3) MESES

OFICINA DE CONTROL INTERNO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, PANTALLAZOS, POLÍTICAS DE OPERACIÓN.

LA OFICINA DE CONTABILIDAD SOLICITO A LOS ENCARGADOS DE DOCUMENTAR LOS PORCDIMIENTOS (PLANEACION) EL LEVANTAMIENTO DE TODAS LAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ESTA AREA, LO CUAL SE ENCUENTRA EN PROCESO.

El área Jurídica de la institución relaciona cinco (5) procesos judiciales en contra de la Universidad de La Guajira, procesos que ascienden a la suma de $104.875.529 pesos y la cuenta acreedora Litigios y mecanismos alternativos de solución de conflictos por valor de $22.250.055.785 pesos revelada en los estados contables a 31 de diciembre de 2016, presenta una sobreestimación por valor de $22.145.180.256 pesos.

CONTABILIDAD/JURÍDICA

ESTABLECER ELEMENTOS DE CONTROL EFECTIVOS (PROCEDIMIENTOS, POLÍTICAS DE OPERACIÓN) QUE PERMITA MANTENER EL FLUJO DE LA INFORMACIÓN ENTRE LAS ÁREAS DE CONTABILIDAD Y JURÍDICA Y SUMINISTRAR INFORMACIÓN OPORTUNA PARA REGISTRAR LAS TRANSACCIONES U OPERACIONES ENTRE LAS AREAS.

HUGO GUTIERREZ/FELIX SANCHEZ.

VERIFICAR EN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PARA LA CALIDAD "SIGUG" EL LEVANTAMIENTO DEL PROCEDIMIENTO PARA MEJORAR EL FLUJO DE LA INFORMACIÓN ENTRE CONTABILIDAD Y JURÍDICA QUE PERMITA CONTAR CON INFORMACIÓN EFECTIVA,REAL Y RAZONABLE.

TRES (3) MESES

OFICINA DE CONTROL INTERNO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, PANTALLAZOS, POLÍTICAS DE OPERACIÓN.

LA OFICINA DE CONTABILIDAD SOLICITO A LOS ENCARGADOS DE DOCUMENTAR LOS PORCDIMIENTOS (PLANEACION) EL LEVANTAMIENTO DE TODAS LAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ESTA AREA, LO CUAL SE ENCUENTRA EN PROCESO.

En relación al DEFICIT de origen presupuestal por la suma de $4.532.806, obedeció a los recaudos de la vigencia 2016, fueron inferiores a los compromisos efectuados. Del anterior resultado se desprende que de cada $100 pesos recaudado por la Entidad se comprometen $105.

PRESUPUESTO

CONCILIAR LOS INGRESOS PRESUPUESTADOS FRENTE A LOS GASTOS PRESUPUESTADOS PARA CORREGIR EL DÉFICIT QUE SE PRESENTO Y HACIA FUTURO.

PROGRAMAR VISITAS DE SEGUIMIENTO Y ACOMPAÑAMIENTO PARA DETERMINAR EL CUMPLIMIENTO DE LA ACCIÓN DE MEJORA EN CUANTO A LA CONCILIACION DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EL PRESUPUESTO DE GASTOS.

TRES (3) MESES

OFICINA DE CONTROL INTERNO

SALDOS CONCILIADOS, FORMATO DE SEGUIMIENTO

EL DEFICIT DETECTADO POR LA CGDG, ES JUSTIFICADO EN QUE INSTITUCION PRESUPUESTA UNO SINGRESOS CUYA FUENTE PROVIENEN DEL DEPARTAMENTO, ESTOS INGRESOSEN SU MAYORIA NO SON ENVIADOS PUNTUALMENTE LO CUAL SIEMPRE SE TENDRA UN DEFICIT PORQUE LO PRESUPUESTO COMO INGRESO, AUN SABIENDO QUE SON PARTIDAS DE LEY 30 Y STAMPOLLA NO INGRESAN OPORTUNAMNETE A LAS CUENTSA DEL LA IES, ES DECIR NO RECIBEN LOS INGRESOS PUNTUALES DE PARTE DEL DEPARTAMENTO.

Como se puede observar a 31 de Diciembre de 2016, la Institución no canceló las reservas constituidas en 2016, con cargo al presupuesto 2015, y el no pago de las mismas, en los periodos contemplados, se podría reflejar en un detrimento patrimonial.

PRESUPUESTO/VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

ESTABLECER ELEMENTOS DE CONTROL EFECTIVOS (PROCEDIMIENTOS PARA LA CONSTITUCION Y EJECUCIÓN DE LAS RESERVAS PRESUPUESTALES) QUE PERMITA CUMPLIR EFECTIVAMENTE CON CADA UNA DE LOS ASPECTOS QUE INTEGRAN LA COMPOSICION Y EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DE LA ENTIDAD.

Jesús POLOBORIS ROMERO

PROGRAMAR VISITAS DE SEGUIMIENTO Y ACOMPAÑAMIENTO PARA DETERMINAR EL CUMPLIMIENTO DE LA ACCIÓN DE MEJORA EN CUANTO A LOS ASPECTOS QUE INTEGRAN EL PRESUPUESTO DE LA Institución.

TRES (3) MESES

OFICINA DE CONTROL INTERNO

SALDOS CONCILIADOS, FORMATO DE SEGUIMIENTO

ESTA ACCION VIENE EN PROCESO DE AJUSTE, SE TIENE DOS DOCUMENTOS EN DONDE SE ESTABLECEN LAS RESERVAS Y AL TIEMPO DE CANCELAN

Representante Legal:

CARLOS ARTURO ROBLOES JULIO